Báo cáo Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty TNHH Thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải MPL

ch hàng, nếu khách hàng yêu cầu người giao nhận có thể thực hiện một số dịch vụ khác liên quan đến các loại dịch vụ hàng hóa đặc biệt: - Vận chuyển hàng công trình như máy móc, thiết bị phục vụ cho các công trình xây dựng lớn mang tính chất quốc gia như sân bay, nhà máy lọc dầu. - Dịch vụ về vận chuyển quần áo treo trên mắc, giá trong những container đặc biệt. Những loại quần áo này sau khi đến nơi sẽ được chuyển trực tiếp từ container vào cửa hàng. - Triển lãm ở nước ngoài. Người giao nhận thường được người tổ chức triển lãm giao cho chuyển chở hàng đến nơi triển lãm ở nước ngoài CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI MPL 2.1 Giới thiệu chung về công ty: 2.1.1 Tên địa chỉ thương mại: Tên công ty: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải MPL. Tên công viết năng tiếng nước ngoài: MPL tranding and tranpostation service comperly limited. Tên công ty viết tắt : MPL TRANSER CO.,LTD Vốn điều lệ :1.900.000.000 đồng Trụ sở chính: số 233/193 phố Văn Cao, Phường Đằng Lâm, Quận Hải An, thành phố Hải Phòng. Mã số thuế: 0201289102 E_mail : doquangthien@hpvinn.vn 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành ngheed kinh doanh của công ty Chức năng: Phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng tư nhân, tài liệu chứng từ liên quan, chứng từ phát nhanh. Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê kho bãi, mua bán cước các phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển. máy bay, xà lan, container) thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa nói trên như : việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng đó cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định. Thực hiện các dịch vụ tư vấn về vấn đề giao nhận , vận tải kho hàng và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau. Làm đại lý cho các hãng tàu, hãng hàng không trong và ngoài nước, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận , kho bãi , thuê tàu Nhiệm vụ  Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng mà Công ty đề ra. Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước. Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi giao hàng hóa và đảm bảo hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình.   Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lí tài chính, tài sản các chế độ chính sách cán bộ và quyền lợi của người lao động theo chế độ tự chủ, chăm lo đời sống, đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân của công ty để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh ngày càng cao. Ngành nghề đăng kí kiinh daoanh : Công ty có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không uy tín như : Hanjin, OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline,MH cargocho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đường hàng không đường biển và nội địa. Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm :  » Dịch vụ vận tải -         Vận tải nội địa -         Đại lí vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không   » Ủy thác xuất nhập khẩu -         Nhập khẩu hàng hóa -         Xuất khẩu hàng đi các nước -         Ký kết hợp đồng thương mại » Dịch vụ giao nhận -         Giao nhận hàng hóa nội địa -         Dịch vụ gom hàng -         Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu -         .  » Đại lý giao nhận cho các công ty ở nước ngoài -         Hiện nay, công ty đang làm đại lý cho các công ty giao nhận hàng hóa lớn ở các nước trong khu vực Asean, Nhật, Trung Quốc, EU và Mỹ. -         Các dịch vụ do đại lý cung cấp gồm : liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách hàng, mua bán cước, đặt chổ, khai thuê hải quan  » Khai thuê Hải Quan -         Lập chứng từ -         Mở tờ khai -         Nhận hàng và giao hàng cho khách hàng -         ........... 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty và bộ máy nhân sự của công ty Cơ cấu tổ chức Là một công ty chuyên về dịch vụ, MPL TRANSER CO.,LTD không cần quá nhiều nhân sự nhưng tất cả liên kết chặt chẽ với nhau, mỗi người được phân bổ một nhiệm vụ rõ ràng cụ thể, kết nối công việc của từng người thành một công việc. Hoạt động từng thành viên ở công ty đều được chỉ dẫn và giám sát của Giám đốc với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, đơn giản mà hoạt động rất hữu ích. Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng giao nhận Phòng chứng từ Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Như sơ đồ trên chúng ta thấy Giám Đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty như : -  Quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty. -  Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. -  Ban hành các quy chế quản lý nội bộ. -  Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lí,.  Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty Bộ phận kinh doanh Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty. Đây là bộ phận tham mưa cho giám đốc về kế hoạch kinh doanh của công ty. Bộ phận kinh doanh gồm có các mảng : mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng , tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán với các hãng tàu, hãng hàng không để có giá cước tốt nhất cho khách hàng Sau đó tiến hành xem xét và báo giá , hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận. Bộ phận giao nhận Bộ phận giao nhận dưới sự chỉ đạo của Phòng Kinh Doanh phụ trách việc tổ chức, thực hiện yêu cầu giao nhận và vận chuyển hàng hóa, báo cáo định kỳ theo quy định. Bộ phận giao nhận phụ trách công việc giao nhận hàng hóa, các thủ tục nhập xuất có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhận, điều phối, theo dõi kiểm tra và giám sát với đoàn xe của các nhà đối tác vận tải hợp pháp về các chứng từ có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhận, theo dõi kiểm tra và giám sát với đoàn xe của các nhà đối tác vận tải hợp pháp về hàng hóa vận chuyển tại hai đầu lên xuống hàng của lộ trình vận chuyển vá xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển và sai lệch về chứng từ theo quy định.Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng. Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách hàng. Bộ phận  chứng từ            Quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng... Bộ phận  kế toán          Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính ké toán. Phụ trách công việc thu chi của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác. Cung cấp các số liệu , thông tin phục vụ công tác dự báo. Lập kế hoạch trung dài hạn, tìm kiếm các nguồn vốn để đảm bảo thực hiện công tác giao nhận. Nhìn chung các phòng ban trong công ty có mối quan hệ khắng khít và hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động thông suốt nhằm đẩy mạnh kinh doanh giao nhận vận tải có hiệu quả trong bối cảnh thị trường ngành đang cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Tình hình nhân sự           Công ty có 8 nhân viên rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có trình độ lao động và tay nghề khá cao, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. 2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. * Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2013           Để đạt được mục tiêu trên, toàn thể công ty đã luôn cố gắng làm việc và đạt được kết quả khả quan như sau : + Doanh thu năm 2012 đạt 1,788,902 triệu đồng    + Doanh thu năm 2013 đạt 2,180,750 triệu đồng    Bảng 1 : Kết quả kinh doanh của Công ty MPL TRANSER CO.,LTD ( triệu đồng) Chỉ tiêu 2012 2013 Doanh thu 1.788,902 2.180,150 Chi phí 1.664710 1.970,490 Lợi nhuận trước thuế 124,12 209,66 Lợi nhuận sau thuế 93,090 157,245 Phân tích và đánh giá Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng tăng trưởng. Cụ thế : Doanh thu năm 2012 so với năm 2013 tăng 21,904% tương ứng 398,848 triệu đồng. Nguyên nhân làm cho tỷ lệ tăng doanh thu năm 2012 thấp hơn năm 2013 là do: -       Do sự cạnh tranh của các Công ty đối thủ, ngày càng có nhiều công ty giao nhận ra đời dẫn đến cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn. -         Mặt khác, Công ty  mới thành lập năm 2012 nên khách hàng chưa nhiều vì vậy doanh thu chưa cao. Về vấn đề chi phí qua hai năm tăng . Cụ thể là: -         Chi phí năm 2013 cao hơn so với  năm 2012 là: 305,78 triệu đồng. Chi phí tăng là do các nguyên nhân sau.  Nguyên nhân là do năm 2012 công ty mới hoạt động nên chưa có nhiều nguồn lực để đâu tư cuối năm công ty làm ăn tốt nên đã đầu tư một khoản chi phí lớn  hoạt động và trang bị  một số thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng. Về lợi nhuận thì công ty vẫn đảm bảo ở mức tăng an toàn. -         Đầu năm so với cuối năm tăng 86,14 triệu đồng tăng 69,4% .  Dù rằng chịu nhiều tác động và ảnh hưởng kinh tế song công ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình. Điều này chứng minh  tầm nhìn, chiến lược và hoạch định mà Ban Lãnh đạo của công ty vạch ra là rất đúng đắn. * Tình hình kinh doanh giao nhận hàng nguyên container (FCL) của Công ty Tình hình kinh doanh giao nhận hàng FCL xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Bảng 2:  Tình hình kinh doanh giao nhận hàng FCL xuất khẩu Chỉ tiêu Năm 2012 2013 Tổng doanh thu 1.788,902 2.180,150 Doanh thu  giao nhận hàng FCL xuất khẩu đường biển. 530,74 737,08 Tỷ trọng doanh thu hàng FCL xuất khẩu bằng đường biển trên tổng doanh thu. 29,67% 33,81% Tình hình kinh doanh giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Bảng 3:  Tình hình kinh doanh giao nhận hàng FCL nhập khẩu Chỉ tiêu Năm 2012 2013 Tổng doanh thu 1.788,902 2.180,75 Doanh thu giao nhận hàng FCL nhập khẩu đường biển. 649,52 850,68 Tỷ trọng doanh thu hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển trên tổng doanh thu. 36,31% 39,01% Nhận xét           Qua 2 bảng số liệu trên ta thấy: - Tỷ trọng của hoạt động giao nhận hàng FCL xuất - nhập khẩu bằng đường biển chiếm con số khá cao trong tổng doanh thu. + Năm 2012 là 65,98%  trong tổng doanh thu. + Năm 2013 là 72,82% trong tổng doanh thu.  Điều này cho thấy hoạt động giao nhận hàng hóa FCL  xuất - nhập khẩu đường biển là hoạt động khá quan trọng tạo nên doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Mặt khác, điều này cũng nói lên trình độ container hóa của nước ta ngày càng cao theo xu hướng của Thế giới. * Cơ cấu thị trường xuất – nhập khẩu của công ty Cơ cấu thị trường xuất Bảng 4. Cơ cấu thị trường xuất khẩu của Công ty năm 2013 Thị trường Giá trị (Triệu đồng) Tỷ lệ (%) EU 241,56 26,06 Singapore 181,38 19,57 Trung Quốc 136,42 14,72 Nhật Bản 124,21 13,40 Thị trường khác 243,27 26,25 Nhận xét           Qua biểu đồ trên ta thấy thị trường EU là thị trường tiềm năng nhất trong lĩnh vực xuất khẩu.Hàng năm, công ty đảm nhận dich vụ xuất khẩu qua thị trường này khá lớn. Những mặt hàng thường được xuất khẩu qua thị trường này là hàng may mặc, Bàn ghế, Thực phẩm,Gỗ, Ván ép..Có thể nói thị trường EU là thị trường khó tính, đòi hỏi cao về chất lượng, về mẫu mã sản phẩm và hàng hóa phải chịu nhiều rào cản (kỹ thuật, thuế quan). Trong khi đó lượng hàng hóa xuất khẩu sang thị trường này càng gia tăng chứng tỏ rằng các sản phẩm của các doanh nghiệp nước ta ngày càng hoàn thiện về hình thức cũng như chất lượng và ngày càng được khách hàng nước ngoài yêu thích.           Mặt khác, cơ cấu thị trường xuất khẩu sang các nước trong Đông Nam Á, Châu Á ngày càng nhiều nhờ được hưởng thuế suất ưu đãi và thủ tục Hải Quan đơn giản, nhanh chóng . Cơ cấu thị trường nhập khẩu Bảng 5:  Cơ cấu thị trường nhập khẩu của Công ty năm 2013 Thị trường Giá trị(Triệu đồng) Tỷ lệ (%) Trung Quốc 287,02 22,89 Mỹ 182,64 14,56 Hàn Quốc 224,94 17,94 Thái Lan 258,68 20,63 Thị trường khác 300,63 23,98 Nhận xét           Qua bảng số liệu trên ta thấy mặc dù chủ trương của Nhà nước ta luôn khuyến khích xuất khẩu hạn chế nhập khẩu song trên thực tế kim ngạch xuất khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim ngạch nhập khẩu. Chính vì vậy mà giá trị nhập khẩu của Công ty lớn hơn giá trị xuất khẩu.           Bảng số liệu trên cho ta  thấy lượng hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc chiếm tỷ lệ khá cao 26,87%, cũng chính vì vậy mà hàng hóa Trung Quốc tràn lan trên thị trường Việt Nam. Các mặt hàng nhập chủ yếu từ Trung Quốc thường là: Máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế, hóa chất,..           Nhìn chung các mặt hàng Việt Nam nhập về chủ yếu là hàng công nghiệp, máy móc thiết bị phục vụ cho nông nghiệp và công nghiệp.Vì ngành công nghiệp chế tạo của nước ta chưa phát triển mạnh.  Qua hai bản số liệu trên ta thấy thị trường xuất – nhập khẩu của Việt Nam chủ yếu là thị trường Châu Á. Các thị trường lớn như EU và Mỹ vẫn có nhưng số lượng còn rất ít so với tiềm năng. Vì vậy, nước ta cần đổi mới công nghệ cũng như mở rộng quan hệ buôn bán với các thị trường này nhằm đem ngoại tệ về cho Đất nước. 2.2 Những thuận lợi và khó khăn của công ty: 2.2.1 Thuận lợi. Hoạt động với tư cách là một đại lý cung cấp các dịch vụ giao nhận tốt nên Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải MPL có được những thuận lợi đáng kể: -Công ty có được mối quan hệ làm ăn lâu dài với các hãng tàu và các tập đoàn lớn trên thế giới đã được thiết lập trong suốt quá trình hình thành và phát triển. -Công ty luôn chú trọng việc đào tạo nhân viên học hỏi các phần mềm tiện ích phục vụ cho quá trình làm việc cũng như phục vụ khách hàng. 2.2.2 Khó khăn: Lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh đã và đang được biết đến và ngày càng phát triển do vậy mà các doanh nghiệp giao nhận đang mở rộng và tăng lên rất nhiều. Như vậy sự cạnh tranh giữa các công ty là rất lớn và MPL không năm ngoài vòng quay của sự cạnh tranh đó, điều đó đòi hỏi công ty phải tiếp tục nâng cao trình độ và làm việc hiệu quả hơn nữa để công ty tiếp tục phát triển và có lợi nhuận cao. CHƯƠNG 3 : GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3.1 Giới thiệu giao nhận hàng hóa: Thực tập về giao nhận tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải MPL về nhập khẩu lô hàng Bảng điện tử tương tác thông minh HPEC cho công ty cổ phần H-Pec Việt Nam. Đặc điểm lô hàng: 1.Người xuất khẩu:MODERN TECH GROUP LIMITED RM 1202, 12/F, TUNG CHUN COMMERCIAL KOWLOON, HONGKONG 2. Người nhập khẩu: Công Ty Cổ Phần H-Pec Việt Nam 53 đường Nguyễn Văn Linh, thị trấn Trâu Quý, huyện Gia Lâm, Hà Nội 3. Công ty giao nhận: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI MPL. số 233/193 phố Văn Cao, Phường Đằng Lâm, Quận Hải An, thành phố Hải Phòng. 4. Loại hàng: Bảng điện tử tương tác thông minh HPEC 5.Tổng giá trị hàng: 475 USD 6. Phương thức thanh toán: TTR 7.Vận tải: Lô hàng được vận chuyển trên tàu WAN HAI 101/ V.S037. MBL No: 0224A94471 HBL No : TLLHPG4705056 3.2 Sơ đồ quy trình giao nhận lô hàng nhập khẩu Quy trình giao nhận lô hành nhập khẩu Chuẩn bị tài liệu Thu phí và lệ phí Trả hàng cho người nhập khẩu Xuất kho hàng hóa  Thông quan hàng hóa, nhập kho Làm thủ tục hải quan Lấy D/O, liên hệ cảng vụ 3.3 Chi tiết quá trình chi tiết nhập hàng nhập khẩu bằng đường biển. Bước 1: Chuẩn bị tài liệu           Sau khi công ty dịch vụ giao nhận ký hợp đồng giao nhận với chủ hàng (là người nhập khẩu trong hợp đồng kinh tế), với nhiệm vụ là làm thủ tục thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhận hàng tại địa điểm mà người nhận hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế nêu trên. Người nhận hàng sẽ cung cấp cho phòng giao nhận của công ty giao nhận một bộ hồ sơ gồm: Bill of lading (1 bản original) Packing list (1 bản original) Commercial invoice (1 bản original) Certificate of origin (C/o – 1 bản original) Contract (1 bản chính) Bước 2: Lấy D/O, liên hệ cảng vụ           Khi đã nhận được bộ hồ sơ gốc này, nhân viên của phòng giao nhận cần phải ký xác nhận cho người nhận hàng là đã nhận đủ 5 chứng từ như đã nêu ở trên (lúc ký nhận, nên nói rõ là nhận chứng từ gì, bản gốc hay bản sao, số lượng mỗi bản, ngày tháng năm ký nhận). Sau đó nhân viên giao nhận cần phải photo các chứng từ này ra nhiều bản, nhằm phục vụ cho công việc lúc cần thiết, tùy theo tính chất công việc mà các bản sao y đó có lúc không cần phải chứng nhận sao y, có lúc cần phải đem cho người nhận hàng chứng nhận sao y. Khi chứng nhận sao y, người nhận hàng sẽ ký tên, đóng dấu tên và chức vụ người chứng nhận sao y bản chính và dấu “ sao y bản chính” cùng với con dấu của doanh nghiệp – ở đây là người nhập khẩu.           Sau một thời gian, người nhận hàng sẽ nhận: “giấy báo hàng đến” hay “thông báo hàng đến”. Người nhận hàng sẽ gởi thông báo này cho phòng giao nhận của công ty  giao nhận. Mẫu thông báo hàng đến có những nội dung cơ bản như sau: Ø   Tên tàu Ø   Số vận đơn Ø   Dự kiến thời gian tàu đến Ø   Người gởi hàng Ø   Người nhận hàng Ø   Tên hàng Ø   Số lượng, trọng lượng Ø   Cảng bốc Ø   Cảng dỡ Ø   Những lưu ý khi đi nhận lệnh giao hàng (D/O)           Có trong tay giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận kiểm tra xem đây có phải là lô hàng nhập mà cần phải tiến hành làm thủ tục thông quan hay không, dựa vào đối chiếu trên vận đơn, thường thì người nhận hàng đã kiểm tra rồi. *          Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ động liên lạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ. Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (bill of lading) hoặc vận đơn surrender và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến để lấy D/O.           Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Ví dụ phí chứng từ, phí CFS, phí D/O v.v Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và người làm dịch vụ nhận giao nhận) nhận D/O và các biên. Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (Tại Việt Nam).            Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh.           Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty giao nhận thì người nhận hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ, nên các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên giao nhận chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau: Ø Tên tàu Ø Số vận đơn Ø Tên và địa chỉ người nhận hàng Ø Người gởi hàng Ø Tên hàng Ø Loại hàng: hàng lẻ Ø Cảng bốc Ø Cảng dỡ           Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng. Chuẩn bị bộ hồ sơ khai báo hải quan           Nhân viên giao nhận cần tiếp tục chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan bộ hồ sơ gồm những chứng từ và sắp xếp thứ tự (mang tính tương đối) như sau: 1.     Phiếu tiếp nhận hồ sơ (1 bản) 2.     Tờ khai hải quan hàng nhập (màu xanh) – bản lưu người khai hải quan (1 bản) 3.     Tờ khai hải quan hàng nhập (màu xanh) – bản lưu hải quan(1 bản) 4.     Phụ lục tờ khai – bản lưu hải quan (1 bản – nếu có trên 3 mặt hàng) 5.     Phụ lục tờ khai –bản lưu người khai hải quan (1 bản – nếu có trên 3 mặt hàng) 6.     Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu – khi là hàng có C/O và được hưởng chế độ ưu đãi thuế quan 7.  Phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan (1 bản) 8.  Giấy giới thiệu (1 bản chính) 9.    Hóa đơn thương mại (1 bản chính) 10.   Packing list (1 bản copy, 1 bản chính) 11.  Bill of lading (1 bản copy) 12.   Hợp đồng thương mại (1 bản copy) 13 D/O (1 bản chính) *Những lưu ý khi chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan: 1.     Nếu D/O quá thời hạn hiệu lực mà vẫn chưa làm thủ tục hải quan để nhận hàng, phát sinh thêm các chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container, thì nhân viên giao nhận phải gia hạn D/O – có nghĩa là đóng tiền phạt do chậm lấy hàng, tại đại lý của hãng tàu. Trình D/O cho đại lý hãng tàu, đại lý của hãng tàu thu tiền phạt, viết hóa đơn và đóng dấu lên D/O:“extended, ngàyxthángy năm z ” hoặc là:“đã gia hạn ngàyxthángynăm z và dấu “đã thu tiền” hay “paid”. Có nghĩa là D/O đã được gia hạn đến ngày x tháng y năm z .Nhân viên giao nhận đóng tiền, ký hóa đơn, lấy hóa đơn và D/O đã gia hạn. Trong bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan, nếu D/O hết hạn thì phải được gia hạn trước khi nộp bộ hồ sơ cho hải quan khu vực, lúc này D/O mới hợp lệ. Trước khi thanh lý hàng tại hải quan bãi thì D/O phải còn giá trị hiệu lực. 2.     Trong tờ khai hàng nhập, nếu là hàng mới thì phải ghi rõ:“hàng mới 100%” ở mục tên hàng trong tờ khai. 3.   Nếu là hàng không có C/O thì phải ghi:“không trình, không nợ C/O” ở góc dưới phía bên trái của tờ khai (xem minh họa tại phần chứng từ minh họa). 4.  Hàng máy móc nhập khẩu đã qua sử dụng thì phải ghi:“hàng đã qua sử dụng, chất lượng trên 80%”. Phải trên 80% mới được nhập. 5. Nếu là hàng nhập theo giá CFR thì chủ hàng phải tự quy ra CIF để tính thuế nhập khẩu, thuế VAT (nếu là hàng chịu hai loại thuế trên). 6.     Ở mục 20 trong tờ khai, phải ghi rõ tổng khối lượng, tổng số kiện. 7.     Những giấy tờ sao y phải có chữ ký, con dấu của thủ trưởng và dấu “sao y bản chính”. 8.     Các con dấu trong các giấy tờ làm thủ tục thông quan và các giấy tờ khác có liên quan phải nhất quán với nhau. Một dấu là của công ty một dấu là của chi nhánh là không hợp lệ. 9.     Chữ ký của các giấy tờ phải cùng một người, có thể là giám đốc hoặc là người nào đó được giám đốc ủy quyền, lúc này phải kèm theo giấy ủy quyền trong bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan. 10. Nếu tờ khai có kèm theo phụ lục, có danh sách đính kèm thì phải đóng dấu giáp lai. 11. Khi tới hải quan khu vực làm thủ tục thông quan, nhân viên giao nhận cần đem theo giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký mã số thuế xuất nhập khẩu để trình cho hải quan lúc cần thiết. 12. Nếu là mặt hàng có thuế mà nhà nước lại quản lý giá tối thiểu khi nhập khẩu, nếu giá trên hóa đơn thấp hơn giá tối thiểu thì lấy giá tối thiểu làm căn cứ để xác định giá tính thuế, ngược lại thì lấy giá trên hóa đơn làm giá để tính thuế. 13. Nếu là mặt hàng có thuế, thuế suất khi nhập khẩu có hoặc không có C/O là khác nhau. Nếu có C/O thì thuế suất sẽ thấp hơn khi không có C/O. Khi nộp bộ hồ sơ mà doanh nghiệp không trình được C/O thì hải quan khu vực tiến hành tính thuế như không có C/O. Khi doanh nghiệp tiến hành bổ sung C/O thì sẽ được hoàn lại khoản thuế được ưu đãi. Thời hạn doanh nghiệp nợ C/O tối đa là 60 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Trong trường hợp doanh nghiệp nộp chậm như vậy thì phải làm đơn xin nộp chậm trình cho thủ trưởng chi cục. 14. Tên người bán, người mua trong các chứng từ phải nhất quán với nhau. 15. Nếu tờ khai mà có phụ lục và lại có trên 9 mặt hàng thì phải tạo phụ lục khác theo mẫu của Tổng Cục Hải Quan, ngược lại thì sử dụng mẫu của Tổng Cục Hải Quan. Phụ lục và tờ khai đều có hai bản, có nội dung giống nhau, một bản có tên:“bản lưu hải quan”, bản còn lại có tên:“bản lưu người kh