Báo cáo Quản lý bán mực in tại công ty TNHH Pháp-Việt

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP Họ và tên : Lê Văn Chính Lớp : Tin học 46B Công ty thực tập : Công ty TNHH Pháp – Việt Địa chỉ : Số 46 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội Điện thoại : 048238786 NỘI DUNG LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin hiện nay đang có những bước phát triển mạnh mẽ. Nhờ có công nghệ thông tin, những nhà doanh nghiệp có thêm một công cụ rất mạnh để tăng cường sức mạnh của mình, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường và tạo cho doanh nghiệp một sự phát triển vững chắc và toàn vẹn. Công nghệ thông tin đã len lỏi vào hầu hết các góc gách của nền kinh tế. Mọi mặt hàng, mọi hình thức kinh doanh đều có thể áp dụng những ứng dụng của công nghệ thông tin. Những ứng dụng này, phần nhiều đã mang lại những thành tích và đóng góp rất lớn trong công cuộc xã hội hóa thông tin của xã hội loài người. Kinh doanh văn phòng phẩm, máy mực in cũng là một lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi phải có một sự quản lý mang tính ứng dụng tự động hóa rất cao. Ngoài những bài toán thông thường như các lĩnh vực kinh doanh khác đặt ra như là : quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý kho…; trong lĩnh vực này, còn có một bài toán đặc thù : quản lý mực in và máy in. Đó là đặc tính riêng có của những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Công ty TNHH Pháp – Việt là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị văn phòng và mực in, vì vậy bài toán lớn nhất đặt ra đối với công ty này chính là quản lý mực in và xử lý những nghiệp vụ phát sinh đi kèm với nó như : nghiệp vụ bán hàng qua điện thoại, nghiệp vụ marketting hay nghiệp vụ quản lý nhập – xuất – tồn mực in. Hiện là sinh viên khoa tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân, tôi đến thực tập tại công ty Pháp- Việt. Trong thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội tiếp xúc với tình hình thực tế tại công ty, và tìm hiểu về những nghiệp vụ mà công ty đang tiến hành cùng với nhu cầu tin học hóa tại công ty. Sau một thời gian làm quen với môi trường thực tập, tôi đã quyết định giải quyết bài toán quản lý mực in cho công ty. Vì vậy, tôi đã chọn đề tài : quản lý bán mực in tại công ty TNHH Pháp-Việt, làm đề tài cho báo cáo thực tập của mình. Báo cáo thực tập là một văn bản có tính chất hệ thống, vì vậy tôi đã chọn kết cấu sau đây cho báo cáo của mình. Báo cáo gồm có 3 phần : Phần I : Khái quát về môi trường thực tập, cụ thể ở đây là công ty TNHH Pháp-Việt Phần này sẽ trình bày khái quát các đặc điểm của công ty Pháp-Việt, và quan trọng nhất chính là vấn đề tin học còn tồn tại của công ty. Phần II : Cơ sở phương pháp luận Phần này sẽ trình bày những lý luận quan trọng trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, giới thiệu ngôn ngữ lập trình được sử dụng, lý thuyết mô hình hóa và một số lý thuyết khác Phần III : Áp dụng vào thực tế Phần này sẽ trình bày cụ thể việc áp dụng những lý thuyết đã trình bày ở phần II vào thực tế. Hệ thống phần mềm được xây dựng như thế nào, có những yêu cầu nào, có đặc điểm gì, phần mềm ra sao? Là những câu hỏi mà phần này sẽ trả lời. Trong quá trình thực hiện đề tài, ngay từ giai đoạn đầu tiên này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn và hỗ trợ rất nhiều của thầy Trịnh Hoài Sơn và anh….. Tôi xin chân thành cảm ơn! Thời gian thực tập là tương đối ngắn đồng thời trình độ còn hạn chế, do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong thầy cô và bạn đọc thông cảm! CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÁP – VIỆT GIỚI THIỆU CHUNG : I.1. Sứ mệnh : Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, công ty Pháp-Việt hiểu rõ sứ mệnh của mình là trực tiếp đóng góp xây dựng xã hội giàu mạnh và đất nước phồn vinh. I.2. Tầm nhìn : Công ty phấn đấu trong vòng 5 năm tới trở thành một doanh nghiệp kinh doanh mực in lớn và trở thành một nhà phân phối văn phòng phẩm lớn nhất miền bắc I.3. Lịch sử hình thành : II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY : II.1. Giới thiệu chung về cơ cấu tổ chức của công ty : Công ty TNHH Pháp-Việt gồm có một trụ sở chính và một cửa hàng ở đường Thái Hà. Công ty gồm có 01 giám đốc, 02 phó giám đốc và 30 nhân viên, không kể nhân viên làm thời vụ. Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện dưới sơ đồ dưới đây : Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Marketting Nhân sự Kế toán Hành chính Bán hàng Cửa hàng Kho Như vậy, công ty Pháp-Việt gồm 8 phòng ban chức năng, mỗi phòng ban thực hiện một chức năng nhất định. Sau đây chúng ta sẽ đi xem xét từng phòng ban và chức năng của chúng. Một điểm chung nhất giữa các phòng ban đều tuân theo một cơ cấu tổ chức chung, gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và các nhân viên. Số lượng thành viên trong phòng tùy theo công việc mà phòng đảm nhận. Cụ thể từng phòng như sau : II.2. Phòng Marketting : Phòng Marketting thực hiện chức năng quảng cáo sản phẩm cho công ty và lập kế hoặch marketting cho công ty theo từng chặng thời gian. Trong các công ty kinh doanh chuyên về lĩnh vực thương mại, phòng marketting đóng một vai trò rất lớn. Giới thiệu sản phẩm tốt, công ty tốt thì cơ hội kiếm được hợp đồng mới rõ ràng và thực tế. Với sứ mệnh đó, phòng Marketting có số lượng nhân viên tương đối lớn so với các phòng khác, tính cả trưởng phòng phòng có 5 nhân viên. Số lượng nhân viên này thường xuyên thay đổi do khi có một chương trình quảng cáo mới, công ty phải tuyển thêm các nhân viên thời vụ. Nhân viên thời vụ này được quản lý theo hình thức chấm công theo ngày làm việc. Về cơ cấu tổ chức, ngoài trưởng phòng và phó phòng, phòng có 3 nhân viên phụ trách về việc thực hiện các kế hoặch marketting. Đề ra chiến lược marketting là trách nhiệm của cả phòng. Về trang thiết bị máy móc, phòng được trang bị 5 máy tính có nối mạng LAN. Loại chương trình thường xuyên được sử dụng trong phòng là bộ Microsoft gồm Excel, Word và Powerpoint. Phòng còn được trang bị một máy in Cannon. II.3. Phòng nhân sự : Phòng nhân sự gồm 3 nhân viên : trưởng phòng, phó phòng và chuyên viên. Phòng nhân sự phụ trách về mặt quản lý nhân sự tổng hợp của toàn công ty.Phòng được trang bị 3 máy tính có nối mạng LAN với nhau, và có một máy in Cannon. Loại chương trình mà phòng sử dụng đa phần là tin học văn phòng. II.4. Kế toán : Phòng kế toán cũng giống như phòng nhân sự gồm 3 nhân viên : trưởng phòng, phó phòng và chuyên viên. Phòng kế toán cũng có 3 máy tính được nối mạng LAN với nhau, và sử dụng phần mềm fast accouting 2006 để thực hiện các nghiệp vụ kế toán. II.5. Hành chính tổng hợp : Phòng hành chính tổng hợp gồm có 5 thành viên : trưởng phòng, phó phòng và 3 chuyên viên. Phòng hành chính tổng hợp chuyên trách về mặt hành chính, giấy tờ và công văn cho cơ quan. Phòng gồm 5 máy tính cá nhân và nối mạng LAN với nhau. Phần mềm phòng thường xuyên sử dụng phần mềm thuộc gói phần mềm của Microsoft về tin học văn phòng. II.6. Khách hàng : Phòng khách hàng là phòng chuyên trách chức năng chăm sóc khách hàng. Phòng giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng, và tiến hành các dịch vụ chăm sóc khách hàng. Phòng gồm 7 nhân viên bao gồm cả trưởng phòng và phó phòng, sử dụng 7 máy tính cá nhân, có nối mạng LAN với nhau và nối mạng internet. Phòng này chủ yếu sử dụng các dịch vụ của internet, mail… II.7. Cửa hàng : Công ty có một cửa hàng ở đường Thái Hà, có vai trò như một cửa hàng bán lẻ. Cửa hàng gồm một cửa hàng trưởng và các nhân viên. Cửa hàng sử dụng 4 máy tính và 2 máy in kim. Các máy tính này chưa được nối mạng LAN với các máy tính ở công ty. Cửa hàng này sử dụng phần mềm fast accounting để bán hàng. II.8. Kho : Bộ phận kho là bộ phận chuyên trách về quản lý kho và sản phẩm, lượng nhập – xuất – tồn. Bộ phận chưa sử dụng máy tính vào trong việc quản lý kho. III.VẤN ĐỀ QUẢN LÝ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNG TY : Sau khi đi một lượt xem xét các vấn đề của công ty, theo từng phòng ban chức năng tôi nhận thấy công ty TNHH Pháp-Việt còn tồn tại những vấn đề sau đây : Hệ thống máy tính của công ty chưa đồng bộ hóa : Công ty có khá nhiều máy tính cá nhân, tuy nhiên những máy tính cá nhân chưa nối mạng với nhau, có nối mạng chỉ chăng là nối mạng nội bộ trong từng phòng với nhau. Các máy tính sử dụng các loại phần mềm khác nhau, tùy theo từng chức năng mà phòng ban cần thực hiện. Vì vậy, có thể nói hệ thống trang thiết bị tin học của công ty là chưa đồng bộ và chưa được kết nối một cách liên hoàn Đứng trước tình huống đó, giải pháp tốt nhất là phải tiến hành xây dựng một hệ thống mạng LAN cục bộ cho toàn bộ công ty và cả phía cửa hàng. Đồng thời phải xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứng được tất cả các nghiệp vụ mà các phòng ban của công ty cần thực hiện. Thêm nữa, cần tính đến mức độ tiết kiệm là phải sử dụng hệ thống đã có và cố gắng tích hợp thành hệ thống mới cho toàn bộ hoạt động của công ty. 2. Trình độ năng lực tin học của nhân viên trong công ty còn yếu : Xét một cách tổng quan, trình độ tin học của nhân viên trong công ty Pháp-Việt nói chung là không tốt. Ngay cả đội ngũ lãnh đạo của công ty về trình độ tin học văn phòng chỉ ở mức tương đối. Tính tổng hợp tất cả các nhân viên của công ty, tỷ lệ phần trăm số người có chứng chỉ tin học văn phòng là 58% trên tổng số nhân viên. Những người có trình độ tin học văn phòng chỉ ở mức khá. Đây cũng là một yếu tố ta cần tính đến khi ta tiến hành bất cứ hành động tin học nào tác động vào hoạt động của công ty. Bởi vì trình độ tin học có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của hệ thống thông tin cho doanh nghiệp. Nếu như trình độ tin học của các nhân viên tốt, thì hệ thống mới xây dựng sẽ có tính khả thi cao hơn so với trường hợp trình độ tin học còn yếu 3. Kinh phí của công ty giành cho tin học còn hạn hẹp : Theo tính toán của phòng kế toán và theo chỉ đạo từ phía lãnh đạo, công ty không thể bỏ một lúc một khoản tiền lớn để giành cho việc tin học hóa hoạt động của công ty mặc dù nhu cầu tin học hóa là rất cao. Lí do chủ yếu là do vốn của công ty không tập trung mà nằm tồn đọng trong các sản phẩm của công ty, hơn thế nữa, công ty là một công ty thương mại, cho nên nguồn vốn của công ty luôn trong tình trạng lưu động tức là vốn được đưa vào thị trường để đầu tư thương mại. 4. Mặt hàng mực in là một loại mặt hàng rất khó quản lý : Theo đánh giá của lãnh đạo, và của các nhân viên trực tiếp tham gia vào nghiệp vụ quản lý sản phẩm mực in của công ty, sản phẩm mực in thường rất khó quản lý. Nguyên nhân thì thường có nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân chính yếu đó chính là do đặc thù của sản phẩm. Thứ nhất sản phẩm thường đi kèm với máy in, nên việc quản lý mực in phải đi kèm với quản lý máy in. Thứ hai, việc tính toán việc tồn đọng và khả năng nhập sản phẩm khó dự đoán trước do thị trường máy in rất biến động. Thứ ba, sản phẩm mực in có nhiều đặc điểm và nhiều chủng loại, khối lượng dữ liệu thường rất lớn cho nên việc tra cứu, tìm kiếm gặp rất nhiều khó khăn. Kết luận : Sau khi nghiên cứu một loạt các vấn đề tin học hóa còn tồn đọng trong công ty. Với lý do trình độ người viết còn nhiều hạn chế, giới hạn hoạt động của bài viết đưa ra ( mang tính chất thử nghiệm ) nên tôi quyết định khai thác vào vấn đề thứ 4 đã trình bày ở trên. Đó chính là việc quản lý nhập-xuất-tồn mực in tại công ty. Và tôi đã chọn đề tài “ xây dựng phần mềm quản lý mực in tại công ty TNHH Pháp-Việt” làm báo cáo thực tập cho mình. IV. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT ĐẦU TIÊN VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ MỰC IN TẠI CÔNG TY PHÁP-VIỆT : DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS. Trương Văn Tú, Ts. Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB. Giáo dục,1998 PGS,Ts Trần Công Uẩn, Giáo trình cơ sở dữ liệu 1 + 2, NXB, Thống kê,2005 Tạp chí Tin học nhà trường tháng 8,9,10,11,12/2007 và tháng 1/2008