Báo cáo Thực tập tại xí nghiệp xây dựng số 4 thuộc công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp

ông qua các hợp đồng lao động đã ký kết. Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc về kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề đáp ứng được yêu cầu của Xí nghiệp trong giai đoạn mới. Chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các đội thực hiện các hợp đồng giao khoán nhân công. * Về công tác hành chính. Giúp Giám đốc trong việc quản lý tài sản, máy móc thiết bị Xí nghiệp hiện có đồng thời tổ chức giải quyết các thủ tục cho các đội và cho các đơn vị trong và ngoài công ty thuê. Phối hợp với các phòng ban, đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến phòng Hành chính tổng hợp theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. 1.3.1.4. Chức năng nhiệm vụ phòng Kế hoạch kỹ thuật và quản lý dự án. Báo cáo thống kê, tổng hợp số liệu thông qua phòng Tài chính kế toán để làm công tác thanh lý hợp đồng giao khoán với các đội. Khai thác thị trường, tổ chức và quản lý công tác đấu thầu. Tham gia quyết toán nội bộ và tham gia công tác an toàn bảo hộ lao động trong toàn đơn vị. Chỉ đạo kỹ thuật thi công, kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện chế độ, biện pháp thi công, chất lượng kỹ thuật các công trình. Là khâu trung tâm trong mọi hoạt động của Xí nghiệp, biên tập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, quản lý lưu trữ các loại hồ sơ (hợp đồng, bản vẽ, thanh quyết toán nghiệm thu các công trình). Thực hiện tốt chức năng quản lý quy trình, quy phạm kỹ thuật thi công do Bộ xây dựng quy định nhằm đảm bảo quản lý chất lượng, kỹ thuật, tiến độ công trình. Trực tiếp chỉ đạo việc lập hồ sơ thầu cho các công trình về công tác nghiệm thu công trình: Cán bộ kỹ thuật đội làm nghiệm thu từng phần, chi tiết đối với bên A, Xí nghiệp nghiệm thu theo điểm dừng kỹ thuật, tổng nghiệm thu với bên A. Định hướng cho đội thi công về giải pháp thi công công trình lớn và xử lý các vướng mắc kỹ thuật, hướng dẫn cách ghi chép (nhật ký) có giá trị làm cơ sở thanh quyết toán. Ban hành quyết định giao việc, hợp đồng giao khoán cũng như thanh lý hợp đồng giao khoán với các đội, tham gia công tác quyết toán trong nội dung hợp đồng, nghiệm thu nội bộ trước khi bên A nghiệm thu. Kiểm tra xem xét các khối lượng thanh toán. Yêu cầu các đơn vị thực hiện đúng tiêu chuẩn hoặc quy định Xí nghiệp đề ra về chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ công trình...Nếu đơn vị không chấp hành có quyền tạm đình chỉ, báo cáo Giám đốc giải quyết và kiến nghị hình thức, mức độ xử lý. Riêng với an toàn lao động nếu đội không chấp hành có quyền đình chỉ hoạt động và báo cáo Giám đốc xử lý. 1.3.1.5.Chức năng nhiệm vụ phòng Tài chính kế toán. Là bộ phận có chức năng thực hiện công tác quản lý tài chính kế toán theo chế độ kế toán hiện hành và theo quy chế quản lý tài chính của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp, theo dõi hạch toán chi phí và phân bổ chi phí đúng, đủ và hợp lý, phản ánh chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Căn cứ vào kế hoạch đầu tháng, quý, năm và các hợp đồng cụ thể để lập và bảo vệ kịp thời kế hoạch vay vốn, tìm kiếm và tận dụng mọi nguồn vốn nhằm đáp ứng tối đa cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong toàn Xí nghiệp. Thực hiện chế độ báo cáo cấp trên trên cơ sở điều lệ và quy chế tài chính của công ty. Giúp Giám đốc về việc điều tiết vốn trong nội bộ Xí nghiệp đảm bảo sự hoạt động đồng đều, thống nhất, có kế hoạch cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất dưới sự chỉ đạo của Xí nghiệp. Có trách nhiệm duyệt quyết toán công trình, kiểm soát, hướng dẫn việc ghi sổ sách hạch toán của các đội. Kiểm soát và kiến nghị với Giám đốc đình chỉ việc cho vay vốn đối với những đội không chấp hành đầy đủ quy chế. Kết hợp chặt chẽ với phòng kế hoạch kỹ thuật để nắm được tiến độ, khối lượng thi công từng công trình làm căn cứ cho việc vay vốn và thu hồi vốn. Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc theo dõi hạch toán chi tiêu, phân bổ các chi phí đúng và hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Báo cáo kịp thời, chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu chủ yếu nhằm phục vụ cho công tác quản lý. Theo dõi sát chứng từ hoá đơn hạch toán số thuế phải nộp của các đội, các chủ nhiệm công trình trên cơ sở dự toán và quyết toán khối lượng công trình, chịu trách nhiệm kiểm tra hướng dẫn các đội hoàn tất các thủ tục chứng từ hoá đơn hợp lệ, hợp pháp. Giải quyết kịp thời chế độ tiền lương, BHXH và các khoản chi phí tiền mặt trên cơ sở kiểm tra xem xét trước khi trình Giám đốc phê duyệt. Giải quyết vay vốn kịp thời cho các đội khi có nhu cầu và đã được lãnh đạo phê duyệt nhằm đảm bảo tiến độ thi công công trình, đồng thời hàng tháng theo dõi, phản ánh kịp thời những thông tin thông qua hệ thống tài chính, báo cáo kịp thời và chính xác số công nợ của các đội, của Xí nghiệp vào ngày 05 hàng tháng để phục vụ chỉ đạo điều hành của Giám đốc. Quan hệ giao dịch để vay vốn trực tiếp tại ngân hàng trên cơ sở Giám đốc công ty bảo lãnh, uỷ quyền mức vay của Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm hướng các đội, chủ nhiệm công trình, nhân viên nghiệp vụ trong việc mở sổ sách, theo dõi chi phí, quản lý chứng từ hoá đơn chi tiết của từng công trình nhằm mục đích sau khi kết thúc công trình bàn giao đưa vào sử dụng thì hoá đơn chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ tạo thuận lợi cho việc thanh quyết toán. 1.3.1.6. Chức năng, nhiệm vụ đội sản xuất. Xí nghiệp tổ chức 5 đội thi công. Tất cả các đội đều có nghĩa vụ và quyền lợi bình đẳng như nhau, chịu trách nhiệm quản lý vốn, tài sản của Xí nghiệp và đảm bảo vốn trong quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Đội sản xuất phải có đủ bộ máy giúp việc: Cán bộ kỹ thuật, nhân viên kinh tế từ trung cấp trở lên và số lượng công nhân có tay nghề tuỳ theo nhu cầu và quy mô công trình thi công. Trường hợp Đội sản xuất có nhiều công trình phải đăng ký bộ máy của công trình với Xí nghiệp vào kỳ nghiệm thu điểm dừng kỹ thuật lần thứ nhất (gồm cán bộ kỹ thuật, kế toán, thủ kho, bảo vệ và người được uỷ quyền điều hành khi đội trưởng đi vắng). Đội trưởng do Giám đốc đề nghị bổ nhiệm theo tiêu chuẩn và theo điều lệ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp. Đội trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt: Tổ chức quản lý tốt ở đơn vị để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo đời sống và mọi quyền lợi cho người lao động. Đội trưởng phải thực hiện quy định trả lương cho cán bộ công nhân viên do đội quản lý theo đúng kỳ hạn. Các đội trưởng, chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định của Nhà nước dưới sự chỉ đạo, đôn đốc trợ giúp của phòng Tài chính kế toán. Đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng, kỹ thuật công trình và an toàn lao động, quản lý thiết bị trong quá trình thi công. Các đội chịu sự chỉ đạo chuyên môn của các phòng quản lý chức năng trong Xí nghiệp như: Đăng ký hồ sơ dự thầu, học tập an toàn lao động, chế độ chứng từ hoá đơn,... Được phép vay vốn thi công các công trình theo hạn mức tiền vay, vốn được sử dụng đúng mục đích. Đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình phải chịu trách nhiệm vật chất trước Giám đốc Xí nghiệp và cơ quan pháp luật về số tiền đã vay để sử dụng cho công trình. Căn cứ vào hợp đồng giao khoán nội bộ giữa Xí nghiệp và các đội trực thuộc, quy chế của Xí nghiệp đội trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp và cơ quan pháp luật Nhà nước phần giá trị được giao khoán, tổ chức quản lý, hạch toán giá thành, cân đối nguồn thu chi, đảm bảo nguyên tài chính và có hiệu quả. 1.3.2. Các chính sách chủ yếu áp dụng. 1.3.2.1. Chính sách quản lý: * Quản lý tài sản: Tất cả các công trình thi công, các đội đều trang bị đầy đủ các loại thiết bị cần thiết phục vụ cho thi công nhằm tăng năng suất lao động, bảo đảm an toàn và tăng uy tín của Doanh nghiệp. Các trang thiết bị máy móc đưa vào hoạt động đều phải có chứng chỉ kiểm định an toàn theo đúng quy định thì mới được phép đưa và sử dụng. Người vận hành thiết bị máy móc ở đội thi công phải có chứng chỉ tay nghề qua đào tạo mới được bố trí quản lý và vận hành trong quá trình thi công xây lắp. Xí nghiệp nghiêm cấm các đội, chủ nhiệm công trình sử dụng, vận hành thiết bị thi công khi không có chứng chỉ đào tạo. Xí nghiệp được quyền cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài Xí nghiệp thuê tài sản, công cụ, dụng cụ thi công để tăng thêm thu nhập và thu hồi vốn đầu tư.Việc cho thuê phải theo đúng thủ tục, nguyên tắc và theo dõi, giám sát việc giao nhận tránh để thất thoát tài sản mà không xác định được đối tượng đền bù. Không ai được tự ý cho các đơn vị ngoài thuê khi không có sự đồng ý của Giám đốc Xí nghiệp. Khi cho các đơn vị khác thuê, khi làm mất phải đền bằng hiện vật, Xí nghiệp không thu tiền đền bù do làm mất côppha, thiết bị. Khi trả thiết bị, các đơn vị thuê phải vệ sinh, nếu hỏng phải sửa chữa trở về nguyên trạng và được cán bộ quản lý có trách nhiệm nghiệm thu tại Xí nghiệp. Hàng năm căn cứ vào nhu cầu và hiệu quả SXKD, Phòng Kế hoạch kỹ thuật Xí nghiệp lập kế hoạch mua sắm trình Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt. Các đội xây dựng có quyền tự mua sắm tài sản căn cứ vào nhu cầu của đội. Đội trưởng lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị phục vụ thi công báo cáo Giám đốc Xí nghiệp duyệt mua sắm và phải làm đúng thủ tục mua sắm. Đội có trách nhiệm quản lý số tài sản do đội tự mua sắm và được trích khấu hao vào chi phí sản xuất trong kỳ theo tỷ lệ đăng ký hàng năm đã được Giám đốc Xí nghiệp duyệt. Những tài sản lạc hậu về kỹ thuật cần thanh lý, Xí nghiệp thành lập Hội đồng định giá do Giám đốc Xí nghiệp làm Chủ tịch, các thành viên khác do Giám đốc quyết định. Khi có tổn thất về tài sản, nếu do nguyên nhân chủ quan thì tập thể, cá nhân nào gây ra thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Mức bồi thường do Hội đồng định giá tài sản quyết định. Nếu do nguyên nhân khách quan gây hậu quả nghiêm trọng không thể khắc phục được thì Giám đốc Xí nghiệp lập phương án xử lý: + Hạch toán vào chi phí bất thường nếu giá trị nhỏ + Lập kế hoạch bù đắp dần vào năm sau nếu giá trị lớn * Quản lý lao động: Mọi trường hợp sử dụng lao động trong Xí nghiệp đều phải ký hợp đồng bằng văn bản giữa Giám đốc Xí nghiệp. Người lao động phải phải trong độ tuổi lao động, đủ sức khoẻ và có trình độ chuyên môn phù hợp. Đối với lao động giản đơn làm việc tại các đội, Xí nghiệp tiến hành thuê khoán. Thoả thuận khoán việc phải thể hiện bằng văn bản với các nội dung cụ thể: Đối tượng công việc, thời gian thực hiện, tiền công, trách nhiệm hai bên thoả thuận. Để nâng cao trình độ tay nghề, Các CBCNV trong danh sách đều được Xí nghiệp động viên và tạo điều kiện học tập các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn. 1.3.2.2. Chính sách kinh tế tài chính: Đội trưởng phải căn cứ vào hợp đồng cụ thể và nhu cầu về vốn để lập kế hoạch vay vốn trình Giám đốc Xí nghiệp duyệt. Trước khi vay vốn phải làm đầy đủ mọi thủ tục xin vay vốn, theo dõi trả nợ gốc và lãi đúng kỳ hạn. Mức cho vay là 30% giá trị hợp đồng trừ đi số tiền bên A đã tạm ứng đảm bảo sử dụng vốn vay đúng mục đích và phải tương ứng với giá trị khối lượng thực hiện. * Điều kiện vay vốn: Trước khi xin vay các đội phải cung cấp cho Xí nghiệp đầy đủ các hồ sơ tài liệu có liên quan đến công trình gồm: Hợp đồng kinh tế. Hợp đồng giao khoán nội bộ. Dự toán thi công được duyệt. Biên bản giao nhận hàng. Hợp đồng mua bán hàng hoá. Đơn xin vay vốn do đội trưởng đề nghị hoặc người được đội trưởng uỷ quyền bằng văn bản hoặc quyết định uỷ quyền từ khi có quyết định phân công. Xác nhận của bộ phận theo dõi vật tư tại công trình. Biên bản đối chiếu công nợ đến thời điểm vay vốn nếu hoá đơn quá 3 tháng. Giải trình vay vốn: nội dung bao gồm: ü Đối với công trình còn dở dang yêu cầu giải trình: Giá trị sản lượng đã thực hiện có xác nhận của phòng kế hoạch kỹ thuật. Số tiền bên A đã thanh toán. Số tiền đã vay đến thời điểm xin vay. ü Đối với công trình đã hoàn thành bàn giao có quyết toán A-B đã đưa vào hạch toán doanh thu thì phải giải trình: Tổng số phải thu của bên A Tổng số tiền bên A đã chuyển trả Số tiền bên A còn nợ đến thời điểm vay vốn Tổng số tiền vay đội còn nợ Xí nghiệp đến thời điểm xin vay vốn. Nếu đội không thực hiện đầy đủ các thủ tục trên thì Xí nghiệp từ chối cho vay. Xí nghiệp đình chỉ việc cho vay trong các trường hợp: Phát hiện việc sử dụng vốn không đúng mục đích, đối tượng như đơn xin vay, không tích cực làm thủ tục thanh toán giai đoạn để thu hồi vốn của bên A hoặc tình hình SXKD có biểu hiện mất khả năng thanh toán. * Phương thức trả nợ vốn vay. Khi bên A chuyển tiền tạm ứng hay thanh toán khối lượng nếu đội không chủ động làm thủ tục trả nợ vay thì Xí nghiệp chủ động trích từ khoản tiền thu khối lượng của công trình để trừ nợ gốc và lãi vay vốn của đội. Các đội phải chủ động thu hồi vốn để trả nợ vay đúng hạn trường hợp do yếu tố khách quan mà đội chưa thu được vốn, có các khoản nợ chưa đến hạn mà chưa có tiền thì đội trưởng phải chủ động báo cáo Giám đốc bằng văn bản để Xí nghiệp có hướng giải quyết tránh tình trạng phải nộp lãi xuất quá hạn. Lãi suất tiền vay: Thực hiện lãi suất tiền vay do ngân hàng quy định theo từng thời điểm vay vốn và thu thêm 0,05%. Thời hạn trả lãi vay: đội phải trả lãi vay hàng tháng. Nếu trong tháng mà đội chưa trả lãi vay thì Xí nghiệp sẽ cộng vào tiền gốc để tính lãi cho tháng sau. II. BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4. 2.1. Bộ máy kế toán: Đặc điểm của Xí nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đồ sộ như đối với các đơn vị SXKD có quy mô lớn. Xuất phát từ đặc điểm trên, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được thiết kế gọn nhẹ với số lượng nhân sự tại Phòng Kế toán tài chính ít, gồm 5 người. Mỗi kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau. Hơn nữa, do cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp còn gồm các đội trực thuộc. Mỗi đội được Xí nghiệp giao khoán thực hiện các công trình xây dựng nên cần có kế toán đội theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ngay tại các đội. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Trưởng phòng Tài chính kế toán kiêm Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp, giá thành Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương Kế toán theo dõi công nợ, NVL Kế toán theo dõi TS kiêm thủ quỹ Kế toán tại các đội  2.1.1. Chức năng của kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc chịu sự quản lí của Công ty, do đó kế toán trưởng của Xí nghiệp ngoài chịu sư quản lí của Giám đốc Xí nghiệp còn chịu sự chỉ đạo của bộ phận Kế toán cấp trên. Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán tại Xí nghiệp, là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho Giám đốc Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp, lập kế hoạch tài chính và theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính, quản lý chỉ đạo phòng Tài chính Kế toán thực hiện hoàn thành nhiệm vụ của mình. Quản lý chỉ đạo các thành viên trong phòng thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công cho từng cá nhân và của phòng Tài chính Kế toán. Chịu trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra việc cung cấp số liệu, giải đáp thắc mắc, trực tiếp giải trình các vấn đề liên quan đến công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp với Giám đốc Xí nghiệp, với cơ quan tài chính cấp trên, chi cục thuế… Duy trì chế độ báo cáo định kỳ của các Đội, quản lý và báo cáo thống kê hàng tháng của Xí nghiệp, báo cáo khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý, cấp trên…Chỉ đạo tổng hợp báo cáo số liệu tài chính hàng quý, hàng năm, sơ bộ dự kiến hoàn thành kế hoạch năm, chuẩn bị công tác quyết toán hàng năm. Giải quyết kịp thời tài chính và các vấn đề liên quan phục vụ SXKD. 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của kế toán tổng hợp, chi phí và giá thành: Chịu trách nhiệm hướng dẫn các đội, chủ nhiệm công trình, nhân viên nghiệp vụ trong việc mở sổ sách, theo dõi chi phí, quản lý chứng từ hoá đơn chi tiết của từng công trình nhằm mục đích sau khi kết thúc công trình bàn giao đưa vào sử dụng thì hoá đơn chứng từ phải được hợp pháp và hợp lệ tạo thuận lợi cho việc thanh quyết toán. Thường xuyên cập nhật, đối chiếu tổng hợp kiểm tra số liệu trên báo cáo của các đơn vị hàng tháng. Tổng hợp số liệu hàng tuần, tháng phục vụ quản trị doanh nghiệp theo yêu cầu của Ban lãnh đạo công ty. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ chi phí trong thi công xây lắp cũng như chi phí quản lý tại Xí nghiệp, làm cơ sở cho việc ghi chép, theo dõi và tập hợp chi phí. Kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ hoá đơn mà kế toán đội chuyển lên sẽ tiến hành, tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh cho từng công trình, làm căn cứ cho ban lãnh đạo công ty ra các quyết định quản lý. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng các công trình, kiểm tra và lưu trữ các văn bản pháp lý từng công trình, hợp đồng nội bộ, hợp đồng A-B. Nghiệm thu thanh toán giai đoạn, bàn giao quyết toán công trình, hỗ trợ hoàn công, thanh lý hợp đồng A-B, xác nhận hết bảo hành công trình. Theo dõi trên máy tính các sổ chi tiết các tài khoản tổng hợp và cung cấp báo cáo tình hình kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và báo cáo đầu kỳ tháng, quý và các báo cáo khác theo yêu cầu Giám đốc và kế toán trưởng. 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương: Theo dõi, cập nhật thường xuyên quá trình luân chuyển tiền mặt cũng như tiền gửi tại Ngân hàng. Đồng thời đối chiếu, kiểm tra kịp thời với thủ quỹ. Thường xuyên giao dịch với ngân hàng nắm bắt kịp thời các quy định thông tin mới thực hiện các công việc liên quan như: bảo lãnh, kiểm tra, chuẩn bị các thủ tục giấy tờ cần thiết liên quan đến từng công việc, thông tin về tài chính phục vụ cho công tác đấu thầu. Chịu trách nhiệm tính, theo dõi tiền lương, các khoản trích theo lương căn cứ vào chứng từ mà các đội nộp để phân bổ vào chi phí trong kỳ. 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ kế toán theo dõi công nợ, nguyên vật liệu: Trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm tra và hướng dẫn hồ sơ vay vốn của các đội sản xuất, hoàn thiện hồ sơ giải trình ngân hàng đến khi hoàn thành các khoản vay, các loại bảo hành. Theo dõi tiền vay của các đội, tính và đề nghị thu lãi vay các công trình, theo dõi phần thu nộp nghĩa vụ của các đội, thanh lý hợp đồng nội bộ cho các công trình hoàn thành. Kiểm tra, đối chiếu xác nhận nợ đối với các đội, cá nhân trong Xí nghiệp hàng tháng hoặc trước các đợt chi tiền. Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước. Cuối kỳ lập các báo cáo liên quan theo dõi các khoản công nợ. Cập nhật theo dõi bảng tổng hợp tình hình đăng ký, kê khai, thực hiện nộp thuế GTGT, tình hình viết hoá đơn GTGT các công trình tại Hà Nội và ngoại tỉnh. Kiểm tra kê khai thuế GTGT các đơn vị, lập biểu kê khai thuế hàng tháng của Xí nghiệp, vào biểu tổng hợp kê khai nộp thuế toàn Xí nghiệp. Đối chiếu thường xuyên, hàng tháng với cán bộ phòng máy và cán bộ kiểm tra thuế của Cục thuế Hà Nội để báo cáo giải quyết những vướng mắc. Chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi chi tiết đăng ký kê khai thuế của các đội trong toàn Xí nghiệp, kiểm tra đề nghị nộp thuế GTGT của các công trình ngoại tỉnh. Theo dõi tình hình xuất, nhập vật tư trong Xí nghiệp, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập vật tư, tính giá trị xuất kho và tồn kho vật tư. Kiểm tra, đối chiếu thẻ kho, sổ chi tiết vật tư hàng hoá, khối lượng mua bán của từng loại vật tư hàng hoá. 2.1.5. Chức năng nhiệm vụ của kế toán theo dõi TSCĐ kiêm thủ quỹ. Quản lý séc tiền mặt, giữ két tiền mặt, cập nhật sổ quỹ tiền mặt, sổ vay ngân hàng, sổ ký quỹ bảo lãnh, rút số dư hàng ngày để phục vụ báo cáo nhanh cho lãnh đạo điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao. Đảm bảo việc chi tiền phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ trong toàn Xí nghiệp. Hàng năm, căn cứ vào thực trạng của tài sản lập bảng đăng ký khấu hao trình Giám đốc ký duyệt, trên cơ sở đó làm căn cứ trích khấu hao vào chi phí. 2.1.6. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán đội tại Đội trong quá trình thi công xây lắp công trình. Kế toán tại các đội làm nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ phát sinh ban đầu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các đội xây lắp. Các chứng từ được thu thập, tập hợp và sắp xếp theo từng công trình, hạng mục công trình mà đội thực hiện. Định kỳ, kế toán của từng đội sẽ chuyển các chứng từ đã được sắp xếp lên phòng kế toán Xí nghiệp. Hàng tháng nộp kê khai thuế GTGT đầu vào để Xí nghiệp tập hợp nộp cơ quan thuế. Hàng quý, Kế toán đội nộp Báo cáo giải trình chi phí liên quan đến hoạt động SXKD của Đội có đầy đủ chứng từ gốc kêm theo. 2.2. Liên hệ tổ chức bộ máy kế toán với bộ máy quản lý chung tại đơn vị. Bộ máy kế toán có mối quan hệ tương hỗ chặt chẽ với các bộ phận khác trong bộ máy quản lý của Xí nghiệp. Từ những số liệu của các phòng ban khác trong bộ máy quản lý như số lao động, số liệu kĩ thuật xây dựng công trình, ... kế toán tiến hành tập hợp và xử lý các thông tin tài chính liên quan để lên các báo cáo. Ngược lại, kế toán cung cấp những thông tin tài chính, tham mưu cho Ban Giám đốc và các bộ phận khác trong việc lập kế hoạch SXKD cũng như công tác tổ chức quản lý. 2.3. Tổ chức công tác kế toán. * Chế độ kế toán áp dụng: Xí nghiệp Xây dựng số 4 áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. * Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. * Kỳ kế toán: Quý. * Cơ sở hạch toán: Báo cáo tài chính được lập bằng Đồng Việt Nam theo phương pháp giá gốc. * Các chính sách kế toán áp dụng: - Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận và lập báo cáo theo đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam và phù hợp với Chuẩn mực kế toán số 24 “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. - Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, chi phí được áp dụng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Các nghiệp vụ khác bằng ngoại tệ được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được phản ánh vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tiền và công nợ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng co Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày lập Báo cáo tài chính. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị hàng tồn kho bao gồm giá mua cộng với chi phí vận chuyển, chi phí thu mua...Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá thực tế cho từng loại sản phẩm theo từng đợt mua (giá thực tế đích danh). - Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay và chi phí khác Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí SXKD trong kỳ phát sinh, trừ khi được vốn hoá theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 16 “Chi phí đi vay”. Chi phí trả trước được vốn hoá để phân bổ dần vào chi phí SXKD, bao gồm chi phí cho mua sắm dụng cụ, thiết bị quản lý, chi phí cho các dự án. Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ và khấu hao TSCĐ: TSCĐ của Xí nghiệp được hạch toán theo 3 chỉ tiêu: nguyên giá, khấu hao luỹ kế, và GTCL. Nguyên giá của TSCĐ được xác định là toàn bộ chi phí mà đơn vị đã bỏ ra để có được tài sản đó tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo thời gian sử dụng ước tính, theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Thời gian khấu hao được tính theo khung thời gian khấu hao theo quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính, cụ thể như sau: Bảng 2.1. Khung thời gian khấu hao TSCĐ. STT Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (năm) 1 Nhà cửa, vật kiến trúc 6 – 50 2 Máy móc thiết bị 5 - 15 3 Phương tiện vận tải 10 4 Thiết bị, dụng cụ quản lý 3 - 5 - Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Những khoản chi phí chưa chi nhưng được tính để ghi nhận vào chi phí SXKD trong kỳ, bao gồm: lãi tiền vay vốn huy động được tính trên số tiền dư cho vay và lãi suất huy động tại thời điểm của từng đối tượng. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả Các khoản dự phòng phải trả đã ghi nhận thoả mãn các điều kiện quy định trong Chuẩn mực kế toán số 18 “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”. Các khoản dự phòng phải trả được lập thêm (hoặc hoàn nhập) theo số chêch lệch lớn hơn (hoặc nhỏ hơn) giữa số dự phòng phải trả đã lập năm trước chưa sử dụng ghi trên sổ kế toán. Bảo hành công trình xây lắp được lập cho từng công trình xây lắp và được lập vào cuối kì kế toán. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu của các hợp đồng xây dựng được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được, tức là doanh thu được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận trong kỳ được phản ánh trên hoá đơn đã lập. Kết quả thực hiện hợp đồng được ước tính đáng tin cậy theo phương pháp đánh giá phần công việc đã hoàn thành. Các nghĩa vụ về thuế: Xí nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí thuế TNDN hiện hành được xác đinh trên cơ sở thu nhập chịu thuế, t