Báo cáo thực tập tại Công ty Cổ Phần Tập đoàn Phú Thái

Thái Tên công ty: Công ty Cổ phần Viễn thông Phú Thái Tên giao dịch: PHUTHAI TELECOMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: PHUTHAI TELECOM.,JSC Địa chỉ: 186 Trường Chinh – Khương Thượng - Đống Đa – Hà Nội Tel: 04. 5659099/5659240 Fax: 04. 5659088 Email: info@phuthaigroup.com Ngày thành lập: 15/05/2007 Người đại diện theo pháp luật của công ty: Ông Nguyễn Hồng Long Chức danh: Giám đốc Ngành nghề kinh doanh: Mua, bán, sửa chữa máy móc, thiết bị trong các lĩnh vực viễn thông, điện tử, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng Cho thuê máy móc, thiết bị điện, điện tử, viễn thông, thiết bị khoa học Mua bán, sửa chữa cho thuê thiết bị bảo vệ, camera quan sát (không bao gồm thiết bị an ninh) Sản xuất và bán các chương trình phần mềm máy tính, các sản phẩm tin học Sản xuất và bán các máy móc thiết bị phục vụ lĩnh vực phát thanh, truyền hình Sản xuất, lắp ráp và bán các sản phẩm điện tử, tin học Cung cấp nội dung và dịch vụ giá trị gia tăng trên máy và mạng điện thoại di động Dịch vụ thông tin giải trí với phát thanh, truyền hình, báo chí Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá, cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông, đại lý kinh doanh dịch vụ Internet Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh 1.5 Công ty Cổ phần Thú Y Xanh Việt Nam Tên công ty: Công ty Cổ phần Thú y xanh Việt Nam Tên giao dịch: Vietnam Greenvet Joint Stock Company Tên viết tắt: Greenvet JSC Địa chỉ: 186 Trường Chinh - Đống Đa – Hà Nội Tel: (04) 56592340 Fax: (04) 5659088 Email: info@phuthaigroup.com Ngày thành lập:12/07/2001 Người đại diện theo pháp luật của Công ty: Ông Lê Thành Trai Chức danh: Giám đốc Ngành nghề kinh doanh: - Sản xuất, buôn bán thuốc thú y - Sản xuất, buôn bán thức ăn chăn nuôi, nuôi trồng thuỷ sản - Sản xuất, buôn bán hàng nông sản - Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc thú y thuỷ sản, hoá chất, chế phẩm sinh học xử lý môi trường nuôi trồng thuỷ sản - Nhập khẩu, kinh doanh giống vật nuôi (bao gồm con giống, trứng giống, tinh trùng động vật) - Chăn nuôi trang trại - Xuất nhập khẩu, kinh doanh thực phẩm - Chế biến, kinh doanh thực phẩm - Nhập khẩu và kinh doanh dụng cụ, hoá chất phục vụ cho việc kiểm nghiệm, chẩn đoán bệnh trong ngành thú y 2. Cơ cấu tổ chức quản trị Bất kỳ một tổ chức công ty nào đều phải có một cơ cấu tổ chức nhất định, nó đảm bảo cho công ty hoạt động một cách có trật tự và khai thác một cách có hiệu quả năng lực của các thành viên trong công ty và sử dụng những lợi thế đó trong hoạt động kinh doanh của mình để đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Thái bao gồm: 2.1 Đại hội cổ đông Đây là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty. Đại hội cổ đông được triệu tập theo định kỳ hàng năm hoặc có thể triệu tập bát thường theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty. Đại hội cổ đông có những chức năng và nhiệm vụ sau: Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được chào bán của từng loại, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông của công ty Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty Thông qua báo cáo tài chính hàng năm Thông qua định hướng phát triển của công ty, quyết định bán tài sản có tổng gía trị bằng hoặc lớn hơn 45% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại 2.2. Hội đồng quản trị. Đây là cơ quan quản lý công ty do Đại hội cổ đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị có các chức năng và nhiệm vụ sau: Quyết định chiến lược phát triển của công ty Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được chào bán của từng loại Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được chào bán của từng loại, quyết định huy động vốn theo hình thức khác Quyết định các phương án đầu tư Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 45% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty hoặc tỷ lệ khác được ghi trong sổ kế toán của công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng Giám Đốc và các cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, công ty thành viên, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và viếc góp vốn mua cổ phần của các doanh nghiệp khác Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội cổ đông Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh Quyết định giá chào bán cổ phiếu và trái phiếu của công ty, định giá tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội cổ đông thông qua quyết định Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty 2.3 Ban Giám Đốc Ban Giám đốc gồm có Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc 2.3.1 Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc là những người điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty. Tổng Giám đốc có các chức năng và nhiệm vụ sau: Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn theo phương án được Hội đồng quản trị phê duyệt Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty: xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm, phương án liên doanh, liên kết trình Hội đồng quản trị Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền của Ban Giám Đốc Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Tổng Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty , là người có quyền điều hành cao nhất ở Công ty 2.3.2 Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc là người giúp Tổng Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về các nhiệm vụ được giao 2.4. Ban kiểm soát Đây là một phòng ban có chức năng giống như một phòng thanh tra, nó giám sát hoạt động điều hành của các thành viên trong Ban Giám Đốc, bộ máy giúp việc cũng như toàn công ty trong các hoạt động tài chinh, chấp hành pháp luật, điều lệ của Công ty nhắm đảm bảo quyền lợi của các cổ đông. Ban kiểm soát có các chức năng và nhiệm vụ cụ thể sau: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính Thấm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt dộng của công ty khi xem xét thấy cần thiết Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của công ty, trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông Báo cáo Đại hội cổ đông về tính chính xác, trung thực hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của công ty Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty 2.5. Phòng Hành chính 2.5.1. Chức năng của phòng Hành chính - Soạn thảo và thẩm định các văn bản pháp quy cho Ban Giám Đốc phục vụ công tác quản lý và điều hànhcác hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty - Tổng hợp tình hình hoạt dộng của các đơn vị thành viên, các đơn vị trực thuộc thành báo cáo chung của Công ty giúp cho Ban Giám Đốc có đầy đủ thông tin về hoạt động của Công ty, về công tác quản lý của doanh nghiệp - Tham mưu cho Tổng Giám đốc và tổ chức hoạt động công tác hành chính, quản lý tài sản và trang thiết bị của Công ty. 2.5.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính - Thường xuyên tổng hợp, báo cáo Tổng Giám đốc các mặt hoạt động của Công ty - Thừa lệnh Tổng Giám đốc tổ chức các cuộc giao ban, sơ kết, tổng kết và làm thư ký các cuộc họp - Giúp Tổng Giám đốc xây dựng lịch công tác tháng, quý, 6 tháng… - Công tác văn thư: tiếp nhận công văn đến, chuyển phát công văn đi một cách nhanh gọn, kịp thời, chính xác tên, địa chỉ theo quy định về công tác văn thư - Quản lý con dấu, lưu trữ, phân loại, bảo quản các tài liệu, hồ sơ, chứng từ theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Tổng Giám đốc - Quản lý phương tiện vận tải và xe con của Công ty để phục vụ công tác kinh doanh, sản xuất hoặc nhu cầu đi công tác cho lãnh đạo và cán bộ trong Công ty - Cấp các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, nhật trình xe công tác và các loại giấy tờ khác theo phân công của Tổng Giám đốc 2.6. Phòng xuất, nhập khẩu 2.6.1 Chức năng của phòng xuất nhập khẩu - Tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng các kế hoạch về nhập, xuất khẩu các mặt hàng, các sản phẩm hoặc nguyên vật liệu phục vụ cho các kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn - Kiểm tra và giám sát việc thực hiện kế hoạch xuất nhập khẩu của các đơn vị trực thuộc, các công ty thành viên, kịp thời phát hiện và báo cáo với Tổng Giám đốc về tình hình hoạt đông xuất nhập khẩu của các đơn vị để điều chỉnh nhằm phát huy hiệu quả cao nhất trong kinh doanh - Tổ chức hướng dẫn và giúp các đơn vị thực hiện kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, thường xuyên nắm chắc nguồn cung hàng trên thị trường thế giới để có kế hoạch phân phối và cung ứng đủ hàng cho các đơn vị - Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế với các đối tác quốc tế, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đó đảm bảo chất lượng, kinh tế và hiệu quả 2.6.2. Nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu - Soạn thảo các hợp đồng, danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu đảm bảo chính xác về mặt hàng, số lượng, mẫu mã và giá cả - Nghiên cứu đơn hàng nhập khẩu của khách hàng, phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Công ty lựa chọn hàng hoá đảm bảo chất lượng, mẫu mã. Giá cả hợp lý để đáp ứng kịp tiến độ theo hợp đồng kinh tế Công ty đã ký kết - Phân công theo dõi hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu từ nước ngoài về. Thống kê số lượng hàng hoá nhập, xuất trong năm. Xây dựng các nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị để đảm bảo thực hiện các kế hoạch đặt ra - Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ về lô hàng xuất, nhập khẩu như hoá đơn, hối phiếu, vận đơn, chứng từ bảo hiểm, phương thức thanh toán… - Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Công ty về các chức năng, nhiệm vụ được giao. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng, kịp thời thông báo cho ban lãnh đạo công ty khi xẩy ra tranh chấp 2.6. Phòng Dự án 2.6.1. Chức năng của phòng Dự án - Tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng các dự án về hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty - Tổ chức nghiên cứu và triển khai các dự án liên quan đến lĩnh vực công nghệ sản xuất, xây dựng các công trình hoặc các dự án mà Tổng Giám đốc phân công, đặc biệt là các dự án hợp tác quốc tế - Trực tiếp tham gia công tác soạn thảo hồ sơ, tài liệu đấu thầu phục vụ việc ký kết các hợp đồng kinh tế của Công ty theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc - Trực tiếp tham gia các quy trình giao nhận hàng hoá, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, theo dõi và giải quyết công nợ về tiền và hàng hoá đối với các đối tác đã ký kết hợp đồng kinh tế trong các lĩnh vực được Tổng Giám đốc phân công 2.6.2 Nhiệm vụ của phòng Dự án - Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty để tổ chức thực hiện và triển khai các dự án dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo Công ty - Tổ chức xây dựng và triển khai các dự án về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty - Hỗ trợ các đơn vị thành viên Công ty thực hiên tốt các dự án đã ký kêt, đồng thời báo cáo tiến độ thực hiện các dự án đó cho ban lãnh đạo Công ty, đề xuất phương án giải quyết các sự cố làm cản trở công tác thực hiện các hoạt động của các dự án đó - Xây dựng và tổ chức triển khai các dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, lĩnh vực đầu tư xây dựng - Tham gia thực hiện và tư vấn cho Ban Giám đốc Công ty về các lĩnh vực thuộc về chức năng của phòng 2.7. Phòng thương hiệu – PR Đây là một phòng ban quan trọng chịu trách nhiệm trong các hoạt động quảng bá, quảng cáo, xây dựng hình ảnh của Công ty 2.7.1 Chức năng của phòng thương hiệu – PR - Tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ cho phù hợp với thị trường và nguồn hàng mà Công ty có. - Tổ chức các hoạt động điều tra, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thông tin về nhu cầu của người tiêu dùng về từng chủng loại sản phẩm để có kế hoạch cung cấp kịp thời - Là cầu nối giữa doanh nghiệp với người tiêu dùng - Tiến hành các hoạt động nhằm tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa Phú Thái vói các nhà cung cấp và các đại lý 2.7.2. Nhiệm vụ của phòng thương hiệu- PR - Phối hợp với các phòng ban khác xây dựng các chiến lược, các kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phù hợp vời yêu cầu của khách hàng và xu hướng tiêu dùng của thị trường - Xây dựng các kế hoạch quảng bá thương hiệu Phú Thái, các hoạt động quảng cáo đưa các sản phẩm của Phú Thái tới tay người tiêu dùng - Hỗ trợ các đơn vị thành viên trong Công ty hoàn thành kế hoạch cung cấp hàng, thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký kết - Tổ chức điều tra, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thông tin về sản phẩm và các thông tin về các nguồn hàng của các nhà cung cấp 2.8. Phòng Pháp chế 2.8.1 Chức năng của phòng Pháp chế - Chức năng chủ yếu của phòng pháp chế là tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc về các lĩnh vực liên quan đến luật pháp, tư vấn cho các phòng ban trong Công ty về luật pháp khi tham gia soạn thảo và ký kết các hợp đồng kinh tề nhằm đảm bảo các quyền lợi chính đang cho Công ty - Đề xuất phương án giải quyết khi xảy ra tranh chấp giữa Công ty và các đối tượng khác 2.8.2. Nhiệm vụ của phòng Pháp chế - Thực hiện công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định của pháp luật - Soạn thảo hoặc thẩm định tính pháp lý của các nội quy, quy chế của Công ty - Chịu trách nhiệm về pháp lý và tư vấn về pháp lý đối cối hoạt động của Công ty và các đơn vị thành viên - Phối hợp với các phòng ban có liên quan thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao 2.9. Bộ phận Tài chính - Kế toán Lãnh đạo bộ phận này là một Giám đóc Tài chính. Trong cơ cấu tổ chức của Phú Thái bộ phận tài chính gồm có 3 phòng ban trực thuộc là: Phòng tài chính Phòng kế toán Phòng quản lý công nợ 2.9.1 Chức năng của Bộ phận Tài chính - Kế toán - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc quản lý mọi mặt về công tác Tài chính - Kế toán theo các quy định hiện hành về công tác hạch toán, kế toán tại doanh nghiệp - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc điều hành về công tác sử dụng và phát huy hiệu quả các nguồn vốn của doanh nghiệp để phục vụ công tác phát triển sản xuất và kinh doanh.Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện dải ngân các nguồn vốn kịp thời để đảm bảo thực hiên tốt các chỉ tiêu, kế hoạch của Công ty - Tham gia việc quản lý chặt chẽ các quỹ được trích lập từ lợi nhuận của Công ty nhằm động viên khuyến khích người lao động và tái đầu tư, mở rộng sản xuất, quản lý chặt chẽ các dịch vụ phát sinh từ nguồn tài chính của đơn vị - Có trách nhiệm đảm bảo an toàn, an ninh về mặt tài chính của đơn vị. Đề xuất các cơ chế về tài chính trong Công ty để đảm bảo hoạt động có hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty - Giúp Tổng Giám đốc thực hiện tốt công tác lập kế hoạch tài vụ hàng năm và công tác hạch toán, kế toán của công ty 2.9.1 Nhiệm vụ của bộ phận Tài chính - Kế toán - Tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty theo quy định hiện hành của pháp luật - Lập và gửi các báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định - Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ thu, chi. Theo dõi việc nhập, xuất hàng hoá, vật tư - Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện công tác kế toán và báo cáo quyết toán của các công ty thành viên và các đơn vị trực thuộc - Huy động các nguồn vốn đảm bảo duy trì hoạt động của Công ty - Theo dõi công nợ và phối hợp với các đơn vị như phòng Kinh doanh, phòng dự án, các văn phòng đại diện, các trung tâm trong việc thu hồi công nợ - Đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ thuế của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty 2.10. Bộ phận Kinh doanh Lãnh đạo bộ phận này là một Giám đốc Kinh doanh. Bộ phận kinh doanh được chia ra làm 3 phòng ban khác nhau để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tại 3 miền đất nước là: Phòng kinh doanh khu vực miền Bắc Phòng kinh doanh khu vực miền Trung Phòng kinh doanh khu vực miền Nam 2.10.1. Chức năng của Bộ phận Kinh doanh - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch hàng năm, theo sát yêu cầu nhiệm vụ của Công ty trong từng thời kỳ - Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của Công ty ở từng vùng miền, kịp thời phát hiện và báo cáo với Tổng Giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc ở từng miền và trong toàn Công ty - Tổ chức hướng dẫn và giúp các đơn vị thực hiện kế hoạch được giao. thường xuyên nắm chắc nguồn hàng và có kế hoạch phân phối, cung ứng cho các đơn vị kịp thời, chính xác - Trực tiếp tham gia một phần công tác sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của Ban Giám đốc Công ty trong những lúc cần thiết - Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế và trực tiếp theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hợp đồng đảm bảo chất lượng, kinh tế và hiệu quả 2.10.2 Nhiệm vụ của Bộ phận Kinh doanh - Làm hợp đồng mua bán, danh mục sản phẩm đảm bảo chính xác về mặt hàng, số lượng, mẫu mã và giá cả. Hàng năm theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho các đơn vị trực thuộc, các công ty thành viên - Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Công ty lựa chọn hàng hoá đảm bảo chất lượng, mẫu mã, giá cả hợp lý để đáp ứng kịp tiến độ theo hợp đồng kinh tế Công ty đã ký và phục vụ kịp thời nhu cầu của khách hàng - Chủ động xây dựng và phối hợp với các đơn vị thành viên trong Công ty khai thác và phát triển thị trường tại các vùng, miền 2.10. Bộ phận Hậu cần Do đặc điểm của Công ty lầ một doanh nghiệp hoạt đông chủ yếu trong lĩnh vực phân phối và kinh doanh các dịch vụ kho vận nên không thể thiếu các hoạt động liên quan dên dự trữ và luân, chuyển hàng hoá, cho thuê kho bãi. Để đảm nhiệm vai trò này Công ty đã thành lập bộ phận hậu cần. Bộ phận gồm 2 phòng ban: - Phòng quản lý dịch vụ kho - Phòng quản lý vận chuyển (Điêu vận) 2.11.1 Chức năng của bộ phận hậu cần - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, kế hoạch cho thuê kho bãi và các dịch vụ kho hàng năm theo yêu cầu của Công ty trong từng giai đoạn - Tổ chức hướng dẫn và giúp các đơn vị thực hiên kế hoạch được giao. Thường xuyên nắm chắc nguồn hàng và có kế hoạch phân phối, cung ứng hàng cho các đơn vị kịp thời ,chính xác. 2.11.2 Nhiệm vụ của bộ phận hậu cần. - Phân công và theo dõi đóng hàng đảm bảo đúng số lượng,chủng loại, chất lượng. Tổ chức đóng hàng, cung ứng, lắp đặt, hoàn thiện thủ tục thanh lý hợp đồng. Tổ chức kiểm kê hàng hoá định kỳ 6 tháng / lần, từ đó đề xuất phương án sản xuất kinh doanh và phương án xử lý hàng tồn định kỳ. thống kê số lượng hàng hoá nhập, xuất trong năm. - Hàng hoá xuất, nhập qua kho phải tuân thủ quy định của Công ty. Sắp xếp hàng trong kho khoa học dễ tìm, dễ thấy và đảm bảo an toàn. Khi phát hàng nhập hàng phải kiểm tra các chứng từ hợp pháp. Yêu cầu phát hàng kip thời đúng số lượng và giam sát việc ký xác nhận vào từng lô hàng đó. - Mở thẻ kho theo dõi nhập hàng, xuất hàng. Nhập xuất phải nhanh gọn , chính xác. Kiểm tra thường xuyên công tác an toàn kho mối, mọt , dột, ẩm ướt, hệ thống cửa luôn được đảm bảo độ an toàn. - Kiểm tra, lập báo cáo tình hình sử dụng kho bãi để có kế hoạch sử dụng và cho thuê một cách hợp lý 2.12. Bộ phận nhân sự 2.12.1 Chức năng của Bộ phận nhân sự. Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, BHXH, kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ... 2.12.2 Nhiệm vụ của Bộ phận nhân sự. - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc sắp xếp, tổ chức bộ máy Công ty - Xây dựng và điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, trung tâm cho phù hợpvà đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ được giao. - Xây dựng định mức lao động quy trình công nghệ phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị - Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, tìm nguồn bổ sung, thay thế, sắp xếp và bố trí quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên chức trong toàn Công ty - Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong công tác đề bạt cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và khả năng của từng người, quản lý và bổ sung hồ sơ , lý lịch cán bộ công nhân viên chức - Tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng đơn giá tiền lương, định mức lao động, xây dựng phương án phân bổ quỹ tiền lương, quỹ khen thưởng và theo dõi việc thực hiện quỹ tiền lương toàn Công ty - Tham gia Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Công ty, phối kết hợp với các phòng ban và các đơn vị trực thuộc trong Công ty, các tổ chức Công đoàn để xây dựng quy chế trả lương, xét thưởng, kỷ luật và các chế độ khác cho phù hợp và đúng pháp luật 2.13 Bộ phận Sản xuất 2.13.1. Chức năng bộ phận Sản xuất - Là bộ phận trực tiếp sản xuất các sản phẩm, mặt hàng nằm trong danh mục sản phẩm mà Công ty và các đơn vị thành viên đã đăng ký hoạt động - Tổ chức hướng dẫn các đơn vị hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình 2.13.2. Nhiệm vụ của bộ phận Sản xuất - Tổ chức thực hiện các hợp dồng kinh tế mà Công ty đã ký kết - Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch sản xuất hàng năm, xây dựng tiêu chuẩn chất lượng, xây dựng định mức vật tư tính giá thành cho mỗi sản phẩm cung ứng - Tư vấn, thiết kế xây dựng danh mục sản xuất - Xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, nhiên liệu, vật tư, nhân công cho các đơn vị sản phẩm để quản lý chặt chẽ giá thành sản phẩm MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Phòng tài chính Phòng kế toán Phòng quản lý công nợ Phòng quản lý dịch vụ kho Phòng kinh doanh khu vực miền bắc Phòng kinh doanh khu vực miền trung Phòng kinh doanh khu vực miền nam Phòng quản lý vận chuyển (Điều vận) Phòng Tuyển dụng Phòng đào tạo Huấn luyện Phòng Tổ chức quản lý HĐLĐ và hành chính Phòng liên doanh sản xuất Phòng quản lý sản xuất Phú Thái ( Tự SX) Phòng OEM Các trung tâm phân phối (OC), các chi nhánh(Branch) hoặc các công ty thành viên( MC) Ban Giám Đốc Phòng hành chính- ISO Phòng xuất nhập khẩu Phòng pháp chế Phòng NTCC- CRM Công đoàn Phú Thái Phòng dự án Phòng thương hiệu -PR Hội LHTN Phú Thái Giám Đốc Tài Chính Giám Đốc Sản Xuất Giám Đốc Nhân Sự Giám Đốc Hậu Cần Giám Đốc Kinh doanh HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT Cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến - chức năng. Mô hình này đã giúp Công ty đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động kinh doanh của mình Ưu điểm của mô hinh này: Mang lại hiêụ quả cao với các nghiệp vụ tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày, phát huy được ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề. Các hoạt động tác nghiệp được sử dụng một cách thành thạo sẽ giúp Công ty tiết kiệm đựơc chi phí đào tạo nguồn nhân lực do các hoạt động tác nghiệp ít thay đổi người lao động dễ nắm bắt được công việc và hạn chế được những sai sót Giữ được sức mạnh của các chức năng chủ yếu, điều này giúp Công ty dễ dàng tập trung được sức mạnh cho các hoạt động phân phối sản phẩm và mở rộng thị trường – lĩnh vực hoạt động chính của Phú Thái San bớt gánh nặng cho người lãnh đạo cấp cao, giúp những người lãnh đạo Công ty có thể tập trung trí tuệ và thời gian cho những vấn đề quan trọng của Công ty mà không cần lo lắng về cá nghiệp vụ đơn giản do đã có bộ phận chuyên môn đảm trách Mô hình này tạo điều kiện cho Công ty trong hoạt động đào tạo các cán bộ chuyên môn, do từ khi làm việc trong Công ty họ đã làm việc trong bộ phận đó nên dễ dàng nắm bắt được công việc và không phải mất thời gian làm quen với hoạt động của Công ty Mặt khác, mô hình này cũng giúp Công ty khai thác được ưu điểm của các cán bộ cấp dưới do khi có vấn đề về chuyên môn các cán bộ lãnh đạo cấp cao phải tham khảo ý kiến của cán bộ cấp dưới phụ trách vấn đề đó. Vì vậy, người cán bộ chuyên môn cảm thấy vai trò của họ trong hoạt động của Công ty là rất quan trọng, tạo động lực c