Báo cáo thực tập tại Chi nhánh Hà nội - Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp 3

các bước sau: * Nhận biết sản phẩm xuất khẩu: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều mặt hàng có thể xuât khẩu. Tuy nhiên, một doanh nghiêp không thể cùng một lúc kinh doanh tất cả mọi mặt hàng. Lý do là khả năng kinh doanh của Chi nhánh có hạn, hơn nữa việc kinh doanh nhiều loại hàng hóa nhiều khi không đem lại hiệu quả vì còn phụ thuộc vào nhu cầu thị trường. Do đó, Chi nhánh cần phải tìm ra cho mình sản phẩm hàng hóa xuất khẩu phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao. Trước hết, phải tìm hiểu kỹ đặc điểm thương phẩm hàng hóa. Mặt khác, phải nắm rõ tình hình sản xuất mặt hàng đó, cũng như vị trí của nó trong chu kỳ sống của sản phẩm ở trong nước và trên thị trường quốc tế. Ngoài ra, Chi nhánh phải chú ý đến tỷ giá ngoại tệ của mặt hàng xuất khẩu. * Nắm vững thị trường nước ngoài: Mỗi quốc gia đều có những nét riêng biệt, đặc thù về văn hóa, chính trị, kinh tế, xã hội...Vì vậy, cần phải tìm hiểu kỹ về thị trưòng xuất khẩu của sản phẩm. Những nội dung chính cần phải nắm đó là: Các điều kiện chính trị, kinh tế chung, hệ thống pháp luật và các chính sách thương mại, đặc biệt là chính sách về thuế XNK, bảo hộ sản phẩm nội địa, chính sách giá,điều kiện tiền tệ, điều kiện vận tải, giá cước, tỷ lệ lạm phát... Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng cần tìm hiểu những đặc điểm về thị trường có liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: Tập quán tiêu dùng, dung lượng tiêu thụ, giá cả và các sản phẩm cạnh tranh cùng loại... + Lựa chọn khách hàng: Mỗi thị trường xuất nhập khẩu có nhiều loại khách hàng khác nhau, do đó Chi nhánh cần phải tìm hiểu xem quan hệ với loại khách hàng nào là phù hợp nhất. Một điều cơ bản là không tin vào những lời quảng cáo mà phải lựa chọn dựa trên nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc đó là: Nhóm khách hàng được lựa chọn phải phù hợp với Chi nhánh về các phương diện như: Quy mô hàng xuất nhập khẩu, sự ổn định, khả năng tài chính phục vụ cho hoạt động xuất khẩu...Nhìn chung, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều mong muốn được quan hệ với các khách hàng có khả năng lớn, ổn định và có ý định làm ăn lâu dài. + Lập phương án kinh doanh: Sau khi đã tiến hành xác định mặt hàng, tìm hiểu thị trường và lựa chọn khách hàng, Chi nhánh phải tiến hành lập phương án kinh doanh. Nội dung của phương án gồm 5 bước sau: - Đánh giá tình hình thị trường, phân tích những thuận lợi và khó khăn trong quá trình kinh doanh. - Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện kinh doanh thích hợp. - Đưa ra mục tiêu về doanh số, giá cả, thị trường... - Đề ra các biện pháp thực hiện: biện pháp thu gom hàng, tổ chức nhân sự... - Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế thông qua các chỉ tiêu: tỷ suất doanh thu, điểm hòa vốn,thời gian hòa vốn... 1.2. Đàm phán và ký kết hợp đồng 1.2.1.Đàm phán Đàm phán trong hợp đồng xuất khẩu là một quá trình trong đó diễn ra sự trao đổi thương lượng giữa Chi nhánh và khách hàng nước ngoài về điều kiện mua bán một loại hàng hóa nào đó để đi tới sự thỏa thuận nhất trí giữa hai bên. Hiện nay, trong hợp đồng xuất khẩu quá trình đàm phán thường diễn ra các bước sau: Chào hàng: Chào hàng là việc Chi nhánh thể hiện rõ ý định bán hàng của mình hay là lời ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với khách hàng nước ngoài. Trong lời chào hàng Chi nhánh đưa ra các thông tin về loại hàng, qui cách phẩm chất, mẫu mã, bao bì, thời gian, điều kiện thanh toán, các điều kiện dịch vụ kèm theo(nếu có). Chi nhánh có thể sử dụng hai hình thức chào hàng đó là: Chào hàng cố định và chào hàng tự do. Hoàn giá: Hoàn giá là việc mặc cả về giá, điều kiện giao dịch, đồng thời đưa ra đề nghị mới để tiếp tục cuộc giao dịch, đề nghị mới là hoàn giá. Thường thì giao dịch đàm phán phải trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi tới nhất trí cuối cùng giữa hai bên. Chấp nhận: Chấp nhận là sự đồng ý tất cả điều kiện của chào hàng(hoặc đặt hàng) mà Chi nhánh(hoặc khách hàng) đưa ra. Chấp nhận là kết quả của quá trình hoàn giá. Khi chấp nhận thì có nghĩa là hợp đồng đã được xác lập. Xác nhận: Xác nhận là sự chấp nhận bằng văn bản của hai bên: Chi nhánh và khách hàng, về các điều kiện trong các đơn chào hàng sau khi đã trải qua quá trình hoàn giá. Văn bản đó được lập thành hai bản và hai bên cùng giữ. 1.2.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu. Về mặt pháp lý, hợp đồng xuất khẩu là căn cứ pháp luật ràng buộc các bên phải thực hiện những nghĩa vụ cũng như các quyền lợi được hưởng. Vì vậy, trước khi tiến hành ký kết, Chi nhánh phải xem xét lại các điều khoản thỏa thuận một cách kĩ lưỡng. Chi nhánh có thể ký kết dưới các hình thức như sau: - Hai bên cùng ký vào một văn bản hợp đồng mua bán - Chi nhánh xác nhận là người mua đã đồng ý với các điều kiện của thư chào hàng - Chi nhánh xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng 1.3. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu đựoc tiến hành theo các khâu sau: * Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa: Trước đây, khi muốn xuất khẩu hàng hóa thì Chi nhánh đều phải xin giấy phép từ Bộ Thương Mại. Để giảm gánh nặng thủ tục hành chính, nghị định CP số 57-1998/NĐ-CP đã có những qui định sau: - Đối với hàng hóa thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc tạm ngừng xuất khẩu thì chỉ được xuất khẩu khi có văn bản cho phép của Thủ tướng Chính phủ. - Đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc danh mục xuất khẩu có điều kiện thì doanh nhiệp phải xin giấy phép xuất khẩu. * Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: Đây là giai đoạn quan trọng của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu có điều kiện qui định rõ ràng mà Chi nhánh phải đáp ứng. Do vậy, đây là giai đoạn mang tính quyết định cho các bước tiếp theo, đảm bảo cho Chi nhánh thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng xuất khẩu đã kí, đảm bảo và nâng cao uy tín, vị thế của Chi nhánh trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Muốn thực hiện chu đáo, hiệu quả Chi nhánh cần phải thực hiện tốt các công việc sau: - Thu gom hàng hóa thành các lô hàng xuất khẩu - Bao bì đóng gói hàng xuất khẩu - Kẻ kí mã hiệu xuất khẩu * Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Trước khi tiến hành xuất khẩu lô hàng nào đó, Chi nhánh phải tiến hành kiểm tra chất lượng, khối lượng, bao bì ... của các lô hàng hóa đó. Ngoài ra, nếu hàng hóa xuất khẩu là động thực vật, thì Chi nhánh còn phải tiến hành kiểm dịch. Việc kiểm tra, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp độ là ở Chi nhánh và cửa khẩu. * Thuê tàu lưu cước: Việc thuê tàu chở hàng thường dựa vào các căn cứ: - Những điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu - Đặc điểm của hàng hóa xuất khẩu - Điều kiện vận tải giao hàng Đối với hàng hóa có khối lượng ít, không cồng kềnh thì Chi nhánh có thể thuê tàu chở. Đối với hàng hóa có khối lượng lớn, Chi nhánh có thể thuê tàu chuyến hoặc ủy thác việc thuê tàu. * Mua bảo hiểm hàng hóa: Chuyên chở hàng hóa xuất khẩu thường xuất hiện những rủi ro, tổn thất. Vì vậy, việc mua bảo hiểm cho từng hàng hóa xuất khẩu là cách tốt nhất để bảo đảm an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Chi nhánh có thể mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm uy tín trong nước và quốc tế. * Làm thủ tục hải quan: Hàng hóa xuất khẩu muốn đi qua được biên giới thì phải được làm các thủ tục hải quan. Khi làm thủ tục hải quan, Chi nhánh cần phải tuân thủ theo các thủ tục sau: - Khai báo hàng hóa xuất khẩu với hải quan - Xuất trình hàng hóa với hải quan - Thực hiện các hợp đồng với hải quan * Giao nhận hàng: Thực hiện hợp đồng giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thời gian giao hàng, Chi nhánh phải làm thủ tục giao nhận hàng. Hiện nay, phần lớn hàng hóa xuất khẩu của ta được vận chuyển bằng đường biển, đường sắt. * Thủ tục thanh toán: Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay hai phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi là: - Thanh toán bằng thẻ tín dụng chứng từ - Thanh toán bằng phương thức nhờ thu * Khiếu nại với trọng tài (nếu có): Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu có khách hàng hoặc các bên có liên quan có sự vi phạm mà sau khi đàm phán thương lượng không đem lại kết quả mong muốn thì Chi nhánh có thể tiến hành kiện với trọng tài kinh tế về sự vi phạm đó. Việc khiếu kiện phải được tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời...dựa trên các chứng từ kèm theo. Tóm lại: Trên đây là những nội dung của quá trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu. Để đảm bảo chữ tín với khách hàng, đảm bảo hiệu quả hoạt động xuất khẩu thì Chi nhánh phải thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung trên. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà Chi nhánh có thể bỏ đi nội dung không cần thiết. 2. Nhập khẩu Tương tự như trên nhưng lúc này Chi nhánh đóng vai trò là khách hàng. Để xuất nhập khẩu hàng hóa và ký kết được hợp đồng ngoại thương, Chi nhánh thông qua hình thức giao dịch, đàm phán trực tiếp hoặc hình thức chào hàng qua trang web. Hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết theo đúng nguyên tắc, đúng pháp luật trong nước và luật pháp quốc tế và phải ghi rõ nội dung mà hai bên thỏa thuận đồng thời có hai chữ ký đại diện hợp pháp của hai bên. Sau khi ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên đã được xác lập thì Chi nhánh cũng như khách hàng (nếu xuất khẩu) và nhà cung cấp (nếu nhập khẩu) phải thực hiện đúng theo các quy định đã ghi trong hợp đồng. II. Tổ chức bộ máy quản lí kinh doanh 2.1. Mô hình tổ chức Mô hình tổ chức của chi nhánh là một thể thống nhất, theo tổ chức của doanh nghiệp Nhà nước. Cơ cấu bộ máy của Chi nhánh được tổ chức gọn nhẹ, tinh giảm, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý của Chi nhánh được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh Giám đốc P.Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tổ chức nhân sự Phòng kế toán Phòng hành chính quản trị 2.2 Chức năng từng bộ phận Đứng đầu bộ máy là Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm. Giám đốc Chi nhánh tổ chức và điều hành Chi nhánh theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc công ty và tập thể cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. Giúp việc cho Giám đốc gồm có: 01 Phó Giám đốc, 01 Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp, 01 Kế toán trưởng do Giám đốc công ty bổ nhiệm, các chuyên viên, cán sự kế toán – tài chính, nghiệp vụ tổng hợp và một số chức danh khác. Phó GĐ Chi nhánh có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặc được giám đốc ủy quyền để quản lý một số lĩnh vực nào đó của công việc kinh doanh nhưng giám đốc vẫn chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi mặt của Chi nhánh. Trong phạm vi được ủy quyền, phó giám đốc và trưởng phòng nghiệp vụ có thể thay mặt giám đốc giao dịch ký kết hợp đồng trong từng thương vụ, từng thời gian theo ủy quyền của giám đốc. Phòng kinh doanh ngoài chức năng nhiệm vụ phụ trách công việc nhập khẩu, chuyển khẩu, quá cảnh, giao nhận… phòng còn đảm nhiệm từ việc lập kế hoạch, phương án kinh doanh cho đến việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng. Phòng Kế toán có nhiệm vụ cập nhật thông tin hàng ngày, hàng tháng, quý, năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí, lập các báo cáo bảng cân đối kế toán, bảng chấm công, bảng tính lương, thực hiện thanh toán khách hàng và giúp giám đốc kiểm soát về tài chính trong Chi nhánh và có kế hoạch để phát triển kinh doanh. Bộ phận hành chính quản trị có trách nhiệm công tác văn phòng như tiếp nhận thư từ, công văn đến, chuyển công văn đi…. Bên cạnh đó còn có thêm nhân viên lái xe, bảo vệ và tạp vụ, mỗi người đều có nhiệm vụ riêng của mình. Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở Chi nhánh thì Chi nhánh còn có cửa hàng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Chi nhánh kinh doanh, trưng bày, giới thiệu hàng hóa XNK, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trong và ngoài nước theo quy định của Công ty. Chương III đặc điểm Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty XNK tổng hợp 3 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Chi nhánh Hà Nội mặc dù trực thuộc Công ty XNK tổng hợp 3 nhưng mọi việc của bộ phận kế toán phải thực hiện từ khâu đầu tiên cho đến khâu kết thúc tức là kế toán tiến hành kiểm tra phân loại các chứng từ, ghi sổ chứng từ , hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các hoạt động nói trên, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo gửi về Công ty. Ban kế toán tài chính của Chi nhánh gồm: 1 kế toán trưởng, 1 phó kế toán trưởng, và 4 nhân viên kế toán, sau đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh Kế toán trưởng P.Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán thuế và ngân hàng Phòng kế toán là phòng ban nghiệp vụ có chức năng chính là phân tích và giám sát các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Đồng thời còn có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong việc chuẩn bị và quản lý nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh. Đề xuất, thực hiện các biện pháp bảo toàn và phát triển vốn, hướng dẫn, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, thống kê kế toán và phân tích hoạt động kinh doanh trong nội bộ Chi nhánh. Ngoài chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán còn có chức năng làm công tác kế toán. Nhiệm vụ chính là ghi chép các thông tin kế toán để chuẩn bị lập Báo cáo tài chính. Mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ và chức năng riêng. * Kế toán trưởng có nhiệm vụ: - Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện. - Chỉ đạo công tác hạch toán, quản lý tài chính của Chi nhánh. - Kiểm duyệt những khoản chi phí trong quyền hạn của mình - Trực tiếp liên hệ với các cơ quan liên quan đến công việc của mình như: Ban tài chính của Tổng công ty, Cơ quan thuế, Ngân hàng... * Phó kế toán trưởng - Được thực hiện những quyền hạn do trưởng phòng ủy quyền - Vào bảng tổng hợp chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh vào cuối tháng. - Đối chiếu số dư trên các tài khoản vào cuối tháng với các kế toán viên khác - Lập báo cáo tài chính của Chi nhánh * Kế toán TSCĐ - Lập thẻ TSCĐ - Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của Chi nhánh. Vào sổ cái của các tài khoản 211, 212, 213, 214 - Hàng tháng, quý tính và trích khấu hao TSCĐ của Chi nhánh. - Cuối năm cho báo cáo về tình hình TSCĐ như: Nguyên giá, tổng số nguồn vốn khấu hao và giá trị còn lại. * Kế toán thuế và ngân hàng - Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT, thuế XNK để lập bảng kê với Cơ quan thuế - Lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. - Kiểm tra chứng từ thu chi với chứng từ của Ngân hàng mà Chi nhánh giao dịch * Kế toán thanh toán: - Thực hiện thanh toán các công nợ phải thu, phải trả của Chi nhánh với khách hàng, nhà cung cấp. - Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày vào các sổ chi tiết, sổ cái và lập các báo cáo tổng kết, bảng cân đối số phát sinh … lên Công ty. * Thủ quỹ: Quản lý quỹ, lập báo cáo qũy, thu chi tiền mặt theo lệnh của Giám đốc và kế toán trưởng. II. Chế độ kế toán áp dụng 1. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng: Chứng từ kế toán là bộ phận rất quan trọng và cần thiết đối với người làm công tác kế toán và những người làm công tác quản lý. Trong các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Chi nhánh, Chi nhánh sử dụng hệ thống chứng từ sau: - Vận đơn (Bill of Lading): là giấy chứng nhận của đơn vị vận tải về loại hàng hóa, số lượng, nơi đi, nơi đến. - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. - Bảng kê đóng gói (Packing list): là bảng kê các hàng hóa đựng trong một kiện hàng. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác định nơi sản xuất hàng hóa. - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity): là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa thực giao. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): là chứng từ xác nhận phẩm chất hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hợp với điều khoản trong hợp đồng. - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): xác nhận lô hàng nào đã được bảo hiểm theo hợp đồng dài hạn. - Giấy chứng nhận kiểm định vật tư hàng hóa: là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa nhà cung cấp, người quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý cung ứng về số lượng, chủng loại, chất lượng. - Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho: là chứng từ phản ánh lượng hàng được xuất tại kho và nhập qua kho của Chi nhánh. - Hóa đơn thuế GTGT áp dụng trong các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bao gồm: mẫu số 01 – GTGT/3LL sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ và tiêu thụ với số lượng sản phẩm, hàng hóa với số lượng lớn; mẫu số 01 – GTGT/2LL sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ bán lẻ, số lượng nhỏ. - Hóa đơn bán hàng áp dụng cho các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp bao gồm: mẫu số 02 – GTGT/3LL sử dụng với trường hợp bán buôn; mẫu số 02 – GTGT/2LL sử dụng trong trường hợp bán lẻ. Ngoài ra, Chi nhánh còn có sử dụng các chứng từ khác như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê tính thuế, các chứng từ vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng, giấy báo thông thuế, thư tín dụng… 2. Trình tự luân chuyển chứng từ: Luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán vì nếu quá trình luân chuyển diễn ra một cách rõ ràng, có khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí cho Chi nhánh. Sau đây là quá trình luân chuyển chứng từ tại Chi nhánh Hà Nội: 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất khẩu: Bước 1: Khách hàng đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng ngoại thương. Bước 2: Phòng cung ứng, phòng kinh doanh lập hóa đơn thuế GTGT. Bước 3: Thủ trưởng, Kế toán trưởng ký hóa đơn. Bước 4: Kế toán thanh toán lập phiếu thu, chuyển phiếu thu cho thủ quỹ. Bước 5: Thủ quỹ thu tiền theo phiếu thu, chuyển cho kế toán trưởng. Bước 6: Thủ kho căn cứ vào hóa đơn xuất hàng, tiến hành xuất hàng theo hóa đơn, ghi thẻ kho, chuyển cho kế toán. Bước 7: Kế toán định khoản ghi giá vốn, doanh thu, bảo quản trong kỳ, lưu trữ. 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập khẩu: Bước 1: Phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng thông Bước 2: Thủ trưởng, kế toán trưởng ký đề nghị Bước 3: Ban kiểm nghiệm lập báo cáo kiểm nghiệm Bước 4: Nhập hàng về kho. Thủ kho kiểm định hàng hóa, sản phẩm về quy cách, chủng loại, số lượng, chất lượng.Thủ kho nhập hàng sau khi đã được bộ phận cung ứng ký. Thủ kho lập phiếu nhập kho, ghi thẻ kho, chuyển cho kế toán thanh toán. Bước 5: Kế toán thanh toán tính đơn giá, ghi sổ,bảo quản, lưu trữ. Đó là quy trình chung cho quá trình luân chuyển chứng từ khi xuất và nhập hàng hóa. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của mình tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể để tiến hành luân chuyển chứng từ cho phù hợp. Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất khẩu Hợp đồng mua hàng Khách hàng Lập hóa đơn GTGT Phòng kinh doanh Ký duyệt Giám đốc, Kế toán trưởng Phiếu thu Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thu tiền Xuất hàng, lập phiếu xuất kho Thủ kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ hóa đơn Kế toán thanh toán Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập khẩu Lập đề nghị mua hàng Phòng kinh doanh Ký duyệt Giám đốc, kế toán trưởng Ban kiểm nghiệm Lập báo cáo kiểm nghiệm Nhập kho hàng hóa,ghi thẻ kho Thủ kho Tính đơn giá, ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Kế toán thanh toán 3. Hệ thống tài khoản sử dụng để hạch toán: Các tài khoản mà Chi nhánh sử dụng trong quá trình mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu là: - TK156: Hàng hóa: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa doanh nghiệp. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: + TK1561: Giá mua hàng hóa + TK1562: Chi phí thu mua. Các chi phí được phản ánh vào tài khoản này bao gồm các tài khoản liên quan đến quá trình thu mua như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí kho bãi, chi phí cầu phà, chi phí hoa hồng… - TK157: Hàng gửi bán: Tài khoản này phản ánh giá mua thực tế của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa được chấp nhận. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại hàng, từng lần gửi hàng đến khi được chấp nhận. - TK413: Chênh lệch tỷ giá: Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh thu và tình hình xử lý số chênh lệch đó. - TK511: Doanh thu bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu. - TK531: Hàng bán bị trả lại: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh số của hàng hóa, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị trả lại. - TK532: Giảm giá hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán thỏa thuậ. - TK641: Chi phí bán hàng: Tài khoản này được dùng để tập hợp phân bổ những chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng trong kỳ. - TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng để tập hợp và phân bổ chi phí quản lý phục vụ chung cho doanh nghiệp. - TK632: Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng đã tiêu thụ trong kỳ bao gồm trị giá của hàng xuất bán và chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán. - TK511: Doanh thu bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh. - TK911: Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này dùng để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, được mở chi tiết cho từng hoạt động. Ngoài các tài khoản kể trên, Chi nhánh còn sử dụng nhiều tài khoản khác trong quá trình hạch toán kế toán như: TK111, TK112, TK131, TK331… 4. Hình thức sổ kế toán Để theo dõi tình hình tài chính, Chi nhánh áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự tổ chức sổ sách kế toán mô tả theo sơ đồ sau: Ngay khi đi vào kinh doanh, Chi nhánh đã cho cài đặt một phần chương trình kế toán. Hệ thống sổ kế toán của Chi nhánh được xây dựng trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung, đơn giản và phù hợp với điều kiện sử dụng máy tính trong công tác kế toán, cung cấp những thông tin, đáp ứng được yêu cầu quản lý tốt nhất. Tuy nhiên cán bộ kế toán vẫn có nhiệm vụ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ chi tiết, sau đó mới đưa vào máy tính, định kỳ sẽ in ra bảng kê, các báo cáo tổng hợp từ máy theo các bản mẫu đã được lập trong máy tính từ trước. Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sau khi kế toán tập hợp các hóa đơn, chứng từ liên quan trong một thời gian nhất định (1 tháng, 1 quý, 1 năm) vào bảng kê chứng từ hàng hóa, hóa đơn cùng loại. Căn cứ vào chứng từ gốc (bảng tổng hợp các chứng từ gốc) trên kế toán ghi các số liệu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan. Giai đoạn ghi số liệu chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết Chi nhánh thực hiện thao tác bằng tay, sau đó dựa trên cơ sở các sổ chi tiết, sổ tổng hợp kế toán lập các báo cáo (bảng kê) đã có sẵn trong máy do kế toán trưởng của Chi nhánh lập: Bảng kê chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, Bảng kê chi tiết công nợ thanh toán, Bảng kê chi tiết hàng tồn kho, Bảng kê chi tiết số dư bằng tiền và các báo cáo kế toán: Báo cáo tình hình kinh doanh, Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách Nhà nước sau đó in các báo cáo này gửi về cho phòng kế toán của Công ty XNK tổng hợp 3 – Nha Trang. III. Trình tự hạch toán một số hoạt động chủ yếu 1.Nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn: Nhập khẩu hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu. Chi nhánh nhập khẩu ghi các chỉ tiêu doanh số doanh số nhập khẩu và doanh số bán, các chi phí, thuế nhập khẩu được tính vào trị giá vốn hàng nhập khẩu. Chi nhánh áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Giá thực tế hàng nhập khẩu = Giá mua hàng nhập + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu * Tài khoản sử dụng TK 156: hàng hóa TK 1561: Giá mua TK 1562: Chi phí thu mua TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 157: Hàng gửi bán TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ * Chứng từ sử dụng - Hóa đơn - Invoice - Tờ khai hải quan - Biên lai thuế - Hóa đơn, biên lai vận chuyển hàng hóa - Giấy bóa Nợ của Ngân hàng - Hợp đồng ngoại thương. 1.1 Nhập khẩu: Chi nhánh sử dụng nhập khẩu theo giá CIF và thanh toán theo thể thức ”Thư tín dụng”. Thanh toán tiền hàng có thể chọn một trong 3 thể thức: trả trước, trả ngay, trả chậm. Hạch toán nhập khẩu trực tiếp hàng hóa được bắt đầu bằng nghiệp vụ mở thư tín(L/C) theo hợp đồng thương mại đã kí kết. Tiến trình mở thư tín dụng do Ngân hàng mở thư tín dụng thực hiện theo yêu cầu của Chi nhánh. Ngân hàng mở L/C sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ và L/C đã mở. Nếu Chi nhánh có ngoại tệ tiền gửi ngân hàng mở(L/C) thì chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C-TK1122 chi tiết mở thư tín dụng. Nếu Chi nhánh vay ngân hàng mở L/C, thì phải tiến hành kí quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền gửi L/C. Số tiền kí quỹ được theo dõi trên tài khoản TK144- Kí quỹ, kí cược, thế chấp ngắn hạn. - Khi kí quỹ số tiền theo % quy định, kế toán ghi: Nợ TK 144-Thế chấp, kí cược, kí quỹ Ngân hàng Có TK 111, 112 – Tiền