Báo cáo thực tập Tổ chức kiểm toán của công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam

à yếu tố chính, cơ bản nhất tạo nên giá trị của dịch vụ. Kiểm toán là quá trình các kiểm toán viên thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán để đưa ra ý kiến của mình. Trong quá trình này cần đến những đánh giá mang tính chủ quan của kiểm toán viên. Do vậy có thể thấy, chất lượng kiểm toán phụ thuộc lớn vào chất lượng của đội ngũ kiểm toán viên - nhân viên kiểm toán và các cấp quản lý của công ty kiểm toán – hay đội ngũ nhân lực của công ty. AVA luôn đánh giá cao yếu tố con người của công ty, do đó, công ty thực sự coi trọng công tác đào tạo, phát triển nhân sự nhằm xây dựng được một đội ngũ kiểm toán viên am hiểu chuyên môn, giàu kinh nghiệm và có đạo đức, tư cách nghề nghiệp. Việc phân công nhân sự cho cuộc kiểm toán đối với đơn vị khách hàng được thực hiện bởi BGĐ AVA, yêu cầu đặt ra đối với việc tổ chức đoàn kiểm toán của công ty là kết hợp tối đa hiệu quả làm việc của KTV giàu kinh nghiệm và đội ngũ trợ lý kiểm toán trẻ nhằm nâng cao năng lực cho lực lượng kế cận, hạt giống của công ty cũng như cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Thông thường, đoàn kiểm toán được tổ chức như sau : + Chủ nhiệm kiểm toán : thường là trưởng hoặc phó phòng nghiệp vụ. + Trưởng nhóm kiểm toán : thường là kiểm toán viên có kinh nghiệm thực hiện kiểm toán năm trước khách hàng. + Trợ lý kiểm toán viên. + Các nhân viên khác. Sự phân công và tổ chức nhân sự kiểm toán phụ thuộc vào kết quả đánh giá rủi ro kiểm toán cũng như trình độ, khả năng hiểu biết của kiểm toán viên về đơn vị khách hàng. Các thành viên trong nhóm kiểm toán sẽ được phân công các nhiệm vụ cụ thể trong khi tiến hành kiểm toán, việc phân công này sẽ giúp cho công việc kiểm toán tiến hành nhanh chóng hiệu quả và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên cụ thể trong đoàn. 2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kiểm toán Việc kiểm toán của AVA tập trung vào đáp ứng các nhu cầu của khách hàng cũng như các quy định về tài chính và kiểm tra độc lập các hoạt động kinh doanh của khách hàng. Điều này được thực hiện trên cở sở kiểm tra các nghiệp vụ, giao dịch và các số dư tài khoản để thấy được các sai phạm và rủi ro trong công tác kiểm soát nội bộ cũng như quy trình hạch toán kế toán của khách hàng. Vì vậy AVA đã xây dựng một quy trình kiểm toán và tiến hành kiểm toán phù hợp với các hoạt động đặc thù của khách hàng. Cụ thể: Khảo sát, tìm hiều và chấp nhận khách hàng. Lập kế hoạch và thiết kế chương trình kiểm toán, trong đó đưa ra tất cả các thủ tục kiểm toán cần thiết, phù hợp của tất cả các phần hành kế toán. Quan sát kiểm kê (nếu có). Tiến hành kiểm toán tại khách hàng theo tất cả các thủ tục kiểm toán đã lập kế hoạch. Lập Báo cáo kiểm toán và đưa ra các khuyến nghị trong Thư quản lý. Một nguyên tắc làm việc của công ty là tất cả các thông tin phải được thảo luận và thống nhất với khách hàng trước khi Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý được phát hành chính thức. AVA cam kết đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng trên cơ sở thực hiện các yêu cầu : Bảo mật; Thận trọng; Độc lập, chính trực, khách quan; Hết mình vì khách hàng và cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Giai đoạn 1: Khảo sát, tìm hiểu và chấp nhận khách hàng Trong tổ chức kiểm toán của AVA, đây là bước quan trọng để đánh giá tổng quan và lên kế hoạch kiểm toán tổng quát. Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng công ty sẽ cử cán bộ là người thuộc ban lãnh đạo công ty hoặc KTV đến gặp trực tiếp khách hàng để tìm hiểu sơ bộ về khách hàng như: ngành nghề kinh doanh, doanh thu các năm, kết quả kiểm toán các năm trước… Sau quá trình này, cán bộ được cử đi sẽ báo cáo lại tình hình chi tiết và cụ thể cho người phụ trách kiểm toán. Trên cơ sở báo cáo khảo sát được thực hiện, trưởng phòng nghiệp vụ tính toán và đề xuất mức phí để trình lên Tổng Giám đốc xét duyệt. Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt đồng ý mức phí và chấp nhận thực hiện kiểm toán, phòng nghiệp vụ lập Hồ sơ năng lực gửi cho phía khách hàng trong đó nêu khái quát về tình hình hoạt động và phát triển của công ty, năng lực chuyên môn và ưu thế cạnh tranh mà công ty đạt được trên lĩnh vực tư vấn kế toán và kiểm toán, đồng thời đưa ra mức phí kiểm toán. Khi được sự chấp thuận của khách hàng, hợp đồng kiểm toán sẽ được soạn thảo và ký kết, trưởng phòng nghiệp vụ có khách hàng kiểm toán sẽ phân công nhân sự và KTV tiến hành thực hiện. Giai đoạn 2: Lập kế hoạch kiểm toán Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán gồm những công việc sau : Thứ nhất, lập kế hoạch tổng quát : Lập kế hoạch tổng quát là hoạt động đầu tiên và nó có thể được coi là quá trình lập ra phương hướng kiểm toán và gắn liền với sự hiểu biết về tình hình kinh doanh của khách hàng với trọng tâm của công việc kiểm toán. Kế hoạch tổng quát bao gồm các vấn đề sau: * Thu thập thông tin về khách hàng: Việc tìm hiểu khách hàng trước khi lên chương trình kiểm toán là bước công việc hết sức quan trọng. Khách hàng của AVA được chia làm 2 loại: Khách hàng thường xuyên. Khách hàng kiểm toán năm đầu tiên và khách hàng tiềm năng. Khi tỉm hiểu thông tin khách hàng, KTV thực hiện trao đổi với KTV tiền nhiệm, xem xét hồ sơ kiểm toán chung và kết quả kiểm toán năm trước, yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng,... Bên cạnh đó, KTV tiến hành thu thập thông tin nhằm có được những hiểu biết đầy đủ về hoạt động hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như các vấn đề tiềm ẩn, từ đó xác định được trọng tâm của cuộc kiểm toán và từng phần hành kiểm toán. *Thực hiện thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích được KTV áp dụng trong tất cả các giai đoạn của một cuộc kiểm toán. Ở trong giai đoạn này, sau khi đã thu thập được thông tin cơ sở và các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, KTV tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích. Các thủ tục phân tích được KTV sử dụng gồm hai loại cơ bản sau: Phân tích ngang: Đối với từng khoản mục, KTV có thể so sánh số liệu năm trước với năm nay hoặc số liệu thực tế đạt được so với kế hoạch dự kiến, qua đó thấy được kết quả hoạt động, những biến động bất thường và phải xác định nguyên nhân. Đồng thời, KTV có thể so sánh dữ kiện của khách hàng với số liệu của ngành. Phân tích dọc: là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tương quan của các chỉ tiêu và khoản mục trên BCTC nhằm đánh giá mức độ hợp lý trong cấu trúc tài chính và hiệu quả hoạt động của các bộ phận của doanh nghiệp. Các nhóm tỷ suất thường được AVA áp dụng là : hệ số khả năng thanh toán, sức sinh lợi của vốn chủ, hệ số lãi thô, số vòng quay hàng tồn kho, … * Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá được rủi ro kiểm soát giúp cho KTV thiết kế được những thủ tục kiểm toán thích hợp cho các khoản mục, đánh giá được khối lượng và độ phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó ước tính được thời gian, phạm vi kiểm toán, số lượng bằng chứng kiểm toán và xác định được trọng tâm cuộc kiểm toán. Thứ hai, đánh giá trọng yếu và rủi ro: trên cơ sở những đánh giá về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ tại đơn vị khách hàng, KTV sẽ xác định xem BCTC có chứa đựng các sai phạm trọng yếu hay không, sau đó tiến hành đánh giá rủi ro kiểm toán. Đánh giá rủi ro kiểm toán là một thủ tục bắt buộc cần phải được thực hiện trước khi tiến hành kiểm toán. Mục đích của việc đánh giá rủi ro kiểm toán là để xác định mức rủi ro phát hiện làm cơ sở cho lập kế hoạch các thử nghiệm kiểm toán sẽ áp dụng. Thông qua việc đánh giá rủi ro kiểm toán, nhóm kiểm toán sẽ thiết kế chương trình kiểm toán phù hợp với yếu kém đã phát hiện. Tại AVA, công việc này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và thực tế tình hình cụ thể tại đơn vị kiểm toán mà trưởng đoàn kiểm toán sẽ đưa ra mức trọng yếu hợp lý cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ ước lượng ban đầu cho các khoản mục trên BCTC. Nhằm hạn chế tổi đa rủi ro có thể xảy ra đối với bản thân công ty, trong hầu hết các cuộc kiểm toán, BGĐ luôn ấn định mức rủi ro kiểm toán mong muốn ở mức thấp(thường là mức 5%) nhằm đạt được độ tin cậy cao (khoảng 95%). Cuối cùng, thiết kế chương trình kiểm toán: Sau khi thực hiện các công việc trên KTV phải xây dựng một chương trình kiểm toán cụ thể cho cuộc kiểm toán. Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các KTV cũng như dự kiến về các tư liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Trọng tâm của chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với từng khoản mục hay bộ phận được kiểm toán Giai đoạn 3 : Quan sát kiểm kê (nếu có) Kiểm kê được thực hiện ngay trước khi chính thức kiểm toán, công việc này được thực hiện khi KTV nhận thấy cần tiến hành kiểm kê đối với một số phần hành cần thiết để bổ sung cho bằng chứng kiểm toán. Qua trình chứng kiến kiểm kê được thực hiện thông qua nhiều các bước nhằm bảo đảm việc chứng kiến kiểm kê là tin cậy và khách quan nhất. Có 3 bước cơ bản khi thực hiện mọi cuộc kiểm kê: Chuẩn bị kiểm kê: KTV phải thu thập về kế hoạch kiểm kê, phương thức kiểm kê của khách hàng, yêu cầu khách hàng chuẩn bị các tài liệu cần thiết như sổ cái tài khoản liên quan, danh mục hàng hoá, tài sản (đối với kiểm kê hàng tồn kho và TSCĐHH) và chuẩn bị chứng từ khi cần thiết. Chứng kiến kiểm kê: để chứng kiến kiểm kê đảm bảo khách quan, KTV phải để khách hàng kiểm kê, đóng vai trò là người quan sát quá trình kiểm kê có chính xác không đặc biệt là trong kiểm kê tiền. Đối với kiểm kê hàng tồn kho KTV có thể chọn mẫu để khách hàng kiểm kê. Kết thúc và lập báo cáo kiểm kê: KTV phải lập báo cáo về cuộc kiểm kê của khách hàng, xem kết quả kiểm kê có đáng tin cậy hay không, nêu ý kiến của mình về cuộc kiểm kê, thu thập các tài liệu liên quan để lưu hồ sơ kiểm toán. Cuộc kiểm kê thường được tiến hành vào cuối năm BCTC được kiểm toán hoặc vào đầu năm kế tiếp. Đối với việc kiểm kê TSCĐ, trên biên bản và báo cáo kiểm kê, KTV cần ghi rõ kết quả kiểm kê này được xác định vào thời điểm nào (lúc mấy giờ, ngày bao nhiêu…) để làm căn cứ chính xác cho các KTV. Bên cạnh đó, nếu sau cuộc kiểm toán, KTV nhận thấy cần có các bằng chứng bổ sung thì kiểm kê có thể diễn ra ngay sau khi cuộc kiểm toán kết thúc. Giai đoạn 4: Thực hiện kiểm toán Đây là giai đoạn chủ đạo của cuộc kiểm toán, giai đoạn này bao gồm những nội dung sau : Họp triển khai: Ngay trước khi tiến hành đến kiểm toán tại khách hàng, nhóm kiểm toán và BGĐ, phòng kế toán và đại diện các phòng ban chức năng của đơn vị khách hàng tiến hành họp để thông qua về mục tiêu kiểm toán, trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến cuộc kiểm toán. Tiến hành kiểm toán: Khi thực hiện kiểm toán, dựa trên cơ sở các khoản mục trên Bảng cân đối số phát sinh, nhóm trưởng sẽ phân công công việc cho các thành viên trong nhóm kiểm toán. Thực hiện kiểm toán là quá trình KTV áp dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ theo chương trình cụ thể đối với từng khoản mục đã được quy định theo chương trình kiểm toán của công ty để thu thập bằng chứng tin cậy nhằm đưa ra kết luận về BCTC của khách hàng. Mỗi thành viên theo phân công sẽ thực hiện kiểm toán các khoản mục mà mình chịu trách nhiệm kiểm toán, qua đó liên hệ với các thành viên khác cùng đối chiếu, kiểm tra các khoản mục có liên quan. Nhóm trưởng là người chịu trách nhiệm đối với từng hoạt động trong cuộc kiểm toán. Mỗi thành viên của nhóm kiểm toán sau khi thực hiện xong phần hành của mình phải chuyển lại cho nhóm trưởng kiểm tra, soát xét và phải thực hiện thêm các thủ tục cần thiết để hoàn thiện theo yêu cầu của nhóm trưởng (nếu cần). Một số các công việc mà KTV tiến hành: Thực hiện thử nghiệm kiểm soát : Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và được đánh giá là có hiệu lực. Khi đó, các thử nghiệm kiểm soát được triển khai nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về thiết kế và về hoạt động của HTKSNB. Trong giai đoạn này, thử nghiệm kiểm soát thường được KTV tiến hành theo các mục tiêu kiểm toán được xác định trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: tính hiện hữu, tính trọn vẹn, tính chính xác số học, trình bày và công khai, định giá, quyền và nghĩa vụ, tính kịp thời và phê chuẩn. Tổng hợp số liệu trên sổ cái, BCTC của đơn vị khách hàng. Thu thập các tài liệu liên quan: sổ sách, chứng từ, hợp đồng, … Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ đối với các khoản mục trọng yếu. Qua việc tiến hành các thủ tục phân tích sơ bộ, KTV sẽ thấy được sự biến động của các chỉ tiêu là hợp lý hay không. Trên cơ sở đó, KTV khoanh vùng trọng tâm kiểm toán. Kiểm tra chi tiết, đối chiếu số liệu, phát hiện những chênh lệch, sai sót. Đặc biệt chú ý tới những sai phạm trong giai đoạn chia cắt niên độ kế toán(thủ tục cut-off test ). Kiểm tra chứng từ gốc nhằm xác minh lại tính phát sinh, có thật của nghiệp vụ được ghi nhận. Phỏng vấn khách hàng. Thực hiện các thủ tục kiểm toán khác như: gửi thư xác nhận,quan sát, bút toán điều chỉnh … Trong đợt kiểm toán, KTV điều hành (nếu có) sẽ xuống làm việc cùng nhóm kiểm toán để tổng hợp lại các nội dung, các bút toán điều chỉnh đồng thời soát xét lại toàn bộ kết quả kiểm toán trước khi báo cáo kết quả kiểm toán với khách hàng. Họp kết thúc: Cuối mỗi cuộc kiểm toán, nhóm kiểm toán sẽ họp công bố kết quả kiểm toán với khách hàng. Cuộc họp phải có mặt BGĐ, bộ phận kế toán và đại diện các phòng ban của khách hàng, nhằm mục đích báo cáo kết quả kiểm toán, nêu lên những vấn đề tồn tại, đề xuất các xử lý, các điều chỉnh cũng như các biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ… của khách hàng (KTV phải thống nhất với khách hàng về các bút toán điều chỉnh). Việc thống nhất kết quả kiểm toán được thực hiện bằng quá trình xây dựng biên bản cho cuộc kiểm toán đó, tổng hợp các công việc mà nhóm kiểm toán thực hiện được trong thời gian diễn ra cuộc kiểm toán. Nội dung của biên bản kiểm toán gồm có các nhận xét, đánh giá của KTV về các tính trung thực và hợp lý của từng khoản mục trên BCTC của doanh nghiệp, những sai phạm được phát hiện và các đề nghị các bút toán điều chỉnh. KTV sẽ căn cứ vào những kết quả mà hai bên thống nhất trên biên bản kiểm toán để phát hành Báo cáo kiểm toán. Biên bản kiểm toán được lưu trong hồ sơ kiểm toán của cuộc kiểm toán đó. Giai đoạn 5: Kết thúc kiểm toán, lập và phát hành Báo cáo kiểm toán. Kết thúc kiểm toán là giai đoạn cuối cùng cuộc kiểm toán, giai đoạn này được thể hiện theo các bước sau: Thứ nhất, xem xét các sự kiện sau ngày khoá sổ kế toán : Các cuộc kiểm toán được tiến hành sau ngày kết thúc niên độ kế toán. Do đó, trong khoảng thời gian từ ngày kết thúc niên độ đến khi hoàn thành BCKT có thể xảy ra các sự kiện có ảnh hưởng đến BCTC, KTV có trách nhiệm xem xét lại các sự kiện xảy ra sau ngày lập Bảng cân đối kế toán. Để thu thập và xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày lập BCTC, KTV có thể sử dụng các thủ tục sau: Phỏng vấn Ban quản trị. Xem xét lại các Báo cáo nội bộ sau ngày lập BCTC. Xem xét lại sổ sách được lập sau ngày lập BCTC. Kiểm tra các biên bản phát hành sau ngày lập BCTC. Kiểm tra lại kết quả của các khoản công nợ ngoài dự kiến được đánh giá là trọng yếu. Xem xét những TSCĐ không sử dụng và được bán sau ngày khoá sổ với giá thấp hơn nguyên giá ghi trên sổ sách. Các khách hàng có số dư công nợ lớn nhưng chưa có biên bản xác nhận công nợ. Thứ hai, đánh giá kết luận kiểm toán : công việc hợp nhất tất cả các kết quả vào một kết luận chung là một bước quan trọng trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. KTV phải đưa kết luận liệu bằng chứng kiểm toán đã được tập hợp đủ để đảm bảo kết luận là BCTC được trình bày phù hợp với các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận rộng rãi hay chưa. Do đó, khi đánh giá các bằng chứng kiểm toán, KTV cần chú ý đến hai khía cạnh sau: Thứ nhất, tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán. Thứ hai, đánh giá tổng hợp các sai sót phát hiện được. Cuối cùng, lập báo cáo kiểm toán và thư quản lý: Bước cuối cùng này được thực hiện tại văn phòng công ty kiểm toán. Sau khi tổng hợp các công việc đã thực hiện được theo chương trình kiểm toán, KTV sẽ đưa ra kết luận kiểm toán theo 4 loại ý kiến , ngoại trừ các yếu tố ảnh hưởng đến kết luận kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán là người đọc lại hồ sơ kiểm toán, soát xét các kết luận kiểm toán, ghi nhận các vấn đề tồn tại và hướng xử lý, đồng thời là người lập Báo cáo kiểm toán. Một bộ Báo cáo kiểm toán của AVA phát hành sau khi kết thúc kiểm toán thường bao gồm các phần sau: Báo cáo kiểm toán về BCTC cho năm tài chính được kiểm toán của đơn vị được kiểm toán. Báo cáo kiếm toán cần nêu rõ ý kiến của KTV về tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động của đơn vị trong năm tài chính được kiểm toán. Báo cáo này trước khi phát hành phải có sự soát xét của KTV chịu trách nhiệm ký báo cáo kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán và Tổng giám đốc của AVA. Báo cáo kiểm toán đủ điều kiện phát hành cần có đủ chữ ký của KTV, chữ ký và đóng dấu của BGĐ công ty. Thư quản lý được lập cho đơn vị được kiểm toán. Bên cạnh việc lập Báo cáo kiểm toán, KTV được yêu cầu lập báo cáo cho những phát hiện quan trọng khác trong quá trình kiểm toán(Thư quản lý). Thư quản lý mang tính chất chung là tư vấn cho đơn vị những vấn đề mà cuộc kiểm toán phát hiện ra và KTV cần lưu ý cho đơn vị nhằm giúp đơn vị hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán và công tác quản lý tài chính. Ngoài Báo cáo kiểm toán và thư quản lý để chuyển cho khách hàng, AVA còn lưu bộ hồ sơ Kiểm toán tại công ty. Hồ sơ kiểm toán bao gồm những tài liệu mà KTV đã thu thập được trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán và được làm cơ sở cho KTV xây dựng các kết luận kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán được lưu tại công ty và sẽ được dùng trong việc hỗ trợ cho lập kế hoạch kiểm toán những năm tiếp theo. 2.3 Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm toán Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230 – “ hồ sơ kiểm toán” - Trong quá trình kiểm toán, KTV phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho KTV khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra (soát xét) đọc sẽ hiểu được toàn bộ về cuộc kiểm toán. Việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán để nhằm lưu trữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm toán, làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của KTV, trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán, trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán, trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức hồ sơ kiểm toán, AVA đã thực hiện công tác này một cách khoa học và hợp lý, các tài liệu được lưu trữ dưới dạng file mềm trên máy vi tính và file cứng trong cặp hồ sơ theo từng đối tượng khách hàng. Tổ chức hồ sơ đối với một khách hàng bao gồm hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. * Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung giúp KTV có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng kể từ khi bắt đầu cung cấp dịch vụ đến năm kiểm toán hiện thời. Trong năm kiểm toán đầu tiên, các tài liệu thu thập được lưu trong phần XI của Hồ sơ kiểm toán năm. Nội dung chủ yếu trong hồ sơ kiểm toán chung gồm : Thông tin chung : tổng hợp các thông tin cơ bản về khách hàng, sơ đồ tổ chức bộ, ban lãnh đạo, quá trình phát triển, các đối tác thường xuyên và các khoản đầu tư của khách hàng. Các tài liệu pháp luật : điều lệ công ty, giấy phép kinh doanh, hợp đồng liên doanh, ... Các tài liệu về thuế : quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, ... Các tài liệu nhân sự : hợp đồng lao động, hồ sơ quản lý nhân sự, ... Các tài liệu kế toán : chế độ chính sách kế toán áp dụng, báo cáo kiểm toán và BCTC các năm, thư quản lý các năm, những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán sau, ... Tài liệu về hợp đồng : hợp đồng kiểm toán, bản nhận xét sau kiểm toán các năm, hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo hiểm, ... Tài liệu về các thủ tục liên quan đến TSCĐ, kho vận (hàng tồn kho ), mua hàng, bán hàng, ngân quỹ, nhân sự, tính giá thành, ... * Hồ sơ kiểm toán năm : Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm nhằm lưu giữ thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán năm hiện hành. Bộ hồ sơ này thường gồm có những mục sau : Báo cáo kiểm toán và thư quản lý. Dự thảo, báo cáo tổng kết công việc kiểm toán trong niên độ. Báo cáo những sự kiện phát sinh sau phát hành báo cáo kiểm toán năm trước và sau năm kiểm toán hiện hành, những vấn đề cần giải quyết và những lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau. Giải trình của Ban quản lý doanh nghiệp. Kế hoạch kiểm toán. Biên bản họp với BGĐ và hội đồng quản trị khách hàng. Giấy tờ làm việc và các kết luận của KTV về các phần hành được kiểm toán tại đơn vị khách hàng của công ty : Báo cáo năm tài chính của khách hàng; Khái quát và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ; Các khoản mục Tiền, Hàng tồn kho, Chi phí sản xuất, Doanh thu, Thuế, ... Các hồ sơ kiểm toán được trưởng nhóm kiểm toán và BGĐ AVA soát xét kĩ lưỡng trước khi được bảo quản và cất trữ trên các giá tài liệu. Các tài liệu về khách hàng phân loại theo năm kiểm toán rất thuận tiện để tham khảo và soát xét số liệu năm kiểm toán trước. Các phần hành kiểm toán được KTV lưu file và đánh số tham chiếu nhằm dễ dàng đối chiếu và tìm kiếm thông tin (phụ lục 01 – Các ký hiệu tham chiếu trong hồ sơ kiểm toán). Đối với báo cáo tại chi nhánh của AVA, hồ sơ kiểm toán được chuyển về lưu trữ tại trụ sở chính của công ty. Hồ sơ kiểm toán của AVA được lập tuân theo quy định chung của pháp luật, của Hiệp hội kế toán kiểm toán Việt Nam và quy định của công ty, tuân thủ các nguyên tắc bảo mật, an toàn lưu giữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán. 2.4 Kiểm soát chất lượng kiểm toán của công ty kiểm toán AVA Đối với hoạt động kiểm toán, kiểm soát chất lượng kiểm toán có thể được hiểu là một hệ thống chính sách và biện pháp để nắm bắt và điều hành hoạt động kiểm toán đạt chuẩn mực chung. Hệ thống chính sách và biện pháp đó bao gồm: quan điểm về kiểm soát, các qui định nghiệp vụ kiểm toán và kiểm soát, cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát, chính sách về nhân sự, các hoạt động kiểm tra, soát xét, thu thập thông tin, xác nhận..... Kiểm soát chất lượng kiểm toán được thực hiện trong toàn bộ quá trình kiểm toán của một cuộc kiểm toán, do nhiều cấp độ kiểm soát tiến hành, với nhiều phương pháp kiểm soát khác nhau. Kiểm soát chất lượng kiểm toán được thừa nhận như một chức năng của quản lý hoạt động kiểm toán, là trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm chuyên môn nghề nghiệp của mọi tổ chức kiểm toán, là một trong những chuẩn mực kiểm toán quan trọng trong hoạt động kiểm toán. Các KTV và công ty kiểm toán khi đưa ra những kết luận kiểm toán căn cứ trên những bằng chứng kiểm toán thu thập được sẽ phải chịu trách nhiệm về sự đúng đắn của các kết luận đó. Do vậy, việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán là một trong những nhiệm vụ không thể thiếu được của các tổ chức kiểm toán nói chung và của Công ty tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam nói riêng, AVA đã xây dựng những quy định cụ thể đối với các chính sách kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán và những thủ tục kiểm soát đối với từng cuộc kiểm toán cụ thể. Hoạt động kiểm soát chất lượng kiểm toán được thực hiện trong mọi cuộc kiểm toán. Các hợp đồng kiểm toán được ký kết và thực hiện phải đảm bảo năng lực thực hiện của công ty. Nhìn chung, kiểm soát chất lượng kiểm toán được thực hiện qua các công việc sau: Khi thực hiện lập kế hoạch kiểm toán và thành lập nhóm kiểm toán, các KTV tiến hành lựa chọn và phân công công việc sao cho phù hợp với năng lực của từng trợ lý kiểm toán. Các trợ lý tuyệt đối tuân thủ theo các bước công việc trong chương trình kiểm toán và phân công của các trưởng nhóm kiểm toán. Trước khi thực hiện cuộc kiểm toán, KTV sẽ hướng dẫn các trợ lý trong đoàn kiểm toán những vấn đề liên quan đến khách hàng kiểm toán, yêu cầu các trợ lý tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, văn bản liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và ngành nghề của khách hàng. Các bước công việc kiểm toán được giao cho trợ lý kiểm toán thực hiện nhưng các KTV và các trưởng nhóm kiểm toán vẫn phải đảm bảo kiểm soát được công việc của các trợ lý thực hiện. Các khoản mục được giao cho một trợ lý kiểm toán nên là những khoản mục có mối quan hệ với nhau, thường là những khoản mục cùng thuộc một chu trình để việc tham chiếu các nghi vấn và sai phạm giữa các khoản mục dễ dàng hơn. Kết thúc các cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán thu thập được đều phải trải qua các cấp soát xét, kiểm tra của KTV và các cấp quản lý cao hơn trước khi KTV xây dựng kết luận kiểm toán và phát hành báo cáo, người soát xét thường làm giám đốc công ty. Trước khi phát hành, báo cáo kiểm toán phải trải qua ba cấp soát xét là người lập báo cáo, KTV ký báo cáo kiểm toán và chịu trách nhiệm về báo cáo kiểm toán và giám đốc công ty kiểm toán. Các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng kiểm toán của công ty được xây dựng thành quy định cụ thể và được phổ biến tới tất cả cán bộ, công nhân viên của công ty các thành viên của công ty hiểu và thực hiện đầy đủ chính sách thủ tục đó. CHƯƠNG III: