Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần hệ thống 1-V

inh trong lĩnh vực kế toán và công nghệ. 1.2.3. Đặc điểm tiêu thụ tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Hình thức tiêu thụ thông qua phòng kinh doanh của công ty: Nhân viên phòng kinh doanh nhận thông tin về khách hàng có nhu cầu dùng sản phẩm từ phòng đối tác, phòng marketting hoặc phòng kinh doanh tự tìm kiếm khách hàng, sau đó nhân viên phòng kinh doanh sẽ đến tìm hiểu nhu cầu khách hàng nếu phần mềm đáp ứng được các yêu cầu đó và khách hàng chấp thuận sẽ tiến hành ký hợp đồng và bán sản phẩm. Hình thức bán hàng này sẽ nhân viên bán hàng sẽ được chiết khấu 10% giá trị hợp đồng. Chi phối đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Công ty cổ phần Hệ thống 1-V có hình thức hoạt động là phân phối sản phẩm nên quy trình cung cấp sản phẩm như sau: Sơ đồ 1: Quy trình cung cấp sản phẩm Bản quyền phần mềm được nhập khẩu từ Nga, sau đó thông qua phòng dịch thuật, dịch sang tiếng Việt. Khi phòng kinh doanh đi tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và chuyển yêu cầu qua bộ phận tư vấn hỗ trợ, bộ phận tư vấn phân tích yêu cầu khách hàng sau đó chuyển sang phòng công nghệ lập trình. Khi phòng công nghệ lập trình xong sản phẩm chuyển lại bộ phận tư vấn hỗ trợ kiểm tra lại tính năng, giao cho bộ phận bán hàng bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Khi khách hàng ký hợp đồng xong chuyển qua bộ phận triển khai hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm, sau khi triển khai xong bộ phận triển khai bàn giao lại cho bộ phận hỗ trợ sau bán hàng để hỗ trợ khi khách hàng gặp vướng mắc với sản phẩm. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT-KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy Sơ đồ 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy công tyPhòng nhân sự 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban Giám đốc Giám đốc người đứng đầu bộ máy quản lý, là lãnh đạo cao nhất trong mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty. Theo hệ thống quản lý, Giám đốc có trách nhiệm và quyền hạn sau: Tổ chức, điều hành công ty hoàn thành mọi chỉ tiêu, kế hoạch được giao; Xây dựng chính sách chung, chính sách chất lượng, chính sách môi trường và chính sách trách nhiệm xã hội. Đề ra các mục tiêu về chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty; Tổ chức, thường xuyên xem xét hoạt động của các hệ thống quản lý tại công ty theo ISO 9000, SA 8000; Quy định trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên trong hệ thống quản lý; Cung cấp đầy đủ nguồn lực để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý; Tổ chức bộ máy quản lý, điều hành, kiểm tra các hoạt động của công ty; Định kỳ tổ chức các cuộc họp kiểm tra xem xét các hoạt động của các hệ thống quản lý tại công ty; Phân công trách nhiệm, quyền hạn cho ban giám đốc, trưởng bộ phận. Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh Đây là người trực tiếp điều hành mảng kinh doanh của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về công tác tìm kiếm nhà cung cấp, tiêu thụ sản phẩm, điều phối tình hình kinh doanh tại công ty, giúp Giám đốc tìm ra các khách hàng tiềm năng và tư vấn cho Giám đốc trong việc tuyển dụng và ký kết các hợp đồng … . Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật Là người trực tiếp giám sát chất lượng, sản phẩm, bên cạnh đó tìm các đơn vị kinh doanh bạn để trao đổi học hỏi kinh nghiệm, giúp Giám đốc phụ trách về mảng kỹ thuật của các sản phẩm kinh doanh tại công ty, tư vấn cho Giám đốc việc tuyển dụng cũng như ký kết các hợp đồng mua bán. Phòng Công nghệ Phòng Công nghệ có chức năng hoàn thiện sản phẩm, phát triển giải pháp, thực hiện các yêu cầu khách hàng về mặt công nghệ, phụ trách máy tính của công ty hoạt động bình thường. Phòng Dịch thuật Phòng Dịch thuật có chức năng: dịch mã code, giao diện chương trình và các tài liệu, sách từ phiên bản tiếng Nga sang tiếng Việt; nghiên cứu giải pháp và tham gia đào tạo về giải pháp mới trong nội bộ công ty và các đối tác. Phòng Đối tác Có chức năng tìm kiếm, chăm sóc và hỗ trợ đối tác tiêu thụ sản phẩm. Phòng Maketting Có chức năng quảng bá sản phẩm, tổ chức sự kiện và tìm kiếm khách hàng mới cho việc bán hàng. Phòng Tài chính - Kế toán Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng trong và ngoài Doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Lập các báo cáo quản trị kinh doanh nội bộ theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Phòng Hành chính Có chức năng quản lý nhân sự, điều động cán bộ công nhân viên theo lệnh của Ban giám đốc công ty. Có nhiệm vụ duyệt quỹ lương, giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty. Có trách nhiệm bảo vệ trật tự trị an trong toàn công ty, bảo vệ tài sản của công ty. Phòng Kinh doanh Có nhiệm vụ lập kế hoạch bán sản phẩm theo các đơn đặt hàng, kế hoạch dự trữ sản phẩm, đồng thời nghiên cứu thị trường, phân tích đưa ra chiến lược phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn, từng thời kỳ trình Ban giám đốc duyệt; mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đưa ra những biện pháp để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Phòng kinh doanh được chia thành ba bộ phận riêng biêt: bộ phận bán hàng (demo sản phẩm), bộ phận triển khai và bộ phận tư vấn hỗ trợ khách hàng; trong đó chức năng từng bộ phận cụ thể như sau: Bộ phận bán hàng: Có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng ký hợp đồng bán hàng; Bộ phận triển khai: Có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng sử dụng, nghiên cứu viết quy trình hướng dẫn sử dụng phần mềm; Bộ phận tư vấn, hỗ trợ: Có trách nhiệm tư vấn nghiệp vụ, nghiên cứu giải pháp ứng dụng các đơn vị, phân tích yêu cầu cho khách hàng để phòng công nghệ thực hiện. Và có nhiệm vụ tư vấn hỗ trợ khách hàng sau bán hàng. Phòng Nhân sự Có chức năng tuyển dụng nhân viên trong công ty khi các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng hoặc cung cấp nhân sự cho việc mở rộng công ty, đồng thời quản lý về mặt nhân sự trong công ty. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V TỪ 2007-2010 Bảng kết quả kinh doanh Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 9 tháng 2010 Doanh thu thuần 300.000.000 1.500.000.000 2.317.860.065 1.928.106.768 Giá vốn hàng bán 50.000.000 70.000.000 150.000.000 158.000.000 Chi phí bán hàng 200.000.000 900.000.000 1.200.000.000 18.000.000 Chi phí quản lý DN 350.000.000 515.000.000 897.860.065 800.000.000 Lợi nhuận trước thuế (300.000.000) 15.000.000 70.000.000 140.000.000 Thuế TNDN Phải nộp - - - - Lợi nhuận sau thuế (300.0000.000) 15.000.000 70.000.000 140.000.000 Số lượng công nhân viên 11 24 35 46 Thu nhập bình quân đầu người 2.500.000 2.800.000 3.500.000 4.700.000 Bảng 1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Nhìn vào kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây kể từ khi thành lập chúng ta thấy: Doanh thu của công ty tăng lên một cách nhanh chóng, năm sau cao hơn năm trước. Năm 2007 bước sang giai đoạn chạy thử nghiệm sản phẩm doanh thu đạt 300 triệu đồng. Kết quả bán hàng của doanh nghiệp tăng nhanh chóng khi sản phẩm hoàn thiện được các doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt đã mở rộng ra thị trường cả nước doanh thu năm 2008 cao gấp 5 lần so với năm 2007, đạt 1.500 triệu đồng, năm 2009 doanh thu tiếp tục tăng 2 lần so với năm 2008. Doanh thu thuần 9 tháng đầu năm 2010 đạt 1.928.106.768 đồng, đã cao hơn gấp 1,5 lần so với cùng kỳ năm ngoái. Theo như tình hình kinh doanh các năm trước, dự kiến trong quý 4 của năm mức tiêu thụ sản phẩm sẽ tăng mạnh hơn 3 quý đầu năm, do đó doanh thu của cả năm nay dự kiến sẽ gấp 2 lần so với năm 2009. Giá vốn hàng bán của sản phẩm: Trong 3 năm có tăng nhưng không đáng kể là do sản phẩm của công ty tương đối đặc biệt. Sản phẩm là phần mềm nên chỉ cần nghiên cứu một lần có thể đáp ứng cho các doanh nghiệp cùng áp dụng, chi phí tăng dần do số lượng bán tăng nên tăng chi phí in ấn đĩa, key sử dụng, hầu như chi phí nghiên cứu tăng không đáng kể. Năm 2008 giá vốn tăng 20 triệu đồng so với năm 2007 lên 70 triệu đồng tương ứng tăng 40% chi phí về giá vốn so với năm trước. Đến năm 2009, 2010 giá vốn hàng bán tăng lên không đáng kể là do các phần mềm sau một thời gian đưa vào thị trường đã được sử dụng ổn định, chi phí nghiên cứu, triển khai không còn cao như trước. Chi phí bán hàng của công ty: Cũng tăng theo các năm do việc mở rộng quy mô hoạt động, chi phí chủ yếu là khấu hao thiết bị dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí ngoại giao của bộ phận bán hàng, đặc biệt là lượng nhân viên bán hàng - số lượng nhân viên bán hàng năm sau cao hơn năm trước, năm 2007 số lượng nhân viên là 11 nhân viên trong đó có 6 nhân viên bán hàng với tổng chi phí bán hàng là 200 triệu đồng. Năm 2009 số lượng nhân viên bán hàng tăng lên nhanh chóng gấp 3 lần so với năm 2008 lên 50 nhân viên với tổng chi phí bán hàng tăng gấp hơn 4 lần so với năm 2007 tăng 700 triệu đồng lên 900 triệu đồng. Sang đến năm 2010 quy mô kinh doanh tiếp tục được mở rộng thêm, các dự án lớn liên tiếp trúng thầu, do đó chi phí bán hàng cũng tăng nhanh, nhưng so với sức tăng của năm 2009 thì điều này là hiển nhiên và là mức tăng khá ổn định. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Năm 2007 là năm thứ hai từ khi thành lập do đó chi phí chủ yếu tập trung vào chi phí thành lập doanh nghiệp, thuê địa điểm, trang trí văn phòng và mua sắm trang thiết bị công với các chi phí khác như lương của ban giám đốc, các bộ phận gián tiếp khác tạo ra sản phẩm, chi phí khấu hao thiết bị, nên năm 2007 chi phí quản lý doanh nghiệp là 350 triệu đồng, sang năm 2008 chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 165 triệu đồng tương đương 68%. Do công ty bắt đầu đi vào hoạt động ổn định, sang năm 2009 và 2010 quy mô mở rộng số lượng nhân viên các phòng ban sản xuất gián tiếp tăng lên nhanh chóng, các chi phí thuê văn phòng cao … nên chi phí tăng lên nhiều theo từng năm, chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 là 897 triệu đồng cao hơn năm 2008 là 382 triệu đồng tương ứng với 57% , chi phí quản lý doanh nghiệp của 9 tháng đầu năm 2010 tăng so với cùng kỳ năm ngoái tăng không đáng kể, do mức chi phí của hai năm không có nhiều biến động. Thuế thu nhập doanh nghiệp: Do công ty mới thành lập nên được kết chuyển lỗ trong 5 năm đầu thành lập, mặt khác hai năm đầu công ty mới hoạt động bị thua lỗ nên không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, trong ba năm gần đây tuy có lãi nhưng số lỗ các năm trước chuyển sang làm cho lợi nhuận công ty vẫn bị âm do đó chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp công ty chưa có. Lợi nhuận sau thuế: Tăng nhanh trong các năm, năm 2006 công ty mới hoạt động chi phí cao trong khi doanh thu chưa nên công ty bị lỗ 575 triệu đồng, sang năm 2007 do doanh thu tăng, chi phí quản lý giảm nên công ty bị lỗ ít hơn so với năm trước là 275 triệu đồng tương ứng tăng gần ½ số lợi nhuận sau thuế tương ứng với số lỗ năm 2007 là 300 triệu đồng. Năm 2009 và 9 tháng đầu năm 2010 do doanh thu đạt mức cao, công ty bắt đầu đi vào hoạt động ổn định hầu hết chi phí tăng không nhanh bằng doanh thu do đó công ty bắt đầu có lãi, tuy số tiền lãi không nhiều nhưng đã dần tăng lên từ 70 triệu đến 140 triệu nhưng so với một doanh nghiệp mới thành lập đó là một thành công đáng kể so với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề. Bên cạnh đó quy mô của công ty thể hiện cụ thể qua số lượng nhân viên trong công ty càng gia tăng, theo đó mức lương bình quân tính theo đầu người cũng tăng theo. Kể từ năm 2007 đến 2010 số lượng nhân viên đã tăng hơn 4 lần và mức thu nhập bình quân tăng gần 2 lần, cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty đã có hiệu quả và chính sách đãi ngộ đối với người lao động khá cao theo các năm. Công ty luôn có chính sách khuyến khích người có năng lực và kinh nghiệm, bên cạnh đó tìm kiếm nguồn nhân lực mới để đào tạo thế hệ kế cận, do đó có thể dự kiến trong các năm tới công ty sẽ càng phát triển và thu được lợi nhuận cao hơn nữa. Bảng cân đối kế toán từ 2007-2010 Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 9 tháng 2010 Tổng cộng tài sản 422.918.907 420.832.159 517.270.578 470.987.924 Tài sản ngắn hạn 393.902.582 225.833.970 258.941.900 250.462.546 Tài sản dài hạn 29.016.325 194.998.189 258.328.678 220.525.378 Tổng cộng nguồn vốn 422.918.907 420.832.159 517.270.578 470.987.924 Nợ phải trả 211.046.662 130.883.601 141.997.476 120.457.370 Nợ ngắn hạn 76.131.286 67.169.342 66.880.260 63.872.415 Nợ dài hạn 134.915.376 63.714.259 75.117.216 56.584.955 Vốn chủ sở hữu 211.872.245 289.948.558 375.273.102 350.530.554 Bảng 2. Bảng cân đối kế toán Năm 2007 tài sản ngắn hạn của công ty cao hơn so với các năm tiếp theo là do đây là năm thứ hai công ty thành lập. Từ năm 2008 trở đi tài sản ngắn hạn của công ty đã thấp hơn so với 2007, khiến cho tỷ lệ thanh toán hiện hành của công ty giảm xuống. Tỷ lệ nợ / vốn chủ sở hữu của công ty từ năm 2008 đã giảm đi so với năm 2007 là 45%, đến năm 2009 còn 38% và hết 9 tháng đầu năm nay, tỷ lệ này là 34%. Có được điều này là do vốn chủ sở hữu tăng khá cao sau từng năm, cụ thể, vốn chủ sở hữu năm 2008 tăng 1,37 lần, năm 2009 tăng 1,29 lần so với năm 2008. Điều này cho thấy côcng ty đã tạo được sự uy tín nhất định đối với các nhà đầu tư. Bên cạnh đó số nợ phải trả giảm đi do hoạt động kinh doanh của công ty đã có lãi chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty ngày càng cao. Như vậy, theo phân tích các số liệu trên ta thấy kết quả hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả, công ty cần phát huy được đà phát triển để đưa doanh số bán hàng cao hơn nữa cộng với việc tiết kiệm tối đa hóa chi phí giúp cho lợi nhuận công ty tăng nhanh. PHẦN 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 2.1.1. Sơ đồ tổ chức lao động kế toán Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được định hướng theo mô hình tổ chức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán của công ty được thực hiện tại phòng kế toán từ khâu tập hợp chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. Sơ đồ 3. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám Đốc công ty có trách nhiệm thực hiện, lưu trữ chứng từ và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê, kiểm tra các bộ phận trong công ty, tuân theo đúng các chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Do hiện tại công ty có quy mô chưa lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nên bộ phận kế toán có ba nhân viên: - Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước Pháp luật và công ty về việc tổ chức thực hiện, thu thập, ghi chép, tổng hợp và hạch toán kế toán đối với toàn bộ hoạt động đầu tư kinh doanh của công ty theo đúng Quy định, chế độ tài chính kế toán, đảm bảo tính chính xác trung thực, kịp thời; Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra giám sát trình tự luân chuyển chứng từ, các công việc do kế toán viên thực hiện; Phối hợp với các phòng ban tham mưu giúp Lãnh đạo công ty quản lý, phân tích tài chính, nguồn vốn, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả và an toàn sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh; Tham gia thẩm định các dự án/kế hoạch đầu tư sản xuất/tài chính – tiền tệ. - Kế toán tiền lương, bán hàng, thanh toán: Nhập số liệu các chứng từ liên quan đến bán hàng viết hóa đơn bán hàng, kiểm tra chứng từ, thanh toán tiền hàng vào phần mềm; Cuối tháng từ bảng chấm công phòng hành chính cộng kết quả bán hàng cho nhân viên tính lương cho nhân viên định khoản vào phần mềm. Lập các báo cáo công nợ, bán hàng, ... từ phần mềm mà ban giám đốc cần. - Kế toán tiền tiền mặt - tiền gửi ngân hàng, công cụ dụng cụ, tài sản cố định: Theo dõi các hóa đơn, chứng từ, khế ước, ... liên quan đến các khoản tiền vay và tiền gửi ngắn hạn, vay trung hạn, dài hạn; Quản lý các khoản nợ trên sổ sách kế toán, lập biểu mẫu theo quy định; Lập báo cáo công nợ theo định kỳ và đưa chứng từ kế toán vào lưu trữ; Theo dõi việc trích khấu hao công cụ dụng cụ, tài sản cố định của phần mềm và quản lý tài sản tại nơi sử dụng cho từng nhân viên. 2.1.2. Đặc điểm kế toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn sản xuất kinh doanh của công ty, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu về thanh toán khoản nợ của công ty hoặc mua sắm vật dụng, thanh toán chi phí hoạt động để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Do đó, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của công ty và là 1 bộ phận của vốn lưu động. Hoá đơn chứng từ của phần hành này bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, … - Tài khoản sử dụng: 111, 112,… - Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ cái các TK 111, 112, … Tổ chức ghi sổ tổng hợp: Kế toán kiểm tra giấy đề nghị thanh toán của cá nhân hay đơn vị có chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT đầu vào, duyệt chi của ban người có trách nhiệm theo quy định nội bộ, Bảng thanh toán lương, ... kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm theo nghiệp vụ tương ứng và in phiếu chi từ phần mềm. Việc nhập liệu chỉ tiền hành một lần, phần mềm tự động đưa số liệu vào sổ sách tương ứng. “Phiếu thu” được in làm 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng sắp xếp và Giám đốc ký duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Đối với “Phiếu chi”, kế toán cũng in làm 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký trực tiếp theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, Giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Trong 3 liên của phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ “Phiếu thu”, “Phiếu chi” kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho phòng kế toán để kiểm tra đối chiếu với sổ sách trong phần mềm. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần người lao động, thúc đẩy tăng năng suất lao động. Đó là 1 bộ phận chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm. Do vậy để tiết kiệm chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm thì công ty phải sử dụng sức lao động có hiệu quả. Công ty cổ phần Hệ thống 1-V trả lương cho công nhân viên 1 lần trong tháng bằng tiền mặt. Ngoài ra, khi nhân viên có nhu cầu thì công ty sẽ tạm ứng lương cho nhân viên không quá 2 lần trong 1 tháng, mỗi lần không quá 500.000 đ.Việc tính lương hàng tháng do phòng hành chính – nhân sự đảm nhận. Để tính được lương của từng bộ phận trong doanh nghiệp công ty đã áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. - Hoá đơn chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, … - Tài khoản sử dụng: TK 334, 338, … - Sổ sách kế toán: Sổ cái và sổ chi tiết các TK; Bảng tổng hợp chi tiết, … Cách tổ chức ghi sổ tổng hợp: Sơ đồ 4. Quy trình Tiền lương Cuối tháng dựa vào bảng chấm công, kế toán tính lương cho người lao động theo thời gian làm việc thực tế sau đó điền vào bảng tính lương cho người lao động và tính các khoản trích theo lương, sau đó kế toán định khoản tiền lương vào phần mềm, từ đó phần mềm tự động vào các sổ sách liên quan. 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 2.2.1. Các chính sách kế toán chung - Công ty cổ phần hệ thống 1V áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14 tháng 9 năm 2006. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VND). - Niên độ kế toán: Công ty lập báo cáo quyết toán và xác định kết quả kinh doanh theo niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm tính theo năm Dương lịch. - Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp tính giá hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền. Riêng đối với tiền là ngoại tệ thì sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước. - Nguyên tắc xác định các khoản phải thu, phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng đã ký kết. - Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình theo phương pháp đường thẳng. - Hình thức ghi sổ: nhật ký chung cơ sở dùng phần mềm kế toán. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Theo chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành thì mọi nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, kế toán phải lập chứng từ đúng quy định và ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng sự thật nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh. Một số chứng từ mà công ty thường xuyên sử dụng như: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, các loại hoá đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác… được thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất; các mẫu chứng từ hướng dẫn ngoài các nội dung quy định trên mẫu, kế toán bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của công ty. Công ty đã áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo chế độ kế toán (Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006) như: Chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công , Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, … Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, … Chỉ tiêu về bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng, Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, … Chỉ tiêu TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, … Ngoài ra kế toán công ty còn sử dụng các chứng từ khác như: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, Hoá đơn Giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng thông thường, Phiếu xuất kho, … . Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng của công ty quy định. Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều được tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán của công ty được thực hiện theo các bước sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc công ty ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán nhập vào máy tính có sử dụng phần mềm kế toán để định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Kế toán tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V thực hiện công tác kế toán theo đúng quyết định số 48/2006/QD-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính về hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp. Tại công ty sử dụng chủ yếu một số các tài khoản kế toán sau: TK 111 - Tiền mặt TK 334 - Phải trả người lao động TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 341- Vay dài hạn TK 131 - Phải thu của khách hàng TK 342 - Nợ dài hạn TK 138 - Phải thu khác TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh TK 141 - Tạm ứng TK 414 – quỹ đầu tư phát triển TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối TK 153 – Công cụ dụng cụ TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 155 – Thành phẩm TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính TK 156 – Hàng hoá TK 521 – Các khoản giảm trừ DT TK 211 – Tài sản cố định TK 632 - Giá vốn hàng bán TK 214 – Hao mòn TSCĐ TK 635 - Chi phí tài chính TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn TK 642 – CP quản lý kinh doanh TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang TK 711 – Thu nhập khác Tk 311 – Vay ngắn hạn TK 811 –Chi phí khác TK 331 – Phải trả người bán TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tk 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Công ty có mở thêm một số các tài khoản cấp 2 và cấp 3 chủ yếu liên quan đến tiền, nghiệp vụ mua bán hàng, quản lý tài sản cố định, doanh thu, nguồn vốn, ví dụ như: TK 1311 “Thanh toán với khách hàng”, TK 1312 “Nhận ứng trước từ khách hàng”, TK 2111 “Tài sản cố định hữu hình”, TK 21111 “Tài sản cố định hữu hình đang sử dụ