Báo cáo Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu cước cho Công ty Viettel

các hợp đồng xây dựng dân dụng; Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị về thủ tục, quy trình lựa chọn nhà thầu thực hiện các dự án đầu tư công trình xây dựng dân dụng. Thẩm định kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu thực hiện các dự án đầu tư công trình xây dựng dân dụng của các đơn vị thực hiện. Tổng hợp số liệu, báo cáo hoạt động lựa chọn nhà thầu của Phòng thực hiện theo từng năm. Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đấu thầu của các dự án đầu tư công trình xây dựng do Phòng thực hiện. 4.8.3. Mô hình Ban Điều hành xây dựng Ban Xây dựng cơ bản TRƯỞNG PHÒNG 4.9. Phòng Quảng cáo, Truyền thông: 4.9.1. Nhiệm vụ của phòng Thực hiện quảng cáo – truyền thông các sản phẩm dịch vụ của công ty, hình ảnh của Viettel trên toàn quốc. Tổ chức các sự kiện và truyền thông quảng bá hình ảnh Công ty Thực hiện các dự án các chương trình xã hội, tham gia tổ chức các hoạt động cộng đồng và thực hiện công tác truyền thông cho các hoạt động này. Nghiên cứu xu hướng quảng cáo – truyền thông trên thị trường viễn thông, tại Việt Nam và trên thế giới Hàng tháng hướng dẫn, hỗ trợ, giám sát hoạt động quảng cáo – truyền thông tại các chi nhánh Viette tại các tỉnh /tp. Thực hiện công tác truyền thông nội bộ trong công ty thông qua Nội san và các sự kiện, tọa đàm nội bộ. 4.9.2. Nhiệm vụ từng ban a. Ban Kế hoạch: Nghiên cứu: Nghiên cứu các hoạt động quảng cáo của đối thủ, các loại hình quảng cáo và xu thế chung trên thị trường và thế giới. Xây dựng kế hoạch quảng cáo: Dựa vào các yêu cầu từ Công ty và các phòng, ban liên quan, xây dựng kế hoạch quảng cáo cho từng thời kỳ, từng dịch vụ đảm bảo chủ động về mặt thời gian và kinh phí thực hiện. Sáng tạo ý tưởng và tổ chức sản xuất: Đưa ra các ý tưởng quảng cáo sáng tạo, tổ chức thiết kế các ấn phẩm, sản xuất các phim quảng cáo, giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất. Hướng dẫn: Hướng dẫn các CNVT tổ chức quảng cáo tại tỉnh về nội dung, phương tiện để đảm bảo nhất quán và hiệu quả; Báo cáo đánh giá: Hàng tháng có báo cáo đánh giá hiệu quả quảng cáo của các chương trình quảng cáo đã thực hiện. Kiểm soát được tính hiệu quả trên các phương tiện truyền thông. b. Ban Quảng cáo: Nghiên cứu: Nghiên cứu các phương tiện quảng cáo mới, đưa ra đề xuất. Lập lịch quảng cáo: Lập lịch biểu xuất hiện các sản phẩm quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng Lựa chọn đối tác: Phối hợp phòng ban liên quan tổ chức lựa chọn đối tác, mua chỗ quảng cáo và giám sát thực hiện. Báo cáo đánh giá: Sau mỗi chương trình, báo cáo đánh giá kết quả chương trình quảng cáo thực hiện và đánh giá chất lượng công việc của đối tác để đưa ra các đề xuất. c. Ban Tổ chức sự kiện: Tìm kiếm ý tưởng: Tìm kiếm ý tưởng tổ chức sự kiện đảm bảo được yêu cầu. Xây dựng kế hoạch và Tổ chức các sự kiện quảng bá hình ảnh công ty. Bao gồm: tham gia các triển lãm, tổ chức họp báo, các giải thưởng, các lễ kỉ niệm, events giới thiệu dịch vụ, sản phẩm, events thương hiệu…v..v… Lựa chọn đối tác: Lựa chọn đối tác thực hiện tổ chức sự kiện trong trường hợp phải thuê ngoài. Báo cáo đánh giá: Sau mỗi sự kiện, báo cáo đánh giá kết quả đạt được của sự kiện, kết quả thực hiện công việc của đối tác. d. Ban Dự án Xã hội: Tiếp tục duy trì tốt các hoạt động hiện tại đang thực hiện. Tìm kiếm và đề xuất các dự án mang tính xã hội: thực hiện các dự án này nhằm mục đích đem lại lợi ích cho cộng đồng, qua đó nâng cao hình ảnh thương hiệu của Viettel. Tài trợ, tiếp nhận và xử lý, chủ trì tổ chức thực hiện các chương trình tài trợ của các tổ chức, đối tác. Báo cáo đánh giá: Hàng tháng có báo cáo đánh giá tiến độ thực hiện các dự án xã hội, kết quả đạt được, đề xuất. e. Ban Thiết kế: Thiết kế các sản phẩm quảng cáo. Trang trí chương trình sự kiện, quảng bá thương hiệu, các bộ sản phẩm đồ họa thống nhất chung hình ảnh cho toàn công ty Giám sát, thi công các sản phẩm quảng cáo. Kiểm tra, giám sát quá trình thi công của đối tác, đảm bảo sản phẩm hoàn chỉnh như yêu cầu của market thiết kế. Thử nghiệm các chất liệu, hình thức thể hiện mới. Nghiên cứu và thử nghiệm các chất liệu mới, các xu hướng thể hiện mới để nâng cao chất lượng của các sản phẩm quảng cáo. g. Ban Truyền thông: Thiết lập và duy trì mối quan hệ công chúng với các kênh truyền thông và các tổ chức khác. Cung cấp thông tin & phối hợp tổ chức sản xuất nội dung truyền thông trên các kênh được giao. Xây dựng kế hoạch truyền thông và thực hiện các chương trình truyền thông cho dịch vụ/sản phẩm/sự kiện. Theo dõi, đánh giá hiệu quả các chương trình truyền thông của Viettel và đối thủ, báo cáo BGĐ Công ty. Phối hợp cùng các bộ phận, đơn vị khác xử lý khủng hoảng thông tin. Theo dõi & Xử lý khiếu nại khách hàng trên báo chí. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch truyền thông đối với các CNVT tỉnh, thành phố. Xây dựng và thực hiện kế hoạch Nội san hàng tháng. Xây dựng chiến lược và thực hiện kế hoạch truyền thông thông qua hội thảo, nói chuyện chuyên đề và sự kiện nội bộ Viettel Telecom. Theo dõi, quản trị, cập nhật thông tin thường xuyên lên website của Viettel Telecom. Đề xuất và triển khai làm phim truyền thông nội bộ. 4.9.3. Mô hình tổ chức Ban Truyền thông Ban Dự án xã hội Ban Thiết kế Ban Kế hoạch Ban Tổ chức sự kiện Ban Quảng cáo TRƯỞNG PHÒNG Phòng kiểm soát nội bộ Nhiệm vụ của phòng Thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát thường xuyên và đột xuất việc ban hành và tổ chức thực hiện các qui trình, qui định, quy chế và chính sách do Công ty và Tập đoàn ban hành trong hoạt động quản lý, điều hành SXKD của các Phòng/Ban/TT thuộc công ty và các CNVT tỉnh/Tp. Tiếp nhận, điều tra, xác minh, giải quyết khiếu nại, tố cáo của khách hàng sử dụng dịch vụ và phòng chống thất thoát cước viễn thông. Thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát toàn diện đối với các CNVT Tỉnh/Tp về các hoạt động kỹ thuật trên toàn mạng. Tổng hợp, phân tích, đánh giá các lỗi vi phạm xảy ra trong quá trình tổ chức quản lý, điều hành SXKD và đảm bảo kỹ thuật phục vụ SXKD báo cáo Ban giám đốc công ty xử lý và tổ chức rút kinh nghiệm trên toàn quốc. Kịp thời đề xuất giải pháp khắc phục, ngăn chặn các lỗi vi phạm trong hoạt động SXKD và đảm bảo kỹ thuật phục vụ SXKD phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra với các cơ quan chức năng thuộc Tập đoàn, Công ty . Thường xuyên học tập, cập nhật thông tin và nắm chắc các quy định, quy trình, định mức tiêu chuẩn về công tác quản lý, khai thác kỹ thuật, tối ưu nâng cao chất lượng mạng lưới, phát triển hạ tầng mạng ngoại vi, các quy trình quy định và nghiệp vụ về XSKD. Chỉ đạo nghiệp vụ, hướng dẫn phòng Kiểm soát nội bộ các CNVT tỉnh, tp hoạt động. Thực hiện chế độ báo cáo các công việc chuyên môn cho Ban giám đốc Công ty; Phòng Thanh tra Tập đoàn theo quy định. Nhiệm vụ từng ban a. Ban Kiểm soát công tác Kinh doanh: Thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát thường xuyên và đột xuất việc ban hành và tổ chức thực hiện các qui trình, qui định, quy chế và chính sách do Công ty và Tập đoàn ban hành trong hoạt động quản lý, điều hành SXKD của các Phòng/Ban/TT thuộc công ty và các CNVT tỉnh/Tp. Tổng hợp, phân tích, đánh giá các lỗi vi phạm xảy ra trong quá trình tổ chức quản lý, điều hành SXKD báo cáo Ban giám đốc công ty xử lý và tổ chức rút kinh nghiệm trên toàn quốc. Kịp thời đề xuất giải pháp khắc phục, ngăn chặn các lỗi vi phạm trong hoạt động SXKD phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra với các cơ quan chức năng thuộc Tập đoàn, Công ty . b. Ban Kiểm soát công tác Kỹ thuật: Thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát thường xuyên và đột xuất việc ban hành và tổ chức thực hiện các qui trình, qui định, quy chế và chính sách do Công ty và Tập đoàn ban hành trong hoạt động quản lý, điều hành công tác đảm bảo kỹ thuật phục vụ SXKD của các Phòng/Ban/TT thuộc công ty và các CNVT tỉnh/Tp. Tổng hợp, phân tích, đánh giá các lỗi vi phạm xảy ra trong quá trình tổ chức quản lý, điều hành công tác đảm bảo kỹ thuật phục vụ SXKD báo cáo Ban giám đốc công ty xử lý và tổ chức rút kinh nghiệm trên toàn quốc. Kịp thời đề xuất giải pháp khắc phục, ngăn chặn các lỗi vi phạm trong công tác đảm bảo kỹ thuật phục vụ SXKD phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra với các cơ quan chức năng thuộc Tập đoàn, Công ty . Mô hình Ban kiểm soát Kinh doanh Ban Kiểm soát Kỹ thuật TRƯỞNG PHÒNG II . TRUNG TÂM QUẢN LÝ TỈNH 1. Quá trình hình thành và phát triển. Theo Quyết định số 213 /QĐ-VTQĐ-TCNL ngày 25 tháng 01năm 2010 của Tổng giám đốc Tập đoàn Viễn thông Quân đội, đổi tên Trung tâm Quản lý địa bàn thành Trung tâm Quản lý tỉnh, là đơn vị đầu mối trực thuộc Công ty Viễn thông Viettel và chịu sự lãnh đạo, chỉ huy trực tiếp của Đảng ủy, Ban Giám đốc Công ty. 2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Quản lý tỉnh. Mô hình tổ chức của Trung tâm Quản lý tỉnh bao gồm : Ban Giám đốc Trung tâm gồm : Giám đốc Trung tâm, Phó Giám đốc phụ trách Cước, và Phó Giám đốc quản lý tỉnh. Khối phòng ban Công ty gồm các phòng ban chức năng : + Phòng Tổ chức Lao động + Phòng Kế hoạch – Tổng hợp + Phòng Quản lý địa bàn + Phòng Kế toán + Phòng Quản lý nợ đọng + Phòng Nghiệp vụ + Phòng Điều hành tỉnh + Phòng Đảm bảo MÔ HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TY THU CƯỚC & DỊCH VỤ VIETTEL GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM PGĐ QUẢN LÝ TỈNH PHÒNG QUẢN LÝ ĐỊA BÀN PHÒNG QL NỢ ĐỌNG PHÒNG TCLĐ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG ĐIỀU HÀNH TỈNH PHÒNG ĐẢM BẢO PGĐ PHỤ TRÁCH CƯỚC Phần Quản lý Tỉnh Phần Quản lý Nhân viên Địa bàn 3. Nhiệm vụ của Trung tâm 3.1. Nhiệm vụ của Trung tâm: 3.1.1. Phần Quản lý Nhân viên địa bàn Xây dựng đội ngũ NVĐB, NVĐB nợ đọng đủ số lượng theo đúng định biên các tỉnh đã tự xây dựng theo guideline của TTQLĐB hướng dẫn (25.000 NVĐB, 3.500 NVĐB NĐ) Chuẩn hóa lực lượng, kiểm soát chất lượng NVĐB đảm bảo mỗi xã có tối thiểu 01 NVĐB có uy tín tại địa phương – biết làm ăn – thạo nghiệp vụ bán hàng, chăm sóc khách hàng, thu cước để tiến tới có thể thực hiện thêm các dịch vụ khác phù hợp (MobiBanking; 3G …): Bán hàng: Bán các dịch vụ sản phẩm của Viettel phù hợp với cách bán trực tiếp hoặc bán cho các khách hàng chưa có nhu cầu sử dụng cần phải giới thiệu, truyền thông, tư vấn; Chủ động chăm sóc khách hàng: trả thù lao cho NVĐB theo doanh thu cước phát sinh của khách hàng trên địa bàn được giao quản lý Thu cước: Thu cước phát sinh và thu cước nợ đọng, đặc biệt số lượng nợ đọng đang còn tồn. Trực tiếp hỗ trợ, làm mẫu, đào tạo, hướng dẫn nhân rộng ở các cấp theo ngành dọc từ Chi nhánh, Huyện, NVĐB: Triển khai xây dựng lực lượng, điều hành tổ chức thực hiện hiện vụ, kiểm tra, giám sát, đánh giá cho các chi nhánh, các huyện. Điều hành, Kiểm tra, Giám sát: Chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát và tiếp nhận và xử lý các ý kiến phản hồi của Phòng QLĐB các Chi nhánh, và vượt cấp từ các Cửa hàng, NVHTĐB, NVĐB trên toàn quốc; Đánh giá hiệu quả: Từng NVĐB, Cửa hàng huyện, Tỉnh Thanh toán thù lao: bán hàng – chăm sóc khách hàng – thu cước cho đội ngũ NVĐB, NVĐB nợ đọng theo đúng qui chế Công tác kế toán: Đôn đốc công tác thu – nộp, kiểm soát dòng tiền, kiểm soát hoá đơn cho hoạt động thu cước. Xây dựng hệ thống các công cụ quản lý, văn bản, hướng dẫn, qui trình, cơ chế, chính sách cho kênh NVĐB, NVĐBNĐ. 3.1.2. Phần Quản lý Tỉnh a. Về quản lý công tác kỹ thuật: Đầu mối giao diện với Công ty Hạ tầng mạng kỹ thuật để triển khai thực hiện công tác đảm bảo kỹ thuật tại tại Tỉnh; Điều hành, đôn đốc thực hiện các kế hoạch công tác kỹ thuật có liên quan theo phân cấp giữa Công ty với Công ty Hạ tầng kỹ thuật và Tỉnh: các kế hoạch, các định mức, chỉ tiêu,… Đầu mối tiếp nhận và giải quyết cho các Tỉnh về Công tác nghiệp vụ kỹ thuật; Tổng hợp và theo dõi thực hiện các đề xuất đảm bảo cho kỹ thuật tại Tỉnh; Đảm bảo các vật tư, thiết bị sửa chữa, ứng cứu thông tin cho Tỉnh; Tổng hợp, nắm các quy trình kỹ thuật tại Tỉnh và điều hành giám sát. b. Về quản lý các công tác khác: Tiếp nhận và giải quyết các đề xuất phát sinh trong hoạt động SXKD cho Tỉnh mà chưa có đầu mối nào của Công ty thực hiện. 3.2. Nhiệm vụ của các phòng thuộc nhóm Quản lý nhân viên Địa bàn 3.2.1. Phòng Quản lý địa bàn a. Nhiệm vụ ban nghiệp vụ Xây dựng toàn bộ hệ thống quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ, quy chế, chính sách theo chức năng nhiệm vụ của Phòng QLĐB. Đào tạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị thực hiện công việc theo các quy trình, quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành; Tiếp nhận, tổng hợp ý kiến đóng góp phản hồi từ các đơn vị trong quá trình thực hiện. Tổ chức hội thảo với các cơ quan chức năng để rà soát, kiểm tra, bổ sung, hoàn thiện quy trình, hướng dẫn. Xây dựng bài toán nghiệp vụ, quản lý và nâng cấp hệ thống công cụ phần mềm phục vụ cho công tác Bán hàng - Chăm sóc khách hàng – Thu cước; b. Nhiệm vụ Ban chuyên quản tỉnh Duy trì lực lượng NVĐB đa dịch vụ thực hiện đồng thời cả 3 nhiệm vụ bán hàng – chăm sóc khách hàng – thu cước; Trực tiếp làm mẫu – đào tạo – hỗ trợ các tỉnh yếu hoặc khi có yêu cầu; Tổ chức đào tạo các nghiệp vụ liên quan đến công tác Bán hàng - Chăm sóc khách hàng - Thu cước đến các CN Tỉnh/ Tp, huyện, NVĐB Quản lý, điều hành, đôn đốc - hỗ trợ - kiểm tra - kiểm soát công tác bán hàng – chăm sóc khách hàng - thu cước tới từng Chi nhánh, huyện, nhân viên địa bàn đảm bảo đạt chỉ tiêu được giao. Kiểm soát khối lượng hoàn thành công việc Bán hàng – Chăm sóc khách hàng – Thu cước hàng tháng của hệ thống nhân viên địa bàn. Đánh giá hiệu quả công tác Bán hàng - Chăm sóc khách hàng - Thu cước, đề xuất thay thế nhân sự liên quan đến công tác quản lý nhân viên địa bàn tại CN tỉnh: PQLĐB, Cửa hàng, NVĐB. 3.2.2. Phòng Kế toán a. Ban thanh toán nội bộ Thực hiện các công tác tài chính - kế toán đảm cho hoạt động của Trung tâm theo quy định phân cấp của Công ty. Cung cấp đủ, kịp thời các khoản kinh phí phục vụ hoạt động thu cước và bán hàng của Trung tâm. Kiểm tra, giám sát, thanh quyết toán các khoản chi phí phát sinh tại đơn vị và quyết toán các khoản chi phí được cấp với phòng tài chính Công ty theo đúng quy định và thời hạn. Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc trung tâm. b. Ban chuyên quản. Kiểm soát các hoạt động thu, nộp tiền cước các dịch vụ Viễn thông của Tập đoàn, quản lý hoá đơn thu cước tại các CN Tỉnh/TP. Thực hiện nghiệp vụ báo nợ số tiền gạch nợ trên hệ thống thanh toán cước phí, báo có số tiền cước đã nổi trên tài khoản Tập đoàn cho các CN Tỉnh/TP. Kiểm soát việc thanh toán tiền thù lao của nhân viên địa bàn, hoa hồng thu cước, tiền phạt, thuế thu nhập cá nhân của Đại lý thu cước thông qua file mềm của các CN Tỉnh/TP. Kiểm tra, đối soát, chốt công nợ tiền thu cước các dịch vụ Viễn thông của CN Tỉnh/TP tháng, quý, năm. Vớt toàn bộ số liệu hạch toán của CN Tỉnh/TP về thu nộp tiền cước, định khoản vào phần mềm kế toán DSS theo quy định. Cấp, quản lý, quyết toán hoá đơn thu cước của các CN Tỉnh/TP có hoạt động thu cước trên phạm vi cả nước. Tổ chức lưu trữ chứng từ theo quy định của Trung tâm, Công ty, Tập đoàn. Tổ chức đào tạo, kiểm tra, hướng dẫn, hỗ trợ nghiệp vụ kế toán đối với kế toán làm công tác cước tại các CN Tỉnh/TP. Xây dựng bài toán nghiệp vụ, quản lý và nâng cấp hệ thống công cụ phần mềm phục vụ cho công tác kế toán chuyên quản; Xây dựng toàn bộ hệ thống quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ, quy chế, chính sách theo chức năng nhiệm vụ của Phòng Kế toán. Đào tạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị thực hiện công việc theo các quy trình, quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành; Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc trung tâm. 3.2.3. Phòng Quản Lý nợ đọng Xây dựng định biên, tiêu chuẩn tuyển dụng NVĐB thu cước nợ đọng; Duy trì lực lượng NVĐB thu cước nợ đọng, trực tiếp làm mẫu – đào tạo – hỗ trợ các tỉnh yếu hoặc khi có yêu cầu; Xây dựng các Cơ chế, chính sách,quy trình nghiệp vụ, quy định, biểu mẫu liên quan đến hoạt động thu cước nợ đọng; các thủ tục liên quan đến hoạt động khởi kiện; các thủ tục xử lý tài chính đối với các khoản nợ phải thu không còn khả năng thu hồi theo quy định của Tập đoàn; các hướng dẫn phối hợp lực lượng thuê ngoài trong công tác thu nợ đọng. Tổ chức đào tạo – hướng dẫn – làm mẫu các nghiệp vụ liên quan đến công tác thu cước nợ đọng Quản lý, điều hành, đôn đốc - hỗ trợ - kiểm tra - kiểm soát công tác thu cước nợ đọng tới từng Chi nhánh, huyện, NVĐB nợ đọng Kiểm soát khối lượng hoàn thành công việc thu cước nợ đọng hàng tháng của hệ thống Cộng tác viên nợ đọng. Đánh giá hiệu quả công tác thu cước nợ đọng, đề xuất thay thế nhân sự liên quan đến công tác quản lý NVĐB nợ đọng tại CN tỉnh; Xây dựng bài toán nghiệp vụ, quản lý và nâng cấp hệ thống công cụ phần mềm phục vụ cho công tác thu cước nợ đọng; Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc trung tâm 3.2.4. Phòng Tổ chức lao động a. Ban chính sách NVĐB Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo NVĐB – NVĐB nợ đọng đảm bảo đủ lực lượng theo từng giai đoạn phát triển của Tập đoàn. Đôn đốc, kiểm tra, giám sát tiến độ tuyển dụng NVĐB – NVĐB nợ đọng trên toàn quốc đảm bảo đủ lực lượng theo yêu cầu. Kiểm tra, kiểm soát, phân tích, giải trình nguyên nhân tăng giảm số NVĐB – NVĐB nợ đọng hàng tháng, quý năm. Báo cáo đánh giá chất lượng tuyển dụng NVĐB Đảm bảo đầy đủ điều kiện cho NVĐB – NVĐB nợ đọng vào làm việc. Hướng dẫn, đối soát, kiểm tra, tổng hợp thanh quyết toán các chế độ thù lao và hoàn thiện chứng từ các khoản thù lao của NVĐB – NVĐB nợ đọng trên toàn quốc. Tổng hợp danh sách nhân viên địa bàn đóng BHXH tự nguyện trên toàn quốc Quản lý toàn bộ việc cấp USER bán hàng, thu cước cho NVĐB, NVĐB nợ đọng Xây dựng bài toán nghiệp vụ, quản lý và nâng cấp hệ thống công cụ phần mềm phục vụ cho công tác quản lý NVĐB; Xây dựng toàn bộ hệ thống quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ, quy chế, chính sách theo chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức lao động. Đào tạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị thực hiện công việc theo các quy trình, quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành; Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc trung tâm. b. Ban tổ chức biên chế Tổng hợp theo dõi, báo cáo biến động quân số toàn Trung tâm. Theo dõi, tổng hợp chấm công của CBCNV hàng tháng. Tổng hợp và theo dõi cập nhật phần mềm QTNS, hệ số lương BHXH, chức danh, nâng lương nâng bậc của CBCNV trong Trung tâm. Quản lý, theo dõi, tổng hợp quy trình đánh giá Ki hàng tháng, quý năm của CBCNV toàn Trung tâm. Tổng hợp, theo dõi và thanh toán các chế độ về lương, thưởng hàng tháng, quý năm của CBCNV toàn Trung tâm. Theo dõi, tổng hợp và hướng dẫn CBCNV thanh toán các chế độ chính sách như ốm đau, thai sản....theo quy định của luật lao động và hướng dẫn của các đơn vị cấp trên. Theo dõi toàn bộ hồ sơ, hợp đồng của CBCNV Trung tâm. Xây dựng bài toán nghiệp vụ, quản lý và nâng cấp hệ thống công cụ phần mềm phục vụ cho công tác tổ chức lao động; Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc trung tâm. 3.2.4. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp a. Nhiệm vụ Ban kế hoạch tổng hợp: Xây dựng kế hoạch hoạt động tuần, tháng, năm đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ được giao của Trung tâm. Lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ đột xuất của Trung tâm; Tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm, các phòng ban. Báo cáo Ban Giám đốc TT và Công ty theo tuần, tháng, quý, năm. Đề xuất, tham mưu cho Ban Giám đốc các cơ chế, chính sách, các giải pháp điều chỉnh kế hoạch nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Tổng hợp, theo dõi và lập kế hoạch đảm bảo cung cấp vật tư, trang thiết bị, công cụ phục vụ các nhiệm vụ của Trung tâm, của NVĐB, NVĐB nợ đọng trên toàn quốc. Xây dựng bài toán nghiệp vụ, quản lý và nâng cấp hệ thống công cụ phần mềm phục vụ cho công tác kế hoạch Xây dựng toàn bộ hệ thống quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ, quy chế, chính sách theo chức năng nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch. Đào tạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị thực hiện công việc theo các quy trình, quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành; Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc trung tâm. b. Nhiệm vụ Hành chính, văn thư: Thực hiện công tác hành chính, văn thư tại Trung tâm. Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc trung tâm. 3.3. Nhiệm vụ của các phòng thuộc nhóm Quản lý Tỉnh 3.3.1. Phòng nghiệp vụ: Tổng hợp nắm toàn bộ các quy trình kỹ thuật; Tổng hợp nắm toàn bộ các chỉ tiêu, định mức kỹ thuật; Tổng hợp nắm toàn bộ các văn bản về phối hộp giữa Công ty với Công ty Hạ tầng và các Tỉnh; Phối hợp tổ chức đào nghiệp vụ kỹ thuật cho các Tỉnh. Tổng hợp đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ về công tác Kỹ thuật tại các Tỉnh. 3.3.2. Phòng Điều hành: Điều hành, đôn đốc thực hiện các kế hoạch công tác kỹ thuật có liên quan theo phân cấp giữa Công ty với Công ty Hạ tầng kỹ thuật và Tỉnh: các kế hoạch, các định mức, chỉ tiêu,…; Điều hành, giám sát thực hiện các quy trình kỹ thuật tại Tỉnh; Đầu mối tiếp nhận và giải quyết cho các Tỉnh về Công tác nghiệp vụ kỹ thuật; Tổng hợp và theo dõi thực hiện các đề xuất đảm bảo cho kỹ thuật tại Tỉnh; Tiếp nhận và giải quyết các đề xuất phát sinh trong hoạt động SXKD cho Tỉnh mà chưa có đầu mối nào của Công ty thực hiện. Trực tiếp phối hợp với Công ty mạng lưới đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ về công tác kỹ thuật tại Tỉnh; Tham gia đánh giá nhân sự kỹ thuật tại Tỉnh. 3.3.3. Phòng Đảm bảo: Tổng hợp và thống nhất các định mức, thanh toán về Tài chính giữa Tỉnh - Công ty Viễn thông Viettel – Công ty mạng lưới Viettel; Đảm bảo các vật tư, thiết bị sửa chữa, ứng cứu thông tin cho Tỉnh; Đảm bảo các điều kiện sản xuất kinh doanh phát sinh khác cho Tỉnh mà cơ quan của VTT chưa xác nhận được đầu mối tiếp nhận. PHẦN II KẾT QUẢ THỬ VIỆC MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU CƯỚC A. MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO TRONG QUÁ TRÌNH THỬ VIỆC Tôi được nhận vào thử việc vào ngày 23/12/2009. Trong hai tuần đầu, từ ngày 23/12/2009 cho đến ngày 04/01/2010 tôi được đào tạo tập trung về cơ cấu tổ chức, nội quy lao động, văn hóa công ty và các quy trình, nghiệp vụ cần thiết để tiến hành công việc được giao. Sang tuần thứ 3 tôi được giao về phòng QLĐB với nhiệm vụ là làm chuyên quản QLĐB. Các công việc cụ thể bao gồm : Đầu tháng sau khi ban CSDL chốt số liệu cước cho kì cước mới xong thì thực hiện các nhiệm vụ sau : + Tiếp nhận các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình thu cước trong tháng như : Các chương trình khuyến mại, thời tiết, các ngày nghỉ lễ tết và các sự kiện kinh tế xã hội có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến quá trình thu cước + Tổng hợp dữ liệu người sử dụng dịch vụ của các chi nhánh kinh doanh mà mình làm chuyên quản theo từng tổ thu, từng địa bàn huyện, từng cộng tác viên và theo từng dịch vụ , có bóc tách riêng các loại KH như KH di động Vàng Bạc Đồng, các loại KH cảnh báo có nguy cơ ảnh hưởng đến công tác thu cước của chi nhánh như KH mới đấu nối, KH có mức cước tăng đột biến... + Lập kế hoạch thu cước cho các đơn vị thu cước : Căn cứ vào số liệu đầu kì đã tổng hợp, căn cứ vào các chỉ tiêu thu cước được giao, căn cứ vào các đặc điểm đặc trưng từng vùng, từng chi nhánh, lập kế hoạch thu cước từng ngày trong kỳ cước và thực hiện đôn đốc các chi nhánh mà mình chuyên quản thực hiện theo kế hoạch lập ra. Sau ngày 10 khi mà các Chi nhánh đã nhận được đầy đủ các TBC của kỳ cước mới thì sẽ tiến hành đôn đốc và quản lý các chi nhánh về việc phát TBC cho khách hàng. + Các đơn vị thu cước có nhiệm vụ tổ chức phát TBC cho KH trước ngày 20 hàng tháng để đảm bảo đúng cam kết với KH khi kí kết hợp đồng với nhà cung cấp là Viettel Telecom. + Đến ngày 18 hàng tháng các đơn vị thu cước phải báo cáo tình hình phát TBC cho Người sử dụng dịch vụ và tổ chức kiểm tra xác suất người sử dụng dịch vụ xem đã nhận được đầy đủ TBC chưa. + Đến ngày 20 hàng tháng các đơn vị thu cước phải tổng hợp kết quả phát TBC và gửi về cho Phòng QLĐB theo biểu mẫu. Từ ngày 21 đến ngày cuối cùng của tháng các chuyên quản sẽ dựa trên kết quả tổng hợp mà chi nhánh gửi lên để tiến hành Happy Call kiểm tra xác suất kết quả phát TBC của các chi nhánh. Nếu phát hiện ra sai xót trong việc báo cáo kết quả phát TBC thì yêu cầu chi nhánh giải trình lí do tại sao không phát được TBC cho KH và yêu cầu phát lại ngay cho KH. Sau khi công tác phát TBC cho KH đã hoàn tất các chuyên quản sẽ thực hiện nhiệm vụ đôn đốc các chi nhánh kinh doanh về mặt tiến độ thu cước và gạch nợ các trường hợp đã thu được cước. Cụ thể : + Hàng ngày chuyên quản sẽ chạy ra số thu 5 dịch vụ của từng chi nhánh, ắp vào báo cáo tiến độ thu cước để ra được tiến độ thu cước của từng chi nhánh cụ thể đến từng địa bàn, từng NVĐB, theo từng dịch vụ, số KH, số tiền còn tồn lại của từng NVĐB tại từng địa bàn. Dựa trên báo cáo chuyên quản sẽ đô