Báo cáo Thực tập tổng hợp ở Công ty Cổ phần Kim Tín

y trình tổ chức kinh doanh của công ty bắt đầu từ khâu nhập hàng cho đến khâu tiêu thụ. Lượng hàng được nhập chủ yếu theo hai hình thức là nhập của các công ty trong nước và nhập khẩu. Đối với mặt hàng cáp thép, que hàn đặc chủng, dây hàn inox…được nhập khẩu tại các nước như Trung Quốc, Malaysia. Đối với que hàn thường, thiết bị điện được nhập từ các công ty có uy tín trong nước như công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Lâm Hưng Phát, nhà máy vật liệu hàn Công ty TNHH Kim Tín tại khu công nghiệp Phố Nối A Văn Lâm-Hưng yên. Sau khi lượng hàng được nhập về kho, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng thư ký kinh doanh hoặc kế toán bán hàng kiểm tra lượng hàng thực tế có trong kho để lên đơn hàng. Đơn hàng sẽ được chuyển xuống kho vận. Kho vận có trách nhiệm điều chuyển nhân viên đi giao hàng. Cuối cùng căn cứ vào biên bản giao nhận giữa bên giao hàng và bên nhận hàng, kế toán sẽ vào công nợ của từng khách hàng. Nhập kho Biên bản giao nhận Lên đơn hàng Đơn đặt hàng Công nợ Tiêu thụ Sơ đồ 1.2: Quy trình bán hàng cung cấp dịch vụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín 1.3.2 Đặc điểm hàng hóa và thị trường tiêu thụ Sản phẩm chủ lực mà công ty cung cấp thị trường là các hàng hoá về que hàn và dây hàn. Về que hàn, công ty đang có: que hàn sắt gồm các loại như KT6013; KT421; KT3000…(tiêu chuẩn AWSE6013); được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn sắt, xây dựng, chế tạo máy, công nghiệp đóng tàu,…Que hàn gang thép: GL52 (tiêu chuẩn AWES7016) được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn công nghiệp, cầu đường, đóng tàu. Về dây hàn, công ty đang có loại Gemini 70s, là loại dây hàn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn công nghiệp, cầu đường, đóng tàu với nhu cầu sử dụng rất lớn. Các hàng hóa của công ty được bảo quản tại các kho hàng đảm bảo điều kiện thoáng mát, khô ráo, tránh bị rỉ, bị oxi hoá. Hiện nay công ty CP Kim Tín tại Miền Bắc có 9 kho hàng trực thuộc. Vùng Đông Bắc gồm tỉnh Hải Dương, Hải Phòng, Bắc Giang; vùng Tây Bắc gồm các tỉnh Thái Nguyên, Việt Trì, Sơn La; vùng Nam sông Hồng gồm các tỉnh Nam Định, Thanh Hoá, Vinh. Có thể khái quát mạng lưới kinh doanh của Công ty Cổ phần Kim Tín theo sơ đồ sau: Marketing Phòng kinh doanh Hành chính bán hàng Nhập khẩu Dự án Khu vực HN Nam sông Hồng Đông Bắc Tây Bắc Vật liệu điện Kim loại tổng hợp Nam Định Thanh Hóa Vinh Hải Phòng BG TN Việt Trì Sơn La Hải Dương Sơ đồ 1.3 Mạng lưới kinh doanh của Công ty Cổ phần Kim Tín PHẦN 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN 2.1 Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán Phòng tài chính kế toán của công ty ra đời ngay từ khi công ty được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay bộ phận kế toán của công ty gồm có 15 người; trong đó có 9 kế toán kho tại 9 tỉnh thành và 6 kế toán tại văn phòng công ty. Tất cả kế toán kho tại các tỉnh chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán; đứng đầu là kế toán trưởng, chị Nguyễn Thị Thu Hiền, tốt nghiệp Đại học Thương mại, chị đã làm kế toán tổng hợp được 5 năm trước khi được bổ nhiệm làm kế toán trưởng; kế toán tổng hợp, chị Nguyễn Thị Nhi, tốt nghiệp Học viện Tài chính; kế toán quản lý 9 kho hàng thuộc 9 tỉnh, chị Trịnh Thị Tăng, tốt nghiệp Đại học Thương mại; kế toán phụ trách Khách hàng dự án và ngành hàng nhập khẩu, chị Nguyễn Thị Hoa, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và đã tốt nghiệp ĐHKTQD văn bằng 2; kế toán khu vực Hà Nội và kiêm kiểm soát quỹ tiền mặt, chị Phạm Thị Hoài, tốt nghiệp Đại học Thương mại; kế toán kho tổng C4, chị Nguyễn Quỳnh Hương, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và văn bằng 2 KTQD; kế toán thuế kiêm thủ quỹ, chị Đào Thị Huyền, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và văn bằng 2 KTQD. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán: Chỉ đạo công tác tài chính kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty, tham mưu cho Ban Giám Đốc trong mọi công việc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; ký các chứng từ thu, chi, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khuyến mãi và các báo cáo tài chính. Dưới Kế toán trưởng có Kế toán tổng hợp là người tổng hợp số liệu từ các kế toán chuyên quản báo cáo lên vào sổ sách, theo dõi giám sát và hạch toán doanh thu, kết chuyển giá vốn hàng bán và xác định kết quả kinh doanh. Số liệu kế toán tổng hợp có được từ các Kế toán chuyên quản (kế toán quản lý 9 kho ở 9 tỉnh trực thuộc, kế toán dự án và ngành hàng nhập khẩu, kế toán khu vực Hà Nội kiêm kiểm soát quỹ tiền mặt); các kế toán chuyên quản có nhiệm vụ nhận các đơn hàng từ Thư ký kinh doanh và kế toán kho ở các tỉnh tiến hành đối chiếu và kiểm tra công nợ, lập phiếu xuất kho, sau đó trình lên thủ trưởng hoặc kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chưyển xuống phòng kho vận xuất hàng và giao hàng cho khách. Đồng thời hàng tuần hoặc hàng tháng tiến hành đối chiếu công nợ với thư ký kinh doanh và khách hàng, báo cáo lên cho Kế toán tổng hợp và nhân viên kinh doanh số nợ còn lại của khách hàng đẻ NVKH đi thu nợ. Riêng kế toán phụ trách Khu vực Hà Nội còn có nhiệm vụ cập nhật phiếu thu, phiếu chi hàng ngày và kiểm soát lượng tiền ra vào tồn quỹ báo cáo với Kế toán trưởng để kiểm soát vòng quay vốn và sử dụng vốn có hiệu quả nhất. Kế toán kho C4 (kho tổng công ty): nhận phiếu xuất kho từ kế toán bán hàng, kiểm tra thẻ kho và hàng thực tế trong kho có đủ và đúng chủng loại hay không, địa chỉ giao hàng đã rõ ràng chưa sau đó báo cho thủ kho xuất hàng. Hàng ngaỳ kế toán kho tiến hành vào thẻ kho rồi kiểm tra đối chiếu thẻ kho với thực tế để biết được chính xác lượng nhập và xuất trong ngày. Đồng thời lập báo cáo kho và nhập biên bản và tiền thu được ( nếu có) từ nhân viên giao nhận hàng ngày chuyển lên cho kế toán chuyên quản, thư ký kinh doanh để cung cấp hàng kịp thời và tốt nhất cho khách hàng. Mỗi kho hàng thực thuộc công ty tại các tỉnh đều có một kế toán theo dõi tình hình nhập xuất hàng, công nợ, chính sách chiết khấu đối với khách hàng. Các kho hàng này hạch toán phụ thuộc thông qua tài khoản phải thu phải trả nội bộ. Phòng kế toán ở các kho hàng trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các kho hàng đó, định kỳ gửi báo cáo về cho kế toán và thư ký kinh doanh có liên quan của công ty. Đồng thời chuyển tiền mặt nếu có về tài khoản của công ty để số dư trong quỹ tại các chi nhánh không được quá 10 triệu đồng tại mỗi chi nhánh. Thủ quỹ có trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt của công ty, nắm được lượng tiền ra vào hàng ngày và cuối tháng đối chiếu kiểm kê quỹ cùng với kế toán phụ trách kiểm soát quỹ. 2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng Chế độ kế toán 2.2.1 Khái quát chung Công ty áp dụng các chính sách kế toán dựa theo Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán đã ban hành và các thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Công ty đã vận dụng phù hợp dựa vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo đó hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách và các báo cáo tài chính cũng được vận dụng phù hợp. Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin tài chính một cách nhanh chóng kịp thời, Công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán, việc ứng dụng tin học đã giúp cho Ban giám đốc và những người quan tâm dễ dang nắm bắt được tình hình kinh doanh và các số liệu có liên quan. Công ty áp dụng các chính sách kế toán thống nhất qua các kỳ kế toán : Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách, hóa đơn là đồng Việt Nam (VNĐ). Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, và được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung và tài sản cố định được tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng các chứng từ sổ sách theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, gồm 5 loại chứng từ là : Chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về cung cấp dịch vụ, chứng từ về tài sản cố định và chứng từ về tiền tệ. Là doanh nghiệp thương mại, với số lượng hàng hóa nhập xuất mỗi ngày là rất lớn, Công ty sử dụng chứng từ Đơn hàng để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Mỗi khi có khách hàng đặt mua hàng, nhân viên kinh doanh phải viết vào đơn hàng và nộp lại cho phòng kế toán, kế toán công nợ sẽ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng cũng như số lượng hàng đặt mua để xét giảm giá cho khách hàng. Công ty còn có sổ đăng ký mẫu chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng và những người được ủy quyền như các nhân viên kinh doanh và kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều lập chứng từ kế toán và chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ theo đủ số liên quy định, đủ chữ ký của người lập, người có thẩm quyền. 2.2.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Theo chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Công ty sử dụng hệ thống tài khoản tuân thủ theo chế độ kế toán đã ban hành của Bộ tài chính. Do Công ty sử dụng kế toán máy nên để có thể sử dụng thì phải khai báo tham số hệ thống và hệ thống danh mục phù hợp với phần mềm. Các đối tượng khách hàng sẽ được xếp vào các nhóm có đặc điểm giống nhau và được mã hóa để dễ tìm thông tin và dễ theo dõi, ví dụ như xếp theo khu vực địa lý, theo đối tượng kinh doanh của khách hàng. Công ty hiện nay đang kinh doanh tiêu thụ hàng trăm mặt hàng khác nhau trong lĩnh vực vật liệu điện, hàn và kim khí, nên mỗi mặt hàng đều được mở mã cấp riêng ( từ cấp 1 đến cấp 6). Khi cần tra cứu lượng hàng tiêu thụ và công nợ của khách hàng nào thì chỉ cần đánh tên khách hàng đó là ta có thể biết chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty CP Kim Tín hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để chuyển ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Ngoài ra do số lượng khách hàng lớn và nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên Công ty có hệ thống sổ theo dõi chi tiết của từng khách hàng để đối chiếu với kế toán máy tránh nhầm lẫn do kế toán quên phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. 2.2.5 Đặc điểm tổ chức vận dụng Báo cáo kế toán Công ty có kỳ lập báo cáo tài chính theo năm, hệ thống báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Công ty tiến hành lập các báo cáo kế toán khi kết thúc kỳ kế toán năm và nộp cho Bộ tài chính sau khi kết thúc kỳ kế toán là 3 tháng. Ngoài ra kế toán phải tiến hành lập các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng, tình hình khách hàng và tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như những khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại để Giám đốc và những người có trách nhiệm theo dõi hiệu quả kinh doanh một cách chi tiết hơn. Theo quy định của Công ty những khách hàng thanh toán trong vòng 7 ngày đều được hưởng chiết khấu. 2.3 Đặc điểm tổ chức kế toán trên một số phần hành chủ yếu 2.3.1 Đặc điểm tổ chức kế toán mua hàng nhập kho Hàng hoá mà công ty cung cấp cho thị trường chủ yếu là các que hàn và dây hàn. Lượng hàng được nhập chủ yếu theo 2 hình thức là nhập của các công ty trong nước và nhập khẩu. Chứng từ sử dụng gồm có: Phiếu đề nghị mua hàng; phiếu nhập kho; phiếu chi; hoá đơn GTGT; biên bản giao hàng; giấy báo của ngân hàng. Kế toán mua hàng tại công ty sử dụng chủ yếu 2 tài khoản TK 156 và TK 331. Trong đó TK 156 có 2 Tk cấp 2 là TK 1561: trị giá hàng hoá mua vào; TK 1562: chi phí mua hàng. Trong tài khoản 1561 sẽ được chi tiết theo từng mặt hàng và từng chủng loại. Hàng hóa mua về sẽ được nhân viên kinh doanh kiểm tra chất lượng mẫu mã có theo đúng yêu cầu không và tiến hành nhập kho nếu đã đảm bảo yêu cầu. Kế toán sẽ phản ánh vào máy lượng hàng nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho như sau: Phiếu đề nghị mua hàng Hóa đơn mua hàng Biên bản giao nhận Phiếu nhập kho Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho 2.3.2 Đặc điểm tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh Với lượng hàng hoá phong phú và đa dạng nên công ty đã áp dụng cả 2 phương thức tiêu thụ chủ yếu trong các doanh nghiệp là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuấnt để tiếp tục sản xuất. Đặc điểm của nghiệp vụ này là hàng chưa đến tay người dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ. Hiện nay công ty đang sử dụng 2 hình thức bán buôn là bán hàng qua kho và bán hàng không qua kho. Theo phương thức bán buôn các khách hàng lấy số lượng lớn theo chính sách của công ty đưa ra sẽ được hưởng chiết khấu theo mức chiết khấu nhất định. Bán lẻ hàng hoá là hình thức khách hàng mua lẻ các mặt hàng kinh doanh của công ty; chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt, và thường là bán hàng thu tiền ngay. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hóa giao cho khách. Lượng khách hàng mua nhỏ lẻ này không ký hợp đồng chiết khấu với công ty nên không được hưởng chiết khấu mà phải thanh toán ngay và lấy bằng giá niêm yết của công ty. Kế toán tiêu thụ hàng hóa liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, tuy nhiên, dù là loại chứng từ gì thì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá gồm có: phiếu đề nghị xuất hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, hoá đơn GTGT, biên bản giao hàng, giấy báo của ngân hàng... Phiếu đề nghị xuất hàng được Công ty đặt in theo mẫu công ty quy định có đánh số quyển và số thứ tự. Mỗi nhân viên kinh doanh được giữ một quyển, lúc lên đơn hàng phiếu này được lập làm 2 liên đặt giấy than viết một lần, có chữ ký của nhân viên kinh doanh: 1 liên giao cho Thư ký bán hàng, 1 liên giữ lại quyển. Phiếu xuất kho, phiếu thu, hóa đơn GTGT được sử dùng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính. Cả 3 loại phiếu này đều được viết làm 3 liên đặt giấy than viết 1 lần: Liên 1 chuyển cho phòng kế toán, liên 2 chuyển cho khách hàng và liên 3 giữ lại quyển.Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo, kế toán trưởng, người nhận hàng, thủ quỹ ...Biên bản giao hàng: Mẫu này cũng do Công ty đặt in theo mẫu của công ty quy định. Mỗi nhân viên giao nhận được giữ một quyển, Phiếu này được lập làm 3 liên: Liên 1 giao cho thứ ký bán hàng , liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để lại quyển, khi đi giao hàng nhân viên giao nhận ghi đầy đủ thông tin từ phiếu xuất kho như : tên người mua. địa chỉ giao hàng, quy cách hàng hóa, giá cả, thành tiền ... .Sau khi giao hàng xong yêu cầu khách hàng ký vào biên bản giao hàng để xác nhận hàng đã đúng và đủ theo đơn đặt hàng. Quy trình tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín : Đối với phương thức bán buôn qua kho : Nhân viên kinh doanh đi thị trường nhận đơn hàng từ khách hàng làm phiếu đề nghị xuất hàng chuyển cho bộ phận hành chính bán hàng, Thư ký chuyên trách từng loại mặt hàng sẽ tiến hành rà soát lại các điều kiện xuất hàng như: Tồn kho, giá bán, công nợ, hình thức giao hàng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, yêu cầu viết hóa đơn….Nếu đủ điều kiện sẽ chuyển phiếu Đề nghị giao hàng tới phòng Kế toán kiểm tra xác nhận phiếu xuất hàng sau đó chuyển tới phòng kho vận xuất hàng, Phòng kho vận có trách nhiệm giao đúng, đủ số lượng theo phiếu xuất và thu tiền nếu khách hàng thanh toán ngay. Kế toán bán hàng tiến hàng viết hóa đơn cho khách hàng. Sau khi giao hàng xong biên bản giao hàng có ký nhận của khách hàng và hàng thu về được nhân viên chuyển nộp cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu, rồi chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan để giảm trừ hoặc ghi tăng công nợ. Các bước xuất hàng được thực hiện theo các biểu mẫu sau:  Mẫu 01: Đề nghị xuất hàng ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG số : 00722 Kính gửi : Phòng kế toán Công ty Cp Kim Tín NVKD: Đình Đắc STT Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành Tiền Thực thu Tên & địa chỉ khách hàng 1 Que hàn KT421- 3.2 4.000 13.000 52.000.000 Cty Hiệp Hòa – Xã Minh Đức – Mỹ Hào – Hưng Yên Tổng cộng 4.000 52.000.000 Hà nội, ngày 01 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng Kế toán trưởng TKKD Người đề nghị (Đã ký) (Đã ký ) (Đã ký ) (Đã ký) Mẫu 02: Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Số: 54829 Ngày 01 tháng 2 năm 2008 Họ tên người nhận hàng : Cty TNHH ôtô Hiệp Hòa . Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên. Lý do xuất kho: Xuất bán cho Cty ôtô Hiệp Hòa. Xuất tại kho: C4 Đường Bạch Đằng – Hai Bà Trưng – Hà Nội. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền A B C 1 2 3 1 Que hàn KT 421 – 3.2 Kg 4.000 11.818,18 47.272.720 Tổng cộng : 47.272.720 Thuế GTGT : 4.727.280 Tổng hóa đơn : 52.000.000 Số tiền bằng chữ: Năm mươi hai triệu đồng chẵn ./. Ngày 01 tháng 02 năm 2008 Thủ kho Người nhận Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng Mẫu 03: Hoá đơn GTGT _ 3 liên. HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT -3LL AX/2006 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 65151 Liên 1: Lưu Ngày 01 tháng 2 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Kim Tín Địa chỉ : Lô 3 A 11 Khu Đô Thị Đầm Trấu – Hai Bà Trưng – HN Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 1 0 0 9 8 9 6 8 3 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Cty TNHH ôtô chuyên dùng Hiệp Hòa Địa chỉ: Xã Minh Đức - Mỹ Hào - Hưng Yên. Số tài khoản : Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0 3 0 1 2 9 2 2 7 5 . STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền A B C 1 2 3 1 Que hàn KT 421 – 3.2 Kg 4000 11.818,18 47.272.720 Cộng tiền hàng : 47.272.720 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 4.727.280 Tổng cộng tiền thanh toán: 52.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu 04: Biên bản giao nhận hàng hoá. BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA Số: 1740 ( Liên 1 – Kế toán) BÊN GIAO HÀNG: CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN Đ/C: Lô 3 A11 Khu Đô Thị Đầm Trấu – HBT – Hà Nội. ĐT: 04.9715756 BÊN NHẬN HÀNG: CÔNG TY TNHH Ô TÔ CHUYÊN DÙNG HIỆP HÒA Đ/C: Xã Minh Đức – Mỹ Hào – Hưng Yên. Hôm nay, ngày 01 tháng 02 năm 2008 Bên giao hàng đã giao và bên nhận hàng đã nhận đủ hàng hóa chi tiết như sau: STT Tên hàng – quy cách ĐVT Số lượng giao thực tế Đơn giá Thành Tiền Ghi chú 1 KT421-3.2 Kg 4.000 13.000 52.000.000 200 thùng Cộng 4.000 52.000.000 Chứng từ kèm theo: 01 HĐ GTGT số: 65151 Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau: BÊN GIAO HÀNG BÊN NHẬN HÀNG ( Ký, đóng dấu & ghi rõ họ tên) Mẫu 05:Phiếu thu. Mẫu 01 Ban hành theo Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính PHIẾU THU Quyển số: 62 Ngày 15 tháng 2 năm 2008 Số Ctừ 1686/62 Họ tên : Công ty TNHH Ôtô chuyên dùng Hiệp Hoà Đơn vị : Xã Minh Đức - Mỹ Hào – Hưng Yên. Lý do : Cty Hiệp Hòa ttoán tiền hàng Số tiền : 52.000.000 VNĐ Số tiền bằng chữ: Năm mươi hai triệu đồng chẵn ./. Kèm theo : Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : Năm mươi hai triệu đồng chẵn./. Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nộp Đối với phương thức bán buôn không qua kho: Nhận được đơn hàng từ nhân viên kinh doanh Thư ký kinh doanh kiểm tra tồn kho mà không có hoặc không còn hàng tồn trong kho báo lên cho trưởng phòng kinh doanh để tìm kiếm nguồn hàng, nếu xác định nguồn hàng mua có thể mua được báo lại cho Nhân viên kinh doanh để thỏa thuận phương thức giao hàng với khách hàng. Các bước tiếp theo tương tự phương thức bán buôn qua kho. Ví dụ: Nhập 200m cáp hàn giá 25.000/m (giá chưa có thuế GTGT 10%) chưa thanh toán từ Cty TNHH Kim Tín chuyển bán thẳng cho Công ty TNHH Sản xuất Đức Anh với giá 30.000/m (chưa thuế GTGT 10%) chưa thanh toán. Hạch toán như sau Hàng Xuất bán thẳng: Nợ TK 632 “ Cáp hàn”: 5.000.000 Nợ TK 1331: 500.000 Có TK 331 “Cty TNHH Kim Tín” : 5.500.000 Hạch toán Doanh thu Nợ TK 131 “Cty TNHH SX Đức Anh”: 6.600.000 Có TK 5111: “Cáp hàn” : 6.000.000 Có TK 3331: 600.000 Đối với phương thức bán lẻ: Khách hàng đến văn phòng mua hàng Thư ký KD làm phiếu đề nghị chuyển cho Kế toán chuyên quản làm phiếu xuất chuyển xuống kho, nhận được phiếu xuất phòng kho vận bố trí người chuyển hàng lên văn phòng giao hàng cho khách. Tại văn phòng khách làm thủ tục thanh toán và nhận hóa đơn đỏ của lô hàng mua đó. Cách hạch toán tương tự cách bán buôn qua kho trên. Bán hàng tại kho 9 tỉnh trực thuộc: Các phương thức bán hàng trong Công ty Kim Tín đều áp dụng giống nhau kể cả các tỉnh trực thuộc. Chỉ khác là nguồn hàng tại các tỉnh sẽ được điều chuyển nội bộ từ Công ty Kim Tín tại Hà nội chuyển về nhập tại kho các tỉnh và làm hàng tồn. Khi có đơn hàng kế toán tại 9 tỉnh sẽ báo về văn phòng để viết hóa đơn và đề nghị xuất hàng. Kế toán tại các tỉnh sẽ trực tiếp thu tiền và chuyển về quỹ tiền mặt công ty liên tục trong ngày. Ví dụ : Ngày 05 tháng 2 năm 2008 Nhận được Đề nghị xuất hàng của kho Vinh kế toán làm Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ sau: Mẫu 06: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ CÔNG TY CP KIM TÍN Số: 1520 Lô 3 A11 – Đầm Trấu – HBT - HN PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 05 tháng 02 năm 2008 Đơn vị nhận hàng: Kho tại TP Vinh – Nghệ An. Địa chỉ: 245 Lê Duẩn – TP Vinh – Nghệ An. Người liên hệ: Trịnh Văn Vang – ĐT: 0912123456 STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 KT421-2.5 Kg 1.000 12.340 12.340.000 Giao: Xe 37P - 2538 2 KT421-3.2 Kg 3.000 11.340 34.020.000 3 KT421-4.0 Kg 2.000 11.340 22.680.000 Tổng Kg 6.000 69.040.000 Người nhận Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng Cách hạch toán: Khi xuất kho: Nợ 1561 – KT421-2.5 “Kho Vinh”: 12.340.000 Nợ 1561- KT421-3.2 “Kho Vinh” : 34.020.000 Nợ 1561- KT421-4.0 “Kho Vinh : 22.680.000 Có 1561 “Kho C4”: 69.040.000 Hàng ngày 9h sáng các kho trực thuộc sẽ báo cáo tình hình tiêu thụ về cho Kế toán chuyên quản để hạch toán doanh thu, công nợ và tiền hàng thu được. Lúc đó kế toán sẽ tiến hành hạch toán chi tiết từng khách hàng và mặt hàng theo trình tự các bước trên. Kế toán doanh thu Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế công ty thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, và giá trị hàng bán bị tar lại. Về nguyên tắc cuối kỳ kế toán phải xác định kết quả kinh doanh hoạt động sản xuất kinh doanh. Toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ kế toán được kết chuyển vào tài khoản 911 ‘xác định kết quả kinh doanh’. Các chứng từ làm cơ sở hạch toán doanh thu bán hàng là hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo của Ngân hàng. Các phương thức bán hàng như bán buôn qua kho, bán buôn không qua kho và bán lẻ khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng đều được hạch toán như sau: Nợ TK 111;112;131: Tổng trị giá thanh toán Có TK 5111: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Tại các kho trực thuộc khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng sẽ được hạch toán. Ví dụ: Tại TP Vinh Cty ĐT & XD Vận Tải 20 mua 100kg Que hàn KT421-3.2 với giá 13.000/kg ( giá chưa thuế 10%), thanh toán ngay bằng tiền mặt. Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 : 1.134.000 Có TK1561 “Kho Vinh”: 1.134.000 Phản ánh Doanh thu Nợ TK 1111: 1.430.000 Có TK 5111: 1.300.000 Có TK 3331: 130.000 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu gồm : Chiết khấu thương mại; Giảm giá hàng bán; Hàng bán bị trả lại; Chiết khấu thanh toán; Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghịêp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua đã mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế Mua – Bán hoặc giấy cam kết mua, bán hàng. Ví dụ : Ngày 20/2/08 Cty TNHH TM Thành Phát mua 5.000kg Que hàn KT6013-3.2 với giá 12.100/kg ( đã có thuế GTGT 10%). Thanh toán ngay bằng tiền mặt. Vì Cty Thành Phát đã ký hợp đồng kinh tế ( HĐKT/TP – KT 0102) với công ty nên được hưởng Chiết khấu tối đa 650đ/kg ( giá c