Báo cáo Quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ dầu khí biển

c bên thường mắc những sai sót sau: 1) Không ghi rõ tập quán áp dụng. Ví dụ: "Các bên thừa nhận rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh hợp đồng này". Hoặc "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm Urê theo điều kiện FOB San Francisco". Như vậy, nếu vận dụng điều khoản này sẽ không biết tập quán nào được áp dụng. Do vậy cần ghi rõ "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm ure theo điều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000". 2) Sử dụng sai nội dung của điều kiện thương mại. Ví dụ: bên bán (Công ty của Việt Nam), bên mua (Công ty của Hoa Kỳ) thỏa thuận: "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đông lạnh theo điều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000". Thực ra San Francisco là cảng đến, nhưng theo Incoterms 2000 thì FOB là điều kiện thương mại giao hàng dọc mạn tàu (tại cảng bốc hàng quy định). Như vậy việc các bên quy định như trên sẽ gây khó khăn trong thực hiện hợp đồng hoặc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, các bên nên sử dụng đúng điều kiện thương mại và nội dung của nó. Cũng ví dụ trên, nếu cảng bốc xếp là cảng Hải Phòng thì nên ghi "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đông lạnh theo điều kiện FOB Hải Phòng – Incoterms 2000". 3) Cho rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh toàn bộ hợp đồng: Thực ra không phải vậy, mỗi tập quán chỉ điều chỉnh một phần, một vấn đề của hợp đồng. Do vậy cần tránh kiểu chọn luật như sau: "Hợp đồng này sẽ được điều chỉnh bởi Incoterms 2000". 4) Sử dụng điều kiện thương mại không đúng theo phương thức chuyên chở: Các bên cần nghiên cứu kỹ các điều kiện thương mại để áp dụng cho đúng theo phương thức chuyên chở hàng hóa mà các bên áp dụng. Trong trường hợp các bên không lựa chọn luật thì khi xảy ra tranh chấp, cơ quan tài phán sẽ quyết định chọn luật. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi của mình, các bên cần thiết phải chọn luật áp dụng. Khi lựa chọn luật điều chỉnh, cần phải bảo đảm nguyên tắc sau: - Nên lựa chọn nguồn luật áp dụng sao cho thuận tiện nhất cho việc thiết lập, thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp phát sinh. - Nên lựa chọn nguồn luật mà mình quen thuộc nhất. - Cần phải nghiên cứu kỹ nguồn luật áp dụng để bảo đảm việc chọn luật đạt được những mục đích có lợi cho mình hoặc ít nhất không làm mất đi lợi thế hoặc gây tổn hại cho mình. B.Kí kết và thực hiện hợp đồng trong qui trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị của công ty: Một số định nghĩa: Nhà cung ứng: là nhà sản xuất và/hoặc Hãng cung cấp và/hoặc Đại lý chỉ định của nhà sản xuất chuyên cung cấp vật tư, thiết bị. Đơn hàng: là toàn bộ các hồ sơ gọi chào hàng được nhận từ khách hàng theo đường công văn chính thức hoặc do văn phòng Vũng Tàu chuyển tới hoặc do các nhân viên phòng thương mại trực tiếp thu thập từ khách hàng. Thư gọi chào hàng: là toàn bộ các công va3wn và hồ sơ được gửi tới các nhà sản xuất và cung cấp để yêu cầu chào hàng. Chào hàng: là toàn bộ các công vănvà hồ sơ kỹ thuật/ thương mại gửi từ các nhà sản xuất và cung cấp để chào hàng. Hồ sơ đấu thầu; là toàn bộ các công văn, hồ sơ kỹ thuật và thương mại được gửi đi từ phòng thương mại tới khách hàng để tham gia đấu thầu. Hợp đồng đầu ra:là toàn bộ các hợp đồng mua bán giữa Công ty và khách hàng dựa trên cơ sở các hồ sơ đấu thầu. Hợp đồng đầu vào: là toàn bộ các hợp đồng kinh tế giữa Công ty và bên cung cấp dựa trên cơ sở các chào hàng. Từ viết tắt: Công ty : công ty TNHH một thành viên TM-DV dầu khí biển BGĐ : Ban giám đốc công ty P.TM : Phòng thương mại HĐ : hợp đồng NCC : nhà cung cấp P.DV : phòng dịch vụ P.KT : phòng kế toán VPĐD : Văn phòng đại diện tại Vũng Tàu. Trách nhiệm Tiến trình Lãnh đạo Công ty, Lãnh đạo phòng TM, Tổ chuyên trách Đánh giá nhà cung ứng Lãnh đạo phòng TM Từ chối Tiếp nhận đơn hàng Không không Tổ chuyên trách thuộc phòng TM Có không Gọi chào hàng Tổ chuyên trách thuộc phòng TM có Chuẩn bị hồ sơ,nộp thầu Tổ hợp đồng thuộc phòng TM Kết quả đấu thầu. Ký HĐ/Trình BGĐ ký HĐ P.DV,tổ hợp đồng,VPĐD Nhập khẩu, giao nhận VTTB P.KT, P.TM, VPĐD Phát hành hóa đơn,theo dõi thanh toán Nhân viên thương mại liên quan Lưu hồ sơ Nội dung trình tự thực hiện 1.ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG: Định kì mỗi năm/lần phòng TM lập “danh sách nhà cung ứng” gửi lên ban giám đốc công ty phê duyệt theo Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01 Việc chọn nhà cung ứng để tiến hành gọi chào hàng căn cứ vào danh sách nhà cung ứng đã được BGĐ công ty phê duyệt. Trong trường hợp nhà cung ứng mới chưa có trong danh sách thì phải được các tổ/cá nhân trong phòng thương mại bổ sung cập nhật vào danh sách. Danh sách nhà cung ứng đã được phê duyệt kỳ trước và các nhà cung ứng mới được cập nhật phải được định kỳ mỗi năm/lần đánh giá lại. Việc đánh giá lại dựa theo các số liệu liên quan đến nhà cung ứng Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01. DANH MỤC CÁC KHÁCH HÀNG CÔNG TY TNHH TM&DV DẦU KHÍ BIỂN Đà VÀ ĐANG CUNG CẤP DỊCH VỤ MUA SẮM STT TÊN KHÁCH HÀNG 1 VIETSOPETRO 2 FINA 3 OMV VIETNAM 4 JVPC (Japan Vietnam Gas Co) 5 PVGC (Petro Vietnam Gas Co) 6 PETRONAS CARIGALI VIETNAM 7 BP STATOIL 8 HOANG LONG J.O.C 9 HOAN VU J.O.C 10 CUU LONG J.O.C 11 CONOCO (UK) VIETNAM LTD 12 UNOCAL VIETNAM 13 CONSON J.O.C 14 TRUONG SON J.O.C 15 LAMSON J.O.C 16 KNOC 17 HUYNDAI - VINASIN SHIPYARD 18 KHÍ ĐIỆN ĐẠM CÀ MAU 19 PVEP 20 PTSC MC 21 PTSC MARINE 22 PVEP ĐẠI HÙNG 23 PVCONS 24 BP STATOIL 25 PV DRILLING 26 NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ 27 TRÍ VIỆT 2.NHẬN ĐƠN HÀNG: Tất cả đơn hàng nhận được sẽ tập trung tại điểm khởi đầu là lãnh đạo Phòng. Sau khi phân tích đơn hàng, lãnh đạo Phòng giao cho các tổ chức năng, cụ thể là các tổ trưởng để thực hiện.Đồng thời, lãnh đạo Phòng hoặc nhân viên được ủy quyền sẽ ghi nhận lại vào phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02 các dữ liệu sau: Nhập số đơn hàng của khách hàng Nội dung đơn hàng (mô tả) Nhóm/người thực hiện Các tổ trưởng sau khi nhận đơn hàng, phân công việc cho các nhân sự thuộc tổ mình phụ trách đồng thời tiếp tục cập nhật các thông tin liên quan vào Phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02 gồm: Thời hạn nộp thầu Thông tin về người theo dõi đơn hàng tại các bộ phận kỹ thuật và thương mại/kế hoạch của Khách hàng(nếu có) 3.GỌI CHÀO HÀNG: Căn cứ vào danh sách nhà cung ứng đã được BGĐ phê duyệt (hoặc danh sách nhà cung ứng mới cập nhật), nhân viên thương mại được phân công sẽ gửi các thư gọi chào hàng cho các nhà cung cấp(trừ trường hợp tên hãng sản xuất được chỉ định từ khách hàng hoặc hãng sản xuất do công ty làm đại lý – thư gọi chào hàng sẽ được gửi bằng fax hoặc e-mail. Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chịu trách nhiệm trực tiếp liên lạc và nhận chào hàng từ các nhà cung cấp. Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng phải cập nhật tiếp tục các thông tin liên quan tới việc gọi chào hàng và chào hàng nhận được từ các nhà cung cấp vào Phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02. 4.CHUẨN BỊ VÀ NỘP HỒ SƠ ĐẤU THẦU: Sau khi nhận được chào hàng từ các nhà cung cấp, nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng tiến hành đánh giá lựa chọn cung cấp theo “bảng lựa chọn nhà cung cấp- MB-QT-TM-01-03 “để lựa chọn nhà cung cấp đạt yêu cầu.Việc đánh giá nhà cung cấp này được tiến hành theo từng đơn hàng. Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chuẩn bị các tài liệu liên quan và chịu trách nhiệm trực tiếp về phần chào thầu kỹ thuật. 5.KẾT QUẢ THẦU: Kết quả trúng thầu do khách hàng thông báo trực tiếp hay từ VPĐD phải được xác định sớm và chính xác để ký kết hợp đồng đầu vào được tiến hành trong thời gian nhanh nhất tạo lợi thế về thời hạn giao hàng. Các tổ chuyên môn có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Phòng về kết quả đấu thầu. 6.KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG: Sau khi thông tin về việc trúng thầu được xác định chính xác, các Tổ chuyên môn báo cáo Lãnh đạo Phòng xem xét đồng thời chuyển toàn bộ các hồ sơ cần thiết tới tổ hợp đồng để tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng. Nhân viên Tổ hợp đồng tiếp nhận hồ sơ và tiến hành các hoạt động sau: Đàm phán kí kết hợp đồng đầu ra với khách hàng: Kiểm tra các điều khoản của hợp đồng, đối chiếu với hồ sơ chào thầu để kiểm tra kỹ các yêu cầu về thương mại và kỹ thuật trong hợp đồng. Báo cáo lãnh đạo Phòng và phối hợp thường xuyên với các Tổ chuyên môn trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng để giải quyết các vướng mắc (nếu có) Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, nhân viên tổ hợp đồng sẽ tiến hành việc mở Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có yêu cầu), mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có yêu cầu), và cập nhật các số liệu sau vào “bảng theo dõi thực hiện hợp đồng”-MB-QT-TM-01-08 để làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng đầu vào với Nhà cung cấp: Ngày ký kết Ngày giao hàng Ngày mở bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có) Trách nhiệm mua Bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có) Đàm phán ký kết hợp đồng đầu vào với Nhà cung cấp: Đàm phán, ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp trên cơ sở các điều khoản dựa lưng “back to back” với hợp đồng đầu ra. Báo cáo lãnh đạo Phòng và phối hợp thường xuyên với các tổ chuyên môn trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng để giải quyết các vướng mắc (nếu có) Sau khi ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp, nhân viên Tổ hợp đồng tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp như mở L/C, T/T… (nếu có);mua bảo hiểm hàng hóa(nếu có), và cập nhật các số liệu sau vào “bảng theo dõi thực hiện Hợp đồng”-MB-QT-TM-01-08 để làm cơ sở cho việc theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng: Số hợp đồng, giá trị Ngày ký kết Ngày giao hàng Điều kiện giao hàng Điều kiện thanh toán Trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có) Hợp đồng vận chuyển hàng hóa (nếu có) Báo cáo và đề xuất ký kết hợp đồng: Trên cơ sở kết quả đàm phán hợp đồng đầu vào, đầu ra nhân viên Tổ hợp đồng sẽ tổng kết hiệu quả kinh tế của đơn hàng và làm công văn báo cáo đề xuất lên Lãnh đạo Phòng, công ty ký kết hợp đồng. Giao nhận hàng hóa: Nhận hàng hóa: Trước khi đến hạn giao hàng của NCC, Tổ hợp đồng phải theo dõi, nhắc nhở, đôn đốc NCC cập nhật tình hình giao hàng để có thể chuẩn bị các hồ sơ chứng từ nhập khẩu. Hàng hóa nhập khẩu: Sau khi nhận được thông báo về việc NCC giao hàng và chứng từ, Tổ hợp đồng sẽ hoàn chỉnh các hồ sơ cần thiết để chuyển cho P. Dịch vụ thực hiện nhập khẩu hàng hóa theo phiếu yêu cầu hỗ trợ dịch vụ MB-QT-TM-01-04. Đồng thời thông báo cho nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng để cùng phối hợp thực hiện. P.DV tiến hành các thủ tục nhập khẩu hàng hóa và thông báo kịp thời tới P.TM về các khó khăn phát sinh trong quá trình nhận/nhập khẩu hàng để phối hợp giải quyết. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa, P.DV gửi cho P.TM Phiếu giao nhận hàng hóa (consignment note) –MB-QT-DV-01-04 trong đó ghi nhận rõ tình trạng giao nhận hàng hóa. Tổ hợp đồng ký nhận việc tiếp nhận thông báo. Hàng hóa trong nước: Sau khi nhận được thông báo về giao hàng và chứng từ từ NCC, Tổ hợp đồng sẽ thông báo cho nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng để cùng phối hợp thực hiện việc nhận hàng. Trong trường hợp hàng được giao tại kho của NCC, Tổ hợp đồng sẽ yêu cầu P.DV hỗ trợ việc lấy hàng tại kho NCC thông qua “Phiếu yêu cầu Công tác”- MB-QT-TM-01-06. Kiểm tra hàng hóa và chứng từ trước khi giao hàng: Sau khi nhận được đầy đủ hàng hóa và chứng từ đi kèm từ NCC, Tổ hợp đồng và nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ phối hợp để kiểm tra sự phù hợp của chứng từ so với yêu cầu của hợp đồng. Người phụ trách đơn hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo các tiêu chí: Số lượng (quantity) Nhãn mác: Tên hàng (decription of goods), ký mã hiệu (part number), tên nhà sản xuất/xuất xứ (Manufacturer/country of origin), năm sản xuất (year of manufacture). Quy trình kiểm tra hàng hóa sẽ được ghi nhận lại theo “phiếu kiểm tra hàng trước khi giao” – MB-QT-TM-01-07 Giao hàng hóa: Khi đã xác nhận được ngày giao hàng, tổ hợp đồng gửi thư thông báo với khách hàng về các chi tiết giao hàng liên quan. Đồng thời Tổ hợp đồng phối hợp với P.DV, VPĐD tại Vũng Tàu và nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng vận chuyển hàng hóa và hoàn chỉnh các tài liệu cần thiết (bộ chứng từ đi kèm hàng hóa như qui định tại hợp đồng) để giao cho khách hàng. Nhân viên thương mại phụ trách đơn hàng có trách nhiệm hỗ trợ giám sát việc giao hàng và cung cấp thông tin theo yêu cầu khách hàng. Từ thông báo tình trạng hàng hóa MB-QT-TM-01-07 kể trên, hoặc trong quá trình theo dõi diễn biến của hợp đồng mà phát hiện những sai sót của hàng hóa so với yêu cầu của khách hàng, nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng hoặc tổ hợp đồng lập phiếu “Xử lý sản phẩm không phù hợp” MB-QT-TM-01-05 trong đó mô tả rõ tình trạng không đáp ứng yêu cầu của VTTB, sau đó chuyển cho lãnh đạo Phòng. Lãnh đạo Phòng điều tra nguyên nhân và chỉ đạo hướng giải quyết trong thời gian sớm nhất để tránh bị khách hàng khiếu nại. Trường hợp cần tiến hành các hành động khắc phục để tránh lập lại các sai sót này, lãnh đạo phòng lập phiếu yêu cầu khắc phục MB-QT-HT-04-01. Sau khi tiến hành giao hàng, VPĐD hoặc nhân viên P.TM se lập biên bản giao nhận hàng (theo mẫu của khách hàng hoặc theo mẫu công ty) có chữ ký xác nhận của hai bên được gửi về tổ hợp đồng để tiến hành các thủ tục yêu cầu P.KT phát hóa đơn yêu cầu khách hàng thanh toán cũng như để lưu hồ sơ. Thanh toán: Thanh toán cho nhà cung cấp: Tổ hợp đồng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ theo quy định của hợp đồng đầu vào để trình Ban lãnh đạo Công ty và chuyển P.Kế toán tiến hành thanh toán cho NCC. Đề nghị khách hàng thanh toán: Căn cứ quy định trong hợp đồng đầu ra, Tổ hợp đồng cũng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ để chuyển P.KT yêu cầu phát hóa đơn cho khách hàng. Các giao dịch nội bộ giữa P.Thương mại- P.Dịch vụ-P.Kế toán được thực hiện thông qua “phiếu yêu cầu công tác”-MB-QT-TM-01-06. P.Kế toán phát hành hóa đơn cho khách hàng và theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán để thông báo kịp thời cho Tổ hợp đồng về các vướng mắc phát sinh trong thời gian nhanh nhất. Toàn bộ tiến trình giao nhận và thanh toán kể trên phải được Tổ hợp đồng lưu lại hồ sơ để hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ của một đơn hàng. Các mẫu biểu sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng POTS MB-QT-TM-01-08 Ban hành ngày 01/04/2010 BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG No. Vol. No. Sales Contract description Tender Ref. Contract number Signing date Contract value Sales term Contract delivery date Actual delivery date Invoice date amount Cur. Purchase contract Purchase contract Contract number Signing date Contract value Sales term Payment term Reminder Contract delivery date Actual delivery date Amount Curr. LC T/T Status ETD ETA Insurance P.Bond Extension of delivery VSP’s PIC PTSC’s PIC Remarks NOT LATER THAN Actual issuing date POTS MB-QT-TM-01-04 PHIẾU YÊU CẦU HỖ TRỢ DỊCH VỤ (Ngày / / ) Phòng thương mại kính đề nghị Phòng Dịch vụ làm thủ tục hải quan nhập khẩu lô hàng với các chi tiết và hồ sơ như liệt kê dưới đây: Bản chính Bản copy Vận đơn số: o o Invoice & packing list số: o o Giấy báo nhận hàng: o o HĐ ngoại thương: o o HĐ đầu ra: o o Hồ sơ khác: o o o o o o o o Hàng sử dụng quota nhập khẩu: có o không o Thuế nhập khẩu: miễn o không o Thuế VAT: miễn o không o Thời gian hoàn thành thủ tục hải quan: … ngày kể từ ngày nhận đầy đủ chứng từ hợp lệ. Hàng sau khi hoàn thành thủ tục hải quan chuyển về: Thời gian dự kiến giao hàng cho khách hàng: §§§ Lưu ý: Người yêu cầu xác nhận của người được yêu cầu (phòng thương mại) (phòng dịch vụ) POTS MB-QT-TM-01-05 Ngày ban hành:01/04/2010 PHIẾU XỬ LÝ SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP Người lập: Ngày lập: Số H/đồng Khách hàng Vật tư thiết bị Mô tả không phù hợp Lãnh đạo phòng chỉ đạo giải quyết Phân công cho: Ngày cần hoàn tất: € Thương lượng với KH để chấp thuận € Yêu cầu nhà cung cấp bổ sung/đổi hàng € Hướng giải quyết khác, mô tả cụ thể: Lãnh đạo phòng ký: Người được phân công ký nhận: Kiểm tra thực hiện Ngày hoàn tất: Kết quả thực hiện: € Đạt € Chưa đạt-lập phiếu với hướng giải quyết khác Cần tiến hành HĐ khắc phục: € Có € Không Người kiểm tra: Ký………………Ngày…………………… Lãnh đạo phòng: Ký………………Ngày……………………. POTS MB-QT-TM-01-06 Ngày ban hành:01/04/2010 PHIẾU YÊU CẦU CÔNG TÁC (V/v:…………………………………..) Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm Kính gửi: PHÒNG DỊCH VỤ Người gửi: PHÒNG THƯƠNG MẠI Nội dung yêu cầu: Người yêu cầu Xác nhận của người được yêu cầu POTS MB-QT-TM-01-07 Ngày ban hành:01/04/2010 PHIẾU KIỂM TRA HÀNG HÓA VÀ CHỨNG TỪ TRƯỚC KHI GIAO HÀNG Số hợp đồng Ngoại Thương: Số hợp đồng Mua Bán: Phần chứng từ: Người kiểm tra: ………………… Ngày kiểm tra: ……………………… SỐ TT Chứng từ kiểm tra Phù hợp Không phù hợp Sai biệt Hướng xử lý 1 2 3 Người kiểm tra ký tên: ………………………………. PHẦN HÀNG HÓA: Người kiểm tra: ……………………….. Ngày kiểm tra: ………………………….. € Đạt € Không đạt Ghi chú: Người kiểm tra ký tên: …………………………. Ghi chú: Người kiểm tra hàng hóa cần phải kiểm tra các tiêu chí tối thiểu sau: + Tình trạng hàng hóa (đóng gói, bao bì có nguyên vẹn hay không) + Số lượng + Nhãn mác có thể hiện đầy đủ các thông tin: tên hàng (Description of goods), ký mã hiệu (Part number), tên nhà sản xuất/xuất xứ (manufacturer/country of origin), năm sản xuất (year of manufacture) Đính kèm danh mục hàng hóa kiểm tra MB-QT-TM-01-07 Ngày ban hành: 01/04/2010 DANH MỤC HÀNG HÓA KIỂM TRA (Tiêu chí kiểm tra căn cứ trên phụ lục HĐ số: …….) STT Tiêu chí kiểm tra Tiêu chí kiểm tra Tiêu chí kiểm tra Tiêu chí kiểm tra Kết luận § Lưu ý: Kiểm tra các tiêu chí nếu “Đạt” đánh dấu (Ö ) vào ngay bên cạnh tiêu chí đó. Người kiểm tra ký tên: ……………………………………. POTS MB-QT-DV-01-04 PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG (Consignment note) (one copy for receiver and one for agent- một bản cho người nhận, một bản cho đại lý) SERVICE- DỊCH VỤ Order by Mr or Mss: ___________________ Copany _____________________________ Đơn vị SHIPMENT – LÔ HÀNG AWB/BOL/H.Carried_______________ Number of PCS_____Total weight______ Vận đơn/Người xách tay Số kiện Trọng lượng Customs declaration No _____/_______ Tờ khai hải quan số DELIVERY- GIAO NHẬN Full name of receiver_______________ Address______________________ Họ tên người nhận Địa chỉ Signature of receiver _______________ Date ________________________ Chữ ký người nhận Ngày nhận hàng Comments of receiver ______________ Comments of deliverer__________ Khuyến cáo người nhận Khuyến cáo người giao ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ Tài xế giao nhận hàng: __________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ AGENT- ĐẠI LÝ Petroleum offshore Trading & services Co., Ltd No 1-5 Le Duan Str, Ben Nghe Ward, District 01 LOGISTIC DEPARTMENT HCMC, S.R. Vietnam Tel: (84-8)39106666 Fax (84-8)39106868 Một số hợp đồng công ty đã thực hiện PURCHASE CONTRACT No. 378-2010/PS-TMDV/MHH This CONTRACT (hereinafter called the “Contract”) is made and entered into as of this 20th of December 2010 by and between: PETROLEUM OFFSHORE TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITTED Address: 2nd Floor, Petrovietnam Tower, No. 1-5 Le Duan Street District 01, Ho Chi Minh City, Vietnam Phone: +84 8 3910 6666 Fax: +84 8 3910 6868 (hereinafter referred to as “the Buyer”) of one part and Address: Phone + Fax: + (hereinafter referred to as “the Seller”) of the other part The Buyer has pleasure in placing an Order for Rosemount Instruments (hereinafterreferred to as the Commodity) on the following terms and conditions: COMMODITY AND ORDER VALUE: The Commodity supplied under this Purchase Order shall be brand new and unused, all manufactured by Rosemount/ Singapore, EU G7 not before 2010 with detailed technical specifications and descriptions, quantities, unit prices and extended prices as specified in Appendix No.1 attached herewith, which shall be treated as integral part of this Purchase Order. The total Order Value is understood DDP in HCM City. The meaning of “DDP” herein is in accordance with Incoterms Edition 2000, except as otherwise stated in this Purchase Order. CONTRACT PRICE: Contract is … 3. PLACE OF DELIVERY - PORT OF DISCHARGE: Place of delivery: DDP in Ho Chi Minh City Port of Discharge: Hochiminh port/airport 4. PACKING & MARKING: 4.1. The Commodity shall be delivered in manufacture’s standard export packing, suitable to the nature of the Commodity and for transportation from Port of Loading to Port of Discharge, handling operation and storage. 4.2. The following information must be clearly marked and stenciled with indelible paint on the surface of each package/case containing the Commodity for convenience of identification and customs clearance purpose at Port of Discharge: Shipping Marks: Consignee: PETROLEUM OFFSHORE TRADING SERVICES CO. LTD., CONTRACT NO.: 378-2010/PS-TMDV/MHH DIMENSION: GROSS WEIGHT: NET WEIGHT: CASE NO.1-UP 5. TRANSPORTATION & DELIVERY 5.1 The Commodity supplied under this Contract shall be delivered to Buyer’s Warehouse in Ho Chi Minh City not later than 12-Mar-2011 (hereinafter referred to as “the Latest Date of Delivery. The Delivery Note shall be signed by the both parties once the goods be delivered to the Buyer at the Buyer’s warehouse showing the content of the description, Quantity. The delivery date is the date of delivery note. 5.2 In the event the Commodity is delivered to the Buyer’s at Port of Loading later than the Latest Date of Shipment as stated above, then the Seller shall be subject to a penalty of 0.3% of the delayed portion per week up to a cumulative maximum of 5% of the Contract Price applicable to delay item only. Should the Latest Date Shipment be delayed for more than sixty (60) days, the Buyer shall, without prejudice to any other right it may have under this Contract, be entitled to terminate this Contract forthwith without any compensation whatsoever. 5.3 Earlier shipment is allowed. Transshipment is allowed. Partial shipment is not allowed. 6. PAYMENT 6.1 Within five (5) working days of the date of signature by both Parties hereto, the Buyer shall establish an irrevocable confirmed Letter of Credit (L/C) at sight to the amount of 100% of the total Contract Value on the basis of DDP_HCMC of Delivery in favour of the Seller, issued by a first class Bank in Vietnam, advising through the SELLER’s nominated bank The total value of the contract shall be paid in VND, at the transfer exchange rate issued by Vietcombank – Ho Chi Minh City Branch on the date of invoice 6.2 Bank Information: Beneficiary : Emerson Process Management (Vietnam) Co. Ltd. A/C No (VND) : 0302280029 Beneficiary bank : Citibank N.A. Beneficiary bank Add : 115 Nguyen Hue, Dist. 1, Ho Chi Minh City, S.R. Vietnam. SWIFT Code : CITIVNVXHCM 6.3 The Letter of Credit shall be valid for thirty (30) days from the Latest date of delivery. 6.4 The Letter of Credit shall be subject to the Uniform Customs and Practice for Documentary Credit of International Chamber of Commerce (ICC UCP 600), latest revision. 6.5 All the banking charges associated with any extension or amendment of the Letter of Credit arising out (whether occurred inside or outside S.R.Vietnam) due to the Seller’s fault shall be at the Seller’s account. 7. DOCUMENTS Within five (5) days of from the date of shipment the following documents shall be submitted by the Seller to the Buyer as follows: One (1) original of Tax Invoice issued by the Seller to the Buyer. One (1) original of Certificate of Origin issued by the Chamber of Commerce in Seller or Manufacturer’s country certifying that the Commodity is manufactured by Emerson Rosemount/ Singapore. One (1) original and one (1) copy of Quality and Quantity Certificate issued by Emerson Process Management certifying that the Commodity is brand new, unused and genuine products, is manufactured by Emerson Rosemount/ Singapore. and not before 2010. The Quality and Quantity Certificate must contain of description of the Commodity (Name, Model and Part number), quantity and country of origin, and be issued to “TO WHOM IT MAY CONCERN” One (1) original of Warranty Certificate issued by Manufacturer certifying that the Commodity supplied hereunder shall be warranted and guaranteed for 12 months from the date of delivery. One (1) original of Delivery Note signed by both Parties. One (1) full set of Operation & Maintenance Manual. 8. FORCE MAJEURE: 8.1 Both Parties shall be excused from performance of their obligations under this Contract if and to the extent that their performance is hindered or prevented by reason of any blackout, government action, war, riot, armed conflict, act of God or any other unforeseeable matter whatsoever beyond the reasonable control of both Parties. Either Party seeking to rely on such event shall immediately, but not later then ten (10) days after the event, notify the other Party of the event, of the duty affected, and of the expected duration of the event which will be verified by a Chamber of Commerce in the country where force majeure event occurs. 8.2 Should the