Báo cáo Quy trình nhập khẩu thiết bị y tế tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội

Anh Minh Phó tổng giám đốc Nguyễn Bích Thuỷ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 1 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 2 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 3 Đại diện ở Hải Phòng Kho hàng Văn phòng Ban thu hồi công nợ Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 1 là một trong 3 trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Phòng hoạt động tương đối mạnh và có sự gắn kết phối hợp với 2 phòng kinh doanh còn lại, đóng góp một lượng lớn trong doanh thu của cả công ty. Hoạt động chủ yếu của phòng là xuất khẩu nông sản, đồ thủ công mỹ nghệ và nhập khẩu thiết bị y tế. Thực trạng hoạt động của công ty. Trong nhiều năm qua, với sự nỗ lực và cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng như những quyết sách đúng đắn, kịp thời của bộ máy lãnh đạo nên công ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong hoạt động kinh doanh của mình, đem lại doanh thu lớn cho công ty đồng thời đóng góp một khoản không nhỏ vào ngân sách nhà nước. Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm 3 hoạt động chính: hoạt động xuất khẩu, hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh một số dịch vụ khác. 1. Các mặt hàng nhập khẩu chính. Các loại máy móc, thiết bị lẻ. Thiết bị toàn bộ, dây chuyền sản xuất. Phương tiện vận tải thuỷ, bộ. Phụ tùng. Nguyên vật liệu cho sản xuất. Hàng công nghiệp tiêu dùng. Trong đó mặt hàng nhập khẩu chủ lực phải kể đến đầu tiên là các thiết bị đồng bộ nhập khẩu phục vụ cho các dự án của nhà nước và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Ví dụ như: Thiết bị đồng bộ phục vụ cho nhà máy cấp nước Hải Dương, nhà máy sản xuất bao bì xi măng Hải Phòng và Huế… Thiết bị đồng bộ sử dụng cho dự án xử lý nước thải TP Huế, dự án cấp nước thành phố Việt Trì-Phú Thọ, dự án cấp nước thị xã Đồng Xoài-Bình Phước, xe, máy, thiết bị thi công DA phát triển cấp thoát nước Bộ xây dựng… Dây chuyền sản xuất men sứ TP Huế, dây chuyền sản xuất bánh TP Huế… Thiết bị cứu hoả và cấp cứu sự cố, thiết bị nạo vét đường thuỷ… Thiết bị y tế phục vụ cho các bệnh viện… 2.Các mặt hàng xuất khẩu chính. Mặt hàng xuất khẩu của công ty hết sức đa dạng, phong phú như hàng công nghiệp, hàng công nghiệp tiêu dùng, nông sản phẩm, lâm sản, hải sản chế biến, hàng thủ công mỹ nghệ: Hàng công nghiệp: Động cơ diesel, động cơ điện, máy biến thế, máy công cụ, xe tải, xe khách, săm lốp, thiết bị làm đường, máy làm gạch, quạt điện, dụng cụ đo điện… Hàng công nghiệp tiêu dùng: Các sản phẩm may, bao bì PP, đồ nhựa… Nông sản phẩm: Gạo, cà phê, hạt tiêu, lạc nhân, đỗ xanh, rau quả tươi khô và chế biến… Lâm sản: Cao su, lâm sản chế biến, gỗ rừng trồng… Hàng thủ công mỹ nghệ: đồ nội thất, gốm sứ,… 3. Kinh doanh dịch vụ. Bên cạnh hoạt động chính của công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu của mình, cùng với xu hướng chuyển dịch của nền kinh tế là gia tăng tỷ trọng ngành dịch vụ trong cơ cấu nền kinh tế, công ty còn tham gia hoạt động kinh doanh dịch vụ, bao gồm: Bán đại lý. Xây dựng và tư vấn xây dựng. Cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho hàng. Giao nhận vận chuyển, chuyển tải, tạm nhập tái xuất. Kinh doanh cửa hàng ăn uống và dịch vụ khác. 4. Các thị trường chính. Với hơn 40 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội đã tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với trên 30 nước tại các thị trường châu Á, châu Âu và Hoa Kỳ. Các thị trường chính có thể kể đến là Bỉ, Nhật Bản, Đức, Úc, Hà Lan, Hoa Kỳ… Đồng thời để thúc đẩy và thắt chặt hơn nữa quan hệ buôn bán hợp tác với các khách hàng, công ty còn có đại diện thương mại tại nước ngoài. Hiện công ty có 14 đại diện thương mại tại các nước: Nga, Pháp, Bỉ, Thụy Điển, Thụy Sĩ, Hungary, Ý, Đức, Hoa Kỳ, Canada, Cuba, Ấn Độ, Singapore, Australia. Chương II. Thực trạng và quy trình nhập khẩu thiết bị y tế tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội. I.Thực trạng nhập khẩu thiết bị y tế.(TBYT) TBYT bao gồm các loại thiết bị, dụng cụ, vật tư chuyên dụng phục vụ cho hoạt động chăm sóc bảo vệ sức khoẻ nhân dân. Cùng với sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước đặc biệt trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hóa hiện nay, nhu cầu chăm sóc bảo vệ sức khoẻ nhân dân đòi hỏi chất lượng ngày càng cao. TBYT là một trong những yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả, chất lượng của công tác y tế, hỗ trợ tích cực cho người thầy thuốc trong công tác phòng bệnh và chữa bệnh. Do vậy lĩnh vực TBYT cần được tăng cường đầu tư cả về số lượng và chất lường, đảm bảo tính khoa học và hiệu quả. Nhận biết được nhu cầu lớn của thị trường này, công ty đã nhanh chóng nắm bắt và đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 1 là bộ phận được giao nhiệm vụ thực hiện hoạt động nhập khẩu TBYT. 1.Cơ cấu mặt hàng thiết bị y tế nhập khẩu Hiện nay cơ sở hạ tầng phục vụ cho ngành y tế còn nhiều hạn chế, sản xuất trong nước mới chỉ đạt 20% số trang thiết bị y tế đang sử dụng. Do đó không đáp ứng được nhu cầu đang ngày càng đa dạng và đòi hỏi cao của ngành y tế. Cũng do nhu cầu lớn về TBYT hiện nay mà cơ cấu mặt hàng TBYT nhập khẩu của công ty hết sức đa dạng. Các mặt hàng TBYT chính bao gồm: Hệ thống bảo quản tiểu cầu. Máy thở đa năng. Máy li tâm. Máy đo mạch CO2. Bình cách thuỷ. Kính hiển vi. Máy tách tiểu cầu máy tự động. Máy thở cơ động. Máy thở cho trẻ sơ sinh. Máy thở xách tay. Monitor theo dõi bệnh nhân. Máy gây mê. Giường bệnh hồi sức cấp cứu Máy đếm giọt. Máy bơm tiêm tự động. Hệ thống Holter. Công cụ đo huyết áp và điện tim. Bộ nội soi. Monitor 12 dùng trong hậu phẫu. Dao mổ điện. Máy rửa khử ống khuẩn. …. 2. Các khách hàng trong nước. Các khách hàng trong nước của công ty chủ yếu là các bệnh viện hoặc các dự án lớn của chính phủ hoặc nước ngoài nhằm nâng cao cơ sở hạ tầng ngành y tế, chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân. Công ty nhận đơn đặt hàng của hầu hết các bệnh viện lớn trên cả nước: BV Nhi đồng 1. BV Bạch Mai. BV Việt Đức. BV Bắc Thăng Long. Sở y tế tỉnh Thái Nguyên. Sở y tế tỉnh Cần Thơ. BV Đa khoa tỉnh Lào Cai. BV Đức Giang. Ban quản lý dự án y tế nông thôn. BV Bắc Thăng Long. BV đa khoa Bạc Liêu. Bệnh viện Đống Đa. Trung tâm truyền máu KV Huế. BV Bưu điện. Tổng cục đo lường chất lượng. ĐH Huế. Cục quân y Bộ quốc phòng. …… Trong đó Sở y tế Thái Nguyên, BV Nhi đồng 1, Viện bỏng Lê Hữu Trác là những khách hàng lớn và lâu năm của Công ty. 3.Nguồn hàng. Sau khi trúng thầu nhập khẩu của các khách hàng trong nước, công ty tiến hành giao dịch với các doanh nghiệp sản xuất nước ngoài để nhập khẩu TBYT. Dưới đây là một số doanh nghiệp cụ thể có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Charles Roembley. Smith. Fenisus Kabi (trụ sở tại Đức, Hồng Kông). TycoHealthcare (Sing) International Steel Co.SPA (Mỹ). Corbett (Đức). Hunleigth. (Anh). Pakeyl (Đức). Spacelab (Singapore). F. Stephan (Đức). …………………………… 4. Một số chỉ tiêu đánh giá hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế của Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 1 nói riêng và của Công ty nói chung. Nhập khẩu thiết bị y tế và bán cho các tổ chức, cơ sở y tế trong nước là mặt hàng nhập khẩu đem lại doanh số cao nhất cho Phòng Xuất nhập khẩu 1, cũng là một trong những mặt hàng xuất nhập khẩu thành công nhất của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội. Trong năm 2006, tổng trị giá các hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng ngoại kí kết với các nhà cung cấp nước ngoài) do Phòng Xuất nhập khẩu 1 thực hiện đạt khoảng 4.000.000 USD, trong đó riêng mặt hàng thiết bị y tế đạt gần 2.750.000 USD, chiếm đến 68.75%. Tổng trị giá các hợp đồng nội nhập khẩu các mặt hàng đạt khoảng 4.904.000 USD, trong đó thiết bị y tế đạt khoảng 3.116.000 USD, chiếm 63.54%. Năm 2006 các thương vụ xuất nhập khẩu của Phòng Xuất nhập khẩu 1- Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội đem lại cho Công ty khoảng trên 750.000 USD lợi nhuận và đóng góp vào ngân sách Nhà nước khoảng 2.160.980.000VND tiền thuế. 5. Những khó khăn còn tồn tại. 5.1. Sự cạnh tranh gay gắt của các công ty xuất nhập khẩu khác. Hiện nay cùng với xu thế hội nhập kinh tế diễn ra ngày càng mạnh mẽ, sự kiện Việt Nam gia nhập WTO năm 2006 vừa qua đã góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, đem lại nhiều cơ hội mới cho các doanh nghiệp. Nhưng cùng với những cơ hội cũng là sự gia tăng của những thách thức mới, của sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội cũng không phải là ngoại lệ. Ngoài những đối thủ cạnh tranh từ trước như Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I, công ty Vilexim,… hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều công ty xuất nhập khẩu tư nhân, công ty xuất nhập khẩu nước ngoài khác. Nhu cầu xuất nhập khẩu tuy đa dạng, phong phú nhưng không phải là vô hạn dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty với nhau. Thủ tục hành chính. Có thể nói thủ tục hành chính rườm rà đã gây những cản trở không nhỏ không chỉ đối với Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội mà cho tất cả các công ty xuất nhập khẩu khác nói chung, gây hao tốn thời gian, công sức, phát sinh chi phí cho doanh nghiệp. Cần có sự điều chỉnh về các văn bản pháp quy, thủ tục hành chính để giảm thiểu khó khăn cho doanh nghiệp. 5.3. Sự thiếu nhạy bén trong việc tìm tòi, phát hiện nhu cầu của khách hàng cùng với sự dập khuôn, thiếu sáng tạo trong phương thức thực hiện xuất nhập khẩu cũng là một khó khăn không nhỏ đối với doanh nghiệp. II. Quy trình nhập khẩu thiết bị y tế. Dự thầu. Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội nhận các đơn đặt hàng từ các bệnh viện, Sở y tế, các dự án trong nước (gọi chung là Chủ đầu tư). Từ đó, Công ty tiến hành giao dịch, nhập khẩu TBYT từ các doanh nghiệp nước ngoài. Để có được đơn đặt hàng, Công ty sẽ tham gia dự thầu. Quy trình dự thầu thường bao gồm các bước sau: Mời thầu. Nội dung của hồ sơ mời thầu. Thông báo mời thầu. Chỉ dẫn đối với nhà thầu. Bảng dữ liệu đấu thầu - Cấu hình mời thầu: Yêu cầu kỹ thuật cụ thể cho từng lô. Nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu.( Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu). Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng. Danh sách các lô và mức quy định nộp bảo lãnh dự thầu. Các biểu mẫu: Mẫu đơn dự thầu. Mẫu bảo lãnh dự thầu. Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Bảng chào giá thầu máy móc. Thông tin chung. Mẫu thoả thuận hợp đồng. Số liệu tài chính. Làm rõ hồ sơ mời thầu. Nhà thầu cần làm rõ Hồ sơ mời thầu phải gửi trực tiếp hoặc gián tiếp, nhưng phải được thể hiện bằng văn bản cho chủ đầu tư trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu đã quy định ít nhất là 10 ngày. Bên mời thầu sẽ trả lời bằng văn bản, fax… có chữ ký và con dấu của Chủ đầu tư cho tất cả các nhà thầu tham dự trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu đã quy định ít nhất là 3 ngày. Thư chỉ giải thích các câu hỏi nhưng không chỉ rõ nguyên nhân. Thắc mắc sẽ được giải thích và gửi không chỉ riêng cho nhà thầu đặt câu hỏi mà giải thích cho tất cả các nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu. Trong qúa trình làm rõ, nhà thầu không được thay đổi bản chất hồ sơ dự thầu và không được thay đổi giá dự thầu. Thủ tục sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu. Trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu 10 ngày, Chủ đầu tư có thể chủ động hoặc theo yêu cầu của nhà thầu tiến hành sửa đổi bổ sung hồ sơ mời thầu. Tất cả các nhà thầu đã mua hồ sơ mời thầu và tham gia đấu thầu sẽ được thông báo về sự thay đổi bằng văn bản hoặc bằng fax có chữ ký con dấu của Chủ đầu tư trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 3 ngày. 1.2.Dự thầu. Khi Công ty xem xét, làm rõ hồ sơ mời thầu, tự đánh giá đủ điều kiện thích hợp tham gia đấu thầu, Công ty gửi hồ sơ dự thầu tham gia dự thầu. 1.2.1.Chuẩn bị hồ sơ dự thầu. 1.2.1.1. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ dự thầu. - Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt. - Đối với các nhà thầu là nhà phân phối hợp pháp của một công ty nước ngoài, công ty liên doanh hay có 100% vốn nước ngoài dự thầu thì những tài liệu trong hồ sơ dự thầu có thể bằng ngôn ngữ khác nhưng phải có bản dịch chính xác ra tiếng Việt. 1.2.1.2. Các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu. a. Về hành chính pháp lý: Đơn dự thầu hợp lệ, có chữ ký, con dấu của người có thẩm quyền, nếu ký thay phải có giấy uỷ quyền kèm theo của người đứng đầu nhà thầu. Thông tin chung về nhà thầu. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh (có công chứng hay chứng thực của UBND). Giấy cam kết hoặc uỷ quyền của hãng gốc (nếu là đại lý phân phối máy móc của hãng gốc ở nước ngoài) về: Nhà phân phối độc quyền hay hợp pháp – có ghi rõ thời gian hiệu lực. Bảo hành, bảo trì sản phẩm. Cung cấp phụ tùng thay thế. Giấy cam kết có chứng nhận xuất xứ khi giao nhận thiết bị. Tài liệu giới thiệu kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, năng lực thực hiện hợp đồng, danh sách đội ngũ bảo hành bảo trì, giấy cam kết khả năng cung cấp phụ tùng thay thế của hãng gốc. Bảo lãnh dự thầu có ghi rõ hiệu lực hoặc biên nhận nộp tiền mặt ký quỹ. b. Về kỹ thuật. Tài liệu chứng thực máy móc do nhà thầu cung cấp đủ tiêu chuẩn và phù hợp với hồ sơ mời thầu (tài liệu gốc giới thiệu máy) gồm các nội dung chung như sau: Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO kèm với hoặc theo CE, hoặc BSI, hoặc FDA… Giấy truy cập trên Internet chứng minh thế hệ thiết bị. Đặc tính kinh tế kỹ thuật: hiệu máy, tên hãng sản xuất, nước sản xuất, năm sản xuất. Phạm vi cung cấp máy, chất lượng máy, tiêu chuẩn sản xuất, tính năng kỹ thuật. Đặc tính kỹ thuật máy: nguồn cung cấp vật tư, thiết bị máy. Phương tiện lắp đặt máy, năng lực cán bộ. Khả năng chuyển giao công nghệ, đào tạo cán bộ. Khả năng thích ứng về mặt kỹ thuật, địa lý, môi trường… Đội ngũ bảo hành bảo trì. Các nội dung kỹ thuật riêng cho từng loại thiết bị của từng gói thầu. c. Về thương mại tài chính. Giá dự thầu bao gồm giá thiết bị, thiết bị phụ, phụ tùng, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, chi phí lắp đặt, chi phí chạy thử, chi phí bảo hành… và tổng giá (bảng chào giá thầu). Điều kiện giao hàng. Điều kiện về tài chính và thanh toán. 1.2.1.3.Giá dự thầu. Giá dự thầu được giữ cố định trong suốt thời gian đấu thầu và không được vì lý do gì mà nhà thầu tự ý thay đổi nếu không được sự đồng ý của bên mời thầu. Giá dự thầu là giá bán cộng với thuế giá trị gia tăng. Giá dự thầu là giá giao hàng tại cơ sở chủ đầu tư bao gồm chi phí vận chuyển, bảo hiểm từ nước ngoài, từ cảng đến cơ sở chủ đầu tư, chi phí lắp đặt chạy thử - vận hành, chi phí bảo trì theo quy định (các nhà thầu khi chào giá phải tách riêng chi phí này ra để cho Chủ đầu tư tính toán cho đúng trong phần đánh giá hồ sơ dự thầu). Nhà thầu chào giá FOB, CIF và cả giá giao hàng để chủ đầu tư lựa chọn cho phù hợp. Hồ sơ dự thầu đệ trình với giá điều chỉnh sẽ coi như không đáp ứng và bị loại. 1.2.1.4. Loại tiền bỏ thầu và đồng tiền thanh toán. Quy định rõ loại tiền bỏ thầu và tỷ giá quy đổi giữa loại tiền bỏ thầu và đồng tiền Việt Nam được xác định theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm mở thầu. 1.2.1.5.Hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Thời gian có hiệu lực thường là 90 ngày kể từ khi đóng thầu do nhà thầu đăng ký trong đơn dự thầu. Trường hợp cần gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, Chủ đầu tư sẽ thông báo cho các nhà thầu sau khi được phép của người có thẩm quyền, nếu nhà thầu không chấp nhận thì được hoàn trả tiền bảo lãnh. 1.2.1.6.Bảo lãnh dự thầu và hoàn trả bảo lãnh dự thầu. Bảo lãnh dự thầu. Nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu theo mức quy định cho từng lô tham dự. Bảo lãnh tham dự được xác định bằng đồng tiền dự thầu bằng một trong những hình thức sau: Tiền mặt hoặc chuyển khoản. Giấy đảm bảo ngân hàng tại một ngân hàng quốc doanh theo mẫu trong tài liệu đấu thầu. Séc lãnh tiền mặt Hồ sơ dự thầu không có bảo lãnh dự thầu xem như không hợp lệ và bị loại. Hoàn trả bảo lãnh dự thầu. Bảo lãnh dự thầu sẽ được hoàn trả cho nhà thầu không trúng thầu trong vòng …ngày khi công bố kết quả đấu thầu và ký hợp đồng kinh tế với nhà trúng thầu. Đối với nhà thầu trúng thầu, bảo lãnh dự thầu chỉ được hoàn trả lại sau khi ký kết hợp đồng kinh tế và nộp xong giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng ở một ngân hàng. Bảo lãnh dự thầu bị thu hồi trong các trường hợp sau: Nếu nhà thầu rút hồ sơ dự thầu. Nếu nhà thầu trúng thầu nhưng không ký kết hợp đồng. Vi phạm quy chế đấu thầu được quy định tại điều 60 của Quy chế đấu thầu. Bảo lãnh dự thầu không được tính trả lãi cho nhà thầu. 1.2.1.7.Hình thức và chữ ký trong hồ sơ dự thầu. Người ký văn bản trong hồ sơ dự thầu phải là giám đốc, chủ nhà thầu, nếu là cấp phó hoặc người được uỷ quyền phải có giấy xác nhận đã uỷ quyền của người đứng đầu nhà thầu. 1.2.2.Nộp hồ sơ dự thầu. Mỗi nhà thầu nộp 06 bộ hồ sơ dự thầu có cùng một nội dung như nhau gồm 2 bản chính và 4 bản photo, mỗi bộ hồ sơ bỏ vào trong một phong bì dán kín ngoài có ghi “hồ sơ dự thầu bản chính” hoặc “hồ sơ dự thầu bản sao”. Tất cả các phong bì chứa hồ sơ dự thầu bản chính và bản sao được bỏ chung vào một phong bì lớn dán kín và có đóng dấu niêm phong, ngoài có ghi rõ tên nhà thầu, địa chỉ nhà thầu. Phong bì này sẽ được giữ kín, không mở ra trước ngày mở thầu. 1.3.Mở thầu và công bố kết quả đấu thầu trao hợp đồng. 1.3.1.Mở thầu. Chủ đầu tư tiến hành mở thầu sau khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu với sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu. Tất cả các hồ sơ, tài liệu, thông tin trong quá trình mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu phải được bảo mật trước khi bên mời thầu công bố và chủ đầu tư ký kết hợp đồng với nhà trúng thầu. 1.3.2.Xếp hạng nhà thầu. Hồ sơ dự thầu có giá đánh thấp nhất (và thấp hơn giá gói thầu) đã được duyệt sẽ được xếp hạng cao nhất và theo thứ tự xếp hạng cho các hồ sơ có giá đánh giá thấp thứ hai, thứ ba… 1.3.3.Công bố kết quả đấu thầu trao hợp đồng. 1.3.3.1. Công bố kết quả. Sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu, nhà thầu đã được xếp hạng cao nhất sẽ được Chủ đầu tư lựa chọn. Từ đó trình kết quả lên cấp có thẩm quyền phê duyệt, Chủ đầu tư công bố nhà trúng thầu và làm thủ tục thương thảo để hợp đồng. Nhà thầu phải trình bảo lãnh của hãng gốc cam kết bảo hành, bảo trì thiết bị cũng như cung cấp phụ tùng thay thế. 1.3.3.2. Thủ tục ký kết hợp đồng chính thức. Cùng với việc thông báo cho nhà trúng thầu biết rằng họ đã được trúng thầu, Chủ đầu tư sẽ gửi cho nhà thầu mẫu hợp đồng đã nêu trong hồ sơ mời thầu. Theo thời gian đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến đến ký kết hợp đồng chính thức. Ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng nội. Nếu như Công ty tham gia dự thầu và trúng thầu, Công ty nhanh chóng hoàn tất thủ tục và tiến hành ký kết hợp đồng. Sau khi bàn bạc và thảo luận, hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán TBYT với các điều khoản như sau: Nội dung hợp đồng. Trong điều khoản này, yêu cầu quy định rõ ràng, chi tiết, chính xác những nội dung sau: Tên hàng, loại hàng hoá,đặc tính kỹ thuật. Xuất xứ, nơi sản xuất. Số lượng. Đơn giá, thành tiền. Tổng giá trị hợp đồng (quy định rõ giá bao gồm trị giá hàng hoá, thuế VAT, phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng và bảo hành). Chất lượng hàng hoá. Trong điều khoản này yêu cầu ghi rõ hãng sản xuất, nơi sản xuất và ngày, tháng, năm sản xuất. Bên bán đảm bảo cung cấp TBYT đúng nguồn gốc sản xuất, model và cấu hình theo hồ sơ tính năng kỹ thuật và cấu hình trong hồ sơ dự thầu; cam kết có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) và giấy chứng nhận chất lượng khi giao hàng, cam kết cung cấp đầy đủ vật tư tiêu hao, sửa chữa trong thời gian bảo hành. Trong trường hợp có tăng giá thì bên bán bảo đảm trong vòng …% so với giá cung cấp của năm đầu. Điều khoản thi hành và chất lượng của mỗi bên. Bên mua: Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất để nhận hàng. Cử cán bộ kỹ thuật tiến hành nghiệm thu thiết bị. Đảm bảo việc thanh toán cho Bên bán đủ và đúng thời gian theo phương thức thanh toán ghi trong hợp đồng này. Bên bán: Nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng bằng tiền mặt hoặc bảo lãnh ngân hàng ngay khi ký kết hợp đồng trong vòng …ngày với thời gian hiệu lực đến hết thời gian hiệu lực của hợp đồng. Bảo lãnh này được giải toả trong vòng không quá 30 ngày sau khi bên B hoàn thành nghĩa vụ, kể cả nghĩa vụ bảo hành theo hợp đồng, có biên bản thanh lý hợp đồng. Thực hiện việc giao hàng theo phương thức đã ghi trong hợp đồng, đúng với các phụ kiện đã chào hàng trong hồ sơ thầu. Thực hiện việc lắp đặt, kiểm tra và chạy thử thiết bị phù hợp với các đặc tính kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu. Chịu trách nhiệm bảo hành thiết bị theo đúng hợp đồng. Trong thời hạn bảo hành máy được kiểm tra định kỳ. Nếu có sự cố hỏng hóc thiết bị, bên bán sẽ phải cử chuyên viên kỹ thuật đến khắc phục sau khi nhận được tin nhắn bằng điện thoại hoặc văn bản của Bên mua. Sẵn sàng ký hợp đồng bảo trì, sửa chữa sau khi hết thời gian bảo hành nếu Bên mua có nhu cầu. Thời gian và phương thức: giao nhận, lắp đặt, nghiệm thu, bảo hành. Quy định cụ thể thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, thời gian nghiệm thu, thời gian bảo hành. Phương thức thanh toán. Quy định phương thức thanh toán, hình thức thanh toán và hồ sơ thanh toán phải đầy đủ những tài liệu sau: Hoá đơn tài chính bản chính. Tờ khai hải quan bản sao có thị thực hợp lệ. Biên bản bàn giao. Biên bản lắp đặt tĩnh, chạy không tải, chạy có tải. Biên bản nghiệm thu và đưa vào sử dụng Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá. Giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá. Bảo hiểm và đền bù. Quy định bên mua bảo hiểm vận chuyển thiết bị về Việt Nam và đến nơi lắp đặt và cách xử lý trong trường hợp tổn thất xảy ra, trong trường hợp bất khả kháng. Điều khoản chung Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng này, không bên nào tự ý thay đổi hợp đồng. Điều khoản này cũng quy định rõ thời hạn hiệu lực của hợp đồng, số bản hợp đồng có giá trị pháp lý như nhau. Ký kết hợp đồng ngoại. Sau khi hoàn tất thủ tục ký kết hợp đồng nội, Công ty tiếp tục tiến hành ký kết hợp đồng ngoại để nhập khẩu TBYT. Hợp đồng nội cũng bao gồm những điều khoản tương tự như hợp đồng nội và một số điều khoản khác nữa đặc trưng cho một hợp đồng xuất nhập khẩu như sau: Thời hạn giao hàng. Quy định cụ thể, rõ ràng thời hạn bên xuất khẩu giao hàng cho bên nhập khẩu là bao nhiêu ngày sau khi bên xuất khẩu nhận và chấp nhận L/C. Đồng thời quy định giao hàng từng phần hay giao trọn gói, quy định việc chuyển tải trong quá trình chuyên chở. Điều khoản thanh toán. Quy định phương thức thanh toán cho bên xuất khẩu. Thông thường Công ty sẽ mở L/C (thư tín dụng), trị giá …% trị giá hợp đồng, trong thư tín dụng ghi rõ người hưởng lợi là người xuất khẩu, ngân hàng hưởng lợi, số tài khoản người hưởng lợi… Đồng thời điều khoản ghi rõ phương thức, thời hạn số tiền còn lại. Điều khoản giao hàng. Ghi rõ cảng đi, cảng đến, thông báo gửi hàng, thời điểm gửi bộ chứng từ… Điều khoản đóng gói và đặc định hoá. Thông thường bên nhập khẩu yêu cầu hàng hoá phải được đóng gói theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Và hàng hoá phài được đặc định hoá tránh thất lạc, nhầm lẫn. Ví dụ như, lô hàng TBYT nhập về sẽ phải được đặc định hoá như sau: Contract No:……………………….. Consighee: Machinoimport Hanoi No.08 Trang Thi Str., Hanoi, Vietnam Name of goods:……../ No of case………….. Điều khoản bảo hành. Điều khoản thuế và nghĩa vụ hải quan. Điều khoản tranh chấp. Mở thư tín dụng. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội sau khi ký kết hợp đồng ngoại sẽ mở L/ C tại một ngân hàng có uy tín (thông thường là ngân hàng quốc doanh) để đảm bảo với bên xuất khẩu rằng Công ty sẽ thanh toán tiền hàng đầy đủ. Để lập L/C, công ty phải điền vào đơn đề nghị phát hành thư tín dụng, ký quỹ mở thư tín dụng, cam kết chuyển tiền đầy đủ và kịp thời theo đúng thông báo của ngân hàng để thanh toán bộ chứng từ đòi tiền va phí ngân hàng… Mẫu đơn đề nghị phát hành thư tín dụng của Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam (có phụ lục kèm theo) Nhận hàng về và tiến hành giao hàng cho Bên mua trong nước. Sau khi Bên xuất khẩu nhận được và chấp nhận L/C, sẽ gửi cho Bên mua (Công ty cổ phần xuất nhập khẩu máy Hà Nội) thông báo giao hàng. Trong thông báo giao hàng ghi rõ thời điểm, địa điểm giao hàng, số lượng hàng gửi, thời gian dự kiến hàng đến, số hiệu phương tiện vận chuyển. Thông báo giao hàng có thể gửi thông qua fax, email, điện tín… nhưng hình thức thông dụng nhất vẫn là qua fax. Đồng thời Bên xuất khẩu phải gửi bộ chứng từ gốc bao gồm vận đơn hàng hoá sạch, đã xếp; hoá đơn thương mại; phiếu đóng gói; giấy chứng nhận xuất xứ; giấy chứng nhận chất lượng và chứng từ bảo hiểm cho ngân hàng Bên nhập khẩu mở L/C để ngân hàng thanh toán tiền hàng cho Bên xuất khẩu. Ngoài ra Bên xuất khẩu cũng phải gửi một bản sao bộ chứng tử cho Bên nhập khẩu để chứng minh hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Khi hàng đến cảng đích hoặc sân bay nước nhập khẩu, hãng chuyên chở sẽ có một thông báo hàng đến gửi cho Bên nhập khẩu. Nhận được thông báo hàng đến, Công ty đến ngân hàng thanh toán L/C để nhận bộ chứng từ gốc về đi nhận hàng. Sau khi nhận lệnh giao hàng tại văn phòng hãng chuyên chở, Công ty tiếp tục hoàn thành các thủ tục hải quan như điền vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu, nộp thuế và các thủ tục cần thiết khác để thông quan cho lô hàng TBYT rồi sau đó mới được nhận hàng từ người chuyên chở. Sau khi nhận hàng từ ngưòi chuyên chở, Công ty bắt đầu tiến hành giao hàng cho Người mua trong nước, bao gồm cả lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng theo các điều khoản quy định trong hợp đồng. Đồng thời Công ty cũng phải cung cấp cho khách hàng bộ hồ sơ thanh toán