Báo cáo Thực tập tại công ty du lịch Cửu Long

trong những thương hiệu nổi tiếng nhất trong làng du lịch Việt Nam. Các giai đoạn hình thành và phát triển của Công ty Du lịch Cửu Long. Công ty Du lịch Cửu Long từ khi thành lập năm 1988 đến nay có thể chia thành 3 giai đoạn như sau: * Giai đoạn từ khi thành lập đến cuối năm 1989. Đây là giai đoạn sơ khai của công ty, lại ra đời ngay sau đổi mới năm 1986 nên công ty vẫn chịu ảnh hưởng rất lớn của cơ chế bao cấp. Giai đoạn này do cơ sở vật chất của công ty vẫn còn nhiều hạn chế, đội ngũ lao động chưa được đào tạo chuyên sâu, cùng với sự chịu ảnh hưởng của nền kinh tế cả nước nên hoạt động kinh doanh còn kém hiệu quả, chất lượng phục vụ thấp, không có khả năng đón khách quốc tế. Tuy nhiên, công ty vẫn nỗ lực vực dậy, không ngừng nghiên cứu nhằm cải thiện tình hình, với bước khởi đầu từ 6 khách sạn, 2 cửa hàng cắt tóc và 1 trạm cung ứng. * Giai đoạn từ năm 1990 đến năm 1994. Giai đoạn này hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh khách sạn. Tuy nhiên, nhận thấy việc kinh doanh lữ hành là một lĩnh vực có thể hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của khách sạn, nên năm 1991 công ty thành lập phòng du lịch nhưng chỉ hoạt động với mục đích thử nghiệm thăm dò thị trường. Năm 1993, để tạo điều kiện cho phòng du lịch phát triển, phòng du lịch tách ra khỏi công ty trở thành một bộ phận độc lập có tên là “Trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch”. Nhưng hoạt động bị chững lại do chưa có nhiều kinh nghiệm. * Giai đoạn từ năm 1995 đến nay. Ở giai đoạn này, cùng với sự đi lên của nền kinh tế Việt Nam, với các điều kiện thuận lợi phát triển ngành dịch vụ du lịch, công ty đã kịp thời nắm bắt được thời cơ, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ bằng việc liên doanh liên kết với các công ty trong và ngoài nước như: khách sạn Hà Nội, khách sạn Hà Nội Horison, Mansfield Toserco... Bên cạnh đó công ty liên tục đẩy mạnh công tác đào tạo đội ngũ lao động, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc. Do đó, trong giai đoạn này công ty kinh doanh rất có hiệu quả vừa tăng doanh thu, tăng sự đóng góp ngân sách Nhà nước, đồng thời tăng uy tín của công ty trong ngành dịch vụ du lịch Việt Nam. Khái quát về trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch thuộc Công ty Du lịch Cửu Long. Quá trình hình thành và phát triển. Năm 1991, đứng trước nhu cầu về du lịch ngày càng tăng cao, công ty đã thành lập phòng du lịch nhằm mục đích tạo ra một hướng kinh doanh mới cho công ty. Tuy nhiên, do thiếu kinh nghiệm nên hoạt động kinh doanh của phòng du lịch chưa thực sự đem lại hiệu quả nhưng cũng khẳng định rằng đây cũng là một quyết định đúng đắn của công ty. Sau một thời gian kinh doanh lữ hành, công ty nhận thấy cần có một chi nhánh về mảng hoạt động kinh doanh này để tạo ra sự chuyên môn hoá nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Năm 1993, phòng du lịch tách ra khỏi công ty trở thành một bộ phận độc lập với tên gọi trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch” theo quyết định số 637/QD-UB cấp ngày 10/02/1993 giấy phép kinh doanh số 108/19 cấp ngày 20/03/1993. Trong giai đoạn đầu mới thành lập, trung tâm gặp nhiều khó khăn do vừa phải xây dựng cơ sở vật chất, đội ngũ lao động, tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp nguồn khách vừa phải xây dựng và quảng cáo hình ảnh của trung tâm, của công ty. Hiện nay, sau hơn 10 năm thành lập và đi vào hoạt động, trung tâm kinh doanh rất có hiệu quả. Tuy ra đời muộn hơn so với các đơn vị khác trong công ty nhưng trung tâm đã đóng góp không nhỏ vào sự nghiệp phát triển của công ty và ngành du lịch Việt Nam. Chức năng nhiệm vụ của trung tâm. Với chức năng kinh doanh du lịch và dịch vụ, trong đó chức năng chủ yếu là kinh doanh lữ hành, trung tâm có chức năng nhiệm vụ cụ thể như: - Tổ chức các tour du lịch Inbound và Outbound, ký kết hợp đồng với các tổ chức kinh doanh lữ hành, xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình du lịch nội địa. - Cung cấp các dịch vụ như: visa, đặt khách sạn, đặt vé máy bay, vé tàu, hướng dẫn viên, tư vấn du lịch, phương tiện vận chuyển... - Tổ chức hoạt động kinh doanh liên quan đến việc cho các cá nhân và tổ chức nước ngoài có nhu cầu thuê nhà làm nơi cư trú, văn phòng làm việc... và kinh doanh các khu vui chơi giải trí. - Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoạt động kinh doanh của công ty và các cơ quan có liên quan. Tuân thủ các quy định của pháp luật, ngành và của công ty về các lĩnh vực có liên quan. - Không ngừng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên tại trung tâm. Qua đó nhằm giữ vững và nâng cao chất lượng chương trình du lịch của trung tâm. Cơ cấu tổ chức của trung tâm. Ngay từ khi mới thành lập, trung tâm rất chú trọng đến hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, nên ban lãnh đạo của trung tâm luôn tìm cho cơ sở một cơ cấu tổ chức hợp lý, có hiệu quả. Hiện nay trung tâm được xây dựng theo mô hình trực tuyến, làm việc theo chế độ một thủ trưởng. Trung tâm có quy mô khá nhỏ nên mô hình quản lý này là rất phù hợp. Bộ máy tổ chức của trung tâm được thể hiện dưới mô hình sau: * Giám đốc trung tâm. Giám đốc là người đứng đầu trung tâm, quản lý công việc về tất cả các mặt trong trung tâm đồng thời giám đốc là người chịu trách nhiệm trước tổng cục du lịch, công ty và pháp luật về tất cả mọi mặt hoạt động của trung tâm. * Phó giám đốc trung tâm. Phó giám đốc là người trợ giúp cho giám đốc được phân công về một hoặc một vài lĩnh vực hoạt động của trung tâm. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về hiệu quả các lĩnh vực do mình phụ trách. Tại trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch phó giám đốc thứ nhất điều hành kinh doanh lữ hành nội địa, phó giám đốc thứ hai phụ trách kinh doanh lữ hành quốc tế. * Phòng du lịch 1. Có nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình du lịch dành cho khách du lịch trong nước. Phòng du lịch này có chức năng ký kết hợp đồng với các cá nhân và tổ chức đi du lịch trong nước. Đồng thời ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng dịch vụ nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. * Phòng du lịch 2 Có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình du lịch dành cho khách du lịch nước ngoài đến Việt Nam (Inbound) và chương trình du lịch ra nước ngoài cho khách trong nước (Outbound). Phòng du lịch này có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng với các công ty gửi khách, các công ty nhận khách, các nhà cung cấp dịch vụ trong chương trình. Ngoài ra, phòng còn có chức năng làm các thủ tục khác cho khách du lịch như: làm visa, đặt vé, tư vấn du lịch... * Phòng kế toán tài chính. Được phân công theo những phân ngành cụ thể của lĩnh vực kế toán. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán tài chính là theo dõi tình hình tài chính của đơn vị, việc thu chi của trung tâm. Phòng có nhiệm vụ cung cấp các thông tin có liên quan đến tình hình tài chính của trung tâm với giám đốc và các cơ quan có liên quan. 1.1.2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch trong 2 năm 2006-2007. Trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch thuộc Công ty Du lịch Cửu Long tuy chỉ mới thành lập được hơn 10 năm nhưng hoạt động kinh doanh lữ hành của trung tâm là rất khả quan và ngày càng chiếm tỷ trọng cao trong doanh thu của công ty cũng như trong ngành. Bảng 1.1. Kết quả hoạt động của trung tâm trong 2 năm 2006-2007. Đơn vị tính: triệu đồng Nội dung Năm 2006 Năm 2007 So sánh 2006/2007 Tổng doanh thu 28596,6 26306,2 -2290,4 Lữ hành 26420,1 24377 -2043,1 Nội địa 5372,1 5076 -296,1 Quốc tế 21048 19310 -8,30 Doanh thu khác 2276,5 1929,2 -247,3 Bình quân ngày 72,38 66,79 -5,59 Nguồn vốn kinh doanh 55570,9 57976,9 +2406,1 Lợi nhuận trước thuế 1921,8 1869,68 -2,12 Thuế phải nộp 499,67 493,6 -6,07 Lợi nhuận sau thuế 1422,13 1376,88 -46,05 Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lữ hành năm 2006-2007 Năm 2007, do ngành du lịch Việt Nam nói chung và trung tâm điều hành nói riêng chịu ảnh hưởng trực tiếp của dịch SARS và tình hình bất ổn chính trị từ chiến tranh tại Iraq, khủng bố...nên doanh thu của trung tâm giảm 2290,4 triệu đồng so với năm 2006, dẫn đến lợi nhuận của trung tâm cũng giảm 46,05 triệu đồng. Doanh thu và lợi nhuận của trung tâm giảm do những nguyên nhân khách quan trên nên khó có thể tránh được. Tuy nhiên, trong khi doanh thu ngành du lịch giảm 23% thì doanh thu của trung tâm chỉ giảm 7,74% là một cố gắng rất lớn của các cán bộ nhân viên trong trung tâm. Để thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình, trung tâm chia thị trường theo đối tượng khách du lịch. Theo cách phân loại này, trung tâm có thị trường du lịch nội địa và thị trường du lịch quốc tế. Do vậy, mảng kinh doanh cụ thể trong hoạt động kinh doanh lữ hành nội địa và kinh doanh lữ hành quốc tế (nhận khách và gửi khách) như sau: * Kinh doanh lữ hành nội địa. Hoạt động chính của mảng kinh doanh này là khai thác và thực hiện cho các cá nhân và tổ chức đi du lịch trong nước. Nắm bắt được nhu cầu đi du lịch ngày càng cao của người dân Việt Nam và dựa vào việc nghiên cứu thị trường khách du lịch, trung tâm đã xây dựng hệ thống chương trình du lịch phục vụ khách trong nước đi du lịch. Có hai hình thức để xây dựng chương trình du lịch nội địa: - Hình thức thứ nhất là chuyển đổi từ chương trình phục vụ khách quốc tế. Cách thức tiến hành là bỏ bớt một số công đoạn trong chương trình như giai đoạn đón tiễn ở sân bay thay vào đó là địa điểm, thời gian xuất phát, thời gian về của khách và mức giá tính theo tiền Việt Nam với mức giá thấp nhất. - Hình thức thứ hai của chương trình này là xây dựng dựa theo kết quả nghiên cứu thị trường. Hình thức này tạo ra nhiều chương trình du lịch phù hợp với nhu cầu thị hiếu của khách. Hiện nay, chương trình du lịch nội địa của trung tâm chủ yếu được xây dựng theo hình thức này bởi vì nhu cầu đi du lịch của người dân ngày càng cao và trung tâm muốn đáp ứng nhu cầu của khách du lịch một cách tối đa. * Hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế. Với hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế, trung tâm có hoạt động gửi khách (Outbound) dành cho khách Việt Nam ra nước ngoài và chương trình nhận khách (Inbound) dành cho khách nước ngoài đến Việt Nam. Để có thể hiểu rõ hơn về hiệu quả của hoạt động kinh doanh này phải xem xét từng lĩnh vực của nó. - Hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách (outbound): Hoạt động chủ yếu của mảng kinh doanh này là tổ chức, bán chương trình tham quan du lịch nước ngoài cho khách du lịch Việt Nam và cho các cá nhân, tổ chức đi nước ngoài dự hội nghị, hội thảo. - Hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách (Inbound): Hoạt động chính của mảng kinh doanh này là tổ chức và bán chương trình du lịch trong nước cho khách du lịch quốc tế. Công ty Du lịch Cửu Long khai thác thị trường du lịch quốc tế nhận khách từ năm 1992 và tập trung vào thị trường chính là Trung Quốc. Năm 1995, ghi nhận một bước tiến quan trọng trong hoạt động kinh doanh du lịch quốc tế nhận khách của công ty. Hiện nay, hoạt động kinh doanh lữ hành của trung tâm phát triển rất mạnh. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng cao của khách du lịch quốc tế, trung tâm đã đa dạng hoá chương trình du lịch với các mức giá và thời gian thực hiện chương trình khác nhau, đồng thời trung tâm liên tục nghiên cứu phát triển và tìm ra các chương trình du lịch mới, ngày càng hấp dẫn. Trong kinh doanh lữ hành nhận khách thì trung tâm khai thác cả hai mảng khách du lịch quốc tế vào Việt Nam và khách du lịch nước ngoài tại chỗ. Đối với việc khai thác khách du lịch quốc tế vào Việt Nam thì hoạt động của trung tâm rất có hiệu quả. Trung tâm đã kí nhiều hợp đồng với các công ty gửi khách lớn tại các thị trường như Thái lan, Mỹ, Nhật, Pháp,Trung Quốc... Trong lĩnh vực kinh doanh của trung tâm thì khai thác thị trường du lịch Inbound có tính chất quyết định trong hoạt động kinh doanh của trung tâm. Trong những năm gần đây, trung tâm đã tiến hành nhiều hoạt động đầu tư để nâng cao hiệu quả kinh doanh như quảng cáo trên các tạp chí, báo du lịch, tham gia các chương trình hội chợ du lịch quốc tế trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, trung tâm còn thu hút một số lượng lớn du khách quốc tế tại Việt Nam thông qua các chương trình du lịch ghép khách với giá rẻ hơn so với các công ty lữ hành khác. Tóm lại, kết quả hoạt động kinh doanh lữ hành của trung tâm trong hai năm 2006-2007 được trình bày ở trên chưa phản ánh đúng tiềm năng về kinh doanh lữ hành của trung tâm. Năm 2007 là năm mà kinh doanh lữ hành quốc tế gặp rất nhiều khó khăn do ảnh hưởng của dịch SARS, khủng bố, chiến tranh... Tuy gặp nhiều khó khăn nhưng trung tâm đã kịp thời khắc phục thông qua các quyết sách kịp thời như chuyển hướng kinh doanh sang mảng lữ hành nội địa, kết hợp với các hãng lữ hành (công ty) gửi khách giảm giá các chương trình du lịch. 1.1.2.5. Những thuận lợi và khó khăn của trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch . * Thuận lợi. Trung tâm có hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật tương đối hiện đại.Về phương tiện, trung tâm có 10 xe cả xe lớn và xe nhỏ. Trung tâm liên kết với công ty Mansfield Toserco với 22 chiếc Toyota Crown và 2 xe Mazda (4 chỗ), 2 chiếc Toyota hiace (15 chỗ), 5 chiếc Toyota boeing (30 chỗ) và 2 chiếc Huyndai (45 chỗ). Trung tâm còn liên kết với nhiều khách sạn từ 2 sao đến 4 saovới mức giá ưu đãi đặc biệt như khách sạn BSC, khách sạn Hà Nội, khách sạn Horison... Đồng thời trung tâm còn có sự liên kết với Mansfield Toserco trở thành điểm bán vé máy bay cho Việt Nam Airline, Korean Air, Swiss Air, Air France, Thái Airway, Malaysia Airlines, Singapore Airline... Trụ sở chính của công ty đặt tại số 10 Nguyễn Chế Nghĩa, Hà Nội. Trung tâm có nhiều văn phòng đặt tại nhiều địa điểm thuận lợi cho giao dịch như 157 phố Huế, 18 Lương Văn Can, 98 Hàng Trống, 15 Hàng Khay, Hà Nội. Sau hơn 10 năm thành lập, trung tâm đã có uy tín trên thị trường, có điều kiện mở rộng thị trường khách, mở rộng quan hệ với các hãng lữ hành quốc tế và các nhà cung ứng dịch vụ uy tín trên thị trường. Công tác theo dõi và hoạt động kiểm soát được tiến hành thường xuyên đối với nhân viên và chất lượng dịch vụ cung cấp nhằm không ngừng cải tạo và nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách du lịch. Trung tâm có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau như từ ngân hàng, từ công ty, liên doanh với các thành phần kinh tế...nhờ đó nguồn vốn của trung tâm luôn được bảo toàn và phát triển. Hơn nữa, trung tâm có đội ngũ lao động được đào tạo chuyên sâu, có trình độ chuyên môn cao và có năng lực trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành. * Khó khăn Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp lữ hành được thành lập và mức độ cạnh tranh càng gay gắt. Về mặt chủ quan, trung tâm chưa có phòng thị trường, phòng điều hành riêng biệt nên công việc tổ chức kinh doanh vẫn chưa thực sự đem lại hiệu quả cao. Những khó khăn này trung tâm đã và đang nỗ lực khắc phục và hạn chế sự ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình, để trung tâm ngày càng đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, để uy tín của trung tâm ngày càng được khẳng định và để hình ảnh của trung tâm và công ty được in đậm hơn nữa trong lòng khách du lịch trong nước cũng như khách du lịch quốc tế . Khái quát về phòng du lịch 2. Chức năng nhiệm vụ của phòng du lịch 2. Phòng du lịch 2 có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình dành cho khách du lịch nước ngoài đến Việt Nam (Inbound) và các chương trình đi nước ngoài du lịch cho khách du lịch trong nước (Outbound). Phòng còn có nhiệm vụ kí kết các hợp đồng với các công ty gửi khách, nhận khách, các nhà cung cấp dịch vụ trong chương trình. Ngoài ra, phòng còn giúp khách làm các thủ tục như: làm visa, đặt vé, tư vấn du lịch ... Cơ cấu tổ chức của phòng du lịch 2. Phòng có mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, như sơ đồ sau: Trưởng Phòng Phó phòng Tổ khai thác mạng Tổ dịch vụ nhà Tổ kế toán Tổ Visa và dịch vụ khác Tổ Inbound và Outbound Với cơ cấu tổ chức như trên thì nhiệm vụ của các cá nhân và bộ phận trong phòng như sau: * Trưởng phòng. Là người chịu trách nhiệm trước trung tâm và công ty về tất cả mọi hoạt động trong phòng, do đó trưởng phòng có nhiệm vụ quản lí công việc về tất cả các mặt trong phòng. * Phó phòng. Là người đứng dưới trưởng phòng, có nhiệm vụ trợ giúp cho trưởng phòng trong việ quản lí công việc trong phòng. * Tổ Inbound và Outbound. -Tổ Inbound: Nhiệm vụ chính của tổ này là tổ chức, thực hiện và bán chương trình du lịch trong nước cho khách du lịch quốc tế. -Tổ Outbound: Tổ có hoạt động chủ yếu là tổ chức, bán và thực hiện các chương trình tham quan du lịch cho khách là người Việt Nam ra nước ngoài và cho các cá nhân hoặc các tổ chức đi nước ngoài dự hội nghị, hội thảo. * Tổ visa và các dịch vụ khác. Tổ có nhiệm vụ giúp khách làm một số dịch vụ như làm visa, đặt vé, tư vấn du lịch, tổ chức sắp xếp hướng dẫn viên... * Tổ khai thác mạng. Nhiệm vụ chính của tổ là giải quyết những việc có liên quan đến hệ thống mạng trong phòng, giúp cho việc sử dụng mạng và liên lạc qua mạng được hoàn chỉnh. * Tổ kế toán Tổ có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi tình hình tài chính của phòng, các khoản thu chi trong phòng, đồng thời có nhiệm vụ cung cấp các thông tin có liên quan đến tình hình tài chính của phòng với trung tâm và với các tổ khác trong phòng. * Tổ dịch vụ nhà. Tổ này có nhiệm vụ thực hiện việc thuê nhà ở hoặc phòng làm việc cho các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước có nhu cầu. Vai trò, vị trí của phòng đối với trung tâm. Phòng du lịch 2 cùng với các phòng khác trong trung tâm luôn cố gắng nỗ lực hết mình để xây dựng trung tâm và công ty vững mạnh, không ngừng phát triển. Những đóng góp của phòng thể hiện rõ nét nhất qua chỉ số doanh thu của mảng lữ hành quốc tế luôn chiếm tỷ trọng cao hơn hẳn doanh thu từ các mảng kinh doanh khác. Theo Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế” của phòng năm 2008 thì tổng doanh thu của trung tâm là 33.621.000.000 đồng, trong đó doanh thu từ Inbound và Outbound là 25.856.860.000 đồng, chiếm hơn 75% doanh thu của trung tâm. Hiện nay phòng du lịch 2 còn mở rộng các hoạt động kinh doanh nhằm thu hút và khai thác một cách hiệu quả nhất các nguồn khách. Phòng có nhiều cơ sở bán vé opentour và citytour cho các đối tượng khách. Các hoạt động opentour của phòng ngày càng tạo được tiếng vang trên thị trường du lịch Việt Nam. Các nguồn khách chủ yếu của phòng vẫn là Trung Quốc, Nhật Bản, Pháp, Mỹ... CHƯƠNG 2. MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Trong thời gian thực tập tại Công ty Du lịch Cửu Long tôi đã được phân công và làm một số công việc cụ thể như sau: 2.1 Tìm hiểu về công ty và bộ phận thực tập. Người Việt Nam ta có câu “Nhập gia tuỳ tục”, do đó khi mới đến công ty thực tập, trước tiên tôi cần tìm hiểu về công ty và bộ phận mình thực tập. Tôi luôn quan niệm rằng muốn làm tốt công việc nào đó trước hết phải thực sự hiểu được nó. Bộ phận đầu tiên tôi thực tập là phòng du lịch 2, đây là phòng chuyên kinh doanh về du lịch quốc tế, bao gồm Inbound và Outbound. Ở trong phòng cũng như ở trung tâm, tôi luôn phải chú ý đến thời gian, phong cách làm việc của các cán bộ, nhân viên. Tôi luôn chú ý và tự mình học hỏi kinh nghiệm của mọi người thông qua cách làm việc và đặc biệt là trong khi giải quyết các tình huống. Trong quá trình thực tập tôi cũng hiểu và nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng như quy trình làm việc của bộ phận và trung tâm. Tôi thường xuyên đọc những tài liệu, sách báo, tạp chí có liên quan đến công ty. Đồng thời, tranh thủ thời gian rảnh rỗi của các cán bộ, nhân viên trong trung tâm tôi đưa ra những thắc mắc hay những vấn đề chưa rõ để xin ý kiến và sự hướng dẫn của mọi người. Tuy thực tập chính ở phòng du lịch 2 nhưng tôi vẫn học tập, tìm hiểu và nghiên cứu về các bộ phận khác trong công ty như phòng nội địa, phòng kế toán. Thông qua việc tìm hiểu công ty, trung tâm và bộ phận thực tập, tôi có thể nắm được phần nào nội dung công việc của từng cá nhân và bộ phận, bước đầu tiếp xúc với một môi trường mới, cũng như từng bước vận dụng những kiến thức đã học vào làm việc. 2.2 Công việc trực văn phòng. Trực văn phòng nghe qua thì cho rằng đó là công việc hết sức đơn giản, nhưng trong quá trình làm việc mới hiểu hết được những khó khăn hay vướng mắc hoặc gặp phải nhiều tình huống khó giải quyết. Thế mới biết ngay cả những công việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng cũng phải học hỏi thì mới làm tốt được. Thông thường trực văn phòng bao gồm nhiều việc như tiếp điện thoại, đưa công văn, đón tiếp khách... Công việc tiếp điện thoại tuy không khó khăn nặng nhọc nhưng lại đòi hỏi sự khéo léo mềm dẻo trong khi giao tiếp. Khi làm việc mới thực sự hiểu hết được tầm quan trọng của việc tiếp điện thoại. Ban đầu là việc xưng hô, không thể xưng tên cá nhân được vì người nghe điện thoại là người đại diện cho cả trung tâm, cả công ty lớn.Thứ hai, người tiếp điện thoại phải nhớ rõ từng vị trí, họ tên, chức vụ của các cán bộ nhân viên trong công ty đồng thời phải nhớ rõ các số máy lẻ để chuyển máy khi cần. Ngoài ra, người nghe điện thoại cần nắm được phạm vi có thể giải quyết của từng cá nhân để nhanh chóng chuyển máy cho đối tượng phù hợp nhất. Việc chuyển giao công văn tuy không khó khăn nhưng đòi hỏi sự kiên trì, cần mẫn. Người chuyển giao công văn không chỉ chuyển trong phòng, trong trung tâm mà còn giữa công ty và các đối tượng khác. Người chuyển công văn chính là người đại diện cho người gửi do đó cần thể hiện đúng tinh thần của người gửi đến người nhận. Việc đón tiếp khách là việc khó khăn hơn cả, vì khi thực tập bản thân người thực tập chưa thể hiểu hết và nắm rõ được các đối tượng khách, do đó việc đón tiếp khách đôi khi bị thất thố, ngượng ngùng. Tuy nhiên, khi đón tiếp khách luôn tuân thủ theo nguyên tắc ngoại giao cơ bản nhất. Trong quá trình làm các công việc được giao tôi luôn chú ý quan sát và học hỏi cách ứng xử, giao tiếp cũng như cách làm việc của các cán bộ, nhân viên trong công ty, để từ đó bản thân có thể rút ra những bài học kinh nghiệm cho mình, tự mình vận dụng những gì đã tích luỹ được vào công việc, để hiểu sâu sắc hơn công việc và nghành nghề của mình trong thời gian tới. CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP Với thời gian thực tập vừa qua, sau khi tiếp xúc và tìm hiểu thực tế, cá nhân tôi xin đưa ra một số đề xuất và kiến nghị như sau: 3.1. Đối với công ty tiếp nhận thực tập. Công ty Du lịch Cửu Long đã tạo điều kiện giúp đỡ mở rộng tiếp nhận sinh viên thực tập. Trong quá trình thực tập công ty và bộ phận có tinh thần giúp đỡ chỉ bảo cho sinh viên, hướng dẫn sinh viên làm quen với công việc. Tuy nhiên, tôi có một số ý kiến xin đưa ra với công ty như sau: - Công ty tạo điều kiện giúp đỡ sinh viên thực tập thực tế hơn nữa, giao cho sinh viên nhiều việc có liên quan cụ thể đến ngành nghề hơn. - Công ty và các cán bộ nhân viên hướng dẫn sinh viên cụ thể hơn. Vì khi mới bước vào công ty sinh viên hầu như rất lạ lẫm chưa hiểu và biết việc cần phải làm, do vậy bước đi đầu tiên rất cần có sự dìu dắt. - Chính vì tâm lí lạ lẫm, ngại ngùng, bỡ ngỡ khi mới vào công ty nên sinh viên rất mong nhận được sự động viên khích lệ và thái độ nhiệt tình, ân cần của các cán bộ, nhân viên trong công ty. 3.2. Đối với nhà trường và ban lãnh đạo khoa. Nhà trường và ban lãnh đạo khoa luôn quan tâm giúp đỡ sinh viên, tạo nhiều cơ hội cho sinh viên thực tập, ứng dụng thực tiễn thông qua các chuyến tham quan thực tế hàng năm. Có thể nói, đợt thực tập này là cơ hội cuối cùng mà nhà trường và khoa mở ra cho sinh viên được thử thách và thể hiện kiến thức đã học vào thực tiễn làm việc. Do đó đối với sinh viên năm cuối nói chung và cá nhân tôi nói riêng đợt thực tập này có ý nghĩa rất lớn, nâng bước đi đầu tiên cho những sinh viên mới chập chững ra trường. Qua đây, tôi xin đưa ra một số ý kiến đề xuất như sau: - Đợt thực tập này là một trong rất nhiều cơ hội mở ra cho sinh viên có điều kiện được cọ sát với thực tế công việc và ngành nghề. Tuy nhiên tôi nhận thấy 4 năm học trong trường đại học chỉ có một lần được vào thực tập tại công ty du lịch như vậy là hơi ít. Qua đây mong nhà trường, ban lãnh đạo khoa và các thày giáo, cô giáo tạo nhiều cơ hội thực tế hơn nữa để sinh viên thực sự được làm quen và không khỏi bỡ ngỡ khi đi làm. 3.3 Một số bài học kinh nghiệm. Thời gian thực tập tuy khômg phải là dài nhưng cũng đủ để tôi học hỏi và tích luỹ được một số kinh nghiệm, sẵn sàng cho bước đi mới của mình. Trước tiên, qua thời gian thực tập bản thân tôi có điều kiện được làm quen và tiếp xúc với một môi trường mới, không phải là môi trường học đường mà tôi đã có trong những năm qua, đây là môi trường mói và hoàn toàn lạ lẫm không chỉ đối vối cá nhân tôi mà còn đối với rất nhiều sinh viên khác. Trong thời gian này, tôi đã học hỏi được rất nhiều điều từ phong cách làm việc nghiêm túc, thái độ làm việc nhiệt tình cũng như môi trường làm việc năng động. Ngoài ra tôi còn rút ra được rất nhiều kinh nghiệm thông qua công việc mình được giao và những tình huống xảy ra trong quá trình làm việc. Thứ hai, trong quá trình thực tập tôi có điều kiện được tiếp xúc thực tế với công việc ngành nghề của mình, có điều kiện áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Những kiến thức từ nhiều năm ngồi trên ghế nhà trường đã được đưa vào t