Báo cáo Thực tập tại công ty tư vấn thiết kế đường bộ

n tổng hợp có nhiệm vụ phản ánh hai nhóm nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán cho công nhân viên. Hàng quý, dựa vào bảng chia lương của các phòng gửi về, sau khi kiểm tra, đối chiếu với biên bản nghiệm thu, hợp đồng khoán và đề cương, kế toán Tiền lương phản ánh lên sổ chi tiết Tài khoản 334 mở chi tiết theo từng đối tượng Cũng dựa trên bảng chia lương và trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra, kế toán Tổng hợp thực hiện phản ánh tiền lương phải trả lên Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời. Dựa vào số hiệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán Tổng hợp tiến hành phản ánh khoản tiền lương phải trả vào phần mềm theo kiểu định khoản, sau khi có lệnh, phần mềm tự động chuyển vào các sổ cái và các báo cáo tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu giữa bảng tổng hợp từ các sổ chi tiết và sổ cái từ phần mềm, cuối cùng kế toán thực hiện phát hành các báo cáo tài chính cuối kỳ. Sơ đồ vào sổ có thể khái quát đơn giản như sau: Sổ cái các tài khoản 334, 335, 338 đối ứng kết chuyển Đối chiếu Vào sổ chi tiết 334, 335, 338 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy Bảng chia lương Bảng tổng hợp chi tiết Kết chuyển từ 141 sang Sổ chi tiết 111 Kế toán thanh toán Thanh toán nội bộ Nhiệm vụ Tổ chức hạch toán thanh toán nội bộ có hai chức năng chính, đó là: Theo dõi khoản tạm ứng: Do thực hiện tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức khoán nên mọi chi phí phát sinh ở chân công trình không được phản ánh trực tiếp ở sổ sách của công ty tại thời điểm phát sinh mà được phản ánh một cách gián tiếp ở tài khoản 141, tạm ứng cho công nhân viên. Kế toán thanh toán nội bộ có trách nhiệm phản ánh, thực hiện và theo dõi nghiệp vụ tạm ứng. Về bản chất, tài khoản 141 chứa các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất nên có thể coi nó như tài khoản theo dõi “Thanh toán nội bộ” chứ không đơn thuần là tài khoản tạm ứng nữa. Đây là lý do tài khoản này đươợc đưa vào trình bày ở phần hành “Kế toán thanht toán”. Kiểm tra tình hình quyết toán: Cuối quý, các đơn vị thực hiện gửi về cho bộ phận kế toán thanh toán bộ chứng từ mà đơn vị đã tập hợp trong suốt quá trình thi công. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với đề cương, với chế độ và xét duyệt. Ngoài việc các khoản chi có chứng từ đầy đủ, kế toán còn cần theo dõi, đối chiếu với đề cương để xem, các khoản chi có hợp lý với yêu cầu công việc hay không. Thông thường, một bộ chứng từ tập hợp từ các phòng ban có hai bộ phận quan trọng nhất: Bảng chia lương, phản ánh tiền lương phải trả Bảng tập hợp chi phí phát sinh, bao gồm Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Sau khi quyệt qua các khoản chi phí, nếu hợp lý, kế toán tổ chức hạch toán, phản ánh vào hệ thống sổ sách và thực hiện thanh toán nốt với từng đơn vị. Hạch toán Theo đúng quy định, nghiệp vụ chi tạm ứng được tổ chức và theo dõi theo một quy trình rất chặt chẽ: Trước hết, bộ phận cần ứng trước lập Giấy đề nghị tạm ứng. Quy trình xét duyệt và chi tạm ứng có thể biểu diễn như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Người nhận tiền Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ 1. Đề nghi tạm ứng 1 2. Duyệt chi 2 3 3. Lập phiếu chi 4 4. Ký phiếu chi 6 5 5. Xuất quỹ 7 6. Ghi sổ kế toán 8 7. Bảo quản lưu trữ 9 Sau khi được xét duyệt, khoản này sẽ được phân bố vào các tiểu khoản của tài khoản 627. Việc hạch toán ở tài khoản 141 là tương đối đơn giản, nhưng nhiệm vụ quan trọng hơn của kế toán thanh toán nội bộ là hướng dẫn, kiểm tra tình hình chi các khoản tạm ứng và tập hợp chứng từ sao cho hợp lệ, đúng chế độ, phù hợp với đề cương. Đây là khâu rất quan trọng để phục vụ cho nghiệp vụ xác định giá thành của công ty. Trình tự vào sổ Kế toán sử dụng các sổ Sổ chi tiết tài khoản 141, sổ quỹ. Chứng từ ghi sổ. Để theo dõi tạm ứng, sổ chi tiết tài khoản 141 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời để theo dõi với từng đối tượng. Từ các gíấy đề nghị tạm ứng, kế Toán thanh toán tiền mặt viết phiếu chi rồi phản ánh vào sổ chi tiết 141 và 111. Dựa trên cơ sở phiếu chi, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ rồi nhập liệu vào máy theo đúng quy trình. Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi Sổ quỹ Sổ chi tiết 141, 111 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy Thanh toán với người mua, người bán Nhiệm vụ: Kế toán thanh toán với người mua, người bán có trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ hạch toán ban đâu, theo dõi nghiệp vụ thanh toán với từng người mua. Do các quan hệ thanh toán chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, thông qua dịch vụ ngân hàng nên phần hành này do Kế toán viên tổng hợp thực hiện. Ngoài ra, kế toán phần hành này còn có nhiệm vụ tổ chức, thiết kế Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp để phản ánh các khoản phải trả, phải thu của khách hàng… Do đặc điểm của loại hình xây lắp là thời gian theo dõi một công trình, một khách hàng có khi lên tới nhiều năm, quan hệ thanh toán chỉ phát sinh ít, tập trung vào từng giai đoạn (ví dụ đầu quý hay cuối năm) nhất định nên số lượng nghiệp vụ phát sinh cũng tương đối ít, tập trung trong một thời điểm. Hạch toán chi tiết Mở sổ chi tiết tài khoản 131, 331. Nhờ áp dụng Máy vi tính vào công tác kế toán nên việc mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng cũng tương đối đơn giản, mỗi khách hàng tương ứng với một khoản mục, một mã số trên máy nên việc mở sổ, thêm nghiệp vụ đơn giản. Năm 2004, công ty có khoảng 70 khách hàng với hơn 150 hạng mục công trình. Công ty mở chi tiết đến từng công trình và đánh mã số theo từng khách hàng một. Ví dụ, với Tổng công ty tư vấn thiết kế có mã số 01 thì công trình Quốc lộ 5 mang mã số 01 005, cứ như vậy với hơn 70 hạng mục công trình của Tổng công ty. Cuối kỳ, công ty lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đối chiếu những khoản ứng trước, khoản còn phải thu của khách hàng… Hạch toán tổng hợp Trình tự hạch toán Thanh toán với người mua: Doanh thu chia nhà thầu phụ Khách hàng tạm ứng Số phải thu về TK 511 TK 131 TK 133 TK 112 TK 331 TK 33311 Khách hàng thanh toán nợ phải trả Ở phần này, đáng lưu ý là định khoản Nợ TK 131/ Có TK 331 Doanh thu chia nhà thầu phụ Đây là giá trị hạng mục công việc mà công ty thuê một bên thứ ba thực hiện. Mục đích của định khoản này là phân biệt rõ doanh thu thực hiện với doanh thu thực tế thu được.và tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Thứ hai là bút toán thanh toán với khách hàng và ghi nhận doanh thu: Khi khách hàng ứng trước, kế toán ghi Nợ TK 111, 112/ Có TK 131. Khi khách hàng chưa thanh toán tiền, công ty cũng chưa ghi nhận khoản phải thu và doanh thu (chưa ghi bút toán Nợ 131/ Có 511) mà đợi đến khi khách hàng thanh toán, kế toán mới ghi một lúc: (1) Bút toán xác định doanh thu: Nợ TK 131/ Có TK 511 Doanh thu (2) Bút toán ghi nhận khoản thanh toán: Nợ TK 111, 112/ Có TK 131 Số tiền khách hàng còn phải trả Bút toán (1) dùng để theo dõi một cách tổng thể toàn bộ quá trình thanh toán với khách hàng, ghi nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp. Bút toán (2) mới ghi nhận khoản tiền mà khách hàng thanh toán. Thông thường, bên B không bao giờ thanh toán 100% giá trị công trình. Vì là công trình xây dựng cơ bản nên thông thương, các khách hàng giữ lại khoản giá trị giao động từ 3 đến 5%, tùy vào công trình và quy định của nhà nước, để bảo hành công trình. Nói chung, công ty thường để khoản này như một số dư trên tài khoản 131, sau đó chuyển thành nợ phải thu khó đòi và xử lý theo quy định của nhà nước về trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Trình tự ghi sổ Để hạch toán, kế toán sử dụng: Sổ chi tiết các tài khoản 131, 33311, 331, 133… Chứng từ ghi sổ (sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động vào các sổ cái, sổ tổng hợp theo đúng quy trình) Khi có một hợp đồng với khách hàng mới, kế toán mở một trang sổ chi tiết 131 mới. Sổ chi tiết 131 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi khách hàng (mỗi công trình là một tờ sổ). Kế toán không thực hiện phân loại khách hàng theo tuổi hay theo mức độ xuất hiện nghiệp vụ thường xuyên. Mỗi khi có nghiệp vụ ứng trước của khách hàng, cơ sở là giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán vào chứng từ ghi sổ đồng thời vào sổ chi tiết tài khoản 131, 112. Cơ sở để kế toán vào sổ nghiệp vụ ghi nhận khoản phải trả nhà thầu phụ là hợp đồng xây dựng giữa công ty và nhà thầu phụ, kế toán vào sổ chi tiết 331. Cũng dừa vào hợp đồng với nhà thầu phụ, kế toán vào chứng từ ghi sổ. Do các công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ, khi thực hiện quyết toán theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc theo phần trăm công việc (theo thỏa thuận giữa công ty và bên B), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 511. Sổ chi tiết tài khoản 511 được mở chi tiết theo dõi với từng công trình. Cuối cùng, kế toán Tổng hợp dùng phần mềm phát hành sổ cái tài khoản 131, 511 và các tài khoản có liên quan Hợp đồng với bên B Hợp đồng với nhà thầu phụ Giấy báo nợ của ngân hàng Chứng từ gốc Sổ chi tiết 131 Sổ chi tiết 331 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành Các loại chứng từ Bảng chia lương Bảng tổng hợp chi phí khác: Bảng này tổng hợp tất cả những chi phí phát sinh trong kỳ của từng đơn vị thực hiện, theo từng công trình hạng mục. Bảng này gồm các khoản chi phí: Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao tài sản cố địn Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Phần hành kế toán Kế toán xác định chi phí và giá thành là một phần hành tổng hợp, nó sử dụng kết quả của các phần hành kế toán khác. Sau đây là một số phần hành kế toán có liên quan tới vấn đề tập hợp giá thành: Kế toán thanh toán nội bộ (theo dõi gián tiếp chi phí nguyên vật liệu và một số chi phí khác phát sinh tại từng hạng mục công trình) Kế toán tiền lương Kế toán tài sản cố định Kế toán thuế Hạch toán chi tiết Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh đều chỉ được phản ánh trung gian qua tài khoản 141. Việc tập hợp chứng từ và theo dõi cụ thể được giao cho thống kê ở mỗi đơn vị thực hiện. Nhìn chung, việc hạch toán rất đơn giản, thống kê ở đội chỉ chú ý tập hợp đủ các hóa đơn chứng từ hợp lệ mà thôi. Riêng với phần khấu hao TSCĐ, kế toán thường tính khấu hao vào giữa năm và cuối niên độ kế toán (6 tháng tính một lần) rồi đến cuối năm mới tính ra khấu hao cho từng TSCĐ trên thẻ TSCĐ. Thông thường, kế toán chỉ phải tính giá thành phần công việc đã hoàn thành vào cuối mỗi kỳ kế toán nên việc này không ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ. Thông thường, đầu mỗi năm, kế toán thực hiện tạm tính ra giá trị khấu hao trong năm. Với những công trình quyết toán trong năm, đây là cơ sở để tính ra giá thành. Hạch toán tổng hợp Tập hợp chi phí Cuối quý, kế toán dựa vào các chứng từ gốc mà các phòng chuyển về, thực hiện nhiệm vụ hạch toán chi tiết. Nhìn vào sơ đồ ta thấy, như vậy, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ, trừ chi phí tiền lương và chi phí khấu hao đều được tập hợp hết vào 627 vào cuối kỳ chứ không được theo dõi cụ thể, chi tiết và ngay lập tức. Đây là đặc điểm của loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp, mọi chi phí phát sinh đều diễn ra tại công trình, kế toán ở công ty không thể theo dõi được. Chi phí của một công trình nói chung, bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nhân công (tiền lương). Vì công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nên tỷ trọng tiền lương chiếm một giá trị rất lớn. Chi phí vật liệu: tuy hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nhưng lại là công ty tư vấn, khoản chi phí này đối với một số công trình thậm chí dưới 10%, gây nên nhiều vấn đề trong việc hạch toán chi phí. Chi phí dụng cụ sản xuất: gồm chi phí về công cụ, dụng cụ. Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí bằng tiền khác. Nhìn chung, tất cả các khoản chi phí trên đều được tập hợp hết vào các tiểu khoản của tài khoản 627 và chưa được theo dõi chi tiết đối với từng công trình. Kết chuyển chi phí Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 627 (các tiểu khoản)/ Có TK 154 Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí và xác định giá thành: Bảng phân bổ khấu hao Tạm tính đầu năm Hàng quý kết chuyển TK 214 TK 6274 Chi tạm ứng thiếu TK 111 Kiểm tra Quyết toán Hàng quý kết chuyển Hàng quý kết chuyển TK 632 TK 154 TK 334 TK 6271 Bảng chia lương Bảng tổng hợp chứng từ Sổ theo dõi tạm ứng Chứng từ gốc TK 141 TK 6272, 6273, 6277 Phản ánh vào sổ Kết chuyển chi phí Quyết toán & xác định kết quả Vào sổ Đối ứng Sổ quỹ Sau đây là ví dụ về các yếu tố chi phí của doanh nghiệp: Chi phí 2004 Tỷ lệ (%) Chi phí nguyên vật liệu 2.245.000.000 18 Chi phí nhân công 4.785.000.000 30 Chi phí khác 552.000.000 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 945.000.000 6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.798.000.000 24 Chi phí khác bằng tiền 3.589.000.000 22 Tổng 15.914.000.000 100 Nhìn vào bảng thành phần chi phí, có thể thấy, chi phí nhân công là rất lớn. Điều này phản ánh bản chất của ngành, là tư vấn thiết kế, mỗi sản phầm cung cấp mang hàm lượng chất xám rất lớn. Trong năm 2004, lợi nhuận thuần của công ty đạt 1.233.500.000 VND, như vậy tính ra, tỷ suất sinh lời của một đồng tiền lương là khoảng 26%, rất cao so với các loại hình sản xuất kinh doanh khác. Trình tự ghi sổ Ngoài các sổ theo từng phần hành như đã trình bày, ở phần hành này, kế toán mở thêm các sổ chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản 627, mở chi tiết theo từng tiểu khoản: Sổ chi tiết 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng Sổ chi tiết 6272 Chi phí vật liệu Sổ chi tiết 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất Sổ chi tiết 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài Sổ chi tiết 6278 Chi phí bằng tiền khác Cuối quý, kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 154. Cuối kỳ kế toán (thường là cuối năm), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình. Về trình tự hạch toán, trước hết, dựa vào chứng từ gốc, kế toán phân loại, sắp xếp vào từng khoản mục của sổ chi tiết tài khoản 627 và kế toán tổng hợp váo chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào máy theo kiểu định khoản. Nhìn chung, trình tự vào sổ cũng đơn giản, đi theo đúng quy trình. Bảng chia lương Báo cáo trích khấu hao cuối năm Bảng tổng hợp chứng từ Sổ chi tiết 6271 Sổ chi tiết 6272, 6273, 6277, 6278 Sổ chi tiết 6274 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm Sau khi tập hợp hết chi phí tại 154, giá thành của công trình chỉ được tính ra khi được kết chuyển sang tài khoản 632, tương ứng với việc công ty ghi nhận doanh thu và nợ phải thu hoặc đã thu được tiền từ khách hàng. Theo chuẩn mực kế toán, doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn 4 điều kiện, đó là Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán; Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Như vậy, nói chung đối với công ty, doanh thu có thể đã được ghi nhận khi bên B đồng ý quyết toán, chấp nhận công trình. Tuy nhiên, Công ty tư vấn Thiết kế đường bộ, do làm việc trong lĩnh xây dựng cơ bản, với những biến động hầu như không thể dự đoán nên, để chủ động trong chính sách tài chính của mình, đã sử dụng tiêu thức thanh toán để ghi nhận doanh thu. Có nghĩa là, khi bên B duyệt quyết toán và chấp nhận thanh toán, công ty vẫn chưa ghi nhận doanh thu và vẫn để chi phí tập hợp được trên tài khoản 154. Chỉ khi thu được tiền, nghĩa là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ công trình, công ty mới thực hiện bút toán xác định doanh thu. Một nhiệm vụ nữa của kế toán phần hành này là tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Tuy nhiên, công ty có ít chi phí liên quan tới việc bán hàng nên kế toán chỉ mở tài khoản 642 mà thôi. Nói chung, việc tập hợp chi phí vào 642 cũng không quá phức tạp: Nợ TK 642 Có TK 111, 112 Chi phí bằng tiền Có TK 152 Chi phí nguyên vật liệu (văn phòng phẩm) Có TK 153 Chi phí công cụ, dụng cụ (máy tính, thiết bị VP) Có TK 214 Chi phí khấu hao nhà cửa, máy điều hòa… Có TK 334 Tiền lương nhân viên khối quản lý Tuy hạch toán đơn giản nhưng tài khoản 642 tập hợp một khối lượng chi phí lớn, bản chất đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng lãng phí, sai sót. Ví dụ năm 2004, doanh thu của công ty hơn 21 tỷ, tăng 19% so với năm 2003 nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng hơn 100% (từ 2 tỷ lên 4 tỷ). Nguyên nhân là do doanh thu tăng lớn, yêu cầu mức độ quản lý cao và do công ty thay đổi một số cách phân bổ. Một cách đơn giản, công việc của phần hành kế toán này chỉ là: TK 511 TK 642 Doanh thu Giá vốn hàng bán TK 632 TK 911 Chi phí quản lý DN TK 111, 112, 152, 153 TK 214 TK 334 Như vậy, ở phần hành này, kế toán mở các sổ Sổ chi tiết tài khoản 642 dùng chung cho các doanh nghiệp, chi tiết theo từng khỏa mục: Chi phí nhân viên quản lý: theo dõi lương nhân viên khối quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí và lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Sổ chi tiết tài khoản 511, mở tại thời điểm có khách hàng thực hiện quyết toán, nghiệm thu công trình, theo dõi chung cho toàn doanh nghiệp. Sổ chi tiết tài khoản 911, mở cuối năm. Ngoài ra, nếu trong năm phát sinh nghiệp vụ, kế toán có thể mở thêm các sổ 711 và 811. Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản 632, 511 Sổ chi tiết tài khoản 642 Sổ chi tiết tài khoản 911 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính Chương III: Kế toán Tài sản cố định Yêu cầu quản lý Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các quyết định quản lý đối với đối tượng này. Trước hết, hạch toán TSCĐ cần phải tổ chức phân loại, quản lý TSCĐ theo đặc trưng, tiêu thức khác nhau như Kỹ thuật Nhà cửa vật kiến trúc Máy móc thiết bị công tác Phương tiện vận tải Kinh tế TSCĐ trong sản xuất kinh doanh TSCĐ dùng cho quản lý Thứ hai, tổ chức hạch toán TSCĐ đồng thời cung cấp thông tin liên quan tới TSCĐ cho những người sử dụng, cho ban quản lý ra quyết định và để tiện cho việc theo dõi chi tiết: Nguyên giá Hao mòn Giá trị còn lại Nguồn vốn hình thành, với Công ty, bao gồm hai nguồn là Vốn ngân sách Vốn tự có Cuối cùng, kế toán phải cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng: Thời gian sử dụng Phương pháp khấu hao Phương pháp phân bổ Hạch toán ban đầu Phân loại và đánh giá Công ty tổ chức phân loại và đánh giá tài sản cố định theo những loại sau: TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh: Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị Thiết bị khoan Thiết bị điện tử Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý Máy photocopy Máy in các loại Tài sản cố định dùng trong quản lý doanh nghiệp Máy vi tính, phần mềm, máy chiếu Máy điều hòa nhiệt độ Có một điều đáng lưu ý là, phần mềm máy tính thuộc loại TSCĐ vô hình, nhưng công ty vẫn đưa vào phần TSCĐ hữu hình. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo kiểu đường thẳng, khấu hao bình quân cho tất cả các TSCĐ và phân loại, định mức khấu hao theo đúng quy định của nhà nước. Tổ chức hạch toán ban đầu Quy trình tăng giảm tài sản cố định Bắt đầu Ban quản lý công ty ra quyết định Xét duyệt Mua/ thanh lý tài sản cố định Đưa vào sử dụng/ thanh lý Thẻ tài sản cố định Lưu trữ và bảo quản Hợp đồng giao nhận Chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào phần mềm Chứng từ sử dụng Chứng từ tăng tài sản cố định: Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng công ty và Công ty. Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn VAT) – nơi bán hàng cung cấp. Biên bản giao nhận TSCĐ. Hợp đồng mua bán TSCĐ. Chứng từ giảm tài sản cố định: Quyết định của Ban giám đốc về việc đánh giá lại, chuyển thành CCDC một số TSCĐ Bản yêu cầu thanh lý, sửa chừa TSCĐ do các phòng ban sử dụng tài sản đề xuất. Những quyết định của công ty liên quan tới việc thành lập hội đồng thanh lý, của cấp trên (Tổng công ty) liên quan tới quyết định giảm tài sản cố định. Biên bản của hội đồng thanh lý. Các hóa đơn, chứng từ có liên quan tới bán, thanh lý TSCĐ. Chứng từ liên quan tới khấu hao tài sản cố định: Báo cáo trích khấu hao TSCĐ. Đây là báo cáo do kế toán TSCĐ lập váo cuối năm. Báo cáo này được coi như chứng từ gốc để kế toán vào chứng từ ghi sổ và thẻ TSCĐ. Chứng từ theo dõi TSCĐ: Thẻ tài sản cố định: đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng tài sản cũng như tài liệu kỹ thuật, phụ tùng đi kèm theo mỗi tài sản cố định. Hạch toán chi tiết Sổ sách sử dụng Để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán lập ra hai bộ sổ theo dõi, một là toàn doanh nghiệp, hai là ở từng đơn vị: Sổ dùng chung toàn doanh nghiệp. Sổ theo dõi cho từng đơn vị. Sổ này kiêm luôn biên bản kiểm kê vào đầu năm, các sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời. Đối với từng tài sản cố định, kế toán sử dụng thẻ tài sản cố định Nghiệp vụ tăng TSCĐ Để tìm hiểu kỹ hơn về trình tự hạch toán chi tiết, ta hãy xem xét một nghiệp vụ tăng máy tính của công ty để thay thế một chiếc vừa bị hỏng ở phòng Thiết kế đường 1: Trước hết, công ty có kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm và được Tổng công ty phê duyệt. Phòng thiết kế đường 1 trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý công ty. Công ty – Phòng quản lý kinh doanh ra quyết định Q/định số 128/QĐ-QLKD mua một máy tính xách tay thay thế cho một chiếc máy vừa hỏng theo yêu cầu của phòng Thiết kế đường 1 Công ty giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm thực hiện mua tài sản cố định, giai đoạn này chứng từ gồm có: Giấy giới thiệu của công ty. Phiếu chi tạm ứng cho cán bộ mua. Thực hiện mua máy tính. Người mua chịu trách nhiệm thu thập chứng từ (hóa đơn mua hàng) đem về giao cho phòng kế toán. Sau đây là hóa đơn mua hàng: Công ty Thủy Linh 31 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội 31 Thái Hà, Quận Đống đa Phiếu bàn giao – Bảo hành – Xác nhận nợ giá trị gia tăng Hà Nội, ngày: 30/03/2004 Xuất tại Kho hàng mới Số phiếu 072437 Mã khách hàng: KL021337 Mã số thuế: Tên khách hàng: ông Trần Đức Độ Địa chỉ: số 278 Tôn Đức Thắng Đại diện cho Cty Tư vấn thiết kế đường bộ ĐIện thoại:……… Mã VT Tên thiết bị Kho Serial SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành IBM 2668 Máy tính xách tay IBM Thinhkpad T43 TLC H11752 1 $1 199 $1 999 12 tháng Tổng cộng số lượng/ Giá trị tiền hàng USD 1.00 USD 1 999 Tỷ giá quy đổi VND/ Giá trị ghi nợ bằng tiền VND 15 820 VND VND 31 624 180.0 Thuế suất GTGT: 10% 3 162 418 Tổng cộng tiền thanh toán 34 786 598 Số viết bằng chữ Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi sáu nghìn năm trăm chín mươi tám đồng Hình thức thanh toán Thanh toán ngay Ghi chú TT ngay Ký nhận khách hàng (Hoặc người đại diện) Thủ kho TLC Group (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi thực hiện nghiệp vụ mua, máy tính được bàn giao cho Phòng Thiết kế đường 1. Kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ vào sổ chi tiết theo dõi tài sản của doanh nghiệp và của phòng, kế toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ. Tham khảo Biểu 2, 3 và 4 Nghiệp vụ giảm TSCĐ Trước hết, công ty ra quyết định thanh lý một số tài sản cố định đã cũ, lỗi thời trên cơ sở đề nghị của các phòng ban và kế hoạch đổi mới TSCĐ của công ty. Với những tái sản lớn hoặc có nhiều tái sản thanh lý, Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý, đánh giá tất cả những tài sản có quyết định thanh lý. Sau khi có kết quả và được sự cho phép của Tổng công ty, công ty tiến hành thanh lý. Để cụ thể, sau đây là một trường hợp thanh lý một chiếc máy khoan ở phòng Địa chất do đã khấu hao hết. Chứng từ quan trọng trong khâu này có Biên bản thanh lý TSCĐ: Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Số: 12 Nợ: TK 214 Có: TK 211 Căn cứ Quyết định số 626A TLTSCĐ (Máy khoan XJ 100) ngày 25 tháng 7 năm 2004 của Hội đồng thanh lý TSCĐ về việc thanh lý tài sản cố định. I. Ủy ban thanh lý tài sản cố định gồm: Ông Trần Văn Hà đại diện phó Tổng giám đốc Công ty TVGTVT trưởng ban Ông Đoàn Chính Minh đại diện phó Công ty TVTKĐB ủy viên Bà Trần Thị Vân đại diện trưởng phòng TC – KT ủy viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy khoan XJ 100 Nước sản xuất: Đức Năm đưa vào sử dụng: 1997 Số thẻ TSCĐ: 09 Nguyên giá TSCĐ: 83.000.000 đồng Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 83.000.000 đồng Giá trị còn lại: 0 đồng III. Kết luận của ủy ban thanh lý TSCĐ Máy khoan đã quá cũ, hoạt động rất chậm và không đủ công suất yêu cầu. Công ty cần thay thế máy khác để đảm bảo chất lượng thi công Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Trưởng ban thanh lý (ký, họ tên) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ Chi phí thanh lý TSCĐ: Giá trị thu hồi: Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 01 tháng 09 năm 2004 Sau khi có quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ nội dung giảm. Về hình thức, thẻ này giống như ví dụ đã nêu ở Biểu 1 Cuối năm, nghiệp vụ sẽ được phản ánh trên sổ theo dõi TSCĐ tòan doanh nghiệp và ở sổ theo dõi phòng Địa chất. Sổ theo dõi ở phòng Địa chất cũng giống ví dụ ở Biểu 3. Đơn vị: Phòng địa chất Số hiệu TSCĐ: 241 Thẻ Tài sản cố định (Dùng cho nhà cửa, vật kiến t