Báo cáo Thực tập tại Xí nghiệp thoát nước số 2 - Công ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội

4.Quy trình về nghiệm thu và bàn giao công trình. Trong quá trình thi công hai bên A - B tổ chức nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo điểm dừng kỹ thuật được hai bên xác nhận trên cơ sở hồ sơ thiết kế được duyệt, tiến độ thi công đã thống nhất, các tiêu chuẩn quy phạm hiện hành và được lập thành phụ lục kèm theo hợp đồng kinh tế này để làm cơ sở thanh toán khối lượng xây dựng và thanh toán sau này. 5. Quy định bảo hành công trình Thời gian bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao công trình, giá thị bảo hành bằng 5% giá trị quyết toán công trình được duyệt. B.Giá trị hợp đồng Giá trị bên B được hưởng (Theo dự toán) (Một tỷ một trăm mười tám triệu ba trăm linh sáu ngàn một trăm ba bảy đồng chẵn). Đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ DỰ TOÁN Gói thầu: Xây lắp công trình cấp nước Hạ Đình (Đơn vị: đồng) I. Chi phí trực tiếp 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 750.050.000,00 2. Chi phí nhân công 296.529.350,00 3. Chi phí máy thi công 1.009.529.350,00 II. Chi phí sản xuất chung 55.524.114,25 Cộng sau chi phí sản xuất chung 1.065.053.464,00 III. Thu nhập chịu thuế tính trước(5%) 53.252.673,21 Cộng sau thuế 1.118.306.137,00 Phòng kế hoạch dự toán dựa vào dự toán các phương tiện thi công công trình cùng tiến độ thi công để lập nên kế hoạch cung ứng vật tư, đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất thi công để tính toán lượng vật tư cần phục vụ cho việc thi công. Khi có nhu cầu thi công thì các đội hoặc các tổ lập tờ yêu cầu cung ứng vật tư, có xác nhận của đội trưởng công trình và kỹ thuật viên gửi lên phòng kế hoạch dự toán. Phòng kế hoạch xem xét xác nhận sau đó chuyển sang phòng kế toán xin tạm ứng tiền để mua vật tư. Sau khi hoàn thành các thủ tục xem xét xác nhận của kỹ thuật viên, kế toán trưởng và giám đốc viết phiếu cho tạm ứng tiền, cung ứng vật tư công trình phục vụ sản xuất thi công. Thủ tục nhập kho được tiến hành tùy thuộc vào từng hình thức thanh toán cụ thể. Căn cứ vào hoá đơn số 055100 tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản nghiệm thu vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho được chia làm 2 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư,1 liên giao cho thủ kho vào thẻ sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết (sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt). Thông thường mỗi loại vật liệu sẽ được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều vật liệu. Ở đây sau khi vật liệu được kiểm nghiệm phòng vật tư lập phiếu nhập kho. (Xem biểu 2) Biểu 2: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 PHIẾU NHẬP KHO số 162: Mẫu số C11H Ngày 05 tháng 12 năm 2009 QĐ 999 TC/ QĐ/ CĐKT 2/ 11/ 96 của BTC Nợ:.............................. Có:............................... Họ và tên giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo số hoá đơn : 055100 của công ty TNHH Cúc Phương Nhập tại kho : Kho tại công trình Đơn vị : đồng Số TT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư , sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 ống gang D100 m 55 55 120.000 6.600.000 Cộng 6.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn. Thủtrưởng Kế toán Phụ trách Người giao Thủ kho trưởng cung tiêu hàng Căn cứ vào số lượng nhập kho và giá đơn vị để tính ra số tiền thanh toán cho người bán (bao gồm các khoản khác như: vận chuyển, bốc dỡ ...). Các loại thuế nếu có, tuỳ theo yêu cầu của người bán mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết, các nhật ký tương ứng. Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán theo hình thức tiền gửi ngân hàng thủ quỹ sẽ uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng nơi xí nghiệp đã mở tài khoản. Sau khi nhận được giấy báo nợ ngân hàng gửi về thủ quỹ tiến hành vào sổ Nhật ký chung rồi giao chứng từ có liên quan cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kỳ. Trường hợp thanh toán bằng tạm ứng thì thủ tục được tiến hành như sau: Trước hết phòng vật tư sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng gửi cho kế toán nguyên vật liệu. Khi nhận được giấy đề nghị, kế toán vật liệu viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền. Sau khi mua được hàng kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn tính số tiền chi mua vật liệu đã tạm ứng, nếu thừa thì thu lại, thiếu thì bổ xung thêm. Thủ tục nhập lại kho cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho: Thông thường đối với trường hợp này trước hết phải căn cứ vào “Biên bản kiểm kê vật tư” hoặc “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” do đội lập ra và trình lên phòng vật tư, nếu được sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật tư thì viết phiếu nhập kho. Nhưng ở Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội không sử dụng “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” hay “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” mà chỉ căn cứ vào “Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong kỳ” và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thường hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho được viết thành hai liên một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao xuống kho. Thủ tục nhập phế liệu thu hồi. Xí nghiệp không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau những công trình xây dựng phế liệu được lấy ra từ các đội xây dựng nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua một hình thức cân đong đo đếm nào. Nghĩa là ở xí nghiệp không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. 2.3.2.2 Thủ tục xuất kho vật tư: Hiện tại xí nghiệp có 9 tổ đội, mỗi tổ đội trong một thời gian nhất định có nhu cầu về mỗi loại vật liệu khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện hạch toán xuất kho vật liệu. Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho theo hạn mức (nếu có) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT nếu có) Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng vật tư nhập. Thủ kho chỉ xuất vật liệu khi có đủ chữ ký của các thành phần có liên quan như: Phụ trách vật tư, người giao, thủ kho và người lập phiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Một liên lưu tại Phòng vật tư Một liên do thủ kho giữ để làm căn cứ xuất vật liệu và ghi vào thẻ kho. Một liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nguyên vật liệu của Xí nghiệp được quản lý theo kho, ở từng kho căn cứ vào mục đích sử dụng và đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu xuất ra mà hạch toán vào từng tài khoản: Xuất xi măng, sắt, thép để trực tiếp xây dựng đưa vào tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Còn những loại nguyên vật liệu phụ như : đay cuốn ống, măng xông, thì đưa vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung. Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất theo nhu cầu của từng tổ, đội được ghi theo giá thực tế. (Xem biểu 3) Biểu3: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 PHIẾU XUẤT KHO Số 173- mẫu số 02 – VT Công trình: Cấp nước Hạ Đình QĐ1141 TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 6/ 12 / 2009 1/ 11/ 1995 của BTC Nợ:............................. Có:............................. Họ và tên người nhận: Trần Nam Khánh Lý do xuất kho: Phục vụ thi công công trình cấp nước Hạ Đình Xuất tại kho: Kho công trình Đơn vị: đồng Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư , sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 ống gang D100 m 110 110 120.000 13.200.000 Cộng 13.200.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng phận sử dụng cung tiêu 2.3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 2.3.3.1 Kế toán chi tiết nhập vật liệu. Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ do phòng vật tư chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được ghi theo từng loại nguyên vật liệu cho cả quý. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi vào một tờ thẻ hoặc một số thẻ liên tiếp, cuối tháng tính ra số vật liệu tồn kho để tiện theo dõi và quản lý. Tại phòng kế toán: Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho, sau đó tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ chi tiết, ở đây căn cứ vào phiếu nhập kho số 162, 171, 184 và một số phiếu khác kế toán ghi “Sổ chi tiết nhập vật liệu” phục vụ thi công công trình cấp nước Hạ Đình. (Xem biểu 5) 2.3.3.2 Kế toán chi tiết xuất vật liệu Đây là một công việc hết sức phức tạp bởi số lượng vật liệu lớn, lại để ở nhiều kho, số lần xuất ra nhiều với những số lượng khác nhau, để thuận tiện và giảm bớt khối lượng ghi chép trùng lặp, kế toán vật liệu đã hạch toán cụ thể như sau: Tại kho cũng như ở phòng kế toán, khi nhận được phiếu xuất kho công việc trước hết là phải ghi vào cột số lượng xuất của thẻ kho, kết hợp với số lượng nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ tính ra số lượng vật liệu tồn cuối kỳ. Sau khi vào thẻ kho căn cứ vào chứng từ gốc về xuất kho vật liệu kế toán vật tư vào sổ chi tiết xuất vật liệu với giá thực tế và tổng hợp số liệu.(Xem biểu 6) Căn cứ vào phiếu xuất kho số 173 thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu ống gang D100 như sau: Biểu 4: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 Tên kho: THẺ KHO Mẫu số: 06 – VT Ngày lập thẻ: 1/ 10/ 2009 Ban hành theo quyết định số 1141 Công trình: Cấp nước Hạ Đình TC/ CĐKT Ngày 1/11/ 95 của BTC - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: ống gang D100 - Đơn vị tính: m - Mã số:................................. Đơn vị: đồng TT Chứng từ Trích yếu Ngày NX Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu quý 67 162 5/12 Mua của công ty TNHH Cúc Phương 55 173 6/12 Phục vụ thi công công trình cấp nước Hạ Đình 110 Tồn cuối quý 12 Những chủng loại vật liệu khác khách lập thẻ kho tương tự. Biểu 5: SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Công trình: cấp nước Hạ đình Quý IV/2009 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải ĐV T S.L Đơn giá Thành tiền Người bán TK Đư Số Ngày A B C D 1 2 3 4 5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 162 5/12 - ống gang D100 - ống thép f 159 - ống thép f 114 - ống mã kẽm f 32 - ống mã kẽm f 15 m m m m m 55 12 6 100 150 120.000 170.000 101.000 17.000 6.800 6.600.000 2.040.000 606.000 1.700.000 1.020.000 11.966.000 Công ty TNHH Cúc phương -353 Trường Chinh Hà Nội 112 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 171 12/12 - Van đồng 50 - Van đồng 32 - Van 2 chiều ĐL- 150 - Van 2 chiều ĐL- 100 - Van 2 chiều ĐL- 80 cái cái cái cái cái 2 18 2 7 1 75.000 45.000 2.500.000 1.400.000 400.000 150.000 810.000 5.000.000 9.800.000 400.000 16.160.000 Công ty TNHH thương mại Đại- Việt Thanh Xuân Hà Nội 141 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 184 21/12 - Tê 50 - Tê 32 - Cút 32 - Cút 15 - Bích rỗng 100 - Bích đặc 100 cái cái cái cái cái cái 26 229 10 270 9 5 11.000 6.000 4.000 1.500 35.000 35.000 286.000 1.374.000 40.000 405.000 315.000 175.000 2.595.000 Cửa hàng vật liệu Bách Sơn Tùng 331 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 724.667.160 Biểu 6: SỔ CHI TIẾT XUẤT KHO VẬT LIỆU Công trình: cấp nước Hạ đình Quý IV/2009 Đơn vị: đồng TT Chứng từ Diễn giải ĐVT S.L Đơn giá Thành tiền Ghi chú Số Ngày 173 6/12 - ống gang D100 - ống thép f 159 - ống thép f 114 - ống mã kẽm f 32 - ống mã kẽm f 15 m m m m m 110 64 30 120 210 120.000 170.000 101.000 17.000 6.800 13.200.000 10.880.000 3.030.000 2.040.000 1.428.000 30.578.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 175 15/12 -Van đồng 50 -Van đồng 32 -Van 2 chiều ĐL-150 -Van 2 chiều ĐL- 100 -Van 2 chiều ĐL- 80 cái cái cái cái cái 8 18 2 7 3 75.000 45.000 2.500.000 1.400.000 400.000 600.000 810.000 5.000.000 9.800.000 1.200.000 17.410.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 187 21/12 - Tê 50 - Tê 32 - Cút 32 - Cút 15 - Bích rỗng 100 - Bích đặc 100 cái cái cái cái cái cái 50 229 457 270 9 32 11.000 6.000 4.000 1.500 35.000 35.000 550.000 1.374.000 1.828.000 405.000 315.000 1.120.000 5.592.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 794.007.267 “Sổ chi tiết xuất kho vật liệu” được mở cho từng quý và ghi chép theo từng chứng từ xuất kho cụ thể. Ở mỗi kho hoặc mỗi công trình có một sổ chi tiết xuất kho vật liệu riêng. Cuối quý kế toán tổng hợp số liệu (theo chỉ tiêu giá trị) trên cơ sở số liệu của từng tháng, theo từng kho để làm căn cứ lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Như vậy, sau khi thực hiện vào các sổ nhập - xuất vật tư căn cứ vào thẻ kho quý IV/ 2009 của từng loại nguyên vật liệu, lấy số lượng tồn kho đầu quý, nhập và xuất trong quý, trên cơ sở đó kế toán vật tư lập bảng nhập - xuất - tồn. Tổng nguyên vật liệu xuất kho phục vụ thi công của toàn xí nghiệp: 3.450.796. 000 (đồng) Vật liệu tồn đầu là: 341..221. 000 (đồng) Vật liệu nhập trong quý: 3..235..254. 000 (đồng) Vật liệu tồn cuối quý : 125.679. 000 (đồng) Ở đây đơn cử bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn quý IV năm 2009 “Công trình cấp nước Hạ Đình” như sau: Biểu 7: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN CÔNG TRÌNH: CẤP NƯỚC HẠ ĐÌNH QUÝ IV/2009 Đơn vị tính: đồng TT Tên Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Dư cuối kỳ SL Đg TT SL Đg TT SL Đg TT SL Đg TT A NVL chính 72.466.716 507.267.102 543.500.370 36.233.448 1 - Gang 100 15 120.000 1.800.000 100 120.000 12.000.000 110 120.000 13.200.000 5 120.000 600.000 2 - Thép f 159 6 170.000 1.020.000 60 170.000 10.200.000 64 170.000 10.880.000 2 170.000 340.000 3 - Van đồng 50 1 75.000 75.000 7 75.000 525.000 8 75.000 600.000 0 0 0 4 - Van đồng ĐL 150 0 2.500.000 0 5 2.500.000 12.500.000 5 2.500.000 12.500.000 0 0 0 ... ........ ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... B NVL phụ 45.250.000 217.400.058 250.506.897 12.143.161 1 Tê 50 5 11.000 55.000 50 11.000 550.000 54 11.000 594.000 1 11.000 11.000 2 Cút 32 10 6.000 120.000 450 6.000 2.700.000 475 6.000 2.742.000 13 6.000 78.000 3 Bích dặc 100 4 35.000 140.000 30 35.000 1.050.000 32 35.000 1.120.000 1 35.000 70.000 ...... ...... ....... ..... ....... Cộng 117.716.716 724.667.160 794.007.267 48.376.609 Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng “Nhập - xuất - tồn” kế toán vật tư lập bảng phân bổ vật liệu như sau:(Xem biểu 8) Biểu 8: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Công trình: Cấp nước Hạ Đình Quý IV – 2009 Đơn vị: đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 01 TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Hạng mục tuến ống nước sạch - Hạng mục trạm bản tăng áp - Hạng mục bể chứa 1000 m3 - Hạng mục san nền 543.500.370 108.700.074 81.525.055,5 135.875.092,5 54.350.037 ... ... 02 TK 627 – chi phí sản xuất chung - Hạng mục tuyến ống nước sạch - Hạng mục trạm bản tăng áp - Hạng mục bể chứa 1000 m3 - Hạng mục san nền 150.304.138,2 30.060.827,64 22.545.620,73 37.576.034,55 15.030.413,82 ... ... 03 TK 138 – Phải thu khác 25.050.689,7 04 TK 241 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 75.152.069,1 Cộng 794.007.267 Biểu 9: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Xí nghiệp Quý IV – 2009 Đơn vị: đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 01 TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Công trình nhà máy nước Hưng Yên - Công trình cấp nước Hạ Đình - Công trình nhà máy nước bắc Ninh - Công trình nhà máy nước Quảng Yên 2.415.557.200 561.617.049 543.500.370 842.425.573.5 468.014.207.5 02 TK 627 – chi phí sản xuất chung - Công trình nhà máy nước Hưng Yên - Công trình cấp nước Hạ Đình - Công trình nhà nước Bắc Ninh - Công trình nhà nước Quảng Yên 690.159.200 161.956.518.5 150.304.138.2 242.934.777.8 134.963.765.5 03 TK 138 – Phải thu khác 103.523.880 04 TK 241 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 241.555.720 Cộng 3.450.796.000 Sau khi đã lập tổng hợp “nhập - xuất - tồn” và bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán vật tư chuyển toàn bộ sổ sách cho kế toán tổng hợp để vào sổ “Nhật ký chung” và “Sổ cái TK 152, 331”. Sau đó kế toán tổng hợp sẽ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. 2.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội 2.4.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Song song với việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ (thẻ) chi tiết, kế toán vật tư tiến hành đi vào sổ nhật ký chung làm căn cứ ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết và sổ cái. Biểu 10: BẢNG TRÍCH: NHẬT KÝ CHUNG (Xí nghiệp – Quý IV/ 2009) Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền phát sinh N C 02/12 02/12 126 Thanh toán vật tư 331 111 9.178.000 05/12 05/12 HĐ 055100 Mua vật liệu về nhập kho 152 112 11.966.000 05/12 05/12 HĐ 055100 Thuế GTGT được khấu trừ 133 112 598.300 06/12 06/12 173 Xuất vật liệu ống phục vụ thi công công trình Hạ Đình 621 152 30.578.000 12/12 12/12 HĐ 006619 Mua vật liệu van về nhập kho 152 141 16.160.000 12/12 12/12 HĐ 006619 Thuế GTGT được khấu trừ 133 141 808.000 13/12 13/12 Thu tiền tạm ứng mua vật liệu 111 141 1.032.000 15/12 15/12 175 Xuất vật liệu van thi công công trình Hạ Đình 621 152 18.010.000 21/12 21/12 HĐ 004015 Mua vật liệu phụ về nhập kho 152 331 2.595.000 21/12 21/12 HĐ 004015 Thuế GTGT được khấu trừ 133 331 129.750 21/12 21/12 177 Xuất vật liệu phụ thi công công trình Hạ Đình 627 152 5.592.000 ... ... ... ... ... ... ... Ngoài ra còn một số trường hợp tăng vật liệu khác như vật liệu nhập lại kho... Kế toán vật tư cũng làm thủ tục nhập kho và ghi vào sổ sách kế toán tương tự. Đối với những nguyên vật liệu còn liên quan đến những khoản thuế GTGT được khấu trừ (thuế VAT đầu vào), khoản thuế này xí nghiệp không tính vào giá nguyên vật liệu nhập kho và được hạch toán riêng vào tài khoản 133 – thuế GTGT được khấu trừ. Tương tự với hình thức thanh toán, kế toán sẽ ghi số thuế được khấu trừ vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào”.(Xem biểu 11) Biểu 11: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO Công trình: Cấp nước Hạ Đình Quý IV / 2009 Tên cơ sở kinh doanh: Xí nghiệp thoát nước số 2 Địa chỉ: Số 56 – ngõ I – Hạ Đình – Thanh Xuân – Hà Nội Mã số: Đơn vị : đồng HĐ Ngày Tên đơn vị bán Giá mua vào chưa thuế Thuế GTGT ... ... ... ... ... 046080 04/12 Công ty TNHH Cúc Phương 54.000.000 2.700.000 055100 05/12 Công ty TNHH Cúc Phương 11.966.000 598.300 006619 12/12 Công ty TNHH thương mại Đại Việt 16.160.000 808.000 004015 21/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 2.595.000 129.750 076142 22/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 20.811.248 1.040.062 ... ... ... ... ... cộng 724.667.160 36.233.358 Đối với các hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, trả trước hoặc trả chậm... kế toán cũng lập bảng kê hoá đơn chứng từ và hàng hoá dịch vụ mua vào tạm ứng như vậy. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp số liệu và vào “ Bảng kê tổng hợp hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào”. Biểu 12: BẢNG KÊ TỔNG HỢP HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ,DỊCH VỤ MUA VÀO Xí nghiệp Quý IV/ 2009 Đơn vị : đồng HĐ Ngày Tên đơn vị bán Giá mua vào chưa thuế Thuế GTGT ... ... ... ... ... 055100 05/12 Công ty TNHH Cúc Phương 11.966.000 598.300 006619 12/12 Công ty TNHH thương mại Đại Việt 16.160.000 808.000 008819 18/12 Công ty xi măng Bút Sơn 33.863.650 1.693.182,5 004015 21/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 2.595.000 129.750 076142 22/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 20.811.248 1.040.562,4 ... ... ... ... ... cộng 3.235.254.000 161.762.700 Cuối quý sau khi đã tổng hợp số liệu trên “Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” của toàn xí nghiệp, kế toán sẽ lập sổ cái TK 133 “thuế GTGT được khấu trừ”. Biểu 13: SỔ CÁI Tên tài khoản: Thuế GTGT đầu vào – số hiệu TK 133 Quý IV/ 2009 – Tại Xí Nghiệp Đơn vị: đồng Ngày Diễn giải TK Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư 01/ 10 Số dư đầu quý 35.779.400 Thuế GTGT đầu vào 111 112 141 331 333 32.352.540 48.528.810 24.264.405 40.440.675 16.176.270 Khấu trừ thuế GTGT Quý IV 197.542.100 Cộng phát sinh Quý IV 161.762.700 197.542.100 Số dư cuối quý 0 2.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 2.4.2.1 TK sử dụng: Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất kho nguyên vật liệu và xí nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, xí nghiệp sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: TK 152 Nguyên vật liệu (TK 1521 Nguyên vật liệu chính): Dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 331 Phải trả người bán: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ): Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm. Ngoài ra, kế toán vật tư còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 138 Phải thu khác; TK 623 Chi phí nguyên vật liệu phục vụ máy thi công; TK624 Chi phí quản lý doanh nghiệp... 2.4.2.2 Phương pháp hạch toán Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Đối với vật liệu về nhập kho xí nghiệp từ nguồn mua ngoài Mỗi khi xí nghiệp có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này xí nghiệp chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tùy thuộc vào khả năng xí nghiệp. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn đo đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán - từ tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với từng người bán của xí nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. Ví dụ: Ngày 07/12/2009 xí nghiệp nhập kho vật liệu chính (van 2 chiều ĐL 150) của công ty TNHH Đại việt theo phiếu nhập kho số 345 ngày 07/12/2009 trị giá 9.800.000đ kèm theo hoá đơn 006619 ngày 07/12/2009 số tiền 10.290.000 (thuế VAT5%). Căn cứ 2 chứng từ trên kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ cái TK 152 theo định khoản. Nợ TK 152 9.800.000 Nợ TK 133 490.000 Có TK 331 10.290.000 Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá xí nghiệp ứng trước tiền để thanh toán cho người bán. Theo chứng từ số 126 ngày 02/12/2009 trên nhật ký chung và sổ chi tiết thanh toán với người bán có định khoản: Nợ TK 331 9.178.000 Có TK 111 9.178.000 Ngày 15/12/2009 xí nghiệp nhận giấy báo nợ của ngân hàng ngày 14/12/2009 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho Công ty TNHH Đại Việt số tiền 10.290.000đ. Căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 331 10.290.000 Có TK 112 10.290.000 Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 12/2009.  Biểu 14: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 12/2009 Tài khoản: 331 “Phải trả cho người bán” Đối tượng: Công ty TNHH thương mại Đại Việt Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư SH NT Nợ Có Dư đầu quý 20.000.000 02/12 Thanh toán tiền vật tư 111 9.178.000 006619 07/12 Nhập van 2 chiều ĐL 100 152, 133 9.800.000 490.000 15/12 Thanh toán tiền van 112 10.290.000 Cộng 19.468.000 10.290.000 Tồn cuối quý 10.822.000 Biểu 15: SỔ CÁI TK 331 TK: 331 - Phải trả cho người bán QúyIV/ 2009 Đơn vị: đồng Ngày số ch.từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền phát sinh Số dư Nợ Có 2/12 3/12 7/12 8/12 15/12 28/12 Số dư đầu quý Thanh toán vật tư cty TM Đại Việt Thanh toán vật tư cửa hàng vật liệu Bách Sơn Tùng Nhập van 2 chiều ĐL 100 Xí nghiệp chuyển tiền mua vật tư Thanh toán tiền van Chi phí máy 4 tháng cuối năm ... 111 111 152 133 336 112 6231 .... 9.178.000 30.000.000 45.000.000 10.290.000 .... 9.800.000 490.000 16.051.000 .... 2.349.879.589 Cộng phát sinh 1.132.338.900 649.800.000 31/12 Số dư cuối quý 1.867.340.689 Tuỳ theo mục đích sử dụng kế toán vật liệu hàng ngày căn cứ vào các chứng từ xuất kho để ghi vào nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Đối với các trường hợp xuất vật liệu dùng không hết trả lại kho, kế toán không sử dụng “Phiếu trả vật tư” mà chỉ căn cứ vào số lượng lập phiếu nhập kho vật tư, xác định