Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH Hoàng Vũ

và ngành nghề kinh doanh: Vốn là máu của một Doanh nghiệp. Một ý tưởng dù hay đến đâu cũng phải có tiền để biến nó thành lợi nhuận. Cần phải có vốn để tổ chức một Doanh nghiệp, mua hàng hoá và thiết bị, chi phí để quảng cáo, lương và các chi phí phát sinh khác. Đối với một Công ty xuất nhập khẩu thì vốn vô cùng quan trọng nhất là vốn lưu động, nó góp phần vào việc lưu thông hàng hoá. Khi thành lập, vốn điều lệ của Công ty Hoàng Vũ là 160.000.000 VNĐ với ngành nghề kinh doanh đăng ký là buôn bán tư liệu sản xuất. Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và thực hiện các chức năng cơ bản của một Doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu - đó là: tự tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty trong cơ chế thị trường làm sao cho Công ty luôn luôn tồn tại và phát triển, tạo ra nhiều lợi nhuận, hạ thấp chi phí nhưng vẫn phục vụ tốt quá trình sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Tháng 7 năm 1994, Công ty tăng vốn điều lệ thêm 60.000.000 VNĐ nâng tổng số vốn điều lệ lên thành 220.000.000 VNĐ. Tháng 2 năm 1995 Công ty bổ sung thêm vốn điều lệ 280.000.000 VNĐ. Tháng 2 năm 1999, sau khi bổ sung thêm 600.000.000 VNĐ, tổng số vốn điều lệ của Công ty tăng lên là 1.100.000.000 VNĐ và bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là sản xuất các sản phẩm cơ khí. Đến năm 2005, tổng vốn điều lệ của Công ty đã được tăng 4.700.000.000 VNĐ Sản phẩm kinh doanh chính của Công ty là Thép không gỉ (còn gọi là Inox) gồm nhiều loại: tấm, lá, dây, cây, ống, hộp, góc...và que hàn Inox nhãn hiệu Con voi (KST-308 của Hàn Quốc). Hiện nay Công ty vẫn tiếp tục tiến hành nghiên cứu, đầu tư vào lĩnh vực sản xuất các sản phẩm cơ khí - một chiến lược kinh doanh lâu dài. 3. Thị trường tiêu thụ: Công ty Hoàng Vũ chuyên doanh nhập khẩu mặt hàng thép không gỉ từ các nước Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, ấn Độ, ý, Tây Ban Nha, Bỉ... gồm các loại: tấm , lá , dây , cây , ống , hộp , góc ... và que hàn Inox. Thép Inox có những đặc tính quý là không gỉ, chịu mài mòn, ít bị oxy hoá, chống ăn mòn trong một số môi trường có tính kiềm hoặc tính axit cao, hơn nữa hình thức lại bóng và đẹp nên ngày càng được sử dụng rộng rãi. Thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty phân bố rộng trên khắp đất nước gồm các ngành như: - Máy chế biến và thiết bị công nghệ thực phẩm: chủ yếu là dây chuyền sản xuất bia, đường, đồ hộp, nước tinh khiết ... - Hàng tiêu dùng và trang trí: giường, tủ, bàn ghế, bình nước, bồn nước, dao kéo... - Sản xuất thiết bị y tế: giường tủ, dụng cụ y tế... - Xây dựng công trình, giao thông: lan can cầu thang, tay vịn, cửa xếp, cửa cuốn, phụ kiện toa xe lửa, sàn ô tô, van, cút, bulông, ốc vít, ..., bọc cột. Ngoài ra, người ta còn dùng Inox trong các nhà máy hoá học hay sản xuất xi măng: các đường ống dẫn hoá học, bồn đựng xi măng vì tính chất chịu nhiệt của Inox rất cao. Có thể thấy mặt hàng thép không gỉ rất cần thiết phục vụ cho ngành công nghiệp và sản xuất hàng tiêu dùng trong nhiều năm tới. Đất nước càng phát triển thì nhu cầu sử dụng Inox càng nhiều. Nắm bắt được chiều hướng này, Công ty Hoàng Vũ không ngừng củng cố và mở rộng thị trường để nâng cao thị phần, tăng doanh thu và nâng cao thu nhập của cán bộ công nhân viên. 4. Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Hoàng Vũ trong 3 năm gần đây (2003 - 2004 - 2005): Một Doanh nghiệp có kết quả kinh doanh tốt tức là có một bộ máy quản lý nhạy bén, nắm bắt được cơ hội một cách nhanh chóng nhằm tạo ra nhiều lợi nhuận. Đối với một Doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, chỉ tiêu để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh chính là lợi nhuận, hay nói cách khác lợi nhuận là mục tiêu kinh doanh. Việc bỏ ra một đồng vốn để thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận là việc mà Công ty phải quan tâm. Chính vì nắm bắt được điều đó mà Công ty Hoàng Vũ đã có được những kết quả cao trong kinh doanh. Sau đây là bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây: bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh 2003 - 2005 Đơn vị tính: đồng TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh 2004/2003 So sánh 2005/2004 Chênh lệch % Chênh lệch % 1 Doanh thu thuần 31.613.372.507 34.699.815.390 37.456.840.727 3.086.442.883 109,76 2.757.025.337 107,95 2 Trị giá vốn hàng bán 30.556.312.837 33.544.256.779 35.980.445.459 Tự tính Tự tính 3 Lợi nhuận gộp (1-2) 1.056.949.670 1.155.558.611 1.476.395.268 98.608.941 109,32 320.726.657 127,75 4 Chi phí HĐKD 998.681.685 1.081.256.396 1.343.446.683 82.574.711 108,26 262.190.287 124.24 5 Tổng lợi nhuận: 63.986.444 76.998.618 135.534.988 13.012.174 120,33 58.536.370 176,02 - Lợi nhuận thuần 58.377.985 74.412.215 132.948.585 16.034.230 127,46 58.536.370 178.66 - Lợi nhuận từ HĐTC 5.608.459 2.586.403 2.586.403 -3.022.056 -46,11 0 0 6 Thuế TN phải nộp Mục 5 x 32% Mục 5 x 28% Mục 5 x 28% Tự tính Tự tính 7 Lợi nhuận sau thuế (5-6) 43.510.782 52.359.060 92.163.792 8.848.278 120,33 39.809.732 176,02 8 Tổng số cán bộ CNV 30 50 59 20 166,67 9 118,00 9 Tổng quỹ lương 182.490.000 369.000.000 552.240.000 186.510.000 202,2 183.240.000 149,65 10 Thu nhập bq/tháng 507.000 615.000 780.000 108.000 121,3 165.000 126,82 Nguồn tài liệu từ Phòng kế toán Qua số liệu trên bảng phân tích KQHĐKD ta thấy công ty đang làm ăn có hiệu quả và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước: Doanh thu thuần của Công ty đã tăng liên tục từ năm 2003 đến năm 2005. Từ năm 2003 đến năm 2005 thuế thu nhập Doanh nghiệp mà Công ty phải nộp liên tục tăng lên chứng tỏ Công ty luôn thực hiện đầu đủ nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước. Thuế nộp năm sau cao hơn nhiều so với năm trước. Công ty Hoàng Vũ có mặt hàng kinh doanh rất đa dạng cho nên tạo lập được nhiều khách hàng truyền thống có nhiều mối quan hệ thường xuyên và có vị trí đặc biệt trong sự phát triển ổn định của Công ty. Ngoài ra, tại các cửa hàng kinh doanh của Công ty còn thu hút được một lượng khách hàng tiêu dùng mua lẻ phong phú ở thị trường Hà Nội và Hải Phòng và các tỉnh lân cận. Dưới đây là doanh thu bán hàng qua hai năm 2004 và 2005 của các cửa hàng: (Đơn vị tính: đồng) Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 S2 2005/2004 Ch/ lệch % Tổng trị giá bán: 34.699.815.390 37.456.840.727 2.757.025.337 107,95 - CH 378 Tô Hiệu 3.869.981.539 3.377.883.771 -492.097.767 87,28 - CH 9 Linh Lang 13.544.935.387 14.778.241.500 1.233.306.112 109,1 - CH 514 Nguyễn Văn Cừ 11.609.944.617 11.822.593.200 212.648.582 101,83 - CH 665 Nguyễn Văn Cừ 2.191.970.462 1.989.061.128 -202.909.334 90,74 - Tp. Hồ Chí minh 3.482.983.385 5.489.061.128 2.006.077.743 157,59 (Nguồn thu thập số liệu: Phòng kinh doanh) Từ số liệu bảng trên ta thấy, tổng giá trị bán năm 2005 cao hơn năm 2004 và tăng 7,95%. Trong mấy năm qua, Công ty chủ trương bán hàng theo nguyên tắc đề cao hiệu quả kinh doanh nhằm hạn chế thất thoát vốn, tránh công nợ quá cao gây khó khăn cho công việc kinh doanh trong thời gian tới. Trong những năm tới để Công ty có điều kiện phát triển và đạt doanh thu cao hơn thì điều quan trọng là đội ngũ nhân viên của Công ty phải cố gắng nhiều hơn nữa, phải tạo được niềm tin cho khách hàng, thường xuyên khảo sát và nghiên cứu để nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của từng đối tượng khách hàng, phát hiện kịp thời nhu cầu mới phát sinh trong quá trình đổi mới công nghệ, thực hiện giá cả cạnh tranh và văn minh trong kinh doanh để củng cố các quan hệ bạn hàng truyền thống cũng như ngày càng thu hút nhiều khách hàng mới về phía Công ty. II. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hoàng Vũ: 1. Quy mô, cơ cấu tổ chức quản lý: Về mặt dân sự, tháng 4 năm 2006 công ty đang có 130 CBCNV (cán bộ công nhân viên). Trong đó có 102 người có trình độ đại học, những cán bộ nghiên cứu khoa học và là những người có trình độ quản lý và kinh doanh. Lực lượng lao động trẻ của công ty chiếm tỷ trọng lớn (72%), tuy nhiên họ còn chưa có đủ tinh thông nghiệp vụ. Vì vậy để đáp ứng nhu cầu mở rộng và thị trường và kinh doanh sản xuất ống INOX trong những năm tới công ty cần đầu tư hơn nữa vào việc nâng cao công tác đào tạo trình độ nghiệp vụ cho nhân viên mình. Về mặt tổ chức của công ty có một trụ sở chính đặt tại Lô 1 - CN3 Cụm công nghiệp Minh Khai, Từ Liêm. Công ty có 6 đại diện chính là: Đại diện 1 : Đặt tại : Lô 1 - CN3 Cụm công nghiệp Minh Khai, Từ Liêm, HN Đại diện 2 : Đặt tại : số 9 Phố Linh Lang, Ba Đình, Hà Nội Đại diện 3 : Đặt tại : số 152 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội Đại diện 4 : Đặt tại : số 138 Cầu Tiên, Đường Giải Phóng Hà Nội Đại diện 5 : Đặt tại : số 378 Tô Hiệu Hải Phòng Đại diện 6 : Đặt tại : 32/14A ấp Tiền Lân, xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn TPHCM Mô hình tổ chức quản lý tại Công ty Hoàng Vũ được xây dựng theo cấu trúc trực tuyến, được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Hoàng vũ: Giám đốc Công ty Phòng kinh doanh Phòng kế toán Các cửa hàng Các kho hàng Phòng hành chính Theo cơ cấu tổ chức trên, Giám Đốc Công ty là người chỉ đạo trực tiếp các hoạt động của các phòng ban, cửa hàng, kho trạm. các bộ phận phòng ban chức năng làm tham mưu giúp việc, hỗ trợ cho Giám đốc trong việc ra các quyết định. Như vậy, Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty quy định. Giám đốc là đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, có toàn quyền quyết định trong phạm vi Công ty. Giám đốc có quyền ký nhận vốn, tài sản của các nguồn lực khác để quản lý và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ của Công ty. Giám đốc xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm lập chương trình hành động, các phương án bảo vệ kinh doanh, các dự án đầu tư mới và đầu tư chiều sâu, phương án liên doanh liên kết, kế hoạch đào tạo cán bộ trong Công ty. Giám đốc có quyền quyết định giá, định mức tiêu chuẩn hàng hoá, đơn giá tiền lương trong phạm vi Công ty trên cơ sở quy định khung của Công ty; tổ chức điều hành sự hoạt động của Công ty theo sự phân cấp và thoả ước lao động tập thể... 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty a. Chức năng Công ty TNHH INOX Hoàng Vũ là một công ty hoạt động với chức năng lưu thông hàng hoá, là đơn vị kết nối giữa sản xuất với sản xuất, giữa sản xuất với tiêu dùng, hoạt động theo cơ chế thị trường. Là doanh nghiệp thực hiện theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chiụ trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi vốn góp của các thành viên, có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng Công Thương Cầu Giấy - Hà Nội b. Nhiệm vụ của công ty: Để thực hiện chức năng của mình, công ty phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể sau. - Nhiệm vụ quan trọng nhất của công ty là nhập các loại nguyên liệu phục vụ cho sản xuất như: thép tấm cuộn INOX, cây đặc INOX, cây hộp INOX, que hàn INOX…theo phương thức uỷ thác cho các công ty hoạt động xuất nhập khẩu hoặc trực tiếp nhập khẩu. - Để hỗ trợ cho nhiệm vụ trên, công ty được phép nhập một số loại phụ kiện chi tiết gia công hoàn chỉnh hoặc bán thành phẩm như: ban, cút nối, giắc co, bu long, ốc vít, que hàn… - Nghiên cứu nhu cầu thị trường quốc tế và trong nước về các mặt hàng kinh doanh và khả năng đáp ứng để xây dựng kế hoạch nhập khẩu của công ty. - Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý, đào tạo và bồi dưỡng. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. 3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban - Phòng kinh doanh XNK: Lập các kế hoạch, thực hiện và quản lý kế hoạch kinh doanh; tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, thực hiện nhập khẩu các loại hàng hoá mà Công ty kinh doanh. Nghiên cứu và nắm bắt thị trường để có những biện pháp kinh doanh phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp và khách hàng, đảm bảo chữ tín, giải quyết và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh; tự do giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước. Quản lý kế hoạch phát triển, tổng hợp báo cáo hàng nhập về định kỳ theo yêu cầu của Giám đốc. Như vậy phòng kinh doanh tham gia trực tiếp đến hoạt động kinh tế, cùng với Giám đốc điều hành Công ty hoạt động thuận lợi. - Phòng tài chính-kế toán: Giúp cho Giám đốc tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính, công tác thống kê của Công ty, có quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. Các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ thống kê toàn bộ các khoản thu chi của Công ty, thực hiện các chức năng về chế độ tài chính kế toán do Nhà nước và các cơ quan chức năng quy định. Xử lý các nghiệp vụ kế toán trong quá trình sản xuất kinh doanh; quản lý vốn, tài sản, quỹ tập trung; tham gia xây dựng giá, quản lý các nguồn thu thuộc phòng kinh doanh và các cửa hàng. Phản ánh tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn, nộp ngân sách và xác định nhu cầu vốn kinh doanh của Công ty cũng như có kế hoạch sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đó. Thu thập và xử lý thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý kiểm tra tình hình sử dụng lao động, vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước. Hướng dẫn các bộ phận trực thuộc thực hiện tốt các chính sách quy định về tài chính. Tổng hợp quyết toán trình lên Giám đốc Công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng và quản lý mô hình tổ chức, kế hoạch, lao động tiền lương. Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức quy hoạch cán bộ, bố trí sắp xếp cơ cấu nhân viên. Soạn thảo các quy chế quy định trong Công ty, tổng hợp tình hình lao động. Lập công tác cho Giám đốc, quản trị hành chính, văn thư lưu trữ, đối ngoại, pháp lý,..... đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động kinh doanh của Công ty. Giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động, ký kết hợp đồng lao động, quản lý lao động theo đúng luật lao động. Như vậy, phòng tổ chức hành chính tham mưu giúp cho Giám đốc về các mặt hoạt động pháp lý, đối nội, đối ngoại, là cầu nối giữa các phòng ban giúp cho mọi hoạt động của Công ty thông suốt. - Các cửa hàng kinh doanh: Có chức năng bán buôn, bán lẻ hàng hoá của Công ty. Có nhiệm vụ tìm hiểu diễn biến thị trường, nhất là nhu cầu phổ biến của khách hàng để tư vấn cho Giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh và mở rộng thị trường; khai thác thông tin thị trường giúp cho phòng kinh doanh lập kế hoạch nhập khẩu. Tổ chức các phương thức bán hàng cho phù hợp để bảo toàn vốn có lãi. Như vậy, các cửa hàng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho Công ty. - Các kho tàng: Thực hiện việc tiếp nhận, giao nhận, kiểm kê và bảo quản các loại hàng hoá mà Công ty kinh doanh. Đây là nơi trung gian nối giữa Công ty với các nhà cung cấp và các khách hàng nội địa. Thực hiện việc quản lý, dự trữ hàng hoá đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được diễn ra liên tục và thuận lợi. Thường xuyên cung cấp tình hình nhập - xuất - tồn kho các thời kỳ cho các phòng ban chức năng kinh doanh, đảm bảo các giấy tờ sổ sách chính xác, đầy đủ và đúng số lượng, chất lượng theo yêu cầu. Báo cáo kịp thời mọi trường hợp sai lệch hoặc thiếu hụt hàng hoá lên ban lãnh đạo để có biện pháp xử lý. III. Tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh: Công ty Hoàng Vũ là một Doanh nghiệp có khả năng nhập khẩu hàng hoá và bán hàng trực tiếp nên quy trình kinh doanh của Công ty được thể hiện ngắn gọn qua sơ đồ như sau: Sơ đồ quy trình kinh doanh của Công ty Hoàng vũ Các nhà cung cấp hoặc sản xuất thép không gỉ của nước ngoài như Nhật, ý, Tây Ban Nha, Đài Loan, Hàn quốc.. Công ty Hoàng Vũ nhập khẩu trực tiếp (thanh toán qua Ngân hàng), chuyển cho các cửa hàng kinh doanh. Các khách hàng tiêu dùng nội địa Các Công ty Nhà nước nhận nhập khẩu uỷ thác cho Công ty Hoàng Vũ Các khách hàng tiêu dùng nội địa Công ty Hoàng Vũ nhận hàng và chuyển cho các cửa hàng kinh doanh Công ty Hoàng Vũ có mối quan hệ tốt với nhiều nhà sản xuất và cung cấp lớn như ACERINOX, MAYTUN, SEAHAN....... trong đó nhập khẩu chủ yếu của hãng ACERINOX vì đây là hãng cung cấp khoảng 50% khối lượng tiêu thụ cho Việt Nam, mỗi năm khoảng 15.000 tấn. Việc quan hệ với nhiều nhà cung cấp sẽ giúp cho Công ty không phụ thuộc vào một nhà cung cấp nào để tránh bị họ ép giá cũng như có thể nhập phong phú mặt hàng kinh doanh. Công ty cũng có quan hệ tốt với các bạn hàng tiêu thụ lớn như: bể nước treo Sơn Hà, Tân á, Tân Mỹ, Công ty xi măng Hoàng Thạch ....... với giá trị giao dịch hàng tỷ đồng. IV. Tổ chức hạch toán kế toán: 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty Hoàng Vũ bao gồm: một kế toán trưởng, một kế toán vật tư, một kế toán thanh toán, một kế toán công nợ, một thủ quỹ và các kế toán cửa hàng có mối quan hệ theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty hoàng vũ: Kế toán trưởng ( kiêm kế toán tổng hợp ) Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán công nợ Các kế toán cửa hàng Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán phần hành được phân công như sau: Mỗi phần hành kế toán nêu trên có nhiệm vụ và chức năng riêng biệt nhưng giúp cho kế toán trưởng tổng hợp các báo cáo trình lên Giám đốc. - Kế toán trưởng: Quản lý tài chính của Công ty, phân công nhiệm vụ của các phần hành kế toán khác, tập hợp số liệu để lập Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ..... về hoạt động kinh doanh của Công ty để báo cáo cho các cơ quan chức năng như Thuế, Ngân hàng, .... - Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ thu thập và xử lý số liệu về khâu nhập - xuất - tồn kho các loại hàng hoá của Công ty; cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các báo cáo hàng tuần về tình hình dự trữ hàng hoá tồn kho và hàng mới nhập kho tới Giám đốc, tới phòng kinh doanh và các cửa hàng kinh doanh giúp cho việc bán hàng được diễn ra suôn sẻ, đồng thời giúp cho Giám đốc có kế hoạch và chiến lược nhập hàng tiếp theo. Ngoài ra, kế toán vật tư liên tục đối chiếu số liệu hàng tồn trên thẻ kho với các thủ kho. - Kế toán thanh toán: Tập hợp các chứng từ của các cán bộ mua hàng, thông qua kế toán trưởng trình lên Giám đốc để ký duyệt thanh toán. Bên cạnh đó, kế toán thanh toán còn theo dõi hạn và lượng thanh toán với Ngân hàng về các khoản nhập khẩu hàng hoá. Do vậy, tất cả các chứng từ của các nghiệp vụ trên phải tuyệt đối chính xác, rõ ràng và đầy đủ. - Kế toán công nợ: Làm nhiệm vụ ghi nhận và tổng hợp các khoản nợ bằng tiền của các khách hàng của Công ty lên máy để lập báo cáo công nợ hàng tuần trình lên Giám đốc. Do vậy, số liệu báo cáo lên Giám đốc, kế toán trưởng và các bộ phận bán hàng cũng phải thật chính xác và đầy đủ. Kế toán công nợ thường xuyên đối chiếu số công nợ với khách hàng và với cả các kế toán của cửa hàng để tránh nhầm lẫn, sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra. 2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại đơn vị: Về vật tư: Do tính chất hàng hóa kinh doanh có khối lượng rất lớn và đa dạng về chủng loại nên hệ thống chứng từ của Công ty cũng rất chặt chẽ. Để lưu giữ số liệu nhập xuất tồn kho hàng hoá Công ty sử dụng các loại chứng từ sau: - Thẻ kho: phân biệt từng chủng loại, từng kích cỡ và tính chất của hàng hoá. - Phiếu nhập xuất kho: ghi đầy đủ tên hàng, số lượng (khối lượng), ngày tháng nhập xuất kho, có đầy đủ chữ ký của các cá nhân có liên quan (thậm chí của cả bảo vệ kho mỗi khi xe vận chuyển chở hàng hoá ra khỏi cửa kho). Ngoài ra, các thủ kho và trưởng kho đều có các sổ nhật ký ghi chép lại quá trình nhập xuất hàng hoá cụ thể theo từng ngày. Cuối ngày các phiếu nhập xuất kho đó được giao lại cho kế toán vật tư để vào thẻ kho tổng hợp của mình. - Các phiếu báo vật tư tồn kho cuối kỳ và các biên bản kiểm kê hàng hoá, vật tư: được lập mỗi khi kế toán vật tư tiến hành kiểm kê hàng hoá tại kho và tại các cửa hàng kinh doanh. - Mỗi khi hàng nhập về kho các biên bản giao nhận hàng hoá, các tờ khai hải quan và biên lai nộp thuế được giao lại cho phòng kế toán: được phản ánh đầy đủ số liệu và được lưu giữ để phòng kế toán dựa trên đó nộp thuế cho Nhà nước. Về việc bán hàng: Các cửa hàng đều có sổ nhật ký bán hàng, phiếu thu tiền, hoá đơn GTGT, các biên bản giao nhận, phiếu nhập xuất hàng hoá và các chứng từ công nợ có xác nhận của các khách hàng. Về việc theo dõi công nợ: kế toán công nợ lưu giữ các báo cáo bán hàng, các biên bản xác nhận công nợ của khách hàng, phiếu thu, giấy báo Có… của các cửa hàng nộp lên để vào báo cáo công nợ tổng hợp trình Giám đốc. Để theo dõi tiền lương: Kế toán trưởng kiêm nhiệm công việc này, lập bảng chấm công giao cho các trưởng bộ phận theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH ... để làm căn cứ tính trả lương, BHXH cho người lao động. Sau đó lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, phụ cấp, BHXH ... cho người lao động và trình lên Giám đốc xét duyệt. Để theo dõi quỹ: Thủ quỹ có đầy đủ các chứng từ thu chi như giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, ... có chữ ký của những người liên quan và có xự phê duyệt của Giám đốc, có sổ nhật ký thu chi tiền mặt ... làm căn cứ lập báo cáo tồn quỹ trình Giám đốc và kế toán trưởng. 3. Hình thức tổ chức sổ kế toán: Với khối lượng và tính chất kinh doanh của đơn vị như trên nên Công ty Hoàng Vũ tổ chức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - ghi sổ. Sau đây là sơ đồ khái quát quá trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - ghi sổ mà đơn vị sử dụng: Sơ đồ ghi sổ kế toán của Công ty Hoàng Vũ Chứng từ gốc Sổ Cái Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng/ cuối kỳ : Đối chiếu, kiểm tra 4. Tổ chức hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp được vận dụng như sau: - Để hạch toán vật tư, hàng hóa: sổ chi tiết được mở theo phương pháp hạch toán thẻ song song: ở kho, căn cứ vào phiếu nhập và xuất kho thủ kho ghi số lượng vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư. ở phòng kế toán, kế toán vật tư sau khi nhận được các phiếu báo trên ghi số lượng vào thẻ kho và vào sổ “Chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá TK 1561, TK 1562”. Sau đó định kỳ lập báo cáo tồn kho, lập Bảng tổng hợp chi tiết vật tư hàng hoá rồi gửi cho kế toán trưởng để vào “Sổ Cái TK 156”. - Để hạch toán TSCĐ: kế toán trưởng lập các biên bản đánh giá lại TSCĐ, mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị. Mở sổ “Chi tiết TSCĐ”, vào “Sổ Cái TK 211, TK 214”. Bên cạnh đó kế toán trưởng còn lập “Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ”. - Để hạch toán lương và các khoản trích theo lương: kế toán trưởng lập sổ chi tiết thanh toán lương, ghi “Sổ chi tiết TK 334” và vào “Sổ Cái TK 334”. - Hạch toán thanh toán với người bán, nhà cung cấp: kế toán thanh toán và kế toán trưởng mở các sổ sau: “Sổ chi tiết TK 144” và “Sổ Cái TK 144”, “Sổ chi tiết tiền vay TK 311” và “Sổ Cái TK 311”, “Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 (VND) và (Ngoại tệ) và “Sổ Cái TK 331”. - Hạch toán tiêu thụ hàng hoá: Từ các chứng từ kế toán trưởng hạch toán giá vốn hàng bán bằng việc mở “Sổ chi tiết TK 632” riêng cho từng loại hàng và vào “Sổ Cái TK 632”, “Sổ chi tiết TK 642” (chi phí quản lý), ghi sổ chi tiết bán hàng cập nhật theo từng đơn bán hàng để tính được số doanh thu về tiêu thụ hàng hoá trong kỳ rồi vào “Sổ chi tiết TK 711”, “Sổ Cái TK 711”, “Sổ Cái TK 811”, “Sổ chi tiết TK 511” và “Sổ Cái TK 511”, “Sổ Cái TK 911”, “Sổ chi tiết TK 413” và “Sổ Cái TK 413”. - Khi hạch toán thanh toán với khách hàng (người mua): kế toán công nợ mở “Sổ chi tiết thanh toán với người mua TK 131” và “Sổ Cái TK 1312” riêng cho mỗi khách hàng thường xuyên, còn đối với các khách hàng không thường xuyên thì ghi vào chung một sổ. Sau đó lập báo cáo công nợ TK 131 về các khoản phải thu, đã thu, còn phải thu trong kỳ của từng khách hàng để trình Giám đốc. Định kỳ kế toán trưởng lập Bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính khác theo yêu cầu của ban Giám đốc. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ ghi các sổ sau: “Sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT TK 133 (Thuế GTGT đầu vào), và TK 333 (Thuế GTGT đầu ra), TK 333.4 (Thuế TNDN), TK 333.5 (Thuế nhập khẩu); “Sổ chi tiết các TK 142.1 (Chi phí chờ phân bổ), TK 142.2 (Chi phí chờ kết chuyển), TK 338.8 (Các khoản phải trả, phải nộp khác), TK 411 (Nguồn vốn kinh doanh), TK 414 (Quỹ phát triển kinh doanh), TK 415 (Quỹ dự trữ), TK 421 (Lãi chưa phân phối), TK 811 (Chi phí HĐTC). Và Sổ Cái của các tài khoản tương ứng nêu trên. 5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Công ty Hoàng Vũ lập báo cáo kế toán định kỳ vào cuối năm, theo quy định và biểu mẫu của Bộ Tài chính, bao gồm: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Bảng cân đối kế toán; Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra là các báo cáo khác như: Tờ kê khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập năm; Bảng quyết toán thuế GTGT; Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và tờ khai thuế TNDN; Bảng cân đối số phát sinh năm. Tất cả các báo cáo trên được lập đầy đủ và chính xác để nộp cho các cơ quan chức năng kiểm tra, xem xét như: Thuế, Ngân hàng ..... 6. Sơ đồ khái quát hạch toán một số phần hành kế toán cơ bản: *Hạch toán lương: Sổ Cái TK 334 Chứng từ gốc (Bảng thanh toán lương...) Báo cáo tài chính Sổ chi tiết TK 334 Sổ quỹ Bảng cân đối số PS : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng/ cuối kỳ : Đối chiếu, kiểm tra * Hạch toán TSCĐ: