Báo cáo Nghiệp vụ kế toán tại Xí nghiệp 103

u thu, phiếu chi để ghi, mỗi phiếu ghi 1 dòng theo thứ tự phiếu thu trước sau đó mới đến phiếu chi. * Phương pháp lập : - Cột số hiệu phiếu : ghi số phiếu thu và số phiếu chi. - Cột diễn giải : ghi các lý do thu chi. - Cột tài khoản đối ứng : ghi mã số các tài khoản đối ứng với tài khoản 111 - Cột số tiền : + Thu : ghi số tiền thu vào quỹ trong ngày. + Chi : ghi số tiền chi ra trong ngày. - Dòng tồn quỹ đầu ngày : ghi số dư cuối ngày trước chuyển sang. - Dòng tổng cộng : cộng số phát sinh trong ngày cả bên nợ và bên có. - Dòng tồn quỹ cuối ngày = Tồn quỹ đầu ngày + phát sinh tăng - phát sinh giảm * Tác dụng : Phản ánh được số tiền thu chi trong ngày và là căn cứ ghi vào sổ chi tiết tiền mặt. Xí nghiệp 103 Tài khoản 111 Tiền Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Số CT Ngày CT Nội dung chứng từ TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có Dư đầu tháng 58.886.580 C1 2/5/02 Huấn- Trả tiền sửa chữa máy trắc đạc + thuế GTGT CT HH2 627 133 1.067.000 33.000 T2 2/5/02 Minh- Nộp tiền vay mua vật tư CT HH2 141 8.000.000 ........ ... ... Cộng số phát sinh 257.195.865 315.808.211 Dư cuối tháng 274.234 * Cơ sở lập : Hàng ngày trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt kế toán lập sổ chi tiết TK 111 theo dõi cho tất cả các công trình. * Phương pháp ghi : - Cột số chứng từ : ghi số của phiếu thu và phiếu chi theo thứ tự thời gian. - Cột ngày chứng từ : ghi ngày của phiếu thu và phiếu chi. - Cột nội dung chứng từ : ghi các lý do thu tiền và chi tiền. - Cột TK đối ứng : ghi tài khoản đối ứng với TK 111 - Cột phát sinh nợ : ghi số tiền trên phiếu thu. - Cột phát sinh có : ghi số tiền trên phiếu chi. - Dòng dư đầu tháng : ghi số tiền tồn của tháng trước. - Dòng cộng số phát sinh : cộng phát sinh cả bên nợ và bên có. - Dư cuối tháng = Dư đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm * Tác dụng: Phản ánh chính xác số tiền thu chi trong tháng. Như đã trình bày ở trên Xí nghiệp 103 không có tài khoản tiền gửi ngân hàng ( TK 112 ) vì Xí nghiệp trực thuộc Công ty xây dựng số 1 nên khi cần sử dụng đến TK 112 thì Xí nghiệp phải thông qua Công ty. Khi đó kế toán sẽ định khoản như sau : Nợ TK 331, 133, 152, 153... Có TK 336 Cụ thể như trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp cắt séc trả tiền mua đinh, dây thép, que hàn tháng 4 năm 2002 của Cửa hàng LTTP Hoàn Kiếm II với tổng số tiền là: 6.405.000 đồng. Kế toán định khoản : Nợ TK 331 : 6.100.000 Nợ TK 133 : 305.000 Có TK 336 : 6.405.000 Quy trình hạch toán tiền tạm ứng tại Xí nghiệp 103 Chứng từ thanh toán tạm ứng Sổ Nhật ký chung Phiếu chi tạm ứng Sổ chi tiết TK 141 Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Xí nghiệp 103 Tài khoản 141 Tạm ứng Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Số CT Ngày CT Nội dung chứng từ TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có Dư đầu tháng 1.110.948.347 T2 2/5/02 Minh-Nộp tiền vay mua vật tư CT HH2 111 8.000.000 C7 18/5/02 Giáp-Tạm ứng mua vật tư CT HH2 111 70.000.000 ........ ... ... Cộng số phát sinh 104.881.500 191.573.050 Dư cuối tháng 1.024.256.797 * Cơ sở lập Sổ chi tiết Tài khoản 141: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 141 theo dõi từng người tạm ứng theo từng công trình. * Phương pháp ghi : - Cột số chứng từ : ghi số của phiếu thu và phiếu chi theo thứ tự thời gian. - Cột ngày chứng từ : ghi ngày của phiếu thu và phiếu chi. - Cột nội dung chứng từ : ghi các lý do thu tiền tạm ứng và chi tiền tạm ứng. - Cột TK đối ứng : ghi tài khoản đối ứng với TK 141. - Cột phát sinh nợ : ghi số tiền trên phiếu thu. - Cột phát sinh có : ghi số tiền trên phiếu chi. - Dòng dư đầu tháng : ghi số tiền tồn của tháng trước. - Dòng cộng số phát sinh : cộng phát sinh cả bên nợ và bên có. - Dòng dư cuối tháng = Dư đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm * Tác dụng : Dễ theo dõi số tiền đã tạm ứng và thu tiền tạm ứng trong tháng. IV- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm Để xây dựng một công trình hoàn thành hay hoàn thành một hạng mục công trình ( HMCT ) thì doanh nghiệp phải đầu tư vào quá trình sản xuất thi công một lượng chi phí nhất định. Những khoản chi phí mà doanh nghiệp chi ra trong quá trình thi công đó sẽ tham gia cấu thành nên giá thành công tác xây lắp hoàn thành cuả công trình, HMCT đó. Như vậy giá thành sản phẩm xây lắp là chỉ tiêu biểu hiện bằng tiền toàn bộ chi phí sản xuất tính cho từng công trình, HMCT hay khối lượng xây lắp hoàn thành đến giai đoạn quy ước, nghiệm thu, bàn giao và được chấp nhận thanh toán. Khác với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, người ta có thể tính giá thành cho một loại sản phẩm được sản xuất ra trong kỳ và giá thành đơn vị của sản phẩm đó là cơ sở quan trọng để định giá bán. Nhưng ở doanh nghiệp xây dựng, giá thành xây lắp mang tính cá biệt ở mỗi công trình, HMCT hay khối lượng xây lắp sau khi hoàn thành bàn giao đều có một giá thành riêng. Hơn nữa nhận được thầu một công trình, HMCT thì rõ ràng là giá bán ( giá nhận thầu ) đã có trước khi thi công công trình. Như vậy giá bán có trước khi xác định giá thành thực tế của công trình đó. Do đó, giá thành thực tế của công trình đó chỉ quyết định tới lãi, lỗ của công trình đó mà thôi. Quy trình hạch toán về tập hợp chi phí Sổ cái các TK 621, 622, 623, 627 Sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 154 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Hàng tháng các chi phí sản xuất được tập hợp theo từng khoản mục như : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (621), chi phí nhân công trực tiếp (622), chi phí sử dụng máy thi công (623), chi phí sản xuất chung (627). * Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành công trình xây dựng. Vì vậy việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có tầm quan trọng đặc biệt trong việc tính đúng, tính đủ, chính xác giá thành công trình xây dựng. Cụ thể trong tháng 5/2002 phân bổ chi phí NVL phục vụ cho thi công CT HH-GĐ2 Nợ TK 621 : 1.286.512.581 Có TK 152 : 1.286.512.581 Cuối tháng kết chuyển CPNVLTT Nợ TK 154 : 1.286.512.581 Có TK 621 : 1.286.512.581 * Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền phải trả cho công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất thi công. Cụ thể trong tháng 5/2002 phân bổ chi phí nhân công thi công trực tiếp CT HH-GĐ2 Nợ TK 622 : 138.588.000 Có TK 334 : 138.588.000 Cuối tháng kết chuyển CPNCTT Nợ TK 154 : 138.588.000 Có TK 622 : 138.588.000 * Theo chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp được Bộ Tài chính ký ban hành chính thức theo quyết định số 1864 QĐ/BTC này 16/12/1998. Xí nghiệp 103 mở thêm TK 623 dùng để tập hợp chi phí sử dụng xe máy thi công. Hiện nay, chi phí trích vào TK 623 ở Xí nghiệp chủ yếu gồm có các chi phí vật liệu dùng cho máy thi công. Cụ thể trong tháng 5/2002 Xí nghiệp trích chi phí vật liệu dùng cho máy thi công ở CT HH- GĐ2 Nợ TK 623 : 5.909.396 Có TK 111 : 5.909.396 Cuối tháng kết chuyển CPNCTT Nợ TK 154 : 5.909.396 Có TK 623 : 5.909.396 * Chi phí sản xuất chung ở Xí nghiệp 103 là những chi phí liên quan đến phục vụ, quản lý sản xuất ở các bộ phận, đội xây lắp như : Tiền lương nhân viên quản lý đội thi công (6271), chi phí vật liệu (6272), chi phí dụng cụ sản xuất (6273), chi phí dịch vụ mua ngoài (6277), và chi phí bằng tiền khác dùng cho quản lý đội sản xuất (6278). Cụ thể trong tháng 5/2002 chi phí sản xuất chung ở CT HH - GĐ2 là : Chi phí nhân viên quản lý Nợ TK 6271 : 21.984.000 Có TK 334 : 21.984.000 Chi phí dụng cụ sản xuất Nợ TK 6273 : 24.412.700 Có TK 142 : 24.412.700 Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 6277 : 71.316.715 Có TK 111 : 71.316.715 Cuối tháng kết chuyển CPSXC Nợ TK 154 : 117.713.415 Chi tiết CT HH - GĐ2 Có TK 627 : 117.713.415 Xí nghiệp 103 Sổ cái tài khoản 154 Tháng 5 năm 2002 Chứng từ Nội dung chứng từ TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Số Ngày KC 31 Kết chuyển CPNVLTT CT HH-GĐ2 621 1.286.512.581 KC 31 Kết chuyển CPNCTT CT HH-GĐ2 622 138.588.000 KC 31 Kết chuyển CPSD máy CT HH-GĐ2 623 5.909.396 KC 31 Kết chuyển CPSXC CT HH-GĐ2 627 117.713.415 Cộng * Cơ sở lập sổ cái tài khoản 154 : Căn cứ vào sổ cái các TK 621, 622, 623, 627 (chi tiết) để lập. * Phương pháp ghi : Cột chứng từ : + Số : ghi ( KC ) kết chuyển + Ngày : ghi ngày kết chuyển - Cột nội dung chứng từ : ghi nội dung kết chuyển - Cột tài khoản đối ứng : ghi tài khoản đối ứng với TK 154 - Cột phát sinh nợ và phát sinh có : ghi số tiền phát sinh. * Tác dụng : Dễ theo dõi và là cơ sở để ghi vào bảng tổng hợp CPSX. Công ty XD số 1 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Xí nghiệp 103 Tháng 5 năm 2002 TT Tên công trình Tổng chi phí CPNVLTT CPNCTT CP máy CPSXC 1 TTTM HH-GĐ2 1.548.723.392 1.286.512.581 138.588.000 5.909.396 117.713.415 2 YAMAHA-GĐ4 385.490.666 315.870.998 44.862.000 2.147.140 22.610.528 3 TTVH Hà Tĩnh 30.940.441 4.552.100 3.200.000 548.520 22.639.821 Tổng cộng 1.965.154.499 1.606.935.679 186.650.000 8.605.056 162.963.764 Cuối quý căn cứ vào các sổ chi tiết chi phí sản xuất của từng công trình, HMCT, kế toán tiến hành cộng luỹ kế các tháng được số liệu tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong quý của từng công trình. Phương pháp tính giá thành mà Xí nghiệp 103 áp dụng đó là phương pháp tính trực tiếp. Xuất phát từ đặc điểm của công trình xây dựng là có khối lượng giá trị lớn, thời gian thi công dài. Vì vậy hiện nay các công trình, HMCT thường được thanh quyết toán theo điểm dừng kỹ thuật hợp lý. Từ lý do trên đòi hỏi khi hạch toán tiêu thụ từng phần công trình lớn thì phải xác định được chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ. Khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ là khối lượng chưa được nghiệm thu và chưa được chấp nhận thanh toán. Việc xác định chi phí của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ được thực hiện thông qua giá trị khối lượng xây lắp dở dang theo dự toán. * Công thức xác định Giá trị thực tế Giá trị thực tế của Giá trị thực tế của Giá trị của KLXL KLXL DD ĐK + KLXL PS trong kỳ dự toán dở dang Giá trị dự toán của Giá trị dự toán x của KL cuối kỳ KLXL hoàn thành + của KLXL XL DD bàn giao trong kỳ DD cuối kỳ cuối kỳ Trong tháng 5 năm 2002 các công trình của Xí nghiệp 103 đều chưa hoàn thành và đều dở dang. Do vậy ta có công thức tính như sau : Tổng giá trị = Chi phí NVL + Chi phí NC + Chi phí máy + Chi phí dở dang CK trực tiếp trực tiếp thi công SXC áp dụng vào công thức trên ta có tổng giá trị dở dang cuối tháng 5 năm 2002 của công trình Trung tâm thương mại Hàng Hải GĐ 2 là : 1.286.512.581 + 138.588.000 + 5.909.396 + 117.713.415 = 1.548.723.392 đồng. Vậy tổng giá trị dở dang cuối tháng 5 năm 2002 của công trình Hàng Hải GĐ2 là : 1.548.723.392 đồng. VI - Kế toán thành phẩm & tiêu thụ Trong hoạt động xây lắp việc tiêu thụ sản phẩm gọi là bàn giao công trình. Bàn giao công trình là một khâu quan trọng trong quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp xây lắp. Qua công tác bàn giao công trình, doanh nghiệp xây lắp đã hoàn thành nhiệm vụ sản xuất đồng thời thu được tiền bán sản phẩm để bù dắp chi phí sản xuất từ đó tính ra công trình lãi hay lỗ. Việc bàn giao công trình phải đảm bảo các quy định về nghiệm thu, bàn giao của Nhà nước và các điều kiện khác đã ghi trong Hợp đồng giao thầu. Việc hạch toán khối lượng công tác xây lắp hoàn thành được tiến hành theo từng công trình, hạng mục công trình. Quy trình hạch toán thành phẩm & tiêu thụ Biên bản nghiệm thu công trình Sổ TK 131 ( Phải thu của khách hàng ) Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Sổ Nhật ký chung Sổ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu : Căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành và chi phí tập hợp được cho từng công trình, HMCT hoàn thành kế toán tiến hành tính giá thành theo công thức sau : Giá thành thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế của KLXL hoàn = của KLXL dở + của KLXL phát thành bàn giao dang đầu kỳ sinh trong kỳ Trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp 103 không có công trình hoàn thành bàn giao nên không có số liệu minh hoạ. Nếu có công trình hoàn thành bàn giao kế toán áp dụng theo công thức tính trên để tính. Sau khi đã tính ra số liệu, kế toán phản ánh vào Nhật ký chung theo định khoản : Nợ TK 632 Có TK 154 Mặt khác, khi nhận thầu xây dựng phải thực hiện việc bảo hành xây lắp công trình. Số tiền bảo hành và thời hạn bảo hành được ghi trong hợp đồng giao nhận thầu xây lắp giữa chủ đầu tư và doanh nghiệp xây lắp. Thời hạn bảo hành xây lắp tính từ ngày doanh nghiệp xây lắp kết thúc hoạt động xây dựng, bàn giao công trình cho chủ đầu tư cho đến khi hết thời hạn quy định. Mức tiền bảo hành tính theo tỷ lệ % của giá trị thanh lý hợp đồng nhận thầu xây lắp. Phần III : Chuyên đề đi sâu Kế toán nhập vật liệu công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí vật liệu * Tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp 103 Vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là yếu tố vật chất cấu thành sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Về mặt hiên vật, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất trong quá trình sản xuất, vật liệu được dùng toàn bộ, không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Vì vậy vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm. Vật liệu có đảm bảo được chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu ở Xí nghiệp 103 được phân thành các loại sau : + Nguyên vật liệu chính : đây là đối tượng lao động chủ yếu của Xí nghiệp khi tham gia vào quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm bao gồm : gạch, cát, xi măng, đinh các loại, đá đổ bê tông, que hàn, sắt thép... + Vật liệu phụ bao gồm : cốp pha, dây thừng, cáp thép... Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động có giá trị thấp hoặc thời gian sử dụng ngắn không đủ điều kiện để xếp vào TSCĐ. Công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp 103 bao gồm : máy cắt f 125, bảo hộ lao động ... Xí nghiệp 103 áp dụng hệ thống tài khoản dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT của Bộ tài chính ngày 23/12/1996. Các tài khoản Xí nghiệp sử dụng trong công tác vật liệu bao gồm : TK 152 - Nguyên vật liệu TK 153 : Công cụ dụng cụ TK 111 : Tiền mặt TK 336 : Phải trả nội bộ. TK 133 : Thuế VAT được khấu trừ. TK 331 : Phải trả người bán TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp TK 623 : Chi phí sử dụng máy móc thi công TK 627 : Chi phí sản xuất chung TK 632 : Giá vốn hàng hoá Quy trình hạch toán chi tiết vật liệu tại Xí nghiệp Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết TK 152 Bảng LK nhập Bảng LK xuất Bảng TH nhập Bảng TH xuất Bảng tổng hợp N - X - T Sổ Nhật ký chung Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và sản phẩm xây dựng, địa điểm phát sinh ở nhiều nơi khác nhau. Để tạo điều kiện trong quá trình sản xuất thi công, tránh việc vận chuyển tốn kém nên Xí nghiệp tổ chức kho vật liệu ở ngay từng công trình. * Thủ tục nhập kho vật tư : Vật liệu mà Xí nghiệp 103 sử dụng trong quá trình sản xuất hoàn toàn là vật liệu mua ngoài được kế toán sử dụng giá thực tế để hạch toán. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho, giá thực tế vật liệu gồm có : giá mua đã được hai bên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế về cung cấp vật tư bao gồm cả chi phí vận chuyển ( nếu có ). Theo chế độ kế toán quy định tất cả vật liệu mua vào khi về đến Xí nghiệp đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho. Sau khi kiểm tra nếu đồng ý cho nhập kho, thủ kho phải xem xét số vật liệu, CCDC nhập đó có đúng chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế thì mới tiến hành ghi thẻ kho và các chứng từ có liên quan. Căn cứ vào hàng hoá, vật tư mua về nhập vào kho thủ kho viết phiếu nhập kho vật liệu, CCDC phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Liên 1, liên 2 sau khi thủ kho vào thẻ kho được chuyển lên cho kế toán để kẹp cùng bảng liệt kê nhập vật tư và sổ tổng hợp TK 331 theo dõi cho toàn công trình. Liên 3 : Giao cho khách hàng để thanh toán. Cụ thể trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp 103 mua dây thép, que hàn, đinh của Cửa hàng Lương thực thực phẩm Hoàn Kiếm II. Minh họa : Hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho. Mẫu 01 - GTKT- 3LL Hoá đơn ( GTGT ) Liên 2 ( giao cho khách hàng ) Ký hiệu : AA/98 Ngày 7 tháng 5 năm 2002 Số : Đơn vị bán hàng : Cửa hàng LTTP Hoàn Kiếm II Địa chỉ : 33 Mã Mây - HN Số tài khoản : Điên thoại : Mã số : 0101118079002 Họ và tên người mua : Trần Văn Giáp Đơn vị : Xí nghiệp 103 Địa chỉ : 59 Quang Trung Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Séc Mã số : 0100105782 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dây thép buộc 1 ly kg 500 5.800 2.900.000 2 Que hàn f 3+4 kg 260 7.200 1.872.000 3 Đinh 5 cm kg 50 5.200 260.000 4 Đinh 7 cm kg 200 4.900 980.000 Cộng thành tiền 6.012.000 Thuế GTGT 5 % 300.600 Tổng cộng tiền thanh toán 6.312.600 Số tiền bằng chữ : Sáu triệu ba trăm mười hai ngàn sáu trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) + Hoá đơn do người bán lập ghi rõ số lượng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền ( cả thuế GTGT ) mà Xí nghiệp phải trả cho người bán. + Tác dụng : Hoá đơn là căn cứ để lập các chứng từ thanh toán tiền hàng sau khi nhận hàng bên mua phải ký vào hoá đơn cùng với chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Công ty XD số 1 Mẫu số 01 - VT Xí nghiệp 103 Phiếu nhập kho QĐ số : 1141 TC/CĐKT Ngày 7 tháng 5 năm 2002 ngày 1-11-1995 của BTC Họ tên người giao hàng : Cửa hàng LTTP Hoàn Kiếm II Số : 9 Theo .... Số ... ngày ... tháng ... năm 200... của ... Nợ : 152 Nhập tại kho : CT Hàng Hải Có : 331 STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Dây thép 1 ly kg 500 500 5.800 2.900.000 2 Que hàn f 3+4 kg 260 260 7.200 1.872.000 3 Đinh 5 cm kg 50 50 5.200 260.000 4 Đinh 7 cm kg 200 200 4.900 980.000 Cộng 6.012.000 ( Viết bằng chữ ) : Sáu triệu không trăm mười hai ngàn đồng chẵn. Nhập ngày 7 tháng 5 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ khoKế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Tác dụng : Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành, là căn cứ ghi vào thẻ kho và bảng liệt kê nhập vật tư cũng như sổ chi tiết và sổ số dư ( nếu cuối tháng còn tồn ). Trường hợp vật liệu thừa so với hoá đơn thì thủ kho, nhân viên phòng vật tư và đại diên bên bán cùng nhau đến tiến hành giải quyết. Thông thường số thừa Xí nghiệp sẽ mua lại hết sau khi đã tiến hành thoả thuận xong. Trường hợp thiếu hụt thì thanh toán theo số thực nhập. Nếu vật liệu được nhà cung cấp đưa vào tận kho của Xí nghiệp thì các trường hợp hao hụt hầu như là ít xảy ra. Trong sản xuất nhiều khi không tránh khỏi thiếu vật liệu đột xuất. Khi đó nhân viên các đội chủ động đề nghị xin tạm ứng tiền mặt tìm mua vật liệu về cho các tổ sản xuất để đảm bảo tiến độ sản xuất. Trong trường hợp này, thủ kho có trách nhiệm kiểm nhận số vật liệu nêu trên và cán bộ vật tư đồng thời viết phiếu nhập kho và phiếu xuất như đối với vật liệu Xí nghiệp mua ngoài nhập kho. Nếu có hao hụt thì tuỳ theo quy định cụ thể của Xí nghiệp để quy trách nhiệm một cách hợp lý. * Thủ tục xuất kho vật tư : Trong các Công ty thuộc ngành xây dựng thì vật liệu xuất kho chủ yếu cho việc xây dựng các công trình, hạng mục công trình, quản lý và phục vụ cho quá trình thi công công trình đó mà vật liệu là yếu tố cấu thành nên giá trị công trình. Cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào, ở Xí nghiệp 103 khi xuất kho vật liệu với mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định như phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập và người phụ trách bộ phận xin lĩnh ký vào phiếu trước khi đưa xuống kho lĩnh. Căn cứ vào phiếu xuất kho được duyệt bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Khi giao vật liệu thủ kho và người nhận ký xác nhận về số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có giá trị được sử dụng làm căn cứ ghi vào thẻ, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên : Liên 1 : Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán chi tiết vật liệu. Liên 2 : Giao cho người lĩnh vật tư. Như vậy tuỳ theo mục đích sử dụng, kế toán vật liệu cuối tháng căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Số vật liệu xuất trong kỳ được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. Giá thực tế Giá thực tế vật Giá thực tế vật liệu vật liệu = liệu tồn đầu kỳ + nhập kho trong kỳ xuất kho Số vật liệu + Số vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Từ công thức tính, căn cứ vào lượng tồn kho và thực nhập trong tháng ta có lượng xuất của dây thép, que hàn trong tháng 5 năm 2002 như sau : - Tồn kho của dây thép 1 ly tháng 5 năm 2002 là : về lượng là 232 kg, thành tiền là 1.345.600 đồng. - Nhập dây thép 1 ly trong tháng 5 năm 2002 là : về lượng là 500 kg, thành tiền là 2.900.000 đồng. Vậy giá trị thực tế của dây thép xuất trong tháng 5 năm 2002 là : 1.345.600 + 2.900.000 = 4.245.600 = 5.800 đồng. 232 + 500 732 Theo như phiếu xuất số 5 có lượng xuất là 180 kg thì số tiền sẽ là : 5.800 x 180 = 1.044.000 đồng. * Các vật liệu khác cũng được tính tương tự. Công ty XD số 1 Mẫu số 02 - VT Xí nghiệp 103 Phiếu xuất kho QĐ số : 1141 TC/CĐKT Ngày 7 tháng 5 năm 2002 ngày 1-11-1995 của BTC Họ tên người nhận: Tổ Minh Số : 5 Địa chỉ : Xí nghiệp 103 Nợ : 621 Lý do xuất : Dùng vào việc thi công CT HH - GĐ2 Có : 152 Xuất tại kho : CT Hàng Hải STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Dây thép 1 ly kg 180 180 5.800 1.044.000 2 Que hàn f 3+4 kg 45 45 7.200 324.000 Cộng 1.368.000 ( Viết bằng chữ ) : Một triệu ba trăm sáu mươi tám ngàn đồng chẵn. Xuất ngày 7 tháng 5 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Khi nhận được phiếu xuất vật liệu, thủ kho vào thẻ, cuối tháng kế toán tiến hành kiểm tra thẻ với phiếu nhập, phiếu xuất. Nếu chênh lệch thì kế toán cũng như thủ kho tiến hành kiểm tra lại chứng từ gốc và điều chỉnh lại cho phù hợp. * Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu như sau : + ở kho : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào cột số lượng các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho, mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng. Thẻ kho do thủ kho ghi, thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu có một hoặc một số tờ, căn cứ vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh.Để đảm bảo tính chính xác của vật liệu, CCDC tồn kho theo chế độ, hàng tháng kế toán cùng thủ kho phải đối chiếu số vật liệu tồn kho thực tế và số lượng tồn kho trên các thẻ kho. + Tại phòng kế toán: Cuối tháng sau khi nhận được các chứng từ do các thủ kho đưa lên, kế toán sẽ tập hợp, lưu trữ chúng theo từng kho, từng tháng theo thứ tự từ nhập rồi mới đến xuất. Từ đó, kế toán đưa số liệu vào máy theo từng chứng từ, ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ, kế toán tiến hành kiểm tra thẻ tính ra tổng nhập và tổng số xuất và tồn kho của từng loại vật liệu. Chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào sổ kế toán chi tiết TK 152. Đơn vị : XN 103 Mẫu số 06 - VT Tên kho : CT Hàng Hải Thẻ Kho QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày lập thẻ 7 tháng 5 năm 2002 Ngày 1- 11 - 1995 Tờ số : 1 của Bộ Tài chính Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Dây thép 1 ly Đơn vị tính : Kg Mã số : TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký x.n của k.t SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 Dư đầu tháng 5 năm 2002 232 1 9 7/5 Nhập của cửa hàng LTTP HKII CT HH2 500 732 2 5 7/5 Xuất cho Tổ Minh phục vụ thi công CT HH2 180 552 3 14 10/5 Xuất cho Tổ Đềm phục vụ thi công CT HH2 208 344 4 15 11/5 Xuất cho Tổ Minh phục vụ thi công CT HH2 249 95 Cộng tháng 5 năm 2002 500 637 95 * Cơ sở lập thẻ kho: Căn cứ vào lượng nhập kho và xuất kho để ghi vào thẻ kho theo số lượng thực nhập, thực xuất và tồn kho của mỗi tháng. * Phương pháp ghi : + Cột A : ghi số thứ tự của các phiếu theo tháng. + Cột B : ghi số phiếu nhập, phiếu xuất. + Cột C : ghi ngày tháng của phiếu nhập, phiếu xuất. + Cột D : ghi nội