Báo cáo thực tập tại Công ty Xây dựng số 3

lắm,việc lựachọn máy móc trang thiết bị thi công công trình không phù hợp ..... Nguyên nhân thứ hai là không đáp ứng đầy đủ các thông tin bên mời thầu yêu cầu như: Bên mời thầu yêu cầu nhà thầu phải có đủ các hợp đồng của các công nhân thi công công trình thì nhà thầu không đáp ứng được vì có những công nhân thi công công trinh công ty không ký hợp đồng trực tiếp mà chỉ thiếu nhân công thì các giám đốc phân xưởng tuyển vào theo hợp đồng ngắn hạn. Bản bảo lãnh hợp đồng không đúng, vì không đáp ứng được đúng số tiền mà hồ sơ mời thầu yêu cầu. Và các nguyên nhân khác... Số lượng những công trình trúng thầu Năm Đơn vị 2002 2003 2004 2005 GTTB Số công trình tham dự thầu Ctrình 25 30 35 43 33 Số công trình trúng thầu Ctrình 10 12 14 17 13 Tỷ lệ trúng thầu % 40 40 40 40 40 Giá trị trúng thầu Trđồng 20740 21480 21790 25700 23542 Tốc độ tăng liên hoàn của giá trị trúng thầu % - 3,7 2,5 18 - Giá trị trung bình một gói thầu Trđồng 1220 1174 988 978 - Trong đó:Công trình giao thông trúng thầu Ctrình 1 1 2 3 - Công trình thuỷ lợi 2 3 4 3 - Công trình dân dụng 6 7 6 8 - Công trình công nghiệp 1 1 2 3 - Quy trình tham dự thầu Khách hàng, Chủ đầu tư Gửi yêu cầu, thông báo mời thầu. Nhận yêu cầu Xem xét Lập và gửi hồ sơ năng lực cho Chủ đầu tư Nhận chỉ định thầu Ký hợp đồng Đấu thầu Thi công Nghiệm thu Bàn giao Thanh toán Mua hồ sơ mời thầu Thanh lý hợp đồng Kế hoạch chuẩn bị HSĐT Lập HSĐT Giám đốc duyệt và nộp HSĐT Tham dự mở thầu Trúng thầu Lưu hồ sơ Kết thúc Gửi thông báo từ chối C. Quy trình tham dự thầu: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng: _Các yêu cầu của khách hàng ( có thể thông báo mời thầu, chỉ định thầu,...) được chuyển đến công ty dưới mọi hình thức. Các yêu cầu của khách hàng được thể hiện dưới dạng Fax, công văn, điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp. Người nhận yêu cầu của khách hàng phải ghi vào Sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (BM-72-01). _Sau khi nhận yêu cầu của khách hàng, người nhận phải thông báo lại nội dung cho trưởng phòng KHTH xem xét. Xem xét yêu cầu của khách hàng: _Trưởng phòng KHTH xem xét các yêu cầu của khách hàng về: Hình thức nhận thầu: giao thầu trực tiếp ( chỉ định thầu) hay đấu thầu Loại công trình Khối lượng Tiêu chuẩn kỹ thuật Tiến độ thi công Giá cả Phương thức thanh toán _ Kết quả xem xét được người xem xét ghi và ký vào Sổ nhận yêu cầu của khách hàng _Trường hợp Chủ đầu tư có yêu cầu, trưởng phòng KHTH lập hồ sơ năng lực của Công ty trình Giám đốc phê duyệt và gửi cho Chủ đầu tư xem xét Không chấp nhận: trưởng phòng KHTH thông tin với khách hàng về lý do không chấp nhận để có thể đàm phán lai với khách hàng. Chấp nhận: thông thường xảy ra 2 trường hợp: Nhận chỉ định thầu: Trường hợp Tổng Công ty ký hợp đồng, sẽ giao xuống Công ty thông qua hình thức Hợp đồng giao khoán hoặc Công ty có thể nhận chỉ định thầu trực tiếp từ Chủ đầu tư. Giám đốc Công ty là người trực tiếp nhận chỉ định thầu và giao cho phòng KHTH triển khai thực hiện. Nếu hai bên thống nhất thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng (theo 5.1.3). đấu thầu Với những trường hợp khách hàng có yêu cầu đấu thầu, trưởng phòng KHTH báo cáo Giám đốc Công ty và tiến hành tham gia đấu thầu. Quá trình đấu thầu được thực hiện theo trình tự sau: Bước 1 :Mua hồ sơ mời thầu Trưởng phòng KHTH ( hoặc người được uỷ quyền) tiến hành mua hồ sơ mời thầu theo địa chỉ trong thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu. Bước 2: Lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu Trưởng phòng KHTH ( hoặc người được uỷ quyền) lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu (BM-72-02). Trong kế hoạch phải nêu rõ: Nội dung cần thực hiện Người thực hiện Thời gian hoàn thành Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp trình Phó giám đốc phụ trách duyệt kế hoạch và phân phối các đơn vị liên quan để thực hiện. Bước 3: Thực hiện kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu Các cá nhân và đơn vị tiến hành việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và thời gian nêu trong kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, cần thiết có thể báo cáo Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách để giải quyết. Bước 4: Tổng hợp bộ hồ sơ dự thầu Căn cứ vào kế hoạch, trưởng phòng KHTH đôn đốc các đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Sau đó trưởng phòng KHTH tiến hành thu thập tát cả hồ sơ của các đơn vị, tổng hợp, xem xét. Bước 5: Kiểm tra, hoàn chỉnh đóng quyển và phê duyệt Các tài liệu của hồ sơ dự thầu sau khi hoàn thành được trưởng phòng phòng KHTH phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, soát xét và trình Giám đốc ký duyệt. Trường hợp Phó giám đốc ký duyệt phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc. Đóng bộ hồ sơ dự thầu: sau khi Giám đốc công ty ký các tài liệu của hồ sơ dự thầu, phòng KHTH tiến hành sao các bộ bản sao với số lượng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Các bộ bản sao và bản gốc phải được đóng riêng thành từng bộ và ngoài bìa phải ghi rõ “ bản gốc” hoặc “ bản sao”. Trình bày hồ sơ dự thầu: Hồ sơ dự thầu được đóng thành quyển. Có thể đóng thành nhiều quyển nếu tài liệu quá dày, hoặc theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Hồ sơ được sắp xếp theo đúng thứ tự quy định của hồ sơ mời thầu. Trường hợp hợp trong hồ sơ mời thầu không quy định thì sắp xếp theo thứ tự sau: Danh mục tài liệu - Đơn dự thầu – Bảo lãnh dự thầu – Tài liệu về pháp lý – Thông tin về Công ty – Tài liệu về năng lực – Giá dự thầu – Biện pháp thi công – Tiến độ. Các hồ sơ phải có trang bìa chính cho từng quyển, ngoài ra các tài liệu bên trong đều phải có bì phân phai. Nội dung trang bìa: Bìa chính ghi tiêu đề quyển chữ “ Hồ sơ dự thầu” cỡ lớn, “ bản sao” hoặc “bản gốc”, tên công trình, tên nhà thầu, địa chỉ nơi nhận. Các bìa phân phai của các tài liệu trong hồ sơ chỉ ghi tên tài liệu. Yêu cầu hồ sơ phải đầy đủ các nội dung theo chỉ dẫn của hồ sơ mời thầu, trình bày đẹp , rõ ràng. Trước khi niêm phong hồ sơ phải được kiểm tra kỹ các nội dung tránh nhầm lẫn và sai số. Hồ sơ sau khi đóng quyển được tiến hành bao gói. Các quyển hồ sơ được bọc kín trong túi hoặc để trong hộp. Ngoài bao gói được ghi tên hồ sơ, tên nhà thầu, nơi nhận. Tiến hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của công ty. Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiện biết được các số liệu. Các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. “Thư giảm giá” là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do Giám đốc công ty hoặc người được uỷ quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa bộ phận đóng gói hồ sơ. Bước 6: Nộp hồ sơ dự thầu: Hồ sơ dự thầu khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo hồ sơ mời thầu. Phương thức nộp: Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng KHTH đưa hồ sơ đến nơi nhận theo đúng thời gian và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu. Khi nộp hồ sơ cần lập biên bản giao hồ sơ. Gửi qua đường bưu điện: áp dụng trong trường hợp nơi gửi ở xa, hồ sơ mời thầu cho phép. Việc gửi qua bưu điện theo hình thức chuyển phát nhanh có đảm bảo. Bước 7: Tham dự mở thầu: Công ty cử đoàn tham dự hội nghi mở thầu có mặt tại địa điểm và đúng thời gian theo thông báo của hồ sơ mời thầu. Thành phần đoàn gồm: GĐ Công ty làm trưởng đoàn và có thể các thành viên khác tham dự gồm: trưởng phòng KHTH, cán bộ phụ trách đơn vị dự kiến thi công. Trường hợp Giám đốc công ty không có mặt khi cử người thay thế phải có giấy uỷ quyền hoặc giấy giới thiệu. Giám đốc công ty hoặc người được uỷ quyền ký biên bản mở thầu và các tài liệu khác. Khi không thành lập đoàn tham dự mở thầu cần gửi văn bản thông báo cho bên mời thầu biết ( theo FAX, hoặc bưu điện) Bước 8: Nhận thông báo kết quả đấu thầu: 2 trường hợp Không trúng thầu: Phòng KHTH tiến hành phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp cải tiến. Các đề xuất cải tiến được lập thành văn bản và Giám đốc công ty phê duyệt Trúng thầu: Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, Trưởng phòng KHTH tiến hành liên hệ với bên mời thầu để thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung chi tiết của hợp đồng, tiến hành ký kết Ký kết hợp đồng Phòng KHTH thảo hợp đồng, Giám đốc công ty là người đại diện nhà thầu ký hợp đồng. Trường hợp Giám đốc không ký có thể uỷ quyền bằng văn bản cho Phó giám đốc ký thay. Hợp đồng được trình bày theo mẫu của hồ sơ mời thầu. Phòng tài chính kế toán làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng Hợp đồng được gửi cho các đơn vị sau trong công ty: Bản chính: phòng KHTH, phòng tài chính kế toán. Bản sao: Đơn vị thi công, phòng kỹ thuật. Thi công, nghiệm thu, bàn giao: Sau khi nhận chỉ định thầu hoặc hợp đồng hoặc hợp đồng kinh tế được ký kết, Giám đốc công ty sẽ giao cho các phòng chuyên môn tổ chức thực hiện hợp đồng. Quá trình tổ chức thi công, nghiệm thu, bàn giao được thực hiện theo Quy trình kiểm soát quá trình thi công trình, nghiệm thu và bàn giao ( QT-75-02). Thanh toán và thanh lý hợp đồng. Sau khi kết thúc hợp đồng, Phòng KHTH cùng với phòng tài chính kế toán tổ chức thanh toán và thanh lý hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện theo điều khoản của hợp đồng. (Việc thanh toán công trình được thực hiện theo QĐ-72-01). Kết quả thực hiện hợp đồng được phòng KHTH của Công ty ghi vào sổ nhận yêu cầu khách hànhg (BM-72-01). Sửa đổi hợp đồng. Được thực hiện theo "Lưu đồ sửa đổi hợp đồng" sau: Lưu đồ sửa đổi hợp đồng Khách hàng Tiếp nhận yêu cầu Xem xét Chấp nhận sửa đổi Phát sinh chi phí Chấp nhận, thông báo Điều chỉnh Thông báo các đơn vị liên quan Đàm phán KH chấp nhận Giải quyết theo hợp đồng Tiếp nhận yêu cầu sửa đổi: Thực hiện như mục trường hợp “ Ký kết hợp đồng” Xem xét yêu cầu sửa đổi: Phòng KHTH trực tiếp xem xét yêu cầu sửa đổi của khách hàng. Nội dung xem xét được thực hiện theo như “ Xem xét yêu cầu của khách hàng”. Kết quả xem xét được ghi vào Sổ nhận yêu cầu của khách hàng ( BM -72 -01) trình Giám đốc Công ty phê duyệt. Xử lý yêu cầu sửa đổi: _Trường hợp công ty không chấp nhận yêu cầu sửa đổi của khách hàng. Phòng KHTH gửi thông báo từ chối khách hàng. _Trường hợp yêu cầu sửa đổi của khách hàng có thể chấp nhận được, Phòng KHTH tính toán chi phí phát sinh. Nếu không phát sinh chi phí, phòng KHTH thoả thuận với khách hàng để điều chỉnh hợp đồng với khách hàng ( có thể lập hợp đồng mới hoặc phụ lục hợp đồng ), trình Giám đốc công ty ( hoặc người được Giám đốc công ty uỷ quyền) phê duyệt, đồng thời báo đến các đơn vị liên quan thực hiện. Nếu phát sinh thêm chi phí, phòng KHTH thông báo với khách hàng, tiến hành đàm phán để thống nhất, đi đến ký kết hợp đồng mới hoặc phụ lục hợp đồng. Trong trường hợp khách hàng không chấp nhận, Trưởng phòng KHTH xin ý kiến Giám đốc công ty để đàm phán lại. Nếu không đạt được sự thoả thuận thì giải quyết theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. _ Phòng KHTH có trách nhiệm thông báo việc sửa đổi hợp đồng đến các đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện. Lữu trữ: Hồ sơ liên quan đến khách hàng lưu tại phòng KHTH trong 10 năm Sổ nhận yêu cầu khách hàng. Hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng. Các tài liệu trong quá trình đàm phán ( báo giá, công văn, thư từ, FAX). Kế hoạch làm hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu ( kể cả trúng thầu hoặc không trúng thầu). Phụ lục BM – 72 – 01: Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng. BM – 72 – 02: Kế hoạch chuẩn bị hồ sơ thầu. Các biểu mẫu khác có liên quan trong hồ sơ dự thầu được lập theo mẫu của hồ sơ mời thầu hoặc theo mẫu quy định trong Quý chế đấu thầu. BM – 72 – 01 Trang: Lần ban hành:01 Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng Đơn vị: Ngày tháng khách hàng, địa chỉ, tel,fax, người liên hệ Nội dung yêu cầu Kết quả xem xét Người xem xét ký Kết quả thực hiện BM – 72 – 02 Trang: Lần ban hành:01 Kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu Tên công trình: Địa điểm: Chủ đầu tư: Ngày nộp hồ sơ dự thầu: thị trường Nội dung công việc Người thực hiện Thời gian hoàn thành Kết quả  d. quá trình lập hồ sơ tham dự thầu Nơi chịu trách nhiệm cho việc lập HSDT ở Công ty là Phòng Kế hoạch tổng hợp. Vì vậy Phòng KHTH có trách nhiệm trước Giám đốc Công ty. Nhiệm vụ của từng vị trí trong phòng KHTH là tham mưu cho lãnh đạo Công ty về những mặt công tác sau: Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh chung toàn Công ty, đảm bảo phù hợp chức năng đã được ghi trong Đăng ký kinh doanh. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm của toàn Công ty. Chỉ đạo, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc. Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị thi công,trang thiết bị bảo hộ lao động cho toàn Công ty. Tham mưu cho lãnh đạo trong việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà thầu phụ, các nhà cung cấp. Quản lý việc thực hiện các hợp đồng kinh tế với các chủ đầu tư, các nhà thầu phụ. Quản lý công tác lập dự toán và quyết toán công trình. Quản lý và thực hiện việc chi trả lương cho các đơn vị theo giá trị sản lượng đã thực hiện hàng tháng. Quản lý công tác đấu thầu xây lắp. Nội dung cụ thể của việc chuẩn bị hồ sơ thầu như sau: Phòng kế hoạch tổng hợp chủ trì và thực hiện lập các tài liệu về: Đơn dự thầu Thông tin chung Tập hợp các tài liệu về tư cách pháp lý có công chúng gồm Đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập doanh nghiệp. Hồ sơ kinh nghiệm Sơ đồ Tổ chức hiện trường Bố trí nhân sự thực hiện dự án Dữ liệu liên danh (nếu có) Tính giá dự thầu Điều kiện thanh toán và thương mại Các tài liệu khác nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu. Phòng Kỹ thuật chất lượng chủ trì và thực hiện lập các tài liệu về: Giải pháp kỹ thuật và biện pháp thi công Biện pháp đảm bảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường Cơ cấu đội ngũ công nhân kỹ thuật tham gia XD công trình Dự kiến bố trí thiết bị thi công công trình: thiết bị thí nghiệm, kiểm tra. Tiến độ thi công. Phòng Tài chính kế toán chủ trì và thực hiện lập các tài liệu về: Bảo lãnh dự thầu Số liệu tài chính Bản báo cáo quyết toán tài chính Phòng Tổ chức cán bộ lao động chủ trì và thực hiện lập các tài liệu về: Cấp văn bằng chứng chỉ của những cá nhân chủ chốt thực hiện dự án ( nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu) Việc lập hồ sơ dự thầu do các phòng trong Công ty chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện. Nhân viên lập các tài liệu dự thầu được lựa chọn phải là chuyên gia am hiểu lĩnh vực được phân công soạn thảo. Trường hợp đặc biệt do yêu cầu về chất lượng và tiến độ lập hồ sơ, phòng kế hoạch tổng hợp có thể đề nghị Giám đốc công ty phê duyệt cho phép thuê chuyên gia. Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu nếu các điểm trong hồ sơ mời thầu chưa rõ hoặc cần khảo sát các thông tin để làm hồ sơ, Phòng KHTH liên hệ với bên mời thầu để tìm hiểu, nếu cần sẽ tổ chức khảo sát để đảm bảo chất lượng của hồ sơ. e. thanh quyết toán công trình 1.Mục đích Quy định này đưa ra những nội dung chung nhất để phục vụ cho công tác thanh quyết toán công trình nhằm: Thu hồi vốn lưu động. Đẩy nhanh vòng quay của vốn. 2. Phạm vi áp dụng: Trong lĩnh vực thanh quyết toán khối lượng xây lắp công trình với Chủ đầu tư. 3. Tài liệu tham khảo: Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08 tháng 07 năm 1999 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng. Quyết định 633/QĐ-KB ngày 24/12/1999 của Tổng giám đốc kho bạc Nhà nước. Thông tư 96/2000/TT-BTC ngày 28/9/2000 của Bộ tài chính. 4. Nội dung: Lập quyết toán công trình: _ Tuỳ theo nội dung, yêu cầu cụ thể trong từng hợp đồng, các đơn vị lập quyết toán công trình theo từng giai đoạn nhất định. _ Lập quyết toán công trình là xác định giá công trình thực tế, là cơ sở để Chủ đầu tư thanh toán khối lượng đã thực hiện cho nhà thầu, là chỗ dựa để xem xét phân tích hiệu quả đầu tư, là tư liệu cơ sở của nghiệm thu hoàn công đồng thời là căn cứ để kiểm tra giá thành công trình, tiến hành hạch toán kinh tế. Cơ sở để lập quyết toán ( kết toán ) công trình: Hợp đồng. Bản vẽ thi công, thuyết minh bản vẽ thi công. Thông báo thay đổi thiết kế, nhật ký thi công tại hiện trường. Dự toán thiết kế ( trường hợp chỉ định thầu), dự toán nhận thầu ( đấu thầu ). Đơn giá và định mức dự toán hiện hành. Thông báo giá và giá cả thị trường tại thời điểm thi công. Các chế độ, chính sách thanh toán tại thời điểm thi công. Phương pháp và các bước lập: Thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành: Khối lượng xây lắp hoàn thành theo hình thức chỉ định thầu được thanh toán là khối lượng theo hợp đồng đã thực hiện và được nghiệm thu hàng tháng hoặc từng giai đoạn, có trong kế hoạch đầu tư được giao, có thiết kế và dự toán chi tiết được duyệt theo đúng quy định mức đơn giá của Nhà nước. Khối lượng xây lắp hoàn thành theo hình thức đấu thầu được thanh toán là khối lượng thực hiện đã được nghiệm thu theo hợp đồng, có trong dự toán nhận thầu. Những khối lượng phát sinh ngoài gói thầu phải có văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu bổ sung ( nếu khối lượng phát sinh được đấu thầu ) hoặc bổ sung dự toán được duyệt ( nếu khối lượng phát sinh được chỉ định thầu ). Đến thời điểm quyết toán, Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tính toán khối lượng công trình đã hoàn thành và được nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng, đưa giám sát công trình kiểm tra, xác nhận làm cơ sở để thanh toán ( tạm ứng ). Sau khi có xác nhận khối lượng, chuyển cho cán bộ thống kê kế hoạch của Đơn vị để lập quyết toán. Đơn giá định mức thanh toán: Đối với dự án chỉ định thầu phải theo đúng đơn giá, định mức do Cơ quan có thẩm quyền ban hành, theo từng khu vực và từng thời điểm. Đối với dự án thầu phải theo giá trong dự toán nhận thầu. Đối với các công việc phát sinh đặc biệt không có trong giá dự thầu, đơn vị thi công cần báo cáo với Công ty để cùng với Chủ đầu tư xác định đơn giá ( bằng văn bản ) trước khi thi công để thuận tiện cho việc thanh quyết toán. Trình tự lập: Cán bộ thống kê các Đơn vị khi có bản khối lượng hoàn thành ( đã được cán bộ giám sát bên A xác nhận ), lập quyết toán công trình. Tuỳ theo loại hình công trình, hình thức đấu thầu hay chỉ định thầu và yêu cầu của hợp đồng mà áp dụng loại hình đơn giá (tổng hợp hay chi tiết ) cho phù hợp. Đơn vị thi công lập chi tiết giá trị công trình, tập hợp đủ tài liệu, đóng thành quyển, giám đốc Đơn vị thi công lập chi tiết giá trị công trình, tập hợp đủ tài liệu, đóng thành quyển, giám đốc Đơn vị thi công ký nháy, phòng KTTH xem, kiểm tra sau đó trình Giám đốc công ty ký. Khi công trình được nghiệm thu và bàn giao, Lãnh đạo đơn vị, Chủ nhiệm công trinh, cán bộ quyết toán có trách nhiệm kiểm tra bản vẽ thi công, nhật ký công trình, các phiếu xử lý thiết kế (nếu có) để rà soát lại toàn bộ các khối lượng đã quyết toán, nhằm để quyết toán không sót khối lượng, công việc, áp dụng đơn giá phù hợp. Các đơn vị có trách nhiệm đảm bảo khối lượng thanh quyết toán công trình không nhỏ hơn khối lượng tạm thanh toán hàng kỳ và khối lượng báo cáo sản lượng thực hiện hàng tháng. Khi chủ đầu tư yêu cầu hỗ trợ giải trình thẩm định quyết toán, Đơn vị thi công có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, hồ sơ cần thiết, bố trí các cán bộ có liên quan theo công việc đến khi có phiếu bầu thẩm định kế quả quyết toán công trình. Sau khi có biên bản tổng nghiệm thu, bàn giao, phiếu thẩm định kết quả quyết toán công trình ( nếu có), Đơn vị thi công đối chiếu công nợ với phòng Tài vụ để làm thanh lý hợp đồng. Khi tài liệu thanh quyết toán đã có xác nhận của Chủ đầu tư chấp nhận thanh toán, Đơn vị thi công có trách nhiệm gửi về phòng Kế hoạch tổng hợp và phòng Tài vụ mỗi phòng 01 bộ hồ sơ để Công ty có cơ sở báo cáo giải trình với các Cơ quan hữu quan. Các tài liệu, chứng từ làm căn cứ gửi Chủ đầu tư thanh toán khối lượng từng lần gồm: Bảng tính toán chi tiết giá trị khối lượng công trình. Biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành. Phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành. Sau khi gửi các tài liệu cho Chủ đầu tư, Đơn vị thi công cử người giải trình các vấn đề còn vướng mắc với Chủ đầu tư ( nếu có ) và kết hợp với Chủ đầu tư thúc đẩy việc thanh toán. Tạm ứng vốn: Sau khi Công ty làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng và hợp đồng có hiệu lực thi hành, Chủ đầu tư tạm ứng vốn xây lắp cho công trình ( đối tượng được cấp vốn tạm ứng theo quy định của Thủ tướng Chính phủ và thông tư 135/1999/TT-BTC ngày 19/1/1999 của Bộ Tài chính). Mức vốn tạm ứng: Các gói thầu có giá trị dưới 10 tỷ đồng, mức tạm ứng bằng 20% giá trị hợp đồng nhưng không vượt kế hoạch vốn hàng năm của gói thầu. Các gói thầu có giá trị từ 10 tỷ đồng đến dưới 50 tỷ đồng, mức tạm ứng bằng 15% giá trị hợp đồng nhưng không vượt kế hoạch vốn hàng năm của gói thầu. Các gói thầu có giá trị từ 50 tỷ đồng trở lên, mức tạm ứng bằng 10% giá trị hợp đồng nhưng không vượt kế hoạch vốn hàng năm của gói thầu. Thu hồi tạm ứng vốn: Vốn tạm ứng được thu hồi dần vào thời kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành theo quy định: Thời điểm bắt đầu thu hồi: Các gói thầu có giá trị dưới 10 tỷ đồng, khi thanh toán đạt 30% giá trị hợp đồng Các gói thầu có giá trị từ 10 tỷ đồng đến dưới 50 tỷ đồng, khi thanh toán đạt 25% giá trị hợp đồng. Các gói thầu có giá trị từ 50 tỷ đồng trở lên, khi thanh toán đạt 20% giá trị hợp đồng. Số vốn tạm ứng được thu hồi hết khi gói thầu được thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành đạt 80% giá trị khối lượng. Mức vốn tạm ứng thu hồi từng kỳ được xác định: Khi thanh toán khối lượng đạt đến 50% giá trị hợp đồng, mức vốn tạm ứng thu hồi đạt đến 40% tổng số vốn tạm ứng. Khi thanh toán khối lượng đạt đến 70% giá trị hợp đồng, mức vốn tạm ứng thu hồi đạt đến 80% tổng số vốn tạm ứng. Khi thanh toán khối lượng đạt đến 80% giá trị hợp đồng, mức vốn tạm ứng thu hồi đạt đến 100% tổng số vốn tạm ứng. Những dự án đầu tư có sử dụng vốn nước ngoài hoặc những gói thầu tổ chức đấu thầu quốc tế. Trong Hiệp định tín dụng ký với Chính phủ Việt Nam và nhà tài trợ có quy định về tạm ứng vốn và thanh toán khác thì được thực hiện theo hiệp định đó. Trong năm kết thúc xây dựng hoặc đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác sử dụng. Khối lượng xây lắp hạng mục công trình với Chủ đầu tư, đối với nhà thầu nước ngoài việc tạm giữ và thanh toán theo thông lệ quốc tế. 5. lữu trữ: Hồ sơ lưu tại: Phòng Kế hoạch tổng hợp, Phòng Tài chính kế toán hoặc Đơn vị xây lắp, gồm : Hợp đồng Bảng tính chi tiết khối lượng quyết toán các giai đoạn. Quyết toán chi tiết các hạng mục. Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành từng giai đoạn và biên bản tổng hợp nghiệm thu. Biên bản bàn giao. Thanh lý hợp đồng. Xác nhận của Chủ đầu tư về việc hết trách nhiệm bảo hành. Chương II: Một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của công ty xây dựng số 3 Hà Nội a.những thuận lợi và khó khăn thuận lợi: Nhờ có sự trợ giúp của Đảng và Nhà nước nên quy chế đấu thầu ở Việt Nam đã cónhững điều kiện tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp và các bên mời thầu dễ dàng hoạt động đấu thầu mà không có những rào cản quá khắt khe. Đấu thầu là hoạt động mua sắm với mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đã xuất hiện từ rất lâu trong lịch sử phát triển kinh tế xã hội. Cho đến nay hoạt động đấu thầu đã trở thành một hoạt động phổ biến và mang tính chuyên nghiệp cao. Hoạt động đấu thầu đã giúp cho Công ty Xây dựng số 3 Hà Nội thực hiện được những việc sau: Tiếp cận với khách hàng. Tiếp cận với các đối thủ cạnh tranh. Tiếp cận với những quy định mua sắm của các cơ quan Nhà nước. Hoàn thiện sản phẩm. Mở rộng thị trường. Khẳng định vị trí và nâng cao uy tín. Để đảm bảo mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, Công ty đã thực hiện đúng hoạt động đấu thầu là : Công bằng – Cạnh tranh – Minh bạch. khó khăn Hiện nay các thủ tục đấu thầu ở nước ta còn quá dườm dà, còn nhiều những khâu, hạng mục phức tạp khiến việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham dự thầu mất rất nhiều thời gian và công sức. Giá trị thực hiện dự án của Công ty chỉ đạt 55% so với kế hoạch. Vêd khách quan, năm 2005 có một số cơ chế chính sách, pháp luật Nhà nước được thực hiện như: Luật đất đai, Luật xây dựng và một số quy định có liên quan đến vấn đề nhà đất, đặc biệt là khung giá đất thành phố mới ban hành tương đối cao đã gây tác động mạnh, làm cho giao dịch bất động sản trên thị trường chững lại, cung nhiều hơn cầu. Mật khác khung giá đất cao đã làm tăng chi phí giao dịch và chi phí đền bù giải phóng mặt bằng các dự án. Ngoài ra giá vàng, tỷ giá ngoại tệ và lãi suất ngân hàng tăng cũng làm ảnh hưởng đến sức mua và khả năng thanh toán của các nhà đầu tư. Tất cả các nguyên nhân trên đã ảnh hưởn tới kế quả kinh doanh các dự án của Công ty. b. những kết quả đạt được và những mặt còn tồn tại những kết quả đạt được Nhờ sự linh hoạt và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là các cán bộ phòng kế hoạch tổng hợp đã giúp công ty có những công trình đảm bảo chất lượng và uy tín cho công ty. Từ những năm 2001 đến năm 2005 công ty đã trúng thầu nhiều công trình xây dựng. Các phòng ban của công ty đã phối hợp với nhau để thực hiện tốt phần tham dự thầu để công ty có những thành quả như ngày hôm nay. Thống kê số lượng các công trình chỉ định và đấu thầu: Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 2005 Số công trình thắng thầu 10 12 14 17 13 Trong đó: Chỉ định thầu Số lượng công trình 4 5 7 9 6 Tỷ trọng( %) 40 41.62 50 53.53 46.15 Đấu thầu cạnh tranh và đấu thầu hạn chế Số lượng công trình 6 7 7 8 7 Tỷ trọng(%) 60 58.38 50 46.47 5