Báo cáo Thực tập tại công ty dịch vụ thương mại số 1

.Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ công ty sử dụng là: Hợp đồng kinh tế; hoá đơn GTGT; các loại thẻ như thẻ kho, thẻ TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ, phiếu kế toán, phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán; phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê bán lẻ; Tờ khai thuế giá trị gia tăng … 3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 và sửa đổi, bổ xung theo TT số 89/2002/TT- BTC ngày09/10/2002 của BTC. Hướng chi tiết tài khoản công ty áp dụng là: - Tài khoản các loại tiền: Ngoài tài khoản tiền mặt, Tài khoản TGNH công ty chi tiết theo các Ngân hàng và ngoại tệ gửi tại các Ngân hàng - Tài khoản công nợ khách hàng công ty: Công ty chi tiết theo hướng khách hàng của công ty( phòng NV1 và NV2), khách hàng của phòng NV3, khách hàng phòng NV4, khách hàng của quầy lẻ, công nợ khoán xe, dịch vụ nhà nghỉ. - Tài khoản thuế GTGT: Công ty chi tiết theo hướng thuế GTGT được khấu trừ và thuế GTGT phải nộp cho các kho Công ty, kho cửa hàng 3 (Trung tâm Dệt may 3), cửa hàng 12 Bờ hồ, hàng nhập khẩu - Tài khoản chi phí sản xuất dở dang và thành phẩm: Công ty chi tiết theo chi phí sản xuất dở dang của công ty (TK1541), của CH3 ( cửa hàng 3) (TK1543), của xưởng chỉ (154C) - Tài khoản hàng hoá: + Tài khoản Giá mua hàng hoá: Chi tiết theo hàng hoá của công ty, của CH3 (cửa hàng 3), CH4 (phòng phụ liệu), hàng hoá của quầy lẻ Bình, cửa hàng 12 Bờ hồ + Tài khoản Chi phí thu mua hàng hoá - Tài khoản vay ngắn hạn: +Tài khoản Vay ngắn hạn VNĐ: Chi tiết tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, tại Công ty tài chính dệt may, của CBCNV +Tài khoản Vay ngắn hạn USD : Chi tiết tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và phát triển - Tài khoản doanh thu, giá vốn : Công ty chi tiết theo doanh thu bán hàng và giá vốn của công ty, của CH3, của CH4 (phòng phụ liệu), của quầy lẻ Bình, cửa hàng 12 Bờ hồ, của xưởng chỉ, doanh thu tiền hoa hồng. 4 Sổ kế toán Hình thức sổ kế toán áp dụng: sử dụng phần mềm kế toán của công ty FAST theo hình thức Nhật ký chung + Các loại sổ chi tiết công ty sử dụng: Vì sử dụng hệ thống kế toán máy nên các sổ chi tiết của các tài khoản được lưu trữ trong máy. Đến cuối năm công ty in ra tất cả sổ Cái của các tài khoản tổng hợp coi đó là sổ chi tiết theo dõi cho từng năm. Ngoài ra, công ty sử dụng một số sổ chi tiết để theo dõi ngoài như : Sổ chi tiết TK 1311, TK3311, TK154, TK3331 + Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức NKC Sơ đồ 3 : TRÌNH TỰ GHI SỔ TRÊN MÁY VI TÍNH Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung Các báo cáo kế toán Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần đơn giản, từ những chứng từ ban đầu, tuỳ theo từng công việc của mỗi kế toán, sẽ nhập dữ liệu vào máy theo từng phần hành theo từng ngày phát sinh các nghiệp vụ. Máy sẽ tự động xử lý theo chương trình. Hàng ngày, cuối tháng, cuối quý kế toán in ra các sổ tổng hợp, Sổ Cái, Báo cáo kế toán phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị + Báo cáo tài chính Kỳ lập báo cáo: Theo quý Các báo cáo được lập: Bảng Cân đối kế toán Báo cáo kết quả SX – KD (phần 1) Báo cáo thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (phần 2) Thuế GTGT được khấu trừ (phần 3) Thuyết minh báo cáo tài chính Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh III. ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH KẾ TOÁN CỦA CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 1 Kế toán TSCĐ 1.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ µ Chứng từ sử dụng Hoá đơn GTGT (hoá đơn mua TSCĐ) Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ - Quyết định thanh lý TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ theo mẫu 03-TSCĐ ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ TC - Bảng tính khấu hao TSCĐ Phiếu kế toán µ Quy trình luân chuyển chứng từ *Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ tai Công ty Sơ đồ 4 : QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TSCĐ TẠI CÔNG TY Nghiệp vụ mua TSCĐ Giám đốc Công ty Quyết định mua TSCĐ -Lập biên bản giao nhận -Giao nhận TSCĐ P.TCHC & P. Kế toán và bên bán Kế toán TSCĐ -Lập thẻ TSCĐ -Nhập số liệu vào máy lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp TSCĐ -Lưu Lưu và bảo quản (1) (2) (3) (1) (2) ) Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh , TSCĐ của công ty thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán phải theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động. (1): Giám đốc công ty dựa trên tình hình về TSCĐ của công ty do nhu cầu về sản xuất kinh doanh quyết định mua TSCĐ. (2): Công ty nhận được HĐ mua TSCĐ (HĐ GTGT hoặc HĐ bán hàng). Hội đồng giao nhận TSCĐ của công ty gồm có phòng TCHC và phòng Kế toán, hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện của đơn vị giao TSCĐ lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ bao gồm Máy móc thiết bị và dụng cụ quản lý, sau đó sao cho mỗi bên lưu giữ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các HĐ GTGT, giấy vận chuyển bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại hồ sơ đó để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. (3): Kế toán TSCĐ sẽ lập thẻ TSCĐ và cập nhật thông tin về TSCĐ vào phần hệ “Kế toán TSCĐ” sau đó vào phần “Khai báo thông tin về tài sản” ở phần mềm FAST, dựa trên đó làm cơ sở để lên sổ Cái và sổ tổng hợp TSCĐ và lưu, bảo quản thông tin về TSCĐ trên máy. Số liệu về tài sản cố định được lưu theo năm. Vì vậy mỗi khi sang một năm làm việc mới phải thực hiên việc kết chuyển danh mục TSCĐ sang năm làm việc mới, kế toán TSCĐ Vào phần “Chuyển số liệu cuối năm về tài sản sang năm làm việc mới” Khai báo thông tin về tài sản Các thông tin chính về tài sản được Fast Accounting quản lý bao gồm: Mã tài sản (số thẻ), tên tài sản, Đơn vị tính, phân loại nhóm tài sản, Nước sản xuất, năm sản xuất, Lý do tăng tài sản, Ngày tăng tài sản, Bộ phận sử dụng, Nguyên giá(theo nguồn vốn khấu hao), Giá trị đã khấu hao, Giá trị còn lại, Ngày ghi nhận giá trị còn lại, Ngày bắt đầu tính khấu hao, tài sản có/không tính khấu hao, Tài khoản TSCĐ (TK 211), tài khoản hao mòn TSCĐ (TK 214), Tài khoản chi phí ( TK 642), Số tháng khấu hao, Tỷ lệ khấu hao tháng, giá trị tính khấu hao. *Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ tại Công ty Sơ đồ 5 : QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TSCĐ TẠI CÔNG TY Nghiệp vụ thanh lý TSCĐ Giám đốc công ty Quyết định thanh lý TSCĐ Lập biên bản thanh lý TSCĐ Ký biên bản thanh lý TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy Lưu Ban thanh lý TSCĐ (P.TCHC và P.Kế toán) Giám đốc và kế toán trưởng Kế toán TSCĐ (1) (2) (3) (4) (4) (1): Giám đốc công ty căn cứ vào thủ tục mà kế toán TSCĐ xác định là TSCĐ không dùng được, ra quyết định thanh lý TSCĐ. (2): Dựa trên quyết định của giám đốc, ban thanh lý TSCĐ bao gồm P.TCHC và P. Kế toán lập biên bản thanh lý TSCĐ. (3): Giám đốc và kế toán trưởng ký biên bản thanh lý TSCĐ. (4): Kế toán TSCĐ dựa vào biên bản thanh lý TSCĐ làm căn cứ để nhập nghiệp vụ thanh lý TSCĐ vào máy ở “Phân hệ Kế toán TSCĐ” và vào phần” Khai báo giảm tài sản”. Sau đó lưu số liệu 1.2 Kế toán khấu hao TSCĐ µ Một số quy định về khấu hao TSCĐ theo quyết định 166/BTC ngày 31/12/1999 - Tính theo nguyên tắc tròn tháng : TSCĐ tăng trong tháng này, tháng sau mới tính khấu hao. - TSCĐ sử dụng trong kinh doanh phải khấu hao phân bổ vào chi phí theo nơi sử dụng - Những TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn còn sử dụng không được tính khấu hao µ Tính khấu hao và điều chỉnh khấu hao = = x = + - Mỗi tháng công ty sẽ thực hiện việc tính khấu hao một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên cách số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng” Fast Accounting cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng Lưu ý: Chương trình cho phép sửa đổi giá trị khấu hao hàng tháng. µ Hạch toán KHTSCĐ * Định kỳ hàng tháng công ty trích khấu hao TSCĐ vào chi phí SX-KD đồng thời phản ánh hao mòn TSCĐ Nợ TK 6424 Có TK 214 (2141) * Đồng thời phản ánh tăng vốn khấu hao cơ bản Nợ TK 009 1.3 Tài khoản sử dụng TK 211 TSCĐ hữu hình TK 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2412 XDCB dở dang TK 009 Nguồn vốn khấu hao TK 214 1.4 Phương pháp hạch toán tăng, giảm TSCĐ Sơ đồ 6 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TĂNG GIẢM TSCĐ TK 1111 TK 211 TK 811 TK133110 TK 411 TK 412 TK 6418 TK 711 (5) (1) (4) (2) (3) : Mua sắm, lắp đặt thiết bị : Nhận TSCĐ của cấp trên : Kết chuyển chênh lệch đánh giá TSCĐ : Thanh lý TSCĐ : Phản ánh số tiền thu về thanh lý TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ Sơ đồ 7: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN TSCĐ Công ty áp dụng phần mềm kế toán FAST theo hình thức NKC đối với TSCĐ Hoá đơn GTGT, Biên bản giao nhận TS, Quyết định thanh lý TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, thẻ TSCĐ Phân hệ kế toán TSCĐ\ Danh mục TSCĐ Kế toán Tổng hợp\ Báo cáo theo hình thức NKC Kế toán TSCĐ\ Báo cáo TSCĐ Sổ tổng hợp TK 211,214 Sổ cái TK 211,214 Bảng tính khấu hao TSCĐ Báo cáo tăng giảm TSCĐ Báo cáo tổng hợp TSCĐ 2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1 Quỹ tiền lương µ Quỹ tiền lương của công ty là toàn bộ tiền lương mà công ty trả cho CBCNV. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm: -Lương kỳ 1 (Lương ăn trưa) -Lương cơ bản -Lương doanh số (Công ty chỉ chi khi quỹ lương vẫn còn hoặc công ty có lãi -Phụ cấp thu nhập µ Nguồn quỹ lương Theo quy định của tổng công ty dệt may quỹ lương của công ty được trích 1,3% tổng doanh số 2.2 Các hình thức trả lương của công ty Việc tính và trả tiền lương có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, Công ty Thương mại dịch vụ số 1 áp dụng hai hình thức : tiền lương theo thời gian và tiền lương vụ việc 2.2.1 Tiền lương theo thời gian Công ty áp dụng đối với CBCNV ở các phòng Giám đốc, kế toán, Tổ chức hành chính, phòng Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2,3,4, Trung tâm dệt may 3, cửa hàng số1, cửa hàng 12 Bờ hồ, nhà nghỉ Hoa lan. Hình thức trả lương này căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của CBCNV. Hàng tháng công ty thực hiện việc chia lương thành 3 kỳ Kỳ I : Lương kỳ I (Lương ăn trưa) được chi vào mồng 5 hàng tháng Căn cứ vào số ngày công thực tế của người lao động ở Bảng chấm công Định mức 1 ngày công : 10.000đ/1c LƯƠNG ĂN TRƯA = SỐ NGÀY CÔNG CỦA 1 CBCNV X 10.000Đ Kỳ II Lương cơ bản (Được chi vào 20 hàng tháng) Căn cứ vào hệ số lương cơ bản của mỗi người lao động ( phụ thuộc cấp bậc, chức vụ, trình độ ). Cụ thể ở công ty hệ số lương cơ bản cao nhất là Giám đốc 5,72 Căn cứ vào mức lương tối thiểu hiện nay là 290.000 trên cơ sở quyết định lên lương LƯƠNG CƠ BẢN = ( HSLCB + HSPC (NẾU CÓ)) X 290.000 Kỳ III Lương doanh số ( Được chi hàng quý) Công ty chỉ thực hiện chi lương doanh số khi quỹ lương vẫn còn hoặc công ty trong quý có lãi = =x Hệ số thưởng của mỗi CBCNV phụ thuộc vào cấp bậc, chức vụ, trình độ công việc đương nhiệm Tổng hệ số lương doanh số công ty lấy một phần hoặc toàn bộ số tiền từ quỹ lương còn lại sau khi đã chi lương ăn trưa và lương cơ bản 2.2.2 Tiền lương vụ việc Tiền lương vụ việc áp dụng cho những người lao động ngoài hợp đồng Những người lái xe trong công ty thường áp dụng hình thức trả lương này. 2.3 Hạch toán chi tiết tiền lương 2.3.1 Hạch toán về số lượng lao động Để quản lý lao động về mặt số lượng, công ty sử dụng các chứng từ như Hợp đồng lao động (ngắn hạn, dài hạn, vụ việc ) của từng CBCNV trong công ty Quyết định tiếp nhận công tác Quyết định thuyên chuyển công tác 2.3.2 Hạch toán về thời gian lao động Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, công ty đã tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động qua các chứng từ như : Bảng chấm công : Được lập cho từng phòng ban trong công ty trong đó theo dõi số ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do một người trong từng phòng theo dõi sau đó cuối tháng sẽ đưa cho người phụ trách phòng ký duyệt Danh sách bồi dưỡng làm thêm thứ 7 Đơn xin nghỉ phép Giấy nghỉ ốm + nghỉ thai sản do bệnh viện liên quan cấp 2.3.3 Hạch toán kết quả lao động Mỗi phòng ban trong công ty mỗi tháng họp đánh giá chất lượng người lao động trong phòng. Sau đó công ty tổ chức cuộc họp giữa các trưởng phòng và ban giám đốc để thống nhất chất lượng người lao động trong mỗi phòng. 2.4 Hạch toán tổng hợp tiền lương 2.4.1 Tài khoản sử dụng TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý DN TK 6411 Chi phí nhân viên bán hàng TK 334 Phải trả công nhân viên TK 4314 Trích 10 % quỹ lương 2.4.2 Trình tự hạch toán Sơ đồ 8 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG tại công ty Thương mại dịch vụ số 1 TK111 TK 334 TK6421 (1) (5) TK3383 TK 1388 (2) (6) TK 3384 (3) TK 4314 (4) - Chi tiền lương kỳ I Thanh toán tiền bồi dưỡng làm thêm Chi lương cơ bản Thanh toán lương vụ việc Chi lương doanh số Khấu trừ vào lương BHXH 5% Khấu trừ vào lương BHYT 1% Trích 10% quỹ lương để chi khen thưởng, phúc lời Trích lương quý hàng quý Kết chuyển không thu được BHXH người lao động nghỉ tự do 2.5 Kế toán các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 2.5.1 Nguồn hình thành và phạm vi sử dụng Ì Quỹ BHXH Nguồn hình thành Quỹ BHXH được hình thành bằng +Tính thêm vào chi phí theo tỷ lệ nhất định (15%) trên tổng số tiền lương phải trả hàng tháng +Trừ vào lương của người lao động theo tỉ lệ nhất định (2%) trên tổng số lương phải trả hàng tháng = x Phạm vi sử dụng Nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng, dùng khoản tiền này trả trợ cấp bảo hiểm XH khi CBCNV nghỉ hưu, thai sản, tai nạn lao động Ì Quỹ BHYT Nguồn hình thành Quỹ BHYT được hình thành bằng +Tính thêm vào chi phí theo tỷ lệ nhất định (2%) trên tổng số tiền lương phải trả hàng tháng +Trừ vào lương của người lao động theo tỉ lệ nhất định (1%) trên tổng số lương phải trả hàng tháng = x - Nộp hết 3% cho cơ quan BHYT - Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh cho CBCNV trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Ì KPCĐ Nguồn hình thành Để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng, công ty trích theo một tỷ lệ quy định là 2% trên tổng quỹ lương và phụ cấp, được phép tính vào chi phí. = x Phạm vi sử dụng Nộp 1% cho cơ quan công đoàn cấp trên Dùng 1% cho chi tiêu công đoàn của công ty 2.5.2 Chứng từ sử dụng Phiếu kế toán dùng để :Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Bảng kê công nợ BHXH, BHYT 2.5.3 Tài khoản sử dụng TK 338 Phải trả, phải nộp khác TK 3382 Kinh phí công đoàn TK 3383 BHXH TK 3384 BHYT 2.5.4Trình tự hạch toán Sơ đồ 9 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty Thương mại dịch vụ số 1 TK 11211 TK 3383,TK3384 TK 6421 (1) (2) TK 1111 TK 334 (3) (4) TK 111 (5) TK 11211 (6) TK 11211 TK 3382 TK 6421 (7) (8) (1): Nộp BHXH, BHYT hàng quý (2): Trích 15% BHXH, 2% BHYT hàng tháng (3): Thanh toán BHXH, BHYT (4): Trừ BHXH hàng quý 5%, trừ BHYT hàng quý 1%trong bảng lương (5):Thu tiền BHXH, BHYT 6 tháng đầu năm (6): Thu tiền BHXH, BHYT hàng quý (7): Trích KPCĐ 6 tháng (8): Trích KPCĐ hàng quý Trích 2% KPCĐ hàng tháng 2.6 Quy trình ghi sổ Sơ đồ 10: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Chứng từ tiền lương (Vào Excel lập các bảng) -Danh sách lương kỳ I -Lương cơ bản -Lương doanh số Phân hệ “Kế toán Tổng hợp”\Phiếu Kế toán “Kế toán Tổng hợp”\Báo cáo theo hình thức NKC Sổ tổng hợp TK 334, 338 Sổ Chi tiết TK 334, 3383,3384 3. Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán 3.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ { Chứng từ sử dụng + Đối với khách hàng trong nước - Hợp đồng kinh tế thực hiện giữa công ty và người bán - Hoá đơn GTGT (liên 2) do bên bán giao cho công ty - Phiếu nhập kho + Đối với khách hàng nước ngoài - Invoice của bên nước ngoài gửi cho công ty - Tờ khai hải quan nhập khẩu xác nhận hàng đã nhập khẩu - Phiếu thanh toán L/C hàng nhập Ngoài ra phòng nghiệp vụ lập Giấy đề nghị thanh toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu thu của người bán để lập phiếu chi tiền Phiếu kế toán : Để bù trừ công nợ { Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 11: Sơ đồ luân chuyển chứng từ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tại công ty thương mại dịch vụ số 1 Ký Giấy đề nghị thanh toán Giám đốc và Người bán Cán bộ P. Nghiệp vụ Kế toán TM, TGNH Lưu -Lập Phiếu chi -Chuyển tiền qua Ngân hàng Nghiệp thanh toán với NB (1) (2) (3) (4) Lập Giấy đề nghị thanh toán Đề nghị thanh toán Người bán hàng (4) : Người bán hàng đề nghị thanh toán tiền hàng : Cán bộ phòng Nghiệp vụ lập Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng : Giám đốc và người bán ký giấy đề nghị thanh toán : Kế toán tiền mặt, TGNH lập phiếu thu tiền hoặc chuyển tiền qua ngân hàng (nếu khách hàng yêu cầu chuyển tiền qua Ngân hàng của họ).Sau đó lưu và quản bảo số liệu (1): Người bán sau khi thực hiện hợp đồng ký kết với công ty Thương mại dịch vụ số 1, giao HĐ GTGT liên 2 đến các phòng nghệp vụ hoặc TTDM 3 đề nghị nhập hàng vào kho . (2): Giám đốc công ty ký vào HĐ GTGT mà người bán giao cho công ty (3): Cán bộ các phòng nghiệp vụ nhận HĐ GTGT trên cơ sở đó lập phiếu nhập kho. (4): Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng các phòng NV, người giao hàngký phiếu nhập kho (5): Thủ kho và người giao hàng kiểm nhận hàng . (6): Kế toán hàng hoá nhận HĐ GTGT liên đỏ kèm theo phiếu nhập kho đểnhập số liệu vào máy ở phân hệ” Kế toán mua hàng và công nợ phải trả “để lập. Sau đó lưu số liệu trên máy 3.2 Tính giá nhập hàng hoá - Căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 2) và phiếu nhập kho - Nguyên tắc chung : Tính theo giá phí thực tế + Đối với hàng hoá trong nuớc = + + Đối với hàng nhập khẩu = + + { Thuế nhập khẩu = x x { Chi phí thu mua : + Bao gồm phí vận chuyển, bốc dỡ lưu kho + Đối với hàng nhập khẩu là phí thanh toán L/C, phí kiểm nhận hàng, phí bảo hiểm hàng hoá + Cách tính: Những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển hàng công ty tính hết vào giá vốn hàng bán 3.3 Tài khoản sử dụng TK 156 “ Hàng hoá” TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 15611 Hàng hoá của CT TK 15613 Hàng hoá của TTDM 3 TK 15614 Hàng hoá của phòng NV4 TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá TK 331 Phải trả cho người bán TK 3311 Phải trả cho người bán công ty TK 3312 Phải trả cho người bán hàng đại lý của công ty TK 3313 Phải trả cho người bán CH3 TK 3314 Phải trả cho người bán CH4 TK 3315 Phải trả cho người bán phụ liệu TK 331C Phải trả cho người bán xưởng chỉ 3.4 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 13 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ THU MUA TK 1111 TK 1562 TK 6321 (1) (2) TK 3310 (3) Cước vận chuyển hàng K/c chi phí mua hàng (3) Cước vận chuyển hàng nhập Sơ đồ 14 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN GIÁ MUA HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TK 331 TK 1561 TK 632 (1a) TK 1331 (2) (1b) TK 157 TK 157 (3) (4) TK33331 TK 154 (7) (5) TK413 TK 412 (9) (8) (6) TK 33312 TK1331NK (10) (1a): Giá mua hàng hoá, Trị giá mua của hàng nhập khẩu (1b): Thuế GTGT đấu vào được khấu trừ (2) : Giá vốn hàng bán Thuê của hàng, kiốt, kho : Trả lại hàng gửi bán : Xuất hàng gửi bán (5) : Xuất gia công hàng hoá (6) : Chênh lệch nhập xuất bông, sợi (7) : Thuế nhập khẩu phải nộp (8) : Chênh lệch tỷ giá (phần lãi) (9) : Chênh lệch tỷ giá (phần lỗ) (10):Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 15 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK1111, 112 TK 331 TK 1561 (2a) TK 133 (2b) TK131 (3) TK 515 TK 154 (4) (5) TK 6417 TK 6417 (6) (7) TK 311 (8) Thanh toán tiền hàng (kể cả tiền đặt trước) (2a)Phải trả người bán tiền hàng (2b) Thuế GTGT được khấu trừ (3)Thanh toán bù trừ (4)Lãi ứng vốn theo HĐ (5)Tiền gia công phải trả (6)Giảm phí chuyển tiền TTDM 3 (7)Phí vận chuyển (8) Vay tiền trả người bán 3.5 Quy trình ghi sổ Sơ đồ 16 : QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho Kế toán mua hàng và công nợ phải thu\ Phiếu nhập mua hàng hoá KT mua hàng&công nơ phải trả\Báo cáo hàng nhập mua KT mua hàng&công nơ phải trả\Báo cáo Công nợ phải trả Kế toán Tổng hợp\ Báo cáo theo hình thức NKC - Bảng cân đối phát sinh C.nợ của các khách hàng - Sổ chi tiết công nợ của 1 khách hàng Sổ cái TK1561(1,3,4); TK1562, TK 331(1.2.3.4.5) Sổ tổng hợp TK 1561,1562,331 -Bảng kê phiếu nhập -Bảng kê hoá đơn ctừ hàng hoá dịch vụ mua vào 4 Kế toán bán hàng và thanh toán với khách hàng 4.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ Ì Chứng từ sử dụng + Đối với bán hàng trong nước - Hợp đồng kinh tế được ký kết thực hiện giữa công ty và khách hàng - Hoá đơn GTGT gồm 3 liên do công ty lập + Liên 1 : Dùng để lưu tại quyển gốc + Liên 2 : Giao cho khách hàng + Liên 3 : Dùng để thanh toán - Biên bản hàng bị trả lại Biên bản này do bên khách hàng lập trong biên bản nêu rõ lý do tại sao trả lại hàng kèm theo HĐ GTGT liên 2 do bên khách hàng lập + hợp đồng kinh tế(Giấy đề nghị mua hàng) . - Phiếu kế toán : để ghi nghiệp vụ giảm doanh thu và nghiệp vụ kết chuyển chi phí mua hàng - Chứng từ phải thu, chứng từ bù trừ công nợ Đây là chứng từ được lập để sử dụng đối với hàng bán lẻ. Đối với hàng bán lẻ công ty không tách thuế luôn do đó cuối tháng để tính doanh thu không thuế, kế toán lập chứng từ này để ghi giảm doanh thu và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp đối với hàng bán lẻ Cách lập chứng từ phải thu, chứng từ bù trừ công nợ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”\Chứng từ phải thu khác + Đối với khách hàng nước ngoài - Invoice Đây là hoá đơn bán hàng công ty lập gửi cho bên khách hàng nước ngoài. Trong đó ghi số lượng hàng, giá bán, loại hàng - Tờ khai hải quan xuất khẩu: Đây là chứng từ xác nhận hàng hoá của công ty được xuất ra nước ngoài - Hoá đơn vận chuyển hàng : Hãng dịch vụ đường biển gửi cho công ty khi họ nhận hàng chuyển đi nước ngoài (Hãng dịch vụ đường biển này có thể do phía nước ngoài thuê hoặc công ty thuê hộ) và khoản chi phí vận chuyển do bên nước ngoài chịu - Packing list : đây là chứng từ do công ty lập ghi mặt hàng, đơn vị, số lượng, giá bán - Giấy chứng nhận xuất xứ của loại hàng Ngoài ra công ty lập một số chứng từ để theo dõi công nợ phải thu của khách hàng: - Biên bản xác nhận công nợ, Biên bản đối chiếu công nợ - Bảng tính lãi trả chậm của khách hàng Các bảng này áp dụng đối với khách hàng trả chậm quá thời gian quy định trên hợp đồng. Kế toán công nợ sẽ tính lãi đối với số tiền hàng nợ quá hạn và theo dõi công nợ qua những bảng sau: Với khách hàng là những công ty lớn sẽ theo dõi trên Biên bản xác nhận công nợ kem theo là Bảng tính lãi Với khách tư nhân theo dõi trên Giấy xác nhận tiền hàng và Giấy xác nhận nợ lãi kem theo là Bảng tính lãi Ì Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển đối với hàng xuất khẩu Phòng nghiệp vụ lập hợp đồng kinh tế ký kết với bên nước ngoài để xuất khẩu mặt hàng. Khi hàng hoá qua kiểm tra chất lượng mặt hàng đủ tiêu chuẩn quy định như trong hợp đồng .Khi đó Hải quan đưa cho công ty Tờ khai hàng hoá xuất khẩu .Sau khi có sự xác nhận của Hải quan và giám đốc công ty hàng được phép ra khỏi biên giới. Hãng tàu nhận vận chuyển hàng đưa cho công ty Bill tàu (Hoá đơn vận chuyển hàng) để chứng nhận bên phía nước ngoài đã nhận hàng . Về phía công ty, lập hoá đơn GTGT để khai thuế GTGT đầu ra bằng 0 Bên nước ngoài thanh toán cho công ty theo hình thức L/C : Công ty lập bộ chứng từ bao gồm: Invoice, Packing list, Bill tàu (Hợp đồng vận chuyển đường biển), kèm theo chứng từ xuất xứ loại hàng xuất khẩu. Bộ chứng từ này gửi cho Ngân hàng của công ty (NH Công Thương ) để chuyển cho NH bên phía nước ngoài, bên phía nước ngoài nhờ Ngân hàng của họ chuyển tiền cho Ngân hàng của mình. 4.2 Tính giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán = Giá mua hàng hoá + Chi phí thu mua ¯ Công ty tính giá vốn hàng bán theo giá đích danh: + Công ty lập mã hàng hoá theo giá vốn của từng loại hàng, cùng một loại hàng nhưng có giá vốn khác nhau, công ty lập thành các mã khác nhau + Theo phương pháp giá thực tế đích danh, giá trị xuất kho của mã hàng nào được xác định theo giá nhập kho của mã hàng đó. ¯ Theo Fast Accounting nếu tính theo phương pháp giá đích danh thì khi nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho kế toán phải tự nhập giá vốn vào máy. Nhưng công ty đặt mã riêng cho từng loại hàng theo giá vốn của từng lần nhập và để thuận tiện cho việc không phải nhập giá vốn theo từng HĐ bán hàng nên công ty sử dụng phương pháp Tính giá trung bình theo chương trình Fast để giá vốn của từng loại hàng theo từng lần nhập tự động in ra theo đúng giá nhập mua vào vẫn đảm bảo cho công ty tính theo giá thực tế đích danh Tính giá trung bình theo chương trình Fast : Kế toán tồn kho\ Tính giá trung bình Lưu ý: Theo phương pháp tính giá trung bình trong Fast thì giá vốn do máy tự động tính. Cụ thể như nếu cùng một mặt hàng đặt riêng một mã cố định không thay đổi theo giá nhập thì các lần nhập mua với giá nhập khác nhau thì khi tính giá vốn hàng bán máy sẽ tự động tính giá trung bình của mặ