Báo cáo Kế toán nhập xuất vật liệu trong Công ty cổ phần pin Hà Nội

ếu nhập số 115. - Ngày 15/04, Công ty mua nhập kho 1.600kg Mangan, giá mua ghi trên hóa đơn 26.500đồng/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng. NVL đã nhập kho đủ theo phiếu nhập số 116. - Ngày 17/04/2009 xuất kho 500kg Kẽm để sản xuất pin. - Ngày 20/4/2009 xuất kho 2.700kg Mangan để sản xuất pin. - Ngày 21/04/2009, Công ty mua Kẽm của Công ty TNHH Thanh Phong với số lượng 400kg, đơn giá 24.500đ/kg, thuế suất thuế GTGT 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 117. - Ngày 25/04/2009, xuất kho 1.000kg Mangan để sản xuất pin. - Ngày 26/04/2009, Công ty mua 500kg kẽm của Công ty TNHH Thanh Phong với số lượng 500kg, đơn giá 25.500đ/kg, thuế suất thuế GTGT 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 118. - Ngày 28/4/2009 xuất kho 300kg kẽm để sản xuất pin. Từ những nghiệp vụ nhập và xuất trong tháng 4, kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân và giá trị xuất dùng trong tháng như sau * Đối với vật liệu Mangan: Ta có: Đơn giá bình quân tháng 4 = 25.500.000 + 2.000 x 25.500 + 1.600 x 26.500 1.000 + 2.000 + 1.600 = 25.850 đ/kg Vậy ta xác định được giá trị NVL xuất kho ngày 20/04 và ngày 25/04 là: Giá trị thực tế xuất ngày 20/04 = 2.700 x 25.850 = 69.795.000đ Giá trị thực tế xuất ngày 25/04 = 1.000 x 25.850 = 25.850.000đ * Đối với vật liệu Kẽm: Ta có: Đơn giá bình quân tháng 4 = 19.200.000 + 400 x 24.500 + 500 x 25.500 800 + 400 + 500 = 24.560 đ/kg Vậy ta xác định được giá trị NVL Kẽm xuất kho ngày 17/04 và ngày 28/04 là: Giá trị thực tế xuất ngày 17/04 = 500 x 24.560 = 12.280.000đ Giá trị thực tế xuất ngày 28/04 = 300 x 24.560 = 7.368.000đ 2.2. Tổ chức kế toán vật liệu tại công ty Căn cứ theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên với hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Hình thức này được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế của chúng. Kế toán NVL của công ty được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Với kiểu tổ chức công tác kế toán như vậy rất thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán và cung cấp kịp thời những thông tin kinh tế khi cần thiết. Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song đồng thời ở Kho công ty và Phòng kế toán. - Tại kho Công ty: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất về vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất. Cuối ngày thủ kho ghi thẻ kho theo từng chứng từ, mỗi chứng từ nhập, xuất ghi một dòng và tính ra số tồn kho cuối ngày của từng thứ vật liệu. Sau đó thủ kho sắp xếp phân loại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ chuyển về phòng kế toán. Thẻ kho gồm nội dung sau: + Số với ngày của chứng từ + Diễn giải nơi cung cấp, nơi nhận NVL của công ty + Ngày xuất NVL + Số lượng NVL nhập - xuất - tồn + Tổng cộng số nhập, xuất trong tháng và số lượng tồn cuối tháng. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ hoặc Số chi tiết vật tư Thẻ kho Phiếu xuất kho Tuy phương pháp ghi thẻ song song có nhược điểm là ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, nhưng viêc ghi chép lại đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu số liệu và phản ánh được những ghi chép sai sót. - Tại phòng kế toán Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Sau khi nhận được các chứng từ xem xét, kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ nhập xuất NVL kế toán tiến hành phân loại từng NVL và ghi vào sổ chi tiết vật tư. Căn cứ và phương pháp ghi Sổ chi tiết vật tư: Sổ này được mở theo từng tài khoản ( Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Thành phẩm, Hàng hóa: 152, 153, 155, 156), theo từng kho và theo từng thứ vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. Cột C: Ghi diễn giải nội dung của chứng từ dùng để ghi sổ. Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. Cột 1: Ghi đơn giá ( Giá vốn) của 1 đơn vị vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa xuất kho. Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa nhập kho. Cột 3: Căn cứ vào hóa đơn, kiêm phiếu nhập kho ghi giá trị ( số tiền) vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa nhập kho ( cột 3 = cột 1 * cột 2 ). Cột 4: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa xuất kho. Cột 5: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa xuất kho ( cột 5 = cột 1 * cột 4 ) Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho. Cột 7: : Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho ( Cột 7 = cột 1 * cột 6 ) Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết vật tư để xác định số dư cuối tháng. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư và thẻ kho kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. Bảng này dùng để tổng hợp giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu nhằm đối chiếu với số liệu tài khoản 152, 153 trên Sổ cái hoặc Nhật ký sổ cái. Căn cứ và phương pháp ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu: Mỗi tài khoản vật liệu được lập một bảng riêng. Bảng này được lập vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu dòng cột trên sổ chi tiết vật liệu. Cột A: Ghi STT vật liệu, công cụ dụng cụ Cột B: Ghi tên, quy cách vật liệu theo Sổ chi tiết vật liệu (mỗi thứ ghi một dòng) Cột 1: Ghi giá trị tồn đầu kỳ Cột 2: Ghi giá trị nhập trong kỳ Cột 3: Ghi giá trị xuất trong kỳ Cột 4: Ghi giá trị tồn cuối kỳ Sau khi xong tiến hành cộng Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. 2.2.1. Tìm hiểu về việc theo dõi ghi chép chứng từ ban đầu về nhập, xuất vật liệu tại công ty * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào nhu cầu dự trữ và sử dụng NVL của các phân xưởng trong tháng, phòng kế hoạch lập kế hoạch mua NVL, sau đó viết giấy đề nghị lên Phó Giám đốc kinh doanh để chờ duyệt. Cán bộ Phòng kế hoạch sẽ có nhiệm vụ lấy báo giá về công ty, nếu giá cả và chất lượng phù hợp với điều kiện sản xuất của công ty thì Phó giám đốc tiến hành viết hợp đồng mua bán và hợp đồng nguyên tắc rồi giao cho nhân viên đi mua hàng. Công ty quy định tất cả các nguyên vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm chất lượng, số lượng trước khi nhập kho. Khi NVL về đến công ty nhân viên thu mua đem hóa đơn nộp phòng kế hoạch vật tư. Dựa vào hóa đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch tiến hành lập phiếu nhập kho. Mục đích của Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng, giá trị NVL nhập kho làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan. Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho của công ty chủ yếu áp dụng trong trường hợp là nhập kho vật tư mua ngoài, ngoài ra con ghi cho vật tư thừa phát hiện khi kiểm kê. Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu số 01 -VT do Bộ tài chính ban hành. Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, hộ tến người nhập vật tư, số hóa đơn,... Phiếu nhập kho của công ty được lập thành 2 liên: - Một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để tiến hành hạch toán. - Một liên nhân viên thu mua dùng để thanh toán cùng hóa đơn mua nguyên vật liệu với kế toán thanh toán. Phương pháp luân chuyển chứng từ: - Phiếu nhập kho do Phòng kế hoạch của công ty lập thành 2 liên như trên và được đặt giấy than viết một lần. Sau đó, người lập phiếu ký, trước bước này người lập phiếu phải căn cứ vào chứng từ bên bán là Hóa đơn bán hàng và thẻ kho để viết Phiếu nhập kho. - Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho hoặc Phòng kế toán ký - Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư - Nhập kho xong, thủ kho căn cứ vào số lượng hàng thực tế nhập kho ghi ngày, tháng năm nhập kho, số lượng thực nhập kho vào cột thực nhập và cùng người giao hàng ký vào Phiếu nhập kho. Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên sơ đồ sau: Hóa đơn GTGT Thẻ kho Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nghiệm Thủ kho Thẻ kho Đối chiếu cuối kỳ Phòng kế toán Sổ chi tiết vật tư Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trong trường hợp này thì việc lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ cũng giống như trường hợp NVL mua ngoài. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu được thể hiện trên các mẫu bảng biểu sau: Bảng 06: Hóa đơn GTGT mua vào Bảng 07: Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa Bảng 08: Phiếu nhập kho Trở lại với ví dụ: - Ngày 12/4/2009, công ty mua Mangan Thái Nguyên theo hóa đơn GTG của Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất với số lượng 2.000kg, đơn giá 25.500 đồng/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 115. - Ngày 15/04, Công ty mua nhập kho 1.600kg Mangan, giá mua ghi trên hóa đơn 26.500đồng/kg, Công ty chưa thanh toán tiền hàng. NVL đã nhập kho đủ theo phiếu nhập số 116. - Ngày 21/04/2009, Công ty mua Kẽm của Công ty TNHH Thanh Phong với số lượng 400kg, đơn giá 24.500đ/kg, thuế suất thuế GTGT 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 117. - Ngày 26/04/2009, Công ty mua 500kg kẽm của Công ty TNHH Thanh Phong với số lượng 500kg, đơn giá 25.500đ/kg, thuế suất thuế GTGT 5%, Công ty chưa thanh toán tiền hàng, NVL đã về nhập kho đủ theo phiếu nhập số 118 Ta có mẫu bảng biểu về Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm như sau: HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035635 Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất Địa chỉ: Thành phố Thái Nguyên Số tài khoản: 01102220 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Mangan kg 2.000 25.500 51.000.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 51.000.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 2.550.000 Tổng cộng thanh toán 53.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi ba triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 1 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035636 Ngày 15 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất Địa chỉ: Thành phố Thái Nguyên Số tài khoản: 01102220 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Mangan kg 1.600 26.500 42.400.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 42.400.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 2.120.000 Tổng cộng thanh toán 44.520.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 2 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035637 Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thanh Phong Địa chỉ: Thành phố Bắc Ninh Số tài khoản: 01101320 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Kẽm kg 400 24.500 9.800.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 9.800.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 490.000 Tổng cộng thanh toán 10.290.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 3 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTK - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CX/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0035638 Ngày 26 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thanh Phong Địa chỉ: Thành phố Bắc Ninh Số tài khoản: 01101320 Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Khắc Toàn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Địa chi: Đường 70 Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Số tài khoản: MST: 01001057821 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Kẽm kg 500 25.500 12.750.000 2 3 4 Cộng tiền hàng 12.750.000 Thuế suất thuế: 5% Tiền thuế GTGT 637.500 Tổng cộng thanh toán 13.387.500 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu ba trăm tám bảy nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 4 Từ những Hóa đơn GTGT trên kế toán tiến hành lập Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm. Do sự trùng lặp về bảng biểu nên trong phạm vi báo cáo này em xin phép chỉ nêu Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm của các ngày 12/04, ngày 21/04. Công ty cổ phần Mẫu số: 01 - VT Pin Hà Nội (QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Số: 115 Nợ TK: 1521: 51.000.000 Có TK 331: 51.000.000 Họ và tên người giao hàng: Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất Theo HĐ số 35635 Ngày 12 tháng 04 năm 2009 của Đông Bác mã số thuế 46R00907006 Nhập tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Mangan Thái Nguyên kg 2.000 2.000 25.500 51.000.000 2 Cộng 2.000 2.000 51.000.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Năm mươi mốt triệu đồng Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký BẢNG 5 Công ty cổ phần Mẫu số: 01 - VT Pin Hà Nội (QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Số: 117 Nợ TK: 1521: 9.800.000 Có TK 331: 9.800.000 Họ và tên người giao hàng: Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất Theo HĐ số 35635 Ngày 12 tháng 04 năm 2009 của Đông Bác mã số thuế 46R00907006 Nhập tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Kẽm kg 400 400 24.500 9.800.000 2 Cộng 400 400 9.800.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Chín triệu tám trăm nghìn đồng Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký BẢNG 6 Công ty cổ phần Pin Hà Nội Mẫu số: 03 - VT Bộ phận vật tư (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ( Vật tư, sản phẩm hàng hóa) Ngày 12 tháng 04 năm 2009 Số 115 Căn cứ HĐ số 0035635 ngày 12 tháng 04 năm 2009 của Công ty cổ phần Pin Hà Nội với Công ty dịch vụ khoáng sản địa chất Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Chương : Trưởng ban Bà: Nguyễn Thị Vân : ủy viên Ông: Nguyễn Thái Sơn : ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu sản phẩm Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Mã số Số lượng đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Mangan Toàn bộ kg 2.000 2.000 0 ef Ý kiến Ban kiểm nghiệm: Hàng đảm bảo chất lượng Đại diện kỹ thuật viên Thủ kho Trưởng ban Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 7 Công ty cổ phần Pin Hà Nội Mẫu số: 03 - VT Bộ phận vật tư (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ( Vật tư, sản phẩm hàng hóa) Ngày 21 tháng 04 năm 2009 Số 116 Căn cứ HĐ số 0035637 ngày 21 tháng 04 năm 2009 của Công ty cổ phần Pin Hà Nội với Công ty TNHH Thanh Phong Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Chương : Trưởng ban Bà: Nguyễn Thị Vân : ủy viên Ông: Nguyễn Thái Sơn : ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu sản phẩm Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Mã số Số lượng đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Kẽm Toàn bộ kg 400 400 0 bf Ý kiến Ban kiểm nghiệm: Hàng đảm bảo chất lượng Đại diện kỹ thuật viên Thủ kho Trưởng ban Đã ký Đã ký Đã ký BẢNG 8 * Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Kế toán sử dụng chứng từ là Phiếu xuất kho NVL để làm thủ tục xuất kho. Mục đích của Phiếu xuất kho là theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán NVL ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02-VT do Bộ tài chính ban hành. Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật liệu, dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: Tên, địa chỉ của Công ty, số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do sử dụng và xuất kho vật tư. Các trường hợp xuất kho của NVL trong Công ty chủ yếu là xuất vật tư sử dụng cho sản xuất. Khi các phân xưởng có nhu cầu về vật tư, phòng kế hoạch sẽ lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên: + 1 liên lưu tại phòng kế hoạch vật tư + 1 liên giao cho bộ phận sử dụng và nộp lại cho phòng kế toán + 1 liên giao cho thủ kho để xuất kho vào thẻ kho Phương pháp luân chuyển, kiểm tra ghi sổ Phiếu xuất kho: - Bộ phận xin lĩnh vật tư hoặc bộ phận vật tư lập Phiếu xuất kho thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần: ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách đơn vị tính và mã số của vật tư, số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng. - Sau khi lập Phiếu xuất kho xong thì chuyển cho Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ chuyển lên Phòng KHVT, hoặc bộ phận sử dụng, hoặc thủ kho tùy theo yêu cầu và mục đích xuất kho ký duyệt, và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. - Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất của từng thứ vật liệu, sau đó ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào chứng từ. Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ là Phiếu đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguyên vật liệu xuất kho. Phiếu đề nghị cấp vật tư được lập sau khi Quản đốc phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty để tiến hành tính định mức tiêu hao NVL và Phòng kinh doanh xem xét nhu cầu thực tế để quyết định cho xuất kho NVL. Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên sơ đồ sau: Đơn xin cấp vật tư Phòng kinh doanh Phòng KHVT Đối chiếu cuối kỳ Bộ phận sử dụng Kế toán vật tư Thủ kho Thẻ kho Ngoài trường hợp xuất kho vật tư cho sản xuất sản phẩm như đã trình bày ở trên, ở công ty còn có thêm trường hợp xuất NVL cho sửa chữa thường xuyên máy móc thiết bị. Thêm vào đó, công ty cũng có bán vật tư nhưng với số lượng rất ít. Các trường hợp xuất NVL để tham gia liên doanh và góp vốn thì hầu như không được áp dụng tại công ty. Khi xuất kho Phiếu xuất kho được lập ngay cho mỗi nghiệp vụ xuất, trong trường hợp bán vật tư thì có thêm Hóa đơn GTGT cho vật tư được bán. Công ty cổ phần Mẫu số: 02 - VT Pin Hà Nội ( QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 04 năm 2009 Nợ TK: 621 : 12.280.000 Số: 201 Có TK 1521: 12.280.000 Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng Pin số 1 Lý do xuất kho: Sản xuất Pin R20 Xuất tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Kẽm bf kg 500 500 24.560 12.280.000 2 Cộng 2.700 2.700 12.280.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Mười hai triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng Ngày 20 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 9 Công ty cổ phần Mẫu số: 02 - VT Pin Hà Nội ( QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 04 năm 2009 Nợ TK: 621 : 69.795.000 Số: 202 Có TK 1521: 69.795.000 Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng Pin số 1 Lý do xuất kho: Sản xuất Pin R20 Xuất tại kho: Hồng Đvt: đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Mangan Thái Nguyên ef kg 2.700 2.700 25.850 69.795.000 2 Cộng 2.700 2.700 69.795.000 Tổng số tiền(bằng chữ): Sáu chín triệu bảy trăm chín mươi lăm nghìn đồng Ngày 20 tháng 04 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 10 2.2.2. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ * Tại kho NVL: Thủ kho đã sử dụng hệ thống thẻ kho để phản ánh hàng ngày về tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại NVL. THẺ KHO Tháng 04 năm 2009 Tờ số: 102 Tên nhãn hiệu sản phẩm: Mangan ĐVT: Kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.000 1 2 PN115 PN116 12/04 15/04 Nhập mua Mangan của công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất Nhập mua Mangan của công ty Dịch vụ khoáng sản địa chất 12/04 15/04 2.000 1.600 3.000 4.600 3 4 PX 182 PX183 20/04 25/04 Xuất kho cho Phân xưởng Pin số 1 Xuất kho cho Phân xưởng Pin số 1 ...... 20/04 25/04 2.700 1.100 1.900 800 Cộng cuối tháng ... ... 300 BẢNG 11 THẺ KHO Tháng 04 năm 2009 Tờ số: 103 Tên nhãn hiệu sản phẩm: Kẽm ĐVT: Kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 800 1 2 PX181 PN117 17/04 21/04 Xuất kho vật liệu Kẽm đế sản xuất Pin Nhập mua Kẽm của công ty TNHH Thanh Phong 17/04 21/04 400 500 300 700 3 4 PN 118 PX184 26/04 28/04 Nhập mua Kẽm của công ty TNHH Thanh Phong Xuất kho vật liệu Kẽm cho Phân xưởng Pin số 1 26/04 28/04 500 300 1.200 900 Cộng cuối tháng 900 800 900 BẢNG 12 * Tại Phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ, xem xét, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của các chứng từ nhập - xuất NVL kế toán tiến hành phân loại từng NVL và ghi vào Sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư có nội dung cụ thể trong bảng biểu dưới đây: BẢNG 13 Công ty cổ phần Mẫu số S31 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 04 năm 2009 TK :1521 Tên kho: Hồng Tên, quy cách vật tư: Mangan ĐVT: Kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu NT SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3 = 1x2 4 5 = 1x4 6 7 = 1x6 8 Tồn đầu kỳ 1.000 25.500.000 PN115 PN116 12/04 15/04 Nhập mua Nhập mua 2.000 1.600 51.000.000 42.400.000 3.000 4.600 76.500.000 118..900.000 PX182 PX183 20/04 25/04 Xuất kho Xuất kho ...... 2.700 1.000 69.795.000 25.850.000 1.900 900 49.105.000 23.255 Cộng tháng x x 4.500 118.400.000 4.200 136.250.000 300 7.650.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) BẢNG 14 Công ty cổ phần Mẫu số S31 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 04 năm 2009 TK :1521 Tên kho: Hồng Tên, quy cách vật tư: Kẽm ĐVT: Kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu NT SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3 = 1x2 4 5 = 1x4 6 7 = 1x6 8 Tồn đầu kỳ 800 19.200.000 PX181 PN117 17/04 21/04 Xuất kho Nhập mua 400 9.800.000 500 12.280.000 300 700 6.920.000 16.720.000 PN118 PX184 26/04 28/04 Nhập kho Xuất kho 500 12.750.000 300 7.368.000 1.200 900 29.470.000 22.102.000 Cộng tháng x x 900 22.550.000 800 19.648.000 900 22.102.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng Sổ chi tiết vật tư để xác định số dư cuối tháng. Căn cứ vào Sổ chi tiết vật tư và Thẻ kho kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Công ty cổ phần Mẫu số S11 - DN Pin Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 - BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU TK sử dụng: 1521 Tháng 04 năm 2009 ĐVT: đồng STT Tên, quy cách vật liệu Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ A B 1 2 3 4 1 Mangan 25.500.000 118.400.000 136.250.000