Báo cáo Thực tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam Chi nhánh MSB Ngô Quyền

hỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc nêu không đầy đủ các chi tiết liên quan đến tư cách pháp lý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán. - Kiểm tra mục người gửi hàng, người nhận hàng, mục thông báo - Kiểm tra tên cảng xếp, cảng dỡ. - Kiểm tra các điều kiện chuyển tải và các nội dung về hàng hoá khác - Kiểm tra mục cước phí, đặc điểm của vận đơn. 1.2.4 Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ( Certificate of Origin ): - Kiểm tra cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ - Kiểm tra tên hàng… Phần 3: CÁC QUY ĐỊNH, NGHIỆP VỤ CỦA MSB VỀ L/C I. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Mục đích và phạm vi áp dụng 1.Quy định này áp dụng cho Sở Giao dịch và các Chi nhánh Maritime Bank ( sau đây gọi chung là Chi nhánh) trong giao dịch về nghiệp vụ tài trợ thương mại với Trung tâm Thanh toán. 2. Quy định này được ban hành nhằm xác định trách nhiệm của Trung tâm Thanh toán và các Chi nhánh trong nghiệp vụ tài trợ Thương mại. Điều 2: Trách nhiệm của các đơn vị Maritime Bank 1.Đối với các Chi nhánh a) Chịu trách nhiệm tiếp nhận, giao dịch, thẩm định và quyết định nghiệp vụ cho Khách hàng theo đúngquy định hiện hành của pháp luật, quy định, quy trình nghiệp vụ của Maritime Bank; b) Chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung hồ sơ nghiệp vụ, yêu cầu và thông tin đã cung cấp cho Trung tâm Thanh toán; c) Thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ từ Chi nhánh đối với các nghiệp vụ cụ thể đảm bảo an toán cho Khách hàng và cho Maritime Bank; d) Phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Thanh toán trong việc giải quyết các tranh chấp khiếu nại hoặc các phát sinh có liên quan đến các giao dịch Khách hàng; e) Thông tin và bổ sung đầy đủ các nội dung liên quan đến giao dịch được thực hiện tập trung tại Trung tâm Thanh toántheo yêu cầu của Khách hàng và các Chi nhánh; f) Có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động Tài trợ Thương mại hàng tháng về Trung tâm Thanh toán trước ngày thứ 05 của tháng kế tiếp. Điều 3: Nguyên tắc thực hiện giao dịch 1.Về thời gian giao dịch a) Quy định chung: - Maritime Bank thực hiện chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoài từ thứ 2 đến thứ 6. Sáng thứ 7 chỉ xử lý các giao dịch nội bộ (không chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoài); b) Quy định cụ thể tại Chi nhánh - Kể từ khi nhận được đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ yêu cầu thực hiện nghiệp vụ tài trợ Thương mại từ Khách hàng, Ngân hàng trong nước hoặc nước ngoài, trong vòng 02 giờ đồng hồ các nhân viên chi nhánh có trách nhiệm chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan tới Trung tâm thanh toán. Trường hợp nghiệp vụ phát sinh sau 15h30’ sẽ được thực hiện vào đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp; - Nghiệp vụ Tài trợ Thương mại sau khi được Trung tâm Thanh tóan xử lý và thông báo kết quả đến Chi nhánh, nhân viên Chi nhánh có trách nhiệm thông báo lại kết quả nghiệp vụ đến Khách hàng trong vòng 01 giờ đồng hồ; c) Tại Trung tâm Thanh toán - Sau khi nhận đầy đủ bộ hồ sơ từ Chi nhánh, thanh toán viên tại TTTT có trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ trong vòng 02 giờ đồng hồ. Trường hợp nhận được chứng từ sau 16h00’, thanh toán viên có trách nhiệm thực hiện xong nghiệp vụ chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp. Điều 4 : Thương lượng và chiết khấu L/C Trong phạm vi hướng dẫn và chiết khấu được hiểu như sau: 4.1. Thương lượng L/C : Là việc MSB ứng trước một phần tiền theo yêu cầu của khách hàng khi họ xuất trình chứng từ xuất khẩu theo L/C nhờ MSB đòi tiền. MSB có quyền truy đòi khách hàng nếu ngân hàng nước ngoài không thanh toán hoặc thanh toán không đủ số tiền MSB đã ứng cộng các khoản lãi và các phí liên quan. 4.2. Chiết khấu L/C : Là việc MSB mua hẳn bộ chứng từ của khách hàng khi họ xuất trình chứng từ L/C xuất khẩu theo một mức giá nhất định. Sau khi mua, MSB là người sở hữu bộ chứng từ (gồm hối phiếu) và hưởng khoản lợi hay rủi ro mà nó đem lại. Điều 5: Thẩm quyền trong nghiệp vụ L/C 5.1. Các chi nhánh MSB đều được thực hiện nghiệp vụ L/C, trừ khi có những quy định riêng khác về chức năng và nhiệm vụ của một chi nhánh cụ thể. 5.2. Mức phán quyết trong nghiệp vụ L/C áp dụng theo quy định hiện hành của chủ tịch hội đồng quản trị (HĐQT) MSB Điều 6 : Cơ sở pháp lý chung 6.1. Chi nhánh MSB phải tuân thủ quy định quản lý ngoại hối, chính sách xuất nhập khẩu và các quy định khác liên quan (nếu có) theo từng thời kì của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 6.2. Trong phạm vi hướng dẫn này, MSB chấp nhận áp dụng chính thức các tập quán do phòng thương mại quốc tế ban hành dưới dạng các quy tắc sau: - “ Các quy định và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ ”, ấn phẩm hiện hành (UCP hiện hành) - “ Các quy định thống nhất về hàon trả tiền giữa các ngân hàng theo tín dụng chứng từ” ấn phẩm hiện hành (URC hiện hành) - “ Quy tắc thực hành bảo lãnh dự phòng quốc tế” ấn phẩm hiện hành( ISP hiện hành) 6.3. Việc áp dụng các thông lệ và tập quán khác liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ L/C tùy thuộc vào các yêu cầu thực tế và khả năng nắm bắt, vận dụng thông lệ và tập quán đó tại chi nhánh MSB 6.4. Trong mọi trường hợp, các thông lệ, tập quán. quy tắc áp dụng phải được nêu rõ trong L/C và các hợp đồng thỏa thuận, điện, thư từ giao dịch với các bên có liên quan. 6.5. Mọi tranh chấp liên quan đến dịch vụ L/C của MSB sẽ được xét xử tại Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam trừ khi có sự thỏa thuận khác trước đó. Nhằm phục vụ cho hướng dẫn này, các chứng từ thỏa thuận, hợp đồng cảu MSB liên quan đến dịch vụ L/C cần dẫn chiếu cơ quan tài phán là trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. Điều 7 : Nguyên tắc cung cấp dịch vụ theo hạn mức 7.1. Chi nhánh MSB cung cấp các dịch vụ L/C cho từng khách hàng, ngân hàng khác trên cơ sở hạn mức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đối với các dịch vụ L/C cho khách hàng chưa có hạn mức hoặc vượt hạn mức chi nhánh phải tiến hành thẩm tra theo từng trường hợp cụ thể và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi tiến hành. 7.2. Chi nhánh MSB cung cấp các dịch vụ L/C tuân theo nguyên tắc về hạn mức như sau: Các dịch vụ không cần hạn mức: Thông báo L/C, chuyển nhượng L/C và nhờ thu chứng từ theo L/C xuất khẩu Các dịch vụ nằm trong hạn mức chung: Mở L/C trả chậm, L/C thanh toán dần, L/C dự phòng: Thuộc hạn mứuc bảo đảm bảo lãnh cho khách hàng. Nếu MSB có cấp hạn mức chi tiết cho từng loại bảo lãnh thì việc mở L/C này cũng phải tuân theo các hạn mức đó Bảo lãnh nhận hàng không có vận đơn gốc: Thuộc hạn mức bảo đảm bảo lãnh chung cho khách hàng. Thương lượng L/C xuất khẩu dựa trên bộ chứng từ xuất trình L/C xuất khẩu: Nằm trong hạn mức cho vay cấp cho khách hàng Các dịch vụ cần có hạn mức chi tiét theo thẩm định và phê duyệt riêng: - Mở L/C nhập khẩu trả ngay, không kể L/C dự phòng ( dưới đây gọi là hạn mức mở L/C). Hạn mức này nằm trong hạn mức bảo đảm bảo lãnh cho khách hàng. - Xác nhận L/C do ngân hàng khác phát hành - Chiết khấu bộ chứng từ xuất trình theo L/C xuất khẩu 7.3. Việc thẩm định và phê duyệt hạn mức đối với các dịch vụ L/C được tiến hành theo định kì một quý một lần hoặc có thể tiến hành đột xuất khi có một trong các yêu cầu sau: Yêu cầu của khách hàng về việc được cấp hạn mức Yêu cầu của hội đồng quản trị, tổng giám đốc Yêu cầu của giám đốc các các chi nhánh MSB đối với các hạn mức của khách hàng do chi nhánh mình quản lý 7.4. Khi cung cấp các dịch vụ vượt hạn mức và vượt thẩm quyền cảu mình hoặc cung cấp các dịch vụ L/C chưa được nêu ở trên thì chi nhánh MSB phải tiến hành thẩm định và trình trụ sở chính phê duyệt trước khi thực hiện. Điều 8: Các quy định chung khác 8.1. Các giao dịch nghiệp vụ phải có số tham chiếu thống nhất theo quy định hiện hành của MSB 8.2. Cán bộ đại diện cho khách hàng hoặc ngân hàng khác trong nước gaio dịch với các chi nhánh MSB liên quan đến giao nhận chứng từ theo nghiệp vụ L/C phải có ủy quyền hoặc giấy giới thiệu của đại diện pháp nhân có thẩm quyền. Trường hợp khách hàng có ủy quyền theo thời hạn thì thời hạn ủy quyền không đựoc quá 1 năm. II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ Chương I: NGHIỆP VỤ MỞ L/C 1.Quy định chung Điều 10: Hạn mức mở L/C trả ngay 10.1. Thẩm hạn cấp hạn mức mở L/C trả ngay và quy định mức ký quỹ tối thiểu - Hạn mức mở L/C trả ngay: Giám đốc các chi nhánh có thẩm quyền quyết định cấp, hủy hay sửa đổi hạn mức mở L/C trả ngay cho khách hàng theo nguyên tắc quy định tại điều 5 và điều 7. - Mức ký quỹ tối thiểu được quy định bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị tối đa (gồm cả dung sai tối đa) của L/C và không bao gồm mức ký quỹ do bên thứ 3 yêu cầu. Mức ký quỹ tối thiểu do chủ tịch HĐQT MSB ban hành. 10.2. Thẩm định cấp, thay đổi hạn mức và ký quỹ tối thiểu Tại chi nhánh MSB: Bộ phận cấp tín dụng tiếp nhận hố sơ khách hàng và tiến hành xem xét thẩm định trên các nội dung cơ bản sau: Tình hình giao dịch của khách hàng với MSB Khả năng và kinh nghiệm thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu của khách hàng Tổng hạn mức bảo đảm bảo lãnh mà MSB đã duyệt cấp cho khách hàng đang còn hiệu lực Tình hình tài chính của khách hàng Tài sản thế chấp cầm cố, bảo lãnh của bên thứ ba (nếu có) Mức độ an toàn, lợi ích và nguồn vốn của MSB Bộ phận cấp tín dụng lập tờ trình Giám đốc chi nhánh phê duyệt hạn mức mở L/C trả ngay và đề xuất mức ký quỹ tối thiểu mở L/C các loại để Giám đốc chi nhánh MSB duyệt hoặc đề nghị phê duyệt theo thẩm quyền. Trong trường hợp cần thiết Giám đốc chi nhánh có thể triệu tập Hội đồng tín dụng mở rộng (có thể thêm Phó giám đốc phụ trách nghiệp vụ, Trưởng bộ phận cấp dịch vụ) để ra quyết định về hạn mức mở L/C trả ngay và/ hoặc mức ký quỹ tối thiểu đề xuất cho một số khách hàng cụ thể. Tại trụ sở chính, bộ phận quản lý tín dụng (do Tổng giám đốc xác định trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của các đơn vị tham mưu) tiếp nhận hố sơ do chi nhánh MSB chuyển lên và tham mưu cho Tổng giám đốc lập tờ trình xây dựng mứuc ký quỹ tối thiểu để Chủ tịch HĐQT xem xét ban hành. Tổng giám đốc cũng có thể triệu tập Hội đồng tín dụng để ra quyết định trước khi trình Chủ tịch HĐQT nếu thấy cần thiết. Điều 11: Mở, sửa đổi, hủy L/C 11.1. Điều kiện mở L/C của khách hàng - Các khách hàng đã được cấp hạn mức bảo đảm bảo lãnh và/hoặc hạn mức mở L/C trả ngay tùy theo loại L/C khách hàng yêu cầu mở. - Các khách hàng khác đáp ứng điều kiện được bảo đảm bảo lãnh theo quy định hiện hành của MSB và khả năng cung cấp hố sơ xin mở L/C theo yêu cầu của MSB - Riêng đối với L/C tuần hoàn: Khách hàng phải được xếp loại đặc biệt hoặc loại A theo chính sách phân loại khách hàng của MSB hoặc khách hàng ký quỹ 100% trị giá thư tín dụng 11.2. Hồ sơ yêu cầu mở, sửa đổi, hủy L/C Bộ phận cấp dịch vụ là nơi tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ yêu cầu mở, sủa đổi và hủy bỏ L/C Hồ sơ yêu cầu mở L/C bao gồm: Giấy yêu cầu mở tín dụng nhập khẩu (tham khảo mẫu số 01/LC- MSB) Hợp đồng ngoại thương (hoặc tài liệu tương đương như hợp đồng) Phương án kinh doanh Đơn xin vay và các hồ sơ tín dụng (nếu khách hàng có nhu cầu vay vốn MSB để thanh toán L/C) Các tài liệu khác theo quy định về bảo đảm bảo lãnh hiện hành của MSB đối với L/C trả chậm, trả dần, dự phòng. Các chứng từ liên quan theo chính sách quản lý xuất nhập khẩu, quản lý ngoaị hối hiện hành của Nhà nước và MSB Toàn bộ bản gốc chứng thư bảo hiểm hoặc cam kết mau bảo hiểm ngay sau khi giao hàng và cung cấp cho chi nhánh MSB toàn bộ chứng thư bảo hiểm (trường hợp giá bán không bao gồm phí bảo hiểm) Chứng từ chứng minh mối quan hệ cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cố định thường xuyên với người thụ hưởng L/C (trường hợp mở L/C tuần hoàn) Hồ sơ yêu cầu sửa đổi, hủy L/C bao gồm: Giấy yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ tín dụng khoản nhập khẩu (tham khảo mẫu số 02/LC- MSB) Bản sao thỏa thuận sửa đổi giữa người mua và người bán (nếu có) 11.3. Thẩm định và phê duyệt a) Căn cứ nguyên tắc quy định tại Điều 1 và Điều 8 điểm 8.1, bộ phận cấp dịch vụ chủ động thẩm định hoặc chuyển hố sơ yêu cầu mở, sửa đổi L/C cho bộ phận cấp tín dụng để thẩm định. Ngoài ra bộ phận cấp tín dụng chỉ nhận hồ sơ để thẩm định lại khách hàng trong các trường hợp sau: - Chứng từ vận tải không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa (vận chuyển bằng máy bay, đường bộ...) và khách hàng đề nghị ký quỹ thấp hơn 100% trị giá L/C - Khách hàng yêu cầu mở sửa đổi L/C làm thay đổi các thỏa thuận đã ký với MSB trong Hợp đồng tín dụng hay hợp đồng bảo đảm bảo lãnh b) Thẩm định của bộ phận cấp tín dụng được thực hiện theo quy định hiện hành của MSB c) Bộ phận cấp dịch vụ có thể ghi kết luận của mình sau khi có thẩm định về nghiệp vụ L/C vào giấy đề nghị mở thư tín dụng của khách hàng hoặc lập riêng báo cáo thẩm định nếu cần thiết d) Giám đốc chi nhánh MSB (hoặc người được ủy quyền) là người có thẩm quyền duyệt việc mở, sửa đổi và hủy L/C cho khách hàng dựa trên các căn cứ sau: - Hồ sơ yêu cầu mở, sửa đổi hoặc hủy L/C của khách hàng - Hạn mức đã cấp và mức ký quỹ tối thiểu quy định cho khách hàng - Kết quả thẩm định nghiệp vụ - Phê duyệt của cấp có thẩm quyền (L/C vượt hạn mức bảo đảm, bảo lãnh của chi nhánh hoặc ký quỹ thấp hơn mức tối thiểu) 11.4. Phát hành điện mở L/C, sửa đổi, hủy L/C Bộ phận cấp dịch vụ thực hiện mở, sửa đổi, hủy L/C cho khách hàng qua SWIFT (loại điện MT7nn) hoặc TELEX có mã khóa khi có đủ các điều kiện sau: Có chấp thuận của Giám đốc chi nhánh MSB (hoặc người được ủy quyền) trên giấy yêu cầu mở, sửa đổi hủy L/C của khách hàng Phê duyệt của cấp có thẩm quyền trong trường hợp mở, sửa đổi L/C vượt hạn mức bảo đảm bảo lãnh hoặc ký quỹ thấp hơn mức tối thiểu Hợp đồng tín dụng (nếu khách hàng vay vốn MSB để thanh toán) hoặc hợp đồng bảo đảm bảo lãnh (đối với L/C trả chậm, trả dần, dự phòng, tuần hoàn) đã ký với khách hàng Đơn vị đã chuyển đủ tiền ký quỹ theo mức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt 11.5. Các vấn đề khác cần lưu ý a) Vấn đề bảo hiểm: - Trường hợp hàng hóa được mua theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF, CIP,.. (giá bán bao gồm cả phí bảo hiểm) thì L/C yêu cầu phải xuất trình một bộ đầy đủ chứng từ bảo hiểm - Trường hợp hàng hóa được mua theo điều kiện FOB, FOR, CFR, FOT... (giá bán không gồm phí bảo hiểm) thì L/C buộc phải yêu cầu xuất trình thông báo xếp hàng lên tàu gửi cho ngân hàng mửo L/C bằng Fax hoặc Telex b) Khống chế vận tải đơn, chứng từ vận tải: Đối với trường hợp khách hàng ký quỹ nhỏ hơn 100% trị giá L/C, nếu L/C yêu cầu chuyển trực tiếp cho người mua hàng 01 bản chứng từ vận tải thì đồng thời L/C phải yêu cầu vận đơn giao hàng theo lệnh của MSB (to the order of MSB) c) Thư tín dụng giáp lưng - Thư tín dụng thứ nhất đã mở phải được thông báo qua MSB - Trị giá thư tín dụng thứ nhất do Ngân hàng nước ngoài phát hành phải lớn hơn hoặc bằng số tiền Thư tín dụng thứ hai do MSB mở cho nhà xuất khẩu - Thời hạn hiệu lực của L/C do MSB mở phải sớm hơn thời hạn hiệu lực của L/C thứ nhất do Ngân hàng nước ngoài phát hành, sao cho khách hàng của MSB có đủ thời gian cần thiết để đòi tiền theo L/C thứ nhất d) Thư tín dụng có xác nhận - L/C phải quy định rõ phí xác nhận do ai chịu - L/C phải chỉ ra đầy đủ tên, địa chỉ của ngân hàng xác nhận e) Việc hủy L/C chỉ có hiệu lực sau khi ngân hàng thông báo gửi điện có mã xác nhận ý kiến của người hưởng lợi chấp thuận việc hủy bỏ L/C và xác nhận việc ngân hàng thông bóa đã thu hồi để lưu giữ hoặc hủy các thông báo gốc của họ về viẹc mở L/C và sửa đổi (nếu có) ban hành trước đó. 11.6. Hạch toán ngoại bảng - Mở, sửa đổi tăng giá trị L/C Ghi nhập tài khoản cam kết trong nghiệp vụ L/C: Trị giá L/C - L/C hết hạn, sửa đổi tăng giá trị, hủy L/C đã chấp thuận của các bên: Ghi xuất tài khoản Cam kết trong nghiệp vụ L/C: Trị giá thay đổi (Hiện tại là tài khoản 9216, 9215 tương ứng với L/C trả ngay, trả chậm) 2.Trình tự thực hiện giao dịch A. Phát hành thư tín dụng (L/C) Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/ Chi nhánh 1. Nhân viên Phòng Khách hàng doanh nghiệp (P.KHDN) hoặc Phòng Tín dụng (P.TD) – Sau đây gọi tắt là Nhân viên Chi nhánh _ tiếp nhận hồ sơ từ Khách hàng ( hồ sơ pháp lý và hồ sơ L/C). 2. Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ và ký giao nhận vơi Khách hàng (nếu cần). 3. Ghi nhận thời gian tiếp nhận hồ sơ xhứng từ. 2/Chi nhánh 1.Thẩm định hồ sơ tiến hành trình hạn mức tín dụng và mức ký quỹ L/C (đối với Khách hàng lần đầu giao dịch). 2. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch: Kiểm tra số lượng hồ sơ để đảm bảo rằng hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch đã đầy đủ. Hồ sơ yêu cầu đối với từng nghiệp vụ cụ thể thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tương ứng. Kiểm tra chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch của Khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại Ngân hàng. Kiểm tra các chỉ dẫn trên hồ sơ để đảm bảo rằng các thông tin trên hồ sơ không bị tẩy xóa, sửa chữa. (Nếu phát hiện sai sót, thông báo tới Khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung. Nhân viên thực hiện không được tự động sẳ chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay cho Khách hàng) 3. Kiểm tra nguồn thanh toán: đảm bảo rằng giao dịch đã được phê duyệt nguồn thanh toán ( đối với những giao dịch cần phê duyệt nguồn thanh toán).. 4. Kiểm tra hạn mức phát hành L/C 5. Kiểm tra danh mục hàng hóa được nhập khẩu theo từng thời kỳ ban hánh của Bộ Thương mại. 6. Kiểm tra tờ trình phê duyệt của Tổng Giám đốc ( từng lần hoặc nhiều lần trong trường hợp vượt pham mức phán quyết của Chi nhánh) 7. Kiểm tra đơn bảo hiểm ( Trường hợp người nhập khẩu phải mua bảo hiểm) 8. Kiểm tra văn bản của Ngân hàng Nhà nước xác nhận việc đăng ký vay, trả nợ nước ngoài cho ngưòi nhập khẩu (trường hợp L/C trả chậm, trung và dài hạn) 9. Lập hợp đồng bảo lãnh L/C trả chậm ( Nếu có) Lưu ý: Chi nhánh có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Thanh toán (TTTT) để xửlý những nghiệp vụ phát sinh đặc biệt liên quan đến Thanh toán quốc tế (TTQT). 3/Chi nhánh .Hồ sơ yêu cầu phát hành L/C của Khách hàng thỏa mãn các điều kiện ở bước 2, Chi nhánh đã phê duyệt phát hành L/C. Nhân viên Chi nhánh thực hiện các bước sau: 1.Vào sổ theo dõi các khoản tín dụng thư nhập khẩu 2.Tạo hạn mức liên quan trên phân hệ BDS ( brands delivery system) đối với Khách hàng mới hoặc khi thay đổi hạn mức 3. Lập giấy đề nghị thực hịên giao dịch phì hợp với loại nghiệp vụ đề nghị thực hiện (Mẫu 01), ngoài nội dung theo mẫu phải ghi rõ tài khoản yêu càu TTTT hạch toán ký quỹ và thu phí trên phân hệ TF-SIBS. 4/Chi nhánh 1. Fax/Scan bộ hồ sơ đã được phê duyệt gửi tới TTTT gồm: Yêu cầu phát hành thư tín dụng khoản nhập khẩu đã được phê duyệt. Hợp đồng ngoại thương Giấy đề nghị thực hiện giao dịch đã đựoc phê duyệt 2. Theo dõi tình trạng giao dịch đã chuyển. Lưu ý: Chi nhánh đảm bảo đối chiếu nội dung giữa yêu cầu phát hành Thư tín dụng và các hồ sơ khác. 5/Trung tâm thanh toán 1.Tiếp nhận Fax/Scan hoặc file do Chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax, file. 2.Kiểm tra số lượng hồ sơ, chứng từ nhận qua fax, file với số lượng chứng từ liệt kê trên Giấy đề nghị thực hiện. Nếu phát hiện có bất kì vấn đề gì thì liên hệ với Chi nhánh để được bổ sung, làm rõ. 6/Trung tâm thanh toán 1. Vào sô theo dõi các khoản L/C nhập khẩu theo Chi nhánh. 2. Kiểm tra nội dung các chứng từ do Chi nhánh Fax/Scan phải phù hợp với nhau và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ phát hành L/C. 3.Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS thực hiện việc phát hành L/C, hạch toán ký quỹ và thu phí của giao dịch theo như đề nghị. Lưu ý: Trong quá trình thực hiện giao dịch nếu phát sinh vướng mắc thì phối hợp với Chi nhánh để giải quyết. 7/Chi nhánh 1.Tiếp nhận thông tin phản hòi từ TTTT. Tùy từng nội dung của thông tin phản hồi mà Chi nhánh có hành động xử lý phù hợp. 2. Gửi giấy cập nhật hồ sơ (nếu có) tới TTTT. Lưu ý: Trình tự thực hiện việc gửi hồ sơ cập nhật thực hiện như đối với hồ sơ gửi lần đầu, tức là hồ sơ cũng phải được phê duyệt trước khi gửi. 8/Trung tâm thanh toán 1.Thông báo cho Chi nhánh biết giao dịch đã được thực hiện bằng Fax/Scan (đã được phê duyệt). 2.Hoàn tất giao dịch /lưu hồ sơ. Hồ sơ thực hiện giao dịch phải lưu gồm: Lưu hồ sơ L/C: Copy bộ hồ sơ Chi nhánh gửi qua Fax/Scan. Các điện giao dịch (bản Draft) đã được ký duệt. Các phêíu hạch toán liên quan đã được ký duyệt( Nếu có) Các chứng từ khác liên quan Lưu báo cáo TF2213P theo ngày. Đề nghị thực hiện giao dịch của Chi nhánh Điện phát hành L/C đã được ký duyệt. Phiếu hạch toán đã được ký duyệt 9/Chi nhánh 1.Sử dụng chức năng vấn tin trong chương trình TF-SIBS để kiểm tra xem giao dịch đã được Trung tâm Thanh toán thực hiện chưa. 2.In và phê duyệt các chứng từ liên quan của giao dịch: In L/C gổctên giấy có tiêu đề của Chi nhánh; Đóng dấu “Issued, date:; “Authorized Signature”, đóng dấu giáp lai các trang của L/C. Phát hành L/C (đã ký và đóng dấu) và phiếu hạch toán liên quan cho khách hàng 10/Chi nhánh 1.Hoàn tất các giao dịch đã được TTTT thực hiện và tiến hành lưu hồ sơ tại Chi nhhanhL: Lưu hồ sơ: Hồ sơ liên quan đến việc phát hành L/C. Điện phát hành L.C đã ký duyệt Các phêíu hạch toán liên quan đã ký duyệt nếu có. Các chứng từ khác liên quan. Lưu theo báo cáo TF2213P ( Lưu kế toán) Điện phát hành L/C đã ký duyệt Phiếu hạch toán đã được ký duyệt. Chương II: NGHIỆP VỤ THÔNG BÁO VÀ XÁC NHẬN L/C 1.Quy định chung Điều 1: Kiểm tra L/C Bộ phận cấp dịch vụ cần kiểm tra tính chân thật và tính thống nhất của L/C hoặc các sửa đổi L/C của Ngân hàng phát hành trước khi thông báo cho khách hàng. 1.1. Kiểm tra tính chân thật - Kiểm tra mã khóa nếu nhận L/C bằng điện (SWIFT (MT7nn) hoặc TELEX Kiểm tra chữ ký ủy quyền nếu nhận L/C bằng thư do ngân hàng đại lý chuyển tới. Kiểm tra bản gốc thông báo chuyển tiếp có dấu, chữ ký ghi rõ họ tên, chức danh nếu ngân hàng thông báo trước đó là ngân hàng đóng trụ sở tại Việt Nam. Thông báo của ngân hàng chuyển tiếp phải có xác nhạn về việc họ đã kiểm tra đúng mã hoặc chữ ký ủy quyền. Trường hợp chi nhánh MSB không xác định được tính chân thật của L/C hoặc sửa đổi L/C thì chi nhánh phải lập điện tra soát hoặc có văn bản gửi ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp sau yêu cầu họ xác nhận lại. 1.2. Kiểm tra tính thống nhất Kiểm tra tính thống nhất thể hiện trên bề mặt L/C và các sửa đổi . Nếu phát hiện ra điểm không rõ ràng hay không thống nhất chi nhánh MSB phải lập điện yêu cầu ngân hàng nước ngoài hoặc công văn yêu cầu Ngân hàng chuyển tiếp đóng trụ sở ở Việt Nam xác nhận lại. Điều 2: Thông báo L/C ` 2.1. Sau khi đã xác định tính chân thật và kiểm tra tính thống nhất của L/C, sửa đổi L/C chi nhánh tiến hành thông báo cho khách hàng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp nêu rõ các điểm không rõ ràng hay không thống nhất mà MSB đã phát hiện ra nhưng chưa có xác nhận lại. Việc thông báo phải thực hiện trong vòng 01 ngày kể từ khi nhận được L/C sửa đổi hoặc sửa đổi L/C (không kể thời gian trà soát với ngân hàng khác theo khoản 9.1 - điều 9) 2.2. Thông báo gửi khách hàng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp phải đóng dấu giáp lai và gồm các chứng từ sau: - Bản gốc duy nhất Thông báo thư tín dụng/ sửa đổi thư tín dụng (tham khảo mẫu số 05/LC-MSB) - Bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C 2.3. Hồ sơ lưu tại MSB gồm: - Bộ phận cấp dịch vụ lưu bản sao photocopy của thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C có chữ ký xác nhận đã nhận bản gốc của khách hàng và bản sao L/C hoặc sửa đổi L/C có liên quan. - Bộ phận hành chính chỉ được lưu tại hồ sơ công văn bản photocopy của thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C 2.4. Chi nhánh MSB không thông báo điện, thư, công văn của ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp có ghi “ các chi tiết đầy đủ gửi sau” hay câu có nội dung tương tự và cũng sẽ không thông báo sửa đổi L/C nếu chi nhánh không phải là ngân hàng thông báo L/C gốc. 2.5. Trường hợp ngân hàng từ chối thông báo L/C, sửa đổi L/C vì bất cứ lý do gì thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp việc từ chối đó. 2.6. Chi nhánh điện thông báo việc chấp nhânj hay không chấp nhận L/C, sửa đổi L/C trong các trường hợp sau: - Khi người được hưởng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp yêu cầu - MSB tài trợ cho nhà xuất khẩu và do đó có quyền xem xét để chấp nhận hoặc không chấp nhận các điều kiện, điều khoản của L/C hay sửa đổi L/C. Điều 3: Xác nhận L/C 3.1. Hạn mức xác nhận L/C cho các ngân hàng đại lý của MSB do bộ phận quản lý tín dụng của trụ sở chính thẩm định trên cơ sở phối hợp với bộ phận quan hệ quốc tế và tham mưu cho tổng giám đốc trình chủ tịch HĐQT quyết định. 3.2. Chi nhánh MSB chỉ thực hiện nghiệp vụ xác nhận L/C thỏa mãn những điều kiện sau: - Ngân hàng mở L/C còn hạn mức xác nhận L/C của MSB - Nội dung các điều khoản trong L/C không gây bất lợi cho MSB 3.3. Nếu chi nhánh MSB đồng ý xác nhận L/C thì thông báo L/C phải ghi rõ “Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi” (We hereby add our confirmation to this credit) 3.4. Nếu chi nhánh MSB không đồng ý xác nhận trên thông báo gửi khách hàng phải ghi” Chúng tôi thông báo L/C này không kèm theo sựu xác nhận của chúng tôi” (We advise this credit adding our confirmation) đồng thời thông báo cho ngân hang mở L/C việc từ chối xác nhận. 3.5. Chi nhánh MSB không bổ sung xác nhận cho sửa đổi L/C trong các trường hợp sau: - L/C gốc không được MSB xác nhận - Xác nh