Báo cáo Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt chương trình ISO 9000 tại bộ công nghiệp Việt Nam

rường trung học phổ thông thì mục tiêu chất lượng là tỷ lệ học sinh thi đậu vào các trường đại học nổi tiếng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp các tổ chức ở nhiều loại hình, mọi quy mô có thể áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng, Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là hệ thống mở, tuỳ theo mỗi tổ chức áp dụng mà đưa ra chính sách về chất lượng của mình. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là áp dụng một phương pháp quản lý doanh nghiệp tổ chức chứ không phải là việc quản lý chất lượng từng sản phẩm và cũng không phải là việc tiêu chuẩn hoá sản phẩm. 2. Phân loai: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 gồm 4 bộ tiêu chuẩn chủ yếu sau: Bộ ISO 9000:2000 – Mô tả cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng. Bộ ISO 9001:2000 – Quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Bộ ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức (Thay cho bộ ISO 9001/9002/9003: 94). Bộ ISO 9004: 2000 – Hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Bộ ISO 19011 :2001 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường. ISO 9001 : 2000 là tiêu chuẩn quốc tế đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, là tiêu chuẩn mà Bộ Công nghiệp đã và đang áp dụng và được cấp chứng chỉ nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học. NHỮNG YÊU CẦU CHẤT LƯỢNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 Phạm vi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 rất rộng, từ mọi tổ chức đến từng cá nhân. Đối với một tổ chức thì áp dụng ISO 9000 có nghĩa là: Viết những gì cần phải làm. Mô tả hệ thống chất lượng: Thủ tục quy trình cho từng phòng ban, hướng dẫn công việc từng cá nhân Làm những gì đã viết: Nghĩa là sản xuất, kinh doanh theo quy trình, theo hướng dẫn các công việc. Đánh giá những gì đã làm: Đối chiếu việc làm, kết quả đã làm so với nội dung mô tả. Điều chỉnh những khác biệt; Khắc phục, phòng ngừa. Với những lý lẽ cần đặt ra ở trên, tiêu chuẩn ISO 9000 cần thoả mãn một số yêu cầu chính sau đây: 1. Yêu cầu quản lý chất lượng: 1.1 Yêu cầu tổng quát: Các cơ quan phải tổ chức bộ phận văn thư cơ quan; Cơ quan phải ban hành quy chế công tác văn thư và quy chế công tác lưu trữ cơ quan; Cơ quan phải xây dung chính sách chất lượng cho công tác văn thư; Cơ quan phải đảm bảo nhân lực cho công tác văn thư; Cơ quan phải đảm bảo các phương tiện cần thiết và hiện đại cho công tác văn thư; Cơ quan phải luôn tổng kết đánh giá hoạt động các mặt của công tác văn thư. 1.2 Yêu cầu về tài liệu chất lượng Thực hiện tiêu chuẩn ISO 9000 cơ quan phải có bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng; Hồ sơ về chủ trương nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan nói chung và công tác văn thư trong cơ quan; Hồ sơ về những ý kiến chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành văn thư; Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về kỹ thuật và thẩm quyền ban hành văn bản; chế độ công tác văn thư; các tiêu chuẩn về những trang thiết bị cho công tác văn thư; Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 2000; Một sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng gồm: Chính sách chất lượng: Nội dung chính sách chất lượng đưa ra được những mục tiêu thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000. Cụ thể: + Đảm bảo thực hiện các công việc được giao đúng yêu cầu về nội dung và tiến độ về thời gian; + Đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho tất cả cán bộ, công chức đạt theo yêu cầu chức danh quy định; + Thực hiện nghiêm túc chế độ làm việc theo trách nhiệm, quyền hạn, phương thức, phương pháp quy định, công bố bằng văn bản; + Bổ sung các nguồn lực và tạo môi trường làm việc tốt hơn để cán bộ, công chức phát huy trí tuệ, năng lực, đạt năng suất và chất lượng cao hơn trong công việc được giao. - Mục tiêu chất lượng: + Công tác văn thư đảm bảo đúng quy định của pháp luật; + Công tác xử lý văn bản đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và chính xác; + Văn bản dược ban hành có chất lượng cao; + Quản lý tài liệu tốt. - Hệ thống chất lượng: + Giới thiệu chung về cơ quan; + Cấu trúc của hệ thống chất lượng: phạm vi, hệ thống văn bản quản lý chất lượng đáp ứng chương 4 của ISO 9001 :2000, trách nhiệm lãnh đạo đáp ứng yêu cầu chương 5 của ISO 9001 :2000, các quy trình nghiệp vụ, các quy trình đánh giá và kiểm tra, khắc phục và phòng ngừa; + Danh mục các tài liệu Hệ thống chất lượng của cơ quan và đối chiếu với yêu cầu của ISO 9001 : 2000. 2. Yêu cầu về trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Lãnh đạo cơ quan phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến thường xuyên những quy định của nhà nước về chế độ công tác văn thư về ISO; Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm, đầu tư cho công tác văn thư và các quy trình liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư trong toàn bộ cơ quan; Lãnh đạo cơ quan phải hoạch định để đưa ra mục tiêu chất lượng công tác văn thư, luôn cải cách bộ máy hoạt động hay cơ chế hoạt động trong cơ quan để hướng tới đạt mục tiêu chất lượng chung của cơ quan và của công tác văn thư. Lãnh đạo cơ quan luôn theo dõi để có những điều chỉnh thích hợp; Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo chánh văn phòng hay trưởng phòng hành chính luôn sát sao cán bộ văn thư chuyên trách để kiểm tra chất lượng ban hành văn bản, quản lý văn bản, chất lượng hồ sơ ở văn thư cơ quan và các đơn vị chức năng khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm công tác đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ cho công tác văn thư chuyên trách và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan về kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ vụ việc. 3. Yêu cầu về nguồn lực: 3.1 Nguồn nhân lực 3.1.1. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: - Tốt nghiệp đại học trở lên; - Qua lớp bồi dưỡng về quản lý nhà nước; - Soạn thảo được văn bản quy định về công tác văn thư- lưu trữ trong cơ quan; - Sử dụng máy vi tính thành thạo; - Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, Fax, telex; 3.1.2 Cán bộ phụ trách tổ đánh máy, in văn bản: - Tốt nghiệp đại học; - Qua lớp bồi dưỡng về văn thư , lưu trữ; - Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng; - Thành thạo việc rà soát hình thức và thể thức văn bản; - Biết tiếng Anh trình độ C. 3.1.3. Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan (văn thư chuyên trách): - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử hoặc đại học quản lý hành chính nhà nước; - Sử dụng thành thạo máy vi tính; - Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, Fax, telex; - Nắm vững quy trình phát hành văn bản và tiếp nhận phân phối văn bản đến. 3.1.4. Cán bộ văn thư chuyên trách - Tốt nghiệp trung cấp văn thư lưu trữ trở lên; - Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng; - Nắm vững quy định chế độ văn thư của nhà nước và của cơ quan; - Trình độ tiếng Anh bằng B. 3.1.5. Cán bộ, công chức ở các bộ phận chức năng, các đơn vị trong cơ quan: - Hiểu biết các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư; - Nắm vững hình thức và thể thức văn bản; - Nắm vững các quy định chế độ công tác văn thư ở cơ quan; - Sử dụng máy vi tính thành thạo. 3.2 Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: 3.2.1. Công nghệ thông tin: Tại bộ phận văn thư cơ quan đảm bảo ít nhất 01 máy vi tính quản lý văn bản đến văn bản đi. Trong cơ quan có mạng cục bộ (Lan), các máy văn phòng kết nối INTERNET, mạng diện rộng chính phủ. 3.2.2. Thiết bị in văn bản: - Máy in laze để in văn bản cỡ A4 - Máy in kim để in các loại bảng biểu khác khổ A4 3.2.3. Thiết bị sao chụp tài liệu: - Máy photocopy tốc đọ cao - Máy quét (máy SCOMER) 3.2.4. Thiết bị viễn thông: - Máy Fax giấy thường; - Máy điện thoại đường dài quốc tế. 3.2.5 .Thiết bị lưu giữ tài liệu và con dấu: - Tủ sắt; - Giá để tài liệu theo tiêu chuẩn; - Bìa hồ sơ, cặp tài liệu theo tiêu chuẩn 3.3. Yêu cầu về môi trường làm việc 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh , sạch đẹp, thoáng đãng , tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng. 4. Yêu cầu về tạo sản phẩm; Sản phẩm của công tác văn thư là phục vụ đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của cơ quan. Cụ thể như sau; Tất cả các văn bản phát hành đi của cơ quan đều được kiểm tra về hình thức và thể thức; Đăng ký văn bản đi đúng thời điểm phát hành và gửi văn bản, cập nhật văn bản đi đã phát hành; Tiếp nhận văn bản đến ngay trong ngày và theo quy trình đã quy định trong cơ quan; Tất cả các văn bản đến đều được xử lý, giải quyết ngay và với tiến độ xử lý nhanh nhất; Sản phẩm đảm bảo chính xác, đúng yêu cầu; Cung cấp sản phẩm nhanh, chính xác, bí mật. 5. Yêu cầu về đo lường, phân tích và cải tiến - Cơ quan phải định kỳ hàng năm tổng kết rút kinh nghiệm qua việc thực hiện các quy định về chế độ văn thư cơ quan. - Chỉnh sửa kịp thời những khâu chưa hợp lý, cải tiến quy trình hoạt động công tác văn thư nói chung và cơ quan nói riêng; - Luôn nâng cấp các trang thiết bị đánh máy, in văn bản, thông tin liên lạc, công nghệ sinh học; - Cải tiến, sửa đổi lề lối làm việc của cơ quan sao cho có hiệu quả và phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng; - Thẩm tra chất lượng văn bản đã phát hành - Thẩm tra kết quả xử lý văn bản đến. CHƯƠNG III CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP I. TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO Ở TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM 1. Những nét khái quát về việc thực hiện chương trình ISO 9000 ở trên Thế giới Tính đến cuối năm 2003 đã có 500.125 chứng chỉ ISO 9001 : 2000 đã đựơc cấp ở 149 nước. Tại các nước trên thế giới bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế trong cộng đồng Châu Âu, chứng chỉ ISO 9000 là điều kiện bắt buộc cho các sản phẩm được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận . Mặt khác chứng chỉ ISO 9000 là căn cứ bảo đảm uy tín của nhà sản xuất, nhà kinh doanh, nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên việc áp dụng ISO 9000 ở mỗi nước trên thế giới và ở mỗi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh không giống nhau. Hiện nay, tại các xã ở các nước Châu Âu áp dụng bộ tiêu chuẩn 16949. Bộ tiêu chuẩn 16949 là kết hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và QC (Quality Control). Tại Mỹ, nhiều hãng sản xuất ô tô áp dụng bộ tiêu chuẩn QS 9000. Tiêu chuẩn QS 9000 là kết hợp tiêu chuẩn ISO 9000 : 1994 và QC. Còn lại các doanh ngiệp, các tổ chức kinh tế khác, phổ biến là áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000. Nhưng để các doanh nghiệp thực hiện quản lý chất lượng tốt thì họ có các 5S (Seiri, Seisou, Seiton, Seiktsu, Shitsukei) được phát triển mạnh, đi trước, rồi sau đó mới áp dụng ISO 9000. Những nơi thực hiện 5S sau đó thực hiện việc ứng dụng ISO 9000 được thuận lợi hơn. Tính đến tháng 3 năm 2002 đã có tới 29.626 cơ quan, tổ chức ở Nhật Bản áp dụng ISO 9000. Tại Nhật, ngoài các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, một số lĩnh vực khác cũng áp dụng ISO 9000, như trong các cơ quan Chính phủ, trong các trường học Ví dụ : Trường Morioka Chuo High School. Tại khối ASEAN, các nước như Malaisia, Thái Lan và Singabo,việc ứng dụng ISO 9000 khá phổ biến tại các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp. Hiện nay Chính phủ các nước này đang bắt buộc các cơ quan nhà nước áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000.Trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ , hiện nay Lưu trữ quốc gia Malaysia đang ứng dụng ISO 9000 tại một số bộ phận như tại phòng đọc và xưởng tu bổ phục chế tài liệu. Nhìn chung việc ứng dụng ISO 9000 tại các nước trên thế giới chủ yếu ở lĩnh vực sản xuất, kinh doanh là do yêu cầu thị trường và trở thành điều kiện cho viêc hàng hoá nước này thâm nhập vào thị trường nước kia.Từ bộ tiêu chuẩn ISO 9000 các nước còn đưa ra các bộ tiêu chuẩn khác nhau để phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ở mỗi lĩnh vực khác nhau. 2. Một số nét về việc áp dụng chương trình ISO 9000 tại Việt Nam Ở nước ta, viêc nghiên cứu áp dụng ISO 9000 đã được thực hiện mạnh mẽ ở các doanh nghiệp như : Công ty Dệt may Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty nguyên liệu Thuốc Lá Bắc, Công ty Thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty 26 Bộ Quốc Phòng, Công ty trách nhiêm hữu hạn Huy Thành, Công ty in Hàng Không, Công ty cổ phần Thực phẩm Nghệ An, Công ty gang thép Thái Nguyên, Nhà máy chế biến thực phẩm Đồng Văn (tỉnh Hà Nam),… Tại những doanh nghiệp yếu tố sản phẩm, vấn đề chất lượng sản phẩm và sự thoả mãn của khách hàng luôn được đưa lên hàng đầu. Cho nên tại các doanh nghiệp, việc áp dụng ISO 9000 có mục tiêu rất rõ ràng là nâng cao chất lượng của hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngoài lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tại các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế, việc nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 đã và đang được nghiên cứu ứng dụng vào hoạt động dịch vụ công và các hoạt động trong cơ quan tại một số cơ quan Nhà nước nhằm từng bước cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động quản lí và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của mình. Được Ban chỉ đạo Cải cách hành chính Chính phủ khuyến khích, một số cơ quan Nhà nước đã ứng dụng ISO 9000 như Tổng cục Tiêu chuẩn- Đo lường – Chất lượng, Viện quản lý kinh tế Trung ương, Sở Giao thông công chánh thành phố Hồ Chí Minh, Uỷ ban nhân dân QuậnII (Tp Hồ Chí Minh), Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà. Có cơ quan ứng dụng ISO 9000 cho tất cả các hoạt động của đơn vị, cá nhân trong các hoạt động của cơ quan như : Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Cục thuế Tp Hồ Chí Minh, Sở Công nghiệp Hà Nội. Có cơ quan áp dụng ISO 9000 chỉ ở một số khâu dịch vụ công, như Văn phòng UBND Tp Hà Nội, Văn phòng UBND Tp Hồ Chí Minh, Văn phòng UBND Quận I Tp Hồ Chí Minh. Hiện nay ngành y tế và ngành giáo dục đang ngiên cứu để áp dụng ISO 9000 tại các cơ quan đơn vị mình như tại các bệnh viện, các trường phổ thông. Riêng tại các cơ quan, tổ chức đang áp dụng ISO 9000 không có ứng dụng riêng cho các hoạt động công tác văn thư . Hoạt động công tác văn thư chỉ là một mặt hoạt động phục vụ cho hoạt chung cả hệ thống chất lượng của cả cơ quan. Trong hàng loạt các quy trình được đưa ra áp dụng ISO 9000 chỉ có một quy trình thuộc nội dung hoạt động của công tác văn thư. Ví dụ: - Tại văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, ứng dụng ISO 9000 cho khâu cấp giấy phép đầu tư, thì hoạt động văn thư chỉ đề cập việc cung cấp hồ sơ, tài liệu cho việc xét duyệt cấp giấy phép đầu tư cho đúng và nhanh chóng. - Tại văn phòng UBND thành phố Hà Nội đang có đề án ứng dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính vào ba lĩnh vực (tiếp dân, quản lý lưu trữ và xử lý công văn đến). Nội dung cơ bản của hoạt động văn thư trong đề án này cũng chỉ đề cập quy trình xử lý văn bản và quản lý tài liệu, cung cấp hồ sơ, tài liệu, cho dịch vụ hành công đựơc đúng và nhanh chóng. - Tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn áp dụng ISO 9000 cho quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản. - Tại Bộ Công nghiệp áp dụng quy trình ISO cho quy trình quản lý tài liệu, quy trình xử lý văn bản đi và đến, quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ, quy trình rà soát và hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP Các bước tiến hành Xây dựng các văn bản pháp lý Ngày 27 tháng 02 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành Quyết định số 325/QĐ-TCCB thành lập Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000tại cơ quan Bộ Công Nghiệp do đồng chí Bộ trưởng làm Trưởng ban, đồng chí Thứ trưởng thướng trực làm Phó ban, Chánh Văn phòng Bộ là Uỷ viên thường trực, uỷ viên gồm các đồng chí Vụ trưởng, Chánh thanh tra Bộ, Tổ chuyên viên giúp việc Ban Chỉ đaoj cũng được thành lập. Ngày 02 tháng 04 năm 2004, Bộ trưởng Bộ công nghiệp ban hành Quyết định số 612/QĐ-VP, Ban hành Quy chế hoạt động của Ban cỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000(gọi tắt là Ban Chỉ đạo) và Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo. Căn cứ vào Quyết định của Bộ, ở Văn phòng Bộ, các Vụ và Thanh tra Bộ đều tổ chức các Tổ chuyên viên giúp việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của đơn vị mình. Học tập, phổ biến ISO 9001: 2000 Việc xây dựng và thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 là công việc của toàn thể cán bộ, công chức trong Cơ quan; các quy tình ISO đều do cán bộ, công chức (hoặc bộ phận công việc) xây dựng lên; Cơ quan tư vấn, Ban Chỉ đạo và Tổ chuyên viên giúp việc chỉ làm nhiệm vụ tham mưu tư vấn về nghiệp vụ; do vậy công tác truyền đạt, bồi dưỡng nghiệp vụ cho mọi người phải đặt vào vị trí quan trọng hàng đầu. Bộ Công nghiệp đã tổ chức nhiều khoá học, cuộc họp, hội nghị, hội thảo mời giảng viên của Trung tâm năng suất Việt Nam , Tổ chức hợp tác kỹ thuật Đức (GTZ), Công ty QUASEI đến truyền đạt các nội dung, yêu cầu, các bước thực hiện ISO để tất cả các cán bộ, công chức tang cơ quan nắm vững và triển khai thực hiện; các tài liệu liên quan được đưa lên mạng nội bộ để mọi người khai thác, sử dụng. Lập chương trình kế hoạch triển khai chương trình ISO 9001: 2000 Quyết định số 612/QĐ-VP của Bộ Công nghiệp quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo, gồm: xây dựng chương tình công tác, kế hoạch làm việc Ban chỉ đạo; nghiên cứu soạn thảo các văn bản liên quan về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Việc kiểm tra thực hiện kế hoạc theo lịch trình, giám sát chặt chẽ bằng các chế độ thông tin báo cáo. Chế độ làm việc, họp, thông tin, báo cáo triển khai thực hiện chương trình ISO 9001: 2000 Các cuộc họp của Ban chỉ đạo, gồm họp bất thường. Nội dung các cuộc họp do Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo chuẩn bị. Trưởng ban chỉ đạo triệu tập và chủ trì các phiên họp định kỳ một tháng một lần.Ban chỉ đạo cùng bên tư vấn kiểm điểm tình hình triển khai thực hiện chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại Cơ quan Bộ; Họp bất thường của Ban chỉ đạo do Trưởng ban chỉ đạo hoặc Phó trưởng ban chỉ đạo được uỷ quyền quyết định triệu tập căn cứ vào yêu cầu thực tế hoặc do các ủy viên đề nghị; Các Uỷ viên Ban chỉ đạo tham dự đầy đủ các cuộc họp của Ban. Trường hợp không tham mưu được có thể gửi ý kiến bằng văn bản hoặc gửi qua mạng nội bộ các vấn đề có liên quan; Các cuộc họp của Ban chỉ đạo, căn cứ tình hình công việc có thể mời chuyên gia giúp việc tham dự; Hàng tuần, tại cuộchọp giao ban của Bộ, Uỷ viên thường trực báo cáo Trưởng ban Chỉ đạo hoặc phó trưởng ban chỉ đạo được uỷ vquyền tình hình triển khai thựchiện chương trình tại các đơn vị và đề xuất, kiến nghị những vấn đề còn vướng mắc. Chế độ thông tin báo cáo. Báo cáo định kỳ theo hàng tháng hoặc hàng tuần, các Uỷ viên Ban chỉ đạo thựchiện nhiệm vụ báo cáo, thông tin tinh fhình triển khai thực hiện chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại đơn vị do mình phụ trách, Tổ chuyên viên giúp việc Bao chỉ đạo tổng hợp báo cáo. Báo cáo đột xuất: Khi có vấn đề đột xuất phát sinh ngoài phạm vi chức năng nhiệm vụ được phân công, các uỷ viên Ban chỉ đạo hoặc Trưởng Tổ chuyên viên giúp việc phải báo cáo ngay với Ban chỉ đạo hoặc Phó trưởng ban Chỉ đạo đòng thời đề xuất giải quyết. Thành tựu đạt được a) Về việc thực hiện, triển khai các quy trình: Sau khi xây dựng được quy trình và đi vào hoạt động một thời gian, Bộ Công nghiệp đã tiến hành đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan bao gồm Văn phòng , Thanh tra và 9 Vụ chức năng trực thuộc trong lĩnh vực quản lý nhà nước vào giữa tháng 3/2004. Qua việc đánh giá, Trung tâm năng suất đã chỉ ra những ưu điểm và một số tồn tại trong việc thực hiện Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại Bộ. Trung tâm cho rằng còn nhiều hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 chưa được xây dựng. Ví dụ Bộ chưa xây dựng được và ban hành chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, số tay chất lượng, đánh gia chất lượng nội bộ. Từ 46 quy trình ISO đựơc xây dựng năm 2004, đến tháng 7/2005, Cơ quan Bộ đã xây dựng được 52 quy trình trong đó 46 quy trình tác nghiệp và 6 quy trình hệ thống. Đó là hệ thóng các văn bản quản lý chất lượng sau: Sổ tay chất lượng Chính sách và mục tiêu chất lượng Quy định Chi tiêu nội bộ Quy trình Quản lý tài liệu Quy trình Xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ Quy trình Xử lý công văn đến và đi Quy trình Cải tiến chất lượng Quy trình Nghiên cứu cơ chế, chính sách phát triển ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép XNK tiền chất sử dụng trong lĩnh vực công nghiệp Quy trình Thẩm tra, thẩm định dự án đầu tư các ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép sản xuất thuốc lá điếu Quy trình Cấp giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Quản lý hồ sơ Quy trình Lập chương trình thanh tra, kiểm tra và thực hiện chương trình. Quy trình Tiếp dân Quy trình Xử lý khiếu nại, tố cáo Quy trình Quản lý đầu tư xây dựng các dự án điện độc lập Quy trình Cấp giấy phép hoạt động điện lực Quy trình Tổ chức quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp Quy tình Quản lý tài sản công và hoạt động mua sắm, thanh lý và điều chuyển tài sản tại đơn vị trực thuộc Bộ Quy trình Theo dõi, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp tình hình tài chính của các doanh nghiệp Quy trình Ra Quyết định giá trị của doanh nghiệp để cổ phần hoá Quy trình Quyết toán kinh phí hành chính sự nghiệp Quy trình Tổ chức, nghiên cứu, dự báo xu hướng và xây dựng chiến lược hợp tác quốc tế Quy trình Giải quyết thủ tục đoàn ra. Quy trình Cấp hạn ngạch xuất nhập khẩu nguyên liệu sản xuất và vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Tổ chức thực hiện xúc tiến đầu tư nước ngoài và xúc tiến thương mại quốc tế Quy trình Xây dựng và xúc tiến các dự án FDI Quy trình Soạn thảo và đàm phán ký kết các điều ước quốc tế về hội nhập kinh tế quốc tế Quy trình Tuyển sinh đối với các trường Cao đẳng, THCN trực thuộc Bộ Quy trình Xây dựng và giao kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hàng năm cho các đơn vị Quy trình Thi tuyển công chức tại các đơn vị thuộc Bộ Quy trình Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Quy trình Phổ biến và giáo dục pháp luật Quy trình Mua sắm tài sản Trong số các quy trình đó có các quy trình chung mà mọi cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ phải nắm vững để thực hiện. Ví dụ : Quy trình quản lý tài liệu (QT02), quy trình về quản lý hồ sơ (QT 12) , quy trình về đánh giá chất lượng nội bộ (QT 04). Các quy trình tác nghiệp đều được xây dựng theo phương châm một cửa, giảm thủ tục hành chính, điển hình là các quy trình : Quy trình cấp giấy phép hoạt động điện lực (QT17), Quy trình cấp giấy phép xuất nhập khẩu tiền chất sử dụng trong lĩnh vực công nghiệp (QT 08), Quy trình cấp hạn ngạch nhập, xuất khẩu nguyên liệu sản xuất và vật liệu nổ công nghiệp (QT 24), Quy trình tiếp dân (QT 15). Mỗi quy trình đều được minh hoạ bằng một sơ đồ đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Mục tiêu chất lượng của Bộ là : Hiện đại hoá Cơ quanBộ, áp dụng các tiến bộ khoa học ký thuật, công nghệ thông tin vào các lĩnh vực quản lý cung cấp nhanh chóng, chính xác và hiệu quả các dịch vụ cho khách hàng. Các quy trình trên được đưa lên mạng nội bộ để cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện. Ngoài ra, khách ngoài cơ quan đến công tác có thể tự tìm hiểu khai thác quy trình ISO 9000 và các thông tin cần thiết khác tại màn hình cảm ứng nối mạng đặt tại tiền sảnh cơ quan Bộ. b) Chương trình 5S Chương trình 5S là một nội dung trong hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mà cơ quan Bộ Công nghiệp đang triển khai. Theo căn cứ Quyết định số 612/QĐ-VP thì Bộ trưởng Bộ Cộng nghiệp là trưởng ban chỉ đạo 5S của Cơ quan Bộ. Ở các Vụ, Thanh tra,Văn phòng Bộ đều tổ chức các tổ chuyên viên giúp việc để triển khai chương trình 5S. 5S là chữ cái đầu của tiếng Nhật “SERI”, ‘SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU”và”SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc “và “sẵn sàng”. Bộ Công nghiệp đã tổ chức các lớp bồi dưỡng về các nội dung cơ bản của 5S cho toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan, chỉ định người có trách nhiệm tham gia Ban chỉ đạo triển khai hoạt động 5S. Trên cơ sở các quy định đã đề ra đối với 5S, Bộ đã thực hiện chương trình 5S đạt được những thành tựu sau: Thực hiện Seiri- Sàng lọc Bộ đã tiến hành sàng lọc những văn bản giấy tờ tạo không gian hữu dụng và hiệu quả, loại bỏ những thứ không cần thiết trong khi làm việc. Thực hiện Seiton- Sắp xếp Việc sắp xếp tài liệu của Bộ theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra với các nguyên tắc; Vào trước ra trước; Mỗi đồ vật được bố trí ở vị trí riêng; Nhận biết các đồ vật và vị trí qua hệ thống nhãn, thẻ nhận biết; Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm; Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ vận chuyển; Để riêng các đồ vật chuyên dụng với các đồ vật dùng chung Các vật dụng dùng thường xuyên được đặt gần người sử dụng; Tài liệu và các vật dụng tuyệt đối không để trên nóc tủ, sà