Báo cáo Thực tập tại công ty TNHH Charoen Pokphand Việt Nam

u được. Các cách phân loại vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế, công dụng và tính năng. Để có thể quản lí và tổ chức một cách chặt chẽ hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết của Công ty C.P thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Do nguyên liệu ở công ty đa dạng về chủng loại cho nên công tác kế toán phải đòi hỏi tiến hành phân loại nguyên liệu theo một trình tự phương pháp khoa học. Căn cứ vào nội dung công dụng kinh tế của nguyên liệu trong quá trình sản xuất. Việc phân loại nguyên liệu được chia thành 3 loại như sau: Nguyên liệu thô (Raw Material): ngô, rỉ mật, gạo, bột sữa... Hỗn hợp (Premix ) Thuốc thú y (Medicine). Nhờ có cách phân loại này là cơ sở để Công ty C.P xác định được định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở để tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Danh mục NVL 2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. a. Cách tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Charoen Pokphand Việt Nam là một công ty sản xuất thức ăn gia súc thuộc loại lớn bởi vậy nguyên liệu nhập kho không chỉ có mua trong nước (của những người trực tiếp sản xuất ra nguyên liệu và những cửa hàng lương thực...) mà còn nhập khẩu từ nước ngoài về. Vì thế cách tính giá ở đây ta có thể phân ra như sau. Nguyên vật liệu mua trong nước. - Nếu mua trực tiếp của người nông dân (hàng nông sản), thì sau khi giao hàng một ngày kế toán lập phiếu trả tiền và trả tiền mặt. Nếu mua nguyên vật liệu của các công ty thương mại: Khách hàng bán vận chuyển đến công ty vì thế chi phí vận chuyển được tính vào giá thành thực tế ghi trên hoá đơn. Ví dụ 1: Ngày 21/08/2007 mua tấm gạo của ông Công Ty TNHH Minh Hiền theo số phiếu nhận hàng 003182 (Hoá đơn 20833 ) Trọng lượng tịnh: 19.532kg Đơn giá : 2.150 đ/kg Giá vốn thực tế = Trọng lượng * đơn giá = 19.532 * 2150 = 41.993.800 Nguyên vật liệu nhập khẩu. Nguyên liệu này chủ yếu mua từ chi nhánh khác của tập đoàn C.P , vì thế khi nhập nguyên liệu thì chi phí vận chuyển phân bổ phải được phân bổ cho từng loại trước khi tính giá thực tế nhập kho, vật liệu mua ngoài đánh giá theo giá vốn thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thực tế (trong đó chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, cân đo, thuê bãi...) b. Cách đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Khi xuất kho công ty áp dụng phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế nguyên liệu xuất kho. Cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Đơn giá thực tế của nguyên liệu xuất kho = Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ++ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ++ Số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ == Đơn giá thực tế nguyên vật liệu xx Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng Ví dụ: Trong tháng 8 năm 2007 trên sổ chi tiết nguyên vật liệu tấm gạo #C có số liệu như sau: Số dư đầu kỳ : 125.310 Nhập trong kỳ : 95.670 Đơn giá : 2.157 Đơn giá : 2.150 Thành tiền : 270.293.670 Thành tiền : 207.603.900 Cuối tháng tính được đơn giá thực tế nguyên liệu xuất kho là: 270.293.670 + 205.690.500 = 2.154đ 125.310 + 95.670 Đây chính là đơn giá thực tế của tấm gạo xuất dùng trong tháng 3. Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên, vật liệu. Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng cứ xác minh nội dung kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian hoàn thành của chúng. Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để ghi nhận thông tin kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Tổ chức ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Nội dung công việc tổ chức này là tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong đơn vị và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ nội sinh. Đối với Công ty C.P thì tuỳ thuộc vào kế toán tăng nguyên vật liệu hay kế toán giảm nguyên vật liệu mà có các chứng từ kế toán khác nhau. a. Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu: Do Công ty C.P nhập kho nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài nên có các chứng từ liên quan là: Hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu Hoá đơn Giấy phép ra vào nhà máy Phiếu kiểm hoá chất lượng Phiếu nhập hàng Phiếu nhận hàng Phiếu chi * Hợp đồng cung cấp nguyên liệu: HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: 35/2007/CCHH Căn cứ vào các quyết định hiện hành của pháp luật Việt Nam Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên Hôm nay ngày 01/09/2007, Tại Xuân Mai – Chương Mỹ – Hà Tây, chúng tôi gồm có: BÊN A: CÔNG TY TNHH MINH HIỀN - Địa chỉ: Tổ 4 – Văn Quán – Văn Mỗ – Hà Đông – Hà Tây - Điện thoại: 0343.542706 Fax: 0343.542706 - Tài khoản: 421104030042 Tại ngân hàng No &PTNT Hà Đông - Mã số thuế: 050044729 - Do ông: Nguyễn Hữu Thuy – Giám đốc – làm đại diện BÊN B: CÔNG TY TNHH CHAROEN POKPHAND VN - Địa chỉ: Thị trấn Xuân Mai – Chương Mỹ – Hà Tây - Điện thoại: 0343.840501 /7 Fax: 0343.840416 - Tài khoản: 102010000242875 Tại ngân hàng công thương Hà Tây chi nhánh Xuân Mai. Mã số thuế: 0500232714 Do ông: Arthit Nukookit – Giám đốc kinh doanh - làm đại diện. Hai bên đã bàn bạc và thống nhất: Bên A đồng ý bán , bên B đồng ý mua lô hàng Tấm gạo với các điều kiện và điều khoản sau: Điều1: Quy cách, trọng lượng, đơn giá và trị giá: Trọng lượng: 19.532 kg Đơn giá: 2.150đ/Kg Trị giá: 41.933.800 đ (Bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu, chín trăm ba mươi ba nghìn, tám trăm đồng) Ghi chú: Giá trên là giá giao tại nhà máy của Công ty C.P Điều 2: Giao hàng 1, Thời hạn giao hàng: 21/09/2007 2, địa điểm giao hàng: Tại kho nguyên liệu của Công ty C.P Điều 3: Thanh toán 1, Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản 2, Thời gian thanh toán: Thanh toán sau 15 ngày kể từ khi nhận hàng tại kho bên B và hoá đơn tài chính của bên A Điều 4: Trách nhiệm của mỗi bên 2, Trách nhiệm của bên A - Đảm bảo giao hàng như ghi tại điều 1 và điều 2 của bản hợp đồng này - Cung cấp cho bên B hoá đơn GTGT - Thông báo trước ngày giao hàng cho bên B ít nhất 5 ngày để bên B có thời gian chuẩn bị. - Chịu phạt 10% giá trị hợp đồng trong trường hợp không giao hàng cho bên mua đúng hạn 1, Trách nhiệm của bên B: - Đảm bảo nhận hàng đúng thời gian quy định tại điều 2 và thanh toán đúng thời hạn quy định tại điều 3. - Chuẩn bị đầy đủ nhân lực và vật lực để tiếp nhận hàng khi có thông báo của bên A. Điều 5: Các điều khoản chung 1, Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản và điều lệ của hợp đồng này. Bên nào tự ý gây trở ngại cho việc thực hiện hợp đồng thì phải chịu phạt theo quy định của hợp đồng này. 2, Bất cứ khiếu nại nào của bên B về chất lượng hàng hoá phải được thông báo cho bên A trong vòng 25 ngày kể từ ngày giao hàng để hai bên thương lượng giải quyết. Nếu quá thời hạn trên bên A không chịu trách nhiệm về số hàng đã được giao. 3, Mọi khiếu nại của bên B phải gửi cho bên bán bằng văn bản trong vòng 25 ngày kể từ ngày nhận hàng. mọi tranh chấp trước hết phải giải quyết bằng thương lượng, nếu không đạt được thoả thuận sẽ đưa ra trung tâm trọng tài kinh tế để giải quyết, phí trọng tài và các phí khác do bên thua kiện chịu. 4, Các phụ lục nhằm sửa đổi, bổ sung của hợp đồng này đều phải có sự nhất trí của hai bên và được làm bằng văn bản. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lí như nhau kể từ ngày kí. Đại diện bên A Đại diện bên B Chủ kinh doanh Giám đốc kinh doanh Nguyễn Hữu Thuy Arthit Nukookit * Hoá Đơn giấy phép ra vào nhà máy * Phiếu Kiểm hoá chất lượng PHIẾU KIỂM HOÁ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM Số:… Họ tên ngươig yêu cầu: Nguyễn Thị Hoài Ngày tháng: 21/08/2007 Gửi tới : Phòng KCS Đơn vị: Phòng SXKD Nội dung yêu cầu: Kiểm hàng vật liệu mua về Tấm gạo … KẾT QUẢ KIỂM TRA STT Tên NVL Phương pháp kiểm tra Yêu cầu kỹ thuật Kết quả kiểm tra 1 Tấm gạo 30% không ẩm mốc Đạt … … … … … Kết luận : Đạt yêu cầu để nhập kho Người yêu cầu Người kiểm tra Người duyệt * Phiếu nhập hàng * Phiếu nhận hàng * Phiếu chi Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch bán hàng và đưa cho phòng sản xuất . Dựa vào kế hoạch này phòng sản xuất có kế hoạch xuất nguyên vật liệu, đồng thời kế hoạch này được đưa cho phòng thu mua, phòng thu mua sẽ lên kế hoạch đi khai thác thị trường và thu mua nguyên vật liệu . Công ty là nơi đánh giá cuối cùng về chất lượng hàng nhập và quyết định nhập hay không nhập hàng. Khi khách hàng đến bán nguyên vật liệu cho công ty phải mang theo hoá đơn, hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu đã kí với phòng thu mua. Khi xe bán nguyên vật liệu tới nhà máy thì phải tuân theo các bước sau : - Khách hàng phải đăng kí với bảo vệ, bảo vệ sẽ in giấy phép ra vào nhà máy (trên giấy này thể hiện được tên người cung cấp, số thứ tự, số xe, tên nguyên vật liệu cần nhập), sau đó sẽ chuyển giấy này cho phòng KCS. - Khi có giấy phép ra vào KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng 30% số hàng nhập theo từng loại hàng. + Nếu không đạt chất lượng KCS sẽ viết vào phiếu kiểm hoá chất lượng không đạt và trả lại hàng. Khách hàng trả lại phiếu cho bảo vệ và được phép mang hàng ra khỏi cổng nhà máy. + Nếu đạt chất lượng KCS sẽ viết phiếu kiểm hoá và chuyển cho phòng cân cùng với giấy phép ra vào nhà máy. - Theo thứ tự phòng cân sẽ gọi xe vào cân hàng, lúc này trong máy vi tính có trọng lượng hàng nhưng phòng cân chưa in ra phiếu cân. Trường hợp cân xe quá tải (Ví dụ như container) sẽ cân hai lần : lần một cân đầu xe, lần hai cân đuôi xe. Sau khi cân xe xong phòng cân in phiếu nhập hàng (Good accepting form -3 liên ) rồi chuyển cho KCS. - KCS là người có trách nhiệm nhập hàng tại kho cùng với nhân viên của kho. Lúc này KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu lần hai. Nếu đạt chất lượng, KCS sẽ viết số lượng nhập vào phiếu nhập hàng và chuyển cho phòng cân sau khi đã có sự kí duyệt của trưởng phòng, chỉ giữ lại một liên. - Sau khi đã nhập hàng xong lái xe trở lại cân xe (xe không có hàng )để biết được trọng lượng thật của hàng sau khi trừ đi trọng lượng xe. Lúc này phòng cân sẽ in phiếu cân, phiếu nhận hàng (Good receiving form - 3 liên) Giao cho khách hàng liên của khách hàng. Phòng cân sẽ trả lại giấy phép ra vào nhà máy cho khách hàng sau khi đã đóng dấu đầy đủ. Sau tất cả các bước trên, cuối ngày 2 liên còn lại của phiếu nhập hàng và phiếu nhận hàng được chuyển về kế toán và bộ phận kho. Sau khi đã hoàn tất thủ tục nhập hàng và sau khi đã nhận được tất cả các chứng từ liên quan kế toán sẽ tiến hành in phiếu nhận hàng có giá vốn của hàng nhập theo hoá đơn và hợp đồng. Phiếu nhập gồm có ba liên: + Một liên cho khách hàng + Một liên cho thủ kho + Một liên được giữ cùng hoá đơn và hợp đồng trong phiếu chi thanh toán tiền bán nguyên vật liệu cho khách hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình nhập hàng được sắp xếp đúng nơi qui định, đảm bảo khoa học hợp lí cho việc bảo quản vật tư và tiện cho việc theo dõi xuất kho và thanh toán với người bán. b, Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu Kế toán giảm nguyên vật liệu thì bao gồm giảm do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và giảm do các nguyên nhân khác. ở Công ty C.P Nguyên vật liệu giảm hầu hết là do xuất dùng cho sản xuất, chứng từ sử dụng bao gồm: - Phiếu yêu cầu xuất vật tư CHAROEN POKPHAND VIETNAM CO., LTD. XUÂN MAI - CHƯƠNG MỸ -- HÀ TÂY Số: 141301 PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ Ngày: 23/09/2007 Phân Xưởng: PX1 Thời gian: 9.30 Tên nhân viên: Mr Hưng STT Tên NVL Số lượng Trọng Lượng Ghi chú 1 Tấm gạo #C 18.150 Kg 2 Ngô #3 102.815 Kg ..... ..... .... ..... Cộng 855.190 Kg ..................... ................... Thủ kho xuất Thủ kho nhận - Phiếu xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và nhu cầu sản xuất thực tế. Bộ phận sản xuất ghi danh mục nguyên vật liệu cần dùng về số lượng, quy cách, phẩm chất sau đó trình lên cho giám đốc nhà máy, sau khi đã kí duyệt thì thủ kho làm thủ tục xuất kho.Dựa vào kế hoạch sản xuất hàng ngày, phòng kho sẽ nhập số lượng nguyên liệu theo kế hoạch sản xuất và in phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đựơc lập thành 3 liên : - Liên 1 : lưu tại kho Liên 2 : Cho nhân viên trực tiếp nhận nguyên vật liệu Liên 3 : Chuyển cho kế toán Phiếu xuất kho được minh hoạ theo phiếu xuất kho số 003945ngày 23/09/07 Phieu xuat kho 4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty C.P áp dụng theo phương pháp thẻ song song vì nó phù hợp với điều kiện,tình hình cụ thể của công ty. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được căn cứ vào những chứng từ sau: Phiếu nhập nguyên vật liệu Phiếu xuất nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành ở công ty như sau : Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép , phản ánh hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ sau đó ghi thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. Mỗi thẻ kho được mở gồm ít hay nhiều tờ sổ tuỳ theo khối lượng của một hay nhiều lô hàng xếp theo cây nguyên liệu được xuất dùng. Thủ kho theo dõi nguyên vật liệu theo sơ đồ kho và kiểm tra hàng ngày số liệu tồn kho. Sơ đồ được lưu phai và kiểm tra nội bộ tại kho. Cuối tháng thủ kho tổng hợp số tồn trên thẻ kho theo cây nguyên vật liệu và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm nguyên vật liệu chuyển cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán . (Mẫu Thẻ Kho) the kho Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm kho theo cây nguyên liệu . Kế toán tổng hợp số liệu trên bảng kiểm kê kho để kiểm tra tính hợp lý giữa số liệu mua hàng với số liệu xuất kho. Bảng kiểm kê này có xác nhận của kế toán và thủ kho kèm theo bảng điều chỉnh nguyên liệu sau khi kiểm kho(có chữ ký của kế toán trưởng và trưởng kho). 5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng Kế toán theo dõi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong máy để kiểm tra tình hình nhập - xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cơ sở để theo dõi sổ chi tiết nguyên vật liệu là các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã được đối chiếu kiểm tra số lượng khớp đúng. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết Bảng TH N-X - T KT THợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu So chi tiet nguyen vat lieu Số liệu chi tiết nguyên vật liệu được tạo thành quyển, mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một tờ sổ riêng biệt. Máy tự chuyển số liệu theo từng cột trong sổ như sau: + Cột số liệu chứng từ : Căn cứ vào số hiệu của chứng từ nhập xuất trong tháng. +Số tồn đầu tháng: mang số tồn cuối tháng trước ở sổ chi tiết loại nguyên vật liệu đó chuyển sang. + Các cột như trích yếu, nhập, xuất, tồn thì căn cứ vào số lượng, giá đơn vị, thành tiền của mỗi loại chứng từ. + Số tồn cuối kỳ = Số tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ Cuối sổ chi tiết nguyên vật liệu từng loại nguyên liệu kế toán cộng các chỉ tiêu theo cột để đối chiếu với thủ kho đồng thời tính giá thực tế nguyên liệu xuất kho và nguyên liệu tồn kho cuối kỳ theo cách tính như sau : Cách tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: - Tính tổng số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. - Tính tổng giá trị thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Tính đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân gia quyền từ đó tính được giá thực tế xuất kho bằng cách lấy số lượng xuất nhân với đơn giá bình quân. Ví dụ : Ngày 25 tháng 9 xuất kho 23.854 kg tấm gạo C ,đơn giá bình quân đã được tính ở phần đánh giá nguyên vật liệu. Vậy giá thực tế vật liệu xuất kho của tấm gạo là : 23.854 x 2.154 = 51.381.516 PHẦN III: KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU Đồng thời với hạch toán chi tiết là hạch toán tổng hợp tại Công ty TNHH Charoen Pokphand Việt Nam áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hình thức sổ kế toán NKC được áp dụng cho công tác kế toán nói chung và phương pháp kê khai hàng tồn kho được áp dụng cho việc kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu là : TK 611 : Mua hàng. TK 1331 : Thuế VAT đầu vào được khấu trừ. TK 621 : Chi phí vật liệu trực tiếp. TK 331 : Phải trả người bán. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như : 112, 111, 152 Vì phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại công ty theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên đầu kỳ máy tự kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng 8 : Nợ TK 611: 43.470.868.020 Có TK 152 : 43.470.868.020 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán kiểm tra và theo dõi qua quy trình phần mềm kế toán. 2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty Charoen Pokphand Việt Nam chủ yếu là hàng nhập khẩu. Nguồn hàng nhập từ các nước Trung Quốc, Mỹ, Australia...., hàng mua trong nước là những nông sản được mua theo vụ mùa( ngô, sắn, tấm....). - Đối với hàng mua trong nước, khi hàng được nhập vào kho, căn cứ theo hợp đồng nguyên vật liệu được nhập kho theo giá vốn thực tế trên phiếu nhận hàng.Theo như phiếu nhận hàng số 063482 ngày 21/09 thông qua quy trình nhập hàng: Nợ TK 611: 44.993.800 Nợ TK 133 : 2.099.690 Có TK 331 : 44.093.490 Sau khi nhận được hợp đồng với các điều khoản đã ký kết giữa hai bên và hoá đơn thanh toán của bên bán của ông Nguyễn Hữu Thuỵ. Kế toán lập phiếu chi tiền trả cho khách hàng bằng tiền chuyển khoản: Nợ TK 331 : 44.093.490 Có TK 112 : 44.093.490 Khi có ủy nhiệm chi của ngân hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản trên phiếu chi tiền. Máy nối mạng và chuyển số liệu vào sổ chi tiết phải trả cho người bán, sổ mua hàng và các sổ khác có liên quan. Kế toán theo dõi công nợ của khách hàng thông qua sổ chi tiết phải trả cho người bán. Sổ chi tiết phải trả cho người bán được lập thành từng quyển, mỗi khách hàng được theo dõi trên tờ sổ riêng biệt. Sổ phản ánh tình hình nhập hàng và số tiền phải trả cho người bán trong tháng. Cách lập như sau: + Cột chứng từ: Căn cứ vào số hiệu của chứng từ nhập hàng trong tháng theo ngày nhập hàng. + Cột diễn giải: Diễn giải số tiền trả cho người bán trong tháng. + Cột TK đối ứng: Chỉ các tài khoản có liên quan đối ứng với TK 331 khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập hàng. +Các cột số phát sinh và số dư thì căn cứ vào giá trị thực tế của hàng nhập tính số tiền phải trả cho khách hàng. Cuối sổ chi tiết phải trả cho người bán, số tiền cột số phát sinh được cộng để từ đó căn cứ theo số dư đầu kỳ tính số tiền còn lại phải trả cho khách hàng. (Sổ chi tiết phải trả cho người bán- TK331) TK331 Có những mặt hàng phải thu mua tại Cần Thơ( Dầu cá, cám gạo) Thủ Dầu (Cám mì, Tấm)..., trọng lượng thanh toán được tính theo đầu cân tại cảng. Công ty Charoen Pokphand Việt Nam có đặt một chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh để giao dịch mua hàng cho C.P Xuân Mai. Khi hàng được bàn giao tại cảng, chi nhánh chuyển cho phòng kế toán các chứng từ sau: + Hợp đồng mua hàng + Hoá đơn GTGT của hàng mua + Hợp đồng vận chuyển + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản bàn giao nhận vận chuyển hàng + Quyết định vận chuyển hàng hoá nội bộ Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng tại kho Xuân Mai, kế toán chuyển trả tiền cho khách hàng theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Việc vận chuyển do chi nhánh kí hợp đồng với bên vận chuyển. Sau khi đối chiếu hàng về với biên bản giao nhận tại cảng số hàng thiếu hụt nếu quá 0.5% trọng lượng hàng, bên vận chuyển sẽ bị phạt tiền khi thanh lý hợp đồng. - Đối với hàng nhập khẩu, hàng được nhập tại cảng Hải Phòng và được vận chuyển về kho Xuân Mai. Tất cả chi phí nhập hàng đều được tập hợp về phòng kế toán sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập hàng tại cảng. Vì nguyên vật liệu sản xuất chủ yếu nhập kho là nhập khẩu nên chi phí phát sinh lớn và tương đối nhiều, kế toán phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đảm bảo cho giá thực tế vật liệu nhập kho. Trong tháng 9 Potential Trading Ltd có bán cho công ty một lô hàng bột ngô(Corn Gluten Meal) của Mỹ.Hàng và chứng từ về 13/09 với hình thức chuyển khoản 15 ngày sau khi nhận hàng. Vì sản xuất liên tục và sử dụng phần mềm kế toán theo mạng lưới toàn công ty,nên sau khi qua thủ tục nhập hàng kế toán phải tính toán tạm thời giá trị hàng nhập (bao gồm cả cước phí vận chuyển, phí và bảo hiểm...). Số Hoá đơn: PT/VN/2007-158 Số tiền : 63.576,55$ (Tỉ giá hạch toán: 16.236 VND/$) Lượng hàng nhập: 199.424 kg Căn cứ theo tỉ giá tại thời điểm hạch toán, số tiền trên hoá đơn: 1.032.228.866 Phí nhập hàng và vận chuyển từ cảng Hải Phòng về Xuân Mai: 23.050.000 Thuế nhập khẩu : 103.657.000 Phí bảo hiểm : 3.269.368 Tổng giá trị hàng: 1.162.205.234 Đơn giá hạch toán của bột ngô nhập kho : 1.162.205.234/ 199.424=5.828đ/kg Hàng nhập khẩu và người bán được chia theo mã số để quản lý. Hàng bột ngô với mã số (IM5151) mã của công ty Potential Trading Ltd 015217. Khi hàng được nhập về qua mạng máy tính của công ty, kế toán phải tính toán tạm thời giá trị hàng, sau khi nhập dữ liệu máy tự định khoản: Nợ TK 611: 1.162.205.234 Có TK 331 :1.032.228.866 ( Sổ chi tiết phải trả 015217) Có TK 333: 103.657.000 Có TK 335 : 26.319.368 ( Phí bảo hiểm, phí vận chuyển nguyên vật liệu từ cảng về kho Xuân Mai được hạch toán qua TK335- chi phí phải trả) Ngày 28/09 kế toán lập phiếu trả tiền tại ngân hàng Bangkok (tỉ giá 16.286 VND/$). Căn cứ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm thanh toán, kế toán hạch toán: Nợ TK 331(015217): 1.032.228.866 Nợ TK 413 : 3.178.828 Có TK 112 : 1.035.407.693 Cuối tháng, bộ phận thu mua sau khi làm biên bản thanh lý với cảng Hải Phòng và bên công ty vận chuyển sẽ chuyển chứng từ về phòng kế toán. Sau khi tính toán giá trị thực tế nhập hàng, kế toán lập phiếu trả tiền (PV#07090132) cho cảng và bên vận chuyển: Nợ TK 335: 26.494.990 Nợ TK 133: 2.305.000 Có TK 112: 28.799.990 Như vậy, chi phí nhập hàng kế toán hạch toán thấp hơn giá trị thực tế 175.622 VND, lúc này kế toán có bút toán điều chỉnh để tính vào đơn giá thực tế trong kỳ: Nợ TK 611: 175.622 Có TK 335: 175.622 Đơn giá thực tế: (1.162.205.234+175.622)/199.424= 5.829đ/kg 3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Khi hàng được nhập vào kho nguyên liệu, hàng ngày theo yêu cầu kế hoạch sản xuất thủ kho xuất nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất. Vì quy trình kế toán được lập trình theo mạng, vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ là cơ sở tính đơn giá bình quân cho vật liệu xuất kho. Khi phiếu xuất kho được nhập dữ liệu, trị giá vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào Phiếu xuất kho 03945 ngày 21/09 trị giá vật liệu xuất kho: Nợ TK 621 : 1.925.468.000 Có TK 611 : 1.925.468.000 Số tiền này được thể hiện trên sổ cái TK611, sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và các sổ khác có liên quan. Vì đặc tính của nguyên vật liệu là hàng nông sản nên mục đích chính là xuất dùng cho sản xuất nên công ty không xuất nguyên liệu theo quản lý và các yêu cầu khác. Cuối tháng, Bảng tổng hợp nhập –xuất - tồn nguyên vật liệu được lập để lấy số liệu đối chiếu trên sổ cái và lập báo cáo tồn kho. Để lập được bảng tổng hợp này, kế toán phải căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kỳ phù hợp với từng loại vật liệu. Bảng này tổng hợp theo từng nhóm nguyên liệu cho ta thấy tình hình biến động của từng loại nguyên liệu về mặt số lượng và giá cả. Cách lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn nguyên liệu : Cột mã số nguyên liệu : Ghi chú mã từng loại nguyên liệu. Cột tên nguyên liệu : Ghi tên của từng loại nguyên liệu. Cột nhập trong kỳ : Căn cứ vào tổng số ở cột số lượng và cột thành tiền phần nhập của từng thứ nguyên liệu trên sổ chi tiết nhập xuất tồn nguyên liệu để ghi cho từng thứ nguyên liệu tương ứng. Cột xuất trong kỳ : Căn cứ vào tổng số cột số lượng và cột thành tiền phần xuất của từng thứ nguyên liệu trên sổ chi tiết nhập xuất tồn để ghi cho từng thứ vật liệu tương ứng. - Cột tồn cuối kỳ : Tồn đầu kỳ +Nhập - Xuất Căn cứ theo bảng tổng hợp này, giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong tháng 9/2007 được hạch toán: Nợ TK 621: 77.969.057.600 Có TK 611 : 77.969.057.600 Sau khi hoàn tất việc kiểm kho và tổng hợp kế toán nguyên vật liệu, Kế toán kiểm tra vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và xuất dùng trong kỳ từ đó kiểm tra tính hợp lý của đơn giá nguyên vật liệu chuyển sang kỳ sau. Cuối tháng trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ trên TK 611 được kết chuyển sang TK152 . Nợ TK 152 : 61.838.604.201 Có TK 611: 61.838.604.201 Trình tự kế toán tại công ty Charoen Pokphand Việt Nam theo hình thức Nhật ký chung. Căn cứ vào các chứng từ gốc hàng ngày máy tự chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, từ số liệu trên sổ Nhật ký chung để vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp ( Trích dẫn Sổ Nhật ký Chung và sổ Cái TK611) sổ cái TK 611 PHẦN IV: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀ