Báo cáo kiến tập tại Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1

giá thành phân xưởng và lập bảng kê kèm cá chứng từ gốc để định kỳ gửi về phòng tài chính- kế toán của công ty. Tại phòng tài chinh- kế toán của công ty, nhân viên kế toán được phân công sẽ thực hiện các phần hành kế toán cụ thể. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán các trung tâm Thủ quỹ Nhân viên kinh tế xưởng Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán CPSX và tính giá thành Kế toán hàng hóa, thành phẩm và tiêu thụ S¬ ®å 5: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n *.Nhiệm vụ của các nhân viên phòng tài chính- kế toán của công ty Phòng tài chính- kế toán của công ty gồm 9 người. Nhiệm vụ của từng nhân viên như sau: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và các cơ quan chức năng về công tác tài chính- kế toán của công ty. Đồng thời thực hiện chức năng kế toán công nợ kết hợp khi đi công tác các đơn vị, thực hiện kế toán thanh toán với ngân sách. - Kế toán tổng hợp: Thực hiện phần hành công tác kế toán tổng hợp của công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công tác kế toán của các trung tâm, chịu trách nhiệm về số liệu Báo cáo kế toán cùng kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp cũng kiêm kế toán lao động tiền lương. - Hai kế toán thức hiện phần hành kế toán hàng hóa của công ty. Theo dõi, đối chiếu tình hình nhập- xuất- tồn kho sản phẩm, thường xuyên và định kỳ đối chiếu với thủ kho. Đồng thời thực hiện kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu của công ty và doanh thu của các trung tâm theo định kỳ hàng tháng, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. - Một thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chi tiền mặt, cùng kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu- chi- tồn quỹ tiền mặt. - Hai kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay ngân hàng, giao dịch với ngân hàng về các khoản bảo lãnh đấu thầu cũng như các khoản phát sinh thường xuyên khác, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp - Một kế toán giá thành: Theo dõi nhập kho thành phẩm của các xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của công ty, viết phiếu nhập kho chuyển cho kế toán kho. Đồng thời, thực hiện phần hành kế toán tài sản cố định, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán tổng hợp. - Một kế toán viên thực hiện công việc viết hóa đơn bán hàng kiêm theo dõi các khoản bán hàng thu tiền ngay ở cơ sở. Hàng ngày chuyển hóa đơn cho kế toán kho vào sổ và đối chiếu với thủ quỹ về khoản bán hàng thu tiền ngay. 2. 2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán của công ty 2.2.1. Các chính sách kế toán tại công ty Báo cáo tài chính của công ty được lập theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định 1141-TC/CĐCT ngày 01/11/1995, chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002 và hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ báo cáo tài chính tại Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ tài chính và thông tư 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của Bộ tài chính. Công ty đang sử dụng phần mềm Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên kế toán đều được trang bị máy tính và các máy được kết nối với nhau. Một niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Công ty lựa chọn phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2.2. Các chứng từ kế toán trong công ty Có thể phân chia chứng từ kế toán sử dụng tại công ty làm hai loại: - Chứng từ của công ty: Là các chứng từ do Công ty lập để giải quyết quan hệ nội bộ trong công ty và cả những quan hệ kinh tế bên ngoài như: Phiếu xuất vật tư cho sản xuất, Bảng thanh toán lương, Phiếu nhập kho thành phẩm, Hóa đơn bán hàng… - Chứng từ ngoại lai: Là các chứng từ được lập ở các đơn vị khác và gửi tới công ty, như: Hóa đơn bán hàng (do nhà cung cấp lập), giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng… Luân chuyển chứng từ: Chứng từ phát sinh hàng ngày như Phiếu thu, Phiếu chi do kế toán thanh toán lập theo đề nghi thu, chi có ký duyệt của thủ trưởng và kế toán trưởng, lập thành 2 hoặc 3 liên: + Liên 1: lưu tại quyển + Liên 2(có phần chứng từ gốc) chuyển cho người nhận và nộp tiền ký, thủ quỹ vào sổ và lưu. Phiếu nhập kho có 2 loại. Một loại dùng để nhập kho thành phẩm do các bộ phận sản xuất của công ty sản xuất ra, còn một loại dùng để nhập kho hàng hóa do công ty mua về. - Phiếu nhập kho hàng hóa do phòng kế hoạch kinh doanh lập làm 3 liên. + Liên 1: lưu phòng kinh doanh + Liên 2: kèm theo hóa đơn đỏ của bên bán làm chứng từ thanh toán với phòng kế toán + Liên 3: do thủ kho lưu giữ làm căn cứ ghi thẻ kho - Phiếu nhập kho thành phẩm do các bộ phận sản xuất lập khi sản phẩm hoàn thành, nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên + Liên 1: do bộ phận sản xuất giữ + Liên 2: gửi lên phòng kế toán + Liên 3: do thủ kho lưu giữ làm căn cứ ghi thẻ kho Hóa đơn bán hàng của công ty là hóa đơn GTGT 3 liên do cục thuế phat hành. Hóa đơn GTGT do phong kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng hoặc theo thỏa thuận của phòng kinh doanh với khách hàng. Gồm 3 liên: + Liên 1: lưu tại phòng kinh doanh + Liên 2: do người mua giữ + Liên 3: giao cho thủ kho xuất hàng, vào sổ. Cuối ngày chuyển cho phòng kế toán vào sổ và lưu giữ. Các chứng từ về nghiệp vụ thu chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán thanh toán tập hợp, vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ, lưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ. Các chứng từ nhập, xuất vật tư và bảng kê tính giá thành vật tư, sản phẩm do các nhân viên phân xưởng gửi lên, được kế toán tính giá thành vào sổ và do kế toán giá thành lưu giữ. Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh hàng ngày nhận được từ phòng kho chuyển lên sẽ do kế toán tiêu thụ vào sổ và lưu giữ. Định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương của bộ phận hành chính do kế toán tổng hợp tập hợp, lưu giữ. Còn lương ở bộ phận sản xuất do các phân xưởng tự hạch toán và lưu giữ sau đó báo cáo lên kế toán tổng hợp. 2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại công ty Công ty đã bắt đầu từng bước áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC nhưng về cơ bản vẫn áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐCT. Tuy nhiên, công ty đã vận dụng chế độ kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Đồng thời do chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú, Công ty lại có mối quan hệ với nhiều khách hàng, ngân hàng…nên khi sử dụng tài khoản hạch toán, Công ty đã chi tiết hóa thành nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc quản lý đối tượng hạch toán. Cụ thể: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được chi tiết ra: * TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm. TK này lại được chi tiết thành: + TK 511100:Doanh thu bán hàng hóa không chịu thuế GTGT + TK 511105:Doanh thu bán hàng hóa chịu thuế 5% + TK 511110:Doanh thu bán hàng hóa chịu thuế 10% * TK 5112- Doanh thu cho thuê nhà,cửa hàng * TK 5113- Doanh thu ủy thác nhập khẩu * TK 5114- Doanh thu cho thuê dây chuyền * TK 5115- Doanh thu khác Bên cạnh đó, công ty không sử dụng tài khoản 1562 để theo dõi và phân bổ chi phí mua hàng như trong chế độ kế toán. Chúng ta sẽ thấy rõ hơn về việc vận dụng tài khoản kế toán trong khi phân tích quy trình tổ chức một số phần hành chủ yếu của công ty. 2.2.4. Hệ thống sổ kế toán của công ty Công ty chủ yếu sử dụng các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết sau: + Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản + Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán + Sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa,bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn + Sổ tài sản cố định + Thẻ tính giá thành ( Các biểu sổ trình bày trong phần phụ lục) Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty Cổ phần thiết bị giáo dục 1 áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào những chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán Fast. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết và Chứng từ ghi sổ và báo cáo kế toán tương ứng…Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm các sổ cái và các sổ chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán FAST Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ cái - Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán Fast Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần thiết bị giáo dục 1 T Ổ N G H Ợ P Mua hàng và phải trả Hóa đơn bán hàng và chứng từ phải thu khác Vốn bằng tiền Phiếu thu, Phiếu chi, báo có, báo nợ Bán hàng và phải thu Phiếu nhập mua và chứng từ phải trả khác Hàng tồn kho Phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển Chi phí và giá thành Bảng tính giá thành Tài sản cố định Thể tài sản cố định Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, xuất nhập tồn… Thẻ TSCĐ, bảng tính KH Các báo cáo tài chính Báo cáo thuế Sổ chi tiết TK Sổ cái TK Chứng từ ghi sổ Báo cáo chi phí và giá thành 2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 tổ chức báo cáo theo đúng chế độ hiện hành. * Các báo cáo do Nhà nước quy định: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. (Mẫu các báo cáo trình bày trong phần phụ lục) * Công ty không sử dụng các báo cáo nội bộ như: Báo cáo quản trị, Các báo cáo bộ phận. Kỳ báo cáo thường là 1 năm. Định kỳ công ty phải gửi những báo cáo này đến Bộ giáo dục và đào tạo, Bộ tài chính, Cục thuế thành phố Hà Nội. Tổng cục thống kê, Ngân hàng công thương Đống Đa. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán ở công ty 2.3.1. Kế toán thành phẩm Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 là doanh nghiệp sản xuất và cung ứng trang thiết bị dạy và học cho toàn bộ hệ thống các trường học trong cả nước. Do đó, thành phẩm của công ty thường có số lượng lớn và đa dạng về chủng loại. Mật độ nhập xuất thành phẩm của công ty cũng khá cao và thường với số lượng lớn, đặc biệt là những thành phẩm có giá trị nhỏ. Vì vậy, để có thể quản lý tốt thành phẩm đòi hỏi công ty phải có những biện pháp sắp xếp, phân loại một cách rõ ràng cả trong kho và trên sổ sách kế toán. Thủ kho có trách nhiệm bảo quản thành phẩm cả về mặt chất lượng cũng như số lượng từ khi thành phẩm được chứng nhận là nhập vào kho (nhờ phiếu nhập kho thành phẩm) và xuất khỏi kho (nhờ hóa đơn giá trị gia tăng). Do thành phẩm của công ty rất đa dạng và có số lượng nhập, xuất lớn nên việc quản lý thành phẩm tại kho rất dễ bị nhầm lẫn và sai sót. Để quản lý tốt thành phẩm trong kho thì thủ kho phải giám sát chặt chẽ quá trình nhập, xuất và phải ghi thẻ kho kịp thời. Thủ kho có trách nhiệm báo cáo số liệu về nhập- xuất- tồn thành phẩm cho phòng kinh doanh và đến cuối kỳ đối chiếu số liệu với phòng kế toán. Nhân viên kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi thành phẩm cả về số lượng và giá trị thông qua hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp, dưới sự trợ giúp của máy vi tính. Cuối mỗi kỳ, kế toán về thành phẩm có trách nhiệm đối chiếu số liệu về chỉ tiêu số lượng thành phẩm với bộ phận kho và đối chiếu chỉ tiêu giá trị thành phẩm nhập- xuất- tồn giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Để đánh giá thành phẩm xuất kho, công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Tuy nhiên, kỳ tính lại là một năm, do đó công việc đối chiếu giữa kho và kế toán và các nghiệp vụ xác định kết quả đều dồn vào lúc quyết toán tức là đầu kỳ kế toán sau. Các chứng từ sử dụng: (*) Phiếu nhập kho thành phẩm: Phiếu nhập kho thành phẩm là chứng từ chứng minh một loại thành phẩm đã được nhập vào kho Thành phẩm sau khi được sản xuất ra thì được nhập vào kho thành phẩm. Phụ trách sản xuất ở các phân xưởng lập phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại bộ phận sản xuất Liên 2: lưu tại kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: chuyển cho phòng kế toán ghi sổ Biểu 2: Mẫu phiếu nhập kho như sau: Ví dụ: ngày 10/07/2007 xưởng mô hình sinh vật nhập kho thành phẩm, phiếu nhập kho được lập như sau: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 Mẫu số 01- VT Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Xưởng mô hình sinh vật Theo…số…ngày…tháng…năm…của… Nhập tại kho: giáp Bát STT Tên, nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Mô hình con ếch MS0074 Cái 2407 2407 235.000 565.645.000 Cộng tiền hàng : 565.645.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm sáu lăm triệu sáu trăm bốn lăm nghìn đồng Nhập ngày 10 tháng 07 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng ( ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (*) Thẻ kho: Mọi biến động nhập- xuất của thành phẩm đều được theo dõi trên thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho mở riêng cho từng loại thành phẩm, và dùng để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kh của thành phẩm về mặt số lượng. Mẫu thẻ kho như sau: Ví dụ: Thẻ kho được lập cho thành phẩm: mô hình con ếch( mã số MS7004) trong năm 2007 Biểu 3: Thẻ kho Kho KH02 kho giáp Bát Vật tư: MS7004 Mô hình con ếch- cái Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007 Tồn đầu( ngày 01/01/2007): 1507 Chứng từ Diễn giải Sl nhập Sl xuất Tồn kho NT Số 15/01 165 Xưởng mô hình sinh vật nhập thành phẩm 150 1657 20/03 8639 Bán học cụ,khách khác 1 1656 21/05 9175 Bán học cụ, Cty STB Thanh Hóa 650 1006 10/09 180 Xưởng mô hình sinh vật nhập thành phẩm 2.407 3413 07/10 8275 Bán học cụ, khách khác 450 2963 02/12 81427 Bán học cụ, Cty STB Lai Châu 40 2923 ... ...... Cộng cuối kỳ 2557 1141. 2923 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu Cuối năm, thủ kho đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán chi tiết thành phẩm ở phòng kế toán và tổng hợp các số liệu về nhập- xuất- tồn thành phẩm báo cáo lên phòng kinh doanh. (*) Sổ chi tiết thành phẩm Biểu 4: Sổ chi tiết vật tư Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/1/2007 Kho KH02- Kho giáp bát Vật tư: mô hình con ếch MS 7004 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sl nhập Sl xuất Đơn giá Thành tiền NT SH Tồn đầu 1.507 235.364 354.693.548 PS tăng trong kỳ 2.786 235000 654.710.000 PS giảm trong kỳ 3.731 235.128 877.262.568 Tồn cuối 562 235.128 132.140.980 03/01 8639 Bán học cụ, khách khác 632 1 235.128 235.128 10/01 180 Xưởng mô hình sinh vật nhập thành phẩm 15408 2.407 235.000 565.645.000 12/01 81427 Bán học cụ,công ty STB Lai Châu 632 40 235.128 9.405.120 19/01 83058 Bán học cụ,sở GD-ĐT Hà Tĩnh 632 208 235.128 48.906.624 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn BiÓu sè 5 Từ ngày 01/01/2007đến ngày 31/12/2007 Kho KH02- Kho giáp bát Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thµnh tiÒn SL Thµnh tiÒn .... ....... ....... .......... ....... ..... ....... .......... ...... ..... ....... THM2007 Bộ ca và chai 1 lít Bộ 118 1.298.000 15.000 166.500.000 15.062 167.173.138 56 624.862 ... ....... .... ..... ...... ........ ...... ... ........ ....... ........ THM2005 Thước đo độ dài dây mm,cm Bộ 1.062 26.528.760 15.490 387.338.000 12.592 314.850.368 3.960 99.016.392 .... ......... ...... ..... ..... ..... ..... .... ..... .... ...... MS7004 Mô hình con ếch cái 1.507 354.693.548 2.786 654.710.000 3.731 877.262.568 562 132.140.980 .... .. .. ... ... ..... ..... .... ... ... .... Tổng cộng 19.767.849.307 148.058.064.070 158.026.453.110 9.799.460.267 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng tài khoản 156 để hạch toán thành phẩm. Công ty không chi tiết cho tài khoản này. Quá trình ghi sổ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục 1 sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm (*) Tại kho: Mọi biến động nhập- xuất- tồn thành phẩm đều được theo dõi trên thẻ kho. Hàng ngày, khi nhận được phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, thủ kho kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ này và tiến hành nhaaph, xuất kho thành phẩm, ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ. Căn cứ vào những số liệu trên các chứng từ, thủ kho ghi vào thẻ kho. Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Số tồn kho thành phẩm sau mỗi nghiệp vụ được kế toán tính và ghi luôn vào thẻ kho. Thẻ kho thành phẩm được kế toán lập để theo dõi thành phẩm trong thời gian một kỳ kế toán, tức một năm. (*) Tại phòng kế toán: Việc hạch toán thành phẩm tại phòng kế toán do kế toán phụ trách về thành phẩm và tiêu thụ thực hiện. dô công ty sử dụng kế toán máy nên công việc của các kế toán viên được giảm đi đáng kể. hàng ngày,kế toán nhập các thông tin trên phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT vào máy và máy sẽ tự động ghi vào các sổ chi tiết thành phẩm, và cuối kỳ, máy sẽ tự tổng hợp và đưa ra bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Từ các phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng kế toán nhập số liệu vào màn hình. Màn hình nhập liệu bao gồm các yếu tố: Mã khách: nhập địa chỉ của khách hàng Địa chỉ: nhập số thứ tự của phiếu nhập kho Diễn giải: nhập lý do Số chứng từ: nhập theo số thứ tự của phiếu nhập Ngày/ tháng: nhập kho Tk nợ 155 Tk có 154 Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên thành phẩm trong năm chỉ được theo dõi về mặt số lượng, còn chỉ tiêu giá trị đến cuối năm mới tính và kiểm tra được. 2.3.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh 2.3.2.1. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm ở công ty Hiện nay, phương thức bán hàng của công ty là xuất trực tiếp tại kho cho khách hàng hoặc giao hàng theo hợp đồng và khách hàng trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán thì kế toán không phân biệt hai phương thức tiêu thụ này mà đều phản ánh trên sổ sách kế toán theo phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho, công ty không sử dụng tài khoản 157 trong trường hợp chuyển hàng theo hợp đồng. 2.3.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng Công tác tiêu thụ ở công ty cổ phần Thiết bị giáo dục 1 diễn ra quanh năm, vào khoảng đầu năm học của các trường học lượng tiêu thụ là nhiều nhất. Một nghiệp vụ bán hàng phát sinh được minh chứng bởi hóa đơn bán giá trị gia tăng, và chứng từ quan trọng này là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu bán hàng. Doanh thu từ việc bán hàng được theo dõi trên tài khoản 5111-Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm. Và tài khoản này được chi tiết theo thuế suất thuế giá trị gia tăng mà hàng hóa, sản phẩm bán ra phải chịu (như phần tổ chức tài khoản). Tuy nhiên, công ty không theo dõi phân biệt doanh thu từ bán hàng hóa và từ bán thành phẩm tất cả đều sử dụng TK 156. (*) Quy trình kế toán doanh thu: Khách hàng có nhu cầu mua hàng đến công ty nộp phiếu đề nghị mua hàng cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh tiến hành xác định số tồn kho thực tế có đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng không, nếu đủ thì phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho giao cho khách hàng mang đến phòng tài vụ làm thủ tục lập hóa đơn GTGT. Ví dụ: Đây là danh mục hàng hóa, sản phẩm của công ty: (*) Chiết khấu thương mại: Công ty quy định số chiết khấu cho khách hàng theo sự chỉ đạo của Bộ giáo dục và đào tạo và được bộ tài chính thông qua. Số tiền chiết khấu của tất cả các loại hàng hóa trên cùng một hóa đơn được tính một lần và được cập nhật vào máy như một mặt hàng nhưng số tiền ghi âm. Do đó, tổng cộng số tiền trên hóa đơn khi cập nhật vào máy là tổng doanh thu bán hàng trừ đi chiết khấu. Tùy từng khách hàng cụ thể mà phòng kinh doanh có thể cho khách hàng hưởng một khoản chiết khấu khác nhau. Ví dụ: các khách hàng ở vùng cao, vùng sâu như Yên Bái, Lai Châu…thì cho hưởng mức chiết khấu là 24%, những khách hàng quen mà không thuộc diện trên thì cho hưởng mức chiết khấu là 16%... Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: + Liên 1( màu đen): Lưu + Liên 2(màu đỏ): Giao khách hàng + Liên 3(màu xanh): chuyển thủ kho ghi sổ, sau đó chuyển lên phòng kế toán. Biểu 6: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng Ví dụ: Ngày 02/12/2007 công ty bán mô hình con ếch (mã số: MS7004) cho công ty sách và thiết bị trường học Lai Châu, hóa đơn GTGT được lập: Ho¸ ®¬n(GTGT) MÉu sè 01GTKT-3LL Liªn 3 : Néi bé EX/2005 Ngµy 02 th¸ng 12 n¨m 2007 0092450 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn Anh Tµi §¬n vÞ : C«ng ty S¸ch vµ ThiÕt bÞ Tr­êng häc Lai Ch©u §Þa chØ: .................................Sè tµi kho¶n............... H×nh thøc thanh to¸n : TiÒn mÆt Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 M« h×nh con Õch C¸i 40 315.000 12.600.000 CK 24% 3.024.000 Céng tiÒn hµng : 9.120.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT 456.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 9.576.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:(B¶y triÖu s¸u tr¨m s¸u m­¬i ngµn t¸m tr¨m ®ång ch½n) Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) Khi nhận được hóa đơn, kế toán cập nhật vào phần hành bán hàng của phần mềm Fast. Những thông tin được cập nhật vào phần hành này sẽ được chuyển sang phần hành khác như phải thu khách hàng, vật tư, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán ngay). Sau khi nhập xong các yếu tố trên màn hình nhập liệu, ấn nút Lưu để lưu dữ liệu vào máy. Ví dụ: Ta có màn hình cập nhật hóa đơn bán hàng Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên kế toán lúc này không cập nhật đơn giá vốn mà đến lúc tính đơn giá bình quân cả kỳ thì máy sẽ tự động cập nhật giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ. Cuối kỳ, sau khi chạy đơn giá trung bình hàng năm, thì máy sẽ tự ghi giá vốn cho tất cả hàng hóa bán ra. Để tính kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán chỉ cần liệt kê bút toán kết chuyển trong phần hành tổng hợp, máy sẽ tự tổng hợp các phát sinh của tài khoản 511 và kết chuyển doanh thu sang tài khoản 911- xác định kết quả. Công ty không theo dõi chi tiết doanh thu mà chỉ theo dõi trên sổ tổng hợp, sổ tổng hợp doanh thu bán hàng là sổ chi tiết tài khoản 511100, 511105, 511110. Ngoài ra công ty còn có bảng kê chứng từ hàng hóa bán ra. Để đối chiếu sổ chi tiết các tài khoản kế toán kích chuột vào mục tổng hợp trên màn hình của phần mềm Fast, vào ô :”báo cáo theo hình thức ghi sổ” sau đó đưa tài khoản cần xem, cần đối chiếu vào. Nếu muốn in kế toán chỉ cần nhấn vào F7- lệch in sẽ được thực hiện ngay Mẫu Bảng kê chứng từ cho hàng hóa bán ra chịu thuế suất 5% ( biểu số 7), sổ chi tiết tài khoản 511105 (biếu số 8) 2.3.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu của công ty chỉ có hai khoản đó là hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại (không có giảm giá hàng bán) - Chiết khấu thương mại: như đã nêu ở phần trên - Hàng bán bị trả lại: Phòng tài vụ căn cứ vào biên bản kiểm kê và hóa đơn GTGT của hàng bán tương ứng với hàng bán bị trả lại để lập hóa đơn GTGT cho số hàng bán bị trả lại. Quy cách lập hóa đơn này tương tự như lập hóa đơn bán hàng nhưng số tiền trên hóa đơn ghi giá trị âm. Kế toán căn cứ vào hóa đơn cập nhật vào phân hệ bán hàng tương tự như cập nhật một hóa đơn bán hàng bình thường nhưng ghi âm số tiền. Việc ghi giảm giá vốn của hàng bán bị trả lại, đến cuối kỳ khi phần mềm chạy xong đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ của từng loại hàng hóa, máy tự hạch toán giá vốn hàng bán cho số hàng bị trả lại và cũng được ghi âm tương tự như ghi nhận doanh thu Ví dụ: Ngày 08/12/2007 công ty sách và thiết bị trường học Thái Nguyên trả lại 42 bộ nhạc cụ gõ (mã số TM 2013). Hóa đơn giá trị gia tăng được lập như sau: Biểu 9: Mẫu hóa đơn GTGT ghi hàng bán bị trả lại: Ho¸ ®¬n(GTGT) MÉu sè 01GTKT-3LL Liªn 3: Néi bé EX/2005B Ngµy 08 th¸ng 12 n¨m 2007 0092519 Hä tªn ng­êi mua hµng: Hµ V¨n Th¶o §¬n vÞ : C«ng ty S¸ch vµ ThiÕt bÞ Tr­êng häc Th¸i Nguyªn §Þa chØ: .................................Sè tµi kho¶n............... H×nh