Báo cáo Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại DHG

ăng với hai cấp quản lý: Cấp công ty gồm ban giám đốc và các phòng ban chức năng; các cấp chi nhánh gồm các phòng ban quản lý và các đội thi công. Đây là mô hình quản lý có hiệu quả vừa đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh vừa nâng cao chất lượng quyết định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao cũng như quy trách nhiệm cụ thể khi có sai lầm. Sơ đồ 2.1. mô hình bộ máy quản lí công ty cổ phần ĐTXD&TM DHG Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phòng tài chính – kế toán Phòng kinh tế - kế hoạch Phòng tổ chức – hành chính Phòng quản lí kĩ thuật Các chi nhánh Các phòng, ban có chức năng, nhiệm vụ như sau: a, Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm một lần. ĐHĐCĐ quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty định. ĐHĐCĐ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, bầu miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát của Công ty... b, Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là tổ chức lãnh đạo cao nhất của công ty, có nhiệm vụ điều hành chung, ra các quyết định về điều lệ cũng như những chính sách quản lí công ty. Hội đồng quản trị công ty DHG gồm 5 thành viên có cổ phần lớn nhất công ty, trong đó có 1 chủ tịch hội đồng Quản trị, 1 phó chủ tịch và 3 ủy viên. c, Ban giám đốc: Ban giám đốc của công ty gồm 4 thành viên, 1 tổng giám đốc và 3 phó tổng. Ban giám đốc có trách nhiệm lập báo cáo tài chính kì hoạt động từ ngày 01/02/2009 đến ngày 31/12/2009 phản ánh một cách trung thực và hợp lí tình hình tài chính tại ngày 31/12/2009 và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như các luồng lưu chuyển tiền tệ của công ty cho kì hoạt động kết thúc cùng ngày. Do đó ban giám đốc phải lựa chọn các chính sách kế toán phù hợp và áp dụng các chính sách đó một cách nhất quán để đưa ra các phán đoán và ước tính một cách hợp lí và thận trọng. d, Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là cơ quan có chức năng hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc, Ban kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra và thay mặt ĐHĐCĐ giám sát mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, báo cáo trực tiếp ĐHĐCĐ. Ban kiểm soát của Công ty có 03 thành viên. e, Phòng kĩ thuật: Căn cứ vào kế hoạch cấp trên giao, lập hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho phòng kế hoạch lập hồ sơ dự toán công trình đã được duyệt. Đối với công trình đấu thầu ngoài căn cứ thiết kế kĩ thuật của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phương án thi công tối ưu nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn vệ sinh lao động trong thi công. Giám sát thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kĩ thuật; Thanh quyết toán về khối lượng và lập hồ sơ hoàn công. Công tác đăng kiểm, bảo dưỡng và sửa chữa định kì cho các thiết bị, máy móc đảm bảo quá trình vận hành. f, Phòng tổ chức – hành chính: Công tác tổ chức, đào tạo cán bộ cho xí nghiệp, chế độ tiền lương, bảo hiểm và các chế độ, chính sách khác cho CBCNV công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất – kinh doanh tháng, quý năm và kế hoạch định hướng dài hạn 5 năm, 10 năm của Công ty… g, Phòng kinh tế - kế hoạch: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, căn cứ vào yêu cầu vật tư của các công trình, tổng hợp yêu cầu vật tư cả các đội, cân đối để cung cấp kịp thời cho các công trình thuộc xí nghiệp quản í, phục vụ thi công, thu mua và cung cấp các loại vật tưcho các công trình. Lập kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các kì báo cáo (tháng, quý, năm), lập dự án đầu tư thiết bị và soạn thảo các hợp đồng kinh tế của công ty, đảm bảo đúng luật pháp và hiệu quả kinh tế. h, Phòng tài chính, kế toán : Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi công ty. Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách như chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, quản lí kinh tế, tài chính… Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu tư chiều sâu trong quá trình sản xuất. Hạch toán, quyết toán, làm báo cáo quyết toán theo chế độ kế toán nhà nước 2.1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần DHG áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới, nên các công việc từ phân loại chứng từ, định khoản kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần DHG Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng – tiền mặt Thủ quỹ - kế toán Công cụ dụng cụ - TSCĐ Kế toán tổng hợp-kế toán nhật kí chung- công nợ nội bộ- kế toán tiền lương Kế toán thuế - thu vốn và công nợ - Đầu tư Kế toán tại các chi nhánh, công trình Chức năng của các bộ phận: + Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác tài chính kế toán của công ty, có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc chủ động chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính, tín dụng, kế toán thống kê, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm của Công ty, chịu trách nhiệm về nhân sự làm công tác kế toán. Phổ biến, hướng dẫn chế độ, chính sách mới của Nhà Nước, pháp luật và các chế độ mới cho người lao động. Kế toán trưởng chủ động tìm nguồn tài chính và biện pháp huy động vốn cho kinh doanh, tổ chức chỉ đạo hoạt động thu hồi vốn và công nợ. Ngoài ra, kế toán trưởng Công ty còn có nhiệm vụ tổ chức việc phân tích hoạt động kinh doanh, triển khai công tác đầu tư chứng khoán. + Phó kế toán trưởng: Phụ trách công tác hạch toán kế toán toàn Công ty, tổ chức công tác luân chuyển chứng từ, báo cáo, phụ trách công tác thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà Nước, công tác kiểm kê vật tư, tài sản, vốn. Tổ chức việc lập kế hoạch tài chính, tín dụng, lập các báo cáo thu hồi vốn và công nợ. Phó kế toán trưởng còn có chức năng chỉ đạo công tác quyết toán hợp đồng giao khoán, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch giá thành theo từng công trình, trực tiếp kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ và thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng. + Bộ phận kế toán thuế - thu hồi vốn và công nợ - đầu tư: Theo dõi, quyết toán các hợp đồng giao khoán, kế toán doanh thu và các khoản nộp Nhà Nước thực hiện việc kê khai, quyết toán thuế và theo dõi việc trích lập, sử dụng quỹ doanh nghiệp. Kế toán chi phí đầu tư phụ trách việc quyết toán chi phí đầu tư, lập báo cáo đầu tư tổng hợp các dự án, phân tích hiệu quả đầu tư vốn, kiểm tra, theo dõi việc thanh quyết toán vốn đầu tư XDCB. + Bộ phận kế toán tổng hợp – kế toán nhật kí chung – công nợ nội bộ - kế toán tiền lương: Tổng hợp báo cáo của toàn Công ty, lập các báo cáo nhanh theo quy định. Kế toán tổng hợp kiểm tra toàn bộ số liệu, chứng từ đảm bảo tính hợp lệ, hợp lí trước khi vào sổ. Theo dõi, đối chiếu công nợ với các đơn vị trực thuộc và các khoản công nợ phải thu, phải trả khác. Kế toán tiền lương hàng tháng lập bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn; thanh toán lương và ứng lương cho người lao động. + Bộ phận kế toán ngân hàng – tiền mặt: Lập kế hoạch tín dụng, kế hoạch trả nợ cho ngân hàng, khách hàng; theo dõi công nợ, hợp đồng kinh tế; theo dõi các khoản vay, trả tiền ngân hàng, bảo lãnh ngân hàng; chuẩn bị các thủ tục dự án đầu tư được Công ty phê duyệt; định kì lập biên bản đối chiếu công nợ phait trả với khách hàng. Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi, thực hiện kiểm kê quỹ hàng ngày; mở sổ theo dõi sự tăng giảm các cổ đông và phố hợp với công ty chứng khoán thực hiện việc chuyển nhượng giữa các cổ đông. + Bộ phận thủ quỹ - kế toán công cụ - TSCĐ: Đảm bảo an toàn quỹ, cấp phát theo quy định, ghi sổ hàng ngày, lưu trữ công văn phòng. Kế toán TSCĐ theo dõi sự biến động TSCĐ, sửa chữa TSCĐ, khấu hao TSCĐ toàn Công ty. Kế toán công cụ dụng cụ mở sổ theo dõi công cụ - dụng cụ, lập bảng phân bổ chi phí trả trước. + Kế toán tại các công trình: Tập hợp, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán đầy đủ. Theo dõi đầy đủ, kịp thời tình hình tăng, giảm vốn và tài sản, các khoản công nợ phải thu, phải trả định kì. Hàng tháng, kế toán tại các công trình tiến hành đối chiếu với kế toán công ty về công nợ, chi phí, giá trị dở dang. Lập kế hoạch nhu cầu vốn, thanh toán lương cho người lao động tại các chi nhánh, công trình. 2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Hiện nay, công ty Cổ phần DHG sử dụng phần mềm kế toán “SYTERM DHG ACCOUNTING” – SAS để ghi sổ, phần mềm kế toán này giúp cho đơn vị hạch toán một cách chính xác, cụ thể và rút ngắn được các bước lập trong báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp đưa ra báo cáo một cách nhanh nhất. Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp cho quá trình thực hiện công tác kế toán là điều kiện vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán. Do đặc điểm sản xuất – kinh doanh của công ty quy mô vừa đồng thời có nhu cầu phân công lao động kế toán, vì vậy công ty sử dụng hình thức kế toán “Nhật kí chung”. Theo hình thức kế toán này, số lượng sổ sách sử dụng tại công ty bao gồm đầy đủ các loại sổ tổng hợp, chi tiết đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính và một số mẫu chi tiết do Công ty tự lập theo quy định của Ban lãnh đạo toàn Công ty. Hệ thống sổ sách sử dụng của Công ty bao gồm: + Sổ cái các tài khoản: được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. + Sổ chi tiết các tài khoản: dùng để phản ánh chi tiết các nghệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. số tiền trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và là căn cứ để lập báo cáo tài chính. Các sổ kế toán được mở gồm có: Sổ nhật kí chung Sổ theo dõi tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa Thẻ kho Sổ chi tiết chi phí sản xuất Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ… Các bảng kê, bảng phân bổ Các báo cáo tài chính lập ở công ty gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo thực hiện nghĩa vụ đối với cấp trên… Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi kế toán tại Công ty Cổ phần DHG Nhật kí chung Chứng từ kế toán Chứng từ được mã hóa và nhập vào máy vi tính Sổ cái tài khoản Sổ chi tiết tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Chứng từ mã hóa các bút toán kết chuyển, điều chỉnh Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu 2.1.3.3. Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng + Chế độ kế toán áp dụng: Công ty DHG áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và các văn bản hướng dẫn kèm theo. Các chứng từ, tài khoản và hệ thống báo cáo của công ty được lập theo hệ thống kế toán Việt Nam và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành. + Niên độ kế toán: Áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm. + Kỳ kế toán: Áp dụng kì kế toán theo tháng, bên cạnh đó còn áp dụng kỳ kế toán theo quý. + Đơn vị tiền tệ: VNĐ + Phương pháp tính thuế GTGT: thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc. + Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Gía trị khấu hao Tài sản cố định của công ty được tính theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao áp dụng theo thời gian quy định tại quyết định số 206/QĐ – BTC của Bộ tài chính. 2.2. THỰC TẾ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG 2.2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ NGUYÊN, VẬT LIỆU SỬ DỤNG 2.2.1.1. Phân loại nguyên, vật liệu Công ty Cổ phần đầu tư DHG là một đơn vị xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu là những đối tượng do Công ty mua ngoài dùng cho mục đích kinh doanh xây lắp. Cũng như những ngành kinh doanh khác, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được vật hóa dưới dạng như sắt, thép, xi măng, gạch, cát,… Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để chế tạo sản phẩm mới. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều chủng loại, nhiều thứ và mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty đã phân loại các loại nguyên vật liệu theo những nhóm chính như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm như: Xi măng, sắt, thép, gạch, cát,… - Nguyên liệu, vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, kinh doanh và được sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý như: Đinh, que hàn, sika,… - Nhiên liệu: là các loại năng lượng được Công ty sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, chủ yếu làm nguyên liệu phục vụ cho quá trình hoạt động của TSCĐ như: Xăng, điezen, Mazut, dầu chì, dầu bảo ôn… - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư sử dụng cho hoạt động thay thế, bảo dưỡng tài sản cố định. Do khối lượng và chủng loại vật tư của công ty là rất nhiều và đa dạng nên kế toán công ty lập sổ danh mục điểm nguyên vật liệu để việc phân loại và hạch toán nguyên vật liệu được dễ dàng và khoa học. Sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu của công ty rất dài vì thế trong đây chỉ trình bày tóm tắt mẫu sổ của một số ít nguyên, vật liệu, dụng cụ chính. Dưới đây là mẫu sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu của sử dụng ở công ty: Bảng 2.1: Sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu SỔ DANH MỤC ĐIỂM NGUYÊN, VẬT LIỆU Ký hiệu Tên nhãn hiệu Đơn vị tính Nhóm Danh điểm NVL 1520 Nguyên, vật liệu chính 15201 Xi măng kg 15202 Sắt thép kg 15203 Cát các loại m3 15204 Đá các loại m3 1521 15211 Gạch ngói Viên 152106 Vôi, ve, sơn kg 152107 Bê tông thương phẩm m3 …. …. …. …. 1522 Vật liệu phụ 152220/20 Vật liệu điện Cái 152242 Phụ gia Lít …. ….. ……. …….. 1531 Công cụ-dụng cụ 153190 Công cụ-dụng cụ lao động Chiếc 153191 Bảo hộ lao động Bộ (chiếc) Theo sổ danh mục điểm trên thì mỗi loại vật tư khi hạch toán có một số hiệu riêng: ví dụ, xi măng có số hiệu tài khoản 15201, sắt thép có số hiệu 15202. Còn đối với mỗi chủng loại vật tư của các nhà cung cấp khác nhau thì mang số hiệu tài khoản chi tiết riêng, chẳng hạn: xi măng hokim: 15201001; xi măng Hoàng Mai PC30: 15201002.... 2.2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu a, Tính giá nhập kho nguyên vật liệu: Do đặc thù của Công ty là doanh nghiệp thi công, xây dựng cơ bản nên công ty không tự sản xuất, chế biến vật tư. Nguyên vật liệu Công ty sử dụng chủ yếu được mua trên thị trường tự do, Công ty áp dụng tính giá vật liệu theo điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài Chính, vật liệu nhập kho được tính theo giá gốc, cho nên Giá nhập kho nguyên vật liệu của công ty được tính theo công thức: Giá thực Giá mua Các khoản Chi phí tế nhập = ghi trên - giảm giá, + thu kho hóa đơn chiết khấu TM,... mua Trong đó: - Các khoản làm giảm giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm: Chiết khấu thương mại, đó là số tiền mà công ty được nhà cung cấp giảm trừ vào giá trị phải trả của số vật tư mua vào khi chúng có số lượng lớn; Giảm giá hàng bán, là số tiền mà người bán trừ cho công ty khi số vật liệu của họ không đúng chất lượng như trong hợp đồng hoặc sai quy cách, lạc hậu so với thị hiếu… - Chi phí thu mua bao gồm chi phi vận chuyển, bốc dỡ; chi phí thuê kho bãi; tiền công tác phí của cán bộ thu mua; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; hao hụt định mức phát sinh từ nơi mua đến kho công ty. Ví dụ: Ngày 24/12/2009, để phục vụ dự án Sài Gòn Pearl, Công ty tiến hành mua nhập kho 10.000kg xi măng HOKIM của công ty TNHH Linh Thành theo hóa đơn GTGT số 0016753 ngày 24, tháng 12, năm 2009 với giá 952 đồng/kg. Ngoài ra công ty còn phải trả chi phí thuê ngoài vận chuyển, bôc dỡ vật tư đến kho của công trình là 515.000 đồng. Vậy giá thực tế nhập kho của lượng xi măng mua ngoài trên là: 10.000*952 + 515.000 = 10.034.500 đồng Số xi măng trên được nhập kho cùng ngày theo PNKSGV746 ngày 24, tháng 12, năm 2009 với giá thực tế là: 10.034.500 đồng.  b, Tính giá xuất kho nguyên vật liệu: Khi xuất kho nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh nghĩa là khi xuất kho lô hàng nào thì tính giá xuất kho theo giá thực tế nhập kho của lô hàng đó. Ví dụ: Ngày 24/12/2009, Công ty nhập kho 6000 viên gạch lỗ Saigon với đơn giá 873 đồng/viên của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc với tổng giá thanh toán theo hóa đơn GTGT số 0016755 ngày 23 tháng 12 năm 2009 là 5.238.000 đồng, số vật tư này được nhập kho theo phiếu nhập kho SGV747 ngày 24, tháng 12, năm 2009 tại kho Saigon Villas. Cùng ngày, do yêu cầu của tổ nhân công số 1, công ty xuất kho một nửa số gạch đó phục vụ thi công phần thô. Và đơn giá xuất kho được xác định bằng giá mua của số gạch đó là 873 đồng/viên. Do đó, tổng giá trị xuất kho số vật liệu đó là: 3000*873 = 2.619.000 đồng theo PXKSGV3469 ngày 24, tháng 12, năm 2009 (kho Saigon Villas). 2.2.2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬ DỤNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 2.2.2.1. Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu Để đảm bảo cho công việc quản lý, sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ trong công tác sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Công ty đã sử dụng những chứng từ có tính chất đặc thù như sau: Giấy yêu cầu mua vật tư có sự phê duyệt của giám đốc. Biên bản duyệt giá Hợp đồng mua bán vật tư Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ Biên bản bàn giao hàng hóa Hóa đơn tài chính (ghi rõ tên, chủng loại, quy cách, xuất xứ) Chứng chỉ chất lượng hàng hóa Là đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh xây lắp với mục tiêu chất lượng là hàng đầu, vì thế khi nhập một lượng vật tư để sử dụng thi công công trình bao giờ cũng phải có yêu cầu về vật tư để biết được công trình đó cần loại vật tư nào, số lượng là bao nhiêu và khi số vật tư đó có đúng chủng loại và chất lượng yêu cầu hay không. Tại Công ty: các đội thi công, các ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi công tại hiện trường để tính toán lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi công và lập phiếu yêu cầu mua vật tư gửi về phòng kinh tế - kế hoạch. Bảng 2.2. Mẫu phiếu yêu cầu mua vật tư: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …………………….. Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2009 GIẤY YÊU CẦU MUA VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY DHG Công trình: Sài Gòn Pearl Villas Hạng mục: Phần thô BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Thép 1 ly Phục vụ thi công Kg 10 2 Xi măng Hokim Phục vụ thi công Kg 2500 3 Gạch lỗ SG 8×8×18 Phục vụ thi công Viên 3000 Rất mong ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. - Gửi phiếu yêu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thông thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU Sau khi được xác nhận của tổng giám đốc và các phòng ban, nhân viên phòng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi mua vật tư thì nhân viên thu mua vật liệu cần xem xét về chất lượng vật tư và giá cả với nhà cung cấp, sau khi có sự nhất trí của hai bên thì lập Biên bản duyệt giá và hợp đồng mua bán. Khi vật tư về, cán bộ vật tư và ban chỉ huy công trường cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư. Bảng 2.3. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY ĐẦU TƯ XD&TM DHG ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 4, tháng 12, năm 2009 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Công trình SaigonPearl Villas Hạng mục: Phần thô Căn cứ theo yêu cầu ngày 2, tháng 12, năm 2009 của ông Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Đỗ Văn Minh Chức vụ: CHT Công trình Ông Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ: CB Vật tư Ông: Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng bán hàng theo hóa đơn Thực tế kiểm nghiệm Ghi chú Đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Gạch Saigon 8×8×18 viên 6000 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu 2 BCH CÔNG TRƯỜNG CB VẬT TƯ THỦ KHO (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi số vật tư đó đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì thì cần phải có biên bản bàn giao vật tư. Có biên bản đó giúp cho ban chỉ huy công trình nắm được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thép, xi măng, cát, đá,...) và còn giúp cho một số phòng quyết toán được lượng vật tư. Bảng 2.4. Mẫu biên bản bàn giao vật tư: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DHG ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 04, tháng 12, năm 2009 BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ Ngày 04, tháng 12, năm 2009 Tại: Kho Công trình Saigon pearl Villas Chúng tôi gồm: Bên giao: Công ty TNHH Tuấn Quốc Ông (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư Bên nhận: Công ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG 1. Ông (Bà): Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho Cùng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau: STT Tên nhãn hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Gạch lỗ Saigon 8×8×18 Viên 6000 NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN Cùng với biên bản bàn giao vật tư thì hoá đơn giá trị gia tăng là một căn cứ không thể thiếu để lập phiếu nhập kho vật liệu. HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2009B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 04 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng:…Công ty TNHH TM Tuấn Quốc..………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………………… Số tài khoản:……………………………………………………………………… Điện thoại:………………….MS: Họ và tên người mua hàng:…Huỳnh Vũ Linh…………………....……………. Tên đơn vị:Công ty Cổ phần XD&TM DHG…...………..…………………... Địa chỉ:…………………………………………………………………………… Số tài khoản:……………………………………………………………………… 0 1 0 2 1 5 0 5 6 5 - 0 0 2 Hình thức thanh toán:………MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 Viên 6.000 500 3.000.000 Cộng tiền hàng: 3.000.000 Số tiền bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn mua hàng của đơn vị, kế toán nguyên, vật liệu có trách nhiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, yêu cầu mua vật tư được Tổng giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lí vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liên) và người lập phiếu phụ trách bộ phận bán hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày tháng nhập và cùng người giao hàng kí tên vào các liên giao cho người nhập hàng 1 liên làm cơ sở thanh toán, 01 liên lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư vào thẻ và giao cho kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật kí chung làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Bảng 2.5. Mẫu phiếu nhập kho nguyên, vật liệu: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG Dự án Saigon Pearl – MST: 0102150565 PHIẾU NHẬP 04/12/2009 Nợ: 152 Số: PNK SGV 694 Có: 331126502 Họ và tên người giao hàng: Huỳnh Vũ Linh Địa chỉ: Công ty TNHH Tuấn Quốc Lý do nhập kho: Huỳnh Vũ Linh- Cty TNHH Tuấn Quốc- Nhập kho vật tư phục vụ thi công. Nhập tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas Mã số KH: 331126502 Tên KH: Cty TNHH Tuấn Quốc STT Tên sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thựcnhập 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 331126502 Viên 6.000 500 3.000.000 Cộng 6.000 3.000.000 Tổng giá trị: 3.000.000 Cộng thành tiền: Ba triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận Phiếu nhập kho được lập 03 liên, người lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa; số biên bản giao hàng; số hóa đơn