Báo cáo Thực tập tổng hợp tại Chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tại Hà Nội

án được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Chi nhánh. Định kỳ phòng Kế toán tại các Chi nhánh tính toán kết quả kinh doanh, lập Báo cáo rồi gửi về trụ sở chính của Công ty. Tại các Chi nhánh, bộ phận kế toán hạch toán riêng nhưng thực hiện theo chế độ hạch toán phụ thuộc Công ty mẹ. Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán nên bộ máy kế toán của Chi nhánh A&C tại Hà Nội rất gọn nhẹ, chỉ gồm ba nhân viên được phân công như sau: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp 1 Kế toán tổng hợp 2 Trong đó: - Kế toán trưởng: giúp giám đốc công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công việc kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn Chi nhánh theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán hiện hành và trực tiếp chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính của Chi nhánh trước Giám Đốc. - Kế toán tổng hợp: Hai nhân viên kế toán tổng hợp theo sự phân công của kế toán trưởng thực hiện các công tác hạch toán và ghi sổ cũng như chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng. Hai nhân viên kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán vào sổ, thực hiện các quyết toán cuối kì của Chi nhánh. Ngoài ra kế toán tổng hợp cũng là người kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Do bộ máy kế toán của công ty còn nhỏ chỉ có ba người nên các kế toán tổng hợp cũng kiêm nhiệm chức năng của các nhân viên kế toán như kế toán tiền mặt, tiền gửi, TSCĐ hay kế toán thanh toán...kể cả thủ quỹ. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/10/N và kết thúc vào ngày 30/09/N+1. Đây là điểm khác biệt rất lớn với các doanh nghiệp khác, điều này rất phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực hoạt động của A&C và góp phần to lớn vào sự thành công của Công ty A&C nói chung cũng như của Chi nhánh A&C tại Hà Nội nói riêng. Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung trên máy vi tính theo phần mềm AC Soft. Đây là một phần mềm kế toán do chính Công ty A&C tự thiết kế nên rất phù hợp với đặc thù hoạt động của Chi nhánh. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán tại Chi nhánh là Việt Nam Đồng (VNĐ) và hạch toán Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các phòng nghiệp vụ kiểm toán Báo cáo tài chính: Các phòng này thực hiện các cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính cho khách hàng. Mỗi phòng nghiệp vụ có một trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý về tất cả các hoạt động của các nhân viên trong phòng nghiệp vụ đó. Chi nhánh A&C tại Hà Nội có 3 phòng nghiệp vụ kiểm toán Báo cáo tài chính. Phòng nghiệp vụ kiểm toán XDCB: Phòng này thực hiện các cuộc Kiểm toán báo cáo quyết toán XDCB, thẩm định đầu tư…Chi nhánh A&C tại Hà Nội chỉ có một phòng nghiệp vụ kiểm toán XDCB. Bộ phận tư vấn và kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán: chức năng chính của bộ phận này là thực hiện kiểm tra, soát xét các tài liệu kiểm toán đảm bảo chất lượng các cuộc kiểm toán để phục vụ cho việc phát hành Báo cáo kiểm toán. Ngoài ra, bộ phận này cũng cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN A&C – CHI NHÁNH HÀ NỘI 2.1. Quy trình kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn – Chi nhánh Hà Nội Kiểm toán là một loại hình dịch vụ đặc biệt, đòi hỏi các KTV phải luôn tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp bao gồm chuẩn mực kế toán- kiểm toán hiện hành. Đây cũng chính là thước đo chất lượng của các cuộc kiểm toán. Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C- chi nhánh Hà Nội cũng luôn không ngừng cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình để tạo uy tín hơn nữa đối với khách hàng và những công ty kiểm toán khác. Để đạt được chất lượng kiểm toán cao đồng nghĩa với việc giảm thiểu tối đa các rủi ro có khả năng xảy ra thì A&C chi nhánh Hà Nội đã xây dựng riêng cho mình một quy trình kiểm toán phù hợp với các đặc điểm hiện có của công ty. Sơ đồ 2.1: Quy trình kiểm toán tại Chi nhánh A&C Hà Nội Khảo sát và chấp nhận khách hàng Lập kế hoạch kiểm toán Chứng kiến kiểm kê (nếu có) Thực hiện kiểm toán tại khách hàng Tổng hợp, lập Báo cáo kiểm toán Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu và chấp nhận khách hàng Đây là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Giai đoạn này giúp kiểm toán viên thu thập được các thông tin cơ bản về khách hàng, nắm bắt được những thông tin sơ bộ về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của khách thể kiểm toán. Trên cơ sở đó, các kiểm toán viên phần nào cũng đã xác định được những rủi ro tiềm tàng ẩn chứa trong hoạt động của khách hàng. Sau khi đánh giá các rủi ro kiểm toán mà công ty có thể gặp phải, Ban giám đốc sẽ quyết định có ký Hợp đồng kiểm toán với khách hàng mới hay tiếp tục kiểm toán cho các khách hàng truyền thống hay không? Hiện nay mục tiêu hàng đầu của công ty là đạt được chất lượng kiểm toán cao nhất nên Ban giám đốc đã quyết định sẽ không ký các Hợp đồng kiểm toán có độ rủi ro quá cao. Trong Hợp đồng kiểm toán bao gồm các điều khoản chính sau: Điều 1: nội dung dịch vụ; Điều 2: luật định và chuẩn mực; Điều 3: trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên; Điều 4: báo cáo kiểm toán; Điều 5: phí dịch vụ và phương thức thanh toán; Điều 6: cam kết thực và thời hạn hoàn thành; Điều 7: hiệu lực và thời hạn hợp đồng; Sau khi chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, Ban giám đốc sẽ phân công công việc cho từng phòng nghiệp vụ và trưởng phòng chịu trách nhiệm phân công các KTV thực hiện bao gồm phân công KTV làm trưởng nhóm và các trợ lý kiểm toán. Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán Các kiểm toán viên sau khi được phân công sẽ liên hệ với khách hàng để tìm hiểu kĩ hơn về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng. Sau đó sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Đây được coi là bước công việc quan trọng nhất trong một cuộc kiểm toán. Nó là định hướng, kim chỉ nam hướng dẫn KTV những việc phải làm, tạo nên sự phối hợp tổng thể giữa KTV và trợ lý kiểm toán, giúp các KTV và các bộ phận có liên quan phối hợp hiệu quả với nhau, từ đó sẽ tiến hành cuộc kiểm toán theo đúng chương trình đã lập với các chi phí ở mức hợp lý. Kế hoạch kiểm toán cũng là căn cứ để công ty kiểm toán tránh xảy ra những bất đồng với khách hàng. Ngoài ra, căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đã lập, KTV có thể kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán đã và đang thực hiện. Kế hoạch kiểm toán phải được phổ biến cho toàn bộ nhóm kiểm toán trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu và có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong quá trình kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán được lập ngay sau khi Chi nhánh A&C tại Hà Nội tổ chức cuộc họp ký kết hợp đồng với khách hàng. Kế hoạch kiểm toán bao gồm các vấn đề sau: - Nhóm kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán; - Thời gian thực hiện cuộc kiểm toán: bao gồm thời gian kiểm toán tại khách hàng, thời gian tổng hợp và thời gian phát hành báo cáo chính thức; - Chi phí kiểm toán và phương tiện làm việc: là những nhận định ban đầu về chi phí kiểm toán và phương tiện làm việc cần có; - Thu thập thông tin cơ sở liên quan đến khách hàng; - Thực hiện thủ tục phân tích; - Đánh giá trọng yếu, rủi ro kiểm toán; - Xem xét sự giúp đỡ của các chuyên gia (trong trường hợp lĩnh vực kinh doanh của khách hàng đòi hỏi phải có đánh giá, nhận định của chuyên gia). - Xem xét tính liên tục hoạt động của khách hàng; - Lập chương trình kiểm toán. Trong đó chương trình kiểm toán cụ thể cho từng phần hành được công ty xây dựng gồm bốn bước: - Kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với các khoản mục đang kiểm toán. Trong nội dung này Công ty thường xem xét việc thực hiện các chính sách, các quy chế quản lý với các khoản mục, ghi chép kế toán có tuân thủ các chế độ kế toán và các quy định của Nhà nước hay không? - Phân tích soát xét: Kiểm toán viên thực hiện so sánh số dư của các khoản mục trong các năm tài chính khác nhau. Thực hiện việc tính toán và so sánh các tỷ suất tài chính giữa các năm và so sánh với số liệu chung của ngành, bước đầu đưa ra đánh giá tổng quan về tình hình tài chính của khách hàng. - Kiểm tra chi tiết: Trong giai đoạn này kiểm toán viên cần tiến hành kiểm tra chi tiết với từng khoản mục cụ thể và soát xét phạm vi sai phạm. Đây là công việc chủ yếu trong một cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các số liệu trên các sổ sách kế toán của khách hàng với nhau để kiểm tra hoạch kiểm toán viên cũng có thể thực hiện chọn mẫu để kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và tính hợp lý của việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Khi thực hiện kiểm tra chi tiết kiểm toán viên thường yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho công việc của mình. Trong quá trình kiểm tra chi tiết, mọi phát hiện của kiểm toán viên đều được ghi chép đầy đủ trên giấy tờ làm việc. - Kết luận: Trên cơ sở các thủ tục đã tiến hành, kiểm toán viên đưa ra các kết luận của mình về phần hành mà mình đã kiểm toán: trung thực và hợp lý, còn sai sót, về hạch toán có tuân thủ chế độ của Nhà nước và các chính sách của Công ty hay không? Tuy chương trình kiểm toán được xây dựng chung cho tất cả các khách hàng nhưng tùy thựôc vào thực tế tại từng doanh nghiệp mà kiểm toán viên sẽ lựa chọn phần hành trọng yếu khác nhau vì vậy cách thức tiến hành kiểm toán cũng khác nhau. Kế hoạch kiểm toán đã được thực hiện xong thì KTV sẽ liên hệ với khách hàng về thời gian kiểm kê, thời gian thực hiện kiểm toán đồng thời cũng phải gửi thư trước cho khách hàng danh sách các tài liệu cần cung cấp để khách hàng chuẩn bị trước nhằm giảm thiểu thời gian và công sức cho các kiểm toán viên thực hiện cũng từ đó giảm thiểu chi phí kiểm toán. Bước 3: Chứng kiến kiểm kê (nếu có) Trước khi chính thức kiểm toán hoặc trong khi tiến hành kiểm toán nếu thấy cần thiết KTV có thể yêu cầu khách hàng tiến hành kiểm kê đối với một số phần hành cụ thể nhằm bổ sung cho bằng chứng kiểm toán. Quá trình chứng kiến kiểm kê được thực hiện thông qua 3 bước cơ bản nhằm đảm bảo tính tin cậy và khách quan của kết quả kiểm kê. - Chuẩn bị kiểm kê: KTV phải thu thập đươc kế hoạch kiểm kê, phương thức kiểm kê của khách hàng và yêu cầu khách hàng chuẩn bị các tài liệu cần thiết như danh mục hàng hóa, danh mục tài sản cố định,… - Chứng kiến kiểm kê: KTV không trực tiếp tham gia kiểm kê mà chỉ đóng vai trò là người quan sát còn nhân viên của công ty khách hàng mới chính là người kiểm kê trực tiếp. KTV sẽ xem xét quá trình kiểm kê có chính xác không? đặc biệt là đối với kiểm kê tiền mặt, còn đối với kiểm kê hàng tồn kho thì KTV có thể chọn mẫu để khách hàng kiểm kê. - Kết thúc và lập báo cáo kiểm kê: Sau khi chứng kiến kiểm kê, KTV sẽ lập báo cáo kiểm kê, nêu ý kiến về cuộc kiểm kê xem kết quả kiểm kê có đáng tin cậy hay không? và thu thập tài liệu liên quan để lưu hồ sơ kiểm toán. Trên biên bản kiểm kê phải ghi rõ thời điểm kiểm kê và những người tham gia kiểm kê, lấy xác nhận của những người tham gia vào biên bản để làm căn cứ chính xác cho các KTV xác định giá trị tài sản. Bước 4: Thực hiện kiểm toán tại khách hàng Trước khi thực hiện kiểm toán, nhóm kiểm toán và Ban giám đốc, phòng kế toán và đại diện các phòng ban chức năng tiến hành họp thông qua về mục tiêu, nội dung kiểm toán, trách nhiệm của các bộ phận. Sau đó nhóm kiểm toán sẽ bắt đầu thực hiện kiểm toán. Trong giai đoạn này, KTV sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. Đó là quá trình triển khai một cách chủ động và tích cực các kế hoạch, chương trình kiểm toán nhằm đưa ra những ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của Bảng khai tài chính trên cơ sở những bằng chứng kiển toán đầy đủ và tin cậy. Tất cả các phát hiện của kiểm toán viên đều được ghi chép chi tiết và đầy đủ trên giấy tờ làm việc, đó sẽ là cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến về phần hành mà mình đảm nhiệm. Trước tiên, trưởng nhóm sẽ phân công công việc cho các thành viên trong nhóm kiểm toán. Việc kiểm toán ở A&C được chia theo từng khoản mục trên bảng cân đối kế toán. Mỗi KTV theo sự phân công sẽ thực hiện kiểm toán các khoản mục mà mình chịu trách nhiệm bên cạnh đó cũng phải liên hệ với các thành viên khác để cùng đối chiếu, kiểm tra các khoản mục khác có liên quan. Các KTV tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Trên cơ sở đó, xác định số lượng các thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm kiểm soát cần thiết để đảm bảo rủi ro phát hiện ở mức độ hợp lý. Các kỹ thuật mà KTV chủ yếu sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán là phỏng vấn, quan sát, kiểm tra tài liệu, kiểm kê. Mỗi thành viên của nhóm kiểm toán khi thực hiện xong khoản mục của mình đều phải chuyển lại cho trưởng nhóm kiểm tra, soát xét và nếu cần sẽ phải thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán bổ sung theo yêu cầu của nhóm trưởng. Cuối mỗi cuộc kiểm toán, nhóm kiểm toán và cả kiểm toán viên điều hành sẽ họp để trao đổi những thông tin cần thiết về kết quả cuộc kiểm toán. Cuộc họp phải có mặt Ban giám đốc, bộ phận kế toán và đại diện các phòng ban của khách hàng. Cuộc họp nhằm trao đổi những vấn đề tồn tại chính, các đề xuất sử lý, các điều chỉnh cũng như các biện pháp nhằm cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ…của khách hàng. Kiểm toán viên phải thống nhất với khách hàng về các bút toán điều chỉnh và sau đó nếu còn những vấn đề khác thì KTV sẽ phát hành báo cáo kiểm toán bằng văn bản sau này. Bước 5: Tổng hợp, lập Báo cáo kiểm toán Bước cuối cùng này sẽ được hoàn thành tại văn phòng công ty kiểm toán. Trên cơ sở kết quả đã kiểm toán, các bằng chứng kiếm toán đã thu thập được, kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình về phần hành hay khoản mục. Và kết hợp từ các phần hành đó, chủ nhiệm kiểm toán sẽ đưa ra ý kiến về Báo cáo tài chính của khách hàng thông qua Báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và Báo cáo kiểm toán sau khi lập sẽ được kiểm toán viên điều hành soát xét lại. Nếu phát hiện thấy vấn đề còn tồn tại, kiểm toán viên điều hành sẽ chuyển trả lại cho nhóm trưởng nhóm kiểm toán để trả lời và hoàn thiện, nếu không thì chuyển sang cho bộ phận kiểm soát chất lượng. Nếu Bộ phận kiểm soát chất lượng xét thấy báo cáo chưa hoàn thiện, còn vấn đề tồn tại thì tiếp tục gửi trả lại cho trưởng nhóm kiểm toán hoàn thiện, nếu không tiếp tục gửi lên Ban giám đốc xét duyệt lần cuối trước khi gửi cho khách hàng. Sau khi đã nhận được sự đồng ý của Ban giám đốc, nhóm trưởng sẽ lập phiếu lấy ý kiến khách hàng và gửi cho khách hàng kèm theo báo cáo đã phê duyệt. Nếu khách hàng có ý kiến về việc sửa đổi Báo cáo kiểm toán nhóm trưởng sẽ phải đệ trình lên kiểm toán viên điều hành và Ban giám đốc xem xét và cho ý kiến. Còn trường hợp khách hàng đồng ý với báo cáo kiểm toán thì nhóm trưởng sẽ phải lập Phiếu yêu cầu phát hành trình giám đốc ký duyệt và sau đó chuyển sang cho Phòng quản trị tổng hợp để phát hành báo cáo. 2.2. Kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C – Chi nhánh Hà Nội. 2.2.1. Kiểm soát chung một cuộc kiểm toán Nhóm trưởng (kiểm toán viên phụ trách) Kiểm toán viên điều hành (Trưởng, phó phòng) Bộ phận kiểm soát chất lượng Partner ( Phó giám đốc, Giám đốc) Với mục tiêu nâng cao chất lượng của hoạt động kiểm toán, Công ty A&C tại Hà Nội đã xây dựng cho mình một quy trình kiểm soát chất lượng từ lúc lập kế hoạch kiểm toán. Sơ đồ 2.2: Quy trình kiểm soát chất lượng một cuộc kiểm toán Tại Chi nhánh A&C Hà Nội, công tác kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán ngày càng được củng cố và tăng cường. Chi nhánh đã có bộ phận kiểm soát chất lượng riêng biệt tuy nhiên trong các cuộc kiểm toán cụ thể thì các công việc kiểm soát cũng được thực hiện trực tiếp do chính nhóm trưởng và kiểm toán viên điều hành thực hiện. Quá trình kiểm soát của bộ phận kiểm soát chất lượng và các cấp cao hơn như Phó giám đốc và Giám đốc được thực hiện gián tiếp qua việc soát xét lại các giấy tờ làm việc, soát xét lại hồ sơ kiểm toán khi các KTV đã tập hợp và lưu lại để lập báo cáo kiểm toán. Nếu bộ phận kiểm soát chất lượng và các cán bộ ở các cấp cao hơn thấy có vấn đề chưa được giải quyết thỏa đáng hoặc có những khoản mục cần phải thu thập thêm các bằng chứng thì khi đấy các KTV sẽ phải thu thập thêm các bằng chứng đáng tin cậy từ công ty khách hàng nhằm đảm bảo ý kiến đưa ra trong báo cáo kiểm toán là trung thực, khách quan và đáng tin cậy. Bên cạnh đó, nhóm trưởng và các kiểm toán viên điều hành sẽ kiểm soát trực tiếp công việc của các KTV trong quá trình thực hiện kiểm toán. Điều này sẽ được tìm hiểu kĩ hơn trong quá trình kiểm soát chất lượng ở từng giai đoạn của cuộc kiểm toán. 2.2.2. Kiểm soát chất lượng trong từng giai đoạn của cuộc kiểm toán: Việc kiểm soát chất lượng tại Chi nhánh A&C Hà Nội còn được thực hiện trong từng giai đoạn của cuộc kiểm toán từ giai đoạn chuẩn bị kiểm toán cho đến khi kết thúc cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán: Trong giai đoạn này, KTV thông báo lịch kiểm toán, danh sách nhóm kiểm toán, nhóm trưởng nhóm kiểm toán tại các khách hàng cụ thể. Trong khi thực hiện, trưởng nhóm sẽ là người trực tiếp giám sát các KTV trong việc sử dụng các kỹ thuật để thu thập các thông tin về đơn vị được kiểm toán, đặc biệt là thông tin về hệ thống KSNB của khách hàng. Bên cạnh đó, các giấy tờ làm việc của KTV cũng sẽ được nhóm trưởng kiểm tra, soát xét một cách chặt chẽ để nhằm đảm bảo các kỹ thuật thu thập đúng quy định, thông tin thu thập được là đầy đủ, chính xác, các công việc được tiến hành đúng chuẩn mực, đúng tiến độ, đúng quy trình kiểm toán. Kiểm soát trong giai đoạn thực hiện kiểm toán Trong quá trình thực hiện kiểm toán, căn cứ vào kế hoạch, chương trình kiểm toán, trình độ năng lực và thế mạnh của từng KTV, nhóm trưởng tiến hành phân công công việc cụ thể cho từng KTV. Nhóm trưởng phổ biến cho từng KTV nắm rõ những nội dung, phần hành kiểm toán phải thực hiện nhằm giúp KTV hiểu được nhiệm vụ của mình, các phương pháp kiểm toán cần áp dụng và những trọng tâm cần chú ý trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán. Giai đoạn thực hiện kiểm toán là giai đoạn quan trọng mang tính quyết định tới sự thành công đối với một cuộc kiểm toán.. Thực hiện kiểm toán chính là việc cụ thể hóa chương trình kiểm toán. Do đó trong giai đoạn này trưởng nhóm luôn phải giám sát tiến độ thực hiện công việc, các thủ tục kiểm toán, các phương pháp kiểm toán mà các KTV áp dụng cũng như phải giám sát việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và giám sát việc ghi chép giấy tờ làm việc của KTV…Trong quá trình làm việc, các KTV phải giám sát chặt chẽ công việc của các trợ lý kiểm toán. Bản thân các KTV tự kiểm soát chất lượng công việc của mình. Đồng thời trong quá trình làm việc các KTV còn tiến hành kiểm tra chéo công việc của nhau. Điều đó tăng tính độc lập và độ tin cậy cho các báo cáo kiểm toán được lập. Trong một số trường hợp, trưởng nhóm cũng có thể hỗ trợ các KTV trong việc đánh giá chất lượng các bằng chứng kiểm toán và tham gia thảo luận với KTV khác khi có các vấn đề còn nghi vấn để đi tới các quyết định chính xác. Kiểm soát trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ trực tiếp xem xét tổng hợp công việc của các KTV để đảm bảo sự chính xác, đầy đủ, hợp lý của kết quả kiểm toán phản ánh trong các Biên bản kiểm toán, đồng thời cũng xem xét lại tất cả các bằng chứng kiểm toán, các nhận xét, đánh giá của các KTV khác tham gia cuộc kiểm toán nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất các kết quả đó. Không những vậy, các giấy tờ làm việc của KTV còn được soát xét lại một lần nữa bởi lãnh đạo phòng trước khi trình Ban Giám Đốc. Ban Giám Đốc xem xét tính hợp lý của kết quả kiểm toán và Công ty sẽ phát hành Báo cáo kiểm toán. Quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán đã và đang được Công ty A&C chi nhánh tại Hà Nội coi trọng đặt lên hàng đầu. Do đó, đặt ra yêu cầu các thủ tục kiếm soát và chương trình kiểm toán phải được tuân thủ một cách nghiêm ngặt. 2.3. Tổ chức hồ sơ kiểm toán Cũng như tất cả các công ty kiểm toán khác, Công ty A&C tại Hà Nội lưu trữ hồ sơ kiểm toán trên 2 File: hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Việc lập, lưu trữ và bảo quản hồ sơ kiểm toán tuân thủ theo những quy định về tổ chức hồ sơ trong công ty. 2.3.1. Hồ sơ kiểm toán chung Hồ sơ kiểm toán là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng và liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung giúp KTV có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng kể từ khi bắt đầu cung cấp dịch vụ đến năm kiểm toán hiện thời. Hồ sơ kiểm toán chung cho một khách hàng được sắp xếp theo trình tự sau: Trang tổng hợp; Các thông tin chung; Các tài liệu về pháp luật; Các tài liệu về thuế; Các tài liệu nhân sự; Các tài liệu kế toán; Các tài liệu về hợp đồng và Các thủ tục. Trang tổng hợp: Nêu danh mục các nội dung trong Hồ sơ kiểm toán chung. Các thông tin chung: bao gồm các thông tin cơ bản về khách hàng như đặc điểm hoạt động của công ty; sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: KTV sẽ lưu sơ đồ tổ chức do khách hàng cung cấp hoặc do KTV vẽ lại theo sự mô tả của khách hàng kèm theo văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận; thu thập và cập nhật thông tin về các nhân sự trong Ban lãnh đạo khách hàng và các quyết định bổ nhiệm; thu thập thông tin về các giai đoạn phát triển quan trọng hay các mốc đáng nhớ đánh dấu sự phát triển của công ty khách hàng và các tài liệu tham khảo để có thông tin này (Báo cáo phát triển của doanh nghiệp, các bài báo, tin từ tạp chí, internet, niên giám thống kê…). Bên cạnh đó, KTV còn phải thu thập thông tin về các đối tác thường xuyên, các đối tác có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty khách hàng…và tóm tắt thông tin về các khoản góp vốn liên doanh, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết. Các tài liệu pháp luật: bao gồm bản sao Điều lệ công ty và tóm tắt các nội dung quan trọng trong Điều lệ ; bản sao giấy phép đăng kí kinh doanh, quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh và các lần điều chỉnh (nếu có); bản sao các hợp đồng liên doanh nếu là doanh nghiệp liên doanh; bản sao các Biên bản họp, bản tóm tắt với biên bản họp quan trọng (mức độ quan trọng theo đánh giá của KTV); tổng hợp thông tin và cập nhật các thay đổi từ các bản đăng ký kinh doanh; theo dõi vốn kinh doanh và thay đổi vốn kinh doanh thông qua các giấy phép đăng kí kinh doanh. Các tài liệu về thuế: bao gồm Quyết toán thuế hàng năm: KTV tiến hành thu thập hàng năm từ năm trước bắt đầu kiểm toán đến năm kiểm toán hiện thời (chỉ lưu 3 năm được kiểm toán, những tài liệu quá 3 năm chuyển sang lưu file riêng); biên bản kiểm tra thuế; các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của DN trong tính thuế. Các tài liệu nhân sự: bao gồm bản sao thoả ước lao động tập thể và các bản sửa đổi (nếu có), bản sao hợp đồng lao động có tính chất đại diện và/hoặc bản tóm tắt nội dung quan trọng của hợp đồng; lưu văn bản về quy trình quản lý quỹ và sử dụng lương, vẽ sơ đồ mô tả; tóm tắt các quy định trong điều lệ, biên bản đại hội CNVC, HĐQT liên quan đến nhân sự; biên bản các cuộc kiểm tra về nhân sự trong DN: Các tài liệu kế toán: bao gồm các thông tin về chế độ, chính sách kế toán áp dụng trong DN; báo cáo kiểm toán, BCTC đã được kiểm toán các năm; thư quản lý, bản nhận xét sau kiểm toán; tổng hợp kết quả kiểm toán và những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau(thu thập hàng năm từ năm liền trước năm bắt đầu kiểm toán đến năm kiểm toán hiện thời (chỉ lưu 3 năm liền trước năm được kiểm toán, những tài liệu quá 3 năm chuyển lưu file riêng). Copy từ Hồ sơ năm.) Các tài liệu về hợp đồng: Có thể sử dụng bản tóm tắt thông tin và không cần copy đối với một số hợp đồng ký với nhiều đối tượng (đại lý…). Đối với những hợp đồng quan trọng cần copy và tóm tắt nội dung hợp đồng. Ngoài ra, KTV còn phải thu thập các hợp đồng kiểm toán; hợp đồng thuê mướn dịch vụ; hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng tín dụng và các hợp đồng khác có liên quan đến niên độ kế toán tiếp theo. Đối với những hợp đồng ký với nhiều đối tượng có nội dung giống nhau, chỉ cần photo một bản làm ví dụ và có bản tóm tắt thông tin về loại đối tượng ký hợp đồng đó. Các thủ tục: KTV sử dụng sơ đồ mô tả, kèm theo các văn bản quy định của khách hàng (nếu có) hoặc ghi chép lại các thủ tục mà khách hàng áp dụng, cập nhật các thay đổi qua các năm (nếu có). Hồ sơ kiểm toán nói chung và Hồ sơ kiểm toán BCTC nói riêng cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Tất cả các tài liệu trong file kiểm toán phải được đục lỗ và cho vào trong file. - Các tài liệu trong file cần được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn theo một trật tự đã được qui định. - Nhóm kiểm toán cần phải lập hồ sơ kiểm toán để đảm bảo cung cấp đầy đủ cơ sở cho KTV đưa ra ý kiến nhận xét của mình, đảm bảo cho KTV không tham gia kiểm toán và người soát xét hiểu được công việc kiểm toán và có cơ sở đưa ra ý kiến của mình. 2.3.2. Hồ sơ kiểm toán năm Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán của một năm tài chính. Nó bao gồm các dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán như là: Các thông tin về người lập, người kiểm tra và