Báo cáo Thực tập tại công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật

hị trường. Ống PP-R của Wavin trên thị trường Châu Âu được ưa chuộng hơn cả và có cùng chất lượng cũng như giá cả so với 2 hãng trên. Do sản phẩm Wavin mới vào thị trường Việt Nam với nhà phân phối độc quyền là Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật (TSC) nên Wavin – Việt Nam đã thể hiện sự quyết tâm vào thị trường Việt Nam bằng cách hạ giá xuống từ 20-25% so với các hãng trên với mong muốn cung cấp cho khách hàng 1 sản phẩm tốt nhất với mức gía cạnh tranh. Do tập đoàn Wavin đang là một tập đoàn lớn nhất về sản xuất ống nhựa trên thị trường thế giới, nên đã sử dụng vật liệu đầu vào từ các tập đoàn cung cấp hạt nhựa lớn trên thế giới như Borealis, Basel … Wavin đang sở hữu nguồn nguyên liệu nhựa cao phân tử tốt nhất thế giới cùng kinh nghiệm trên 50 năm đã tạo ra những sản phẩm có tuổi thọ cao (trên 50 năm) trong môi trường nhiệt độ cao lên tới (110 độ), áp suất lớn (25 bar) và khả năng chịu hoá chất có độ PH lên đến 14... Thương hiệu EK hoặc Ekoplastik cùng năm, tháng sản xuất được in nổi trên sản phẩm để tránh hàng giả và khẳng định thương hiệu tuyệt đối. Các sản phẩm có ren của Wavin đều từ đồng mạ Niken nên có độ bóng và độ bền cao, các ren đều có khía chống cháy ren do đó trong quá trình lắp đặt không sợ bị cháy ren. Trong nhóm thứ 2 là các hãng nhỏ của Ý cũng có chất lượng tương đối tốt, nhưng nếu so sánh về chất lượng chúng ta sẽ thấy vẫn có nhiều sự khác biệt giữa Wavin với Toro và Bugatty. Ống Toro hay Bugatty không có được độ dẻo như của ống Wavin. Điều này là do hàm lượng nhựa cao phân tử Polypropylen của Wavin nhiều hơn ( không bị pha nhiều chất phụ gia ) nên sản phẩm có độ dẻo và tính liên kết phân tử của Wavin tốt hơn hẳn so với Toro, Bugatty và các SP kém chất lượng khác. Phụ kiện của Toro và Bugatty đắt hơn hẳn. Trong 1 công trình với 40% là ống, 60% là phụ kiện thì sẽ tạo nên một sự chênh lệch giữa giá và chất lượng sản phẩm so với sản phẩm Wavin, ảnh hưởng trực tiếp đến tính thực tế của công trình. Một điểm cần lưu ý là do chính sách bán hàng chưa tốt và đánh giá sai thị trường nên các sản phẩm của Toro và Bugatty hiện nay đã mất uy tín và cũng không có nhiều trên thị trường VN nữa. Trong nhóm thứ 3 với sự góp mặt của các sản phẩm đến từ Thổ Nhĩ Kỳ : Vesbo và Pilsa. 2 hãng trên có mức giá thấp hơn Wavin một chút nhưng xét về đẳng cấp và chất lượng thì mức độ thua kém thể hiện rất rõ rệt nếu đem so sánh trong thực tế (độ dày, độ bóng mịn, độ trơn tru, độ sắc nét…). Các phụ kiện cũng rất khác biệt: để 2 sản phẩm cạnh nhau, người tiêu dùng dễ dàng thấy phụ kiện của Pilsa và Vesbo xấu hơn vì độ thô, chai nhất định cũng như kém láng mịn hơn so với Wavin. Điều cần chú ý là Vesbo, Pilsa sử dụng công nghệ cũ của Đức để sản xuất chứ không hề có nguồn gốc xuất xứ từ CHLB Đức. Nhóm cuối cùng, với các sản phẩm nội địa và Trung Quốc đều có ưu điểm giá rẻ nhưng không bền do nguyên vật liệu đầu vào không dược tốt cũng như kỹ thuật sản xuất chưa đáp ứng được tiêu chuẩn cao cấp vốn cần có đối với loại sản phẩm ống nhựa tiên tiến này. Các hãng sản xuất nội địa cũng không có đủ dải sản phẩm cho 1 công trình. 5. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Do chỉ hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên quy trình hoạt động kinh doanh của công ty gồm 2 giai đoạn là: mua hàng và tiêu thụ hàng hóa.trong đó tiêu thụ hàng hóa chia thành: bán hàng theo dự án và bán lẻ. 5.1. Bán hàng theo dự án: Tìm kiếm dự án Tiếp cận xử lý thông tin, ra quyết định tham gia hoặc không Tham gia Làm hồ sơ thầu,chào hàng cạnh tranh Trúng thầu Quy trình quản lý tài chính hợp đồng Phương án thực hiện, tiến độ thi công Lưu hồ sơ, rút kinh nghiệm Trượt thầu Không tham gia Theo dõi tiền đặt cọc Thực hiện Đàm phán, ký hợp đồng Căn cứ triển khai thực hiện Cấp vật tư Triển khai thi công Báo cáo công trường, xử lý 5.1.1. Quản lý vật tư thiết bị mua cấp cho dự án: - Mỗi dự án ngay sau khi ký hợp đồng đều phải lựa chọn và phân công người chịu trách nhiệm cao nhất cho dự án – chủ nhiệm công trình. - Ngay sau khi có hợp đồng bộ phận kỹ thuật dự án và chủ nhiệm công trình phải có được bản khối lượng vật tư cần thiết để nhập khẩu cho dự án. - Các chủng loại và số lượng vật tư cần mua sẽ do cán bộ kỹ thuật của dự án bóc tách có xác nhận của chỉ huy trưởng công trường và chủ nhiệm công trình. - Chủ nhiệm công trình phải co trách nhiệm tổng hợp, cập nhật thường xuyên số lượng hàng hóa còn trong kho hàng tháng chuyển cho phòng dự án và kế toán để theo dõi. - Chủ nhiệm công trình và chỉ huy trưởng công trường phải có trách nhiệm kiểm soát việc lắp đặt đúng tránh lãng phí vật tư trong quá trình lắp đặt. 5.1.2. Quản lý tiến độ việc thi công và chất lượng công trình: Chủ nhiệm công trình phải chịu trách nhiệm: - Lập tiến độ thi công chi tiết cho toàn bộ dự án tại công trường, - Lập sơ đồ tổ chức thi công tại công trường, danh sách công nhân thi công tại công trường. - Phải có biện pháp thi công và bản vẽ thiết kế đã được chủ đầu tư duyệt. - Việc thi công phải được hướng dẫn đến từng tổ đội và phải có bản vẽ để cho các tổ đội thi công. - Chủ nhiệm công trình và các cán bộ kỹ thuật tại công trường phải chịu trách nhiệm kiểm soát công nhân lắp đặt đúng kỹ thuật, đúng bản vẽ đã được chủ đầu tư duyệt và đảm bảo chất lượng. - Chủ nhiệm công trình và chỉ huy trưởng công trường phải tổ chức triển khai lập các biên bản nghiệm thu, bản vẽ công trình và bàn giao công trình cho chủ đầu tư theo hợp đồng. 5.2. Bán hàng lẻ Quy trình kinh doanh bán lẻ: Không đồng ý Nghiên cứu thị trường Đại lý Tìm kiếm khách hàng Tư cách pháp nhân khả năng bán hàng Xin dự toán công trình Chấp nhận Ký hợp đồng đại lý Đồng ý mua hàng Khi đại lý có đơn hàng Chuyển đơn hàng về đại lý gần công ty Giao hàng cho đại lý Tổng hợp công nợ các đại lý Thu hồi công nợ Xuất hàng cho đại lý Lập báo giá cho khách hàng Khách hàng trực tiếp Không chấp nhận 5.2.1 Nghiên cứu thị trường: - Số lượng, chất lượng của các đối thủ cạnh tranh - Giá cả của các đối thủ cạnh tranh khác trên hiện đang có bán trên thị trường - Thị phần của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường - Chính sách của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường - Đặc điểm của thị trường mình được giao 5.2.2 Tìm kiếm khách hàng: - Sau khi nghiên cứu, phân tích thị trường sẽ tiến hành tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ sản phẩm của công ty.Khách hàng có hai đối tượng chính là khách hàng trực tiếp và khách hàng đại lý. 5.2.2.1 Đối với khách hàng đại lý: Khách hàng đại lý là khách hàng bán hàng cho công ty thông qua hệ thống của hàng đây là đối tượng khách hàng chính của công ty, công ty sẽ phân phối chủ yếu qua kênh bán hàng này. a. Tư cách pháp nhân, khả năng bán hàng: - Xem xét vị trí cửa hàng, chủng loại, số lượng hàng hóa đang bán tại của hàng. - Doanh thu của cửa hàng - Xem xét hồ sơ pháp lý của cửa hàng như giấy phép đăng ký kinh doanh, khả năng thanh toán của cửa hàng. b. Không chấp nhận đại lý: - Không chấp nhận đại lý phải có những lý do cụ thể như mặt tiền không đẹp, doanh thu không có, không có giấy phép kinh doanh, không có khả năng thanh toán. c. Chấp nhận đại lý: - Các đại lý sẽ được chấp nhận khi có đầy đủ giấy phép kinh doanh, có khả năng thanh toán… d. Ký hợp đồng đại lý: - Mang hợp đồng cho các đại lý ký, mang bảng sản phẩm mẫu đến các đại lý, chuẩn bị tài liệu cho các đại lý, đề nghị treo biển tại đại lý, chuẩn bị đơn hàng cho đại lý. e. Khi đại lý có đơn hàng: - Đơn hàng của đại lý có được có thể do đại lý tự bán có thể do nhân viên bán hàng trực tiếp đem về. f. Xuất hàng cho đại lý: - Nhân viên nhận đơn hàng từ đại lý - Làm phiếu đề nghị photo làm hai bản chuyển cho kế toán một bản để làm phiếu xuất hàng và kho hàng một bản để chuẩn bị hàng. h. Giao hàng cho đại lý: - Sau khi chuyển phiếu đề nghị nhân viên báo cho lễ tân để chuẩn bị xe chở hàng - Nhân viên đi theo xe và giao hàng cho đại lý - Sau khi giao hàng có xác nhận của đại lý về đưa cho kế toán lưu một bản nhân viên lưu một bản i. Tổng hợp công nợ các đại lý: - Nhân viên tự tổng hợp công nợ của các đại lý rồi đem so sánh với kế toán vào các ngày 25 hàng tháng - Kế toán làm bảng tổng hợp công nợ các đại lý chuyển cho nhân viên kinh doanh để nhân viên đi xác nhận và thu hồi công nợ với các đại lý k. Thu hồi công nợ: - Sau khi xác nhận công nợ với các đại lý nhân viên tiến hành đi thu hồi công nợ tại các đại lý - Sau khi thu hồi công nợ nhân viên lấy xác nhận thanh toán của các đại lý mang về cho phụ trách bộ phận quản lý. Tiền hàng nhân viên mang về nộp cho bộ phận kế toán ngay trong tháng 5.2.2.2. Đối với khách hàng trực tiếp: a. Xin dự toán công trình: - Nhân viên tiếp xúc với chủ nhà, chủ thầu xây dựng, người trông coi, nhân viên kỹ thuật và thợ nước để tìm ra người có vai trò quyết định lấy vật tư - Sau khi tìm ra người có vai trò quyết định lấy vật tư nhân viên tập trung thuyết phục và xin dự toán công trình b. Lập báo giá cho khách hàng: - Nhân viên cầm bảng dự toán về lập báo giá và đưa đến cho chủ đầu tư c. Không đồng ý: - Khi chủ đầu tư không đồng ý lấy hàng của hãng nhân viên phải tìm ra lý do vì sao? Do chất lượng, giá cả, do dịch vụ không tốt hay vì một lý do gì… d. Đồng ý mua hàng: - Nhân viên lấy hợp đồng bán lẻ để ký với khách hàng, thỏa thuận số lần lấy hàng, địa điểm giao hành, phương thức thanh toán. - Sau khi ký hợp đồng bán lẻ với khách hàng, nhân viên chuyển hợp đồng về cho đại lý gần nhất để đạilý thực hiện hợp đồng. PHẦN 2 : MỘT SỐ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY. 1. Những kết quả trong hoạt động kinh doanh. Tuy mới ra đời chưa lâu nhưng để có thể tồn tại và phát triển được như hiện nay công ty đã có những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn: nhạy bén trong việc nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của thị trường; không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nâng cao uy tín và tạo dựng niềm tin trong lòng khách hàng.Cụ thể: Bảng: Kết quả hoạt động kinh doanh Đvt: triệu đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng doanh thu 2.005,195 3.455,897 4.494,145 5.252,985 5.824,653 2. Các khoản giảm trừ 78,243 85,543 103,092 173,843 184,132 3.Doanh thu thuần(3 = 1 – 2) 1.927,952 3.370,354 4.291,053 4.979,142 5.640,521 4. Giá vốn hàng bán 1.802,865 3.071,775 3.936,984 4.576,873 5.095,144 5. Lợi nhuận gộp (5 = 3 – 4) 125,077 298,579 355,069 402,269 545,375 6.Chi phí bán hàng 44,734 65,642 74,601 97,257 113,921 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 11,475 24,578 40,687 54,247 61,577 8. Lợi nhuận thuần (8 = 5 – 6 – 7) 68,868 208,359 229,781 250,765 370,977 9.Tổng lợi nhuận trước thuế 68,245 205,255 237,121 265,179 369,546 10. Thuế TNDN 19,109 57,471 66,394 74,250 103,473 11.Lợi nhuận sau thuế (11 = 9 – 10) 49,136 147,784 170,727 190,929 266,073 Qua bảng số liệu trên ta cho thấy: Tổng doanh thu của công ty liên tục tăng từ năm 2003 là 2.005,195 lên 5.824,653 năm 2007. Có được điều này là do công ty không ngừng mở rộng địa bàn hoạt động, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng,… Lợi nhuận sau thuế của công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật cũng tăng từ 49,136 trđ năm 2003 lên 266,073 trđ năm 2007. Sự lớn lên không ngừng của lợi nhuận của công ty đã khiến cho thu nhập bình quân người lao động cũng liên tục tăng đã khuyến khích người lao động gắn bó với công việc của mình nhiều hơn. Tuy nhiên bảng so sánh tốc độ tăng của các chỉ tiêu doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế ở dưới đã cho thấy: tốc độ tăng trưởng của doanh thu giảm dần và tốc độ tăng của lợi nhuận sau thuế cũng giảm dần nhưng đến năm 2007 lợi nhuận sau thuế có tăng lên đáng kể tăng 139,4% so với năm 2006. Bảng: So sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của công ty Đvt: Trđ Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch so với năm 2003 Chênh lệch so với 2004 Chênh lệch so với 2005 Chênh lệch so với 2006 ± % ± % ± % ± % Doanh thu thuần 1.927,952 +1442,4 174,8 +920,7 127,3 +688,1 116,0 +661,4 114 Lợi nhuận sau thuế 49,136 +98,6 300,7 +22,9 115,5 +20,2 111,8 +75,1 139,4 Nhưng muốn biết hiệu quả kinh doanh của công ty, phải xét xem bảng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: Bảng: Đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty Đvt:Trđ Chỉ tiêu Thứ tự Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Doanh thu thuần 1 3.370,354 4.291,053 4.979,142 5.640,521 Lợi nhuận sau thuế 2 147,784 170,727 190,929 266,073 Lãi trả vốn vay 3 9,478 11,245 12,344 15,032 Tổng tài sản(Tổng NV) 4 1.521,000 1.752,000 1.912,245 2.314,875 Vốn chủ sở hữu 5 1.214,563 1.344,654 1.461,545 1.877,145 Tỉ suất sinh lời trên tổng tài sản(%) 6=2/4 9,712 9,745 9,998 11,494 Tỉ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu(%) 7=2/5 12,168 12,697 13,064 14,174 Số vòng quay Tổng nguồn vốn (lần) 8=1/4 2,216 2,449 2,604 2,437 Doanh lợi tổng vốn kinh doanh(%) 9=(2+3)/4 10,339 10,387 10,630 12,143 Đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua bốn chỉ tiêu : Tỉ suất sinh lời trên tổng tài sản, Tỉ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu, Số vòng quay tổng nguồn vốn, Doanh lợi tổng vốn kinh doanh.Các chỉ tiêu trên đều liên tục tăng cho thấy công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật kinh doanh trong những năm gần đây tương đối hiệu quả. 2. Những kết quả trong hoạt động khác: 2.1. Hoạt động phúc lợi xã hội, từ thiện: Công ty luôn ý thức được rằng việc hoạt động phúc lợi xã hội là nghĩa vụ và trách nhiệm của toàn xã hội nói chung và của công ty nói riêng và hơn nữa đó là sự chia sẻ của công ty đối với những hoàn cảnh khó khăn trong xã hội hiện nay. Do vậy khi có các phong trào hoạt động phúc lợi xã hội được phát động bởi chính quyền địa phương cũng như các cơ quan, báo chí công ty luôn tham gia, như phong trào hỗ trợ các gia đình gặp thiên tai, bão lũ, xây dựng nhà tình nghĩa, chăm sóc gia đình thương binh liệt sỹ… Công ty còn tham gia các hoạt động xã hội, như bảo trợ tài năng trẻ, tài trợ các cuộc thi phát động vì thanh thiếu niên nghèo vượt khó… 2.2. Chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên : Công ty luôn chấp hành các quy định của bộ luật lao động: người lao động có chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ tết hàng năm. Tổ chức công đoàn đảm bảo đầy đủ quyền lợi của người lao động. Công ty đảm bảo trả lương đúng kỳ hạn, thu nhập bình quân của công nhân viên là: 2.500.000 đ/tháng năm 2007 và sẽ không ngừng được nâng cao. Chính sách thưởng hàng tháng, quý cho công nhân viên làm tốt công việc được giao cùng các chế độ khen thưởng khác được thực hiện đầy đủ. Hàng năm công ty còn tổ chức các buổi học tập cho công nhân viên để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực cho họ. Ngoài ra các cán bộ công nhân viên có hoàn cảnh khó khăn công ty cho vay tiền và hỗ trợ tạo việc làm cho người thân trong gia đình để có thêm thu nhập. Cụ thể: Bảng: Quỹ tiền lương công ty Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng quỹ tiền lương (Trđ) 230,400 345,600 456,000 579,600 840,000 Lao động bình quân (Người) 16 18 20 23 28 Thu nhập bình quân (Trđ/tháng/người) 1,200 1,600 1,900 2,100 2,500 Bên cạnh đó công ty còn không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Ngoài giờ làm việc còn tổ chức các phong trào thể dục thể thao văn hóa văn nghệ để công nhân viên có cơ hội giao lưu, thư giãn vì vậy đã có không ít công nhân viên đạt được các giải trong các hội thi văn hóa văn nghệ. PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1. Cơ cấu tổ chức tổ chức của công ty 1.1 Sơ đồ bộ máy quản trị: HĐQT Ban giám đốc Logistic + Kho Phòng kế toán Phòng dự án Phòng kinh doanh Hành chính văn phòng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: 1.2.1 Ban giám đốc - Đứng đầu là giám đốc công ty có vai trò điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty.Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý, sử dụng và phát triển vốn của công ty. - Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc: là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm điều hành công ty trong thời gian giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác nếu được giám đốc ủy quyền. 1.2.2 Phòng kinh doanh - Chịu trách nhiệm thúc đẩy việc bán hàng, phát triển thị trường, mở rộng các đại lý bán hàng cho Công ty, nhận hàng từ kho của Công ty, giao hàng cho khách hàng, thu hồi tiền hàng và theo dõi công nợ của khách hàng , đại lý. - Thường xuyên gặp gỡ khách hàng và các đại lý, để xem xét nhu cầu của các khách hàng, đại lý và các ý kiến đóng góp của các đại lý - Giới thiệu và thuyết phục khách hàng về chất lượng sản phẩm, quy mô nhà sản xuất, dịch vụ và các chính sách hỗ trợ của công ty (nếu có). - Duy trì mối quan hệ tốt với các đại lý, thuyết phục các đại lý giới thiệu sản phẩm của WAVIN cho các khách hàng, coi đại lý như 1 bộ phận của công ty. - Đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng chủng loại và đủ theo yêu cầu của các đại lý trong thời gian nhanh nhất. - Đảm bảo các hàng mẫu luôn sạch sẽ, rõ ràng và được treo ở vị trí để mọi khách hàng có thể nhìn thấy rõ nhất. - Lập kế hoạch làm việc với các đại lý của công ty để đảm bảo ít nhất thăm và làm việc với mỗi đại lý 1 buổi/tuần/1 đại lý. - Tất cả các yêu cầu của khách hàng phải giải quyết nhanh nhất và đảm bảo chất lượng cao nhất. - Báo cáo mọi thông tin về thị trường cũng như các ý kiến của các khách hàng về công ty để giải quyết - Tham gia các hội chợ, triển lãm của công ty. - Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. - Phối hợp với các bộ phận củ công ty để giải quyết công việc đạt hiệu quả cao nhất. - Đề xuất các phương án và giải pháp để thúc đẩy việc kinh doanh có hiệu quả cao nhất. 1.2.3.Phòng dự án. - Tập hợp các thông tin về các dự ansvaf tìm kiếm các dự án có liên quan dến việc cung cáp ống, phụ kiện PPR và lắp đặt hệ thống nước trong nhà có đủ năng lực, kinh nghiệm và uy tín để hợp tác thực hiện các dự án cung cấp và lắp đặt vật tư thiết bị. - Tìm kiếm các nhà thầu phụ chuyên lắp đặt hệ thống nước trong nhà có đủ năng lực, kinh nghiệm và uy tín để hợp tác thực hiện các dự án cung cấp và lắp đặt vật tư thiết bị. - Giới thiệu và tư vấn cho khách hàng sử dụng sản phẩm ống và phụ kiện PPR của hãng WAVIN. - Tạo lập mối quan hệ tốt với công ty Tư vấn thiết kế, các công ty lắp máy điện nước, các công ty xây dựng, các chủ đầu tư để giới thiệu sản phẩm của công ty. - Lập chào giá ống và phụ kiện PPR và các chủng loại vật tư thiết bị khác theo yêu cầu của khách hàng, các công ty và của nhà thầu. - Chuẩn bị và làm hồ sơ dự thầu đối với các dự án yêu cầu phải đấu thầu. - Tìm kiếm các nhà cung cấp các vật tư thiết bị khác để có thể chào giá trọn gói cho các công trình khi có yêu cầu. - Tổ chức triển khai thực hiện các dự án. - Tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm tới khách hàng.. - Lập kế hoạch giao hàng cho các dự án đảm bảo tiến độ, đúng đủ chủng loại theo hợp đồng. - Phối hợp với bộ phận kế toán để thu hồi công nợ các dự án. - Phối hợp với các bộ phận trong công ty để giải quyết và thực hiện các dự án đạt hiệu quả nhất. 1.2.4. Phòng kế toán. - Thu tiền của các khách hàng trả, chi tiền trả cho nhà cung cấp, thanh toán các khoản chi phí của công ty, lập phiếu nhập xuất kho, phiếu thu, chi. - Kiểm tra chứng từ tài chính, hóa đơn đầu vào, đầu ra đảm bảo đúng quy định của luật hiện hành. - Quản lý công nợ phải thu của khách hàng, phối hợp đôn đốc các bộ phận kinh doanh, đại lý thu hồi công nợ theo hợp đồng đã ký. - Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ. - Giao dịch với ngân hàng, làm hồ sơ vay theo dõi việc thực hiện hợp đồng vay, làm bảo lãnh ngân hành khi có yêu caacf từ bộ phận kinh doanh, dự án. - Quản lý, theo dõi hàng tồn kho, kiểm kê theo định kỳ. - Giao dịch với các cơ quan tài chính, thuế đảm bảo việc thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành. - Quản lý việc nộp thuế đầy đủ, đúng hạn theo quy định. - Quản lý chặt chẽ, chính xác và trong sạch về tài chíh, kiểm soát các khoản chi tiêu của các bộ phận trong công ty, tránh chi tiêu lãng phí không cần thiết. - Báo cáo tình hình tài chính của công ty cho các cổ đông theo quý và báo cáo khác theo yêu cầu quản lý. - Đề xuất với ban giám đốc các phương án tài chính sao cho hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả cao hơn. 1.2.5 Bộ phận Logistis và kho hàng. - Lập kế hoạch nhập khẩu hàng hóa PPR và nhập khẩu các hàng hóa khác theo yêu cầu của công ty. - Đàm phán hợp đồng nhập khẩu và thực hiện các nghiệp vụ Ngoại Thương liên quan về nhập khẩu hàng hóa. - Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ hàng hóa liên quan, tờ khai hải quan để làm thủ tục thông quan các hàng hóa nhập khẩu. - Chịu trách nhiệm quản lý việc nhập xuất hàng hóa tại các kho của công ty. - Cùng phối hợp với bộ phận kinh doanh, dự án để xuất hàng tại kho theo các đơn hàng của đại lý và khách hàng. - Theo dõi việc nhập xuất tồn hàng hóa tại kho và các đại lý. - Phối hợp với bộ phận kế toán để theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa đã giao cho các khách hàng. - Tìm kiếm các đơn vị vận chuyển hàng hóa có năng lực và uy tín để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. - Đề xuất các phương án để quản lý hàng hóa, giao nhận vận chuyển hàng hóa cho khách hàng đảm bảo nhanh, chính xác và đạt hiệu quả. - Phối hợp với các bộ phận trong công ty để giải quyết các công việc đạt hiệu quả cao nhất. 1.2.6 Bộ phận hành chính văn phòng. - Chịu trách nhiệm nhận các công văn giấy tờ gửi đến và gửi các công văn giấy tờ cho các đối tác, khách hàng. In catalogue, phong bì và các tài liệu cần thiết cho công ty. - Trực và nghe điện thoại. - Gửi công văn giấy tờ cho các đối tác. - Mua sắm, trang bị đồ văn phòng cho công ty. - Liên hệ với các đơn vị để sửa chữa các thiêts bị, đồ dùng văn phòng ( nếu hỏng). - Đánh máy các công văn theo yêu cầu của ban giám đốc. - Nhắc nhở các nhân viên trong công ty sắp xếp gọn gàng ở tầng 1. - Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ khu vực lễ tân, khu sảnh chung, cầu thang của công ty. - Liên hệ các đơn vị vận chuyển hàng hóa. 2. Các hoạt động quản trị khác: 2.1 Hoạt động quản trị vật tư của Công ty Đặc điểm của hoạt động quản trị vật tư: Hoạt động quản trị vật tư được thủ kho chịu trách nhiệm, công ty có 2 kho hàng và mỗi kho có 1 thủ kho riêng. Thủ kho: - Thủ kho tiếp nhận hàng hoá do bộ phận mua hàng nhập về, kiểm tra tính chính xác về số lượng, chủng loại, mẫu mã, chất lượng. - Tiến hành bảo quản vật tư, hàng hoá mua về - Cấp phát vật tư, hàng hoá theo phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT. Phòng kế toán: - Viết các phiếu, xuất kho. Phiếu nhập kho chỉ được thiết lập nếu có đầy đủ các chứng từ sau: - Phiếu yêu cầu cung cấp hàng hoá - dịch vụ. - Hợp đồng kinh tế. - Hoá đơn tài chính có xác nhận của thủ kho về hàng đã nhận. - Biên bản bàn giao (nếu có). Thực trạng của hoạt động quản lý vật tư: Thủ kho của kho vật tư chịu sự quản lý trực tiếp của phòng kế toán, tất cả các hoạt động xuất nhập vật tư đều được thực hiện theo đúng quy trình vì vậy việc hoạt động quản lý vật tư là rất tốt. Đồng thời, nhận thấy rõ vai trò của việc cung cấp vật tư cho hoạt động sản xuất cần đúng thời gian, số lượng, chủng loại và chất lượng nên hoạt động quản lý vật tư rất được quan tâm. Nhìn chung thủ kho đã hoàn thành vai trò và trách nhiệm của mình theo đúng quy định, không để xảy ra tình trạng chậm trễ trong việc xuất - nhập vật tư, đồng thời thủ kho cũng đã thực hiện đúng các biện pháp bảo quản vật tư theo đúng hướng dẫn của nhà cung ứng để đảm bảo cho vật tư giữ nguyên được chất lượng như lúc mới nhập kho. Hàng tháng thủ kho đều kiểm tra đối chiếu hàng, hoàn thiện các thủ tục nhập xuất hàng theo đúng quy định. Tuy nhiên cũng nảy sinh một số vấn đề trong quá trình quản lý hoạt động xuất nhập vật tư: - Có nhiều hoạt động sản xuất cần vật tư gấp nhưng chưa có đầy đủ giấy tờ theo quy định nên gây ra nhiều khó khăn cho thủ kho trong việc xuất vật tư. - Thủ kho phải thường xuyên đôn đốc các đơn vị mang hàng hoá đi chào hàng phải mang trả lại hàng theo đúng quy định. - Diện tích kho hàng là không lớn nên thủ kho gặp nhiều khó khăn kho lượng vật tư về quá nhiều trong một lúc. Trên đây là một số vấn đề trong công tác quản lý vật tư, tuy còn có những hạn chế nhưng nhìn chung có thể đánh giá hoạt động quản lý vật tư là rất có hiểu quả. Đây là một trong những thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của Công ty. 2.2. Hoạt động quản trị tài chính: Trong những năm qua, công tác tài chính của Công ty đã đạt những kết quả nhất định. Công ty đã xây dựng được quy chế tài chính, quy chế thanh toán công tác phí, quy chế bảo hành sửa chữa ứng cứu sản phẩm, các quy định về quản lý kho tàng và quản lý xuất nhập hàng hoá đúng với chế độ kế toán Nhà nước quy định. Trong quá trình triển khai thực hiện luôn chú trọng công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn thực hiện cho phù hợp với tình hình thực tế không để xảy ra hiện tượng vi phạm chế độ chính sách tài chính. Thực hiện tốt các quy định về nghiệp vụ tài chính như: - Làm việc với ngân hàng về việc cấp hạn mức tín dụng. - Kết hợp với phòng Kinh doanh và phòng Dự án triển khai hoàn thiện các dự án và thu hồi kịp thời các công nợ để tăng cường vòng quay vốn. - Tham gia tư vấn Ban Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế. - Hàng tháng, hàng quý làm việc với cơ quan thuế và t