Báo cáo Kế toán nguyên liệu vật liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng

í trả trước (TK142) và chi phí phải trả (TK241) IV-Hạch toán hàng hoá ,thành phẩm ,doanh thu ,và kết quả ,thanh toán với khách hàng. Ghi có TK 155,156 ,157 ,159, 131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 635, 811, 515, 911. Bảng kê nhập ,xuất ,tồn kho thành phần (TK155) ,hàng hoá (TK156) Bảng tính giá trị thực tế thành phần ,hàng hoá Bảng kê hàng gửi đi bán (TK157) Bảng kê thanh toán với người mua (TK131) V-Hạch toán tài sản cố định Ghi có các TK211,212,213 VI-Hạch toán các nghiệp vụ khác Ghi có các TK121, 128, 129, 136, 138, 139 , 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461 VII-Sổ cái Bảng số 01 Chương II Thực trạng kế toán nguyên liệu ,vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng. 2.1Vài nét về công ty Thương Mại, Xây Dựng Bạch Đằng. 2.1.1-Lịch sử và quá trình phát triển của công ty. Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng lá một Doanh nghiệp Nhà Nước thuộc tổng công ty xây dựng Thương Mại, trực thuộc bộ Giao thông vận tải. Tiền thân của công ty là một phân xưởng gốm sứ thuộc xí nghiệp sản xất kinh doanh hàng xuất khẩu và xí nghiệp này thuộc công ty xuất nhập khẩu thiết bị giao thông vận tải I thuộc bộ giao thôn g vận tải. Phân xưởng này sản xuất với một quy mô nhỏ, chủ yếu làm nhiệm vụ tạo công ăn việc làm cho một số cán bộ công nhân dư thừa của Tổng Công Ty và mặt hàng sản xuất lúc bấy giờ là những mặt hàng gốm sứ và những chi tiết trang trí bằng nguyên liệu thạch cao. Đến tháng 2 năm 1996 theo quyết định số 989 của bộ giao thông vận tải thì phân xưởng được nâng cấp thành Xí Nghiệp Gốm sứ Mỹ nghệ xuất khẩu và Trang trí nội thất Thời điểm này Xí Nghiệp không còn sản xuất hàng gốm sứ nữa mà chuyển đổi sang công nghệ sản xuất mới, đó là chất liệu nhựa tổng hợp cộng với bột đá tự nhiên tạo ra những sản phẩm như : Mặt hàng đồ chơi, quà tặng lưu niệm (con giống, biểu tượng..) Ngoài ra, Xí nghiệp còn sản xuất thêm đồ mộc trang trí nội thất và sản xuất đồ mỹ nghệ. Sản phẩm được tiêu thụ ở thị trường trong và ngoài nước (xuất khẩu sang Đức, Đài Loan, Pháp..) Tháng 10 năm 1999, nhìn thấy sự tiến triển và phát triển của Xí nghiệp này lãnh đạo Tổng công ty Xây Dựng –Thương Mại –Bộ giao thông vận tải đã quyết định theo số 2967/1999 QĐ Bộ giao thông vận tải ngày 28/10/1999 chuyển đổi xí nghiệp gốm sứ Mỹ nghệ xuất khẩu và trang trí nội thất thuộc tổng công ty Xây Dựng Thương Mại –Bộ giao thông vận tải. Công ty có trách nhiệm trước Tổng công ty về những hoạt động kinh doanh của mình. Lúc này công ty có chức năng chủ yếu lá sản xuất kinh doanh các mặt hàng như đồ chơi, quà tặng lưu niệm ,đồ gỗ trang trí nội thất, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ gốm sứ sơn mài …Ngoài ra còn gia công hàng xuất khẩu . Cho đến tháng 10 năm2001 do ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty không còn phù hợp với tên Công ty mỹ nghệ và trang trí nội thất nên theo quyết định số 3047/QĐ Bộ giao thông vận tải chuyển đổi thành tên Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng. Tên giao dịch:VIETRACIXEX Trụ sở chinh: Số 71-Bạch Đằng –Quận Hai Bà Trưng –Hà Nội Chi nhánh :Văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minhư Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ giao thông vận tải, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định của Nhà Nước, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam .Các mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu nằm trong danh mục hàng hoá đã được Bộ thương mại phê duyệt phù hợp với chính sách quy định của Nhà Nước về xuất nhập khẩu. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành ,công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng đã không ngừng phấn đấu vươn lên về mọi mặt .Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển ở nước ta ,công ty đã gặp phải rất nhiều kho khăn trở ngại . Nhưng giờ đây bằng những kinh nghiệm loa động sáng tạo và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên,trong những năm gần đây công ty đã giả quyết được khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh cuả mình.Sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú ,sản phẩm đó không những được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến mà nó còn được phát triển rộng rãi trên thị trường nước ngoài .Điều này được thể hiện qua một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt được trong hai năm 2001-2002. Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 –Tổng doanh thu 17.475.018.358 25.164.572.400 Trong đó doanh thu hàng xuât khẩu 3.573.870.000 5.163.917.178 –Tổng chi phí 11.800.926.095 17.158.458.173 –Tổng lợi nhuận trứơc thuê 122.665.977 229.717.049 –Nộp ngân sách Nhà Nước 1.977.056.286 2.638.930.000 –Thu nhập bình quân lao động 500.000 550.000 2.1.2-Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1.2.1 Chức năng Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng có các chức năng sau: Tổ chức xuất nhập khẩu và kinh doanh phương tiện vận tải ,kinh doanh kho bãi theo giấy phép kinh doanh của công ty và phù hợp với quy chế hiện hành của Nhà Nước –tổ chức tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu ở trong nước. Sản xuất kinh doanh hàng đồ chơi ,hàng kim khí hoá chất ,điện máy và lắp ráp điện tử .Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước . 2.1.2.2 Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành phù hợp. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu. Thực hiện các chính sách về thuế, nộp ngân sách nhà nước. Thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế theo đúng luật pháp. 2.1.3-Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của từng bộ phận: 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức: Ban giám đốc công ty bao gồm giám đốc và một phó giám đốc là những người điều hành về hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động của công ty ,đồng thời cũng lá người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong công ty theo đúng luật định .Dưới ban giám đốc là các phòng ban trực thuộc chia làm hai khối .Khối kinh doanh và khối quản lý. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh Phòng KD Phòng TCKT Phòng XNK Phó giám đốc Giám đốc Phòng KHSC Phòng TCHC Xưởng đồ chơi Xưởng gia công Sơ đồ 08 2.1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận 2.1.3.2.1 Phòng tổ chức hành chính: Quản lý công tác tổ chức cán bộ và công tác chế độ lao động tiền lương. Quản lý hồ sơ toàn bộ cán bộ công nhân viên và quản lý công tác quản trị 2.1.3.2.2 Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho giám đốc công ty các công tác tài chính theo quy định của pháp luật nhà nước . Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn của công ty Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ với các cơ quan hữu trách ,tìm và sử dụng nguồn vốn . Quản lý tài sản của công ty ,thu hồi công nợ ,tính lương ,tính toán xác định giá thánh sản phẩm. Kiểm tra hướng dẫn cán bộ vật tư làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ thanh toán. 2.1.3.2.3 Phòng kế hạch sản xuất Tham mưu và thay mặt giám đốc công ty quản lý ,điều hành toàn diện công tác sản xuất của công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, công tác kỹ thuật, các định mức tiền lương vật tư, xây dựng giá thành kế hoạch sản xuất. Lập phương án cải tạo mở rộng đầu tư phát triển sản xuất, chuyển đổi công nghệ, quản lý sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, chất lượng sản phẩm. Quản lý kho hàng, kho vật tư sản xuất, chuyển đổi công nghệ, kiểm tra đôn đốc các đơn vị sản xuất, điều chỉnh khối nhân lực trong khối sản xuất của công ty. 2.1.3.2.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng có nhiệm vụ tham mưu chỉ đạo công tác kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty phù hợp với luật xuất khẩu của Nhà Nước .Vận dụng luật xuất nhập khẩu và các văn bản dưới luật để áp dụng với loại hàng hoá của công ty. Kết hợp với phòng TCHC và phòng KHSX xây dựng giá bán các thành phẩm và đảm bảo hàng hoá giữ được uy tín cho công ty. Lập kế hoạch và xây dựng chương trình tham gia các hội thảo quảng cáo hội chợ quốc tế trong và ngoài nước trình giám đốc công ty duyệt. 2.1.3.2.5Các xưởng sản xuất Là đơn vị trực tiếp sản xuất dưới sự điều hành của phòng KHSX và các phòng chức năng của công ty, theo chức năng chuyên môn của phòng . Xưởng tổ chức điều hành trực tiếp công tác sản xuất theo kế hoạch đặt ra, đảm bảo chất lượng, số lượng và đúng định mức vật tư. Nói chung các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ đước tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất, có chức năng tham mưu giúp cho ban giám đốc trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh được giao cho thông suốt và đạt hiệu quả cao. Bên cạnh việc thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch ,chỉ thị , mệnh lệnh của ban giám đốc, các phòng ban và phân xưởng còn có nghĩa vụ đề xuất với ban giám đốc những chủ trương, biện pháp sáng kiến nhằm giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường công tác quản lý trong công ty. 2.1.4-Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và quy mô hoạt động sản xuất của công ty là theo một cấp ,không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung. Tổ chức theo kiểu này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản. Phòng kế toán của công ty thực hiên tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần kế toán từ khâu nhận ,ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp.Trong đó kế táon trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không qua khâu trung gian nhận lệnh. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ, kế toán tiền lương BHXH Kế toán tiêu thụ SP Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán thanh toán các khoản phải thu phải trả Kế toán vật tư tập hợp chi phí , tính giá thành Kế toán tổng hợp Sơ đồ 09 Chức năng,nhiệm vụ cụ thể của bộ máy kế toán: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định công việc kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: Thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của đơn vị thay mặt nhà nước kiểm tra thực hiện chế độ quy định củ nhà nước về lĩnh vực kết toán cũng như lĩnh vực tài chính. Quyền hạn của kế toán trưởng luôn gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích công ty và nhà nước: phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện chủ trương về chuyên môn ,có trách nhiệm trong các chứng từ kế toán, yêu cầu các bộ phận chức năng trong bộ máy quản lý của đơn vị cùng hợp tác thực hiện. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán vật tư tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình biến động (tăng, giảm, thừa thiếu)các loại vật tư bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng, công cụ dụng cụ. Đồng thời kế toán có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, từ đó tính giá thành sản phẩm . Kế toán tiến mặt, tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ lập và theo dõi tình hình thanh toán, các khhoản chi tạm ứng, các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải thu khác. Kế toán tiêu thụ sản phẩm :có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm ,tình hình tiêu thụ và làm báo cáo theo quy định. Kế toán tiền lương, BHXH: có nhiệm vụ tính và thanh toán các khoản lương, BHXH…hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, phân bố chính sách tiền lương và thực hiện kế hoạch quỹ lương. Lập báo cáo về lao động tiền lương. Tóm lại: Các nhân viên kế toán trong công ty mặc dù mỗi người đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng song giữa họ vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả . Để phù hợp với điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay ,công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và tổ chức hạch tóan theo quyết định số 1141/QĐ-TC-CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Đây là hình thức kế toán xây dựng dựa trên nguyên tắc kết hợp ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ hệ thống kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng . Công ty sử dụng một số sổ sách để phục vụ cho việc hạch toán NLVL, CCDC như sau: Chứng từ ghi sổ . Sổ quỹ, sổ chi tiết (nhập ,xuất ) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Sổ cái… Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Niên độ kế toán :Từ ngày 01/11/N đến 31/112/N Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán:VNĐ Hình thức sổ kế toán :Chứng từ ghi sổ Phương pháp hạch toán chi tiết NLVL,CCDC:Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp hạch toán NLVL,CCDC tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu ,kiểm tra Sơ đồ 10 2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Để có thể khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị tr ường đang ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói riêng là phải làm sao lựa chọn cho DN của mình một ngành nghề kinh doanh nhất định để có thể đem lại hiệu quả kinh tế cho nền kinh tế quốc dân ,cho chính DN đó và phù hợp với sự phát triển của nhu cầu xã hội. Trước thực tế đó, với ngành nghề sản xuất và kinh doanh đặc trưng riêng, công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng hàng năm đã đưa ra thị trường một khối lượng lớn sản phẩm nhằm phục vụ nhu cầu của nên kinh tế quốc dân và một phần cho bạn hàng nước ngoài đó là các sản phẩm gốm sứ, đồ chơi, đồ lưu niệm, hàng mỹ nghệ, sơn mài, đồ gỗ… Với diện tích 8327 m2là toàn bộ diện tích mặt bằng trụ sở và cơ sở sản xuất kin doanh của công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng bao gồm nhà làm việc, kho xưởng và các công trình phụ trợ. Việc bố trí, sắp xếp các khu vực, phòng ban. Kho, phân xưởng là tương đối thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh kể cả việc vận chuyển vật liệu, thành phẩm và nhiên liệu …Để thực hiện nhiệm vụ và chức năng sản xuất công ty tổ chức thành hai phân xưởng sản xuất chính. - Phân xưởng đồ chơi: hoạt động của phân xưởng là sản xuất các loại đồ chơi, quà tặng lưu niệm, sản phẩm trang trí nội thất . - Phân xưởng gia công: chuyên gia công hàng đồ chơi cho khách hàng Đài Loan và sản phẩm đồ chơi cho công ty sau khi đã hết hợp đồng với khách hàng Đài Loan. Mỗi phân xưởng đều chịu sự chỉ đạo của một quản đốc phân xưởng-là người phụ trách chung trong phạm vi phân xưởng và chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về các nhiệm vụ được giao Do đặc điểm và tính chất sản phẩm của mỗi phân xưởng là khác nhau cho nên mỗi phân xưởng độc lập với nhau trong quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất của mình. Mặc dù vậy ,các phân xưởng đều có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để xây dựng bộ máy sản xuất có khoa học. Về đặc điểm của quy trình sản xuất sản phẩm của công ty nói chung là giản đơn, chủ yếu là sản xuất bằng thủ công, bằng những kĩ năng sự khéo léo của công nhân, ít sử dụng máy móc, thiết bị; chu kỳ sản xuất ngắn; Khối lượng sản phẩm hoàn thành cho mỗi loại là độc lập với nhau về cơ ,lý hoá nên ít có nửa thành phẩm. Tuy nhiên, đối với mỗi loại sản phẩm mà từng phân xưởng đảm nhiệm sản xuất là có quy trình sản xuất đặc trưng. VD như đối với quy trình sản xuất của phân xưởng đồ chơi được thể hiện qua sơ đồ sau: Đóng gói sản phẩm Tổ kiểm tra chất lượng Tổ vẽ và phun sơn Tổ xử lý ba-via Sản phẩm khô tự nhiên Đổ ra khuôn Trộn thành hợp chất Bột đá ,nhựa tổng hợp,các chất xúc tác khác Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 11 Còn đối với quy trình sản xuất phân xưởng gia công: Đóng gói Sản phẩm Luộc ở To 153oC thời gian 5 phút Nặn thủ công Bột PVC Sơ đồ 12 Nhìn chung mỗi gia đoạn của quy trình tạo sản phẩm đều phải tuân thủ theo quy định nghiêm ngặt theo đúng kế hoạch và đúng thiết kế mẫu mã của sản phẩm nhằm đảm bảo đưa ra thị trường sản p hẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Xây dựng một quy trình sản xuất hợp lý có thể nó là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên sản phẩm có chất lượng cao. Quá trình xây dựng đó không thể không kể đến sự đóng góp nhiệt tình từ những thực tế, bằng kinh nghiệm của các cán bộ phòng thiết kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh, quản đốc phân xưởng và đội ngũ công nhân viên lành nghề của công ty. 2.2 Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng. 2.2.1 Đặc điểm và tình hình sử dụng nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty. 2.2.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý NLVL,CCDC tại công ty Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi phân xưởng tại công tuy là khác nhau cho thấy để đảm bảo cho quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm công ty đã phải sử dụng một khối lượng NLVL,CCDC tương đối lớn, đa dạng về chủng loại do đối với loại sản phẩm khác nhau thì cần phải có nguyên liệu tạo nên thực tế của sản phẩm là khác nhau.Ví dụ như đối với phân xưởng sản xuất đồ chơi thì nguồn nguyên liệu chính cần sử dụng để sản xuất các sản phẩm: đồ chơi, đồ lưu niệm, sản phẩm dùng làm trang trí nội thất… đó là bột đá, nhựa tổng hợp và các chất xúc tác. Nguồn NLVL chính của công ty thường là những là những loại khan hiếm, một phần nguồn vật liệu được thu mua trong nước (bột đá ,nhựa tổng hợp…) , một phần được nhập từ nước ngoài (silicôn,bột PVC..) Bên cạnh NLVLthì CCDC tuy không trực tiếp tham gia vào việc cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó có vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện sản phẩm đưa ra thị trường tiêu dùng(hộp carton,băng dính…)NLVL, CCDC dù được thu mua trong nước hay nhập từ nước ngoài thì nói chung khi về đến công ty đều không được phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng và quy cách của NLVL, CCDC phù hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh. Chi phí về NLVL, CCDC cho một đơn vị sản phẩm của công ty thường chiếm từ 60-70% trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong tổng giá thành của sản phẩm nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về số lượng, giá mua NLVL, CCDCcũng ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm (khi giá mua vật liệu của công ty thay đổi một phần là do nguồn nguyên liệu nhập từ nước ngoài, khi thanh toán thường phải thanh toán bằng ngoại tệ hoặc tiền VND quy đổi ra ngoại tệ theo tỉ giá hối đoái của từng thời kỳ) Mặt khác, do đặc điểm về quy trình sản phẩm của công ty có một số sản phẩm được tạo bằng khuôn, một số được tạo bằng phương pháp thủ công nặn . Cho nên nếu không có sự tính toán chính xác, đầy đủ, định mức tiêu hao và việc quản lý NLVL, CCDC chặt chẽ, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm . Hơn nữa, hiện nay Công ty có khoảng 200 loại NLVL, CCDC khác nhau được quản lý kho. Do vậy công tác quản lý các loại vật liệu đó gặp rất nhiều khó khăn bởi sự đa dạng về chủng loại của vật liệu, có loại vật liệu cồng kềnh, dễ hoen rỉ như : dây thép mũi màu, nhiên liệu: xăng dầu …và các loại hoá chất khác nhau rất dễ cháy. Vì vậy đòi hỏi công ty phải có hệ kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn quy định đảm bảo an toàn trong quản lý. Từ thực tế đó cho thấy công tác tổ chức quản lý NLVL ,CCDC đóng vai trò hết sức quan trọng trong chiến lược phát triển Công ty .Việc tính toán và hạch toán một cách chính xác, đầy đủ NLVL, CCDC nhập -xuất sử dụng cho sản xuất có tầm quan trọng trong việc xác định mức tiêu hao vật tư một cách chính xác, chặt chẽ sẽ góp thêm vào việc tiết kiệm NLVL, CCDC/một đơn vị sản phẩm, từ đó góp phần giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm .Trong quá trình quản lý NLVL, CCDCthì quản lý NLVL, CCDC ở khâu thu mua và sử dụng là một trong những trọng điểm của công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý giá thành nói riêng (vì vật liệu thu mua có chất lượng cao ,phù hợp với yêu cầu sản xuất, giá cả hợp lý sẽ có tác động tích cực tới sản xuất ,hạ giá thành sản phẩm ) Trong công tác quản lý NLVL, CCDC ở khâu thu mua căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng ,quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp đảm bảo thu mua vật tư đúng về chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. Ngoài ra , trong công tác bảo quản và dự trữ NLVL, CCDC cũng là vấn đề được Công ty quan tâm đến.Việc bảo quản và dự trữ NLVL, CCDC ở Công ty đã đảm bảo NLVL, CCDC đủ, đúng chất lượng và đáp ứng kịp thời cho nhu cầu kinh doanh và luân chuyển vật tư liên tục, tránh được tình trạng thất thoát, làm giảm chất lượng NLVL, CCDC và sự ứ đọng về vốn. Từ những đặc điểm của việc sử dụng NLVL, CCDC trên cho thấy công tác quản lý NLVL, CCDC của Công ty có những nét riêng và gặp không ít khó khăn. Hạ thấp chi phí NLVL,CCDC trong sản xuất ,sủ dụng tiết kiệm không lãng phí vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm ,góp phần nầng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu trong toàn Công ty. Tuy nhiên ,để quản lý một khối lượng vật tư lớn và có nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi Công ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý tất cả các khâu thu mua, sử dụng và đặc biệt là trong khâu bảo quản và dự trữ. Có như vậy mới đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lượng NLVL, CCDC cho sản xuất, tạo điều kiện cho công ty được hoạt động một cách liên tục. 2.2.1.2-Phân loại NLVL,CCDC Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất xây dựng, phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại NLVL, CCDC đối với từng sản phẩm và giúp hạch toán chính xác khối lượng NLVL,CCDC tương đối lớn ,đa dạng về chủng loại thì công việc phân loại NLVL, CCDC tại công ty quả là một điều khó khăn,vì đối với một loại sản phẩm thì những nguyên vật liệu chính ,phụ cấu thành nên thực thể sản phẩm là khác nhau. Tuy nhiên có thể căn cứ vào công dụng của NLVL, CCDC trong quá trình sản xuất mà NLVL,CCDC của công ty được chia thành các loại chủ yếu sau: Nguyên vật liệu chính :Là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm các loại như sau: bột đá, nhựa tổng hợp,bột mì dẻo, bột PVC, hợp chất keo và các chất xúc tác. Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau nhằm tạo nên hình dáng, thẩm mỹ của từng loại sản phẩm, tăng thêm chất lượng của sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng như: kem nacô, sơn các loại, axêtôn, dầu bóng galant… Nhiên liệu: nhiên liệu ở công ty chủ yếu dùng trực tiếp cho sản xuất như: Dầu hoả ,dầu máy (máy nén khí,may mài…) Phụ tùng thay thế bao gồm : Xích cam,xi lanh ,ốc vít,đá mài… Công cụ dụng cụ ở Công ty bao gồm các loại bao bì ,thùng carton dùng để đóng gói và bảo quản sản phẩm, dập ghim, băng dính… Việc phân định NLVL, CCDC ở Công ty trên đây chỉ mang tính tương đối . Tuy nhiên khi sử dụng cách phân loại này lại có ý nghĩa to lớn với công ty, giúp cho công ty có thể theo dõi một cách chính xác ,thuận tiện từng loại, từng thứ NLVL,CCDC. Nhận biết được vai trò, vị trí của NLVL, CCDC trong quá trình sản xuất để từ đó có cơ sở cho công tác tính giá thành sản phẩm. 2.2.1.3 Đánh giá NLVL,CCDC Đánh giá NLVL,CCDC nhập kho: Đánh giá NLVL,CCDC lá sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu đúng đắn, chân thực. NLVL, CCDC của công ty sử dụng trong quá trình sản xuất hoàn toàn là vật liệu mua ngoài được nhập theo giá trị thực tế. VD đối với NLVL,CCDC mua ngoài (trong nước) Ngày 27/06/2003 Công ty nhập mua nhứa tổng hợp của công ty Tân Viễn Đông với số lượng 1100 đ/Kg, chi phí vận chuyển là 62.000đ .Khi đó kế toán NLVL, CCDC xác định trị giá vốn thực tế nhập kho của số nhựa tổng hợp đó là: (1100x14.300)+62.000=15.792.000(đồng) Ngày 11/05/2003 Công ty nhập Silicôn của Công ty YSUNTAL EMTERP RIGSE Đài Loan 250 kg đơn giá 11USD /Kg. Tỉ giá 1USD=15.103 VND. Thuế xuất thuế nhập khẩu phải nộp 4% chi phí giám định 761.905đ.Như vậy giá thực tế Silicôn được xác định là: (250x11x15.103)+761.905+1.661.330=43.956.485 Đối với NLVL, CCDC sử dụng không hết sẽ được các phân xưởng bảo quản tại chỗ, rồi báo cáo lên phòng kế hoạch, phòng vật tư và kho để quản lý, chuyên số vật tư còn thừa này cho đợt sản xuất tiếp theo. Đối với phế liệu thu hồi ở các phân xưởng: Do giá trị phế liệu không lớn, số lượng không nhiều nên Công Ty thường bán lại theo giá phế liệu. Đánh giá NLVL,CCDC xuất kho. NLVL, CCDC của Công ty được thu mua nhập kho thường xuyên, chủ yếu là mua ngoài. Cho nên giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau do giá thực tế của các loại NLVL, CCDC có sự biến động (việc biến động này do giá cả NLVL, CCDC trong nước không ổn định, sự biến động của tỷ giá hối đoái ). Chính vì vậy, để thuận lợi cho kế toán trong việc đánh gía vật liệu được chính xác, phản ánh được mối quan hệ giữa giá trị và hiện vật, hiện nay tại Công Ty khi xuất kho NLVL, CCDC kế toán áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Giá trị NLVL,CCDC+ Giá trị NLVL,CCDC Tồn đầu k ỳ nhập trong kỳ Số lượng NLVL,CCDC+Số lượng NLVL,CCDC Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá thực tế xuât kho = Sau khi đã có đơn giá thực tế xuất kho của từng loại NLVL,CCDC, kế toán vật liệu