Báo cáo Kế toán nghiệp vụ công nợ tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư IMEXCO

àng, cung cấp, lao vụ, thu tiền ngay . TK 131 - Số tiền khách hàng thanh toán - Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng. - Doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại. - Số tiền giảm giá trong doanh thu của số hàng đã bán. - Số tiền chiết khấu khách hàng được hưởng do thanh toán nhanh. Sdđk : xxx - Doanh thu của khối lượng thành phẩm hàng hoá xuất bán, lao vụ, dịch vụ cung cấp xác định là tiêu thụ. - số tiền trả lại thừa cho khách hàng Sdck : xxx Số tiền còn phải thu khách hàng - TK này có thể có SD bên có : tiền khách hàng ứng trước và thu thừa 1.2.3. Trình tự hạch toán : 521,532,531 511 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 131 Doanh thu bán chịu sản phẩm Hàng hoá, dịch vụ phải thu Giảm nợ phải thu do CKTM hàng bị trả lại, giảm giá 333(33311) Thuế VAT trương ứng với giảm giá hàng bán, DT hàng bán bị trả lại 333(3311) Thuế GTGT 111,112,113 Thu nợ hoặc khách hàng ứng tiền trước 152,153,156 (611) 515,711 Thu nợ bằng vật tư hàng hoá Doanh thu hoạt động TC TN khác phát sinh phải thu 133 (1331) Thuế GTGT (PPKT) 331,311,315 Bù trừ công nợ hoặc trả cho vay 139/642 Xử lý khoản nợ không thu hồi (đồng thời ghi đơn nợ TK 004) 1.3. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng nước ngoài : 1.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, Invoice, Packing list, Specification, Bill of Lading, hoá đơn xuất hàng, GBC ngân hàng. 1.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 131 1.3.3. Trình tự hạch toán : - Căn bản giống phải thu khách hàng trong nước. Nhưng do quan hệ với khách hàng ngoại nên sẽ thêm phí ngân hàng. 111,112 3333 511 131,1122 khi nộp thuế thuế XK phải doanh thu XK nộp (nếu có) xuất khẩu 641 chi phí xuất hàng - Phải theo dõi thêm TK 007 “ ngoại tệ các loại “ để ghi gốc nguyên tệ. Theo nguyên tắc ghi đơn Nợ : ghi tăng, Có : ghi giảm. 2. Kế toán công nợ nghiệp vụ phải trả người bán : 2.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ : Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, trước hết cần nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền. Có thể mô tả 1 quy trình mẫu cho công việc này như sau : - Lập phiếu đề nghị mua hàng : kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng. - Bộ phận mua hàng : căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả … sau đó, phát hành đơn đặt hàng được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên. - Lập phiếu nhập kho : khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm … sau đó lập phiếu nhập kho có chữ ký của người hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho … - Kiểm tra chứng từ : bộ phận kế toán nợ phải trả đóng dấu ngày nhận các chứng từ và đánh số thứ tự liên tục các chứng từ đó trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình. - Theo dõi thanh toán : việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa 2 chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán sẽ là 1 biện pháp hữu hiệu. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng. - Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ cái. - Ngoài ra, để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ có thể thực hiện thủ tục : hàng tháng gửi cho các khách hàng 1 bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và SD cuối tháng. 2.2. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán trong nước : 2.2.1. Chứng từ sử dụng : Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng. 2.2.2. Tài khoản sử dụng : - TK 331 phải trả người bán. - Tài khoản 331 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Không phản ảnh vào tài khoản 331 các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả tiền ngay. TK 331 Sdđk : xxx - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ và người nhận thầu XDCB. - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. - Số tiền đã trả cho người bán cung cấp lao vụ, dịch vụ người nhận thầu XDCB. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ. - Số tiền được giảm giá của số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. - Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất trả lại người bán. - Chiết khấu mua hàng được hưởng và trừ vào nợ phải trả. Sdck : xxx Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB. - TK này có thể có SD bên nợ, phản ánh trả tiền trước cho người bán 2.2.3. Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 111,112,311 151,152,156,(611),(133) 331 Trả nợ hay ứng trước cho người bán Mua chịu vật tư hàng hoá 211,213,2411,(133) 515 Mua chịu TSCĐ 2412,2413 (133) Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng Phải trả người nhận thầu về XDCB hay SCL TSCĐ 627,641,642,….(133) Xử lý nợ vắng chủ (nếu có) 711 Phải trả người cung cấp dịch vụ 2.3. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán nước ngoài : 2.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, giấy xin mở L/C, hoá đơn nhận hàng, giấy thông báo nộp thuế, biên bản nộp thuế NK, GBN ngân hàng. 2.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 331. 2.3.3. Trình tự hạch toán : Sơ đồ hạch toán : 111(2),112(2) 144 331 156(1) ký quỹ mở L/C (1a) trả tiền hàng (2) hàng về nhập kho (3) CLTG (413) CLTG (413) II. Kế toán công nợ hoạt động uỷ thác : 1. Kế toán công nợ nghiệp vụ XK uỷ thác : 1.1. Khái niệm : - Xuất khẩu uỷ thác là 1 hoạt động kinh tế mà bên A (bên uỷ thác) nhờ bên B (bên nhận uỷ thác) xuất khẩu hộ hàng hoá. Bên A chịu trách nhiệm thu gom hàng, bên B chịu trách nhiệm ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng nước ngoài. Hoạt động này bên B chỉ hưởng hoa hồng uỷ thác. Hoa hồng uỷ thác có thể là 1 khoản nhất định hoặc là 1 tỷ lệ phần trăm trên giá trị lô hàng được thoả thuận trước. 1.2. Nhiệm vụ kế toán : - Ký hợp đồng kinh tế trực tiếp với khách ngoại, lập các hoá đơn chứng từ có liên quan. - Phản ánh các nghiệp vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Kế toán chỉ phản ánh vào TK doanh thu của đơn vị về hoa hồng uỷ thác. Nếu có trường hợp bên uỷ thác nhờ thu tiền của khách ngoại, khi nhận giấy báo có của ngân hàng về việc thanh toán của khách ngoại thì phải ghi có TK 338. 1.3. Tổ chức công tác kế toán : - Chứng từ sử dụng: giống như xuất khẩu trực tiếp, ngoài ra còn có hợp đồng kinh tế với bên uỷ thác. - Trình tự hạch toán : + Đơn vị giao uỷ thác. * Tài khoản sử dụng : TK 338 (3388) phải trả nộp thuế khác. TK 131 phải thu khách hàng. * Chi tiết tài khoản : 338 (3388). TK 338 đơn vị nhận UTXK Sdđk : xxx - Số tiền phải trả cho bên ủy thác khi nhận ủy thác thanh toán hộ với khách hàng số tiền đã nhận bên giao ủy thác để trả lại các phí, thuế……. - Số tiền đã trả cho bên ủy thác xuất khi thanh toán nợ, số tiền đã trã hộ chi phí, thuế …… Sdck : xxx Số còn phải trả, phải nộp. * Tài khoản này có thể có số dư bên nợ : phản ánh số đã nộp, đã trã nhiều hơn số phải nộp, phải trả. * Trình tự hạch toán : 157 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 632 155,156(1), 111, 112 Giá vốn hàng giao cho đơn vị nhận UTXK (1) Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ (2b) Bù trừ khoản phải trả đơn vị UTXK (5) 3388 đơn vị UTXK 511 131 đơn vị UTXK 111,112 Đơn vị nhận UTXK nộp hộ (3b) 3333 Thuế XK phải Nộp (nếu có) (3a) Doanh thu XK (2a) Số tiền còn lại đã thu 641 Phí thác phải trả và chi phí XK đơn vị nhận UTXK chi hộ (4) 133 VAT + Đơn vị nhận uỷ thác. * Tài khoản sử dụng : TK 331 :phải trả người bán. TK 138 :(1388) phải thu khác TK 003 :hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi TK 131 :Phải thu khách hàng. * Chi tiết tài khoản : TK 1388 đơn vị giao UTXK Sdđk : xxx - Các khoản chi phí bên nhận UT trả hộ bên ủy thác chi phí NH, thuế …… - Số tiền bên ủy thác trả cho bên nhận ủy thác. Sdck : xxx - Số tiền bên nhận ủy thác còn phải thu bên ủy thác. TK 003 - Giá trị hàng hoá đã bán hoặc đã trả lại cho người bán. - Giá trị hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi. Sdck : xxx - Giá trị hàng hoá còn nhận bán hộ, nhận ký gởi. * Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 003 Nhận hàng của bên giao ủy thác (1) Xuất khẩu hàng cho bên giao ủy thác (2b) 3388 chi phí nộp thuế 331 Đvị giao UTXK 131 Người mua nước ngoài 111,112 111,112 Thuế XK/TTĐB phải nộp cho bên giao UTXK (3a) Thu hộ tiền hàng cho đơn vị giao UTXK (2a) Khi nộp hộ Thuế (3b) Thu hộ tiền hàng (6) Chuyển tiền cho đơn vị UTXK (7) 131 Đvị giao UTXK 511 Thanh toán bù trừ (7) Phí UTXK 333(11) (5) VAT 1388 đơn vị giao UTXK Chi hộ cho đvị UTXK (phí NH, thuê bãi…)(4) (7) 2. Kế toán công nợ nghiệp vụ NK uỷ thác : 2.1. Khái niệm : - Nhập khẩu uỷ thác là 1 hoạt động kinh tế mà bên uỷ thác nhờ bên nhận uỷ thác nhập hộ hàng hoá. Bên nhận uỷ thác có trách nhiệm ký hợp đồng kinh tế với khách ngoại, thỏa thuận với khách ngoại về các điều kiện giao nhận hàng và phương thức thanh toán. Hoạt động này bên nhận uỷ thác chỉ được hưởng hoa hồng uỷ thác – có thể là 1 khoản định trước hoặc tỷ lệ phần trăm giá trị lô hàng được nhập như thoả thuận trước. 2.2. Nhiệm vụ : - Nếu bên uỷ thác yêu cầu thanh toán hộ đối với khách ngoại thì sau khi ký hợp đồng kinh tế, kế toán phải xin mở L/C. - Các nghiệp vụ phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Ghi nhận doanh thu về khoản hoa hồng được hưởng khi bên uỷ thác đã nhận hàng. 2.3. Tổ chức công tác kế toán : - Chứng từ sử dụng : Hợp đồng kinh tế với khách ngoại, hợp đồng kinh tế uỷ thác nhập khẩu với khách nội, đơn đề nghị mở L/C, biên lai nộp thuế nhập khẩu, các khoản chi phí có liên quan, giấy báo có Ngân hàng. - Trình tự hạch toán : + Đơn vị giao uỷ thác : * Tài khoản sử dụng TK331. * Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 331 chi tiết đơn vị nhận UTNK 111(2), 112(2) 156 (1) Giá trị hàng NK và thuế NK (2a) (PNK) (HĐ GTGT của đơn vị nhận UT) CLTG (413) Chuyển tiền cho đơn vị nhập UT mở L/C CLTG (TK413) (1) 133 VAT hàng nhập khẩu (2b) (nếu đơn vị nhận UT nộp hồ sơ) Chi thanh toán các khoản nợ (4) (tiền hàng còn thiếu, phí UT, …) 156 (2) Phí UTNK và chi phí NK do đơn vị (3) nhận ủy thác chi hộ Ghi chú : Nếu đơn vị nhận UTNK làm thủ tục kê khai thuế nhưng đơn vị UT tự nộp thuế vào NSNN thì ngoài bút (2b) khi nộp thuế, kế toán ghi : Nợ 331 chi tiết đơn vị nhận UTNK. Có 111, 112 : nộp thuế NK, VAT hàng nhập khẩu. Nếu đơn vị nhận ủy thác chưa nộp VAT hàng nhập khẩu thì chứng từ của NV (2a) là PXK kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động nội bộ, khi đã nộp thuế mới phát hành HĐ GTGT. Giá trị hàng nhập khẩu đã nhận (gồm các khoản thuế NK, VAT phải nộp) Chứng từ : PXKKVCNB 331-đơn vị nhận UTNK 156(1) 133 (Nếu còn tồn kho) Khi nhận HĐGTGT ghi VAT 632 (nếu đã bán) ghi VAT + Đơn vị nhận uỷ thác. * Tài khoản sử dụng TK131. * Trình tự hạch toán : Nhận ngoại tệ của đơn vị giao UT để mở L/C (1) SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 144 111, 112 331 người bán nước ngoài 131 đơn vị giao UTNK Mở L/C (2) Thanh toán hộ Tiền hàng (7) Nhận hàng nước ngoài không nhập kho giao thẳng (3a*) 511 333(3,12,2) 156 (151) Xuất trả hàng (HĐGTGT và ctừ lquan) Tiền hàng phải Thanh toán hộ (3a) Hoa hồng Ủy thác Nộp hộ thuế (8) 333(11) (5) Thuế NK, VAT, TTĐB) phải nộp hộ (3b) VAT TH giao thẳng : ghi thuế NK, VAT … phải nộp hộ (3b*) Chi hộ cho đơn vị UTNK (phí NH, thuê kho, ……) (4a) Thu tiền đơn vị giao ủy thác (phí UT, các khoản chi hộ) (6) III. Kế toán các khoản phải thu, phải trả khác : 1. Kế toán khoản phải thu khác : 1.1. Những vấn đề cơ bản : các khoản phải thu khác gồm : - Giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. - Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng làm mất mát vật tư, hàng hoá … đã được xử lý bồi thường. - Các khoản cho vay, mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi. - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý. - Các khoản tiền chuyển cho đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu nộp hộ để mua hàng hoặc nộp hộ các loại thuế. - Các khoản phải thu khác. 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản sử dụng : 138 – Phải thu khác. - Tài khoản 138 dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán về các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở TK131, và TK136 như giá trị tài sản thiếu được phát hiện chưa xác định rõ nguyên nhân đang chờ quyết định xử lý, các khoản chi không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý, các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời …. - Tài khoản 138 có 2 tài khoản cấp 2 : + TK1381 – TS thiếu chờ xử lý : phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xđ nguyên nhân. + TK1388 – Phải thu khác : Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài các khoản phải thu phản ánh ở TK 131, TK 136, TK 1381. TK 138 Sdđk : XXX - Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết. - Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân. - Các khoản nợ và tiền lãi phải thu. - Giá trị tài sản thiếu được kết chuyển vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý. - Số tiền đã thu được của khoản nợ thuộc phải thu khác. Sdck : XXX Các khoản nợ còn phải thu thuộc nghiệp vụ nhóm phải thu khác. 1.3. Sơ đồ hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 111, 112, 152, 153, 155, …. 111, 112, 152, … 138 Cho mượn tiền hoặc tài sản Hoặc phải thu bồi thường 334, 411, … Tài sản thiếu, mất chưa rõ nguyên nhân – chờ xử lý Khi thu hồi tài sản cho mượn 111, 152, … Xử lý tài sản thiếu mất (Khấu trừ lương, cho giảm vốn KD) 2. Kế toán các khoản phải trả khác : 2.1. Những vấn đề cơ bản : - Các khoản phải trả phải nộp khác là các khoản phải trả phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các TK khác (từ TK 331 đến 336), gồm: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ; các khoản phải trả cho đơn vị bên ngoài do nhận ký cược ký quỹ ngắn hạn; các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh; cổ tức phải trả; các khoản đi vay, mượn vật tư tiền vốn … có tính chất tạm thời. - Các khoản phải trả, phải nộp khác. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản sử dụng : TK 338 – phải trả, phải nộp khác. - Tài khoản 338 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung phản ánh ở các tài khoản khác (từ TK331 đến TK336). - Tài khoản 338 có 5 TK cấp 2 : + TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết. + TK 3382 – Kinh phí công đoàn. + TK 3383 – Bảo hiểm xã hội. + TK 3384 – Bảo hiểm y tế. + TK 3388 – phải trả, phải nộp khác. - TK 338 có số bên có, phản ánh : + Số tiền còn phải trả, phải nộp. + BHXH, BHYT và KPCĐ đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết. + Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. - Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và kinh phí cố định vượt chi chưa được cấp bù. Sdđk : XXX - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân). - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể. - Trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào chi phí SXKD. - Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện, nước ở tập thể. - Trích BHYT và tiền lương CNV. - BHXH và kinh phí cố định vượt chi được cấp bù. - Các khoản phải trả khác. Sdck : XXX TK 338 - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan - BHXH phải trả cho CNV - KPCĐ chi tại đơn vị - Số BHXH, BHYT và kinh phí cố định đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, kinh phí cố định. - Các khoản đã trả và đã nộp khác Sdck: XXX 2.3. Sơ đồ hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 152, 153, 157, … 711, 632, … 3381 622, 627, 641, 642, 334 111, 112, 334 3382, 3383, 3384 Tài sản thừa chờ xử lý căn cứ quyết định xử lý TS thừa Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Sử dụng quỹ BHXH, BHYT KPCĐ 511.515 111, 112,131,112,152 … 3387 Kết chuyển doanh thu kỳ kế toán Doanh thu chưa thực hiện 111,112 Trả lại tiền cho khách 111, 112, 152, … 111, 112, 152, …. 3388 Trả lại tài sản mượn Mượn tài sản tạm thời 111, 112 421 Chi tiền lãi cho các bên liên doanh Chia lãi cho các bên liên doanh ` IV. Kế toán các khoản tạm ứng : 1. Khái niệm : - Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt. - Tiền tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp ứng trước cho CNV để sử dụng vào mục đích mua vật tư, hàng hoá và các chi phí thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh; là khoản tiền hoặc vật tư giao cho các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp không có tổ chức kế toán riêng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Nguyên tắc kế toán : - Người nhận tạm ứng phải là CNV của doanh nghiệp. - Chỉ giao tạm ứng khi có giấy đề nghị tạm ứng đã được thủ trưởng và kế toán trưởng ký duyệt. - Tiền tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích đề nghị tạm ứng. Khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng phải lập bảng kê thanh toán tạm ứng đính kèm với các chứng từ gốc. Số tạm ứng chi không hết phải nộp quỹ, nếu quá thời hạn quy định mà chưa nộp thì kế toán được phép trừ vào lương của người nhận tạm ứng đó. 3. Kế toán chi tiết : - Chứng từ : phiếu chi kèm phiếu đề nghị tạm ứng; bảng thanh toán tạm ứng. - Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng người nhận tạm ứng, từng khoản, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng. 4. Kế toán tổng hợp : - Tài khoản sử dụng : TK 141 + TK 141 – Tạm ứng, để theo dõi các khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Sdđk : XXX - Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho công nhân, viên chức và người lao động của doanh nghiệp. - Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi tiêu thực tế đã được duyệt. - Số tạm ứng chi không hết. Sdck : XXX Số tiền tạm ứng chưa thanh toán 111, 334 141 111, 112 - Sơ đồ hạch toán : Xuất quỹ tiền giao tạm ứng (1) Phần chi không hết nộp lại quỹ TM Hoặc trừ lương : CL (1) > (2) 152, 627, 641, 642, …. Số tiền được chi thêm : CL (2) > (1) Thanh toán tạm ứng mua vật liệu chi phí hđkd C. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi : I. Khái niệm : - Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi được tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm bù đắp thiệt hại thực tế khi các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi được, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thuần tuý có thể thực hiện được của các khoản phải thu. Số tiền thực sự sẽ thu được trên BCĐKT lúc cuối năm. II. Những vấn đề cơ bản: 1. Căn cứ ghi nhận nợ phải thu khó đòi: - Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kế nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. - Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có các dấu hiệu khác như bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, … thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. 2. Biện pháp xử lý nợ phải thu khó đòi : - Doanh nghiệp phải lập Hội đồng để xác định các khoản nợ phải thu khó đòi. - Hội đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là : Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng hoặc Phòng kinh doanh. 3. Mục đích lập dự phòng : - Để giúp doanh nghiệp có nguồn kinh phí bù đắp khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo tồn vốn kinh doanh. - Để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. - Xác định giá trị thực của 1 khoản tiền phải thu trong thanh toán khi lập báo cáo tài chính. 4. Điều kiện lập dự phòng : - Phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ hoặc người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. - Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm : hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kế nợ, biên bản đối chiếu công nợ, … 5. Phương pháp lập dự phòng : - Trên cơ sở điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ phải thu khó đòi nói trên. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. III. Phương pháp phản ánh : - Tài khoản sử dụng Tk139 – dự phòng phải thu khó đòi. - Tài khoản 139 dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được. TK 139 - Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xóa nợ. - Hoàn nhập chênh lệch số dư phòng đã lập không sử dụng hết đến cuối niên độ kế toán với số dự phòng đươc lập niên độ sau. SdđK : XXX - Số dự phòng được lập cho các khoản nợ phải thu khó đòi. Sdck : XXX Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại - Ngoài ra còn sử dụng tài khoản 004 – nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoài BCĐKT). Tài khoản 004 dùng để phản ánh chi tiết số nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ theo từng người nợ và từng khoản nợ. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP (2a) 139 642 (6426) 004 131, 138 (1) (4b) (3b) 642 (6) (2b) (2a) (4a) 711 111, 112 (3a) Diễn giải : (1) Cuối niên độ kế toán, tính toán và lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận: Nợ TK 642(6426) : Có TK 139 : chi phí dự phòng. (2) Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, căn cứ những văn bản có chứng cứ pháp lý, DN lập thủ tục xoá nợ, khi được phép xoá nợ, ghi: (2a) Kết chuyển nợ xoá sổ: Nợ TK 139 (nếu số dự phòng đã lập >= số nợ xoá sổ). Hoặc Nợ TK 642 (nếu số dự phòng đã lập <= số nợ xoá sổ). Có TK 131, 138 : (2b) Ghi đơn vào bên nợ TK 004 “nợ khó đòi đã xử lý” : số nợ xoá sổ. (số nợ này được theo dõi trong thời hạn tối thiểu 5 năm, chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán). (3) Đối với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, nếu sau này thu được nợ, kế toán ghi: (3a) Phần nợ thu được xem như khoản thu nhập khác: Nợ TK 111, 112, … : Có TK 711 : (3b) Đồng thời ghi đơn có TK 004 để giảm phần nợ khó đòi đã xoá sổ mà nay đã thu được. (4) Cuối niên độ sau, kế toán so sánh mức lập dự phòng năm nay so với năm trước. Có 2 trường hợp: (4a) Kế toán hành hoàn nhập dự phòng số chênh lệch mức lập dự phòng năm nay nhỏ hơn mức lập dự phòng còn lại đã lập cuối niên độ trước: Nợ TK 139 : Có TK 642(6426) : chênh lệch hoàn nhập dự phòng. (4b) Kế toán tiến hành lập dự phòng số chênh lệch mức lập dự phòng năm nay lớn hơn mức lập dự phòng còn lại đã lập cuối niên độ trước: Nợ TK 642(6426) : Có TK 139 : chênh lệch lập dự phòng. IV. Xử lý khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi : - Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định trên đây; nếu số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp không phải trích lập; nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước; ngược lại, nếu số dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch. - Thời điểm hoàn nhập dự phòng công nợ khó đòi đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính hàng năm. PHẦN 3. KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY IMEXCO A. Kế toán công nợ : I. Kế toán hoạt động tự doanh : 1. Kế toán công nợ nghiệp vụ bán hàng trong nước : 1.1. Chứng từ kế toán : - Hợp đồng mua bán. - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng. - Bảng chấp thuận cho khách hàng được hưởng chiết khấu, giảm giá. - Tờ khai thuế. 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 1311 - phải thu khách hàng trong nước. 1.3. Kế toán chi tiết : - Phòng xuất nhập k