Báo cáo thực tập tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và Nông sản

Lời nói đầu Năm 2003 nền kinh tế nước ta có nhiều thay đổi và sự phục hồi kinh tế thế giới đặc biệt là nền kinh tế Mỹ và Nhật Bản. Nền kinh tế nước ta có thay đổi đầu tiên là việc chính phủ giảm thuế nhập khẩu theo hiệp định với các nước ASEAN. Tiếp đó dịch SARS đã làm cho kinh tế nước ta phần nào bị chậm lại. Song hai quý cuối năm nhờ sự nỗ lực của cả nước kinh tế nước ta cả năm vẫn giữ vững được: Tốc độ tăng trưởng kinh tế trên 7,1% xuất khẩu hàng hoá đạt 19.5 tỷ USD hơn so với năm trước và nhập khẩu đạt 23,1 tỷ USD. Tuy có tăng song không đáng kể. Đối với thị trường phân bón nông nghiệp luôn có biến động, giá phân bón trong nước luôn tăng do ảnh hưởng từ giá phân bón của thị trường thế giới. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản là doanh nghiệp chuyên nhập khẩu các loại phân bón từ các nước như Trung Quốc, Indonexia, ảrậpxeut, Nga và một số nước khác. Để cung cấp ở thị trường các tỉnh phía Bắc nước ta. Trước năm 1999 công ty thuộc quyền sở hữu của Nhà nước. Nhưng do tình trạng cạnh tranh của các doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp tư nhân được phép xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp, cũng như để chủ động nguồn vốn kinh doanh công ty đã được chính phủ cho phép cổ phần từ năm 1999. Với tên thành lập: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản. Ngành nghề kinh doanh vật tư nông nghiệp như các loại phân bón hoá học, nông sản, thiết bị, máy móc nông nghiệp và một số lĩnh vực khác... Để viết bài tốt nghiệp em đã được công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và Nông sản cho phép thực tập tại phòng kế toán tài vụ công ty. Được sự giúp đỡ tận tình của các cô, các chú cán bộ công ty và nhất là Cô Yên kế toán trưởng, em đã hoàn thành thời gian thực tập. Trong thời gian thực tập tại công ty và em được biết về sự hình thành và phát triển công ty, về hoạt động kinh doanh, các nguyên tắc kế toán, và một số nghiệp vụ kế toán qua đó làm tập hợp bài viết báo cáo thực tập, cũng như viết bài tốt nghiệp. Nội dung báo cáo thực tập Phần I: Khái quát chung quá trình thành lập và phát triển của Công ty CP XNK vật tư nông nghiệp và nông sản . A. Tóm lược về sự hình thành và phát triển. 1. Các thời kỳ thành lập và phát triển hiện nay. Cơ cấu tổ chức công ty hiện nay. 2. Ngành nghề Kinh doanh và kết cấu lao động. a. Ngành nghề kinh doanh. b. Kết cấu lao động. B. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty. 1. Cơ cấu phòng kế toán. 2. Tình hình tổ chức kế toán. a. Hình thức kế toán. b. Hệ thống tài khoản sử dụng. Phần II. Hoạt động kế toán tiêu thụ và xác định doanh thu tiêu thụ. A. Hoạt động kế toán tiêu thụ. 1. Kế toán bán hàng. 2. Kế toán giá vốn hàng hoá. 3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 4. Kế toán công nợ và các khoản giảm trừ. B. Xác định doanh thu tiêu thụ. I. Vài nét tóm lược về công ty Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. 1. Các giai đoạn hình thành công ty. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản tiền thân là trạm vật tư Nông nghiệp thuộc tổng Công ty Vật tư nông nghiệp Hà Nội. Năm 1986 Trạm Vật tư Nông nghiệp I Hà Nội được đổi thành Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp I Hà Nội. Thời kỳ này xí nghiệp chủ yếu kinh doanh các mặt hàng nông nghiệp và nông sản như phân bón hoá học các loaị (phân đạm, phân lân, phân kali) và các mặt hàng nông sản như gạo, ngô). Trước sự chuyển đổi nhanh của nền kinh tế thị trường, xí nghiệp đổi tên thành Công ty vật tư nông nghiệp cấp I Hà Nội theo quyết định số 99/NN-TCCB/BQ ngày 28/01/1993 của Bộ Nông nghiệp - Công nghiệp thực phẩm, để phù hợp với ngành nghề kinh doanh. Trong thời kỳ này công ty cũng như các doanh nghiệp thương mại nhà nước khác gặp rất nhiều khó khăn do chưa kịp và thích nghi với cơ chế thị trường một phần do các đối thủ tham gia kinh doanh lĩnh vực vật tư nông nghiệp trên thị trường nội địa ngày một nhiều và công ty lại chưa chủ động được nguồn vốn bởi nguồn vốn do Nhà nước cấp. Năm 1999 Đảng và Nhà nước có chủ trương đổi mới các doanh nghiệp Nhà nước để đáp ứng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Công ty đã thực hiện chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản theo Quyết định số 156/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 11/11/1999. Tên tiếng Anh: Agri Cultural Materials and product import - export Joint stock Company. Viết tắt AMPIE... jS Co. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy. Mỗi một tổ chức xã hội hay doanh nghiệp để vận hành được đòi hỏi phải có một cơ cấu tổ chức (Bộ khung) và những quy định, điều lệ, phương hướng hoạt động để tạo thành cơ chế vận hành phù hợp. Mô hình tổ chức quản lý của công ty được thực hiện theo nguyên tắc quản lý trực tuyến. Mọi vấn đề đều thông qua giám đốc quyết định và hai phó giám đốc trợ giúp. Các phòng ban được chuyên môn hoá, các trạm đặt lại các địa phương trực tiếp nhận quyết định từ giám đốc. Cụ thể: - Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Giám đốc. - Phó giám đốc. - Phó giám đốc phụ trách đời sống. - Kế toán trưởng (KTT) phụ trách phòng kế toán tài vụ. - Phòng kế hoạch kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính. - Trạm vật tư Hải Phòng - Trạm vật tư Thanh Hoá. - Trạm vật tư khu vực phía nam. - Tổ an ninh bảo vệ Công ty. Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Phó giám đốc đời sống Phó Giám đốc Kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Trạm vật tư Hải Phòng Trạm Vật tư Thanh Hoá Phòng Kế hoạch kinh doanh KTT Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Tổ an ninh, bảo vệ Công ty Cửa hàng Đồng Văn Cửa hàng Văn Điển Cửa hàng Ba La Cửa hàng Cao Lộ + Chủ tịch Hội đồng Quản trị (HĐQT) kiêm Giám đốc: là đại diện pháp nhân của công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất Công ty. + Phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty như đời sống, xây dựng cơ bản của công ty hoặc tham mưu cho giám đốc về kinh doanh. + Phòng kế toán tài vụ, là nơi tập trung sổ sách chứng từ liên quan đến thu chi trong công ty. Còn là bộ phận tham mưu cho giám đốc về giá bán hàng hoá sao cho có lãi. + Phòng tổ chức hành chính: Là bộ mặt đại diện cho công ty tiếp nhận các văn bản, và khách hàng cũng như chính sách của Nhà nước. + Phòng Kế hoạch kinh doanh: Là bộ điều hành kinh doanh tại các cửa hàng và là nơi tham mưu cho giám đốc trong việc nhập khẩu, cung ứng, hàng hoá tại công ty hoặc tại các địa điểm công ty có. + Trạm vật tư tại các địa bàn: Là nơi tiếp nhận hàng hoá của công ty để bán và là nơi tập trung mua hàng hoá nông sản cho công ty. + Các cửa hàng là bán lẻ hàng hoá cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu. II. Ngành nghề kinh doanh và kết cấu lao động của công ty. 1. Ngành nghề kinh doanh. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản từ khi cổ phần công ty đã đăng ký thêm một số ngành nghề, hiện nay danh mục ngành nghề kinh doanh bao gồm. - Ngành sản xuất bao bì. - Ngành vật tư nông nghiệp (phân bón hoá học) và nông sản - Ngành vật liệu xây dựng. - Cho thuê kho tàng, bến bãi. - Cung ứng các loại thiết bị, máy móc nông nghiệp. 2. Kết cấu lao động. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản có đội ngũ 8 cán bộ nhân viên với 40% có trình độ đại học và trên đại học. Số cán bộ nhân viên còn lại đều có trình độ cao đẳng. Trong đó 2/3 là nam giới nên việc luân chuyển công tác ở các địa bàn rất thuận lợi đây chính là lợi thế của công ty. Do đội ngũ cán bộ công nhân viên hợp lý và giá hàng hoá vật tư phân bón nhập khẩu được tính toán nên doanh thu tăng. Nên mức lương bình quân của cán bộ công nhân viên hàng năm tăng đều. Cụ thể. Năm 2001 mức lương bình quân mỗi nhân viên: 1.100.000đ Năm 2002 mức lương bình quân mỗi nhân viên: 1.200.000đ Năm 2003 mức lương bình quân mỗi nhân viên: 1.400.000đ Điều này đã khẳng định phần nào những cố gắng của công ty trong hoạt động kinh doanh. B. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản. I. Cơ cấu phòng kế toán công ty: Phòng kế toán là nơi tập trung tính toán sổ sách chứng từ liên quan tới mọi hoạt động thu chi của công ty. Tuy nhiên, công việc trong phòng cũng được phân các bộ phận. - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm báo cáo các hoạt động thu chi từng tháng, quý, năm trước giám đốc. - Kế toán chứng từ ghi sổ: có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ thu, chi, hoá đơn xuất nhập hàng hoá. - Kế toán kho: Có trách nhiệm tập hợp số liệu liên quan đến hàng hoá ở các kho tại các trạm còn, hết vào sổ theo dõi. - Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ trích lương, trả lương cho cán bộ nhân viên công ty. - Kế toán thủ quỹ: Có trách nhiệm xuất, nhập tiền mặt tại quỹ của công ty. - Kế toán máy: Có nhiệm vụ lập các kế hoạch tiền, chứng từ, sổ sách cần tiền để thay thế dần cách tính toán thủ công. - Kế toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi các khoản tiền do khách hàng trả cũng như rút tiền về quỹ và tập trung tiền chuyển đổi thành ngoại tệ để nhập hàng. - Kế toán chi phí, tính giá thành: Có trách nhiệm tính giá thành bởi vật tư phân bón hoá học công ty chủ yếu nhập khẩu do giá loại vật tư này thị trường thế giới luôn biến động trên việc công ty cần phải tính toán sao cho hợp lý. II. Tình hình tổ chức công tác kế toán. 1. Hình thức kế toán. Công ty áp dụng hình thức chứng ghi sổ, tập hợp các chứng từ ở các cửa hàng và các trạm lại với việc ghi sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sổ sách kế toán. + Chứng từ ghi sổ. + Sổ kế toán chi tiết. + Sổ cái. + Bảng cân đối tài khoản. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu - Hình thức tổ chức công tác kế toán + Niên độ kế toán: Từ 01/01 - 31/12 + Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng tiền Việt Nam. - Phương pháp kế toán TSCĐ + Nguyên tắc đánh giá theo nguyên tắc giá của TSCĐ và khấu hao tuyến tính. + Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp đặc biệt (khấu hao đều). - Phương pháp kế toán hàng tồn kho. + Nguyên tắc đánh giá: Giá vốn (xuất nhập theo giá hoá đơn) + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Thuế đóng Ngân sách: + Thuế GTGT áp dụng 5% đối với phân bón các loại + Thuế thu nhập doanh nghiệp 16% do trong thời kỳ chuyển đổi được Nhà nước ưu đãi. 2. Hệ thống tài khoản sử dụng của công ty. 111 tiền mặt tại công ty; 112 tiền giửi Ngân hàng; 113 tiền đang chuyển; 131 phải thu của khách hàng; 133 thuế GTGT được khấu trừ; 138 nguyên liệu, vật liệu, 153 công cụ dụng cụ, 156 hàng hoá; 157 hàng gửi đi bán; 159 dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 211 tài sản cố định hữu hình; 214 hao mòn TSCĐ; 221 đầu tư chứng khoán dài hạn; 241 xây dựng cơ bản dở dang; 311 vay ngắn hạn; 331 phải trả cho người bán; 333 thuế các khoản 338 phải trả phải nộp khác 441 nguồn vốn kinh doanh; 412 chênh lệch đánh giá lại TS phúc lợi; 511 doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ; 532 giảm giá hàng bán; 632 giá vốn hàng bán; 641 chi phí bán hàng; 642 chi phí quản lý doanh nghiệp; 711 thu nhập khác; 811 chi phí khác; 911 xác định kết quả kinh doanh. Phần II : Tình hình tổ chức kế toán tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ. 1. Kế toán tiêu thụ Tại công ty hàng hoá đầu vào theo hai nguồn chủ yếu: Nhập khẩu và thu mua trong nước. Hàng hoá bán ra được thực hiện dưới hình thức bán buôn, và bán lẻ. - Đối với hàng nhập khẩu chủ yếu phân bón hoá học trong nước chưa sản xuất được. Công ty tổ chức bán theo phương thức bán trực tiếp. Với phương thức này, mỗi khi lập hoá đơn bán hàng thì đồng thời kế toán xác định doanh thu ngay. Cụ thể công ty bán dưới hai loại. + Bán trực tiếp tại cảng giao tay ba không qua kho: Số lượng phân bón hoá học được bạn hàng nhận mua trước như (đạm UREA, phân NPK, Kali Clorua ...) với khối lượng lớn. Bên mua ký nhận vào hoá đơn bán hàng khi giao hàng được coi là bán. Trong hình thức bán này công ty và bạn hàng thoả thuận phương thức thanh toán trả chậm: TK nợ 131 Có TK 156 Có TK 511. + Bán trực tiếp: Để duy trì thị phần tại các địa phương công ty luôn nhập một lượng hàng cần thiết để bán cho các người tiêu dùng thông qua các cửa hàng và các trạm của mình: Nợ TK 111 Có TK 156 - Đối với mặt hàng thu mua được trong nước công ty tập trung bán trực tiếp kho các công ty khác trong nước. Mặt hàng chủ yếu là nông sản (gạo, ngô). Số lượng không lớn. Nợ TK 156.1 Có TK 111, 331. Ngoài ra công ty cũng thực hiện trao đổi hàng hoá, từ phân bón đổi nông sản theo giá thị trường chủ yếu đối với một số khách hàng là các nông trường ở khu vực tây bắc. 2. Kế toán giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của hàng hoá xuất bán bao gồm trị giá mua thực tế và các chi phí mua. Tại công ty kế toán sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng hoá. Theo phương pháp này, hàng hoá xuất bán thuộc lô hàng nào thì lấy đúng giá nhập kho của lô hàng để tính trị giá vốn. Trị giá vốn hàng hoá bán ra = Trị giá mua hàng hoá + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu TK 632 Giá vốn hàng hoá 156 hàng hoá 151 hàng mua đi đường 413 chênh lệch tỷ giá Công ty tính giá thành thự tế của hàng hoá theo từng lô hàng bởi hàng vật tư nông nghiệp phụ thuộc giá thế giới chào bán. 3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí Quản lý doanh nghiệp. 3.1 Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng phát sinh trong tháng gồm các khoản chi phí như chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi tiếp khách, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài. Các khoản chi này được tập hợp phản ánh trên TK 641, TK này được mở chi tiết thành 5 tiểu khoản cấp hai. + TK 6411 Chi phí nhân viên + TK 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + TK 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6417 chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6418 Chi phí bằng tiền khác Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ như bảng phân bổ lương, phiếu chi tiền mặt... Trình tự hạch toán, tập hợp chứng từ vào TK 641 tổng hợp để xác định doanh thu TK 911. 3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các tài khoản chi phí phục vụ công tác quản lý: chi nhân viên quản lý, chi đồ dùng văn phòng, chi công tác phí, chi điện, nước... Các khoản chi phí này được tập hợp phản anh trên TK 642, TK này được mở chi tiết thành. + 6421 chi phí nhân viên quản lý. + TK 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424 chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425 Thuế, phí và lệ phí (môn bài, cầu phà) + TK 6425 chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6428 chi phí bằng tiền khác. Trình tự hạch toán: căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp theo dõi trên sổ chi tiết TK 642 và tổng hợp số liệu để xác định doanh thu. 4. Kế toán công nợ và các khoản giảm trừ. 4.1 Kế toán công nợ phải thu. Công ty sử dụng tài khoản 131 phải thu của khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng. Do công ty áp dụng hình thức trong một thời gian nhất định khi xuất hàng ra khỏi kho đối với những khách hàng tín nhiệm của công ty. Trình tự hạch toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng phiếu thu phản ánh só liệu vào sổ chi tiết công nợ TK 131. 4.2 Kế toán các khoản giảm trừ. Các khoản giảm trừ doanh thu ở công ty gồm có giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại TK 532, 521 căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản chấp thuận giảm giá hàng bán kế toán tính tổng số tiền giảm giá. Ngoài ra số tiền thuế VAT phải trả cho khách hàng được theo dõi trên sổ chi tiết công nợ TK 131. 5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng đánh giá kết quả doanh thu, tổng hợp kiểm kê số liệu, hàng hoá, kế toán tiến hành xác định doanh thu thuần sau khi đã trừ các khoản chi phí như bán hàng, quản lý doanh nghiệp, thuế TNDN.... Kế toán lập bảng kê nháp theo các khoản thu chi: cơ sở số liệu ghi TK: Nợ 632 Có 156 Có 511 Nợ 111, 131, 331 Nợ 911 Có 641, 642, 532, 521, 711, 811... Từ các tháng quý trong niên độ kế toán. Kế toán tập hợp chứng từ số liệu để lập các báo cáo vào cuối niên độ 31/12 của năm.