Báo cáo thực tập thực tế tại bảo hiểm xã hội tỉnh Trà Vinh

đơn vị BHXH, gồm: - Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QD_BTC; - Chứng từ kế toán đặc thù ban hành theo Quyết định này; - Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản vi phạm pháp luật khác . 2.2.3. Lập chứng từ kế toán: - Mọi nghiệp vụ kinh tế chính liên quan đến hoạt động của đơn vị BHXH đều phải lập chứng từ kế toán .Chúng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ phát sinh; - Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Chữ viết trên chứng từi phải rõ ràng, không tảy xóa không viết tắt; - Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền bằng số; -Chứng từ kế toán phải lập đầy đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lí cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phái có định khoản kế toán. 2.2.4. Ký chứng từ kế toán: Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chứng từ điện tử đi kèm theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bút đỏ hoặc dấu khác sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ ké toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ kí trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải với chữ ký đã đăng ký theo qui định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó. Chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được đơn vị thủ trưởng ủy quyền), của kế toán trưởng ( hoặc người được ủy quyền ) và đóng dấu trên chứng từ phải phù hợp với mẩu dấu và chữ ký còn giá trị đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng .Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trên mẫu đăng ký. Kế toán trưởng ( hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền không được “ ký thừa ủy quyền” của thủ trưởng đơn vị. Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác . Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ an toàn tài sản. 2.2.5. Trình tự luân chuyển và kiểm tra kế toán: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lí chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẩu chứng từ (nếu có); - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán ; - Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán . Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán : - Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép tên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 2.2.6. Một số mẫu chứng từ kế toán: xem phụ lục 1 2.3. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN: 2. 3.1.Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh và theo trình tự thời gian .Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống quá trình thu và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT tình hình về tài sản và sử dụng tài sản, tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị BHXH . Hệ thống tài khoản của đơn vị BHXH được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào nội dung và bản chất hoạt động của đơn vị BHXH có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa hệ thống tài khoản kế toán đơn vị hành chính nhằm: + Đáp ứng đầy dủ các yêu cầu, quản lý kiểm soát chi các quỹ BHXH BHYT; + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị BHXH , phù hợp với mô hình và tính chất hoạt động ; + Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng phương tiện tính toán thủ công ( hoặc bằng máy vi tính) và thõa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lí nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán của BHXH gồm các tài khoản trong bản cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán . Các tài khoản trong bảng kế toán tài khoản phản ánh tài khoản tòan bộ nghiệp vu kinh tế phát sinh theo các đối tựng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài khoản và quá trình sử dụng tài khoản tại đơn vị BHXH. Nguyên tắc ghi sổ tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo nguyên tắc “ghi kép “nghĩa là khi ghi vào bên nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại. Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ …),những chi tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản nhưng cầ theo dõi để phục vụ theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như:giá tri công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại,… Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn’ nghĩa là khi ghi vào một bên một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của cac tài khoản khác. 2.3.2.Phân loại hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị BHXH do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loai, từ loại 1 đến 6 là các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và loai 0 là các tài khoản bảng cân đối tài khoản. - Tài khoản cấp 1 gồm 3 số thập phân; - Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ thập phân (3 chữ số thể hiện tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thẻ hiện tài khoản cấp 2); - Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân(3 chữ số đầu thể hiện tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện tài khoản cấp 3); - Tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. 2.4. HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN: 2.4.1.Sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian có liên quan đến vấn đề của BHXH. Ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của mình BHXH TV còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lí cấp trên và cơ quan cùng cấp. 2.4.2. Các loại sổ kế toán: Sổ kế toán gồm : sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết . BHXH Tỉnh Trà Vinh phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng quy định của hình thức sổ kế toán Nhật ký –Sổ cái về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép với từng mẫu sổ kế toán theo quy định. 2.4.3.Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán: Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng và đầy đủ theo nội dung của sổ. Thông tin số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực đúng với chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.Thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước phải kế tiếp thông tin , số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề.Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khóa sổ. 2.4.4. Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải được mở đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán . 2.4.4.1. Trước khi mở số kế toán bằng tay để sử dụng , phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau: - Đối với sổ kế toán đóng thành quyển : + Ngoài bìa phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng năm khóa sổ, họ tên và chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày tháng năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. + Các trang sổ kế toán phải đánh từng trang từ (01) đến hết số trang …và giữa những trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán . + Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp. - Đối với số tờ rời : +Đầu mỏi số tờ rời phải ghi tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán. + Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được thủ trưởng đơn vị ký xác nhận đóng dấu và ghi sổ Đăng ký sử dụng số tờ rời. + Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải bảo đảm an toàn và dễ tìm. 2.4.4.2. Mở sổ kế toán: Đầu năm phải mở sổ kế toán cho nưm ngân sách mới để tiếp tục nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế ,tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 1/1. - Đối với sổ kế toán tổng hợp : Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên sổ Nhật ký –Sổ cái của năm cũ sang sổ Nhật ký –Sổ cái của năm mới . - Đối với sổ kế toán chi tiết: + Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm ,cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới .Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ chi tiết mới. + Đối với các sổ có liên quan đến thu, chi ngân sách:Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt. 2.4.5. Khóa sổ kế toán: 2.4.5.1.Cuối kỳ kế toán: trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khóa sổ kế toán .Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật . Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh. bên Nơ,bên Có và số dư đầu kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho. 2.4.5.2.Trình tự khóa sổ kế toán: Bước 1: Kiểm tra , đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán -Cuối kỳ kế toán sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liêu đã ghi vào sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa các số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên sổ cái và các sổ chi tiết . -Từ các sổ thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ . -Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả tài khoản trên Nhật ký-Sổ cái đảm bảo số liệu khớp đúng và tổng cộng ở cột phát sinh trên Nhật ký –Sổ cái. Sau đó tiến hành đối chiếu giữa các số liệu trên sổ cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số liệu cho đến khi khớp đúng. Bước2: Khóa sổ -Khi khóa sổ đường ngang phải kẽ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi”Cộng số phát sinh trong tháng”phía dưới dòng đã kẻ; -Ghi tiếp dòng”Số dư cuối kỳ”(tháng, quý, năm); -Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kê của các tháng trước ‘từ đầu quý; -Sau đó ghi tiếp dòng”Tổng cộng số phát sinh lũy kế đầu năm “; * Dòng “ Số dư cuối kỳ “ tính như sau: Số dư nợ = Số dư nợ + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có Cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ Số dư Có = Số dư Có + Số phát sinh Có - Số phát sinh Nợ Cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ Sau khi tính được số dư của từng tài khoản nào dư Nợ thì ghi bên cột Nợ , tài khoản nào dư có thì ghi bên Có . - Cuối kỳ kẻ hai đường liền kề nhau kết thúc việc khóa sổ. - Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ , phát sinh Có và cột “Số dư” thì số liệu ghi vào dòng ”Số dư cuối kỳ của cột ”. Sau khi khóa sổ kế toán , ngưới ghi sổ phải ký dưới hai đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận .Sau đó trình thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính hợp pháp của số liệu khóa sổ kế toán. 2.5. Hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái: 2.5.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký-Sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký-Sổ cái là các nghiệp vụ kinhtế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký –Sổ cái và trong một quấ trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào Nhật ký –Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bẳng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. 2.5.2. Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký –Sổ cái : Hình thức kế toán Nhật ký –Sổ cái gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký –Sổ cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 2.5.3. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký –Sổ cái: - Hằng ngày kế toán phải căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra ,xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký –Sổ cái.Số liệu của mỗi chứng từ kế toán được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ cái. - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan - Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký-Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột phát sinh ở phần Nhật ký và ở các cộ Nợ cột Có của từng tài khoản ở phần Nhật ký-Sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh trong tháng trước và số phát sinh trong tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký-Sổ cái. Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật ký –Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng dư có của các tài khoản - Số liệu trên “Bảng Nhật ký –Sổ cái”, trên sổ ,thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết “ sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dung lập bảng báo cáo tài chính khác. trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký-Sổ cái, được thể hiện theo sơ đồ 01. Sơ đồ 2.5:TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨ NHẬT KÝ –SỔ CÁI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬT KÝ SỔ CÁI BÁOCÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Điều chỉnh số liệu cuối tháng. 2.5. Hệ thống báo cáo tài chính: 2.5.1. Mục đích của việc báo cáo tài chính: - Báo cáo tài chính dùng để tổng hợp tình hình về tài sản , tiếp nhận và sử dụng kinh phí nhân sách của nhà nước; tình hình thu chi BHXH trong kỳ quyết toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị. - Báo cáo tài chính phải lập đúng theo mẫu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định , phải lập đúng kỳ hạn và đầy đủ báo cáo đến từng nơi nhận báo cáo. - Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu kế hoạch năm tài chính và Mục lục ngân sach nhà nước đảm bảo cá thể so sánh được giữa số thực hiện với số kế hoạch và giữa các kỳ kế toán với nhau. Trường hợp lập báo cáo tài chính có nội dung và phương pháp trình bày khác với chỉ tiêu trong kế hoạch hoặc khác với áo cáo tài chính kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo tài chính . - Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị BHXH , tạo điều kiện cho việc tổng hợp, kiểm tra, đánh giá tình hình thu, chi BHXH của cấp trên và cơ quản lý nhà nước. - Số liệu trên áo cáo tài chính phải chính xác, trung thực, khách quan và phải được tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán. 2.5.2. Trách nhiệm của đơn vị trong việc nộp Báo cáo tài chính : 2.5.2.1. Trách nhiệm của cơ quan BHXH: Các đơn vị BHXH tổ chức bộ máy kế toán theo quy định tại điều 48 Nghị định 128/2004/ND-CP ngày 31/5/20004, các đơn vị kế toán cấp I, cấp II gọi là đơn vị kế toán cấp trên, các đơn vị kế toán cấp III gọi là đơn vị kế toán cấp dưới. Danh mục, mẩu và phương pháp lập báo cáo tài chính quý, năm của đơn vị kế toán trực thuộc do đơn vị cấp I quy định. Các đơn vi có trách nhiệm lập nộp báo cáo tài chính và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách như sau: - Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê đồng cấp, KBNN nơi đơn vị giao dịch để kiểm tra, đối chính, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến hoạt động đơn vị. - Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập báo cáo tổng hợp từ báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc. 2.5.2.2. Trách nhiệm của cơ quan tài chính, kho bạc, nhà nước: Các đơn vị tài chính, kho bạc nhà nước và các đơn vị khác có liên quan, có trách nhiệm phối hợp trong việc kiểm tra, đối chiếu điều chỉnh cung cấp, khai thác số liêu về kinh phí, quản lý sử dụng tài sản và các hoạt động khác có liên quan đến tình hình hoạt dộng của đơn vị BHXH. CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI BHXH TỈNH TV 3.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG VIỆC TẠI ĐƠN VỊ: 3.1.1. Giới thiệu khái quát về phòng kế hoạch tài chính: 3.3.1.1. Chức năng: Phòng kế hoạch tài chính được Giám Đốc Bảo Hiểm Xã Hội phân công thực hiện nhiệm vụ tổng hợp nghiệp vụ kế toán thu-chi phát sinh tại đơn vi và tổng hợp quyết toán số liệu tại Bảo Hiểm Xã Hội các Huyện, Thị xã đồng thời báo cáo về Bảo Hiểm xã Hội Việt Nam theo định kỳ hàng quý . Chế độ kế toán ngành Bảo Hiểm Xã Hội thực hiện thống nhất từ Trung Ương đến địa phương theo Quyết định số 51/QĐ/BTC ngày 22Tháng 06 năm 2007. Là hình thức nhật ký - sổ cái, chế độ báo cáo định kỳ hàng quý, do đó hàng tháng kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để làm cơ sở hoạch toán vào sổ nhật ký - sổ cái, vào sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết quan lý bộ máy ,sổ chi tiết các đối tượng,…Cuối quý kế toán thực hiện quyết đoán thẩm định số liệu phát sinh tại Bảo Hiểm Xã Hội các Huyện, Thị xã đồng thời tổng hợp số liệu phát sinh tại văn phòng Bảo Hiểm Xã Hội Tỉnh để báo cáo về Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam theo đúng biểu mẫu báo cáo mà Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam quy định . Phòng kế hoạch tài chính hiện có 7 người : Đồng chí Trưởng phòng phụ trách chung; 01 người phụ trách kế toán tổng hợp; 01 người phụ trách kế toán chi các chế độ Bảo Hiểm Xã Hội; 01 người phụ trách kế toán thanh toán và 01 thủ quỹ . 3.1.1.2. Nhiệm vụ : - Thu thập, xử lí thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. - Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghiệp vụ thu, nộp, thanh toán. - Kiểm tra việc quản lí sử dụng tài sản và nguồn kinh phí hình thành tài sản. - Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. - Phân tích thông tin, số liệu kế toán. Tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quy định kinh tế, tài chính của đơn vị. - Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. 3.1.1.3. Ý nghĩa của việc phân tích tài chính: - Việc tổ chức kế toán sẽ giúp cho đơn vị thấy rõ hoạt động tài chính, xác định đầy đủ và chính xác các nguyên nhân ảnh hưởng để từ đó có những giải pháp hữu hiệu nhằm ổn định tình hình tài chính; - Hoạt động tài chính là nội dung chủ yếu của đơn vị, báo cáo tài chính phản ánh kết quả và tình hình hoạt động thu, chi bằng các chỉ tiêu kinh tế. Nhưng báo cáo này do kế toán làm định kỳ, nhằm mục đích cung cấp thông tin về kết quả và tình hình tài chính đơn vị. Do đó các hoạt động của đơn vị đều ảnh hưởng đến tài chính của đơn vị. Ngược lại, tình hình tài chính tốt hay xấu đều có tác động thúc đẩy hoặc kìềm hãm đối với đơn vị; - Vì vậy tổ chức kế toán là mối quan tâm của ban giám đốc và phòng kế hoạch tài chính Bảo Hiểm Xã Hội Tỉnh Trà Vinh. qua tổ chức kế toán mới nắm được tình hình tài chính, mới đánh giá đầy đủ, chính xác tình hình phân phối, sử dụng và quản lý kinh phí, hơn thế nữa việc tổ chức kế toán của đơn vị là giúp cho đơn vị ra quyết định tài chính cũng như việc thu, chi hiệu quả hơn. Tóm lại, tổ chức kế toán là công cụ không thể thiếu nhằm phục vụ cho công tác tài chính của đơn vị: đánh giá tình hình thực hiện các chế độ chính sách về tài chính của nhà nước nói chung của hệ thống Bảo Hiểm Xã Hội nói riêng. 3.1.2. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng: Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký Sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái là các nghiệp kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là nhật ký sổ cái và trong cùng một qúa trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký-Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ goác cùng lọai; Hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ Nhật ký-Sổ cái; Các sổ kế toán chi tiết. 3.1.3. Đối tượng kế toán được áp dụng tại đơn vị: 3.1.3.1. Đối tượng kế toán thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) bắt buộc: Đối tượng kế toán thu BHXH, BHYT bắt buộc là phạm vi; giới hạn nhất định để tập hợp những khoản thu, để xác định đối tượng tập hợp, các khoản thu BHXH, BHYT bắt buộc thường dựa vào những căn cứ như: đối tượng, phạm vi, loại hình, đặc điểm… Đối tượng áp dụng: Người lao động đồng thời tham gia BHXH, BHYT là công dân Việt Nam gồm: CBCCVC theo quy định của pháp luật về CBCC; người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên và hợp đồng không xác định thời hạn theo quy định của pháp luật về lao động. Người lao động chỉ tham gia BHXH là công dân Việt Nam: Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; Sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, Sĩ quan, hạ sĩ quanchuyên môn kỷ thuật công an nhân dân….; Người lao động đã tham gia BHXH bắt buộc chưa nhận trợ cấp BHXH 1 lần trước khi đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài theo quy định của pháp luật. Mức đóng BHXH hàng tháng bằng 20% mức tiền luơng tiền công tháng, trong đó người lao động đóng 5%; Người sử dụng lao động đóng 15% Mức đóng BHYT hàng tháng bằng 3% mức tiền luơng tiền công tháng, trong đó người lao động đóng 1%; Người sử dụng lao động đóng 2%. Căn cứ đóng BHXH, BHYT: * Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà Nước quy định: Tiền lương tiền công tháng đóng BHXH là tiền lương theo ngạch bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, vượt khung (nếu có), tính theo mức lương tối thiểu chung tại thời điểm. * Người lao động đóng BHXH, BHYT theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động thì mức tiền lương tiền công đóng BHXH, BHYT là tiền lương tiền công ghi trong hợp đồng, nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng. * Người lao động có tiền lương tiền công ghi trong hợp đồng lao động bằng ngoại tệ thì tiền lương tiền công tháng đóng BHXH, BHYT được tính bằng đồng Việt Nam, được chuyển đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ gía giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm ngày 02 tháng 01 cho 6 tháng đầu năm và ngày 01 tháng 7 cho 6 tháng cuối năm. 3.1.3.2. Đối tượng kế toán thu BHYT tự nguyện: Mọi công dân Việt Nam (trừ những người đã tham gia BHYT bắt buộc và trẻ em dưới 6 tuổi) đều được tham gia BHYT tự nguyện. Mức đóng BHYT tự nguyện được xác định theo khu vực thành thị và nông thôn: * Khu vực thành thị: gồm các phường thuộc thành phố, thị xã và các thị trấn. * Khục vực nông thôn: gồm các vùng còn lại. Mức đóng cụ thể như sau: * Đối với học sinh, sinh viên đang theo học tại các cơ sở giáo dục, đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân (gọi chung là trường học), có tên trong danh sách học sinh, sinh viên và tham gia BHYT tại trường học: - Khu vực thành thị: 120.000 đồng/ người/ năm. - Khu vực nông thôn: 100.000 đồng/ người/ năm. Địa bàn nơi trường học đóng trụ sở tại thành thị, hay nông thôn, là căn cứ để xác định mức đóng BHYT của học sinh sinh viên đang theo học tại trường đó. * Đối tượng nhân dân: Mức đóng như sau: - Khu vực thành thị: 320.000 đồng/ người/ năm. - Khu vực nông thôn: 240.000 đồng/ người/ năm. Đối tượng nhân dân tham gia BHYT tự nguyện cư trú tại địa bàn khu vực thành thị thì áp dụng mức đóng phí BHYT tự