Báo cáo thực tập Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty may Phố Hiến

cồng kềnh. Công ty phải từng bước giảm bớt lực lượng lao động gián tiếp, những cán bộ công nhân viên được đào tạo nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng được yêu cầu sản xuất trong tình hình hiện nay, đồng thời các phòng ban nghiệp vụ đang đi vào hoạt động có hiệu quả. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, kiểu tổ chức này rất phù hợp với Công ty trong tình hình hiện nay, nó gắn liền cán bộ công nhân viên của Công ty với chức năng và nhiệm vụ của họ cũng như có trách nhiệm đối với Công ty. Đồng thời các mệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báo tổng hợp cũng được chuyển từ lãnh đạo Công ty đến cấp cuối cùng. Tuy nhiên nó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Về phía quản lý cấp trên của Công ty: Hội đồng quản trị: + Đứng đầu là chủ tịch HĐQT + Phó chủ tịch HĐQT. + Các thành viên trong HĐQT. Về phía công ty: -Giám đốc Công ty: Là người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và HĐQT về toàn bộ hoạt động của Công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của chủ sở hữu, chịu trách nhiệm về kinh tế , đối nội, đối ngoại quyết định các vấn đề hàng ngày của công ty, phê duyệt kế hoạch, chế độ, phát lệ của công ty cũng như thực hiện các biện pháp quản lý nhân sự tại công ty, giám đốc công ty có quyền bổ nhiệm các trưởng phó phòng của công ty. - Phó giám đốc : Có chức năng điều hành, quản lý toàn bộ hệ thống các tổ sản xuất, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về số lượng, chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và tiến độ giao hàng. - Các phòng chức năng bao gồm: + Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm giúp giám đốc xây dựng các nội quy, quy chế hạch toán tiền lương, ngày, giờ, công lao động của Công ty, lập phương pháp đánh giá thực hiện các chỉ tiêu hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty, tham mưu cho Giám đốc về các chế độ khuyến khích vật chất, tiền lương, tiền thưởng. + Phòng Tài chính - Kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác Tài chính- Kế toán của Công ty, ghi chép , phản ánh, giám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cả về mặt hiện vật và giá trị, đánh giá kết quả hoạt động của Công ty, cung cấp thông tin và tham mưu cho Giám đốc trong việc ra các quyết định về hoạt động kinh tế - tài chính. + Phòng Kế hoạch - Xuất Nhập Khẩu: Trực tiếp tham gia mua bán các loại máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dưới sự điều hành của Giám đốc, hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trong và ngoài nước. Quản lý công tác xuất nhập khẩu, dịch các tài liệu kỹ thuật, cân đối nguyên phụ liệu theo tài liệu của khách hàng gửi về, thương mại phục vụ cho hoạt động sản xuất và chịu trách nhiệm đôn đốc sản xuất để kịp thời giao hàng theo đúng tiến độ đã ký với khách hàng. + Phòng Kỹ thuật : Có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động liên quan đến công nghệ may, nghiên cứu định lượng thời gian, định mức các loại chi phí.... và chịu trách nhiệm về toàn bộ các yếu tố kỹ thuật phục vụ cho quá trình sản xuất. + Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm , phát hiện sản phẩm hỏng, sản phẩm mắc lỗi trước khi đi vào nhập kho hay xuất cho khách hàng, có quyền chỉ thị cho cán bộ kiểm hàng từ chối nhận hàng khi chất lượng hàng nhập không đảm bảo. + Phòng Y Tế: Có nhiệm vụ trực tiếp chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên Công ty. + Phân xưởng: Có Quản đốc phân xưởng trực tiếp điều hành sản xuất ở từng tổ. Ngoài ra để giúp việc cho quản đốc còn có các tổ trưởng sản xuất, nhân viên thống kê, nhân viên báo sổ. Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty May phố hiến Hội đồng quản trị Cty may Phố Hiến Ban giám đốc công ty Giám đốc C.ty chỉ đạo chung Phó giám đốc phụ trách SX, kỹ thuật Phòng TCHC Phòng TC - Kế toán Phòng Y tế Phòng XNK Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phân xưởng Tổ 1 Tổ 2 Tổ3 Tổ4 Tổ5 Tổ6 Tổ7 Tổ8 Tổ9 Tổ cắt Với mô hình quản lý trực tuyến chức năng, các chức năng trong công ty được chuyên môn hoá cao. Mỗi phòng ban có nhiệm vụ riêng nhưng không rời rạc mà liên kết thành một hệ thống không thể tách rời. Những quyết định ở các phòng ban chỉ có hiệu lực khi đã thông qua giám đốc, phó giám đốc hoặc được uỷ quyền. Trong bộ máy quản lý trên, nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để thích ứng cao hơn với cơ chế thị trường và để phù hợp với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật công ty đã luôn cố gắng để hoàn thiện cơ cấu lao động của mình như: - Tinh gỉam lao động, xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả - Phân công lao động hợp lý đúng người đúng việc. - Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên như: Nhân viên văn phòng không dưới trình độ Trung cấp; Công nhân trực tiếp sản xuất phải có tay nghề trình độ nhất định và say mê công việc; Nhân viên kỹ thuật phải có tay mghề cao được đào tạo từ những trường CĐ, ĐH có chất lượng. - Tuyển dụng khi thật cần thiết, tránh tình trạng thân quen kém chất lượng vì điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc. - Thường xuyên bồi dưỡng, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân để họ nắm bắt kịp thời tình hình phát triển của khoa học kỹ thuật. - Xây dựng tác phong công nghiệp cho người lao động, nghiêm khắc loại bỏ những lao động kém hiệu quả ra khỏi chuyền. - Có chế độ khen thưởng kỷ luật rõ ràng, quan tâm hợp lý đến bản thân và gia đình người lao động để khuyến khích họ hăng say làm việc. Luôn luôn tạo cơ hội cho họ phát huy hết khả năng của mình ............. Mặc dù có nhiều cố gắng để kiện toàn bộ máy cuả mình song nói chung tỷ lệ CĐ, ĐH của công ty còn thấp, nên cần có biện pháp điều chỉnh thiết thực hơn nữa. Công ty cần thừơng xuyên có sự hợp tác, trao đổi thông tin với người lao động để phát huy sự sáng tạo và khả năng tiềm ẩn trong mỗi người.Quan tâm hơn nữa đến đời sống người lao động. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY MAY PHỐ HIẾN Bảng tổng kết tình hình thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu Chỉ tiêu Đơn vị tính 2007 2008 2009 1. Tổng D.Thu Tr.đ 17.737 24430 20351 2. Tổng chi phí Tr. đ 12.389 23359 19507 3. Lợi nhuận trước thuế Tr. đ 650 1071 844 4. Nộp ngân sách nhà nước Tr. đ 210 305 267 5. Thu nhập BQ người LĐ (đồng/người/tháng) Đồng 1.041.478 1.563.794 1.890.192 Năm 2007 công ty đã tạo được uy tín trên thị trường may mặc quốc tế nên trong năm đó công ty nhận được nhiều hợp đồng nhận gia công hàng may mặc xuất khẩu. Chính điều này đã làm tăng doanh thu trong năm 2008. Song đúng trong 2008 nền kinh tế thế giới và khu vực bị khủng hoảng, chính điều này đã làm ảnh hưởng đến việc tiêu thụ của các khách hàng của công ty nên số hợp đồng, đơn đặt hàng giảm mạnh. Do vậy doanh thu 2009 có giảm so với năm 2008. Mục tiêu phấn đấu năm 2010: Công ty cố gắng phát huy những thuận lợi, khắc phục những khó khăn còn tồn tại, cùng với việc nền kinh tế khu vực và các nước trên thế giới đã phục hồi nên hi vọng đạt được doanh thu và lợi nhuận như năm 2008. Công ty đề ra mục tiêu cần đạt trong năm 2010 như sau: - Doanh thu tăng 20% - Năng suất lao động tăng 15% - Nộp ngân sách Nhà nước tăng 15% - Thu nhập bình quân người lao động tăng 15% PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY PHỐ HIẾN 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY PHỐ HIẾN Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng Kế toán của Công ty. Các thống kê phân xưởng có nhiệm vụ thu thập số liệu và gửi về phòng kế toán của công ty. Từ đó các thông tin được xử lý bằng hệ thống máy tính hiện đại phục vụ kịp thời cho các kế toán quản trị cũng như yêu cầu của Nhà Nước và các bên có liên quan. Phòng kế toán công ty có những chức năng sau: - Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán …. - Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. - Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý, sử dụng vốn (tài sản, nguyên vật liệu, nguồn vốn, chi phí sản xuất kinh doanh), về công tác Tài chính Kế toán, về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. - Cùng với các phòng ban khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu. - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết các hợp đồng với đối tác; đưa ra các đề xuất về các chế độ thi đua khen thưởng, kỷ luật và nâng bậc đối với cán bộ, nhân viên của Công ty. - Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty. - Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Giữ bí mật về số liệu kế toán - tài chính và bí mật kinh doanh của công ty - Thực hiện một số chức năng khác khi được Tổng Giám đốc giao. Hiện nay phòng kế toán của Công ty có 7 người, mỗi người phụ trách 1 phần việc khác nhau. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ 2.1 : Bộ máy kế toán của Công ty may Phố hiến. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Kế toán tiền mặt, thanh toán NH, thanh toán qte K.toán TSCĐ và NVL,CCDC K.toán chi phí và giá thành K.Toán nợ P.trả phải thu kế toán T.lương và BH Thủ quỹ Thống kê phân xưởng Quan hệ chủ đạo Quan hệ cung cấp số liệu Kế toán trưởng Kế toán trưởng đồng thời là kế toán tổng hợp, phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của phòng cũng như mọi hoạt động khác của Công ty có liên quan đến vấn đề tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. Kế toán trưởng có vai trò quan trọng tham mưu cho Giám đốc trong vấn đề kinh doanh. + Tổ chức công tác kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước. + Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính kế toán . + Kiểm tra tính pháp lý ở các loại hợp đồng kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ ở Công ty trực tiếp kiểm tra giám sát chỉ đạo đối với các nhân viên trong phòng. Kế toán Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: - Tập hợp chi phí sản xuất, xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành để hướng dẫn các bộ phận có liên quan lập và luân chuyển chứng từ chi phí cho phù hợp với đối tượng hạch toán. Phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm chính và phụ. - Lập báo cáo chi tiết về các khoản chi phí thực tế, có so sánh với kỳ trước. *Kế toán theo dõi thanh toán và công nợ: - Theo dõi sát sao tình hình công nợ phải thu theo từng khách hàng. - Theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho công ty theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký kết, tình hình thanh toán, quyết toán các hợp đồng. - Theo dõi đôn đốc việc thanh toán, quyết toán các hợp đồng gia công kịp thời để thúc đẩy nhanh việc thanh toán của người mua và người đặt hàng. - Theo dõi việc thu chi tạm ứng để phục vụ sản xuất kinh doanh, đảm bảo tiền vốn quay vòng nhanh. Tập hợp số liệu kê khai thuế GTGT đầu vào theo mẫu biểu quy định. - Quan tâm đúng mức đến các khoản nợ phải trả khách hàng. - Mở sổ theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng để có số liệu cung cấp kìp thời khi cần thiết. Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, thanh toán quốc tế: - Quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay ngắn hạn dài hạn. Có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ thanh toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định. - Làm công tác thanh toán quốc tế, kiểm và phối hợp với các bộ phận khác có liên quan lập và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán, gửi ra ngân hàng kịp thời và đôn đốc việc thanh toán của ngân hàng. Kế toán TSCD, nguyên vật liệu và CCDC : - Quản lý theo dõi hạch toán các kho : Nguyên vật liệu, công cụ lao động. có nhiệm vụ phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư, hàng hóa, công cụ lao động có trong kho, mua vào, bán ra, xuất sử dụng. Tính toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu, công cụ lao động vào chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Tham gia kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ lao động, phát hiện vật liệu thừa thiếu, ứ đọng, kém mất phẩm chất. - Hướng dẫn và kiểm tra các kho thực hiện đúng chế độ ghi chép số liệu ban đầu, sử dụng chứng từ đúng với nội dung kinh tế. - Tập hợp số liệu kê khai thuế GTGT đần vào theo mẫu biểu quy định. -Làm kế toán TSCĐ, có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm về số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng TSCĐ, giá trị còn lại của TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH): - Hạch toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản khấu trừ vào lương và các khoản thu nhập khác. - Theo dõi phần trích nộp và chi trả BHXH, làm quyết toán và thanh toán chi BHXH theo quy định. - Theo dõi phần trích nộp và chi trả kinh phí công đoàn, BHYT. - Theo dõi, ghi chép, tính toán và quyết toán vốn lãi cho các khoản tiền gửi tiết kiệm để xây dựng công ty từ thu nhập của cán bộ công nhân viên chức. Thủ quỹ : - Làm thủ quỹ của công ty, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn tiền mặt không để hư hỏng và mất mát xảy ra. - Chịu trách nhiệm thu chi tiền sau khi đã kiểm tra và thấy rõ chứng từ đã có đủ điều kiện để thu chi. Vào sổ quỹ hàng ngày và thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán quỹ. - Lập bảng kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định. - Cùng với kế toán tiền lương theo dõi các khoản gửi tiết kiệm của cán bộ công nhân viên chức trong toàn công ty. Lập chứng từ thanh toán theo chế độ cho người lao động. - Giúp đỡ tạo điều kiện cho kế toán tiền mặt, tiền gửi trong việc xắp xếp và bảo quản chứng từ quỹ. 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY PHỐ HIẾN 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Công ty May Phố Hiến áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/ QĐ - BTC ban hành 20/03/2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp. Niên độ kế toán ở Công ty bắt đầu từ ngày 01/1/N và kết thúc là ngày 31/12/ N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là tiền Việt Nam, còn các ngoại tệ khác đều được quy đổi ra tiền Việt Nam để ghi sổ theo giá thực tế tại ngày hạch toán. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho căn cứ vào số dư của các sổ chi tiết vật tư và thành phẩm. Công ty sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Công ty sử dụng phương pháp đường thẳng để tính khấu hao TSCD, hạch toán VAT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Chế độ chứng từ kế toán ở Công ty May Phố Hiến đang áp dụng gồm các loại chứng từ: - Các chứng từ liên quan đến tiền tệ : phiếu thu, phiếu chi , giấy đề nghị tạm ứng , giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền , bảng kiểm kê quỹ . - Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định : Biên bản giao nhận tài sản cố định , thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá TSCĐ. - Các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho : Phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bảng kiểm kê vật tư , sản phẩm , hàng hoá. - Các chứng từ có liên quan đến lao động tiền lương : bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH. - Các chứng từ liên quan đến bán hàng : Hoá đơn bán hàng , hoá đơn GTGT ( lập 3 liên ), hoá đơn tiền điện , hoá đơn tiền nước, phiếu mua hàng. Tất cả các chứng từ nêu trên Công ty đều lấy theo mẫu chứng từ quy định chung theo Quyết định số 15/QĐ/BTC của Bộ Tài Chính về ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Chế độ tài khoản kế toán tại Công ty áp dụng hệ thống TK kế toán theo Quyết định số 15/QĐ/BTC của Bộ Tài Chính về ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán công ty mở đến tài khoản cấp 3 (được chi tiết theo từng loại NVL, CCDC), việc ghi chép các tài khoản này được công ty thực hiện theo đúng chế độ kế toán quy định. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cụ thể Công ty không sử dụng một số tài khoản sau: TK 121 : đầu tư tài chính ngắn hạn . TK 128 : đầu tư ngắn hạn khác. TK 129 : dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn. TK 136 : phải thu nội bộ TK 228 : đầu tư dài hạn khác TK 229 : dự phòng giảm gía đầu tư dài hạn .,.................... 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp hiện nay, Phòng kế toán – tài chính của Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế NKC trên phần mềm ASIA Accounting. Hình thức NKC đơn giản và rất phù hợp với việc sử dụng máy vi tính đối với công việc kế toán. Quy trình hạch toán xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ, cung cấp thông tin kế toán của Xí nghiệp đều đươc thực hiện trên máy. Doanh nghiệp tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung với đặc trưng cơ bản là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo một trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. * Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng dể ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán ) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái. Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho công ty. Mỗi tài khoản được mở một hay một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp phân tích và kiểm tra của công ty mà các sổ kế toán không thể đáp ứng được. Trong hình thức tổ chức kế toán của công ty gồm các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau: Sổ TSCĐ Sổ chi tiết vật liệu Thẻ kho Sổ chi phí sản xuất Thẻ tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán, mua, ngân hàng, nhà nước. Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh * Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Hàng ngày, cắn cứ vào các chứng từ được dùng để làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, hoặc các sổ Nhật ký đặc biệt đồng thời ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan. Sau đó căn cứ số liệu trên các sổ trên để ghi vào sổ Cái kế toán theo các tài khoản phù hợp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng Cân Đối số phát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết dược dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh trên bảng cân đối kế toán phải bằng tổng phát sinh phát sinh nợ có và tổn phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Sơ đồ 2.2.4. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ GỐC Sổ nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Các báo cáo của công ty được thực hiện theo QĐ 15/2006/BTC về ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN Các báo cáo này đều được lập theo kỳ kế toán năm. 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Theo quy định của Công ty, tiền lương của công nhân sản xuất trả theo hình thức lương sản phẩm là chủ yếu, chỉ có 1 bộ phận nhỏ được trả theo hình thức lương thời gian. Tổng tiền lương n Số lượng SP Đơn giá lương gốc của công nhân = ∑ SX hoàn thành x của 1 đ.vị sản phẩm sản xuất i=1 của mã hàng i của mã hàng i n: Số loại mã hàng sản xuất *Chứng từ sử dụng: + Phiếu nhập kho kèm theo phiếu xác nhận công việc hoàn thành + Biên bản nghiệm thu sản phẩm + Bảng chấm công + Biên bản bàn giao sản phẩm *Sổ sách sử dụng: + Bảng phân bổ tiền lương + Sổ chi tiết TK 334, 338… + Sổ cái TK 334, 335, 338... + Sổ theo dõi nhân sự + Sổ theo dõi lương cơ bản, lương cấp bậc. Sơ đồ 2.3.1.a: Hạch toán thanh toán với người lao động TK 111, 112 TK 334 TK 622 TL, TT phải trả Thanh toán tiền lương LĐTT TK 138 TK627 Khấu trừ các khoản pt khác TL, TT phải trả cho NVPX TK 141 TK 642 TL, tiền thưởng Khấu trừ tạm ứng thừa phải trả cho NVQLDN TK431 TK338 Tiền thưởng TK 3383 Giữ hộ NLĐ BHXH phải trả cho NLĐ Sơ đồ 2.3.1.b: Hạch toán quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK622 Trích theo TL của LĐTT Nộp cơ quan quản lý quỹ tính vào chi phí TK 627 TK 344 Trích theo TL của NVPX tính vào chi phí BHXH phải trả cho NLĐ TK642 Trích theo TL của NVQLDN TK111, 112, 152 … TK 334 Trích theo TLcủa NLĐ trừ vào Chỉ tiêu KPCĐ thu nhập của họ TK 111, 112 Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH Sơ đồ trình tự ghi sổ Bảng chấm công và chia lương; Bảng; Bảng thanh toán tiền lương; Phiếu nghỉ hưởng BHXH; Bảng thanh toán BHXH; Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành; Biên bản điều tra tai nạn lao động; Phiếu theo dõi tạm ứng. Sổ nhật ký chung Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội sổ chi tiết TK 3382- kinh phí CĐ; TK 3383- BHXH; TK 3384 BHYT; TK 3388- phải trả phải nộp khác Sổ cái TK: 334 Phải trả CNV 338 phải trả, phải nộp khác Bảng cân đối phát sinh Báo cáo quỹ tiền luơng phải trả; Báo cáo tăng giảm tiền lương Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.3.2. Tổ chức hạch toán tiền, mặt tiền gửi ngân hàng Chứng từ sử dụng Tiền mặt tại quỹ: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, và các chứng từ khác… Tiền gửi ngân hàng:Giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiêm chi và giấy nộp tiền ( Mẫu riêng do quy định từng Ngân hàng), hóa đơn, hợp đồng XNK Sổ sách sử dụng: Tiền mặt tại quỹ: Sổ báo cáo thu chi, sổ cái TK 111, sổ kế toán chi tiết tiền mặt... Tiền gửi Ngân hàng: Sổ theo dõi chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, vào sổ cái TK 112, Nhật ký chung, bảng kê của Ngân hàng Sơ đồ 2.3.2: Hạch toán, tiền măt tiền gửi ngân hàng TK 111, 112 TK 111, 112 TK151, 152, TK 711 Thu khác CCDC 153 Rút tiền gửi NH về quỹ Nộp tiền mặt vào NH Mua vật liệu thay thế, TK 111,112 Nộp tiền mặt vào NH Rút tiền gửi NH về quỹ TK 331 Thanh toán hoặc ứng tiền trước cho ngưòi bán TK 133 Thanh toán thuế GTGT TK 131 TK 211, 213, 241 Khách hàng trả nợ, ứng trước Mua TSCĐ, TT XĐCB TK 411, 441 TK 331, 315, Nhận vốn chủ sở hữu 333, 334, 338 trả nợ vay, NN, CNVC các khoản nợ khác TK 3331 Thu thuế GTGT cho N N 2.3.3. Tổ chức hạch toán NVL vật tư nhận gia công NVL chính trực tiếp ở Công ty May Phố Hiến là vải, NVL phụ trực tiếp là chỉ, cúc khoá, ken vai, dây chun.... Chức năng sản xuất chủ yếu là gia công nên toàn bộ nguyên vật liệu trực tiếp do bên thuê gia công cung cấp. Số lượng NVL chuyển cho Công ty được tính trên cơ sở số lượng sản phẩm đặt hàng và định mức từng loại trên 1 sản phẩm, định mức này do Công ty và bên thuê gia công thoả thuận xây dựng trên cơ sở điều kiện thực tế của mỗi bên. Ngoài ra còn có phần hao hụt cho phép ( thường là 3%/ số nguyên vật liệu chính theo định mức). Do vậy Công ty chỉ chịu chi phí nhận từ cảng về kho của Công ty. Các chi phí được tính vào giá nguyên vật liệu nhập kho gồm: Chi phí làm thủ tục Hải quan( được miễn thuế nhập khẩu), chi phí vận chuyển, bốc xếp, lưu kho lưu bãi.... về được tận kho Công ty, do vậy chi phí vật tư được tínthường nhỏ. Đối với nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ trực tiếp, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Việc kế toán lập bảng tổng hợp phụ liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn là để theo dõi, giám sát tình hình sử dụng vật liệu phụ thực tế ở phân xưởng và tình hình nhập - xuất - tồn ở kho. Từ đó cung cấp các thông tin cần thiết để ra quyết định sử dụng vật tư hợp lý, tiết kiệm. Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính . Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập kiểm tra các chứng từ như : phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... Sau đó định khoản, đối chiếu với sổ sách của thủ kho (qua các thẻ kho) rồi nhập dữ kiện vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như : trị giá vật liệu xuất kho, trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. Cuối kỳ máy tính in ra các số liệu, bảng biểu cần thiết như : Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu, các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu, vật liệu phụ khi nhập về kho, kế toán ghi Nợ TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận gia công, hạch toán the