Báo cáo Hoạt động sản xuất kinh doanh ở Trung tâm Tân Đạt - Công ty vận tải Hà Nội

đủ phẩm chất , năng lực phù hợp với nhiệm vụ được phân công trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh cán bộ công nhân viên và đinh mức lao động được duyệt. - Xây dựng cơ chế tuyển dụng lao động đủ tiêu chuẩn , đảm bảo đủ chất lượng tốt nhất phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. -Tham gia giảng dạy về nội quy, quy chế, quan hệ làm việc với đối tượng mới tuyển dụng và lao động đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ. + Về công tác chế độ chính sách: Làm các thủ tục tăng giảm BHXH, BHYT cho CBCNV, cấp sổ BHXH cho CBCNV đã đóng BHXH. Giải quyết các công việc liên quan đến chính sách cho người lao động + Về công tác tiền lương nhiệm vụ của phòng nhân sự bao gồm: ● Toàn bộ các công liên quan đến tiền lương và quỹ lương: kế hoạch trả lương, thưởng, bậc lương…. ● Hàng tháng đánh giá chất lượng công tác của các cán bộ nhân viên trong phòng trình giám đốc phê duyệt để làm cơ sở tính lương + Đề xuất các phương án bảo vệ tài sản và trật tự trị an tại đơn vị + Trực tiếp làm công tác khen thưởng, kỷ luật: ● Kết hợp với bộ phận giám sát của phòng vận tải trong việc đề xuất hình thức khen thưởng và hình thức xử lý vi phạm trình giám đốc phê duyệt ●Thảo quyết định khen thưởng - kỷ luật trình giám đốc kí ● Tham mưu cho giám đốc trung tâm trong việc giải quyết đơn thư, khiếu nại, hoặc tranh chấp lao động theo quy định ● Hàng tuần, tháng, quý, năm tổng hợp phân tích tình hình khen thưởng, kỷ luật của đơn vị ● Theo dõi, đôn đốc các bộ phận trong việc xử lý vi phạm + Công việc hành chính- lễ tân: ● Thực hiện công tác văn thư lưu trữ: Xây dựng các quy định, quy trình về quản lý công văn giấy tờ của trung tâm. Ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ thực hiện công việc thường xuyên lấy dấu và phát hành những văn bản giấy tờ của trung tâm Bên cạnh đó phòng nhân sự phải chịu trách nhiệm phân loại thông tin đầu vào và theo dõi tiến độ xử lý công việc báo cáo lên cấp trên Thực hiện công tác văn thư lễ tân: trực điện thoại, chuẩn bị phục vụ hội nghị, tiếp khách, họp… Tốc kí các văn bản, công văn theo yêu cầu của giám đốc ● Thực hiện công tác quản trị hành chính: Xây dựng các văn bản liên quan đến lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động, PCCC, các quy định quy chế quản lý máy móc trang thiết bị văn phòng của trung tâm Phối hợp với các đơn vị, xây dựng các định mức chi phí liên quan đến công tác quản trị hành chính như việc : Sử dụng điện thoại, điện, nước sinh hoạt, các nhu yếu phẩm văn phòng… Hàng tháng tổng hợp tình hình các chi phí đó và đề xuất các phương án quản lý hiệu quả Trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng máy photo copy và máy Fax, quản lý mạng internet, đặt mua báo quản lý công việc lái xe con cho trung tâm + Về bảo vệ: -Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản và tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản thuộc trung tâm, bảo đảm công tác an ninh cơ sở. - Công tác liên quan đến bảo vệ khác. v Phòng tài chính -kế toán: * Bản mô tả công việc nhân sự phòng kế toán: Trưởng phòng, kế toán thanh toán, thủ quỹ kiêm quản lý vé lệnh, kế toán kho -Trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung về tài chính, kế toán - Nhân viên kế toán thanh toán: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ thu chi, cập nhật chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…. - Nhân viên thủ quỹ kiêm quản lý vé lệnh: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, quản lý vé,… - Nhân viên kế toán kho: Quản lý nguồn vật tư kĩ thuật trong kho của trung tâm. * Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán: - Chức năng: + Phòng kế toán là một phòng ban trực thuộc sự quản lý của trung tâm là nơi thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán… + Theo dõi phản ánh sự biến động của vốn kinh doanh của trung tâm dưới mọi hình thức dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban lãnh đạo về những vấn đề liên quan + Tham mưu cho ban giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của từng chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh + Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin, quản lý năng động hữu hiệu + Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán + Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, sử dụng vốn( tài sản, nguyên- nhiên liệu, nguồn vốn, chi phí kinh doanh,…) + Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong trung tâm + Đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm + Bảo mật về số liệu kế toán và bí mật kinh doanh của trung tâm + Tham mưu cho giám đốc về chế độ khen thưởng- kỉ luật, nâng bậc lương đối với cán bộ nhân viên trong trung tâm + Thực hiện một số chức năng khác khi có sự giao phó của ban giám đốc trung tâm. - Nhiệm vụ của phòng kế toán: * Công tác kế toán- Thống kê: + Tổ chức bộ máy kế toán- thống kê phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cà nhiệm vụ được giao + Ghi chép đúng và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trinh kinh doanh của trung tâm, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế tài chính của trung tâm, tổng công ty + Kiểm tra tính hợp lý và tính hợp lệ của các loại chứng từ hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi giám đốc phê duyệt + Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn về thủ tục tạm ứng, hoàn ứng theo các quy chế tài chính, quy chế nội bộ của trung tâm + Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của trung tâm + Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua nhiên liệu, thiết bị máy móc… + Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của ban lãnh đạo + Chịu trách nhiệm trước tổng công ty về tính hợp pháp của chứng từ thu- chi của trung tâm + Theo dõi nguồn vốn, quyết toán định kỳ để xác định nguồn vốn + Định kì hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh, làm căn cứ phân tích đánh giá việc thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác quản lý điều hành trong nội bộ doanh nghiệp. + Áp dụng khoa học quản lý tiên tiến vào công tác kế toán, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán, đề xuất các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vôn của trung tâm * Tổng hợp kế hoạch và công tác quản trị tài chính: + Xây dựng kế hoạch tài chính. + Tổng hợp, phân tích, đánh giá, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu tài chính theo quy định. + Giám sát việc thực hiện kế hoạch tài chính. + Quản lý và đánh giá hiệu quả sử dụng được giao cho trung tâm. + Quản lý doanh thu và kiểm soát chi phí của trung tâm trên cơ sở các quy trình, các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí đã được Tổng giám đốc phê duyệt ban hành. + Tham gia xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí cho trung tâm và giám sát việc thực hiện các định mức đã ban hành v Phòng vận tải Chức năng, nhiệm vụ phòng vận tải: - Phòng vận tải bao gồm: + Trưởng phòng vận tải: + Bộ phận điều độ: Trưởng bộ phận điều độ , tổ trưởng tổ điều độ, nhân viên điều độ, nhân viên tổng hợp nghiệm thu, nhân viên cấp phát và nghiệm thu vé, nhân viên thu ngân. + Bộ phận thị trường: Trưởng bộ phận kiêm nhân viên marketing, nhân viên khách hàng- trực đường dây nóng, nhân viên bán vé đầu bến + Bộ phận giám sát: Trưởng bộ phận giám sát, nhân viên tổng hợp, tổ trưởng tổ kiểm tra trên tuyến, tổ trưởng tổ điều hành đầu bến, tổ trưởng tổ giám sát chốt, nhân viên điều hành đầu bến, nhân viên chốt, nhân viên kiểm tra giám sát công khai, nhân viên kiểm tra giám sát bí mật. - Chức năng: + Tham mưu cho giám đốc trung tâm về kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm, chiến lược phát triển thị trường và quang bá thương hiệu của Tân Đạt + Tổ chức thực hiện điều hành phương tiện, nhân lực các yêu cầu liên quan đảm bảo hoạt động trên tuyến theo kế hoạch + Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch về lượt xe vận chuyển. + Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo định kỳ của trung tâm theo quy định. +Tiến hành kiểm tra giám sát chất lượng dịch vụ + Tiến hành công tác điều độ, phân công lái xe, bán vé, đảm bảo ngày công hợp lý,… - Nhiệm vụ: * Bộ phận điều độ: + Thực hiện lập bản kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh của trung tâm +Theo dõi kế hoạch, chỉ tiêu đặt ra, kiểm tra sát sao tình hình thực hiện kế hoạch + Bên cạnh đó thực hiện lập biểu đồ chạy xe, phân công lao động, phân công sao cho đúng tuyến + Giải quyết các vi phạm của nhân viên lái xe và bán vé, các công việc phát sinh trong ca làm việc +Giám sát việc nghiệm thu vé, nghiệm thu vật tư trên xe + Thanh toán xe về gara, lập sổ quỹ…. * Bộ phận thị trường: + Chịu trách nhiệm về chỉ tiêu đạt kế hoạch, và khai thác vận tải hợp đồng và công tác marketing + Xây dựng các kế hoạch tuyên truyền, tổ chức thực hiện quang bá thương hiệu nhằm mục đích làm cho người tiêu dung tiếp cận và biết đến thương hiệu trung tâm và tổng công ty nhiều hơn + Đề ra các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ trên xe nhằm thu hút khách hàng nhiều hơn. + Luôn phải cập nhật thông tin các tuyến xe đường dài, tư vấn cho khách hàng…. + Tiếp đến là những công việc chi tiết nhất là: Bán vé và hướng dẫn thông tin cho khách hàng mua vé tại bến *Bộ phận giám sát: Bao gồm công tác kiểm tra giám sát, việc chấp hành nội quy của nhân viên bán vé: + Tham gia xây dựng các nội quy, quy chế liên quan đến công việc kiểm tra giám sát của trung tâm, đề xuất các biện pháp thực hiện hiệu quả + Trực tiếp đấu tranh và xử lý vi phạm của nhân viên lái xe, nhân viên bán vé + Tổng hợp phân tích báo cáo tình hình chất lượng phục vụ, chấp hành quy chế của cán bộ công nhân viên + Quan hệ đối ngoại với các cơ quan công an, thanh tra giao thông, đầu bến để đảm bảo an ninh trật tự tại các đầu bến và trên tuyến + Tham gia đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên giám sát trực thuộc các bộ phận + Theo giõi số lượng hành khách tại các đầu bến + Kiểm tra thời gian xe ra vào bến, vào vị trí xếp khách, đăng tài theo quy định + Kiểm tra chấp hành về mặc đồng phục, mang thẻ của lái xe, vệ sinh phương tiện + Trực tiếp tham gia hỗ trợ, nhắc nhở , đôn đốc công nhân lái xe, nhân viên phục vụ, nhân viên thị trường, đón khách, bán vé đạt hiệu quả cao nhất +Lập biên bản những trường hợp vi phạm quy chế + Kiểm tra cơ động trên tuyến theo kế hoạch, kiểm tra bí mật trên tuyến, kiểm tra vé của khách trên xe,…. v Gara ôtô Chức năng, nhiệm vụ của gara *Chức năng: - Quản lý toàn bộ phương tiện của trung tâm - Lập kế hoạch và đưa phương tiện vào kiểm định theo quy định - Giải quyết tai nạn cho các phương tiện và bảo dưỡng sửa chữa định kỳ, thay thế vật tư phụ tùng - Lập kế hoạch về nhu cầu vật tư phụ tùng theo tháng, quý, năm đề nghị tổng công ty và trung tâm cung ứng - Tổ chức tiếp nhận vật tư phụ tùng, mua sắm vật tư, công tác bảo dưỡng sửa chữa theo phân cấp - Đưa phương tiện vào bảo dưỡng sửa chữa đúng kỳ cấp, theo dõi việc thống kê cấp phát vật tư, nhiên liệu… *Nhiệm vụ: - Trưởng gara phụ trách chung - Phó gara: quản lý việc sử dụng trang thiết bị, dụng cụ đồ nghề. Quản lý theo dõi tiêu hao nhiên liệu dầu mỡ trong công tác BDSC. Ngoài ra quản lý công tác vệ sinh của trung tâm…vv - Đốc công: quản lý đôn đốc công tác BDSC - Nhân viên kế hoạch tổng hợp: + Tham gia xây dựng quy trình, định mức BDSC định ngạch sử dụng vật tư phụ tùng + Lập kế hoạch BDSC, cung ứng vật tư phụ tùng nguyên nhiên liệu + Hoàn thiện hồ sơ bảo dưỡng sửa chữa, các thủ tục thanh toán vói phòng kế toán - Thủ kho: quản lý vật tư phụ tùng dầu mỡ phục vụ bảo dưỡng sửa chữa. Kiểm soát các chứng từ xuất – nhập kho - Nhân viên an toàn giao thông: sử lý giải quyết các sự cố tai nạn giao thông - Nhân viên cung ứng vật tư: + Thường xuyên cập nhật danh mục nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu để lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo chất lượng và giá cả + Thực hiện mua sắm vật tư kỹ thuật đúng chủng loại, quy cách chất lượng giá cả đã được giám đốc phê duyệt + Mua vật tư phụ tùng phát sinh đột xuất - Nhân viên theo dõi cấp nhiên liệu: + Theo dõi cấp phát nhiên liệu tại địa điểm quy định( Tân Long – Gia Lâm – 124 Xuân Thủy) + Đảm bảo việc cấp phát nhiên liệu đủ định lượng, thực hiện gián tem liêm phong lắp đổ dầu sau khi được cấp phát + Làm các công tác thủ tục chứng từ theo dõi và báo cáo theo quy định - Tổ trưởng tổ sửa chữa và công nhân bảo dưỡng sửa chữa + Trực tiếp tham gia bảo dưỡng sửa chữa phương tiện theo kế hoạch + Đề xuất tạm ứng vật tư thay thế theo định ngạch, kiểm tra hư hỏng phát sinh + Đảm bảo chất lượng và tiến độ công tác bảo dưỡng sửa chữa … - Các nhân viên khác trong bộ phận gara làm các công việc bảo dưỡng sửa chữa và các công việc khác. d. Mối quan hệ của doanh nghiệp với cơ quan quản lý Nhà nước - Trung tâm Tân Đạt - Tổng công ty vận tải Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước. Do vậy công ty hoạt động theo Luật doanh nghiệp do nhà nước quy định và quản lý. Trung tâm sử dụng con dấu và tài khoản của tổng công ty cho nên có tư cách pháp nhân do giám đốc chịu trách nhiệm. - Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực vận tải hành khách công cộng cho nên có mối liên hệ với sở giao thông vận tải Hà Nội trong việc giải quyết giấy tờ liên quan - Lĩnh vực hoạt động sử dụng các phương tiện vận tải cho nên cũng có mối liên quan hợp tác với các bến bãi, bến xe - Trung tâm cũng có mối quan hệ hợp tác làm việc với cảnh sát, thanh tra giao thông, liên quan trong việc giải quyết các sự cố, công việc va trạm trên tuyến đường mà trung tâm hoạt động. e. Phương pháp tổ chức điều hành sản xuất kinh doanh và cơ chế quản trị đang áp dụng tại doanh nghiệp: - Căn cứ vào quyết định số 907/ QĐ-TCT ngày 22/4/2005 của tổng giám đốc công ty vận tải Hà Nội về việc phê duyệt cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý điều hành khối vận tải hành khách công cộng. - Căn cứ vào điều kiện tình hình thực tế: Đời sống dân cư ngày một nâng cao Nhu cầu đi lại ngày càng nhiều nhất là bằng phương tiện vận tải hành khách công cộng. Trung tâm Tân Đạt đã xây dựng nên phương thức tổ chức quản lý theo mô hình DEPOT(mô hình trung tâm điều hành). Thông thường, các xe phục vụ trên cùng một tuyến đường thì được phân vào trong một depot (mỗi depot thường phục vụ cho các xe trên nhiều tuyến). Mô hình này nhằm gắn kết các bộ phận tác nghiệp trong trung tâm , để quản lý phương tiện và nhân lực trong trung tâm một cách cơ động và hiệu quả hơn. 1.4. Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm qua các năm gần đây. Trung tâm Tân Đạt chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực vận tải hành khách bằng ô tô, đáp ứng nhu cầu đi lại của số lượng dân cư trong vùng rộng lớn. Thông qua sự phối hợp giữa các phòng ban việc vận chuyển hành khách được thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Sau đây là kết quả vận chuyển trong 5 năm gần đây: Bảng 4.1: kết quản sản xuất 5 năm gần đây. Chỉ tiêu Đ.vị Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Lượt xe Lượt 150.445 147.516 147.516 198.583 199.146 HKVC HK 5.724.336 4.368.250 4.254.385 8.699.236 8.957.615 DT 106đ 79.082 52.311 67.258 90.164 99.178 LN 106đ 213,398 197,217 123,94 624,95 342,5 Biểu đồ 1: biểu đồ phản ánh số lượt xe và HKVC qua các năm Biểu đồ 2: biểu đồ phản ánh lợi nhuận qua các năm. Nhận xét: -Số lượt xe chạy trong hai năm 2008 và 2009 đều giảm so với năm 2007 và năm 2009 chỉ còn 147.516 lượt xe tức chỉ đạt 98% so với năm 2007. -Nhu cầu hành khách trong 2 năm 2008 và 2009 cũng có xu hướng giảm mạnh, đặc biệt là năm 2009, chỉ còn 4.254.385 tương ứng với 74,3% so với năm 2007. Xong trong 2 năm gần đây 2010 và 2011 nhu cầu hành khách đi lại tăng nhanh. Năm 2011 lượng hành khách đội xe Trung tâm vận chuyển được là 8.957.615 tương ứng với 210% so với năm 2009. - Lợi nhuận trong các năm cũng có sự thay đổi đáng kể. Lợi nhuận giảm mạnh ở năm 2008 và năm 2009, và bắt đầu tăng nhanh ở 2 năm gần đây 2010 và 2011.Đặc biệt là năm 2010 Đạt được kết quả trên là do: Nguyên nhân tích cực. -Với việc tổ chức hoạt động tương đối tốt làm cho sản xuất luôn được ổn định và có chiều hướng đi lên. Bên cạnh đó công tác tổ chức quản lý và điều hành được đi vào nền nếp và được hệ thống cán bộ công nhân viên thực hiện tương đối nghiêm túc. -Với việc tăng giá xăng dầu liên tục buộc Trung tâm quyết định điều chỉnh và tăng giá vé đối với tất cả các tuyế buýt kế cận và liên tỉnh. Tuy nhiên do có sự chuẩn bị và kinh nghiệm đối với các đợt tăng giá vé nên trong công tác điều hành, chuẩn bị không gặp nhiều khó khăn. -Thời gian vận chuyển thường ít hơn dự kiến nhưng vẫn đảm bảo quy trình. -Đội ngũ công nhân viên bán vé đều được đào tạo nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của Hiệp hội các nhà vận tải Miền Bắc, thái độ phục vụ tận tình, chu đáo. -Điểm xuất phát là 2 bến xe lớn: Giáp Bát và Lương Yên nên thu hút được nhiều hành khách. -Giá vé tuyến thấp hơn đối thủ cạnh tranh như Hoàng Long, Mai Linh nên phù hợp với thu nhập người dân. -Mạng lưới dịch vụ trước và sau quá trình vận chuyển tương đối đồng bộ, nhất là tuyến liên tỉnh: Mỹ Đình – Thái Nguyên. Phương tiện được trang bị đầy đủ hệ thống giải trí nhằm tăng sự thoải mái cho hành khách. -Có hệ thống gara BDSC riêng cùng đội ngũ sứa chữa lành nghề nên thời gian sữa chữa nhanh và chất lượng tốt. Mặt hạn chế cần khắc phục. -Tuy việc tổ chức tốt các tuyến buýt kế cận phục vụ khối lượng lớn hành khách đi lại với cự li trung bình nhưng do tình trạng phương tiện tuyến số 207,209 kém dẫn đến việc hỏng hóc, bỏ chuyến, bỏ lượt. Hiện nay Trung tâm đã cho tạm ngừng hoạt động tuyến buýt 207. -Do địa hình hoạt động với một số đoạn đường chưa đạt chuẩn, xe chưa được kiểm tra bảo dưỡng sũa chữa tốt nên hiện tượng hỏng xe đột xuất trên tuyến vẫn xảy ra nhiều, gây ấn tượng xấu đối với hành khách và gây thiệt hại cho Trung tâm. Vì vậy cần phải có biện pháp tốt hơn để khắc phục tình trạng này xảy ra, nhất là các tuyến xe đường dài. -Hệ thống bán vé liên tỉnh còn manh mún, nhỏ lẻ, chưa có sự liên kết với nhau. -Chưa tận dụng hết cơ sở vật chất kỹ thuật tại Trung tâm. -Thương hiệu Tân Đạt trên tuyến đang mờ nhạt so với các đối thủ cạnh tranh vốn đã có thương hiệu lớn và đã được khẳng định như Hoàng Long và Mai Linh. Bảng 4.2: kết quả thu hoạch chuyến đi thực tế trên các tuyến. Tuyến Lộ trình Cự ly ( km) Lượt/ngày tchuyến (phút) Giá vé (đồng) Ghi chú 52 CV Thống Nhất – Lệ Chi 25.7 152 70 0.5 4.000đ 53 Hoàng Quốc Việt – Đông Anh 24 60 0.54 3.000đ 202 BX Gia Lâm – Hải Dương 62 52 120 0.43 22.000đ 13.000đ Thay đổi điểm đầu 203 BX Giáp Bát – Bắc Giang 70 40 160 0.46 25.000đ Thay đổi điểm đầu 205 BX Nươc Ngầm – Hưng Yên 86 80 165 0.41 30.000đ 16.000đ 14.000đ Thay đổi điểm đầu 209 BX Giáp Bát – Hưng Yên 60 110 0.25 5.000đ Liên Tỉnh Hà Nội – Thái Nguyên 85 160 0.93 44.000đ II. Phần thực tập nghiệp vụ. 2.1 Lĩnh vực lao động tiền lương: 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận chức năng a. Chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc trung tâm về công tác tổ chức cán bộ - Thực hiện các chế độ chính sách về lao động – tiền lương đối với người lao động trong trung tâm - Quan tâm tới đời sống vật chất cũng như tinh thần của cán bộ công nhân viên trong trung tâm b. Nhiệm vụ: - Thẩm xét các công tác về tổ chức cán bộ lao động do các đơn vị trình lên, tham mưu cho giám đốc và làm quyết định triển khai thực hiện - Làm thủ tục, tham mưu đề bạt các chức danh: Trưởng, phó các phòng ban công ty, giám đốc, phó giám đốc xí nghiệp, đội trưởng, đội phó, trưởng, phó ban các đơn vị trực thuộc công ty - Làm quyết định điều động, sắp xếp công nhân và tiếp nhận công nhân - Xây dựng kế hoạch, định mức tiền lương của công ty trình tổng công ty xét duyệt và triển khai thực hiện sau khi được duyệt - Xác định quỹ tiền lương của công ty, các đơn vị thực hiện, hướng dẫn kiểm tra phân phối tiền lương của các đơn vị. - Tham mưu, và xây dựng thực hiện các quy chế trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho cán bộ viên chức trong toàn công ty - Thực hiện các chế độ chính sách, làm thủ tục hồ sơ cho cán bộ công nhân viên trong công ty về chế độ bảo hiểm xã hội, hưu trí, mất sức lao động, thôi việc, thai sản, tai nạn lao động…. - Tham mưu làm thủ tục thực hiện chế độ nâng ngạch, nâng bậc lương hàng năm và quyết định cho cán bộ công nhân viên thuộc thẩm quyền của công ty và làm thủ tục đề nghị tổng công ty nâng ngạch, nâng bậc lương đối với cán bộ công nhân việc thuộc diện do tổng công ty quản lý - Làm thủ tục khen thưởng huân chương, huy chương các loại theo quy định của nhà nước, khen thưởng hàng năm, đột xuất theo quy định của tổng công ty, ngành giao thông vận tải và của nhà nước - Tham mưu đề nghị cấp trên quyết định các hình thức kỷ luật, xóa kỷ luật đối với cán bộ do tổng công ty đề bạt,trực tiếp tham gia xét và làm các quyết định kỷ luật đối với các chức danh còn lại trong công ty - Giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của cán bộ công nhân viên - Xây dựng và thực hiện các quy định về an toàn lao động. - Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác y tế, vệ sinh, quản lý hồ sơ và khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ công nhân viên 2.1.2. Tổ chức bộ máy, phân công tổ chức từng khâu nghiệp vụ trong bộ phận a. Tổ chức bộ máy: Trưởng phòng nhân sự Ban lao động tiền lương Nhân viên tổng hợp nhân sự Nhân viên quản trị hành chính văn thư Nhân viên giải quyết BHXH, BHYT Nhân viên thống kê lao động Nhân viên tiền lương b. Phân công tổ chức từng khâu nghiệp vụ trong bộ phận - Trưởng phòng: chịu trách nhiệm chung - Nhân viên tiền lương: là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc phòng nhân sự của trung tâm Tân Đạt có nhiệm vụ: + Tham mưu cho trưởng phòng và giám đốc trong việc xây dựng quy chế trả lương, xây dựng kế hoạch tiền lương hàng năm. + Theo dõi và đề xuất việc nâng lương, nâng bậc. + Giám sát và theo dõi việc chấm công của các đơn vị toàn trung tâm + Tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc của CBCNV từ các phòng ban gửi sang phục vụ cho việc tính lương + Tính lương, thưởng và các chế độ theo lương + Căn cứ vào bản tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của trung tâm, hàng tháng kiểm tra lại việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các đơn vị + Lập kế hoạch, báo cáo kết quả thực hiện quỹ lương tháng, quý, năm của trung tâm, theo dõi tình hình sử dụng quỹ lương và trình Giám đốc trung tâm phương án sử dụng quỹ lương có hiệu quả + Căn cứ vào bảng chấm công của các đơn vị, lập báo cáo lao động nghỉ việc dài ngày và nghỉ việc không rõ lý do báo cáo trưởng phòng giải quyết. + Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công việc được giao + Hướng dẫn theo dõi đôn đốc kiểm tra và đề xuất các biện pháp điều chỉnh để thực hiện tốt kế hoạch đề ra + Soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực được phân công + Phân tích đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công việc được phân công + Phối hợp với các nhân viên liên quan và hướng dẫn nhân viên nghiệp vụ ở ngạch thấp hơn + Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của cán bộ nghiệp vụ cao hơn và sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng nhân sự. - Nhân viên giải quyết BHXH, BHYT: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác y tế, quản lý mạng lưới y tế, vệ sinh, tổ chức phân loại kiểm tra, khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên. Và thực hiện các chế độ chính sách, làm thủ tục hồ sơ cho cán bộ công nhân viên trong trung tâm về chế độ BHXH, hưu trí, mất sức lao động, thôi việc, thai sản, tai nạn lao động… + Làm thủ tục tăng giảm BHXH, BHYT cho CBCNV + Thực hiện các chế độ về BHXH ( ốm đau, thai sản, tử tuất, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức…) + Làm thủ tục cấp sổ BHXH cho CBCNV đã đóng BHXH + Giải quyết các công việc khác liên quan đến chế độ chính sách cho người lao động. + Quản lý hồ sơ sức khỏe của cán bộ công nhân viên, phụ trách công tác BHYT, theo dõi duyệt và phổ biến các chế độ BHXH, bệnh nghề nghiệp, vệ sinh môi trường + Theo dõi công tác BHTN, giải quyết mọi thủ tục và chế độ BHTN cho cán bộ công nhân viên trong công ty + Làm thủ tục khen thưởng huận chương, huy chương các loại theo quy định của nhà nước, khen thưởng hàng năm, đột xuất theo quy định của tổng công ty, ngành giao thông vận tải và của nhà nước - Nhân viên thống kê lao động tiền lương Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên thuộc công ty quản lý Thống kê lao động, tiền lương hàng năm báo công ty, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định và theo dõi tăng giảm lao động, lưu trữ bảo vệ bí mật hồ sơ, tài liệu. Lưu trữ các văn bản của phòng và các văn bản của công ty khi được phân công 2.1.3. Mối quan hệ giữa bộ phận phụ trách lao động tiền lương với giám đốc và với các bộ phận chức năng trong trung tâm. - Bộ phận phụ trách lao động - tiền lương với giám đốc có mối quan hệ tuần tự từ trên xuống dưới và ngược trở lại. Giám đốc phân công việc cho bộ phận lao động- tiền lương thực hiện. Và bộ phận lao động- tiền lương là cố vấn tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực lao động- tiền lương theo các chế độ, văn bản báo cáo trực tiếp - Bộ phận lao động- tiền lương với các bộ phận khác có mối quan hệ giúp đỡ, hợp tác cùng nhau làm việc tạo cho tiến độ làm việc của trung tâm được đẩy nhanh: Chẳng hạn như nhân viên tiền lương- chế độ phối hợp với phòngvận tải và phòng kế toán trong việc tính lương hàng tháng và trừ lương chất lượng đối với công n