Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp

cũng như chuyển tải các chỉ thị và thông báo của Ban giám đốc đến cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công tác duy tu, sửa chữa lớn TSCĐ, bảo vệ an ninh, trật tự, kỷ luật lao động, phòng cháy chữa cháy… cũng thuộc sự quản lý và điều hành của phòng Tổ chức hành chính. 1.3.4.2. Phòng Kế Toán Tài Chính Toàn bộ các thông tin về tài chính liên quan đến hoạt động thu, chi, sử dụng nguồn vốn… của công ty đều nằm dưới sự quản lý của phòng Kế toán Tài chính. Phòng Kế toán Tài chính có nhiệm vụ mở sổ kế toán, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày để giúp phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn của công ty. Phòng Kế toán Tài chính cũng thực hiện hạch toán và quản lý việc xuất nhập vật tư, thành phẩm và quản lý toàn bộ quỹ tiền mặt của công ty. Phòng Kế toán Tài chính còn có nhiệm vụ chi trả các khoản lương, thưởng, cổ tức… cho cán bộ công nhân viên và các cổ đông của công ty, cũng như tính và nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách, các khoản thuế, quỹ, thanh toán các khoản vay, các khoản nợ, phải trả… Định kỳ, phòng Kế toán Tài chính phải lập và phân tích các báo cáo tài chính, báo cáo tình hình công nợ, phải thu, phải trả, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cổ đông về sự chính xác của các số liệu trên các báo cáo này. 1.3.4.3. Phòng Sản Xuất Kinh Doanh Phòng Sản Xuất Kinh Doanh có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu, đơn đặt hàng từ phía khách hàng, tính toán giá cả, thực hiện hợp đồng kinh tế và cung cấp thông tin về các yêu cầu của khách hàng cho lãnh đạo công ty. Phòng Sản Xuất Kinh Doanh điều hành sản xuất thông qua lệnh sản xuất đối với bộ phận sản xuất trực tiếp theo đúng hợp đồng đã ký kết và chịu trách nhiệm trong việc giao nhận và vận chuyển hàng hóa, thành phẩm đến cho khách hàng. Bên cạnh đó, phòng còn được giao nhiệm vụ quản lý kho tàng, vật tư, thành phẩm, dự báo vật tư tồn kho cũng như định kỳ tính toán lượng vật tư thừa thiếu theo định mức của công ty. Phòng Sản xuất kinh doanh còn phối hợp với phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường và phòng Kỹ thuật Công nghệ trong việc tìm kiếm nguồn hàng, khai thác nguồn vật tư, kiểm nghiệm chất lượng, số lượng vật tư, thành phẩm xuất xưởng. 1.3.4.4. Phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường Phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường có nhiệm vụ lập kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và cung cấp vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh, thực hiện ký kết các hợp đồng mua vật tư với các đối tác trong và ngoài nước đồng thời thường xuyên cập nhật thông tin về giá cả thị trường để có kế hoạch dự trữ vật tư hợp lý. Không chỉ lo đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường còn chủ động, tìm kiếm đầu ra cho các sản phẩm thông qua việc khuyếch trương và quảng bá thương hiệu và tìm kiếm các khách hàng mới. 1.3.4.5. Phòng Kỹ thuật Công nghệ Phòng Kỹ thuật Công nghệ có nhiệm vụ lập phương án kỹ thuật, chuẩn bị mẫu, phim, theo dõi và hướng dẫn kỹ thuật trong các quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, phòng còn thường xuyên nghiên cứu, thử nghiệm các mẫu mới cũng như thiết kế, tạo mẫu in cho khách hàng. Phòng Kỹ thuật Công nghệ còn có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá vật tư hàng hóa nhập kho, chất lượng thành phẩm, bán thành phẩm cuối cùng trước khi lưu kho hoặc trả hàng (bộ phận KCS). 1.3.4.6. Bộ phận sản xuất trực tiếp Phân xưởng in gồm các máy in offset công nghệ của Đức sẽ tiến hành in bao bì cho sản phẩm dùng trong nước và một máy flexo của Mỹ được sử dụng để in ấn các sản phẩm bao bì chất lượng cao phục vụ việc sản xuất các hàng hóa xuất khẩu. Sản phẩm bao bì sau khi đã được in ấn sẽ chuyển sang phân xưởng thành phẩm để tiến hành gia công và hoàn thiện. Phân xưởng thành phẩm sẽ căn cứ vào lệnh sản xuất hoặc phương án sản xuất để tiến hành cắt xén, cán láng nylon lên bề mặt tờ in, dập tem nhãn hay dán hộp thành phẩm… Thành phẩm và bán thành phẩm sau khi được kiểm tra kỹ lưỡng bởi bộ phận KCS sẽ được tiến hành nhập kho hoặc giao tận tay khách hàng. 1.3.4.7. Các tổ chức thuộc Giám đốc Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất cũng như quản lý, công ty còn có hai tổ phụ trợ là tổ cơ điện và tổ phân cấp sản phẩm. Tổ cơ điện chịu trách nhiệm về việc sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng, quản lý hệ thống máy móc và các thiết bị cho công ty. Tổ phân cấp sản phẩm chịu sự chỉ đạo về chuyên môn của phòng Kỹ thuật Công nghệ và sự điều tiết của phòng Sản xuất Kinh doanh để đảm bảo các sản phẩm giao cho khách hàng đạt chất lượng tốt nhất. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Trong 3 năm vừa qua, tổng tài sản và vốn chủ sở hữu của APPprint không ngừng tăng lên mạnh mẽ. Tính đến thời điểm 31/12/2009, tổng tài sản và vốn chủ sở hữu của APPprint đã tương ứng tăng 23% và 11% so với năm 2008. Cùng với đà phát triển chung của ngành bao bì, in ấn và chiến lược mở rộng sản xuất kinh doanh sang một lĩnh vực mới của Ban lãnh đạo, khả năng quy mô tài sản và vốn chủ sở hữu của APPprint sẽ tiếp tục tăng trong các năm tới nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước và tăng cường khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Đơn vị: triệu đồng. CÁC CHỈ TIÊU 31/12/2007 31/12/2008 CHÊNH LỆCH 31/12/2009 CHÊNH LỆCH Lượng % Lượng % A B C= B-A D=C/A E F=E-B G=F/B 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 5,024 7,847 2,823 56% 18,449 10,602 135% 2. Phải thu khách hàng 35,881 16,568 (19,313) -54% 21,610 5,042 30% 3. Hàng tồn kho 22,051 23,238 1,187 5% 31,663 8,425 36% 4. Tài sản lưu động 40 406 366 915% 1,075 1,299 319% 5. Tổng tài sản lưu động 62,995 48,059 (14,936) -24% 73,426 25,367 53% 6. Tổng TSCĐ(thuần) 35,848 59,496 23,648 66% 58,867 (629) -1% 7. Tài sản dài hạn khác 660 1,038 378 57% 795 (243) -23% 8. Tổng Tài Sản 99,514 108,603 9,089 9% 133,098 24,495 23% 9. Nợ ngắn hạn 31,394 27,079 (4,315) -14% 43,472 16,393 61% 10. Nợ dài hạn 24,444 8,075 (16,369) -67% 7,859 (216) -3% 11. Tổng nợ phải trả 55,838 35,154 (20,684) -37% 51,331 16,177 46% 12. Tổng vốn chủ sở hữu 43,676 73,450 29,774 68% 81,767 8,317 11% Biểu số 1.1: Các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán trong 3 năm. Năm 2008, 2009 được nhận định là năm khó khăn chung của kinh tế Việt nam và thế giới nhưng kết quả kinh doanh của công ty CP Bao bì và in Nông nghiệp vẫn duy trình được mức tăng trưởng khá cao so với các năm trước. So với năm 2007, tổng tài sản của công ty trong năm 2008 tăng 9%, trong đó TSCĐ tăng gấp 1.65 lần, các khoản nợ phải trả giảm mạnh, đặc biệt là nợ dài hạn giảm mạnh nhất (67%). Sang năm 2009, tổng tài sản của công ty tăng tới 23%, nguồn vốn chủ sở hữu tăng đạt 11%, nợ phải trả tăng lên 46% (Biểu số 1.1). Doanh thu và lợi nhuận năm 2008 đạt 115,2 tỷ đồng và 10,5 tỷ đồng, tương ứng tăng 54.7% và 45.9% so với năm 2007. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng tăng rõ rệt, thể hiện doanh thu năm 2009 so với năm 2008 tăng 36% và lợi nhuận sau thuế tăng đến 61% (Biểu số 1.2). CÁC CHỈ TIÊU 31/12/2007 31/12/2008 CHÊNH LỆCH 31/12/2009 CHÊNH LỆCH Lượng % Lượng % A B C= B-A D=C/A E F=E-B G=F/B 1. Doanh thu thuần 74,456 115,178 40,722 55% 156,905 41,727 36% 2. Lợi nhuận gộp 13,501 20,672 7,171 53% 28,655 7,983 39% 3. Lợi nhuận thuần trước thuế 7,770 12,080 4,310 56% 18,166 6,086 50% 4. Tổng lợi nhuận trước thuế TNDN 7,790 12,062 4,812 62% 18,573 5,971 47% 5. Lợi nhuận thuần sau thuế 7,219 10,531 3,312 46% 16,948 6,417 61% Biểu số 1.2: Các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm. CÁC CHỈ TIÊU 31/12/2007 31/12/2008 CHÊNH LỆCH 31/12/2009 CHÊNH LỆCH Lượng % Lượng % A B C= B-A D=C/A E F=E-B G=F/B 1. Tỷ số nợ phải trả so với tổng Tài Sản 56.11 32.37 (23.74) -42% 38.57 6.2 19% 2. Tỷ số thanh toàn hiện thời ([Tổng TSLĐ/Nợ ngắn hạn]) 2 1.77 (0.23) -12% 1.37 (0.4) -23% 3. Tỷ số thanh toán nhanh([Tổng TSLĐ- Hàng tồn kho]/ Nợ ngắn hạn) 1.3 0.91 (0.39) -30% 0.64 (0.27) -30% 4. ROA (Lợi nhuận sau thuế/ Tổng Tài sản) 0.07 0.09 0.02 29% 0.13 0.04 44% 5. ROE (Lợi nhuận sau thuế/VCSH) 0.16 0.14 (0.02) -13% 0.21 0.07 50% Biếu số 1.3: Các chỉ tiêu phân tích tài chính của DN trong 3 năm. (Xem thêm Phụ lục 1 để có số liệu chi tiết của các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính của công ty) Các chỉ tiêu đánh giá tình hình tài chính (Biểu số 1.3) cũng cho thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng rất khả quan. Chỉ tiêu nợ phải trả trên tổng tài sản vào khoảng 56% vào năm 2007 và 32% vào năm 2008, khoảng 39% trong năm 2009. Điều này chứng tỏ mức độ sử dụng nợ để tài trợ cho tài sản của công ty tương đối tốt, giúp cho công ty chủ động về tài chính và đảm bảo khả năng chi trả. Công ty đã tận dụng được các khoản vay bên ngoài để tài trợ cho tài sản của mình nhằm tăng thu nhập. Các chỉ tiêu sinh lời của APPprint sau khi sụt giảm trong năm 2007 đã phục hồi và tăng trở lại vào năm 2009 đạt mức (ROA 44% và ROE 50%). Thông qua phân tích một vài chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của công ty, có thể thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là tương đối tốt. Hiện tại, công ty đang xúc tiến xây dựng và đầu tư thiết bị cho một phân xưởng in mới để đáp ứng ngày càng nhiều các đơn đặt hàng. Ngoài ra, công ty đang có chiến lược kinh doanh thương mại các vật tư ngành in. Từ năm 2004 đến nay, công ty đã tiến hành kinh doanh xuất khẩu nội địa các loại vật tư ngành in cho một số doanh nghiệp trong khu chế xuất. Nguồn doanh thu từ xuất khẩu chiếm một phần nhỏ trong tổng doanh thu nhưng là một hướng đi hợp lý để giúp cho công ty tăng trưởng hoạt động sau này. Đến thời điểm 30/12/2009, tổng số lao động làm việc tại Công ty là 180 người, trong đó có 116 lao động trực tiếp và 64 lao động gián tiếp. Xét về trình độ lao động, Công ty có 38 lao động đạt trình độ Đại học và trên đại học, 21 lao động trình độ cao đẳng và 121 lao động trình độ trung cấp & công nhân kỹ thuật. Người lao động tại Công ty được đảm bảo đầy đủ các chế độ lương thưởng và chế độ xã hội theo quy định của Nhà nước đối với các hợp đồng lao động được ký kết từ 1 năm trở lên với mức lương bình quân năm 2008 đạt ở mức 3 triệu VND/ người/ tháng. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY. 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế toán Tài chính gồm có Kế toán trưởng, Bốn kế toán viên và một thủ quỹ (Hình 2.1). Mỗi một nhân viên trong phòng kế toán tài chính đều đảm nhiệm những phần hành ké toán khác nhau, bao gồm: Ÿ Kế toán vật tư và công nợ phải trả Ÿ Kế toán tiền mặt Ÿ Kế toán tiền gửi và công nợ phải thu Ÿ Kế toán tổng hợp, bán hàng và tài sản cố định Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo và quản lý phòng kế toán, Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý và phân công các công việc trong phòng kế toán. Kế toán trưởng là người ký duyệt và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nghiệp vụ tài chính quan trọng phát sinh. Kế toán vật tư và công nợ phải trả: Là một doanh nghiệp với chức năng sản xuất là chủ yếu, các nghiệp vụ mua vật tư của công ty diễn ra hầu như hàng ngày. Kế toán vật tư tiến hành quản lý và ghi sổ vật tư nhập xuất trong kỳ, lên báo cáo vật tư, quản lý vật tư tồn kho… Bên cạnh đó, do cùng lưu trữ một bộ chứng từ nên kế toán vật tư còn kiêm luôn nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải trả. Trong trường hợp này, kế toán vật tư sẽ phổi hợp với kế toán tiền mặt và tiền gửi để tiến hành thanh toán tiền hàng cho người bán. GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán Tiền mặt Kế toán vật tư và công nợ phải trả Kế toán tổng hợp, bán hàng và tài sản cố định Thủ quỹ Kế toán tiền gửi ngân hàng và công nợ phải thu Hình 2.1: Sơ đồ lao động kế toán tại công ty CP bao bì và in Nông nghiệp. Kế toán tiền gửi và công nợ phải thu: Các khách hàng của công ty chủ yếu thanh toán tiền mua hàng thông qua chuyển khoản. Với các đặc điểm như vậy, kế toán tiền gửi ngoài việc theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng như lưu trữ các chứng từ ngân hàng, ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán qua ngân hàng, vay nợ ngân hàng… sẽ đăm nhiệm luôn phần hành kế toán công nợ phải thu. Theo đó, kế toán viên không chỉ hạch toán các nghiệp vụ khi khách hàng mua chịu và thanh toán mà định kỳ còn phải lập các bảng chi tiết đánh giá tuổi nợ cũng như phân tích tình hình tài chính của công ty mua chịu để hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh giao dịch với khách hàng. Ngoài ra, kế toán tiền gửi cũng đảm nhận việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt trên sổ quỹ và cuối kỳ lên các báo cáo để từ đó kế toán trưởng có thể quản lý và đưa ra các quyết định về lượng tiền mặt có tại quỹ cần thiết cho các nghiệp vụ chi tiêu phát sinh. Khi có nhu cầu thu, chi bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ lập chứng từ liên quan và đưa cho thủ quỹ để tiến hành thanh toán. Kế toán tiền mặt cũng sẽ đảm nhiệm luôn việc hạch toán liên quan đến các khoản tạm ứng. Kế toán tổng hợp sẽ phụ trách các phần hành kế toán còn lại như kế toàn tài sản cố định, kế toán bán hàng. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành các bút toán phân bổ, kết chuyển, tập hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lên các sổ tổng hợp cũng như các báo cáo kế toán cho từng quý. Trong quá trình lên các sổ tổng hợp, nếu phát hiện ra các bút toán bị ghi nhận sai trong kỳ, kế toán tổng hợp sẽ thông qua báo cáo với Kế toán trưởng để có các bút toán điều chỉnh cho thích hợp. Thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt của công ty và thực hiện thanh toán các nghiệp vụ phát sinh khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ thanh toán lương, thưởng, thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt, tạm ứng bẳng tiền mặt. 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Mặc dù đã chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần nhưng công ty hiện vẫn đang áp dụng chế độ sổ sách, chứng từ, tài khoản theo quyết định 1141/1995/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 1/1/1995. - Kỳ kế toán: Hiện nay kỳ kế toán công ty được xác định theo từng quý mỗi quý công ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định. - Niên độ kế toán: Được xác định theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 - Kế toán tại doanh nghiệp áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho. - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất được tính cho từng đơn đặt hàng. - Kế toán hàng tồn kho theo nguyên tắc Kê khai thường xuyên. - Kế toán khấu hao TSCĐ theo phương pháp phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng sử dụng. - Kế toán thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính thuế TNDN áp dụng mức thuế suất 28% 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Là một doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp cũng sử dụng các loại chứng từ được in ấn theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Việc lưu trữ và quản lý chứng từ cũng được tuân theo luật định. * Nhóm chứng từ: + Nhóm chứng từ lao động tiền lương: - Bảng chấm công ( Mẫu 01a- LĐTL ) - Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03- LĐTL ) + Nhóm chứng từ hàng tồn kho - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT ) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ ( Mẫu 07- VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 05 - VT ) + Nhóm chứng từ tiền tệ - Phiếu thu ( Mẫu 01- TT ) - Phiếu chi (Mẫu 02- TT ) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03- TT ) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05- TT ) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04- TT ) + Nhóm chứng từ tài sản cố định - Biên bản giao nhận TSCĐ ( Mẫu 01- TSCĐ ) - Biên bản thanh lý TSCĐ ( Mẫu 02- TSCĐ ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06- TSCĐ ) + Nhóm chứng từ ban hành theo văn bản pháp luật khác - Hoá đơn giá trị gia tăng ( Mẫu 01GTKT-3LL) - Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 02GTTT-3LL) Đặc trưng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các phân xưởng sẽ tiến hành sản xuất thông qua lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất được thể hiện thông qua các phiếu sản xuất. Dựa vào các phiếu sản xuất này các phân xưởng sẽ lập các phiếu lĩnh vật tư và nguyên liệu cho quá trình sản xuất. Kế toán sẽ lập các phiếu xuất kho vật tư dựa trên các phiếu lĩnh vật tư này và lập các phiếu nhập kho thành phẩm dựa trên phiếu sản xuất. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản được sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm các tài khoản theo quyết định 1141/1995/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 1/1/1995. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu nên sử dụng các tài khoản 15* thay cho TK611 và TK631 để hạch toán. Do đặc thù ngành in, nguyên vật liệu mua về chủ yếu là giấy cuốn. Trước khi xuất giấy cho các phân xưởng để tiến hành in ấn, DN phải tiến hành cắt xén giấy in. DN đã sử dụng tài khoản chi tiết 1523 để theo dõi các loại giấy đã được cắt xén này. Chi tiết hệ thống tài khoản sử dụng trong DN được thể hiện trong Phụ lục 2 : Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty cổ phần bao bì và in Nông nghiệp. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Để giảm nhẹ công tác kế toán vốn phức tạp tại đơn vị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting năm 2005 để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp. Fast Accounting 2005 là phần mềm kế toán phổ biến, dễ sử dụng, giao diện tương đối thân thiện. Hệ thống menu trong Fast Accounting được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp. Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ kế toán như phân hệ trong kế toán tổng hợp, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi… Cấp menu thứ 2 liệt kê các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ. Còn menu thứ 3 liệt kê từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thể được nêu ra trong menu cấp 2 tương ứng Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ (Hình 2.2). Theo đó, các loại sổ kế toán mà công ty đang sử dụng bao gồm: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái (dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ) Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Tài khoản Chứng từ ghi sổ(theo phần hành) Sổ đăng ký CTGS Sổ quỹ và sổ tài sản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình 2.2: Hình thức ghi sổ Chứng từ- ghi sổ tại đơn vị Ngoài ra, để có thể theo dõi cụ thể các đối tượng kế toán riêng biệt như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, tiền mặt, tiền gửi… doanh nghiệp còn sử dụng các loại sổ chi tiết như sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết chi phí sản xuất, kinh doanh… và các loại bảng phân bổ, bảng tổng hợp. Hiện nay, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, thời gian lập các loại số kế toán này cũng giảm đi đáng kể. Thay vì cuối mỗi kỳ, kế toán phải lập các chứng từ ghi sổ và cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lên Sổ Cái thì hiện nay công việc này được máy tính thực hiện một cách tự động. Trong kỳ, các nghiệp vụ phát sinh ứng với phần hành nào sẽ được cập nhật vào phần hành đó. Thông tin cập nhật vào máy sau đó sẽ được tự động tổng hợp vào các loại sổ kế toán theo từng hình thức được lựa chon trong phân hệ kế toán tổng hợp. Kế toán chỉ cần chiết xuất ra bảng tính Excel hoặc in ra để lưu trữ các loại sổ theo đúng quy định. 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Từ năm 2005 đến nay, Doanh nghiệp đã tiến hành trình bày báo cáo tài chính theo mẫu mới được quy định trong chuẩn mực kế toán số 21- trình bày báo cáo tài chính (ban hành theo quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 31/12/2003) và thông tư hướng dẫn số 23/2005/TT-BTC ban hành ngày 30/3/2005. Kế toán tổng hợp phụ trách việc lập các báo cáo kế toán: + Bảng cân đối kế toán lập hàng quý mẫu sổ B01 - DN + Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh lập hàng quý mẫu sổ B02 - DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 6 tháng 1 lần mẫu sổ B03 - DN + Bản thuyết minh báo cáo tài chính lập hàng năm mẫu sổ B09 - DN Hiện nay, doanh nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính tổng hợp cho từng quý và báo cáo tài chính năm. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty thể hiện chi tiết trong phụ lục 1: Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp. 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Tổ chức hạch toán yếu tố TSCĐ Tài sản cố định là một trong những tư liệu sản xuất chính của quá trình sản xuất kinh doanh. TSCĐ luôn biến đổi liên tục và phức tạp đòi hỏi yêu cầu nghiệp vụ càng cao của công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ nhằm mục đích theo dõi thường xuyên tình hình tăng giảm TSCĐ chính vì vậy việc hạch toán TSCĐ có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và thu hồi vốn nhanh để tái đầu tư và đổi mới TSCĐ. Các chứng từ sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ ( Mẫu 01- TSCĐ ) - Biên bản thanh lý TSCĐ ( Mẫu 02- TSCĐ ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06- TSCĐ ) Các tài khoản sử dụng : TK 211, 213, 214....... Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Thẻ kế toán TSCĐ Sổ cái TK 211,212, 213, 214 Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Hình 2.3. Tổ chức hạch toán TSCĐ tại đơn vị. 2.3.2. Tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được tiêu dùng trong kinh doanh để tạo ra sản phẩm mới. Công cụ dụng cụ là: các loại tư liệu lao động được cung cấp, sử dụng giống như nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đều là tài sản lưu động dự trữ, có đơn vị đo lường vật lý, có thể nhập và xuất qua kho. Các chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT ) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ ( Mẫu 07- VT ) Các tài khoản sử dụng: TK152, TK153. Chứng từ vật tư, Bảng kê và các bảng phân bổ Sổ đăng ký CTGS CTGS (nhập- xuất) Sổ kế toán chi tiết vật tư Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối SPS Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Hình 2.4. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị. 2.3.3. Tổ chức hạch toán Lao động, tiền lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian theo khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến doanh nghiệp. Tại công ty cổ phần may I áp dụng chính sách theo quy định của nhà nước bao gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Theo chế độ hiện hành quỹ BHXH được tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương trong đó 15% là công ty còn lại 5% tính trên lương cơ bản của nhân viên. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh cho người lao động được tính trên 3% tiền lương cơ bản trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất, 1% tính vào thu nhập người lao động. Kinh phí công đoàn là người tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương thực tế trả cho người lao động. Khoản chi phí này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Các chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công ( Mẫu 01a- LĐTL ) - Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03- LĐTL ) Các tài khoản sử dụng: TK 334: Phải trả người lao động TK 338: Phải trả, phải nộp khác Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ HT lao động Chứng từ HT tiền lương, các quỹ trích theo lương Chứng từ liên quan khác: TM, TGNH, TT… Bảng phân bổ tiền lương, quỹ trích theo lương Chứng từ ghi sổ HT chi tiết TK 334, 335, 338 Sổ ĐK chứng từ- ghi sổ Sổ cái TK 334, 335, 338 Tổng hợp chi tiết Bảng cân đối PS Báo cáo kế toán Hình 2.5. Tổ chức hạch toán yếu tố “lao động sống” tại đơn vị. 2.3.4. Tổ chức hạch toán Thanh toán với người bán Trong quá trình mua hàng nếu thực hiện phương thức thanh toán ứng trước hoặc mua nợ thì phát sinh công nợ với nhà cung cấp. Thanh toán với nhà cung cấp đuợc thực hiện với nhiều hình thức, nhiều phương tiện khác nhau tùy thuộc thị trường giao dịch. Các chứng từ sử dụng: Chứng từ mua (HĐ, Bảng kê, mua hàng) Chứng từ Hàng tồn kho, Chi phí nhập khi, Biên bản kiểm nghiệm. Chứng từ thanh toán (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Thanh toán khác) Các tài khoản sử dụng: TK 111, 112, 331, 133… Chứng từ gốc (Hóa đơn mua, chứng từ mua, CT thanh toán) Sổ đăng ký CTGS CT- GS lập kho TK 331 Kế toán chi tiết thanh toán với người bán (TK331) Sổ cái TK 331 Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Hình 2.6. Tổ chức hạch toán yếu tố thanh toán với người bán tại đơn vị. 2.3.5 Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh Quá trinh sản xuất là quá trình tiêu dùng nguồn lực để tạo ra kết quả và thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Các yếu tố sử dụng trong quá trình sản xuất được đo lường bằng thước đo tiền tệ tương đương nên gọi là chi phí sản xuất. Chi phí của quá trình sản xuất phải gắn với kết quả tạo ra tương ứng. Kết quả sản xuất là khối lượng sả