Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh

®ã mét c¸ch tèt nhÊt gióp Thñ tr­ëng bít nh÷ng g¸nh nÆng. Ngoµi ra Th­ ký cßn ph¶i gióp l·nh ®¹o hoµn thµnh mét sè c«ng viÖc nh­ chóc mõng nh©n ngµy lÔ, ngµy kû niÖm vµ nh÷ng tr­êng hîp kh¸c mµ ng­êi l·nh ®¹o lµ ng­êi ®¹i diÖn cña c¬ quan trong nh÷ng tr­êng hîp ®ã. Th­ ký ph¶i lËp vµ theo dâi danh s¸ch c¸c ngµy lÔ, ngµy kû niÖm, ngµy sinh nhËt cña nh©n viªn trong c¬ quan. 2.3. ChuyÓn giao v¨n b¶n. Göi v¨n b¶n ®i ®Õn c¸c ®¬n vÞ: C¸c v¨n b¶n sau khi ®· ®­îc kiÓm tra ký duyÖt th× göi ®i c¸c ®¬n vÞ kh¸c. T¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh göi v¨n b¶n ®i c¸c ®¬n vÞ th­êng lµ qua Internet, qua fax vµ qua b­u ®iÖn. Nh­ng ®èi t¸c vµ kh¸ch hµng cña Hoµng Minh chñ yÕu lµ ë Hµ Néi nªn viÖc göi c¸c v¨n b¶n ®i chñ yÕu lµ qua Internet, qua fax vµ trùc tiÕp. Cßn nh÷ng kh¸ch hµng ngo¹i tØnh th× göi v¨n b¶n qua ®­êng b­u ®iÖn. Khi göi v¨n b¶n qua ®­êng b­u ®iÖn th× Th­ ký ph¶i lµm thñ tôc göi ®i nh­ ghi sè, ghi ngµy th¸ng, xin ch÷ ký, ®ãng dÊu, ®¾ng ký, lµm b×, vµo sæ vµ chuyÓn ®i b­u ®iÖn. Tuy nhiªn do khèi l­îng c«ng viÖc cña ng­êi lµm c«ng t¸c th­ ký rÊt lín vµ do thùc tÕ c«ng viÖc nªn trong qu¸ tr×nh ban hµnh v¨n b¶n cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh mét sè v¨n b¶n vÉn cßn sai thÓ thøc vµ néi dung ch­a thùc sù l«gic. Song trong qu¸ tr×nh thùc tËp em ®· ®Ò xuÊt ý kiÕn vµ mét sè lín v¨n b¶n ®· ®­îc chØnh s÷a theo ®óng tiªu chuÈn. Tãm l¹i viÖc kiÓm tra thÓ thøc, th¶o c¸c v¨n b¶n còng nh­ chuyÓn giao c¸c v¨n b¶n ®i lµ nhiÖm vô cña ng­êi Th­ ký. §Ó lµm tèt ®­îc c«ng viÖc ®ã Th­ ký ph¶i lµ ng­êi nh¹y bÐn vµ hiÓu biÕt. 3. NhiÖm vô liªn quan ®Õn tæ chøc c«ng viÖc: 3.1. LËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng, cña Thñ tr­ëng. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh do m«i tr­êng lµm viÖc còng nh­ thêi gian thùc tËp nªn viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng còng nh­ toµn C«ng ty em ®­îc cïng anh NguyÔn Anh TuÊn lËp vµ thÊy viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng vµ cho toµn C«ng ty rÊt quan träng nã quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña Thñ tr­ëng nãi riªng vµ cña toµn C«ng ty nãi chung. Ho¹t ®éng qu¶n lý cña Thñ tr­ëng cã triÖt ®Ó hay kh«ng lµ tuú thuéc vµo viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng. BÊt kú mét c¬ quan, c«ng ty, xÝ nghiÖp nµo c«ng viÖc nµy rÊt quan träng, nã mang l¹i hiÖu qña c«ng viÖc rÊt lín cho ho¹t ®éng qu¶n lý. LËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng tèt gióp Thñ tr­ëng gi¶m bít nh÷ng thiÕu sãt vµ s¬ suÊt trong ho¹t ®éng qu¶n lý. T¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh viÖc lËp lÞch ngµy, tuÇn, th¸ng ®­îc tiÕn hµnh vµo ngµy ®Çu tiªn cña th¸ng vµ anh NguyÔn Anh TuÊn lµ ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc nµy. Khi lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng ng­êi Th­ ký ph¶i tu©n thñ mét sè yªu cÇu: + Tu©n thñ c¸c quy ®Þnh trong kü thuËt x©y dùng, + Thèng nhÊt vÒ ng«n ng÷, + Thèng nhÊt vÒ môc tiªu, §ång thêi néi dung ph¶i b¸m s¸t vµ thÓ hiÖn ®óng ®Þnh h­íng cña C«ng ty trong thêi ®iÓm x©y dùng ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c. C¸c c«ng viÖc khi ®­a vµo ch­¬ng tr×nh ph¶i ®­îc chän läc, s¾p xÕp l«gÝc vµ hîp lý ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng chång chÐo gi÷a c¸c c«ng viÖc g©y khã kh¨n cho Thñ tr­ëng. §èi víi nh÷ng nhiÖm vô c«ng viÖc lín Th­ ký ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc qui m« vµ tÝnh chÊt cña c«ng viÖc. LËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng ph¶i phï hîp víi kh¶ n¨ng chuÈn bÞ vµ thêi gian thùc hiÖn tr¸nh chñ quan ®Ò ra nhiÒu viÖc råi kh«ng thùc hiÖn ®­îc. - §èi víi ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c ngµy, tuÇn Th­ ký chØ cÇn v¹ch ra kÕ ho¹ch thùc hiÖn c«ng viÖc ®Ò ra, lËp thµnh biÓu b¶ng nãi râ tªn c¸c ®Ò ¸n, ®¬n vÞ vµ thêi gian hoµn thµnh. - §èi víi ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c th¸ng cña Thñ tr­ëng Th­ ký ph¶i x©y dùng c«ng phu h¬n, chia thµnh hai phÇn: Thø nhÊt ph¶i nªu râ môc tiªu träng t©m vµ nh÷ng nhiÖm vô chÝnh. Thø hai lµ v¹ch ra kÕ ho¹ch ®Ó thùc hiÖn nh÷ng ®ßi hái chi tiÕt vµ cô thÓ h¬n. Khi ®­a ra kÕ ho¹ch Th­ ký chØ ®­a ra nh÷ng nhiÖm vô lín. Th­ ký gióp Thñ tr­ëng yªu cÇu c¸c phßng ban ®¨ng ký néi dung c«ng viÖc cña phßng m×nh ph¶i lµm. Th­ ký c¨n cø vµo viÖc theo dâi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c n¨m vµ dùa vµo ®¨ng ký cña c¸c phßng ®Ó dù th¶o vµ xin ý kiÕn Thñ tr­ëng. Th­ ký lµ ng­êi ph¶i nhanh ý, v× do yªu cÇu c«ng viÖc nhÊt lµ trong lÜnh vùc kinh doanh, cã nhiÒu c«ng viÖc bÊt th­êng x¶y ra vµ cã nh÷ng viÖc ®Ò ra nh­ng kh«ng gi¶i quyÕt ®­îc dÉn ®Õn ph¶i thay ®æi vµ bæ sung ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c. + §èi víi lÞch c«ng t¸c hµng tuÇn: Trong tr­êng hîp lÞch ®· ban hµnh mµ kh«ng phï hîp thùc tiÔn hoÆc trong tr­êng hîp c¸c c«ng viÖc ghi trong lÞch ng­êi chñ tr× ®i v¾ng hoÆc bËn th× cã thÓ bá lÞch cñ thay lÞch míi. Th­ ký cÇn chó ý chØ cã thÓ thay thÕ lÞch c«ng t¸c tuÇn chø kh«ng ®­îc thay thÕ lÞch c«ng t¸c th¸ng trë lªn, lÞch c«ng t¸c th¸ng chØ ®­îc bæ sung. Th­ ký gióp Thñ tr­ëng göi lÞch c«ng t¸c tuÇn, th¸ng ®Õn c¸c phßng vµ ®«n ®èc thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh, ®ång thêi gióp Thñ tr­ëng phèi hîp c¸c phßng cïng tæ chøc thùc hiÖn. Khi tæ chøc thùc hiÖn nh÷ng viÖc n¶y sinh cã khèi l­îng Ýt th× v¨n phßng ®­a ra lÞch c«ng t¸c tuÇn, cßn nh÷ng viÖc lín th× bæ sung vµo ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c th¸ng. Sau khi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh Th­ ký cã tr¸ch nhiÖm tæng hîp t×nh h×nh, viÕt b¸o c¸o s¬ kÕt ®èi víi lÞch c«ng t¸c th¸ng. Tæ chøc cuéc häp vµ ph¶i nªu ®­îc viÖc ®· lµm xong vµ viÖc ch­a lµm xong. LÞch ®­îc kÎ thµnh biÓu b¶ng, tªn lÞch, thêi gian lËp lÞch, bªn tr¸i cã c¬ quan ban hµnh. Víi kÕt cÊu 3 cét: Néi dung trong lÞch th­êng ®­a vµo nh÷ng viÖc lín, quan träng nh­ c¸c cuéc häp, chuyÕn ®i c«ng t¸c, ë mçi viÖc ph¶i nªu tªn viÖc, thµnh phÇn dù... VÝ dô: Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c tuÇn cña Gi¸m ®èc C«ng ty TNHH in Hoµng Minh. Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c tuÇn cña Gi¸m ®èc Tõ ngµy 7 ®Õn ngµy 12 th¸ng 8 n¨m 2006 Thø/ ngµy S¸ng ChiÒu Ghi chó Thêi gian Néi dung Thêi gian Néi dung Hai/7 8h-11h Häp bµn giao 14h-17h §¸nh gi¸ tiÕn ®é c«ng viÖc cña tuÇn qua Ba/8 8h-9h30' 9h30'-11h Häp bµn vÊn ®Ò n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm in 14h-17h GÆp kh¸ch hµng T­/9 8h-11h §i ký hîp ®ång víi C«ng ty S÷a Hµ Néi 14h-17h N¨m/10 8h-11h Xuèng x­ëng kiÓm tra t×nh ®é s¶n xuÊt 14h-17h GÆp kh¸ch hµng S¸u/11 8h-11h Dù tiÖc chiªu ®·i 14h-17h B¶y/12 8h-11h Chiªu linh 14h-17h Chiªu linh Tãm l¹i viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng gióp Thñ tr­ëng tæ chøc c«ng viÖc hiÖu qña h¬n. 3.2. Thèng kª, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô, chØ thÞ cña Thñ tr­ëng. ViÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vµ chØ thÞ cña Thñ tr­ëng g¾n liÒn víi ho¹t ®éng cña c¬ quan vµ ®ã lµ mét vÊn ®Ò rÊt quan träng ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña Thñ tr­ëng còng nh­ cña c¬ quan. Thñ tr­ëng lµ ng­êi lµm chøc n¨ng qu¶n lý mét tæ chøc hoÆc mét ®¬n vÞ cÊu thµnh tæ chøc, vai trß cña Thñ tr­ëng liªn quan ®Õn con ng­êi, lµ ®¹i diÖn cho tËp thÓ, tæ chøc, liªn kÕt c¸c thµnh viªn trong tæ chøc víi nhau. Thñ tr­ëng lµ ng­êi tiÕp nhËn, xö lý vµ truyÒn ®¹t th«ng tin, lµ ng­êi ph¸t ng«n cña tæ chøc vµ cã thÈm quyÒn cao nhÊt quyÕt ®Þnh mäi viÖc cña tæ chøc. §èi víi doanh nghiÖp th× Thñ tr­ëng lµ ng­êi cã chøc n¨ng tæ chøc kinh doanh vµ ®iÒu hµnh C«ng ty ho¹t ®éng. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ tæ chøc kinh tÕ cã chøc n¨ng kinh doanh nªn nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o sÏ ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn ho¹t ®éng néi bé cña C«ng ty, c¸c c¸ nh©n cã liªn quan. Sù thõa nhËn cña cña nh©n viªn ®èi víi gi¸ trÞ cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý chÝnh lµ sù thõa nhËn ®èi víi n¨ng lùc cña nhµ qu¶n lý. Ng­êi Th­ ký cã tr¸ch nhiÖm gióp l·nh ®¹o thèng kª, kiÓm tra, tæ chøc thùc hiÖn trªn c¬ së nhËn thøc ®Çy ®ñ cña ®éi ngò nh©n viªn trong C«ng ty vÒ ý nghÜa vµ gi¸ trÞ quyÕt ®Þnh cña l·nh ®¹o. C¸c quyÕt ®Þnh chØ thÞ cña Thñ tr­ëng khi ban hµnh kh«ng ®­îc tr¸i víi lîi Ých cña C«ng ty vµ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh hîp lý, nÕu vi ph¹m yªu cÇu nµy sÏ rÊt khã kh¨n khi thùc hiÖn nÕu nhµ l·nh ®¹o kh«ng sö dông søc m¹nh cña quyÒn uy. §Ó nh©n viªn thõa nhËn vµ t«n träng vÊn ®Ò chøc vô Th­ ký ph¶i gióp l·nh ®¹o cã ®­îc sù ñng hé, hîp t¸c cña ®éi ngñ nh©n viªn d­íi quyÒn. Ng­êi l·nh ®¹o cÇn cã nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c. Nh©n viªn cÇn th«ng tin ®Ó hiÓu yªu cÇu cña cÊp trªn khi thùc hiÖn nhiÖm vô. TÝnh tù nguyÖn phôc tïng vµ tù gi¸c thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô, chØ thÞ cña ®éi ngò nh©n viªn phô thuéc vÇo kh¶ n¨ng cung cÊp, gi¶i thÝch th«ng tin cña ng­êi Th­ ký. Khi nhµ l·nh ®¹o ®­a ra c¸c nhiÖm vô vµ chØ thÞ ®Ó b¾t buéc c¸c nh©n viªn thùc hiÖn l·nh ®¹o th­êng bÞ nh÷ng yÕu tè sau g©y ¶nh h­ëng: - M©u thuÉn gi÷a lêi nãi vµ viÖc lµm ®­îc thÓ hiÖn ë c¸c nhiÖm vô vµ chØ thÞ. - NhiÖm vô vµ chØ thÞ mµ nhµ l·nh ®¹o ®­a ra chØ thÞ cã mét, song nh©n viªn cã thÓ ®­a ra nh÷ng ph¶n øng kh¸c nhau. - M«i tr­êng lµm viÖc kh¸c nhau, tÝnh chÊt c«ng viÖc vµ truyÒn thèng ngµnh nghÒ... sÏ ¶nh h­ëng ®Õn nh÷ng ph¶n øng kh¸c nhau cña nh©n viªn. C¸ tÝnh vµ nh©n c¸ch cña nhµ l·nh ®¹o lµ yÕu tè rÊt quan träng ®èi víi nh©n viªn. Lµ ng­êi gióp viÖc cho Thñ tr­ëng Th­ ký cã tr¸ch nhiÖm lo¹i bá 4 nguy c¬ nµy, nh­ thÕ ng­êi l·nh ®¹o míi cã kh¶ n¨ng t¹o lËp vµ ph¸t huy vai trß uy tÝn, n©ng cao hiÖu qu¶ ®èi víi nh÷ng nhiÖm vô vµ chØ thÞ ®­a ra trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña m×nh. T¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh hµng th¸ng Tr­ëng phßng ®­a ra c¸c nhiÖm vô cho mçi phßng vµ khuyÕn khÝch sù ph¸t triÓn. VÝ dô: Trong buæi häp ®Çu th¸ng Thñ tr­ëng giao nhiÖm vô cho Phßng Kinh doanh lµ ph¶i ph¸t triÓn ®­îc 5 kh¸ch hµng trong 1 th¸ng. Víi nhiÖm vô ®­îc giao ®ã th× Phßng Kinh doanh ph¶i cã tr¸ch nhiÖm ph©n chia c«ng viÖc cho nh©n viªn phßng m×nh vµ thùc hiÖn c«ng viÖc ®­îc giao. Víi yªu cÇu ph¸t triÓn 5 kh¸ch hµng trong 1 th¸ng, tÝnh trung b×nh 1 tuÇn Phßng Kinh doanh ph¶i ph¸t triÓn ®­îc 1 kh¸ch hµng, nÕu trong 1 th¸ng chØ ph¸t triÓn ®­îc 2 hoÆc 3 kh¸ch hµng th× Phßng Kinh doanh ®· kh«ng hoµn thµnh nhiÖm vô mµ Thñ tr­ëng giao. Nh­ vËy Phßng Kinh doanh ®· kh«ng mang l¹i doanh thu cho C«ng ty vµ theo chÝnh s¸ch cña C«ng ty lµ Phßng Kinh doanh bÞ ph¹t. §èi víi Phßng S¶n xuÊt hay Phßng ThiÕt kÕ còng vËy vµo ®Çu th¸ng Thñ tr­ëng giao nhiÖm vô ph¶i hoµn thµnh ®óng tiÕn ®é c«ng viÖc theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Th­ ký lµ ng­êi gióp Thñ tr­ëng thèng kª, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô vµ chØ thÞ cña Thñ tr­ëng giao cho c¸c Phßng ®Ó b¸o c¸o víi Thñ tr­ëng tiÕn ®é c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh nhanh hay chËm. Th­ ký ph¶i th­êng xuyªn theo dâi viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô vµ chØ thÞ cña c¸c Phßng ®Ó biÕt ®­îc tinh thÇn lao ®éng cña tõng Phßng vµ c«ng viÖc nµo ®· hoµn thµnh vµ c«ng viÖc nµo ch­a hoµn thµnh. Thèng kª, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô, chØ thÞ cña Thñ tr­ëng trong c¬ quan lµ mét viÖc rÊt cÇn thiÕt gióp ho¹t ®éng qu¶n lý cña Thñ tr­ëng ®­¬c tiÕn hµnh mét c¸ch thuËn lîi vµ hiÖu qu¶ cao. Th­ ký ph¶i thùc hiÖn c«ng viÖc nµy mét c¸ch triÖt ®Ó. 3.3. S¾p xÕp vµ bè trÝ phßng lµm viÖc cho Thñ tr­ëng. Tæ chøc phßng lµm viÖc lµ mét vÊn ®Ò phøc t¹p nã lµ sù kÕt hîp nhiÒu yÕu tè thuéc c¸c lÜnh vùc nghiÖp vô, chuyªn m«n kh¸c nhau nh­ chän mµu s¾c, ¸nh s¸ng, trang thiÕt bÞ, c¸ch trang trÝ... ViÖc tæ chøc phßng lµm viÖc ph¶i xuÊt ph¸t tõ nh÷ng môc ®Ých nhÊt ®Þnh, tuú theo néi dung, tÝnh chÊt c«ng viÖc vµ hoµn c¶nh cô thÓ cña mçi c¬ quan, c«ng ty, xÝ nghiÖp ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng viÖc cña Gi¸m ®èc ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. ViÖc s¾p xÕp vµ bè trÝ phßng lµm viÖc vµ c¸c trang thiÕt bÞ trong v¨n phßng ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c: ThuËn tiÖn, kinh tÕ, thÈm mü, sù chiÕu s¸ng vµ c¸c tiÒn ®Ò b¶o ®¶m cho viÖc tiÕp kh¸ch cã kÕt qu¶. Phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng ph¶i s¾p xÕp vµ bè trÝ khoa häc, hîp lý: PhÝa gÇn cöa ra vµo bè trÝ ghÕ tiÕp kh¸ch, phÝa trong c¸ch xa bµn tiÕp lµ bµn lµm viÖc cña Thñ tr­ëng vµ tñ tµi liÖu, bÊt cø ng­êi kh¸ch nµo vµo phßng Thñ tr­ëng, ng­êi Thñ tr­ëng ®Òu cã thÓ nh×n thÊy ngay khi kh¸ch võa b­íc qua cöa. C¸c v¨n b¶n, tµi liÖu, s¸ch b¸o tham kh¶o ®Òu ph¶i s¾p xÕp hÕt søc gän gµng, trËt tù, ng¨n n¾p, thuËn tiÖn cho viÖc tra t×m, ®äc, viÕt... Trªn bµn lµm viÖc tr¸nh kh«ng ®Ó vËt g× thõa, lµm ph©n t¸n sù chó ý, kh«ng tËp trung t­ t­ëng lµm viÖc. Nh÷ng thø th­êng dïng nhÊt ®­îc ®Ó ë gi÷a bµn, nh÷ng thø tay ph¶i th­êng dïng ®Ó ë phÝa bªn ph¶i, nh÷ng thø tay tr¸i hay dïng ®Ó ë phÝa bªn tr¸i. Khu vùc gi÷a bµn dïng ®Ó viÕt ph¶i ®Ó trèng. S¸ch, b¸o, tµi liÖu vµ v¨n b¶n nãi chung ph¶i ®Ó trªn gi¸ tñ, khi nµo cÇn míi lÊy ra sö dông, dung xong xÕp trë l¹i chæ cñ. Trªn t­êng tr­íc mÆt cã thÓ treo biÓu ®å, sè liÖu thèng kª, phÝa d­íi gÇm bµn bªn tay ph¶i cã thÓ ®Ó sät r¸c. Ngoµi viÖc s¾p xÕp bè trÝ m¸y mãc vµ trang thiÕt bÞ trong phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng, ng­êi Th­ ký cã thÓ trang trÝ mét vµi bøc tranh mµ phï hîp víi së thÝch cña Thñ tr­ëng hoÆc bè trÝ vµi chËu c©y c¶nh trong phßng lµm viÖc. Hµng ngµy cÇn dµnh mÊy phót ®Çu giê vµ cuèi giê lµm viÖc ®Ó quÐt dän, lau chïi bµn ghÕ, röa Êm chÐn, s¾p xÕp l¹i nh÷ng ®å dïng cÇn thiÕt. ViÖc s¾p xÕp vµ bè trÝ phßng lµm viÖc lµ vÊn ®Ò cã tÝnh nghÖ thuËt, ®ßi hái ph¶i cã kiÕn thøc vµ sù hiÓu biÕt vÒ nhiÒu mÆt. Tuú theo yªu cÇu c«ng viÖc, tr×nh ®é ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ cña mçi n­íc mµ v¨n phßng ®­îc tæ chøc vµ trang bÞ nh÷ng m¸y mãc vµ ®å dïng víi nh÷ng møc ®é kü thuËt hiÖn ®¹i kh¸c nhau. Tuy nhiªn muèn cho c«ng viÖc ®¹t kÕt qu¶, bÊt cø v¨n phßng nµo còng ph¶i ®­îc trang bÞ c¸c m¸y mãc, ®å dïng tèi thiÓu, nhÊt lµ biÕt c¸ch tæ chøc khoa häc trong nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh. Ng­êi Th­ ký Gi¸m ®èc kh«ng chØ biÕt nghiÖp vô chuyªn m«n mµ cßn ph¶i biÕt c¸ch trang trÝ tæ chøc phßng lµm viÖc, duy tr× sù ng¨n n¾p, s¹ch sÏ, cã thÈm mü... ®Ó b¶o ®¶m n¨ng suÊt, g©y c¶m t×nh víi kh¸ch vµ t¹o sù hÊp dÉn cho b¶n th©n m×nh ®èi víi phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng vµ cña chÝnh m×nh. S¬ ®å hiÖn tr¹ng phßng lµm viÖc cña v¨n phßng C«ng ty. 15 10 12 11 13 6 10 2 2 2 1 6 6 6 6 3 3 3 3 7 14 4 5 3 8 3 4 9 5 15 Bµn xa l«ng 8. M¸y ph¸ch GhÕ xa l«ng 9. M¸y in M¸y tÝnh 10. Tñ ®ùng tµi liÖu Bót d¸n bµn 11. §iÒu hßa §iÖn tho¹i 12. Sät r¸c GhÕ ngåi 13. B×nh n­íc GhÕ xoay 14. Mãc treo ®å 15. C©y c¶nh S¬ ®å hiÖn tr¹ng phßng lµ viÖc cña Thñ tr­ëng 9 10 2 11 2 1 8 9 7 3 12 6 5 4 2 13 14 15 Bàn xa l«ng 8. GhÕ quay GhÕ xa l«ng 9. Tñ tµi liÖu Bµn Thñ tr­ëng 10. C©y c¶nh §iÖn tho¹i bµn 11. Gi¸ ®Ó t¹p chÝ M¸y tÝnh 12. §iÒu hßa Gi¸ ®Ó tµi liÖu 13. M¸y ph¸ch Hép bót 14. Mãc treo ®å 15. B×nh n­íc 3.4. NhËn xÐt vµ ý kiÕn vÒ c¸ch s¾p xÕp phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng: TÝnh ®Õn nay Hoµng Minh ®· ho¹t ®éng gÇn ®­îc 4 n¨m, mÆc dï ®· cã nhiÒu b­íc ph¸t triÓn nh­ng vÉn cßn nhiÒu khã kh¨n vµ bÊt cËp, mÆt kh¸c Hoµng Minh l¹i lµ doanh nghiÖp nhá nªn nh×n chung c¸ch bè trÝ phßng lµm viÖc cña L·nh ®¹o vÉn ch­a hîp lý. Phßng lµm viÖc cßn h¬i hÑp vÒ diÖn tÝch, hÖ thèng ®Ìn chiÕu s¸ng vÉn ch­a hîp lý. Trang thiÕt bÞ trong phßng ch­a ®Çy ®ñ. Nh­ thiÕu tñ con, tñ l¹nh ®Ó ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn cho viÖc tiÕp kh¸ch, trªn bµn lµm viÖc c¸ch s¾p xÕp chç ®Ó ®iÖn tho¹i ch­a hîp lý, ®iÖn tho¹i ®Ó bªn ph¶i, gi¸ bót ®Ó bªn tr¸i lµ kh«ng thuËn tiÖn. §iÖn tho¹i ®Ó bªn tay ph¶i th× khi nghe ®iÖn ta ph¶i nhÊc tæ hîp nghe b»ng tay ph¶i, khi cÇn ghi th«ng tin l¹i ph¶i mÊt thêi gian chuyÓn tæ hîp nghe sang bªn tay tr¸i vµ chuyÓn bót sang tay ph¶i. Nh­ thÕ sÏ mÊt thêi gian, bªn c¹nh ®ã theo em nªn bè trÝ mét chiÕc ®Ìn chôp trªn bµn lµm viÖc cña Thñ tr­ëng ®Ó khi lµm viÖc nÕu cÇn cã thÓ bËt ®Ìn lªn gióp Thñ tr­ëng tËp trung lµm viÖc tèt h¬n. V¨ trong phßng ngoµi cöa chÝnh ®i vµo cßn cÇn cã cöa phô ®Ó khi cã sù cè cã thÓ ®i ra ngoµi b»ng cöa ®ã. §Æc biÖt nÕu cã hÖ thèng phßng khÐp kÝn cµng thuËn tiÖn cho ng­êi l·nh ®¹o. Sau mét thêi gian thùc tËp ®­îc quan s¸t phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng em xin cã ý kiÕn nhËn xÐt nh­ trªn vµ ®­a ra s¬ ®å tèi ­u nh­ sau: S¬ ®å tèi ­u phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng. 14 15 `16 18 19 2 15 16 5 2 4 7 3 6 8 20 3 `17 22 22 10 9 22 11 12 22 17 1 21 13 1. M¾c ¸o 8. Tñ ®Ó tµi liÖu 15,16. Tñ tµi liÖu 2. GhÕ quay 9. Tñ con 17. C©y c¶nh 3. M¸y vi tÝnh 10. B×nh n­íc 18. Gi¸ ®Ó t¹p chÝ 4. M¸y in 11. Tñ l¹nh 19. Thïng r¸c 5. M¸y fax 12. §ång hå 20. §Ìn bµn 6. §iÖn tho¹i 13. LÞch c«ng t¸c 21. Qu¹t treo t­êng 7. Gi¸ ®Ó bót 14. M¸y ®iÒu hßa 22. Bµn ghÕ xa l«ng 3.5. S¾p xÕp v¨n b¶n, giÊy tê, t­ liÖu tham kh¶o cho Thñ tr­ëng. C«ng viÖc cña mét ng­êi Th­ ký lµ ph¶i lu«n ®¶m b¶o ho¹t ®éng qu¶n lý cña nhµ l·nh ®¹o mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt, gióp ng­êi l·nh ®¹o lo¹i trõ tèi ­u nh÷ng hËu qu¶ kh«ng mong muèn. Trong ®ã nh÷ng ho¹t ®éng liªn quan ®Õn v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o rÊt quan träng, nã gióp ho¹t ®éng qu¶n lý cña nhµ l·nh ®¹o ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch l«gÝc vµ khoa häc nhÊt. Ng­êi Th­ ký ph¶i s¾p xÕp v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o cho Thñ tr­ëng mét c¸ch hîp lý nhÊt. Nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, t­ liÖu tham kh¶o cña Thñ tr­ëng rÊt quan träng, ®ßi hái ph¶i ®¶m b¶o bÝ mËt. Th­ ký ph¶i s¾p xÕp tñ tµi liÖu ®Ó phôc vô mét c¸ch thuËn lîi nhÊt cho c«ng viÖc cña Thñ tr­ëng. §¶m b¶o nguyªn t¾c dÔ nh×n, dÔ t×m vµ dÔ sö dông tr¸nh t×nh tr¹ng khi Thñ tr­ëng cÇn tµi liÖu ph¶i t×m kiÕm mÊt thêi gian. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu ®· ®­îc in ra Th­ ký ph¶i l­u l¹i vµo tñ tµi liÖu c¸ nh©n cña Thñ tr­ëng. Cßn nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o ®­îc l­u trªn m¸y Th­ ký ph¶i l­u vµo file cña Thñ tr­ëng ®Ó ®Õn lóc cÇn th× Thñ tr­ëng chØ cÇn më file cña Thñ tr­ëng lµ t×m thÊy tµi liÖu cña m×nh mµ kh«ng mÊt thêi gian t×m kiÕm. Nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu mµ hµng ngµy Thñ tr­ëng sö dông th× Th­ ký ph¶i lu«n s½n sµng ë bµn lµm viÖc, cßn nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o kh«ng cÇn thiÕt Th­ ký s¾p xÕp sao cho hîp lý nhÊt ®Ó mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt cho ho¹t ®éng cña nhµ l·nh ®¹o. Tãm l¹i c«ng t¸c Th­ ký V¨n phßng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan nãi chung vµ cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh nãi riªng. Nã gióp cho ho¹t ®éng cña c¬ quan ®­îc th«ng suèt vµ gióp cho Thñ tr­ëng hoµn thµnh c«ng viÖc nhanh chãng, chÝnh x¸c. §Æc biÖt trong t×nh h×nh ®Êt n­íc hiÖn nay, víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ nhiÒu thµnh phÇn nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o rÊt cÇn cã sù trî gióp cña nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký V¨n phßng ®Ó cã thêi gian tËp trung cao ®é vµo c«ng viÖc quan träng. Ng­êi l·nh ®¹o muèn lµm tèt c«ng viÖc cña m×nh kh«ng thÓ thiÕu sù gióp ®ì cña ng­êi Th­ ký, sù thµnh c«ng cña l·nh ®¹o trong ®ã cã sù cè g¾ng cña Th­ ký. Ng­êi lµm tèt c«ng t¸c Th­ ký V¨n phßng sÏ gióp cho Thñ tr­ëng vµ c¬ quan ho¹t ®éng tèt. Ng­êi Th­ ký giái ®­îc thÓ hiÖn qua hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña l·nh ®¹o. Tõ nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp kÞp thêi, chÝnh x¸c sÏ gióp Thñ tr­ëng n¾m v÷ng t×nh h×nh vµ cã c¸ch gi¶i quyÕt c«ng viÖc phï hîp. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh còng nh­ viÖc tr×nh bµy “B¶n b¸o c¸o thu ho¹ch thùc tËp tèt nghiÖp” nµy b¶n th©n em còng ®· cã ®­îc nhËn thøc ®óng ®¾n vÒ nghÒ Th­ ký V¨n phßng. Th«ng qua nh÷ng c«ng viÖc thùc tÕ ®· lµm t¹i c¬ quan vµ nh÷ng quan s¸t t×nh h×nh thùc tÕ em ®· tiÕp thu ®­îc nhiÒu kinh nghiÖm hay, thiÕt thùc cho b¶n th©n. Còng th«ng qua thêi gian nµy em ®· ®­îc lµm quen víi t¸c phong lµm viÖc cña mét c¸n bé v¨n phßng, c¸ch c­ xö trong c¸c mèi quan hÖ. §ång thêi víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c anh chÞ nh©n viªn trong v¨n phßng ®· gióp em hoµn thµnh tèt ®ît thùc tËp nµy. 4. NhiÖm vô kh¸c ®­îc ph©n c«ng: 4.1. Th­ ký víi c«ng v¨n, giÊy tê: C«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng tiÖn cÇn thiÕt trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña Nhµ n­íc nãi chung vµ c¸c Doanh nghiÖp nãi riªng. Trong mét ph¹m vi kh¸ lín, c«ng viÖc cña mét c¬ quan, mét xÝ nghiÖp ®­îc tiÕn hµnh nhanh hay chËm, thiÕt thùc hay quan liªu lµ do c«ng t¸c c«ng v¨n, giÊy tê lµm tèt hay kh«ng? Do viÖc gi÷ g×n hå s¬, tµi liÖu cã ®­îc cÈn thËn hay kh«ng? C«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ mét ho¹t ®éng ®¶m b¶o th«ng tin b»ng v¨n b¶n, phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý, gióp cho Ban Gi¸m ®èc n¾m ®­îc toµn bé t×nh h×nh c«ng viÖc cña C«ng ty. C«ng t¸c V¨n phßng ph¶i ®­îc hiÓu lµ tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc qu¶n lý hµnh chÝnh vÒ x©y dùng v¨n b¶n, qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n ®ã g¾n liÒn víi ho¹t ®éng cña C«ng ty. Nh­ vËy, cã thÓ nãi c«ng t¸c V¨n phßng gi÷ mét vai trß, chøc n¨ng rÊt quan träng trong ho¹t ®éng cña C«ng ty. Nã ®¶m b¶o tiÕp nhËn, chuyÓn giao, xö lý vµ l­u tr÷ c¸c c«ng v¨n trong néi bé C«ng ty, gi÷a C«ng ty víi c¸c c¬ quan tæ chøc kinh tÕ - x· héi trong vµ ngoµi n­íc mét c¸ch chÝnh x¸c vµ nhanh gän. §ång thêi, c«ng t¸c nµy cßn ®¶m b¶o cho viÖc thuËn tiÖn tra cøu c¸c tµi liÖu l­u tr÷, lµ mét trong c¸c ®iÒu kiÖn ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña C«ng ty th«ng suèt, chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. NhËn thøc ®­îc vai trß tÇm quan träng cña c«ng t¸c V¨n phßng, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· cã kÕ ho¹ch qu¶n lý, chØ ®¹o ngay tõ ®Çu. §Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý chØ ®¹o nµy, C«ng ty ®· x©y dùng quy tr×nh tæ chøc, gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn. Quy tr×nh tæ chøc, gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn bao gåm nh÷ng néi dung sau: - §Þnh nghÜa - Nguyªn t¾c - Quy tr×nh thùc hiÖn. Ngoµi ra C«ng ty cßn ban hµnh mét sè néi quy kh¸c, vÝ dô nh­: - Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n néi bé - Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt - Qu¶n lý, sö dông vµ b¶o vÖ con dÊu. Tõ viÖc qu¶n lý chØ ®¹o C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· ®i vµo thùc hiÖn theo ®óng quy chÕ cña C«ng ty còng nh­ quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Do tÝnh chÊt c«ng viÖc cña C«ng ty, nªn hµng ngµy c¸n bé V¨n phßng ph¶i gi¶i quyÕt thùc hiÖn c¸c kh©u nh­: §ãng dÊu, chuyÓn giao c«ng v¨n ®i, tiÕp nhËn, ph©n lo¹i C«ng v¨n ®Õn, nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh, tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. Cã thÓ nãi, c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng ®­îc vÝ nh­ mét ng­êi b¶o vÖ, lµ c¸nh cöa tr­íc cho nh÷ng c«ng v¨n ®Õn vµ lµ c¸nh cöa sau cho nh÷ng c«ng v¨n ®i. ViÖc qu¶n lý, chØ ®¹o, tæ chøc kiÓm tra ho¹t ®éng nghiÖp vô c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷ cña C«ng ty ®­îc tiÕn hµnh theo chÕ ®é th­êng k× vµ bÊt th­êng. Tuy nhiªn, viÖc tæ chøc Héi nghÞ tæng kÕt, s¬ kÕt c«ng t¸c L­u tr÷, V¨n th­, V¨n phßng kh«ng ®­îc C«ng ty TNHH in Hoµng Minh tæ chøc, mµ hµng quý chØ cã c¸n bé V¨n phßng b¸o c¸o s¬ kÕt, tæng kÕt vÒ c«ng t¸c nghiÖp vô cña m×nh víi tr­ëng phßng hoÆc Ban Gi¸m ®èc. 4.1.1. T×nh h×nh ban hµnh vµ qu¶n lý v¨n b¶n. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ mét c¬ quan cã quy m« ho¹t ®éng t­¬ng ®èi réng, nªn khèi l­îng c«ng viÖc còng rÊt lín. Hµng n¨m, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh giao dÞch víi nhiÒu kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc, ®Æc biÖt lµ kh¸ch ë c¸c tØnh MiÒn B¾c b»ng nhiÒu nguån ®i ®Õn kh¸c nhau nh­: Qua ®­êng B­u ®iÖn, qua Fax, qua Email. V× vËy, hµng n¨m C«ng TNHH in Hoµng Minh ban hµnh kho¶ng 2500 v¨n b¶n. B­íc sang n¨m 2006, cho ®Õn thêi ®iÓm th¸ng 8 C«ng ty ®· ban hµnh ®­îc 6500 v¨n b¶n. Con sè nµy cho thÊy, mÆc dï sè l­îng v¨n b¶n ban hµnh hµng n¨m ch­a ®¹t ®Õn con sè nh­ c¸c C«ng ty lín hµng ®Çu kh¸c nh­ng còng kh«ng ph¶i lµ mét con sè khiªm tèn. a. Tæ chøc, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i: Mét trong nh÷ng kh©u cña nghiÖp vô c«ng t¸c V¨n phßng lµ tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i. ViÖc tæ chøc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i ®­îc c¸n bé V¨n phßng cña C«ng ty thùc hiÖn ®óng quy tr×nh, ®¶m b¶o chÝnh x¸c vµ nhanh gän. a.1. Tr×nh ký: Hµng ngµy, ®Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña C«ng ty, nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng cña C«ng ty ®· ph¶i tæ chøc, gi¶i quyÕt mét khèi l­îng v¨n b¶n ®i kh¸ lín ®Ó göi ®Õn c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng nhanh chãng vµ kÞp thêi. §Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, kÞp thêi, tiÕt kiÖm vµ thèng nhÊt c¸c v¨n b¶n ®i cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh, c¸c ®¬n vÞ sau khi tiÕn hµnh so¹n th¶o, ®¸nh m¸y tr×nh ký, c¸c v¨n b¶n tõ c¸c ®¬n vÞ ®Òu ph¶i tËp trung cho Th­ ký ®ãng dÊu. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ C«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc in Ên, thiÕt kÕ vµ qu¶ng c¸o, ®èi t­îng kh¸ch hµng réng vµ phong phó víi nhiÒu ng«n ng÷ kh¸c nhau cña v¨n b¶n nh­ tiÕng Anh, tiÕng Trung, tiÕng Hµn… V× vËy viÖc tæ chøc qu¶n lý gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cµng cÇn sù chÝnh x¸c, râ rµng vµ cÈn thËn cao. Qua quy tr×nh so¹n th¶o vµ tr×nh ký nh­ vËy, mÆc dï cã mÊt thêi gian cho Thñ tr­ëng c¬ quan trong viÖc xem xÐt ký duyÖt, nh­ng l¹i gi¶m ®­îc sè l­îng v¨n b¶n tËp trung cho nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng. Víi ph­¬ng ph¸p lµm viÖc võa tËp trung, võa ph©n t¸n, nh­ng rÊt c¸ tÝnh, s¸ng t¹o, n¾m b¾t cña nh©n viªn trong C«ng ty, theo em nghÜ sÏ n©ng cao ®­îc chÊt l­îng trong c«ng viÖc h¬n, v× khi ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n vÒ viÖc m×nh phô tr¸ch, khi trùc tiÕp tr×nh ký, cã vÊn ®Ò g× cÇn trao ®æi sÏ dÔ dµng h¬n vµ chÊt l­îng c«ng viÖc sÏ ®¶m b¶o ®é chÝnh x¸c cao h¬n. a.2. §ãng dÊu: Víi tr×nh ®é chuyªn m«n, cïng kinh nghiÖm l©u n¨m, Th­ ký V¨n phßng ®· ®ãng dÊu c¸c lo¹i con dÊu lªn v¨n b¶n theo ®óng yªu cÇu vµ quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. §Ó ®¶m b¶o sù chÆt chÏ trong viÖc qu¶n lý v¨n b¶n, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· cã mét sè lo¹i con dÊu sau: DÊu c¬ quan, dÊu chøc danh… c¸c con dÊu cña C«ng ty do Th­ ký qu¶n lý. C«ng ty ®· ban hµnh quy chÕ cña C«ng ty cã quy ®Þnh vÒ c¸ch thøc ®ãng dÊu “Khi ®ãng dÊu v¨n b¶n, ph¶i ®ãng râ rµng, ngay ng¾n, s¹ch sÏ, ®ãng trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ bªn tr¸i". a.3. §¨ng ký v¨n b¶n ®i: Sau khi ®ãng dÊu, ghi sè ký hiÖu, ngµy th¸ng lªn v¨n b¶n, Th­ ký tiÕp tôc ®¨ng ký ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin trong v¨n b¶n vµo Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i. MÆc dï khèi l­îng v¨n b¶n s¶n sinh ra trong ngµy rÊt nhiÒu, nh­ng víi kinh nghiÖm vµ nghiÖp vô céng víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, ë ®©y Th­ ký ®· ®¨ng ký ®Çy ®ñ tÊt c¶ nh÷ng v¨n b¶n ®i trong