Báo cáo thực tập Hệ thống thông tin quản lý công văn

NHỮNG TỪ VIẾT TẮT HTTT : Hệ thống thông tin CNTT : Công nghệ thông tin FIS : FPT Information System FIS TEG : FPT Information System Telecom and Government SOT : SoftWare Telecom GOV: Government CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN I. Tổng quan về cơ quan thực tập 1. Giới thiệu về công ty HTTT FPT 1.1. Các mốc lịch sử 13/9/1988 : Thành lập FPT ban đầu có 8 thành viên 1990 : Mở chi nhánh TP HCM 1998 : Trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet tại Việt Nam 2000 : OSDC đầu tiên ở Harvey Nash (Anh) Thành lập văn phòng tại Silicon Valley. Đối tác phát triển phần mềm của IBM, NTT-IT 2002 : Cổ phần hóa 2003 : Thành lập 6 công ty thành viên 2004 : Đối tác vàng đầu tiên của Cisco tại Đông Dương. Chứng chỉ CMM5 2005 : Thành lập công ty Viễn thông FPT, nhận giấy phép cung cấp dịch vụ và hạ tầng viễn thông. Chứng chỉ Đối tác Vàng của Microsoft & Checkpoint, CAP của Oracle. Thành lập công ty TNHH phần mềm FPT Nhật Bản. 2006 : Thành lập Đại học FPT, nhận chứng chỉ CMMI-5, BS 7799 2007 : Thành lập công ty TNHH phần mềm FPT Châu Á Thái Bình Dương tại Singapore Số liệu năm 2006 Nhân viên: 7200+ Doanh thu: US$727M+ Tốc độ tăng trưởng doanh thu 40.6% Các thị trường chính Việt Nam, Nhật Bản, Mỹ, Anh, Pháp, Úc, Lào, Singapore Trụ sở tại: Việt Nam Nhật Bản Singapore Malaysia Mỹ Pháp 1.2.Tổng quan về FPT 1.3.Tăng trưởng của FPT 1.4.Sơ đồ tổ chức FPT 1.5. 10 line kinh doanh dẫn đầu FPT Phát triển Giải pháp phần mềm Phân phối các sản phẩm ICT Cung cấp dịch vụ viễn thông Lắp ráp máy tính Outsourcing phần mềm Tích hợp hệ thống Các dịch vụ ERP Dịch vụ Internet Dịch vụ trực tuyến Đào tạo CNTT 1.6. Sản phẩm và dịch vụ của FPT Á Dịch vụ triển khai ERP: ORACLE, SAP, MS Dynamic CRM: Siebel, Dynamic CRM HRM: ORACLE HRM, Peoplesoft Banking: Iflex, Temenos, Reuters, Switching Application Telecom: Intec Billing, ZTE Billing Nguồn lực công nghệ MS .NET/VB/MS SQL : 150 ORACLE database : 500 ORACLE form/developer : 200 IBM Websphere : 100 Java : 80 SAP : 30 ORACLE ERP : 150 Data Warehouse : 20 Tài chính công Chính phủ Viễn Thông Y tế Tài chính công Doanh nghiệp Tài chính &ngân hàng SOFTWARE OUTSOURCING TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN OFFSHORE PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TỐI ƯU HÓA PHẦN MỀM TÍCH HỢP PHẦN MỀM BẢO HÀNH VÀ HỖ TRỢ PHẦN MỀM BiẾN ĐỔI VÀ DI TRÚ DỮ LIỆU DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN NỘI DUNG DI ĐỘNG DỊCH VỤ KIỂM TRA 1.7. Chiến lược của FPT FPT có một số chiến lược sau: Giữ vững vị trí số 1 trong nước Nâng cao hiệu quả phần mềm và dịch vụ trên thị trường trong và ngoài nước. Toàn cầu hóa: cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới. Nghiên cứu và triển khai các dịch vụ mới 2. Trung tâm HTTT Viễn Thông –Chính phủ FPT Information System Telecom and Government (FIS TEG) Trung tâm HTTT Viễn thông –Chính phủ FIS TEG trực thuộc công ty TNHH hệ thống thông tin FPT được hợp nhất từ 4 đơn vị thuộc FIS, FSS - Ngày thành lập :1/1/2007 - Doanh số 2007 :12,665triệu đô - Số cán bộ công nhân viên 2 miền : 222 người trong đó FIS TEG Hà Nội là 144 người - Lĩnh vực kinh doanh :sản xuất và kinh doanh phần mềm thuộc lĩnh vực viễn thông và phần mềm giành cho chính phủ - Trụ Sở Chính :101 Láng Hạ-Đống Đa-Hà Nội - Chi nhánh : 51 Lê Đại Hành-Hai Bà Trưng –Hà Nội - Giám đốc :Phạm Triệu Linh 2.1. Sơ đồ tổ chức FIS TEG FIS TEG Toàn Quốc FIS TEG Hà Nội FIS TEG HCM Kinh Doanh TT Quản Trị khách hàng(SAL) Phòng TEL Triển Khai TT Tư vấn Giải Pháp(CON) TT Kỹ Thuật Triển Khai(TEC) TT Giải Pháp Phần Mềm Viễn Thông(SOT) TT Giải Pgáp Phần Mềm Chính Phủ(GOV) Đảm Bảo Văn phòng (BO) Phòng GOV 2.2. Sơ đồ tổ chức FIS TEG SOT GĐ: Phạm Triệu Linh Phòng Phần Mềm Phòng: Triển Khai Phần Cứng+văn Phòng Phòng Công Nghệ Phụ Trách FIS TEG TP HCM PGĐ: Phan Việt Thắng PGĐ:Phạm Anh Chiến PGĐ: Nguyễn Đức Hùng PGĐ: Đoàn Nhật Minh PGĐ:Chu Hùng Thắng Phòng Kinh Doanh 2.3.Chức năng các phòng ban Phòng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh, nhân lực, tài chính của trung tâm, có quyền quyết định cao nhất.Chịu sự điều hành của ban tổng giám đốc Phòng phó giám đốc: có trách nhiệm điều hành nhân viên của mình hoàn thành công việc. Chịu trách nhiệm báo cáo trước giám đốc. Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường, tiếp thị quảng cáo bán hàng, hậu mãi khách hàng, dịch vụ tư vấn các giải pháp kinh doanh cho trung tâm. Phòng phầm mềm : Cung cấp các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp.Cụ thể là các phần mềm cho các công ty viễn thông: Vietel, Mobile Phone, Vinaphone, E-telecom.Phòng này chuyên cung cấp những sản phẩm phần mềm theo yêu cầu của khách hàng. Phòng triển khai phần cứng và văn phòng: đây là bộ phận chuyên đi cung cấp các sản phẩm phần mềm đã hoàn thiện tới khách hàng.Nhiệm vụ của bên triển khai là cài đặt, đào tạo sử dụng, đưa vào khai thác các sản phẩm phần mềm do FPT cung cấp.Hỗ trợ khách hàng trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tế, bảo trì sản phẩm. Phòng công nghệ : phòng ban này chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công nghệ nào vào trong quá trình sản xuất phần mềm quy mô công nghiệp.Không phải một công nghệ mới ra đời thì phải áp dụng ngay nó vào để sử dụng, mà nó còm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: những nền tảng sẵn có khi áp dụng công nghệ cũ, kinh nghiêm cán bộ, mức độ thành thạo… 2.4. Cơ cấu nhân sự FIS TEG Hà Nội 2.5. Tỷ trọng nhân sự của FIS TEG trong FIS FIS FIS TEG 11,6% II.Hệ thống thông tin quản lý công văn 1. Vai trò của CNTT trong quản lý Trong những năm trở lại đây CNTT đã được coi là ngành công nghệ mũi nhọn mang lại những lợi ích và có những tính năng to lớn trong việc trợ giúp con người thực hiện các công việc tưởng chừng như không thể. Và một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một đất nước là phát triển hay không là dựa vào tiêu chuẩn công nghệ. Ở Việt Nam hiện nay CNTT đã xâm nhập vào tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội và tạo ra những thay đổi rõ rệt. Người ta ngày càng tin CNTT thật sự là động lực phát triển của xã hội. Hiện nay việc ứng dụng CNTT hiện đại vào quản lý có ý nghĩa sống còn , việc đưa ứng dụng CNTT vào để cải cách bộ máy quản lý , nâng cao hiệu lực quản lý là một trong những ưu tiên hành đầu của Đảng và Nhà nước ta. Điều đó là yêu cầu cần thiết bởi vì chỉ có sự quản lý hiệu quả thì các tổ chức cá nhân mới hoạt động tốt góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh, tiến bước theo con đường công nghiệp hoá-hiện đại hoá. 2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại FIS TEG và lý do chọn đề tài 2.1. . Thực trạng ứng dụng CNTT tại FIS TEG Trung tâm HTTT viễn thông –chính phủ FIS TEG thuộc tổng công ty hệ thống thông tin FPT là một trong những công ty hàng đầu của Việt Nam về lĩnh vực công nghệ thông tin. Đây là nơi cho ra đời những giải pháp ứng dụng cho lĩnh vực viễn thông, quản lý chính phủ. Các giải pháp trong viễn thông như: hệ thống tính cước billing, hệ thống quản trị khách hàng, hệ thống giải quyết công nợ...Các giải pháp cho quản lý chính phủ như : hệ thống quản lý hộ tịch, quản lý đơn thư khiếu nại, hệ thống Quản lý, cấp Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh và Quản lý Thông tin Doanh nghiệp... Các chương trình ứng dụng trong quản lý : phần mềm quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý hợp đồng…Phòng phần mềm có 3 máy chủ, 100 máy PC, tất cả chúng đều được nối mạng internet, mạng nội bộ Lan.Các phần mềm sử dụng gồm: Java,Microsoft Visual Studio 2005, Oracle 10, Jbuilder 2006, StarTeam, Oracle10gclient, SQL navigator2005, SQL Server 2000 và một số phần mềm khác.Nhìn chung trung tâm trang bị tốt cơ sở vật chất k ỹ thuật phục vụ cho quản lý và sản xuất. 2.2.Lý do chỌn đề tài Trung tâm Viễn thông –chính phủ FIS TEG là một bộ phận của FPT. Mỗi ngày trung tâm nhận rất nhiều công văn do cấp trên gửi xuống, do bên đối tác ký hợp đồng, do khách hàng yêu cầu hỗ trợ, các quyết định của Nhà nước…Các văn bản hành chính có vai trò đặc biệt quan trọng, liên quan trực tiếp tới mọi hoạt động của trung tâm. Hiện tại trung tâm đã có hệ thống quản lý công văn với các nhiệm vụ nhận các văn bản hành chính đến ,soạn các văn bản hành chính đi, cung cấp các văn bản cho các đơn vị khác nếu cần thiết, tiến hành xử lý các văn bản, thống kê và lưu trữ văn bản .Tuy nhiên các hoạt động trên được làm bằng phần mềm viết bằng công cụ FOXFRO đã cũ, lỗi thời,thiếu tính đồng bộ, hỗ trợ không hiệu quả lắm.Quy mô của chương trình không đáp ứng được nhu cầu xử lý của khối lượng công văn ngày càng lớn.Tuy trực thuộc công ty hàng đầu về sản xuất phần mềm trong nước nhưng FIS TEG ít chú trọng vào những phần mềm quản lý quy mô nhỏ.Chính vì lý do ấy mà nhu cầu ra đời một phầm mềm quản lý công văn mới là cần thiết. 2.3. Tính cần thiết của đề tài Trên cơ sở các lý do đã phân tích về sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, đã cho ta thấy nhu cầu thiết yếu đối với FPT nói chung và FIS TEG nói riêng hiện nay là phải có phần mềm quản lý văn bản. Đây sẽ là phần mềm không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý cho một cơ quan riêng biệt mà còn đáp ứng được tính mở là có thể sử dụng cho cả tập đoàn trong tương lai.Vì vậy đề tài : Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại trung tâm HTTT viễn thông –chính phủ FPT Information System Telecom and Goverment (FIS TEG) h ình th ành và có cơ hội phát triển. 3. Hiệu quả kinh tế mà đề tài mang lại -Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế toàn bộ các nghiệp vụ thủ công trong việc quản lý văn bản cho các cơ quan quản lý có hệ thống văn bản lớn bao gồm chỉnh sửa, in ấn văn bản, lưu trữ, thống kê, tìm kiếm các văn bản v.v cũng như việc quản lý các danh mục từ điển, quản lý danh mục đơn vị lanh đạo, danh mục hệ thống sổ sách, Phần mềm ra đời sẽ tăng tốc độ xử lý văn bản, cụ thể sẽ trực tiếp hỗ trợ các cán bộ phòng Hành chính-Tổng hợp của trung tân HTTT viễn thông –chính phủ FIS TEG do tậ dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Tất cả điều này sễ nâng cao năng suất và hiệu quả công việc trong quản lý văb bảncho đơn vị, điều này cũng có nghĩa là sẽ nâng cao được hiệu quả trong công tác quản lý của đơn vị. -Hiệu quả trong việc sử dụng thông tin để ra quyết định lãnh dạo Phần mềm sẽ cung cấp cho lãnhđạo thông tin tức thời về tình hình xử lý văn bản của đơn vị, các báo cáo về văn bản cần xử lý, các thống kê về văn bản dén hạn xử lý, thống kê về só lượng văn bản theo các tiêu chí về mức độ khẩn, tiêu chí về đơn vị gửi nhận …để phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Phần mềm ra đời sẽ làm giảm đáng kể việc phải lưu trữ một hệ thống sổ sách cồng kềnh, tốn kếm với hiệu quả thấp trong quản lý. Điều này giúp các cơ quan đơn vị quản lý tiết kiệm được chi phí trong việc phải mua hệ thống sổ sách cũng như hệ thống nhà kho bảo quản hệ thống sổ sách này. -Nâng cao trình độ đội ngũ, tạo môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin Phần mềm xử lý phần lớn các nghiệp vụ bằng máy tính, điều này sẽ góp phần nâng cao trình độ của đội ngũ các bọ công nhân viên của đơn vị, đồng thời sẽ tạo ra môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin của đơn vị . 4. Khả năng thực hiện đề tài -Kiến thức phục vụ việc nghiên cưu đề tài Trên cơ sở các kiến thức của trường đại học và nghiên cứu tại cơ sở thực tập như quy trình công nghệ phần mềm, kiến thức về xây dựng hệ thống thông tin quản lý, kiến thức về lập trình C++,C sharp, Visual Basic, kiến thức về cơ sở dữ liệu, thao tác cơ sở dữ liệu SQL Server, Microsoft Access cùng với các kiến thức về kinh tế khác . - Thông tin phục vụ nghiên cưu đề tài Các nghiệp vụ trong quản lý văn bản cho các cơ quan quản lý,cụ thể là trung tâm viễn thông chính phủ FIS TEG.Trên cơ sở tìm kiếm thông tin, nghiệp vụ quản lý hỗ trợ trên các phương tiẹn thông tin đại chúng : sách , báo,internet…tất cả các thông tin này đáp ứng rất tốt nhu cầu để xây dựng phần mềm trong tương lai. -Công cụ thực hiện đề tài Để xây dựng một phàn mềm hay và hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý của nhân viên sau này thì việc lựa chọn ngôn ngữ cũng rất quan trọng.Ngôn ngữ phải giúp hiệu quả, đơn giản,tối ưu và Visual Basic đã đáp ứng được điều này.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáng tin cậy, an toàn,phổ dụng hiện nay và Microsoft Access đa được chọn. -Điều kiện khác Thời gian :Trong thời gian thực tập là 3 tháng thì việc xác định đề tài và xây dựng đề tài thành sản phẩm cần được hoàn thiện về cơ bản Chi phí : Đây là một đề tài với quy mô nhỏ do vậy chi phí cho đề tài là không lớn lắm Hỗ trợ về kiến thức,thiết bị phục vụ nghiên cứu tại cơ sở thực tập. 5. Khái quát về đề tài nghiên cứu 5.1. Chức năng khái quát Do xuất phát từ yêu cầu thực tế , phần mềm thiết kế phải đảm bảo được thiết kế có tốc độ nhanh và cập nhật, xử lý được dữ liệu lớn với các yêu cầu tối thiểu sau : P Làm việc được qua nhiều năm, chọn thời gian làm việc. P Quản lý việc cập nhật, thêm, sửa, xoá, tìm kiếm các văn loại bản (văn bản đến hay văn bản đi, quyết định hay nghị quyết, thông tư … ) theo các tiêu chí khác nhau như: trình lãnh đạo/ đơn vị nào, mã văn bản… quản lý chi tiết theo hai sổ: văn bản đến và văn bản đi, cho phép in chi tiết từng văn bản theo mẫu săn có P Quản lý việc nhận công văn, soạn công văn, xử lý công văn, gửi công văn,lưu trữ công văn, in các báo cáo cần thiết P Phân loại công văn, phân nhiệm vụ của mỗi người P Có thể kết xuất với Excel dễ dàng, công cụ tìm kiếm nhanh gọn, dễ dàng và hiệu quả P Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu P Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết các công văn trong toàn đơn vị. PGiúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giám sát các công việc giao cho các nhân viên giải quyết thông tin qua hệ thống máy tính. P Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, thúc dục, nhắc nhở các nhân viên trong việc giải quyết các công văn, công việc đến hạn chế giải quyết. P Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn tại các phòng/Ban. P Giúp cho các cấp lãnh đạo theo dõi trực tiếp tiến độ giải quyết các công văn, công việc của các nhân viên trong các phòng/Ban trên hệ thống máy tính. P Giúp các cấp lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo hướng giải quyết cho những nhân viên được giao trách nhiệm giải quyết công văn, công việc qua mạng máy tính. P Hỗ trợ người dùng tra cứu các công văn trực tiếp trên máy tính (có phân quyền truy cập) để biết về các vấn đề. Người giải quyết văn bản, nội dung giải quyết văn bản... PHỗ trợ các lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng như các lãnh đạo phòng/Ban trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các nhân viên. P Cho phép thống kê văn bản theo hạn trả lời /xử lý(quá hạn/đúng hạn) theo số lượng công văn. 5.2. Ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu P Ngôn ngữ lập trình : Microsoft Visual Basic 6.0. Đây là ngôn ngữ đơn giản, giao diện hỗ trợ kéo thả rất thuận tiện cho người lập trình.Nó là ngôn ngữ lập trình những ứng dụng trong quản lý một cách khá hiệu quả và dễ dàng.Visual Basic 6.0 nó thừa hưởng những đặc tính hay nhất của ngôn ngữ Pascal và C++, đã loại bổ những mâu thuẫn cũng như những đặc tính lỗi thời không còn phù hợp. P Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Access 2003. Đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu đáng tin cậy, dễ sử dụng, xử lý và quản lý các tệp dữ liệu quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây cũng là hệ quản trị được sử dụng khá rộng rãi hiện nay. 5.3. Các yêu cầu khác -Yêu cầu về phần cứng Phần mềm được xây dựng có thể chạy độc lập trên máy PC Yêu cầu :Pentium IV-1.5 MHz, 256 MB RAM, 10 GB Hard Disk.Hệ điều hành Window 2000/2003/XP hoặc Window2000 Professional. -Yêu cầu về giao diện Giao diện thân thiện bằng tiếng Việt, dễ sử dụng với hệ thống menu rõ nghĩa Các phím tắt tương ứng theo nguyên tắc trình bày thông tin ra màn hình -Yêu cầu khác Phần mềm có thể dễ dàng nâng cấp trong tương lai, có chính sách bảo mật,sao lưu an toàn dữ liệu đề phòng hỏng hóc,mất mát, hư hại. MỤC LỤC