Báo cáo thực tập tại Công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành

Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành - Công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành được thành lập theo Quyết định 3977/QĐUB ngày 11/9/1996 của UBND thành phố Hà Nội với tên giao dịch đầy đủ là Công ty TNHH Thương Mại - Dịch vụ - XNK Hoàng Nguyên - Tiến Thành. - Trụ sở chính của công ty đặt tại 214 đường Láng, quận Đống Đa, Hà Nội. - Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty: Công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong nhiều lĩnh vực thương mại khác nhau, trong đó có hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế, nhằm đem lại hiệu quả cao về kinh tế - xã hội, giải quyết công ăn việc làm, đóng góp ngân sách Nhà nước, tích luỹ đầu tư để phát triển doanh nghiệp. Do yêu cầu nghiên cứu và tìm hiểu để phục vụ tốt cho việc làm chuyên đề sau này, em chỉ xin đề cập đến lĩnh vực kinh doanh XNK của công ty, bao gồm những nội dung chủ yếu sau: + Xuất khẩu các mặt hàng nông lâm sản nhờ mạng lưới thu mua lưu động của công ty và nguồn hàng phong phú về nông lâm sản ở khu vực phía Bắc và một số tỉnh phía Nam. + Nhập khẩu những mặt hàng điện tử cao cấp mà chủ yếu là hàng điện tử gia dụng,... phục vụ nhu cầu sản xuất và đời sống cũng như đáp ứng những nhu cầu của người tiêu dùng, đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh. Công ty TNHH Hoàng Nguyên - Tiến Thành tuy là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh mới được thành lập nhưng nhờ chính xác khuyến khích phát triển các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh của Nhà nước nên chỉ trong một thời gian hoạt động tương đối ngắn công ty đã hoàn thành khá tốt những nhiệm vụ mà mình đã đặt ra như: + Sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn vay của Nhà nước cũng như nguồn vốn tự có của công ty. + Tổ chức tốt bộ máy nhân sự với cơ cấu linh động, gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả. + Trong lĩnh vực kinh doanh XNK, công ty chủ động tìm kiếm nguồn hàng cũng như thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. + Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước, chịu trách nhiệm thực hiện và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ pháp luật hiện hành. + Không ngừng nâng cao mức sống của CBCNV trong công ty, cũng như bồi dưỡng, giáo dục và nâng cao trình độ chuyên môn cho họ để họ có thể làm việc với kết quả tốt hơn cho công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hoàng Nguyên - Tiến Thành gồm: ã Hội đồng quản trị ã Giám đốc ã Phó giám đốc ã Các phòng ban: Phòng kế toán; Phòng kinh doanh gồm: phòng nhập khẩu và phòng xuất khẩu. Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng xuất khẩu Phòng nhập khẩu Trong biên chế chính thức của công ty bao gồm 18 người. - Các hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế của công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành chủ yếu tập trung vào nhập khẩu các mặt hàng nông lâm sản nên hoạt động xuất khẩu có nét đặc trưng riêng so với các công ty khác. Đó là hoạt động xuất khẩu theo thời vụ thu hoạch, thiết lập các nguồn hàng chủ yếu ở phía Nam, hàng hoá XNK chủ yếu qua cảng biển Hải Phòng, còn về nhập khẩu, chủ yếu công ty nhập các thiết bị điện tử mang tính chất giải trí là các phương tiện nghe nhìn như Tivi màu, đầu Video, dàn máy CD/VCD. Tình hình kinh doanh của công ty từ khi thành lập đến nay Quy trình hoạt động XNK của công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành tuân thủ các qui định tổ chức và quản lý Nhà nước về xuất khẩu, đơn vị thực hiện bởi Ban Giám đốc và nhân viên công ty tuỳ theo chức năng của từng bộ phận, được tóm tắt như sau: - Nghiên cứu thị trường XK, giao dịch, đàm phán hợp đồng XK. Nghiên cứu thị trường, thu thập và xử lý thông tin thị trường được tiến hành với nội dung và mức độ chi tiết khác nhau tuỳ thuộc vào tính chất và phân đoạn thị trường cần nghiên cứu. Công ty chia thị trường thành 2 nhóm chính: thị trường truyền thống và thị trường tiềm năng. Mục tiêu của nghiên cứu thị trường truyền thống là củng cố, phát triển quan hệ với bạn hàng đã có và bạn hàng tiềm năng trong thị trường đó. Mục tiêu nghiên cứu thị trường tiềm năng là mở rộng đa dạng hoá hoạt động xuất khẩu. Công tác nghiên cứu thị trường xuất khẩu phần lớn được thực hiện do phòng kinh doanh mà chủ yếu là phòng xuất khẩu và giao dịch, đàm phán về hoạt động xuất khẩu thường được công ty tiến hành qua hình thức thư tín, Fax, điện thoại, E-mail hoặc trực tiếp gặp gỡ đối tác thương mại trong các thương vụ lớn, phức tạp. - Ký kết hợp đồng xuất khẩu: Công ty ký kết hợp đồng xuất khẩu chủ yếu bằng hình thức văn bản, trong đó nội dung bao gồm: Hợp đồng kinh tế Số: Ngày ... tháng ... năm ... Giữa bên: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Dưới đây gọi tắt là "Bên bán" Và bên: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Dưới đây gọi tắt là "Bên mua" Hai bên đồng ý ký kết hợp đồng với những điều kiện sau: 1. Tên hàng (Commodity) 2. Số lượng (Quantity) 3. Chất lượng (Quality) 4. Giao hàng (Delivery, Shipment) 5. Giá cả (Price) 6. Thanh toán (Payment) 7. Bao bì, ký mã hiệu (Packing, Marking) 8. Bảo hành (Warranty) 9. Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty) 10. Bảo hiểm (Insurance) 11. Bất khả kháng (Force majence) 12. Khuyến mại (Clain) 13. Trọng tài (Arbitration) Hợp đồng này có hiệu lực từ:..... Làm vào ngày ... tháng ... năm ... Hợp đồng cũng làm thành bản tiếp ... mỗi bên giữ 01 bản. Người bán ký tên Người mua ký tên Loại hợp đồng này thường ký kết giữa bên mua và bên bán . Trên thực tế, nhiều hợp đồng còn có cả bên vận chuyển (chủ toạ) tham gia ký kết. Việc ký kết hợp đồng xuất khẩu thường do Ban giám đốc ký kết, trường hợp giám đốc uỷ quyền cho người khác ký kết phải có văn bản (giấy uỷ quyền). - Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành được phép xuất khẩu trực tiếp do đó trong quá trình thực hiện hợp đồng của mình công ty đã vận dụng linh hoạt các phương thức nghiệp vụ vừa đảm bảo tuân thủ luật pháp, vừa thực hiện đúng, đầy đủ nhanh chóng với chi phí nhỏ nhất cho hợp đồng đã ký kết. Các bước tiến hành: - Xin giấy phép xuất khẩu; - Chuẩn bị hàng để giao; - Kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hoá; - Thuê tàu; - Mua bảo hiểm cho hàng hoá; - Làm thủ tục hải quan; - Giao nhận hàng hoá; - Làm thủ tục thanh toán, lấy ngoại tệ; - Khiếu nại trọng tài (nếu có). Quá trình tổ chức xuất khẩu của công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành bao gồm các bước cơ bản trên. Trong quá trình kinh doanh đối với những bạn hàng khác nhau thì quá trình trên được vận dụng một cách linh hoạt. - Tình hình kinh doanh XNK của công ty trong thời gian 1997-2000 Tỉ trọng XNK của công ty từ 1997-2000 1997 1998 1999 2000 Xuất khẩu 39,8 35,7 68,9 83,6 Nhập khẩu 60,2 64,3 31,1 16,4 Bảng trên cho thấy tỷ trọng nhập khẩu của công ty có xu hướng giảm còn tỷ trọng xuất khẩu có xu hướng tăng lên trong 2 năm gần đây. Điều này có được do công ty chủ trương bám sát nhu cầu thực tế của thị trường và thực hiện chính sách đa dạng hoá các mặt hàng xuất khẩu cũng như nhập khẩu. Điều này phản ánh sự năng động trong kinh doanh của công ty. Trong số các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty thì đứng đầu là các mặt hàng nông sản (rau quả, cà phê, ngũ cốc,...) và lâm sản. Đây là nhóm sản phẩm mà công ty có truyền thống xuất khẩu, có nhiều kinh nghiệm và các mối quan hệ làm ăn với các khách hàng có uy tín. Bảng tỉ trọng các mặt hàng xuất khẩu (1997-2000) Năm Tên sản phẩm 1997 1998 1999 2000 Đỗ xanh 22,6 41,5 36,2 25,3 Hạt tiêu 2,0 1,3 1,8 4,7 Điều 8,4 5,2 7,6 3,2 Cà phê 30,1 22,6 38,4 45,7 Lạc nhân 6,3 5,1 6,2 9,1 Tổng cộng 69,4 75,7 90,2 88,0 Bảng tỉ trọng các mặt hàng nhập khẩu (1997-2000) Năm Tên sản phẩm 1997 1998 1999 2000 Tivi màu 60 61 30 14 Đầu Video 35 30 26 18 Dàn máy CD/VCD 2 5 25 40 Đầu đĩa hình DVD - 3 18 26 Tổng cộng 97 99 99 98 Qua các số liệu trên ta có thể thấy rằng mặc dù thực hiện kinh doanh nhiều mặt hàng song công ty vẫn tập trung ưu tiên vào một số mặt hàng chủ lực như: đỗ xanh, cà phê, hạt tiêu các sản phẩm này luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá trị kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm. Cụ thể: năm 97 chiếm 69,4%; năm 98 chiếm 75,7%; năm 99 chiếm 90,2%; năm 2000 chiếm 88%. Xét về mặt tỉ lệ lợi nhuận, các mặt hàng chủ lực đem lại 83,4% lợi nhuận xuất khẩu cho công ty. Các mặt hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là các mặt hàng điện tử gia dụng như: Tivi màu, dàn CD/VCD,... các mặt hàng này thường chiếm tỉ trọng gần như tuyệt đối trong số những mặt hàng nhập khẩu và cũng đem lại gần như 97% tỉ lệ lợi nhuận nhập khẩu cho công ty. - Cơ cấu thị trường xuất khẩu: Công ty chủ trương thực hiện đa dạng hoá các quan hệ làm ăn, thực hiện quan hệ đối tác thương mại với nhiều công ty của nhiều nước trên thế giới nhưng chủ yếu tập trung vào khu vực Châu á, bao gồm Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Malaysia và Nga. Bảng liệt kê giá trị xuất khẩu trên các thị trường của công ty Đơn vị: 1.000 USD TT Năm Thị trường 1997 1998 1999 2000 1 Trung Quốc 14,73 16,55 20,12 25,72 2 Nhật Bản 10,69 11,87 15,71 18,64 3 Hàn Quốc 6,41 5,32 8,71 11,38 4 Nga 12,71 12,03 9,34 7,15 5 Malaysia 4,8 3,95 4,76 9,70 6 Singapore 10,9 9,72 8,52 8,92 Công ty cũng là nhà nhập khẩu một số lượng lớn hàng tiêu dùng, chủ yếu là đồ điện tử gia dụng từ các nước Châu á như: Hàn Quốc, Malaysia, Nhật Bản. Tỉ trọng nhập khẩu hàng điện tử từ các nước trên được thể hiện trong bảng sau: TT Năm Thị trường 1997 1998 1999 2000 1 Hàn Quốc 31 28 30 32 2 Malaysia 15 11 16 16 3 Nhật Bản 25 29 26 20 4 Singapore 16 18 20 20 Tổng cộng 87 86 92 88 Công ty nhận làm nhà nhập khẩu lớn hàng điện tử của các hãng điện tử tại Hàn Quốc và Maylaysia. Các mặt hàng này, công ty tổ chức bán buôn cho các cửa hàng điện tử chủ yếu ở Hà Nội, Nam Định và Hải Phòng. - Chính sách phân phối hàng xuất khẩu của công ty: Vì là doanh nghiệp xuất khẩu trực tiếp, vì vậy công ty thường áp dụng kênh phân phối ngắn cho nguồn hàng từ Việt Nam ra thị trường nước ngoài, nên luồng hàng hoá được phân bố rộng khắp. Để một sản phẩm của công ty bán được đến tay khách hàng nước ngoài cũng như người tiêu dùng trong nước, các thị trường khác nhau sẽ có dùng các sản phẩm khác nhau, điều này được thể hiện qua sơ đồ sau: Công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành Nhà nhập khẩu nước ngoài Nhà sản xuất nước ngoàiNgười tiêu dùng nước ngoài Theo cấu trúc kênh phân phối này, quyền kiểm soát của công ty bị mất đi khi đã chuyển quyền sở hữu cho nhà nhập khẩu nước ngoài. Hoạt động kiểm soát sự dịch chuyển sản phẩm xuất khẩu của công ty hầu như không có. - Việc thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước của công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành Tuy là một doanh nghiệp tư nhân nhưng công ty vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, cụ thể theo bảng: Đơn vị: triệu đồng Năm Chỉ tiêu 1997 1998 1999 2000 Thuế doanh thu 70,6 65,2 77,7 90,1 Thuế lợi tức 58,3 54,7 60,2 63,2 Thuế vốn 115,6 100,7 128,2 135,4 Cộng 244,5 220,6 266,1 288,7 Tỉ lệ nộp thuế trong tổng doanh thu là: Năm 1997: 2,1% Năm 1998: 2,2% Năm 1999: 2,2% Năm 2000: 2,4% Đánh giá sơ bộ kết quả hoạt động kinh doanh XNK của công ty - Do được sự ủng hộ tích cực từ phía Nhà nước với các cơ chế hỗ trợ XNK thông thoáng, các doanh nghiệp XNK ngoài quốc doanh đang ngày một khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hệ thống nền kinh tế thị trường nhiều thành phần. - Công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành đã và đang thực hiện các biện pháp thâm nhập và phát triển mở rộng thị trường tiêu thụ, không những duy trì và mở rộng kinh doanh trên thị trường truyền thống mà còn tích cực tìm kiếm các thị trường mới. Trong 2 năm 1999-2000 thị trường của công ty luôn được giữ vững và ngày càng mở rộng. Hiện công ty có quan hệ làm ăn với 11 bạn hàng ở khu vực Châu á - Thái Bình Dương sắp tới sẽ còn có thêm các bạn hàng ở khu vực Châu Âu và Bắc Mỹ. - Cũng nhờ vào các biện pháp tích cực mở rộng thị trường mà kim ngạch XNK của công ty ngày càng tăng. Sản phẩm xuất khẩu khá đa dạng, nhiều mặt hàng xuất khẩu có thế mạnh của công ty như: đỗ xanh, lạc nhân, cà phê, hạt tiêu,... - Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. - Công ty thường xuyên quan tâm tới việc bồi dưỡng đào tạo đội ngũ CBCNV về trình độ nghiệp vụ, chuyên môn. Điều này có được là do nỗ lực cố gắng không ngừng của ban lãnh đạo cũng như toàn bộ đội ngũ nhân viên trong công ty. - Những khó khăn còn tồn tại trong lĩnh vực kinh doanh XNK ở công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành: + Hiện tại công ty chưa có bộ phận Marketing riêng biệt, điều này đang ảnh hưởng tới việc nghiên cứu nhu cầu và phương thức XNK cho từng khu vực, lãnh thổ, từng thời điểm khác nhau bị hạn chế. + Công tác thực hiện hợp đồng XNK nhiều lúc còn gặp khó khăn một phần do hạn chế về trình độ của đội ngũ nhân viên trong công ty. Nhưng mặt khác cũng do các văn bản pháp quy về XNK của Nhà nước còn hạn chế, không phù hợp với thực tế, hay bị sửa đổi và chồng chéo, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của công ty. + Công tác nhập khẩu cũng không được tiến hành nhanh gọn do các thủ tục hải quan còn rườm rà gây lãng phí thời gian và tiền bạc. + Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu: Hoạt động thu mua tạo nguồn hàng của công ty gặp nhiều khó khăn do có sự cạnh tranh từ phía các công ty XNK khác làm cho giá thành các mặt hàng XNK nhiều lúc vượt quá dự kiến, sự phối hợp các nguồn hàng chưa hiệu quả về vận chuyển, lưu thông. + Tình trạng thiếu vốn: Công ty phải tự cân đối nguồn vốn của mình, nhiều hoạt động XNK phải vay ngân hàng với lãi suất cao. Do vậy kinh doanh chưa hiệu quả như mong đợi. Hoạt động XNK còn mang tính thời vụ. Hoạt động Marketing hầu như không có, chính sách giá và kênh phân phối không mang tính chiến lược kinh doanh lâu dài. + Công tác giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu còn nhiều yếu kém. Hợp đồng XNK còn chưa chặt chẽ. Tổ chức thực hiện hợp đồng XNK còn thiếu đồng bộ. Các phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh XNK của công ty Hoàng Nguyên - Tiến Thành * Mục tiêu phát triển Mở rộng quy mô xuất khẩu là mục tiêu lâu dài của công ty. Để đạt được mục tiêu này công ty cần phải mở rộng qui mô XNK cả về số lượng, chất lượng và cơ cấu nguồn hàng, mặt hàng phát triển thị trường cũ và xúc tiến hoạt động ở thị trường mới. - Phương hướng phát triển của công ty: + Thay đổi cơ cấu sản phẩm XNK tiến tới có thể xuất khẩu những mặt hàng mang tính chất thành phẩm, có giá trị chế biến cao. + Tiếp tục đổi mới tạo điều kiện thuận lợi để thu hút vốn đầu tư cho quá trình XNK. + Kinh doanh bằng các hình thức thích hợp, đa dạng hoá sản phẩm xuất khẩu bằng các chiến lược, chính sách Marketing nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng kim ngạch xuất khẩu. Tuyển dụng đào tạo đội ngũ nhân lực có khả năng kinh doanh xuất khẩu, tinh thông nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, gắn quyền lợi của họ với lợi ích của công ty từ đó phát huy tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân. * Các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh XNK - Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường: Công ty cần đầu tư hơn nữa vào công tác tìm kiếm thông tin hoặc tài liệu cần thu thập. Mở rộng quan hệ với các cơ quan chủ quản như Sở; Bộ Thương mại, Ngân hàng, Hải quan, Tổng cục thuế, Đại diện thương mại nước ngoài tại Việt Nam. - Mặt khác cần hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường với nhiều phương cách khác nhau gắn chặt hoạt động nghiên cứu thị trường với hoạt động kinh doanh XNK, tập trung chủ yếu vào những vấn đề sau: + Nghiên cứu thị trường nào; + Nhu cầu thị trường xuất - nhập nào: hiện tại và tương lai; + Công ty hay hãng xuất - nhập nào, uy tín của họ trên thị trường quốc tế, các điều kiện thanh toán, giao hàng như thế nào; + Giá cả trên thị trường quốc tế; + Tỉ giá hối đoái trên thị trường. - Nâng cao hiệu quả trong công tác giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng XNK. + Đánh giá đúng điểm mạnh, điểm yếu của công ty về trình độ đàm phán, các đối thủ cạnh tranh, ưu và nhược điểm của các đối thủ đó; + Xác định chiến lược cũng như sách lược đàm phán. - Ký kết hợp đồng XNK: + Hợp đồng phải đầy đủ các điều khoản cần thiết, tuyệt đối tránh sai sót nhằm tạo thuận lợi tối đa cho việc thực hiện hợp đồng; + Hợp đồng được thể hiện rõ ràng, ngôn ngữ hành văn dễ hiểu; + Hợp đồng được ký kết khi có sự đồng ý của các bên; + Hợp đồng phải đủ ý, nội dung, tránh hiểu nhầm. - Thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc hợp đồng XNK: gồm các bước chủ yếu: + Chuẩn bị hàng xuất khẩu; + Kiểm tra hàng xuất khẩu; + Thuê tàu và mua bảo hiểm; + Làm thủ tục hải quan; + Giao hàng; + Thanh toán. - Các biện pháp về vốn: Trong các nguồn hình thành vốn của công ty thì vốn vay là chủ yếu ngoài ra còn các nguồn vốn liên doanh liên kết và vốn góp của các thành viên trong công ty. Nhằm tăng cường khả năng tài chính, công ty cần: + Sử dụng hiệu quả vốn do các bên XNK cấp; + Huy động triệt để các nguồn vốn khác; + Căn cứ vào tình hình kinh doanh để có thể vay vốn từ ngân hàng, có quan hệ tốt với các ngân hàng để vay vốn nhanh chóng hiệu quả. - Các giải pháp nhân sự: + Luôn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ kinh doanh cho CBCNV trong công ty. + Tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ CBCNV phát huy hết năng lực của mình, quan tâm đến đời sống, thu nhập của họ nhằm gắn lợi ích của họ với lợi ích của công ty. mục lục