Báo cáo Thực tập tại công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào

sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng T.toán lương phòng ban Bảng T.T lương tổ, đội sản xuất Bảng tổng hợp TT lương phòng ban Bảng TH TT lương tổ đội sx Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Cty Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334 Sổ cái TK 338 Chứng từ gốc 3. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động mà nó không thỏa mãn các điều kiện để hình thành tài sản cố định. Nguồn nhập: Một phần được Nhà nước, tổng công ty xây dựng của Bộ giao thông vận tải cung cấp. Một phần do công ty thu mua, một phần do công ty tự chế tạo, sản xuất phân loại đánh giá vật liệu của công ty Nguyên vật liệu chính: xi măng, cát, đá, sỏi, sắt, thép…. Nguyên vật liệu phụ: đinh, búa, kìm, Nhiên liệu bao gồm: xăng, dầu, mỡ các loại Ngoài ra công ty còn có một số các nguyên vật liệu mua ngoài như phế liệu, thiết bị phục vụ xây dựng cơ bản. Công cụ dụng cụ bao gồm: CCDC, bao bì luân chuyển Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ Nguyên tắc đánh giá lại theo giá trực thực tế (giá gốc) nhập kho do mua ngoài. Giá thực tế = giá mua + chi phí mua - các khoản giảm trừ Nhập kho do Nhà nước cấp Giá thực tế = giá trên biên bản giao nhận Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, tiền bến bãi, chi phí cho người thu mua, chi phí quản lý vật liệu. Các khoản giảm trừ: giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại, hàng mua bị trả lại. * Chứng từ sổ sách sử dụng Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn cước phí vận chuyển. * Sổ sách kế toán: Sổ quỹ, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng tổng hợp chứng từ gốc, bảng kê nhập vật liệu, sổ theo dõi công nợ. * Trình tự ghi sổ được phản ánh qua sơ đồ sau: Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Kế toán trưởng Kế toán vật liệu lập phiếu nhập, xuất Thủ trưởng đơn vị Thủ kho xuất kho lập thẻ kho Ký duyệt Xuất VL ghi thẻ ghi sổ kế toán Chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị xuất vật tư, lệnh xuất của GĐ Chứng từ ghi sổ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ sách kế toán: Thẻ kho do thủ kho lập, sổ chi tiết vật liệu, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 152, 153. Căn cứ và nhu cầu thi công của từng công trình công ty sẽ tiến hành thu mua vật liệu tiến hành nhập, xuất hay cung cấp trực tiếp cho các đội thi công… kế toán nguyên vật liệu lập các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho: lập 3 liên đặt giấy than ghi một lần. Trên phiếu ghi đầy đủ các yếu tố chứng từ, không tẩy xóa, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Căn cứ vào số lượng nhập thủ kho ghi trên phiếu nhập, xuất kế toán nguyên vật liệu sẽ tính toán và ghi phần đơn giá, thành tiền của phiếu nhập, xuất 3 liên phiếu sẽ được sử dụng. Liên 1: Lưu lại cuống phiếu Liên 2: Chuyển cho thủ kho làm căn cứ nhập kho và ghi thẻ kho sau đó thủ kho lại chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán liên quan. Liên 3: Giao cho người giao hàng Phiếu xuất kho: được lập 3 liên đặt giấy than viết một lần. Sau khi các chứng từ gốc được kế toán trưởng kiểm duyệt sẽ chuyển đến cho kế toán nguyên vật liệu ghi các yếu tố trên phiếu thì phiếu được chuyển cho do thủ trưởng đơn vị ký duyệt và chuyển cho thủ kho ghi số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất thì kế toán nguyên vật liệu tiến hành tính đơn giá, thành tiền số nguyên vật liệu đã xuất: 3 liên được sử dụng như sau: Liên 1: lưu tại cuống phiếu Liên 2: chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho ghi thẻ kho sau đó chuyển khoản NVL ghi sổ kế toán liên quan. Liên 3: chuyển cho người nhận vật liệu. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết tổng hợp Phiếu nhập xuất HĐGTGT chứng từ liên quan Sổ kho Sổ kế toán chi tiết Sổ đối chiếu chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK152,153 Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu do thủ kho tiến hành dưới sự giám sát của phòng kế toán vật tư, đảm bảo số lượng vật tư xuất cho các đội sản xuất thi công. Phải đầy đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, yêu cầu của công trình thi công khi vật liệu chuyển tới các đội công trình thì các đội sẽ có trách nhiệm quản lý số vật liệu đã nhận. Thủ tục nhập NVL: trước khi nhập kho thì phải tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu về số lượng nhập, chất lượng loại vật liệu tất cả sau khi kiểm nghiệm đạt yêu cầu thủ kho tiến hành cho nhập kho. Nếu nguyên vật liệu chưa đủ yêu cầu về số lượng chất lượng hay tiêu chuẩn kỹ thuật. Thì sẽ chuyển số nguyên vật liệu này tới phòng kế hoạch xin chỉ thị phương án giải quyết. Thủ tục xuất: Sau khi có lệnh xuất của ban giám đốc và phiếu xuất kho chuyển xuống có đầy đủ các yếu tố, chữ ký của các bộ phận liên quan thủ kho sẽ tiến hành xuất NVL theo số lượng, chủng loại yêu cầu của phiếu xuất có thể xuất 1 lần hoặc xuất làm nhiều lần theo yêu cầu kỹ thuật, bảo quản của NVL xuất ra được tốt nhất. Nếu số lượng xuất lớn hơn số lượng còn tại kho thì thủ kho tiến hành xuất và ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất. Sau khi nhập, xuất NVL thủ kho tiến hành ghi và vào thẻ kho theo đúng số lượng thực xuất, thực nhập chủng loại NVL nhập xuất. Thẻ kho được lập riêng cho từng loại NVL dùng theo dõi tình hình hiện có và sự biến động về số lượng của NVL, số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập xuất. Phương pháp và cơ sở lập sổ kế toán chi tiết có liên quan. Cơ sở ghi sổ vật liệu là các chứng từ: phiếu nhập, phiếu xuất Sổ chi tiết vật liệu dùng theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu về số lượng, giá trị vật liệu mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng. Giá nhập vật liệu tính theo giá bình quân gia quyền = x Đơn giá BQGQ = Đơn giá bình quân được tính cho từng loại vật tư Phương pháp kiểm kê đánh giá lại vật liệu, CCDC Do đặc điểm của công ty tiến hành kiểm kê NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là phạm vi giới hạn mà chi phí sản xuất phát sinh được tập hợp theo phạm vi giới hạn đó như vậy đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của công ty là từng sản phẩm, công trình, loại sản phẩm, loại công trình, hạng mục công trình toàn bộ quy trình cùng loại từng phân xưởng sản xuất, đội công trình , từng đơn đặt hàng. Đối với các công ty xây dựng công trình giao thông thì tùy thuộc vào tính chất, sản xuất thi công, tổ chức sản xuất để xác định đối tượng tính giá và đối tượng tập hợp chi phí sản xuất cho phù hợp. 2. Đối tượng tính giá thành Xác định đối tượng để tính giá thành là việc đầu tiên trong toàn bộ công tác tính giá thành sản phẩm. Tính giá thành sản xuất sản phẩm, công trình phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất, thi công công trình để xác định đối tượng cho phù hợp. Với công ty xây dựng công trình giao thông Việt Lào đối tượng tính giá thành là từng công trình hạng mục công trình, cũng có thể là từng giai đoạn công trình hay từng giai đoạn công trình hoàn thành theo hợp đồng tùy vào phương thức bàn giao thanh toán của công ty với chủ đầu tư. 3. Chứng từ sử dụng - Nội dung các khoản mục chi phí Để hạch toán chi phí sản xuất kế toán sử dụng các chứng từ gốc liên quan đến chi phí phát sinh như: phiếu xuất vật tư, hóa đơn bán hàng, bảng phân bổ, bảng chấm công, hợp đồng làm khoán, bảng thanh toán lương, hợp đồng kinh tế (nếu thuê ngoài), phiếu chi, giấy báo nợ… và một số chứng từ khác liên quan tới chi phí sản xuất của công ty. Tài khoản sử dụng: TK 621, 622, 623, 627, 154. Tài khoản 621: "Chi phí NVL trực tiếp" tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất thi công công trình, chế tạo sản phẩm trong kỳ cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 154. Phản ánh toàn bộ giá trị NVL sử dụng trực tiếp cho thi công công trình tài khoản 622: "chi phí nhân công trực tiếp" để tập hợp kết chuyển số chi phí tiền công của công nhân sản xuất trực tiếp (bao gồm tiền công, tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả khác có tính chất tiền lương) cuối kỳ kết chuyển sang TK 154 không phản ánh chỉ trích BHXH, BHYT, KPCĐ (19%). Tài khoản 623 "chi phí máy thi công" tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy phục vụ trực tiếp cho hoạt động thi công công trình như chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao máy, chi phí nhân công vận hành máy, chi phí thuê máy… cuối kỳ kết chuyển sang TK 154 không phản ánh phần BHXH, BHYT, KPCĐ tính theo lương của công nhân điều khiển vận hành máy (hạch toán vào TK 627). Tài khoản 627 "chi phí sản xuất chung" phản ánh tất cả các chi phí có liên quan trực tiếp đến phục vụ sản xuất thi công, quản lý sản xuất chế tạo sản phẩm phát sinh trong kỳ trong các phân xưởng các bộ phận, các đội thi công công trình như tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho nhân viên quản lý công trình, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài. Đây cũng là cơ sở để xác định khoản mục tính giá thành cũng như phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành của công ty. Qua đây các kỹ sư quản lý công trình cán bộ giám sát thi công thấy được tỷ trọng của từng loại chi phí trong giá thành mối tương quan giữa chi phí nhân công với chi phí máy thi công để phân công thành mối tương quan giữa chi phí nhân công với chi phí máy thi công để phân công máy thi công cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất. 4. Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất Công ty xây dựng công trình giao thông Việt Lào thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do đặc thù của ngành xây dựng công trình là sản phẩm đơn chiếc thời gian thi công dài nên phương pháp kê khai thường xuyên sẽ phù hợp để tập hợp kịp thời các chi phí phát sinh trong kì. Tài khoản dùng để tập hợp chi phí sản xuất là TK 631 "giá thành sản xuất các TK 154 phản ánh giá trị sản phẩm dở dang đầu kì và cuối kì của công ty chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng được xác định trên tài khoản tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì, giá trị thực tế của vật liệu nhập trong kỳ kết quả kiểm tra cuối kỳ được hạch toán. = + - Để xác định giá trị thực tế NVL xuất dùng cho các công trình hạng mục công trình, phục quản lý, sản xuất sản phẩm phục vụ thi công… phải phụ thuộc vào kết quả kiểm kê cuối kì mới xác định được kết quả giá thực tế của vật liệu xuất dùng đây cũng là nhược điểm của phương pháp trong việc áp dụng hình thức tính giá của công ty. TK 154 TK 631 TK 154 Kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ TK 611 Chi phí NVL cuối kỳ Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp TK 611 Kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ TK 334,335 Kết chuyển chi phí nhân công cuối kỳ Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp TK 622 TK 111,112,241,334 Chi phí máy thi công cuối kỳ Kết chuyển chi phí máy thi công TK 623 TK 111,112,214,331 Chi phí sản xuất chung cuối kỳ Kết chuyển chi phí sản xuất chung TK 627 TK 632 Giá thành thực tế b. Phương pháp kiểm kê đánh giá sản phẩm làm dở Căn cứ vào phương pháp giao thầu của chủ đầu tư với công ty ta có phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang như sau: Với công trình hoàn thành toàn bộ đi vào bàn giao thì tổng chi phí sản xuất từ khi bắt đầu khởi công đến thời điểm kê khai đánh giá chính là chi phí sản xuất dở dang thực tế của công trình, hạng mục công trình đó: Với các công trình hạng mục công trình bàn giao theo điểm dừng kỹ thuật hợp lí thì chi phí sản xuất dở dang là khối lượng thi công chưa đạt tới điểm dừng kỹ thuật đã được quy định của chủ đầu tư và được đánh giá chi phí sản xuất thực tế. = Chi phí sx của giai đoạn thi công dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất thực tế trong kỳ x Giá dự toán của giai đoạn thi công dở dang cuối kì Giá dự toán giai đoạn thi công hoàn thành + Giá dự toán của giai đoạn thi công dở dang cuối kỳ Với trường hợp bàn giao theo định kỳ khối lượng hoàn thành thì xác định chi phí thực tê scủa khối lượng dở dang như sau: = x x = Chi phí thực tế dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ x Giá thành dự toán khối lượng dở dang cuối kì Giá dự toán thi công hoàn thành bàn giao trong kỳ + Tổng giá dự toán khối lượng dở dang cuối kì Giá thành dự toán của các công trình là toàn bộ các chi phí để hoàn thành công trình thi công. = Giá trị dự toán - Lợi nhuận định mức Là giá thành được xác định theo điều kiện và đặc điểm của công ty tại mỗi kỳ kế hoạch nhất định. = Giá thành dự toán - Mức hạ giá thành dự toán. Là toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh để thực hiện, hoàn thành công trình, hạng mục công trình thi công do kế toán tập hợp. Với các công trình thời gian thi công dưới 1 năm công ty tính giá thành vào thời gian hoàn thành bàn giao công trình cho bên A. Với công trình thi công trên một năm thì khi đội công trình nào bàn giao thì tính giá cho đội công trình đó. Với công trình thời gian thi công dài vài năm thì tính giá thành theo điểm dừng kỹ thuật ghi trong hợp đồng được bàn giao thanh toán công ty tính giá thành theo khối lượng bàn giao. Hiện nay công ty tính giá thành theo phương pháp giản đơn Giá thành công trình, giai đoạn hoàn thành bằng tổng chi phí đã tập hợp cho công trình giai đoạn hoàn thành bàn giao đó. Z = C Với Z là tổng giá thành thi công, sản xuất C là tổng chi phí thi công, sản xuất đã tập hợp theo đối tượng Nếu đầu kỳ và cuối kỳ có sản phẩm dở dang thì: Z = C + Dđk - Dck Với Dđk giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ Dck giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ I. LÝ DO CHỌN CHUYÊN ĐỀ Qua 2 năm học ở trường và thời gian thực tập tại công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào em thấy "vốn bằng tiền" là một bộ phận cấu thành của vốn lưu động và là nguồn vốn quan trọng giúp doanh nghiệp có vốn chủ động trong việc sản xuất kinh doanh. Đặc biệt vốn bằng tiền là một chỉ tiêu luôn được gắn liền với các nhà doanh nghiệp gắn liền với kế toán thu chi tiền mặt và được đặc biệt quan tâm. Vốn của các doanh nghiệp được huy động từ nhiều nguồn như: ngân sách Nhà nước cấp, nguồn vốn đi vay, nguồn vốn tự bổ sung và các doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về kết quả tài chính trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tại Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào. Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8 việc hạch toán vốn bằng tiền được ban lãnh đạo thường xuyên quan tâm. Nó không chỉ có ý nghĩa thực tiễn to lớn đối với công ty trong quá trình thực hiện cơ chế quản lý kinh tế mới mà nó còn quyết định cho sự tồn tại và phát triển của công ty, nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của kế toán "vốn bằng tiền", cùng với những kiến thức đã tiếp thu được ở trường em đã tiến hành tìm hiểu công tác kế toán "vốn bằng tiền" tại Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8. Do đó em chọn chuyên đề này vì công tác kế toán "vốn bằng tiền" giữ vai trò quan trọng. Nếu vì một công ty như cơ thể con người thì vốn bằng tiền đóng vai trò là bộ xương sống. Nói như vậy nếu như không có vốn bằng tiền công ty sẽ bị phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị khác, dẫn đến không thể sản xuất kinh doanh được điều đó quyết định sự sống còn của công ty. Việc sử dụng vốn bằng tiền có hiệu quả giúp công ty đứng vững được trong thời buổi kinh tế thị trường đầy cạnh tranh khốc liệt và tạo được niềm tin với người lao động. ..giúp cho họ có công ăn việc làm ổn định, với mức thu nhập cao công ty có khả năng hoàn thành nhiệm vụ ngân sách Nhà nước giao. Chính vì vậy qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán vốn bằng tiền được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán tại công ty và nhờ được sự chỉ đạo tận tình của cô giáo Hoàng Bích Ngọc em đã đi sâu vào chọn chuyên đề "vốn bằng tiền" ở Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào. II. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TẠI CÔNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN. * Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào em nhận thấy công tác kế toán vốn bằng tiền ở công ty có những thuận lợi và khó khăn sau: 1. Thuận lợi: Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào là đơn vị thành viên của tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8 hạch toán độc lập tiền thân từ công trường đường 13 Bắc Lào, là công trình thắng thầu đầu tiên với quốc tế của ngành giao thông vận tải tại Việt Nam tại cộng hòa dân chủ nhân dân Lào. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh rộng lớn nên đội ngũ kế toán ở công ty được đào tạo khá vững và am hiểu. Tinh thần đoàn kết rất cao ban lãnh đạo công ty cùng luôn quan tâm và động viên cán bộ rèn luyện về đạo đức tinh thần, cũng như kỹ năng nghiệp vụ khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên. Hiện nay Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán "chứng từ ghi sổ" bộ máy kế toán của công ty được tổ chức lượng đổi gọn nhẹ. Mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại công ty biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao. Mỗi nhân viên kế toán đều giỏi trong việc sử dụng máy vi tính nên công việc được thực hiện nhanh chóng, số liệu chính xác. Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được bảo đảm tính an toàn cao các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của "vốn bằng tiền" hoàn toàn tuân thủ theo quy định và được chi tiết tối đa cho từng loại tiền sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền từ đó có thể đưa ra quyết định một cách chính xác và hợp lý. Sổ sách kế toán được ghi chép rõ ràng và rành mạch việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách đều thể hiện trên máy vi tính. 2. Khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi đó thì công tác kế toán vốn bằng tiền có những khó khăn sau: Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào là đơn vị xây dựng các công trình giao thông trên toàn quốc địa bàn hoạt động quá rộng nên việc tập hợp số liệu, chứng từ sổ sách còn chậm, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ cũng có nhiều khi không đúng khỏi hạn gây chậm trễ trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý. Công ty có nhiều lao động tuy có kinh nghiệm lao động lâu năm trong nghề, nhưng chịu ảnh hưởng nặng nề của cơ chế thị trường… cũng có một số cán bộ trẻ năng lực và được đào tạo cơ bản hiện đang còn thiếu…. Tất cả những khó khăn trên đang được công ty từng bước giải quyết và khắc phục. 1. Kế toán vốn bằng tiền 1.1. Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền của Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào - Đơn vị sử dụng thống nhất một loại đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VNĐ) mọi đơn vị tiền tệ khác đều được quy đổi ra VNĐ. - Tiền mặt được quản lý trong két sắt được phòng chống cháy nổ, mối mọt - Chỉ giữ lại một lượng tiền mặt nhất định trong két để đảm bảo hoạt động thu chi của công ty và đảm bảo an toàn về vốn hoạt động. - Thủ quỹ được ủy quyền quản lý tiền mặt của công ty dưới sự giảm sát theo dõi kiểm tra của kế toán trưởng khi phát hiện có sự chênh lệch về quỹ thì thủ quỹ phải có trách nhiệm báo cáo cho lãnh đạo và đưa ra biện pháp xử lý. - Lập phiếu thu chi đầy đủ khi nhập, xuất quỹ phiếu phải đầy đủ dữ liệu - Lập phiếu thu, chi nếu sai phải giữ nguyên tại cuống phiếu không được xé bỏ hay tẩy xóa. - Phải có đầy đủ các chứng từ kế toán có giá trị pháp lí mới tiến hành nhập xuất quỹ. 1.2. Thủ tục lập và trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt Chứng từ gốc: - Hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, danh sách tạm ứng lượng, bảng thanh toán lương, thanh toán tiền bảo hiểm…. Chứng từ ghi sổ: phiếu thu, phiếu chi. Sổ sách kế toán: - Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK 111 - Sổ cái tài khoản 111 Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt Chứng từ gốc Kế toán trưởng Kế toán TM lập phiếu thu, chi và ghi sổ kế toán Thủ tướng đơn vị Người nộp, nhận tiền Thủ quỹ thu xuất quỹ Sau khi các chứng từ gốc được lập thì chuyển đến phòng kế toán được kế toán trưởng kiểm duyệt và chuyển cho kế toán tiền mặt lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ phát sinh đó. Sau đó kế toán tiền mặt sẽ chuyển lại cho kế toán trưởng từ đó kế toán trưởng sẽ chuyển cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt và đưa cho người nhạn hay nộp tiền làm căn cứ để thủ quỹ tiến hành nhập, xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ chuyển tất cả chứng từ phát sinh trong ngày cho kế toán tiền mặt để kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán liên quan cuối cùng làm tư liệu để lưu trữ theo quy định riêng của công ty. Từ các chứng từ gốc tập hợp được làm cơ sở để lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu thu được lập thành 3 liên trong đó: Liên 1: Lưu tại cuống phiếu Liên 2: Giao cho người nộp tiền Liên 3: Chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ để thu tiền sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp liên quan khi lập được đặt giấy than ghi 1 lần. Phiếu chi được lập 2 liên Liên 1 lưu tại cuống phiếu Liên 2 chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ để xuất quỹ sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở để ghi sổ chi tiết, tổng hợp liên quan. Phiếu thu, chi chứng từ liên quan Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 111 Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt. Cơ sở ghi sổ kế toán tiền mặt là cơ sở vào các chứng từ ghi sổ gồm: Phiếu thu, phiếu chi kế toán chỉ tiến hành ghi sổ khi các chứng từ ghi sổ đảm bảo tính hợp lí hợp lệ hợp pháp. Chứng từ ghi sổ được lập theo ngày hoặc theo định kỳ tùy vào số lượng nghiệp vụ phát sinh. Phản ánh các chứng từ có nội dung hoàn toàn giống nhau được ghi vào một chứng từ các chứng từ độc lập nhau thì phản ánh riêng trên một chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh ghi nội dung vào cột trích yếu ghi tài khoản đối ứng vào cột ghi số phát sinh vào cột số tiền. Cuối kì căn cứ vào dòng tổng cộng để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chuyển chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc cho kế toán để làm cơ sở ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì lấy số liệu thứ tự được ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là số liệu của chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ lập cho một năm. Sổ quỹ tiền mặt được lập theo tháng và lập chi tiết cho từng chứng từ mỗi định kỳ kế toán kiểm tra đối chiếu sổ kế toán ở sổ quỹ và ký xác nhận. Sổ cái mở cho đối tượng nào thì ghi tài khoản đó, sổ của năm nào thì ghi cho năm đó dòng sổ dư đầu kỳ căn cứ vào sổ dòng tổng cộng của sổ này tháng trước. * Thủ tục lập và trình tự luân chuyển chứng từ TGNH: Chứng từ gốc: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị xin rút tiền về quỹ. Chứng từ ủy quyền thanh toán: ủy nhiệm thu, ủy nhiệm vụ, séc rút tiền Chứng từ ghi sổ Giấy báo Nợ, Giấy báo Có Sổ sách kế toán Sổ TGNH Sổ chi tiết TK112, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 112. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng. Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Chứng từ gốc Kế toán tiền gửi lập UNC, UNC, Séc Ngân hàng thực hiện thanh toán gửi UNC,NUC,Séc gửi GBN, GBC cho công ty Chứng từ gốc sau khi lập xong được chuyển cho kế toán trưởng kiểm duyệt sau đó chuyển cho kế toán tiền gửi của công ty lập chứng từ ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc rút tiền sau khi lập xong. Kế toán tiền gửi chuyển cho kế toán trưởng xem xét và trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt sau đó kế toán sẽ gửi các chứng từ ủy quyền này tới ngân hàng kho bạc nơi công ty mở tài khoản. Để ủy quyền cho ngân hàng, KB thanh toán NH, KB sau khi kiểm tra các chứng từ đầy đủ điều kiện thanh toán sẽ thực hiện thanh toán (nếu chưa đủ điều kiện thì NH, KB sẽ gửi lại cho công ty). Thực hiện thanh toán xong NH, KB sẽ gửi GBN, GBC cho công ty để thông báo cho công ty kết quả của việc thanh toán từ đó kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán có liên quan. Ủy nhiệm thu được lập 4 liên kèm theo các hóa đơn chứng từ giao hàng công trình với yêu cầu thanh toán qua ngân hàng (đơn vị trả tiền lập). Một liên (1) để ghi nợ cho đơn vị trả tiền. Liên 2 làm giấy báo có cho đơn vị thụ hưởng (bên nhận tiền). 2 liên còn lại: làm chứng từ ghi có cho đơn vị thụ hưởng. Ủy nhiệm chi lập khi công ty mua hàng và đơn vị bán yêu cầu thanh toán qua ngân hàng khi lập kế toán sẽ lập 4 liên nộp vào NH phục vụ mình yêu cầu trích tài khoản tiền gửi của mình trả cho bên thụ hưởng 4 liên UNC được sử dụng: 1 liên làm chứng từ ghi Nợ cho bên trả tiền 1 liên làm giấy báo Nợ cho bên trả tiền 1 liên làm chứng từ ghi Có tài khoản bên nhận tiền 1 liên làm giấy báo cáo cho bên nhận tiền * Trình tự ghi sổ và cơ sở ghi sổ kế toán TGNH Cơ sở để ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng là chứng từ kế toán bao gồm: Giấy báo Nợ, giấy báo Có (1 trong 4 liên UNT, UNC đã lập gửi ngân hàng) . Sau khi ngân hàng thực hiện thanh toán sẽ gửi giấy báo nợ hoặc giấy báo cáo cho công