Báo cáo Quy trình xuất – nhập khẩu hàng tại cảng Cát Lái

năm 2007, Cát Lái sử dụng phương pháp quản lý bãi và container thủ công. Kể từ 2006 đến nay, Công ty Tân Cảng Sài Gòn đăng ký sử dụng phần mềm quản lý Thời gian thực TOPX từ Úc, tự động hóa gần như toàn bộ các khâu lập kế hoạch và quản lý bãi. Tiếp tục đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại cho hoạt động kinh doanh khai thác cảng, phấn đấu trở thành Công ty cung ứng các dịch vụ cảng biển chuyên nghiệp, hiện đại, có uy tín trong nước và khu vực. Tận dụng tối đa nguồn lực và các lợi thế nhằm tăng lợi nhuận, mở rộng hoạt động kinh doanh phát triển các ngành nghề liên quan đến hoạt động của Cảng như: Dịch vụ Logistics, Vận tải hàng hoá đa phương thức quốc tế, Xuất nhập khẩu, Du lịch Cảng, Mở rộng lĩnh vực đầu tư và hợp tác kinh doanh khi có điều kiện thích hợp nhằm tăng doanh thu và tối đa hoá lợi nhuận cho cổ đông. Với chiến lược phát triển lâu dài, công ty không ngừng đào tạo phát triển nguồn nhân lực, tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ tăng sức cạnh tranh trước yêu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Công ty cổ phần Cảng Cát Lái luôn cam kết mang đến cho khách hàng những giá trị tốt nhất trên con đường phát triển của mình. Mô tả các vị trí, chức năng/bộ phận, cách thức hoạt động của đơn vị thực tập: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Các công ty con / Công ty liên kết Phòng Tổ chức Lao động & Hành chính Phòng Tài chính & Kế hoạch kinh doanh Phòng Đầu tư & Khai thác Hình 1.1: Cơ cấu bộ máy quản lý. Nguồn BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN 2018 – CAT LAI PORT JSC.  Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm một lần. ĐHĐCĐ quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định. ĐHĐCĐ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và tài chính cho năm tiếp theo, bầu miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát của Công ty... Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị giữ vai trò định hướng chiến lược kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, chỉ đạo và giám sát hoạt động của Công ty thông qua Ban điều hành Công ty. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm và thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Số lượng thành viên Hội đồng quản trị hiện nay là 5 người. Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, nhiệm kỳ 5 năm và thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban kiểm soát chịu sự quản lý trực tiếp của Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài chính của Công ty, giám sát việc tuân thủ chấp hành chế độ hạch toán, kế toán, quy trình, quy chế nội bộ của Công ty, thẩm định Báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của Báo cáo tài chính của Công ty. Trong Ban kiểm soát phải có ít nhất một thành viên là người có chuyên môn về tài chính, kế toán. Thành viên này không phải là nhân viên trong bộ phận kế toán, tài chính của Công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của Công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính của Công ty. Số lượng thành viên Ban kiểm soát hiện nay là 3 người. Ban Giám đốc của Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có nhiệm vụ tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty theo những chiến lược và kế hoạch đã được hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua. Ban Giám đốc gồm có 02 thành viên, trong đó có 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc.       Phòng Tổ chức Lao động và Hành chính , Phòng Tài chính – Kế hoạch kinh doanh, Phòng Quản lý Đầu tư và Quản lý công trình, Phòng Điều Hành Logistics: được tổ chức chuyên môn hóa. Đứng đầu các Phòng  là các Trưởng phòng có nhiệm vụ triển khai, tổ chức hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc. Các công ty con / công ty liên kết: Bảng 1.2: Các công ty con / công ty liên kết STT Tên công ty Địa chỉ Lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính Vốn điều lệ thực góp Tỷ lệ sở hữu 1 Công ty Cổ phần Tiếp vận Cảng Cát Lái. 1295B Nguyễn Thị Định, P. Cát Lái, Q. 2, TP. HCM. Vận tải hàng hóa bằng đường bộ và các hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải. 19.000.000.000 VND 54,286 % Nguồn BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN 2018 – CAT LAI PORT JSC. CHƯƠNG 2 – QUY TRÌNH XUẤT - NHẬP HÀNG TẠI CẢNG CÁT LÁI Quy trình xuất – nhập hàng tại cảng: Quy trình xuất khẩu tại cảng: Giai đoạn 1: Bước 1: Nghiên cứu thị trường tìm kiếm đối tác. Bước 2: Tìm kiếm thương nhân giao dịch. Bước 3: Lập phương án kinh doanh. Để quá trình xuất- nhập lô hàng được thuận lợi và có lợi nhuận tốt, chúng ta cần tìm cho mình những đối tác uy tín, chất lượng... Từ đó xây dựng nên phương án kinh doanh sao cho phù hợp hơn. Giai đoạn 2: Đàm phán và kí kết hợp đồng. Bước 1: Đàm phán: Đàm phán thực chất là việc trao đổi, học thuật vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật để sử dụng các kĩ năng, kĩ xảo trong giao dịch để nhằm thuyết phục đi đến việc chấp nhận những nội dung mà đôi bên đưa ra. Muốn đàm phán thành công thì khâu chuẩn bị đàm phán đóng góp một vai trò quan trọng như: Chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu. Chuẩn bị dữ liệu thông tin. Chuẩn bị nhân sự đàm phán chuẩn bị chương trình đàm phán. Việc chuẩn bị chi tiết đầy đủ các nội dung cần đàm phán là việc rất quan trọng để cho cuộc đàm phán đạt hiệu quả cao hơn và giảm được rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này. Ngoài ra, việc chuẩn bị số liệu thông tin chẳng hạn như: thông tin về hàng hoá để biết được tính thương phẩm học của hàng hoá, do các yêu cầu của thị trường về tính thẩm mĩ, chất lượng, các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Để đàm phán tốt cần phải chuẩn bị những thông tin về thị trường, kinh tế, văn hoá, chính trị, pháp luật của các nước, hay như thông tin về đối tác như sự phát triển ,danh tiếng, cũng như khả năng tài chính của đối phương. Đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ cần phải là những người nắm bắt thông tin về hàng hoá, thị trường, khách hàng, chính trị, xã hộichính xác và nhanh nhất sẽ giúp cho cuộc đàm phán kí kết hợp đồng đạt hiệu quả tốt. Hiện nay trong đàm phán thương mại thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Nhưng ở Việt Nam hiện nay hai hình thức là dàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại là được sử dụng phổ biến nhất. Bước 2: Kí kết hợp đồng. Việc kí kết hợp đồng là hết sức quan trọng. Hợp đồng có được tiến hành hay không là phụ thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng. Khi kí kết một hợp đồng kinh tế phải căn cứ vào các diều kiện sau đây: Các định hướng kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của nhà nước. Nhu cầu thị trường, đơn đặt hàng, chào hàng của bạn hàng. Hợp đồng hàng hoá bao gồm những nội dung sau: Số hợp đồng. Ngày, tháng, năm và nơi kí kết hợp đồng. Tên và địa chỉ các bên kí kết. Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng. Điều 1: Tên hàng, phẩm chất, qui cách, số lượng, bao bì, kí mã hiệu. Điều 2: Giá cả. Điều 3: Thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng, vận tải. Điều 4: Điều kiện kiểm nghiệm hàng hoá. Điều 5: Điều kiện thanh toán trả tiền. Điều 6: điều kiện khiếu nại. Điều 7: Điều kiện bất khả kháng. Điều 8: Điều khoản trọng tải. Giai đoạn 3: Thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Khi đã kí kết hợp đồng, chúng ta bắt đầu quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu lô hàng. Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa. Theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nôị dung đăng kí kinh doanh trong nước của mình không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại bộ thương mại. Qui định này không áp dụng với một số mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng (cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quý, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm và đồ cổ). Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu thì cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế được giao nhận ở cửa khẩu, cơ quan hải quan đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi. Bước 2: Chuẩn bị hàng Xuất khẩu. Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã kí. Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn. Vì thế chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng. Cơ sở pháp lí để làm việc đó là kí kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất khẩu với các chân hàng. Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kí mã hiệu hàng hoá. Việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hoá vì hàng hoá đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững được yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng qui định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao. Loại bao bì: Thường dùng làm hòm, bao, kiện hay bì, thùng,... Kẻ kí mã hiệu: kí mã hiệu bằng số hoặc chữ hay hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng. Đồng thời kẻ mã hiệu cần phải sáng sủa, rõ ràng, dễ nhận biết. Bước 3: Kiểm tra chất lượng hàng hóa. Trước khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lượng, bao bì. Đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng được đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng như tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. Bước 4: Thuê phương tiện vận tải. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê phương tiện vận tải dựa vào căn cứ sau đây: Dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá: điều kiện cơ sở giao hàng số lượng nhiều hay ít. Dựa vào đặc điểm hàng hoá xuất khẩu: là loại hàng gì, hàng nhẹ cân hay hàng nặng cân, hàng dài ngày hay hàng ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp Bước 5: Điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến hàng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tụcđể có thuê phương tiện đường bộ, đường biển, hay đường hàng không, đường sắt. Mua bảo hiểm hàng hóa. Chuyên chở hàng hoá xuất khẩu thường xuất hiện những rủi ro, tổn thất vì vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hàng hoá xuất khẩu trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm. Có thể mua bảo hiểm bao : Ký hợp đồng bảo hiểm bao: Doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch của mình để ký hợp đồng bảo hiểm ngay từ đầu năm sẽ bảo hiểm cho toàn bộ kế hoạch năm đó. Khi có hàng xuất khẩu doanh nghiệp gửi thông báo đến công ty bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ cấp hoá đơn bảo hiểm. Ký hợp đồng bảo hiểm chuyến: Chủ hàng xuất khẩu gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng xuất khẩu và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm, để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm sau: Bảo hiểm điều kiện A: Bảo hiểm ruỉ ro. Bảo hiểm điều kiện B: Bảo hiểm tổn thất riêng. Bảo hiểm điều kiện C: Bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm dựa vào các căn cứ sau: Điều khoản ghi trong hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở. Bước 6: Làm thủ tục hải quan. Để làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu các bạn sẽ thực hiện các bước như sau: Bước 1: Chuẩn bị chứng từ khai tờ khai hải quan gồm: Booking note. Invoice. Packing list. Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng xuất cần giấy phép). Bước 2: Truyền tờ khai trên phần mềm Ecus5 và xem phân luồng tờ khai, sau khi truyền tờ khai xong bạn cần đính kèm INVOICE lên phần mềm Ecus5 ở phần “quản lý tờ khai”. Lưu ý: đối với hàng xuất cần giấy phép bạn cần có giấy phép trước, và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai. Bước 3 : Chuẩn bị chứng từ đi mở tờ khai hải quan, tùy tờ khai được phân luồng gì mà bạn chuẩn bị hồ sơ mở tờ khai cho phù hợp. Nếu có giấy phép bạn phải trình giấy phép, nếu hàng xuất bình thường thì bạn chuẩn bị chứng từ như sau: Luồng tờ khai Hàng air Hàng lẻ Hàng nguyên container Luồng xanh (không cần đi mở tờ khai) Mã vạch Tờ khai thông quan Mã vạch Tờ khai thông quan Mã vạch Tờ khai thông quan Luồng vàng Tờ khai hải quan Invoice Tờ khai hải quan Invoice Tờ khai hải quan Invoice Luồng đỏ Tờ khai hải quan Invoice Packing list Tờ khai hải quan Invoice Packing list Tờ khai hải quan Invoice Packing list Bảng 2.1: Các chứng từ xuất khẩu Nguồn: Bản tin chuyên ngành Logistics Tân Cảng-STC (tháng 12/2019). Lưu ý khi in chứng từ: Đối với luồng xanh : in mã vạch và tờ khai không cần chữ ký và con dấu doanh nghiệp. Đối với luồng vàng và đỏ : tờ khai không cần dấu DN, invoice, packing list bạn chỉ cần in bản có ký chữ ký số. Bước 4 : Ra cảng /ICD / sân bay hoàn thành thủ tục hải quan. Luồng xanh : chỉ cần trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận kho hàng xuất (hàng kho), bộ phần vào sổ tàu (hàng container) hoặc hải quan giám sát (hàng sân bay) để đối chiếu tờ khai. Luồng vàng: Trình tờ khai và invoice cho hải quan đăng ký tại quầy đăng ký tờ khai. Hải quan quyết định thông quan tờ khai (nếu hàng xuất khẩu có thuế xuất khẩu, bạn phải nộp thuế xong thì mới được thông quan) khi đó bạn sẽ in được tờ mã vạch. Hàng air : giao hàng cho đại lý > đại lý dán talong hàng hóa > cân hàng > bạn cần mã vạch + tờ khai thông quan + phiếu cân để trình hải quan giám sát > hải quan xác nhận qua khu vực giám sát (vậy là xong thủ tục) Hàng lẻ: Đầu tiên bạn phải vào phòng thương vụ đưa booking note để đăng ký số xe vào cảng, sau đó thương vụ sẽ in phiếu hướng dẫn vào kho nào, cửa bao nhiêu. Giao hàng cho kho theo hướng dẫn của phòng thương vụ để nhập kho, nhập kho xong, người tiếp nhận hàng sẽ đo số khối, đếm số kiện và ghi thẳng vào booking note. Bạn trình booking note (có thông tin số kiện, số khối) + mã vạch và tờ khai thông quan để kho đối chiếu và xuất PHIẾU NHẬP KHO. Có phiếu (biên bản nhập kho CFS xuất) là bạn đã xong thủ tục Hàng nguyên container: Sau khi đóng hàng xong, container được di chuyển đến ICD/Cảng theo hướng dẫn trên booking note, sau khi container được hạ bãi và đóng tiền hạ cont đầy, bạn cần mã vạch và tờ khai thông quan để đến quầy vô sổ tàu để vô sổ tàu > hoàn thành thủ tục xuất khẩu. Nếu hạ cont ở Cát Lái , bạn sẽ đóng tiền trên eport, sau khi đó.ng tiền sẽ xuất được phiếu dưới đây, có số đăng ký thì mới được hạ cont Phiếu đăng ký làm hàng hạ bãi chờ tàu xuất Nếu hạ cont ở các cảng khác thì tài xế sẽ đóng tiền tại cảng và lấy phiếu hạ cont. Phiếu giao nhận container. Sau khi hạ container xong bạn đến quầy vô sổ tàu để vô sổ tàu > Bạn có được phiếu như hình dưới đây là xong thủ tục. Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất. Đối với tờ khai luồng đỏ, bạn trình hồ sơ cho hải quan đăng ký giống như đối với luồng vàng, tuy nhiên thay vì kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thuế và ra quyết định thông quan, hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ đến bộ phận kiểm hóa. Quy trình: hải quan đăng ký kiểm tra hồ sơ > chuyển sang lãnh đạo duyệt tỷ lệ kiểm hóa (kiểm bao nhiêu %) > lãnh đạo hải quan phân công cán bộ kiểm hóa > bạn gặp kiểm hóa và thực hiện mở hàng kiểm hóa theo quy định > sau khi kiểm xong, hải quan kiểm hóa sẽ là người quyết định thông quan. Bước 7: Giao hàng lên tàu. Thực hiện điều kiện giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thời gian giao hàng, doanh nghiệp phải làm thủ tục giao nhận hàng, hiện nay phần lớn hàng hoá xuất khẩu của chúng ta vận chuyển bằng đường biển và đường sắt. Nếu hàng xuất khẩu được giao bằng đường biển chủ hàng làm công việc sau: Căn cứ các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà vận tải để đổi lấy sơ xếp hàng. Trao đổi với cơ quan điều độ của cảng để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên tàu. Sau khi đã bốc hàng lên tàu, nhận biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển có chức năng chứng nhận gửi hàng, hợp đồng vận chuyển. Chứng từ sở hữu hàng hoá, vận đơn là vận đơn sạch có khả năng chuyển nhượng được. Ngoài ra còn có thể gồm vận đơn sạch con: chứng nhận hàng đầy đủ, hiện trạng bao bì, chất lượng, số lượng hàng hoá hoàn hảo, giúp cho hàng hoá có thể có thể chuyển nhượng. Nếu hàng hoá được giáo bằng Container, khi chiếm đủ một Container (FCI) chủ hàng hoá ký thuê Container, đóng hàng vào Container, lập bảng kê hàng trong Container khi hàng không chiếm hết một Container (LCL) chủ cửa hàng phải lập một bản “Đăng ký chuyên chở”. Sau khi đăng ký được chấp nhận chủ hàng giao hàng đến ga Container cho người vận tải. Bước 8: Làm thủ tục thanh toán. Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có hai phương thức sau được sử dụng rộng rãi. Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc người mua phía nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn đã thoả thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại, rồi ta mới giao hàng. Sau khi giao hàng phải nhanh chóng thu thập bộ chứng từ, chính xác phù hợp với L/C về nội dung và hình thức. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn. Bước 9: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khác hàng có sự vi phạm thì doanh nghiệp có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trường hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thờidựa trên căn cứ chứng từ kèm theo . Trong trường hợp doanh nghiệp bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khẩn trương kịp thời và có tình có lý. Khiếu nại của đối tác là có cơ sở, doanh nghiệp có thể giải quyết bằng một trong các cách sau: Giao hàng thiếu thì có thể giao bù ở lô sau. Đền tiền, đổi hàng khi hàng hoá bị hỏng, hoặc sửa chữa hàng hoá với chi phí doanh nghiệp phải chịu. Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá được giao vào thời gian sau đó. Quy trình nhập khẩu tại cảng: Giai đoạn 1: Tìm nguồn hàng. Bước 1: Tìm nhà xuất khẩu: Nguồn cung cấp hàng hoá trên thị trường quốc tế. Bước 2: Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường quốc tế. Để thuận lợi trong việc nhập hàng, chúng ta cần tìm những nhà xuất khẩu có mặt hàng chúng ta cần tìm, và công ty ấy phải có uy tín và chất lượng đảm bảo. Giai đoạn 2: Giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng. Bước 1: Giao dịch. Sau giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận thị trường, để chuẩn bị giao dịch xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp tiến hành tiếp xúc với khách hàng bằng biện pháp quảng cáo. Nhưng để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau, người xuất khẩu và người nhập khẩu thường phải qua một quá trình giao dịch, thương thảo và các điều kiện giao dịch. Quá trình đó có thể bao gồm những bước sau đây: Hỏi giá: là lời đề nghị bước vào giao dịch. Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng. Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý của người hỏi giá, cho nên người hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất. Tuy nhiên, nếu người mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây nên thị trường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng. Đó là điều không có lợi cho người mua. Bước 2: Phát giá (chào hàng). Trong chào hàng người ta nêu rõ: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu, thể thức giao nhận,Trường hợp hai bên đã có quan hệ mua bán với nhau hoặc có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì chào hàng chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó như tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng. Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng như những hợp đồng đã ký trước đó hoặc theo điều kiện chung giao hàng giữa hai bên. Có hai loại chào hàng đó là: Chào hàng cố định và chào hàng tự do: Chào hàng cố định: là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua, có nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời gian này gọi là thời hạn hiệu lực của chào hàng. Trong thời gian hiệu lực nếu người mua chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó thì hợp đồng coi như được giao kết. Nếu trong chào hàng cố định người bán không ghi rõ thời gian hiệu lực thì thời hạn này được tính theo thời hạn hợp lý. Thời hạn này thường do tính chất loại hàng, khoảng cách về không gian giữa hai bên và cũng nhiều khi do tập quán quy định. Chào hàng tự do: là việc chào hàng “ tự do” cần phải làm rõ bằng cách ghi “chào hàng không cam kết” hoặc “ chào hàng ưu tiên cho người mua trước” hoặc “báo giá”. Chào hàng tự do không ràng buộc trách nhiệm của người phát ra chào hàng, nên thường có thể chào ở nhiều nơi, nhiều người. Bước 3: Đặt hàng. Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng thương mại xuất phát từ phía người mua. Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Trong thực tế người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, hoặc hai bên đã ký những hợp đồng dài hạn và thoả thuận giao hàng theo nhiều lần thì nội dung đặt hàng chỉ nêu những điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Còn những điều kiện khác, hai bên áp dụng theo những hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước. Bước 4: Hoàn giá. Hoàn giá là sự mặc cả về giá cả và các điều kiện thương mại khác. Hoàn giá có thể bao gồm nhiều sự trả giá. Khi người nhận được chào hàng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó mà đưa ra một lời đề nghị mới thì đề nghị này là trả giá. Khi có sự trả giá, chào hàng coi như huỷ bỏ. Đặc tính của bảng hoàn giá là thể hiện ý định mua hoặc bán thực của người phát ra, do đó nó mang tính ràng buộc pháp lý với người đề nghị. Thường bản hoàn giá thể hiện ý định mua bán thực và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý cho nên trong thời gian hiệu lực một bên nhận được hoàn giá chấp nhận các điều kiện hoàn toàn và vô điều kiện thì thương vụ đó được coi là có hiệu lực. Vì vây, cần phải cân nhắc thật kỹ trước khi thể hiện ý chí trong bản còn lại. Bước 5: Chấp nhận. Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của hoàn giá, chào hàng, đặt hàng để kết thúc quá trình hoàn giá. Đặc tính của bản chấp nhận là mang tính ràng buộc trách nhiệm pháp lý cao nhất khi có bốn điều kiện sau: Do chính người nhận giá chấp nhận là người giao dịch và phát ra bản chào giá, đặt hàng. Phải đồng ý hoàn toàn vô điều kiện tất cả các nội dung của bản chào giá, đặt hàng, hoàn giá. Phải chấp nhận trong thời gian hiệu lực của bản chào giá, đặt hàng hoặc hoàn giá. Chấp nhận phải được truyền đạt tới chính những người phát ra đề nghị. Bước 6: Xác nhận hợp đồng giao dịch. Xác nhận là văn bản thống nhất những điều kiện đã thoả thuận mua bán có xác nhận của các bên tham gia. Đặc tính của xác nhận là có tính ràng buộc trách nhiệm pháp lý cao nhất đối với giao dịch kinh doanh. Chính vì vây, giai đoạn xác nhận là giai đoạn ký kết hợp đồng. Xác nhận thường được lập thành hại bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản rồi gửi trả lại một bản. Bản xác nhận có thể soạn thảo là một văn bản thống nhất bao gồm các điều khoản và điều kiện quy định rõ nội dung, tính chất, hình thức của giao dịch mua bán hoặc là văn bản chấp nhận có hội tụ đủ bốn yếu tố chứng minh tính pháp lý của nó. Giai đoạn 3: Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu. Xin giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu. Vì vậy sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin