Báo cáo Kế toán mua hàng và bán hàng cuả Công ty TNHH Tư vấn trang trí nội thất và Xây dựng Song Nguyễn

mặt: Công việc kế toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng kế toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng. Kế toán không dùng tiền mặtcó ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Các hình thức không dùng tiền mặt để kế toán bao gồm các loại hình kế toán cơ bản sau: + Kế toán bằng séc: séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để kế toán các khoản chi tiêu hoặc rút tiền mặt về quỹ. Séc gồm 2 loại là séc tiền mặt và séc kế toán. Séc tiền mặt là chứng từ do đơn vị có tài khoản tại ngân hàng sử dụng để thay tiền mặt kế toán các khoản chi tiêu, kế toán các hợp đồng mua bán, cung ứng. + Kế toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoản phát hành yêu cầu ngân hàng trình tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị để trả cho người được hưởng sau khi đơn vị đã nhận vật tư hàng hoá dịch vụ. Uỷ nhiệm chi chỉ thực hiện khi hàng hoá đã được chuyển giao, lao vụ đã được cung ứng.Uỷ nhiệm chi không thể dùng để trả trước, ứng trước tiền hàng, trừ một số trường hợp thể lệ kế toán hay ngân hàng đồng ý. + Kế toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức uỷ nhiệm của chủ tài khoản ở cùng hoặc khác ngân hàng theo hợp đồng đã ký kết. Hình thức này được áp dụng khi các bên có tín nhiệm lẫn nhau trong quan hệ kinh tế. + Kế toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là thư uỷ nhiệm của ngân hàng bên mua cho ngân hàng bên bán trả tiền cho người bán hàng hay cung ứng lao vụ theo các điều kiện ghi trong thư tín dụng và trong số tiền mà người mua đã ký gửi trước ở ngân hàng bên mua. Hình thức này chỉ áp dụng kế toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng ở trong cùng một hệ thống, đặc biệt phát huy ưu thế trong kế toán quốc tế. V. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ 5.1. Các chỉ số về hoạt động kế toán của doanh nghiệp * Vòng quay các khoản phải thu Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền mặt của doanh nghiệp. Công thức: Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần Số dư bình quân các khoản phải thu Số dư bình quân các khoản phải thu = Số dư đầu kỳ + Số dư cuối kỳ 2 Vòng quay các khoản phải thu càng lớn, chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu là tốt vì doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều vào các khoản phải thu (không phải cấp tín dụng cho khách hàng). * Kỳ thu tiền trung bình Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu được các khoản phải thu (số ngày của một vòng quay các khoản phải thu). Vòng quay các khoản phải thu càng lớn thì kỳ thu tiền càng nhỏ lại. Công thức: Kỳ thu tiền trung bình = 360 Vòng quay các khoản phải thu Tuy nhiên kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trường hợp chưa thể có kết luận chắc chắn mà còn phải xem xét lại các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp như: mục tiêu mở rộng thị trường, chính sách tín dụng của doanh nghiệp. * Mức tiết kiệm vốn trong kế toán do tăng số vòng quay các khoản phải thu nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một số vốn nhất định để sử dụng vào công việc khác. Công thức: Vtktt = M0 * K1 - Vtto 360 Vtktt: Giá trị vốn tiết kiệm được trong kế toán các khoản phải thu Mo: Doanh thu thuần trong kỳ K1: Kỳ thu tiền trung bình Vtto: Số dư trung bình các khoản phải thu kỳ báo cáo 5.2. Phân tích tình hình và khả năng kế toán của doanh nghiệp Phân tích khả năng kế toán là xem xét tài sản của doanh nghiệp có đủ trang trải các khoản nợ phải trả trong ngắn hạn hay không. Để phân tích doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ tiêu sau: * Hệ số khả năng kế toán tổng quát Hệ số khả năng kế toán tổng quát = Tổng tài sản Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Hệ số kế toán tổng quát là mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanh nghiệp đang sử dụng với tổng số nợ phải trả. Nếu hệ số này < 1 là báo hiệu sự phá sản của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổng tài sản hiện vó không đủ trang trả nợ mà doanh nghiệp phải kế toán. * Hệ số khả năng kế toán hiện hành Hệ số khả năng kế toán hiện hành = Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng kế toán hiện hành là công cụ đo lường khả năng kế toán nợ ngắn hạn. Hệ số này tăng lên cho thấy có thể tình hình tài chính được cải thiện tốt hơn hoặc có thể hàng tồn kho bị ứ đọng… Vì vậy để phân tích chính xác cần nghiên cứu các khoản mục riêng biệt của tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. * Hệ số khả năng kế toán nhanh Hệ số khả năng kế toán nhanh = Tiền + Đầu tư tài chính ngắn hạn + Nợ phải thu Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng kế toán nhanh là chỉ tiêu phản ánh giá khắt khe hơn về khả năng kế toán. nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khả năng kế toán của doanh nghiệp sẽ ra sao? Thông qua phân tích khả năng kế toán của doanh nghiệp để có biện pháp đề xuất khắc phục tháo gỡ khó khăn nếu doanh nghiệp gặp phải những vướng mắc trong kế toán công nợ. PHẦN III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG, BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN I. ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU CTY 1. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh tại cty cty tổ chức kinh doanh tổng hợp về ngành nội thất và xây dựng như: Ngành nội thất và xây dựng nhưu sau: bột bả sơn sất thép ….phục vụ cho các chủ đầu tư xây dựng Ngoài ra, cty còn có nhiệm vụ tổ chức quá trình nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức bảo quản dự trữ hàng bán, đảm bảo chất lượng, tổ chức cung ứng hàng hoá cho các đơn vị trực thuộc khác của của công ty. Mạng lưới kinh doanh của cty bao gồm 04 điểm bán: + Điểm bán chính tại 28 hàng cân – Hoàn Kiếm - HN + Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội. + Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội. + Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội. Phương thức bán hàng tự chọn thu tiền trực tiếp gồm 03 Đại lý: Đại lý sắt thép Đại lý xi măng Đại lý cung cấp về đồ nội thất Tại 03 điểm bán trên thì chủ yếu bán lẻ là chính và mậu dịch viên thu tiền trực tiếp của khách hàng. Nguồn mua hàng của cty: hàng hoá được mua từ rất nhiều nguồn hàng khác nhau, từ các thành phần kinh tế, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác nhau và theo nguyên tắc giá mua cộng với chi phí trong khâu mua là thấp nhất, hàng mua phải có địa chỉ nguồn gốc rõ ràng cộng với sự đảm bảo về chất lượng đặt lên hàng đầu. Với cách thức mua hàng như vậy thì khâu quản lý và tiêu thụ hàng hoá tại cty khá thuận lợi, hàng hoá luôn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân trên các khía cạnh như: chất lượng hàng hoá, giá cả hợp lý, mẫu mã hàng hoá… tạo ra một sự tin tưởng đối với khách hàng khi mua hàng tại đơn vị. Cty thường mua hàng với các hình thức sau: + Mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất: như Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội… + Mua trong nội bộ công ty: Trạm kinh doanh số 1, Trung tâm thương mại Đinh Tiên Hoàng, … + Mua qua các công ty thương mại khác, các công ty TNHH, các nhà đại lý, cty tư nhân…không đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp được chính xác. Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cty. Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho. Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung 2. Kết quả sản xuất kinh doanh của cty qua 2 năm Biểu 3: Kết quả sản xuất kinh doanh cảu cty qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 1.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 2. Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3. Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.082.051 4. Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5. Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 - 10.981.764 -25.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 - 6.135.571 6. Lợi nhuận bất thường - 1.909.936 16.374.175 18.284.111 7. Tổng lợi tức trứơc thuế 12.558.998 5.392.411 - 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cty đạt được năm 2004 cao hơn so với năm 2005, nhưng doanh thu năm 2005 lại tăng so với năm 2004. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trường ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cty phải tăng các khoản chi phí như: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Vì vậy cty cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. II. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Phương pháp chung 2.1.1. Phương pháp duy vật biện chứng Là phương pháp nghiên cứu các hiện tượng kinh tế xã hội trong mối quan hệ hữu cơ tác động qua lại lẫn nhau để thấy được mức độ ảnh hưởng của mỗi yếu tố đến tổng thể khách quan. 2.1.2. Phương pháp duy vật lịch sử nghiên cứu và đánh giá sự vật hiện tượng phải coi trọng các quan điểm lịch sử, các sự vật tương đồng đã xảy ra trước đó. 2.2. Phương pháp cụ thể Phương pháp hạch toán kế toán + Phương pháp chứng từ: Là một phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. + Phương pháp đối ứng tài khoản: Là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài sản theo loại hoặc từng bộ phận của tài sản. + Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán: là phương pháp khái quát tình hình tài sản và kết quả kinh doanh của đơn vị hạch toán trong từng thời kỳ nhất định. Phương pháp chuyên khảo:Tham khảo và thu thập ý kiến nhận xét của người có kinh nghiệm cũng như thông tin từ sách báo, tạp chí. Phương pháp thống kê kinh tế: + Thu thập số liệu: từ nguồn số liệu sơ cấp (điều tra tại công ty) và nguồn số liệu thứ cấp (có sẵn tại sổ sách kế toán của công ty). + Xử lý số liệu: chủ yếu số liệu trên máy vi tính. PHẦN IV KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CTY ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG Cty TNHH tư vấn trang trí nội thât và xây dựng Song Nguyễn là một công ty TNHH nên rất cần vốn để bổ sung cho vốn kinh doanh. Vì vậy cty phải quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và kế toán công nợ một cách chặt chẽ, chính xác để tránh những rủi ro, thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng nhằm tăng hiệu quả kinh doanh. Nhưng trên thực tế, để tồn tại được trên thị trường thì nhiều khi cty phải chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Có những đơn vị khi cty đi mua hàng phải đặt cọc tiền trước để tạo sự tin cậy của mình với đơn vị bạn và cho đến khi hết thời hạn đã ký kết trong hợp đồng thì mới lấy được tiền đặt cọc về ( thưòng là đối với những hàng hoá khan hiếm), còn tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà hàng tháng cty có thể nhận được số tiền lãi trích ra từ số tiền đặt cọc do đơn vị bạn chi trả hoặc không. Việc đặt trước một lượng tiền lớn như vậy sẽ gây khó khăn trong việc quay vòng vốn cho cty. Hơn nữa, do mang đặc điểm của nghành xây dựng , kinh doanh nhiều mặt hàng. Đối với kế toán luôn có nhiệm vụ theo dõi, quản lý đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Trong khi đó điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác kế toán của cty chưa được trang bị đầy đủ, việc ứng dụng phần mềm kế toán máy của cty chưa thực sự hiệu quả. Điều này đòi hỏi rất lớn ở sự nỗ lực, khắc phục ở bộ phận kế toán ở cty , đặc biệt là đối với kế toán kế toán luôn thường xuyên theo dõi, chi tiết các khoản công nợ của khách hàng, quản lý các nghiệp vụ theo hình thức kế toán. Bởi mỗi một hình thức bán hàng thì cty sẽ lựa chọn một phương thức kế toán cho phù hợp nhất mà có lợi cho cả hai bên, có thể là kế toán ngay hoặc kế toán trả chậm, chính vì vậy quản lý theo phương thức kế toán sẽ giúp cty tránh được sự nhầm lẫn trong việc kế toán với nhà cung cấp. Nhưng với số lượng khách hàng giao dịch lớn như vậy cho nên sự nhầm lẫn trong kế toán là điều mà cty không tránh khỏi. II. HẠCH TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA CTY 2.1. Đặc điểm khách hàng của cty Khách hàng của cty là người tiêu dùng và các chủ thầu xây dựng. Có hai phương thức bán hàng mà cty đang áp dụng đó là bán buôn và bán lẻ. Đối với hình thức bán lẻ thì chủ yếu bán cho khách hàng là người tiêu dùng, khách hàng sẽ kế toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, còn đối với hình thức bán buôn thì khách hàng của cty thường là các đơn vị hoạt động kinh doanh, kể cả các Bách hóa khác trực thuộc trong công ty, các cơ quan Nhà nước. Với hình thức này sẽ giúp cho hàng hoá tiêu thụ nhanh, tránh sự tồn động của hàng hoá vì khối lượng bán ra lớn đồng thời có tác dụng giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài và mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau, từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của cty trên thị trường. Muốn vậy, cty phải thực hiện phương thức bán hàng trả chậm, nhưng để quay vòng vốn nhanh cty rất ít khi để cho khách hàng nợ dài hạn, tuỳ theo chữ tín trong kinh doanh mà khách hàng phải trả chậm theo sự thoả thuận giữa hai bên, xác định nợ hẹn thời gian kế toán. 2.2. Một số quy định chung của cty đối với phương thức bán hàng trả chậm Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn trước mọi hoạt động kinh doanh cty Gđ là người quyết định đối với việc bán hàng trả chậm hay không, để đi đến quyết định đó thì cty căn cứ vào sự tín nhiệm, độ tin cậy của mình đối với khách hàng, thường là những khách hàng có quan hệ mua bán qua lại với cty, khách hàng trong nội bộ công ty, các đơn vị hành chính. Đối với khách hàng trong nội bộ công ty sẽ cung ứng đầy đủ số lượng hàng không giới hạn mức nợ tối đa, còn đối với khách hàng ngoài công ty giá trị nợ sẽ giới hạn từ 10 triệu trở xuống. Việc thu hồi công nợ sẽ do một nhân viên trong cty chuyên làm nhiệm vụ giao hàng chịu trách nhiệm, tuỳ từng thời điểm mà cty quy định thời gian kế toán khác nhau nhưng thông thường là không quá 10 ngày. Trong công nợ phải thu chứng từ phản ánh tại các đại lý là phiếu thu. Căn cứ vào phiếu thu kế toán đối chiếu với từng mã khách hàng để phân bổ trực tiếp cho từng hoá đơn. Qua biểu 4 ta thấy tổng số nợ phải thu của cty tính đến cuối năm 2006 là 243.652.905 đồng, trong đó công ty cổ phần siêu thị XNK TM VN là khách hàng nợ cty nhiều nhất chiếm 41,57%, trong tổng số nợ tiếp theo là công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội chiếm 41,09%, Bộ ngoại giao chiếm 6,30%… Các khách hàng này đều là khách hàng có uy tín và có quan hệ làm ăn thường xuyên với cty. Biểu 4. Các khách hàng nợ chính của cty tính đến cuối năm 2006 STT Khách hàng Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) 1 Cty TNHH thương mại Minh Hương 2.515.224 1,03 2 Công ty cổ phần XNK TM VN 101.286.228 41,57 3 Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội 100.106.916 41,09 4 Cty Mạnh Hùng 10.061.832 4,13 5 Công ty TNHH Thiên Phát 221.489 0,09 6 Công ty môi trường 4.120.000 1,69 7 Công ty vật liệu điện lạnh 2.296.000 0,94 8 Công ty chế biến thực phẩm Quốc Tế 416.625 0,17 9 Công ty LG Vina 467.992 0,19 10 Công ty DV TM Hoàn Kiếm 157.503 0,06 11 Công ty TNHH dịch vụ Kim Liên 3.899.164 1,60 12 Bộ ngoại giao 15.355.800 6,30 13 Công ty CP thép tứ Bỉ 455.400 0,19 14 Cty hoá bán đồ nội thất 259.996 0,11 15 Công ty TM kết nối Tùng Lân 460.383 0,19 16 Công ty TNDV Thịnh Thái 250.000 0,10 17 Công ty đầu tư Trúc Bạch 689.999 0,28 18 Công ty TNHH An Thịnh Phát 430.000 0,18 19 Công ty TNHH Linh Lan 88.242 0,04 20 Công ty TNHH Quang Hùng 117.112 0,05 Tổng 243.652.905 100 Có thể nói việc tồn tại các khoản nợ phải thu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng như đối với cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn là không thể tránh được, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu được để cty tiến hành sản xuất kinh doanh. Song cty không chỉ căn cứ vào uy tín và mức độ làm ăn thường xuyên của khách hàng mà để hạn chế rủi ro có thể gặp trong việc bán hàng của các đại lý cty, thì cty cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro hay uy tín của khách hàng, Đồng thời cần đánh giá kỹ những ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của cty, để đánh giá mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu cty cần xem xét các yếu tố sau: - Số lượng hàng hoá bán ra - Giá bán hàng hoá - Các chi phí phát sinh thêm do việc tăng các khoản nợ phải thu - Các khoản chiết khấu chấp nhận - Thời gian thu hồi nợ bình quân đối với các khoản nợ 2.3. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng với khách hàng a. Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của cty, thông thường cty giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp cty tiêu thụ. Tất cả các trường hợp bán buôn dù đã thu được một phần tiền trước hoặc chưa thu được tiền đều phản ánh trên tài khoản 131. Ví dụ: Ngày 09/01/2006 Xuất kho bán buôn cho cty TNHH thương mại Minh Hương một lô hàng: Giá bán chưa thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Chưa thu tiền. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách. BIỂU 1 : MẪU HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG CỦA CTY. HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 : giao cho khách hàng KQ/ 01 - B Ngày 9 tháng 1 năm 2006 N9: 099065 Đơn vị bán hàng : Song Nguyễn Địa chỉ : 28 Hàng Cân – HK - HN Số tài khoản:…………………. Điện thoại :……………………………..Mã số :………………………. Họ và tên người mua : cty TNHH Thương mại Minh Hương Địa chỉ ………………………………….Số tài khoản ………………… Hình thức kế toán : 131…… .Mã số………………………… STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Bóng đèn cái 30 8636 259.080 2 Bút điện cái 100 3182 318.200 3 Bóng đèn tuýp cái 30 16364 490.920 4 Dây điện Cuộn 50 5909 295.450 Cộng tiền hàng 1.363.650 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 136.365 Tổng cộng tiền kế toán 1.500.015 Số tiền viết bằng chữ : một triệu năm trăm nghìn không trăm mười lăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099065 ngày 09/01/2006 kế toán ghi: Nợ TK 131: 1.500.015 đồng Có TK 511 : 1.363.650 đồng Có TK 3331 : 136.365 đồng Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN Mẫu số 01-VT Mã số thuế: 0100106764-1 PHIẾU XUẤT KHO QĐ số 1141-TC/CĐKT Cty: Ngày 9 tháng 1 năm 2006 Ngày 1-11-1995 của BTC Số:……...65……… Họ tên người nhận hàng: cty TNHH thương mại Minh Hương Lý do xuất kho: Bán buôn Xuất tại kho: 28 Hàng Cân – HK - HN STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Bóng đèn cái 30 7000 210000 2 Bút điện cái 100 2400 240000 3 Bónh đèn tuýp cái 30 13200 396000 4 Dây điện Cuộn 50 4800 240000 Cộng 1086000 Ngày……..tháng ……năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632: 1.086.000 đồng Có TK 156: 1.086.000 đồng Trường hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc kế toán tiền hàng trước thời hạn thì cty có thể ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1% - 2% cty sẽ chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản này vào chi phí bán hàng. Ví dụ: Ngày 05/02/2006 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.750.000 đồng. Giá bán chưa thuế GTGT: 5.462.500 đồng (thuế GTGT 10%). Chưa kế toán tiền. Do chưa đến hạn kế toán nhưng khách hàng kế toán bằng tiền mặt trước thời hạn nên cty ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131 : 6.008.750 đồng Có TK 511: 5.462.500 đồng Có TK 3331: 546.250 đồng Phản ánh số tiền đã thu được : Nợ TK 111: 6.008.750 đồng Có TK 131: 6.008.750 đồng Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 4.750.000 đồng Có TK 156: 4.750.000 đồng Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí: Nợ TK 641: 60.087 đồng Có TK 111: 60.087 đồng Trường hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất, mặc dù rất ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và cty luôn giữ đúng uy tín với khách. Tuy nhiên nếu có phát sinh hàng bị trả lại cty tìm cách thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữ nguyên, nhưng nếu khách hàng không đồng ý thì cty phải chấp nhận nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản phải thu của khách hàng đó. Ví dụ : Công ty Thanh Hà trả lại cho cty một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày12/01/2005, trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 165.000 đồng, cty nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho và chấp nhận trừ vào các khoản phải thu cho họ ( cty yêu cầu phải có biên bản kiểm nhận, kèm theo phiếu xuất kho của bên mua). Kế toán hạch toán như sau: Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531: 150.000 đồng Nợ TK 3331: 15.000 đồng Có TK 131: 165.000 đồng Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK 156: 133.928 đồng Có TK 632: 133.928 đồng Đồng thời phản ánh giảm doanh thu bán hàng: Nợ TK 511: 150.000 đồng Có TK 532: 150.000 đồng Từ định khoản trên, kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính : ngày tháng, số chứng từ, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo đúng định khoản. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất. Mẫu sổ chi tiết TK131 – Phải thu của khách hàng áp dụng tại cty như sau: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng khách hàng: Bách hoá Thanh xuân ( B01p ) Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 43254136 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Nợ PS Có 03/03 HD 099273 511A209 2716334 03/03 HD 099273 333109 271634 03/03 HD 099274 511A209 1430208 03/03 HD 099274 333109 143022 04/03 PT 3003 Thu tiền bán bóng đèn 1111 13996824 05/03 PT 3007 Thu tiền hàng 1111 17370197 05/03 P T 3008 Thu tiền bán dây điện 1111 1344024 05/03 HD 099276 511A209 1221840 05/03 HD 099276 333109 122184 10/03 HD 099277 511A209 665040 10/03 HD 099277 333109 66504 31/03 PKT 03 đối trừ TK 331A 331A 9184336 Tổng phát sinh nợ: 6636776 Tổng phát sinh có: 41895381 Số dư nợ cuối kỳ: 7995531 Ngày …tháng …năm…. NGƯỜI LẬP BIỂU ( Ký, họ tên ) Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng theo dõi chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng, cụ thể đến từng số hoá đơn, từng số phiếu thu mà cty đã thu được. Từ sổ chi tiết TK 131 sẽ tập hợp vào sổ tổng hợp TK 131 để theo dõi tổng số nợ phải thu của nhiều khách hàng trong một tháng. Để theo dõi tổng số nợ phải thu của từng khách hàng cty theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10, nhật ký chứng từ số 10 được mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau ( Trích mẫu sổ nhật ký chứng từ số 10). TỔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Từ ngày: 01/03/2006 đến ngày: 31/03/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 371936203 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 111 Tiền mặt 774.284.881 1111 Tiền mặt Việt Nam 774.284.881 113 Tiền đang chuyển 83.527.300 141 Tạm ứng 2.100.000 331 Phải trả cho người bán 74.917.782 331A Phải trả cho ngươì bán - Hàng KD 74.917.782 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 57.197.324 3331 Thuế GTGT phải nộp 57.197.324 333109 Thuế GTGT đầu ra – Kho 1 57.197.324 336 Phải trả nộibộ 16.422.300 511 Doanh thu thuần 610.236.721 511A Doanh thu hàng kinh doanh 610.236.721 511A1 Doanh thu hàng kinh doanh – Bán lẻ 38.263.498 511A101 Doanh thu hàng KD - Tự chọn D2 36.871.088 511A111 Doanh thu hàng KD - D2 – Nguội 1.392.410 511A2 Doanh thu hàng KD - Bán buôn 571.973.223 511A209 Doanh thu hàng KD - Bán buôn - Kho 1 571.973.223 721 Các khoản thu nhập bất thường 143 821 Chi phí bất thường 390 Tổng phát sinh nợ: 669.534.188 Tổng phát sinh có: 949.152.653 Số dư nợ cuối kỳ : 92.317.738 Ngày…tháng…năm… NGƯỜI LẬP BIỂU ( Ký, họ tên )  Sổ cái TK 131 là sổ tổng hợp được mở cho cả năm. Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 10, kế toán ghi vào dòng ‘’Tổng phát sinh Có” trên sổ Cái này và căn cứ vào các NKCT có liên quan để ghi vào phần phát sinh Nợ TK 131, đối ứng Có TK liên quan. Sau đó, kế toán cộng phát sinh Nợ, tính ra số dư cuối kỳ. Mẫu sổ: Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 Nợ Có 145089340 TK ghi