Báo cáo thực tập tại Công ty THHH Nội Thất Gia Long

LỜI MỞ ĐẦU Sau gần 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Nội Thất Gia Long (từ ngày 18/01/2010 đến ngày ) em đã bước đầu làm quen và tìm hiểu thông tin về quá trình hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức và đường lối, chiến lược phát triển của công ty.Từ đó em đã cố gắng tổng hợp một số ưu điểm và hạn chế của công ty trong quá trình hoạt động qua các năm. Bản báo cáo tổng hợp này em đưa ra nhằm báo cáo lại quá trình em tham gia thực tập và tìm hiểu về Công ty THHH Nội Thất Gia Long Báo cáo của em chia thành các phần sau: I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Nội Thất Gia Long II. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty . III. Một số thành tựu và hạn chế. I. Giới thiệu về công ty THNN Nội Thất Gia Long. 1. Thông tin khái quát về công ty. 1.1 Tên công ty và thông tin liên lạc. 1.1.1: Tên Công ty : CÔNG TY TNHH NỘI THẤT GIA LONG Tên bằng tiếng nước ngoài : GIA LONG INTERIOR COMPANY LIMITED Tên viết tắt : Gialong Co., Ltd 1.1.2: Địa chỉ trụ sở chính : số 1134 , Đường láng , Phường láng thượng Hà Nội Điện thoại : 04.8231.252 Email: gialong.company@yahoo.com Website : www.thietbivesinhgialong.com Fax: 62754288 Đăng ký kinh doanh số: 0101245866 Cấp ngày: 17/10/2000 Cơ quan đăng ký kinh doanh: Cơ quan thuế quận Đống Đa Vốn điều lệ: 500,000,000 VND Phần vốn góp và giá trị vốn góp của các thành viên : STT Tên thành viên Phần vốn góp Tỷ lệ Hình thức góp vốn 1 VŨ THỊ THU HÒA 200.000.000 40% Tiền mặt 2 VŨ XUÂN LỘC 150.000.000 30% Tiền mặt 3 VŨ ANH DŨNG 150.000.000 30% Tiền mặt Mã số thuế: 0101062228 1.1.3: Công ty có thể thay đổi địa chỉ giao dịch , đặt văn phòng đại diện và chi nhánh tại các địa phương khác theo quyết định của hội đông thành viên và phù hợp với quy định của pháp luật. 1.2 Ngành nghề kinh doanh. Buôn bán tư liệu sản xuất , tư liệu tiêu dùng ( trang thiết bị nội ngoại thất, vật liệu xây dựng ) Đại lý mua, đại lý bán , ký gửi hàng hóa. Trang trí nội ngoại thất. Lấp đặt gia công thiết bị nội ngoại thất. 1.3 Lực lượng lao động. Toàn công ty có tổng số 28 lao động, trong đó các cán bộ quản lý có bằng cử nhân và kỹ sư, các nhân viên có trình độ trung cấp, các công nhân kỹ thuật được đào tạo và có tay nghề từ bậc 3 đến bậc 7. Hầu hết các cán bộ công nhân trong công ty đều trẻ tuổi luôn học tập và trưởng thành qua các công trình và công việc xây lắp và xây dựng. TỔNG HỢP LAO ĐỘNG TOÀN CÔNG TY. STT Ngành nghề kinh doanh Cán bộ CN kỹ thuật Tổng số Đại học Cao đẳng Trung cấp CN bậc 5÷7 CN bậc 3÷4 A: Lao động gián tiếp 1 Tài chính- kế toán 1 1 2 2 Kinh tế kế hoạch 1 2 3 3 Chuyên môn khác 1 1 2 B: Lao động trực tiếp 1 Công nhân hàn, tiện, cơ khí 1 2 2 5 2 Công nhân lắp đặt 2 4 6 3 Công nhân sửa chữa 1 2 3 4 Nhân viên bán hàng 1 2 3 5 Nhân viên phục vụ khác 2 2 4 Tổng số 2 4 3 7 12 28 Ngoài lực lượng chinh của Công ty đảm nhiệm phần khối lượng công việc chủ yếu và đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật , Công ty có thể hợp tác với một số đối tác và thuê lao động ngoài nhằm sử dụng nguồn lực một cách tốt nhất trong quá trình hoạt động và thi công các dự án, hợp đồng. 1.4 Số liệu tài chính các năm: Tóm tắt số liệu tài chính qua 4 năm gần đây của công ty trên cơ sở báo cáo tài chính hàng năm: Đơn vị: triệu đồng. STT Hạng mục Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Tổng tài sản lưu động 7,000 8,400 11,000 13,500 2 Tổng tài sản có 7,300 9,100 11,500 14,000 3 Tổng tài sản nợ 7,300 9,100 11,500 14,000 4 Doanh thu 3,500 6,000 5,000 11,000 5 Lợi nhuận 300 500 400 800 1.5 Tín dụng và Ngân hàng Tên và địa chỉ Ngân hàng thương mại cung cấp tín dụng: Ngân hàng Công thương Ba Đình Địa chỉ : Ngân hàng Công thương Đống Đa Địa chỉ: 2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Gia Long 2.1 Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH nội thất Gia Long được thành lập chính thức vào ngày 17/10/2000,tiền thân là cửa hàng bán buôn, bán lẻ, nhỏ với số lượng thành viên chỉ 2-3 người. Cửa hàng đầu tiên được đặt ở 24 Cát Linh. Mới đầu Công ty chỉ nhận lắp đặt trong phạm vi hộ gia đình, văn phòng công sở... về sau khi đã có lượng vốn vững chắc , có đội ngũ kỹ thuật cao và dày dạn kinh nghiệm Công ty đã vươn tới những công trình có quy mô lớn như lắp đặt hệ thống đồ nội thất cho các khu trung cư , cho các tòa nhà cao cấp… Có những dự án lên tới hàng chục tỷ đồng. Giờ đây với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đồ nội thất Công ty đã làm nên những dấu ấn đậm nét , được các nhà chủ đầu tư tin tưởng. Các công trình chạy dài trên cả nước, từ Bắc vào Nam . Công ty đã đào tạo được đội ngũ cán bộ kỹ thuật , quản lý có trình độ chuyên môn cao, lành nghề , có khả năng kế thừa và phát triển để đảm nhận quản lý và thực hiện những dự án có quy mô lớn hơn nữa , có tính chất đặc biệt hơn nữa trong Quốc gia. Công ty có năng lực máy móc, thiết bị thi công được trang bị đầy đủ và hiện đại đáp ứng nhu cầu thực hiện những công trình lớn, dài ngày , và cũng có thể đảm nhận nhiều dự án một lúc. Ngoài ra Công ty còn có năng lực tài chính bằng vốn lưu động tự có và sự tín nhiệm của các Ngân hàng như Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam , Ngân hàng công thương Ba Đình, Ngân hàng công thương Đống Đa …đủ để đáp ứng phục vụ thực hiện các dự án có quy mô lớn, đảm bảo luôn kiểm soát được tiến độ và chất lượng dự án. Công ty còn thường xuyên quan tâm đến các dự án , công trình đã được xây dựng thông qua khách hàng . Quá trình bảo hành , bảo dưỡng cho khách hàng luôn được quan tâm một cách sát sao. Với năng lực , kinh nghiệm và phương châm của lãnh đạo Công ty là : “ Chất lượng - Tiến độ - Giá thành ’’ Công ty TNHH nội thất Gia Long đã đang và sẽ là thương hiệu đáng tin cậy trong lĩnh vực sản xuất và lắp giáp đồ nội thất trên toàn quốc. 2.2 Định hướng phát triển của công ty. - Đầu tư có kế hoạch hơn nữa tài – vật – lực để phát triển theo chiều sâu các hoạt động chủ yếu, là thế mạnh của công ty: kinh doanh, thi công sản xuất và lắp đặt nội ngoại thất; - Phát triển công ty phù hợp với xu hướng phát triển chung của ngành xây lắp nội ngoại thất, tranh thủ triệt để các cơ hội, từng bước mở rộng quy mô của công ty -      Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện chế độ trách nhiệm, ban hành cơ chế điều hành, cơ chế phân phối lợi ích và hoạt động của Công ty để nâng cao trách nhiệm và khuyến khích người lao động và cổ đông đóng góp xây dựng công ty ngày càng phát triển; -      Liên doanh, liên kết với một số tổ chức, doanh nghiệp để từng bước tham gia vào các hoạt động đầu tư và kinh doanh bất động sản; -      Thường xuyên quan tâm đào tạo nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn và tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, cùng với việc đầu tư thiết bị công nghệ tiên tiến và sản xuất kinh doanh để nâng cao hiệu quả sản xuất; - Chuyển dịch cơ cấu kinh tế của Công ty theo hướng đa năng, đa dạng hóa sản phẩm nhằm giải quyết đủ việc làm cho người lao động và đạt hiệu quả kinh tế cao. * Mục tiêu chủ yếu của công ty: - Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn của các thành viên đã đầu tư vào Công ty, hoàn thành các nhiệm vụ đã được Hội đồng thành viên thông qua; -     Tối đa hóa hiệu quả hoạt động chung của Công ty; -      Trở thành doanh nghiệp có uy tín và phát triển trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp nội ngoại thất. * Mục tiêu cụ thể: Năm 2010 : - Tốc độ tăng trưởng đạt 20% so với năm 2009. - Doanh thu tăng từ 2 – 3 lần so với năm 2009 - Lợi nhuận tăng ít nhất là 2 lần so với năm 2009. Đẩy nhanh việc hoàn thành các hợp đồng còn dở dang trong năm 2009, nhanh chóng tiến hành các hợp đồng mới kí kết, hoàn thành hợp đồng đúng thời hạn và sớm hơn thời gian dự định mang lại kết quả tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty. II. Cơ cấu tổ chức & quản lý của công ty. 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức & quản lý. Cơ cấu của công ty bao gồm: - Hội đồng thành viên - Giám đốc - Các phòng ban. Cụ thể, cơ cấu của công ty được sơ đồ lại như sau: Cụ thể, cơ cấu của công ty được sơ đồ lại như sau: Hội đồng thành viên Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Bộ phận bán hàng Bộ phận thi công lắp đặt Bộ phận sau bán hàng 2. Quyền hạn và nhiệm vụ của các vị trí quản lý. 2.1 Quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên. Hội đồng thành viên gồm các thành viên, là cơ quan cao nhất của Công ty. Thành viên là tổ chức chỉ điịnh người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên. Hội đồng thành viên họp mỗi năm ít nhất 1 lần. Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ sau đây : Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty Quyết định tăng và giảm vốn điều lệ , quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của Công ty Quyết định giải pháp phát triển thị trường tiếp thị và chuyển giao công nghệ thông qua hợp đồng vay , cho vay , bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của Công ty Bầu, miễn nhiễm, bãi nhiễm Chủ tịch Hội đồng thành viên , quyết định bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng với Giám đốc, kế toán trưởng ( và người quản lý khác ) Quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên , giám đốc, kế toán trưởng ( và người quản lý khác ) Thông qua báo cáo tài chính hàng năm , phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của Công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Quyết định thành lập Công ty con , chi nhánh , văn phòng đại diện Sửa đổi , bổ sung điều lệ Công ty Quyết định tổ chức lại Công ty 12. Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty. 2.2 Quyền hạn và nhiệm vụ của chủ tịch Hội đồng thành viên. Hội đồng thành viên bầu một thành viên làm chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể kiêm giám đốc Công ty Chủ tịch Hội đồng thành viên có các quyền và nhiệm vụ sau đây : - Chuẩn bị và tổ chức việc chuẩn bị chương trình kế hoạch, hoạt động của Hội đồng thành viên. - Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn chương trình , nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên hoặc để lấy ý kiến các thành viên - Triệu tập và chủ trì cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên - Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên - Thay mặt Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên. 2.3 Quyền hạn và nhiệm vụ của giám đốc. Giám đốc Công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Giám đốc phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: - Có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh Nghiệp - Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản lý kinh doanh hoặc trong các ngành , nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty. Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ: - Tổ chức, thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên. - Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty - Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. - Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý Công ty , trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên. - Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty , trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên. - Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty - Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên. - Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. - Tuyển dụng lao động - Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ của công ty, Hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với Công ty theo quyết định của Hội đồng thành viên. 2.4 Quyền hạn và nhiệm vụ của trưởng phòng kế toán. - Phân công và chỉ đạo trực tiếp các kế toán của công ty. - Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty chuyển đầy đủ, kịp thời các số liệu, tài liệu cần thiết cho việc kế toán và kiểm tra kế toán. - Trưởng phòng kế toán có quyền quyết định các tài liệu liên quan tới việc thanh toán, trả lương; trả tiền thưởng, thu chi tiền mặt của công ty. Đồng thời trưởng phong kế toán phải có nhiệm vụ: - Giúp giám đốc tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế trong công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh doanh của công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại của công ty đã xảy ra, những việc làm không hiệu quả, những trì trệ nhằm có những biện pháp khắc phục, đảm bảo kết quả hoạt động và doanh lợi ngày càng tăng. - Giúp giám đốc thông qua công tác Tài chính – kế toán của công ty nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và nâng cao hiệu quả của đồng vốn kinh doanh. - Tổ chức ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. - Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế nộp ngân sách, các quỹ để lại công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả. - Thực hiện kế hoạch đâò tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ cho các kế toán viên trong công ty 2.5 Quyền hạn và nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh. - Phát triển thị trường và điều chỉnh cơ cấu phòng ban phục vụ cho hoạt động kinh doanh được giao. - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty theo từng giai đoạn đã được giám đốc duyệt - Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, dữ liệu khách hàng. - Xây dựng chính sách môi giới, tìm kiếm, thu hút, mở rộng và chăm sóc khách hàng của Công ty. - Điều hành mọi hoạt động cuả phòng theo chức năng, quyền hạn được giao bao gồm: khách hàng, đại lý… - Quản lý doanh số và lợi nhuận kinh doanh cho Công ty. - Thực hiện kiểm soát các bước nghiệp vụ diều hành và các hoạt dộng tư vấn cho khách hàng. - Xử lý mọi vấn đề phát sinh trong hoạt động giao dịch hàng ngày. - Thực hiện chế độ báo cáo và các nhiệm vụ khác theo sự phân công, ủy quyền của giám đốc. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nhiệm vụ được giao. -Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, bán hàng nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng. Trực thuộc phòng kinh doanh còn có bộ phận bán hàng, bộ phận thi công lắp đặt và bộ phận dịch vụ sau bán hàng.Các bộ phận này có nhiệm vụ giúp đỡ phòng kinh doanh, giám đốc hoàn thành kế hoạch kinh doanh của công ty.Thiết lập kế hoạch bán hàng đối với các sản phẩm công ty cung cấp,nghiên cứu và tìm hiểu rõ các sản phẩm hiện có và sản phẩm mới của công ty.Tạo dựng duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, quảng bá sản phẩm và các giải pháp của công ty đến khách hàng, mở rộng bán hàng ở thị trường hiện tại và thị trường mới. Thực hiện các dịch vụ sau bán hàng, đảm bảo khách hàng nhận được sự phục vụ tốt nhất nhằm nâng cao doanh số bán hàng, đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra. III. Một số thành tựu đạt được và hạn chế. 1. Một số thành tựu. Trong suốt thời gian hoạt động, cho đến nay công ty đã đạt được nhiều kết quả cần phải công nhận, Trong những năm qua với chức năng của mình công ty đã góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng rất nhiều công trình lớn, nhỏ trên địa bàn cả nước: như cung cấp thiết bị và lắp đặt hoàn thiện khu chung cư ở quận 1, quận 5 Thành phố Hồ Chí Minh, các chung cư và khu nhà ở Linh Đàm,Hà Nội… và cung cấp đồ nội thất với số lượng lớn cho các đại lý trên toàn quốc.Đến nay công ty đã và đang có nhiều thế mạnh để tiếp tục tham gia vào các công trình, dự án quốc gia. 2. Hạn chế. Xét về hiệu quả, một số mặt, lĩnh vực hoạt động còn chưa đạt yêu cầu, biểu hiện ở các vấn đề sau: Thứ nhất: Cơ cấu tổ chức & quản lý của công ty còn chưa hợp lý, mặc dù sơ đồ cơ cấu khá hợp lý nhưng trong quá trình hoạt động kinh doanh tất cả mọi quyết định hầu như chỉ tập trung ở một mình giám đốc, các trưởng phòng không phát huy được khả năng, vai trò quyền hạn trách nhiệm của mình. Thứ hai: Công ty hầu như phục vụ các khách hàng và nhóm khách hàng quen thuộc, địa bàn hoat động tuy lớn nhưng khách hàng so với địa bàn hoạt động còn quá ít nguyên nhân chủ yếu là do hoạt động marketing và quản lý marketing còn chưa hiệu quả, thậm chí yếu kém. Các hoạt động marketing được thực hiện rời rạc, ít kiểm soát không mang lại kết quả như kế hoạch. Thứ ba: Công tác kiểm tra, kiểm soát và minh bạch tài chính còn nhiều hạn chế, đâu đó hiện tượng tài chính với số lượng lớn của công ty sử dụng sai mục đích làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thứ tư: Động lực lao động không cao, chưa rõ ràng đã làm giảm đi rất nhiều nỗ lực làm việc của cán bộ, công nhân viên trong công ty,điều này cũng làm giảm đáng kể hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty. Thứ năm: Nhân lực và nguồn nhân lực của công ty còn nhiều bất cập. Cơ cấu nguồn nhân lực còn bất hợp lý,công ty hoạt động mũi nhọn là lắp đặt nội ngoại thất do đó số lượng công nhân phải tuong đối nhiều nhưng thực tế số lượng công nhân lao động trực tiếp lại ít (9/28)và điều đáng nói nữa ở đây là chất lượng nguồn nhân lực yếu kém, hầu như dật trình độ trung cấp hoặc nghề bậc từ 3 – 7, hoạt động quản lý nguồn nhân lực không mang lại hiệu quả. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới việc chậm phát triển của công ty. Do đó trong thời gian thực tâp tới em sẽ tìm hiểu và nghiên cứu kỹ vấn đề này xem thực sự nguyên nhân dẫn tới hoạt động quản lý nguồn nhân lực không hiệu quả là ở đâu, đưa ra các giải pháp kiến nghị để nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực cho Công ty. Và đây dự định cũng là nội dung nghiên cứu cho chuyên đề thực tập của em. KẾT LUẬN Qua nghiên cứu và quan sát thực tế cho thấy rằng cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thế giới nói chung,sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam nói riêng công ty đã có những bước hòa nhập vào sự phát triển đó, từ một cứ hàng bán nhỏ lẻ thành công ty được nhiều khách hàng là những nhà thầu lớn biết đến và cộng tác lâu dài. Tuy nhiên bên cạnh những thành công đó còn nhiều bất cập và hạn chế như công tác quản lý và phong cách làm việc vẫn mang nặng tính chất của cơ quan nhà nước. Động lực lao động không cao, hiệu quả công việc chưa tăng rõ rệt. . Những bất cập này cần sự quan tâm nhiều hơn của các cán bộ quản lý cũng như sự hưởng ứng của nhân viên. Để từ đó cải thiện tốt hơn và phát triển công ty ngày càng vững mạnh. Đưa công ty lên những tầm cao mới, luôn là một tên tuổi đáng tin cậy.