Báo cáo thực tập tại công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê

ưởng cho sự kiện 1.4. Những yêu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện Yêu cầu về thái độ: Tính kiên nhẫn, cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo Nhiệt tình, linh hoạt, đam mê công việc, chịu được áp lực cao Yêu cầu về kĩ năng: -Khả năng giao tiếp và viết tốt - Biết cách sắp xếp, tổ chức công việc, quản lý thời gian - Biếtvề quản lý dự án và đa năng trong công việc - Làm việc độc lập lẫn làm việc nhóm tốt - Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office. - Tỉ mỉ và đúng thời hạn - Kỹ năng đàm phán tốt - Biết quản lý ngân sách - Kiến thức nền vững chắc về marketing, event - Giao tiếp tốt với tất cả các cấp quản lý. Yêu cầu về kiến thức: -lựa chọn địa điểm - ăn uống công cộng - Thi công, sản xuất - Các vấn đề giải trí - Các thể loại quà tặng - Các phương tiện đi lại - Phòng ốc cho thuê - Các dịch vụ hội thảo Yêu cầu về sức khoẻ: Phải có sức khỏe tốt vì phải di chuyển và tiếp xúc nhiều. Phải luôn giữ bộ mặt tươi cười, niềm nở Yêu cầu về đạo đức: Trung thực, không tham lam, không đưa chuyện, chân thành 1.5. Phương pháp đánh giá của nhân viên tổ chức sự kiện I. Xây dựng bảng mô tả công việc của nhân viên Bảng mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Mục đích của việc xây dựng bảng mô tả công việc Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở để: Tuyển dụng và giao việc: Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ. Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động. Nó thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được. Đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương : Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc v..v. đã được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động. Những chức danh có cùng giá trị công việc được xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương. Đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc: Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương và đề bạt cán bộ. Phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, phân công lao động Thông qua hệ thống các Bản mô tả công việc, người quản lý có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng lắp trong giao việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiết hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. 2. Nội dung của bản mô tả công việc Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả. Trách nhiệm công việc: Ngắn gọn về 2 hoặc 3 dòng về mục đích công việc. Liệt kê từ 5 đến 7 trách nhiệm công việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng cộng là 100%). Các trách nhiệm cần được viết rõ làm việc gì làm như, thế nào, và mục đích cần đạt được của công việc đó. Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc Vị trí trong tổ chức : Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai, về việc gì Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: Đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc. Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng thiết bị và tiếp cận thông tin Điều kiện và môi trường làm việc: Điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp. Sự cam kết và xác nhận của người quản lý và nhân viên. Đối tượng liên quan đến bảng mô tả -ban lãnh đạo công ty -phòng nhân sự -nhân viên thực hiên công việc đó 3.Mẫu bảng mô tả công việc Mẫu mô tả công việc (Mẫu 1.4) Chức danh: Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Ngày gia nhập công ty: Phòng ban Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC (Tóm tắt chính xác, cô đọng trong một đến hai câu lý do tại sao cần có công việc này, mục tiêu cốt lõi của công việc, không cần liệt kê các hoạt động cụ thể) TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: (Khái quát về kích cỡ công việc gồm: độ rộng, độ sâu để chỉ ra phạm vi ảnh hưởng của công việc) Các mối quan hệ bên trong: Các mối quan hệ bên ngoài: Doanh số chịu ảnh hưởng: Số lượng nhân viên thuộc quyền: NHIỆM VỤ CHÍNH TRÁCH NHIỆM Liên đới/Độc lập - TRÁCH NHIỆM CHÍNH - YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ: Kinh nghiệm: Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: Đồng ý với mô tả công việc nêu trên Chữ ký người đảm nhiệm công việc: Chức danh: Ngày: Chữ ký cấp điều hành trực tiếp Chức danh: Ngày: Giám đốc công ty duyệt: Ngày: II. Xác định nhiệm vụ và chức năng của vị trí của mỗi vị trí Xác định yêu cầu của mỗi nhân viên với một vị trí Mỗi vị trí có những yêu cầu khác nhau về nhiệm vụ và chức năng do đặc điểm đặc thù của mỗi vị trí. Từ yêu cầu công việc thực tế sẽ xây dựng được nhiệm vụ và chức năng mỗi vị trí.Sau đây là nhiệm vụ và chức năng của 5 vị trí trong phòng sales của 1 công ty tổ chức sự kiện. Trưởng phòng sales: +Quản lý nhân viên cấp dưới + Theo dõi giám sát tình hình nhân viên + Lập và triển khai kế hoạch bán hàng, đốc thúc các bộ phận thực hiện theo đúng tiến độ đã cam kết + Cung cấp thông tin sản phẩm, khuyến mãi, và giá cả qua việc xác định các yêu cầu khách hàng; tư vấn cho khách hàng trong việc tìm địa điểm, ngân sách, tiến độ, chất lượng phù hợp với nhu cầu sử dụng và lựa chọn phương án tối ưu. + Liên lạc thường xuyên, thuyết trình phương án, theo đuổi và thuyết phục khách hàng ký hợp đồng + Phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với khách hàng, chủ động tìm kiếm nguồn khách hàng mới. + Tham gia các câu lạc bộ, tổ chức có nguồn khách hàng tiềm năng + Cập nhật kiến thức công việc qua việc tham gia các khoá học. Hoàn thành nhiệm vụ chung của bộ phận và của công ty. Phó phòng sales: +Phối hợp với trưởng phòng để xây dựng chiến lược phát triển cho phòng và cách thức triển khai +Quản lý trực tiếp một (hoặc nhiều) nhóm sản phẩm tổ chức sản phẩm.Thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác lớn +Phối hợp chặt chẽ với các dự án khác trong công ty. +Xây dựng chiến dịch truyền thông, tư vấn cho các khách hàng quảng cáo lớn. Trực tiếp triển khai chương trình và theo dõi kết quả thực hiện. +Kiểm soát định kỳ chất lượng dịch vụ, lên định hướng và kế hoạch phát triển. Góp ý cho sản phẩm, góp ý cho AM/sales để cải thiện chất lượng dịch vụ và hiệu quả bán hàng +Lên kế hoạch và phân công công việc cho các nhân sự liên quan. +Giải quyết các công việc liên quan theo yêu cầu Trưởng nhóm khách hàng: +Tổ chức đội ngũ bán hàng: tuyển dụng, đào tạo nhân sự +Lập kế hoạch bán hàng: chịu trách nhiệm về doanh số, phân bổ chỉ tiêu cho nhân viên, quyết định phương án triển khai bán hàng +Quản lý sản phẩm: quản lý không gian thời gian tổ chức sự kiện, phát triển sản phẩm phục vụ bán hàng, quyết định giá và chính sách bán hàng +Tư vấn cho khách hàng và hỗ trợ tư vấn cho nhân viên sale trong các kế hoạch quảng bá của khách hàng. +Quản lý quan hệ với các khách hàng lớn +Theo dõi, quản lý, đối soát hợp đồng và tiến độ thanh toán +Lên kế hoạch quản lý chi phí sales và các chi phí nội bộ +Các công việc phát sinh khác theo yêu cầu +Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng Nhân viên sales: +Tìm kiếm và xây dựng danh sách khách hàng, xác định khách hàng tiềm năng +Lên kế hoạch bán hàng: chịu trách nhiệm về doanh số cá nhân +Duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng +Hiểu rõ sản phẩm, phối hợp với các nhóm hỗ trợ để tư vấn xây dựng chiến lược quảng bá cho khách hàng +Triển khai các chiến dịch của khách hàng, báo cáo tư vấn kết quả và chăm sóc khách hàng +Phối hợp trong việc theo dõi tiến độ thanh toán và thu hồi công nợ +Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc +Báo cáo trực tiếp cho Account Manager Trợ lý bán hàng: +Theo dõi việc triển khai các sự kiện của khách hàng; tổng hợp và gửi báo cáo kết quả cho khách hàng +Chuẩn bị tài liệu phục vụ cho các đợt tổ chức sự kiện. +Làm việc với các bộ phận liên quan để hỗ trợ AM và sales trong việc bán hàng +Thu thập và biên dịch tài liệu +Hỗ trợ trong việc đối soát doanh thu và công nợ của phòng +Báo cáo trực tiếp cho trưởng nhóm III.Xác định những yêu cầu hoàn thành công việc của từng vị trí Những yêu cầu hoàn thành công việc đối với mỗi một vị trí bao gồm -kiến thức -kĩ năng -thái độ Vị trí trưởng phòng: +Kiến thức: có kiến thức sâu rộng về -Việc lựa chọn địa điểm -Nghành ăn uống công cộng -Các vấn đề giải trí - Các thể loại quà tặng - Các phương tiện đi lại -Phòng ốc cho thuê - Các dịch vụ hội thảo +Kĩ năng : - Làm việc độc lập - Kỹ năng đàm phán - Kỹ năng thuyết trình -Có khả năng lập kế hoạch tốt; kỹ năng làm việc chuyên nghiệp. - Có khả năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán tốt. - Khả năng tìm kiếm và tạo dựng các mối quan hệ trong kinh doanh. - Sử dụng tốt vi tính văn phòng (đặc biệt là excel; powerpoint.) -Kĩ năng quản lí, điều phối nhân viên. +Thái độ: -Yêu thích lĩnh vực Sales – Marketing. -Có ý chí cầu tiến, vượt khó. -Trung thực, năng động, sáng tạo. -Tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Vị trí phó phòng: +Kiến thức: -tương thự trưởng phòng nhưng có yêu cầu về độ sâu rộng có thể thấp hơn 1 chút. + Kĩ năng: -Có khả năng giao tiếp và khả năng quản lý công việc tốt. -Có khả năng hoạch định chiến lược phát triển -Có khả năng quản lý nhiều nhân sự, độc lập xây dựng kế hoạch, triển khai và kiểm soát hiệu quả +Thái độ: -tương tự trưởng phòng Vị trí trưởng nhóm khách hàng: +Kiến thức, thái độ: như trên +Kĩ năng: +Có khả năng lập kế hoạch và thuyết trình +Có khả năng giao tiếp và khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập +Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường Vị trí nhân viên sales: +Kiến thức, thái độ: như trên +Kĩ năng: +Có khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt +Có khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập +Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường IV. Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhân viên Tiêu chí bao gồm: +bằng cấp +kinh ngiệm +khả năng ngoại ngữ, vi tính +một số tiêu chí đặc thù Trưởng phòng: +Tốt ngiệp đại học chuyên ngành Marketting, Quản trị kinh doanh. +Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương, 2 năm làm nhân viên sales. +Tiếng Anh giao tiếp tốt, vi tính văn phòng, đặc biệt là slide, bảng biểu. +Tuổi trên 30 Phó phòng: +Bằng đại học các ngành kinh doanh,truyền thông +2 năm kinh ngiệm, 1 năm làm nhân viên +Tiếng Anh thành thạo, vi tính văn phòng +tuổi trên 25 Nhân viên : +Bằng đại học các ngành kinh doanh, marketting, truyền thông +Có ít nhất 1 năm kinh ngiệm +Tiếng Anh bằng C, vi tính văn phòng V.Đánh giá lại năng lực nhân viên của công ty 1. Kiến thức nhân viên hiện tại: Dựa vào hồ sơ nhân viên, nhận xét của các cấp quản lí, nhận xét của nhân viên cấp dưới, của khách hàng, của các đồng ngiệp cùng vị trí. Điều này thu thập được từ các phiếu điều tra và phỏng vấn các vị trí trong công ty. Kĩ năng nhân viên hiện tại: Đánh giá qua 2 yếu tố : quá trình đào tạo và kinh ngiệm làm việc thực tế. Quá trình đào tạo bao gồm : + những kĩ năng được đào tạo +thời gian được đào tạo Kinh ngiệm thực tế : +thời gian làm việc thực tế +hiệu quả công việc +nhận xét cấp quản lí Thái độ nhân viên thực tế: Thái độ được đánh giá qua biểu hiện ở các mặt +thái độ với công việc +thái độ với cấp trên +thái độ với cấp dưới +thái độ trong việc hợp tác với đồng ngiệp cùng cấp +quan hệ với khách hàng VI. Xác định khoảng cách giữa các tiêu chuẩn công việc và năng lực thật sự của nhân viên: So sánh giữa các tiêu chuẩn đã thiết lập ở trên với thực tế qua hồ sơ nhân viên, phiếu điều tra, quá trình phân tích ,tổng hợp ta sẽ rút ra được nhận xét : +những mặt đạt được +những mặt chưa đạt được so với tiêu chuẩn +những nhân viên này còn thiếu các yếu tố nào để hoàn thành chuẩn yêu cầu công việc VII. Xây dựng chương trình đào tạo để thu hẹp khoảng cách,nâng cao năng lực nhân viên Nhân viên thiếu gì công ty sẽ mở các khoá đào tạo, bồi dưỡng bổ sung. Việc mở khoá đào tạo lại này phụ thuộc vào thời khoá biểu, nguồn ngân sách, chương trình đào tạo công ty dự định đào tạo lại Chương II: Đánh giá năng lực của nhân viên sales của Công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 2.1.1. LÞch sö h×nh thµnh cña C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª - Tªn cña c«ng ty lµ: C«ng ty tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n liªn hiÖp NguyÔn Lª - Tªn giao dÞch ®èi ngo¹i: Nguyen Le Association Company Limited - Tªn giao dÞch viÕt t¾t : Nguyenle Association Co.,Ltc - Trô së cña c«ng ty : Sè 24 ngâ 21B C¸t Linh, Phêng C¸t Linh, QuËn §èng §a, Thµnh phè Hµ Néi - §iÖn tho¹i : 04.2660755 Fax : 04.7762391 - Email : nguyenlecompany@fpt.vn - M· sè thuÕ: 01 01248286 - §¨ng kÝ kinh doanh sè : 01 02005295 Do së kÕ ho¹ch ®Çu t thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 14/05/2002 - C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª ®îc thµnh lËp bëi c¸c thµnh viªn sau: 1) Bµ : Lª ThÞ Thanh Thuû 2) ¤ng : Ph¹m V¨n Thanh - Vèn ®iÒu lÖ cña c«ng ty lµ: 3.900.000.000 VND (mét tû chÝn tr¨m triÖu ®ång ViÖt Nam ) - PhÇn vèn gãp vµ gi¸ trÞ gãp vèn cña c¸c thµnh viªn : Tªn thµnh viªn PhÇn vèn gãp Tû lÖ Ph¹m V¨n Thanh 390.000.000 10% Lª ThÞ Thanh Thuû 3.510.000.000 90% - C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª lµ mét c«ng ty TNHH cã 2 thµnh viªn trë lªn.C¸c thµnh viªn cã tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c kho¶n nî vµ nghÜa vô tµi s¶n kh¸c cña c«ng ty trong ph¹m vi vèn ®· cam kÕt ®ãng gãp vµo c«ng ty. 2.1.2. Qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña c«ng ty: - C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª b¾t ®Çu ho¹t ®éng ngµy 01 th¸ng 06 n¨m 2000, ban ®Çu chØ cã 6 thµnh viªn lµ nh÷ng ngêi lµm viÖc t¹i c¸c bé phËn kinh doanh, bé phËn quan hÖ c«ng chóng vµ nhiÒu bé phËn quan träng trong c¸c kh¸ch s¹n 5 sao t¹i Hµ Néi nh kh¸ch s¹n Sofitel Metropole, kh¸ch s¹n Hanoi Daewoo, kh¸ch s¹n Hilton Hanoi Opera - Qua qu¸ tr×nh ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn cña m×nh, ®Õn nay sè nh©n viªn cña c«ng ty ®· lªn tíi h¬n 100 ngêi trong danh s¸ch biªn chÕ vµ cã h¬n 55 ngêi ®îc ký hîp ®ång lµm viÖc theo thêi vô, cã mÆt t¹i 3 tØnh thµnh träng t©m cña ®Êt níc lµ Hµ Néi, §µ N½ng vµ Thµnh phè Hå ChÝ Minh. - C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª lµ ®¬n vÞ tæ chøc sù kiÖn vµ cung cÊp dÞch vô cho héi nghÞ, héi th¶o mang tÝnh chÊt chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸ x· héi trong níc vµ quèc tÕ tæ chøc. - Víi nguån nh©n lùc n¨ng ®éng nhiÖt t×nh, giµu kinh nghiÖm vµ lu«n ®Ò ra tiªu chÝ lµ ®Æt chÊt lîng vµ sù thµnh c«ng cña ch¬ng tr×nh lªn hµng ®Çu, NguyÔn Lª ®· t¹o dùng ®îc tªn tuæi vµ chiÕm ®îc lßng tin cña kh¸ch hµng vµ lu«n ®îc kh¸ch hµng ®¸nh gi¸ cao. - V× vËy trong n¨m 2006 C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª ®· ®îc V¨n phßng ChÝnh phñ ViÖt Nam chän lµm ®¬n vÞ cung cÊp toµn bé thiÕt bÞ cho héi nghÞ APEC ViÖt Nam xuyªn suèt ba miÒn B¾c – Trung – Nam , vµ toµn bé c¸c héi nghÞ Bé trëng APEC diÔn ra trong n¨m. Thªm mét ®iÒu ®Æc biÖt n÷a lµ cïng thêi ®iÓm nµy, c¸c kh¸ch s¹n 5 sao t¹i 3 miÒn cña ViÖt Nam vµ c¸c c«ng ty tæ chøc sù kiÖn cña c¸c níc ph¸t triÓn còng ®ång thuËn chän NguyÔn Lª lµ nhµ cung cÊp dÞch vô cho c¸c ho¹t ®éng, cuéc häp song ph¬ng diÔn ra t¹i cïng thêi ®iÓm, mµ c¸c ®¬n vÞ tæ chøc lóc ®ã lµ §¹i sø qu¸n, c¸c Bé, c¸c tæ chøc Th¬ng m¹i lín trong níc vµ quèc tÕ. - ChÝnh ®iÒu nµy ®· thÓ hiÖn râ néi lùc søc m¹nh vµ uy tÝn mµ c«ng ty NguyÔn Lª ®· ®¹t ®îc. Sau khi APEC thµnh c«ng, v¨n phßng ChÝnh phñ vµ Bé ngo¹i giao níc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam ®· chÝnh thøc trao tÆng b»ng khen cho C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª vµ b»ng khen cho ngêi ®øng ®Çu doanh nghiÖp. - N¨m 2007 C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª tù hµo lµ ®¬n vÞ ®ãng gãp vµo sù thµnh c«ng cña rÊt nhiÒu héi nghÞ quan träng trong n¨m 2007 diÔn ra t¹i ViÖt Nam. §Æc biÖt trong thêi gian gÇn ®©y nhÊt, NguyÔn Lª ®· cung cÊp dÞch vô tæ chøc diÔn ®µn Doanh nghiÖp Thñ ®« c¸c níc ASEAN (ACBF ) thµnh c«ng vµ ®· nhËn ®îc b»ng khen vÒ kh©u tæ chøc tèt sù kiÖn nµy. 2.1.3. Chøc n¨ng cña C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª : - C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª lµ mét ®¬n vÞ ho¹t ®éng theo h×nh thøc th­¬ng m¹i vµ dÞch vô dùa trªn c¬ së LuËt Doanh nghiÖp Nhµ n­íc vµ §iÒu lÖ cña c«ng ty. C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª lµ ®¬n vÞ chuyªn tæ chøc sù kiÖn vµ cung cÊp dÞch vô cho c¸c héi nghÞ héi th¶o. - C¸c ngµnh nghÒ kinh doanh chñ yÕu cña c«ng ty : Tæ chøc héi nghÞ héi th¶o vµ c¸c sù kiÖn kh¸nh thµnh, khai tr­¬ng L÷ hµnh néi ®Þa vµ l÷ hµnh quèc tÕ: VËn chuyÓn hµnh kh¸ch, cho thuª xe « t«, ®¹i lý vÐ m¸y bay vµ c¸c dÞch vô phôc vô kh¸ch du lÞch (tæ chøc tour du lÞch, ®Æt vÐ xem ch­¬ng tr×nh gi¶i trÝ, ca nh¹c, ®Æt phßng kh¸ch s¹n) In vµ c¸c dÞch vô liªn quan ®Õn in (theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh). Qu¶ng c¸o th­¬ng m¹i vµ xóc tiÕn th­¬ng m¹i. + S¶n xuÊt vµ mua b¸n quµ tÆng qu¶ng c¸o. + Bu«n b¸n m¸y mãc, thiÕt bÞ, linh kiÖn ®iÖn tö viÔn th«ng, tin häc, ®iÖn l¹nh, ®iÖn m¸y, ®iÖn d©n dông. + Bu«n b¸n l¾p r¸p m¸y mãc, thiÕt bÞ linh kiÖn trong lÜnh vùc ph¸t thanh truyÒn h×nh. + XuÊt nhËp khÈu c¸c mÆt hµng c«ng ty kinh doanh. + TruyÒn th«ng ®a ph­¬ng tiÖn (quay phim, dùng h×nh trùc tiÕp, hîp t¸c tæ chøc ch­¬ng tr×nh truyÒn h×nh ). + Cung cÊp hÖ thèng ®Ìn, ©m thanh, ¸nh s¸ng..., cung cÊp ca sü, ban nh¹c theo yªu cÇu. + T­ vÊn, mua b¸n vµ cho thuª c¸c trang thiÕt bÞ, hµng tiªu dïng phôc vô tiÖc, héi nghÞ héi th¶o, héi chî vµ c¸c sù kiÖn. + ViÕt ch­¬ng tr×nh lêi dÉn cho sù kiÖn vµ cung cÊp c¸c dÞch vô kh¸c cho héi nghÞ, héi th¶o. 2.1.4. C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty TNHH Liªn hiÖp NguyÔn Lª : - Bé m¸y ho¹t ®éng cña c«ng ty ®­îc tæ chøc gän nhÑ, khoa häc phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh vµ §iÒu lÖ ho¹t ®éng cña c«ng ty bao gåm : Ban gi¸m ®èc vµ c¸c phßng chøc n¨ng. Mçi phßng ®Òu cã chøc n¨ng vµ quyÒn h¹n râ rµng, cô thÓ song cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh sao cho toµn bé c¸c ho¹t ®éng ®Òu diÔn ra mét c¸ch nhÞp nhµng ¨n khíp, nh»m thùc hiÖn thèng nhÊt c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp. - Ban gi¸m ®èc: §øng ®Çu lµ gi¸m ®èc c«ng ty cã vai trß ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña kinh doanh cña c«ng ty, lµ ng­êi tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh vµ kÕ ho¹ch ®Çu t­ cña c«ng ty, kÝ kÕt hîp ®ång nh©n danh c«ng ty. Gi¸m ®èc lµ ng­êi tuyÓn dông lao ®éng, lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ph¸p luËt vÒ viÖc qu¶n lý vµ sö dông, ph¸t triÓn vèn cña c«ng ty. Phã gi¸m ®èc: lµ ngêi gióp viÖc cho gi¸m ®èc, lµ ngêi tham mu cho gi¸m ®èc vÒ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh c«ng ty trong thêi gian gi¸m ®èc ®i c«ng t¸c nÕu ®îc gi¸m ®èc ñy quyÒn. - Phßng Kinh doanh : Lµ bé phËn chÝnh cña c«ng ty, ®¶m nhËn mäi c«ng viÖc mµ c«ng ty kinh doanh, liªn hÖ trùc tiÕp víi kh¸ch hµng, råi liªn kÕt víi tÊt c¶ c¸c phßng ban kh¸c cã liªn quan ®Ó hoµn thµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Phßng kinh doanh thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng chñ yÕu lµ Marketing, PR, Sales. C«ng viÖc cô thÓ cña phßng kinh doanh: + T×m kiÕm vµ liªn hÖ trùc tiÕp víi kh¸ch hµng. + Göi b¸o gi¸ vµ ký kÕt hîp ®ång víi kh¸ch hµng. + Lªn ch­¬ng tr×nh vµ triÓn khai ch­¬ng tr×nh. + Liªn hÖ víi c¸c phßng ban kh¸c trong c«ng ty ®Ó chuÈn bÞ trang thiÕt bÞ cÇn thiÕt cho sù kiÖn, ch­¬ng tr×nh mµ phßng kinh doanh ký kÕt víi kh¸ch hµng. Liªn hÖ víi ca sü, ban nh¹c, bé phËn chuÈn bÞ ©m thanh, ¸nh s¸ng, ®Æt phßng kh¸ch s¹n. + KiÓm tra vµ ch¹y ch­¬ng tr×nh. + Mua vµ b¸n hµng ho¸, c¸c s¶n phÈm trong lÜnh vùc kinh doanh. - Phßng kÕ to¸n: Cã nhiÖm vô thu nhËn, xö lý vµ cung cÊp toµn bé th«ng tin vÒ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong c«ng ty nh»m kiÓm tra vµ gi¸m s¸t mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh, phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý. Tæng hîp c¸c th«ng tin ®· ph©n lo¹i thµnh c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®¸p øng yªu cÇu cña ng­êi ®­a ra quyÕt ®Þnh. Ngoµi ra phßng kÕ to¸n cßn cã nhiÖm vô quyÕt to¸n l­¬ng vµ c¸c chÕ ®é kh¸c trong c«ng ty. - Phßng NguyÔn Lª Media (phßng phãng sù truyÒn th«ng): Chøc n¨ng chñ yÕu cña phßng NguyÔn Lª Media lµ quay phim, chôp ¶nh, in ®Üa slide ... NguyÔn Lª Media chuyªn dùng c¸c thuíc phim lµm t­ liÖu sau c¸c ch­¬ng tr×nh sù kiÖn, héi nghÞ ... NguyÔn Lª Media cung cÊp c¸c dÞch vô in ¶nh trong vßng 24 giê hoÆc sao phim ¶nh ra c¸c lo¹i b¨ng ®Üa. NguyÔn Lª Media cßn hîp t¸c tæ chøc ch­¬ng tr×nh truyÒn h×nh, víi mét ®éi ngò gåm nh÷ng m¸y quay chuyªn c«ng t¸c s¶n xuÊt ch­¬ng tr×nh cho ®µi truyÒn h×nh ViÖt Nam, b»ng niÒm ®am mª ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp, kiÕn thøc lµm b¸o ®µi l©u n¨m, NguyÔn Lª Media lu«n mang ®Õn cho kh¸ch hµng mét ch­¬ng tr×nh truyÒn h×nh ®óng nh­ mong ®îi. Ngoµi ra NguyÔn Lª Media cßn t­ vÊn cho kh¸ch hµng vÒ nghiÖp vô cho c¸c dÞch vô nh­ quay phim, chôp ¶nh - Phßng out side : Lµ bé phËn chuyªn tæ chøc c¸c dÞch vô, sù kiÖn ngoµi trêi cña c«ng ty (nh­ tiÖc trµ, ®¸m c­íi, lÔ kh¸nh thµnh, ca nh¹c ngoµi trêi ). Víi chøc n¨ng c¬ b¶n nh­ trªn phßng out side cã rÊt nhiÒu kinh nghiÖm vÒ chuÈn bÞ s©n khÊu, trang trÝ ngoµi trêi, bµn ghÕ, ph«ng b¹t ... ®¸p øng ®Çy ®ñ nhng yªu cÇu cña kh¸ch hµng. - Phßng PCS ( professional conference service ) : Lµ phßng dÞch vô chuyªn ngµnh, chøc n¨ng chñ yÕu cña phßng lµ xëng in chÝnh cña c«ng ty, chuyªn thiÕt kÕ vµ in c¸c lo¹i logo, banner, backdrop trªn mäi lo¹i chÊt liÖu (nh gç, nhùa, nilon, hiflex) phôc vô cho c¸c sù kiÖn mµ c«ng ty thùc hiÖn. - Phßng IT, phßng kü thuËt : Gåm c¸c chuyªn viªn am hiÓu vÒ m¸y vi tÝnh vµ c¸c trang thiÕt bÞ kü thuËt. Phßng IT chuyªn gi¶i quyÕt vµ t vÊn cho kh¸ch hµng vÒ c¸c th«ng sè kü thuËt cña m¸y tÝnh vµ nh÷ng trang thiÕt bÞ kü thuËt cã liªn quan (nh m¸y chiÕu, m¸y quay phim, c¸c m¸y bé ®µm, thiÕt bÞ dÞch ...). Ngoµi ra phßng kü thuËt cßn chuÈn bÞ vÒ ©m thanh, ¸nh s¸ng cho c¸c sù kiÖn vµ ch¬ng tr×nh mµ c«ng ty ®¶m nhËn. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng cô thÓ sau: Qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty, c¸c giÊy tê cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty. Phô tr¸ch vÒ in Ên c¸c lo¹i giÊy tê, tµi liÖu cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng, c«ng viÖc cña c«ng ty. LÔ t©n : cã nhiÖm vô giao tiÕp trùc tiÕp víi kh¸ch hµng, giíi thiÖu víi kh¸ch hµng c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty, vµ híng dÉn kh¸ch hµng lùa chän c¸c lo¹i dÞch vô cña c«ng ty. ChuÈn bÞ c¸c phô kiÖn, chi tiÕt cÇn thiÕt cho c«ng viÖc cña c«ng ty (nh chuÈn bÞ quµ tÆng, trang trÝ vµ ®¸p øng nh÷ng yªu cÇu gia t¨ng thªm cña kh¸ch hµng). 2.1.5. Qu¶n trÞ nh©n lùc cña c«ng ty : §¸nh gi¸ c«ng t¸c tuyÓn dông trong thêi gian qua : - §Ó gióp cho c«ng t¸c tuyÓn dông cña c¬ quan cã hiÖu qu¶, c«ng ty ®· lùa chän h×nh thøc tuyÓn dông rÊt khoa häc vµ cô thÓ. Tõ ®ã c«ng ty ®· lùa chän ®îc nh÷ng nh©n viªn tèt nhÊt, phï hîp víi c«ng viÖc nhÊt. C«ng t¸c tuyÓn dông cña c«ng ty ®îc tiÕn hµnh qua tõng bíc cô thÓ : X¸c ®Þnh nhu cÇu tuyÓn dông, bé phËn cÇn tuyÓn dông. TiÕp nhËn hå s¬ vµ nghiªn cøu hå s¬ : tõ ®ã lo¹i bá nh÷ng hå s¬ kh«ng ®óng yªu cÇu, kh«ng ®óng chuyªn ngµnh, lÜnh vùc cÇn tuyÓn dông. §Ó cã ®îc nh÷ng nh©n viªn ®Çy ®ñ n¨ng lùc, ®¹o ®øc phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc, c«ng ty ®· lùa chän ph¬ng ph¸p pháng vÊn trùc tiÕp. C«ng ty ®· lËp ra héi ®ång tuyÓn dông bao gåm nh÷ng ngêi cã thÈm quyÒn: Gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, phßng tæ chøc hµnh chÝnh vµ trëng bé phËn ®Ò nghÞ t¨ng nh©n sù. Sau ®ã héi ®ång tiÕn hµnh pháng vÊn s¬ bé, råi pháng vÊn chuyªn m«n vµ ®¹o ®øc t¸c phong nh©n viªn. Tõ ®ã ®¸nh gi¸ vµ ra quyÕt ®Þnh lùa chän mét c¸ch chÝnh x¸c. Sau khi pháng vÊn: ngêi lao ®éng ®îc thö viÖc vµ ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña ngêi lao ®éng trong c«ng t¸c lµm viÖc. - Nhê cã c«ng t¸c tuyÓn dông bµi b¶n, khoa häc vµ chÆt chÏ nªn c«ng ty lu«n lùa chän ®îc nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é, phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng viÖc. Tõ ®ã ®· ®¸p øng tèt vµo ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, ®em l¹i hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc. C«ng t¸c qu¶n lý nguån nh©n lùc cña c«ng ty: C«ng ty thêng xuyªn tæ chøc nh÷ng cuéc häp gi÷a c¸c phßng ban trong c«ng ty, vµ gi÷a c¸c nh©n viªn trong cïng mét phßng ban hµng tuÇn, th¸ng ®Ó trao ®æi, gãp ý tõ ®ã ®óc kÕt nh÷ng kinh nghiÖm, h¹n chÕ nh÷ng thiÕu sãt, nh÷n