Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng số 4

g ta khởi xướng và lãnh đạo khởi đầu từ nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IV (12/1986) đưa nước ta bước sang thời kỳ phát triển mới. Nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước theo định hướng XHCN thực sự là động lực thúc đẩy các Doanh nghiệp phải tự đổi mới nhất là đổi mới tư duy kinh tế. Tháng 5/1995, Công ty xây dựng số 4 được Bộ Xây dựng quyết định trực thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội. Tại thời điểm này, kiện toàn tổ chức sản xuất, mạnh dạn đầu tư thiết bị mới, tuyển chọn đội ngũ cán bộ có phẩm chất, có năng lực chuyên môn, nghiệp vụ tốt, có sự năng động sáng tạo thích ứng với cơ chế thị trường là phương thức của Công ty bảo đảm cho sự tồn tại và phát triển trong điều kiện mới. Những công trình thi công đạt chất lượng cao giá trị lớn của Công ty trong thời kỳ này tiêu biểu như Nhà khách văn phòng Chính phủ, Nhà làm việc văn phòng Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Nhà hát lớn Thành phố, Khách sạn Opera Hilton Hà Nội, đại sứ quán Pháp, trung tâm điều hành thông tin di động VMS, nhà máy chế biến thức ăn Hoa Kỳ, Thư viện Quốc gia Hà nội, trường đại học Tài chính, nhà 12 tầng CT2, CT6 Định Công, nhà thi đấu tỉnh Vĩnh Phúc, Nhà CT1A khu đô thị Mỹ Đình, khách sạn Melia - 44 Lý Thường Kiệt Hà nội, dự án thoát nước Hà Nội giai đoạn I (gói thầu CP3,CP4, CP7C), chung cư cao cấp Nam Thăng Long (G2,G3), khu thể thao dưới nước - khu liên hợp TTQG, Trung tâm quản lý bay dân dụng Việt Nam ... Thời kỳ từ 2006 – nay: Thời kỳ chuyển sang mô hình cổ phần hóa Ngày 26 tháng 12 năm 2005, Công ty đã được Bộ Xây dựng quyết định chuyển đổi sang mô hình Công ty cổ phần. Ngày 09 tháng 02 năm 2006, Công ty chính thức chuyển sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là Công ty CP Đầu tư và Xây dựng số 4 với số vốn điều lệ là 45 tỷ đồng. Đến tháng 05 năm 2008, để phù hợp với yêu cầu phát triển và có khả năng đáp ứng với nhu cầu về vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty đã tăng số vốn điều lệ lên 90 tỷ đồng. Những công trình thi công đạt chất lượng cao giá trị lớn của Công ty trong thời kỳ này tiêu biểu như Trụ sở Bộ Tài chính, các hạng mục phụ trợ Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Trung tâm huấn luyện và đào tạo ngoại ngữ tin học LADECO, khu nhà tiêu chuẩn cao kết hợp văn phòng và dịch vụ 27 Láng Hạ, trạm thu phí và nhà quản lý Quốc lộ 18, Nhà chỉ huy và nhà ở doanh trại Bộ tư lệnh cảnh vệ... Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển, Công ty đã tiến hành đa dạng hoá kinh doanh. Cụ thể đó là các dự án đầu tư của Công ty như Dự án liên danh đầu tư xây dựng sân Golf (18 lỗ) và khu nghỉ mát Tam Đảo; dự án liên danh BOT QL2; dự án đầu tư cao ốc văn phòng đa năng 243A Đê La Thành; dự án khu đô thị mới Trung Văn (Đường Láng Hạ kéo dài); dự án đầu tư khu đô thị mới Đường Ngô Tất Tố Q3 TPHCM. Với hàng chục công trình đạt huy chương vàng chất lượng và sự đánh giá tin tưởng của khách hàng trong và ngoài nước là bằng chứng khẳng định vị trí và sự phát triển của Công ty trong thời kỳ mới. Có thể thấy, những năm đổi mới, tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm của Công ty đạt 1,2 lần. Công ty đã đầu tư được khá nhiều thiết bị công nghệ mới như : 3 giàn khoan cọc nhồi, 3 bộ búa đóng cọc, 3 máy đầm rung, nhiều máy móc trang thiết bị khác, hệ thống thiết bị hạ tầng với phương tiện máy tính, photo copy... , cán bộ nhân viên đủ việc làm, đời sống được cải thiện, có tích luỹ... điều đó càng nói lên sự đứng vững của Công ty trong cơ chế thị trường hiện nay. Hiện tại, công ty có 4 công ty con, 13 xí nghiệp thành viên và 10 đội trực thuộc với một lực lượng lao động bình quân hơn 7.000 người (cả lao động dài hạn và lao động ngắn hạn). Công ty có được một đội ngũ cán bộ trẻ có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đủ sức đảm đương mọi công việc trong điều kiện mới. Đó thực sự là một khối đoàn kết, thống nhất, cùng nhau xây dựng Công ty trên đà phát triển mới. Qua gần 50 năm qua, thành tích của tập thể các thế hệ CBCNV Công ty xây dựng số 4 được hội tụ trong những phần thưởng cao quý của Đảng, Nhà Nước và Bộ Xây dựng trao tặng: - 1 huân chương độc lập hạng Ba. - 1 huân chương độc lập hạng Nhì - 11 huân chương lao động các hạng. - 2 đồng chí được tuyên dương anh hùng lao động, nhiều chiến sĩ thi đua, tập thể lao động giỏi các cấp... - Nhiều cờ thưởng luân lưu, bằng chứng nhận, bằng khen của chính Phủ, Bộ Xây dựng và các tỉnh thành phố trực thuộc... 1.2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Công ty Xây dựng số 4 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Xây dựng thuộc Tổng công ty Xây dựng Hà Nội, có giấy phép hành nghề thi công xây lắp các công trình phạm vi toàn quốc. Công ty có chức năng hành nghề sau. Thực hiện xây dựng các công trình gồm: Xây dựng các công trình dân dụng, công trình công cộng thuộc dự án nhóm B. Xây dựng công trình công nghiệp và các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị. Thi công đường (san nền, mặt đường rải đá và thấm nhựa). Xây dựng các công trình thuỷ lợi thuộc dự án nhóm C. Thực hiện các công việc xây dựng gồm: Đào đắp đất đá, nề, mọc, bê tông, sắt thép trong xây dựng, trang trí nội ngoại thất công trình. Công ty có nhiệm vụ. Kinh doanh bất động sản. Sản xuất vật liệu xây dựng. Quảng cáo, tiếp thị, tư vấn đầu tư xây dựng. Thực hiện đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước, Công ty xây dựng 4 đã hoàn thành tốt chức năng của mình. Một số hạng mục công trình tiêu biểu mà công ty đã xây dựng có thể được kể đến như sau: - Tu bổ và nâng cấp Nhà hát Lớn Thành phố Hà Nội. - Trụ sở uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư. - Trung tâm giao dịch tiền tệ trung ương. - Ngân hàng công thương Đống Đa. - Trung tâm giao dịch và khai thác bưu điện Hà Nam. - Thư viện quốc gia. - Gói thầu CP3, CP4, CP7 (thuộc dự án thoát nước Hà Nội). - Nhà thi đấu thể dục thể thao Hà Tây. - Sửa chữa và cải tạo nhà làm việc. - Trung tâm dự báo khí tượng thuỷ văn. Và rất nhiều những công trình và dự án mang tính quốc gia khác. Và hiện nay, nhiệm vụ chính của công ty gồm: + Thực hiện các công việc xây dựng gồm: Nạo vét và đào đắp mặt bằng, đào đắp nền , đào đắp công trình; Thi công các loại móng công trình; Xây lắp các kết cấu công trình; Hoàn thiện trong xây dựng ; Lắp đặt thiết bị điện, nước và kết cấu công trình; Trang trí nội ngoại thất công trình; + Thực hiện xây dựng các công trình gồm. Xây dựng các công trình dân dụng và các công trình công nghiệp; Nhận thầu san lấp mặt bằng và sử lý nền móng công trình; Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp; Xây dựng đường và trạm biến áp điện đến 35 KV; Xây dựng đường bộ, cầu đường bộ, cầu cảng các loại nhỏ; Xây dựng kênh, mương, đê, kè, trạm bơm thuỷ lợi loại vừa và nhỏ; + Thực hiện các công tác đầu tư gồm: Dự án liên danh đầu tư xây dựng sân Golf (18 lỗ) và khu nghỉ mát Tam Đảo Dự án đầu tư cao ốc văn phòng đa năng 243A Đê La Thành Dự án khu đô thị mới Trung Văn (Đường Láng Hạ kéo dài)... Ngành xây dựng đảm bảo cơ sở hạ tầng đảm bảo tính ổn định không những về kinh tế mà cả về chính trị của mỗi quốc gia. Nhìn vào những hạng mục công trình mà Công ty đã xây dựng có thể nói, thành quả mà công ty đạt được gắn liền với từng thời kỳ lịch sử của nước nhà. Có thể nói, công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ lịch sử được giao, bên cạnh đó còn không ngừng phát triển, mở rộng quy mô cũng như chức năng kinh tế của mình. Trong thời kỳ đất nước không ngừng hội nhập như hiện nay, để góp phần vào công cuộc xây dựng bộ mặt của đất nước cũng như gia tăng khả năng cạnh tranh, thu hút vốn nước ngoài thì vai trò của công ty là vô cùng quan trọng. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý, các đơn vị thành viên. Với một công ty có quy mô lớn như công ty xây dựng 4, thì tổ chức bộ máy quản lý là rất quan trọng. Khái quát về tổ chức nhân sự được thể hiện trên sơ đồ như sau: Ngày nay, Công ty Xây dựng số 4 đã phát triển ngày càng lớn mạnh với một đội ngũ cán bộ công nhân viên là 666 người trong đó trình độ đại học là 330 người, trung cấp và cao đẳng là 105 người, công nhân kỹ thuật có trình độ tay nghề bậc 4 trở nên là 378 người, 147 người lao động phổ thông. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Ban giám đốc, phòng kế hoạch kinh tế thị trường, phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức lao động và văn phòng công ty, phòng thi công, phòng đầu tư, phòng hành chính quản trị, bên cạnh giám đốc còn có hội đồng doanh nghiệp, hội đồng cố vấn, phó giám đốc thường trực, phó giám đốc kỹ thuật dự án, phó giám đốc kinh tế thị trường. Giữa các đơn vị, các phòng ban của công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau được tóm tắt qua sơ đồ trên. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban được cụ thể như sau: - Ban giám đốc: Nhìn vào sơ đồ, ta có thể thấy giám đốc là người lãnh đạo chung, được phép ra quyết định và chịu trách nhiệm pháp nhân. Giúp việc cho giám đốc còn có hội đồng cố vấn, hội đồng doanh nghiệp và các phó giám đốc: Phó giám đốc thường trực, phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc kinh tế thị trường có chức năng, nhiệm vụ: + Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của đơn vị. + Tổ chức quản lý điều hành hoạt động của đơn vị theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao và thực hiện đầy đủ chính sách, pháp luật, quyết định của Nhà nước. + Phối hợp với chi uỷ, công đoàn làm tốt công tác tư tưởng, công tác thi đua, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, tuyển chọn, bồi dưỡng đào tạo và đề bạt cán bộ. + Ký kết các hợp đồng kinh tế, duyệt kinh phí khi có uỷ quyền. - Văn phòng công ty: là đơn vị giúp giám đốc công ty tiếp khách đến liên hệ, công tác văn thư, sử dụng và bảo quản con dấu, tiếp nhận và chuyển giao công văn đi đến, hội họp. - Phòng kinh tế thị trường: là phòng giúp giám đốc công ty tìm hiểu thị trường, xây dựng và tổng hợp kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm của công ty trên cơ sở hiện có về nhân lực, vật tư, tiền vốn thiết bị thi công và nhu cầu thị trường. Tìm đối tác trong lĩnh vực đầu tư trên cơ sở chủ trương của công ty và kế hoạch đã được duyệt. + Kiểm tra dự toán công trình xây dựng, thống nhất giá cả theo định mức dự toán. - Phòng thi công: + Kiểm tra việc thi công về các lĩnh vực: chất lượng, tiến bộ, biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động, quy phạm xây dựng đối với các công trình của công ty. + Kiểm tra thủ tục xây dựng của các đơn vị để tránh thi công tuỳ tiện. - Phòng tài chính- Kế toán: giúp việc giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính. Tổ chức thực hiện chế độ hạch toán kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, giúp giám đốc tổ chức, hướng dẫn công tác hạch toán kinh tế. + Phân tích các chỉ tiêu kinh tế đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo công ty chỉ đạo sản xuất, điều hành đúng hướng để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch với giá thành hạ. + Tham gia với các phòng có liên quan để làm tốt kế hoạch thu chi tài chính và chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính trong công ty, giúp giám đốc ra quyết định chi tiêu trên cơ sở tính toán hiệu quả kinh tế toàn diện. - Phòng khoa học kỹ thuật: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc về hướng dẫn khoa học kỹ thuật và tiếp thu công nghệ mới, áp dụng tiến bộ kỹ thuật, đề xuất vận dụng khoa học tiên tiến trong sản xuất kinh doanh. + Cùng phòng tổ chức lao động xây dựng chương trình đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân. - Phòng dự án: + Tìm hiểu thị trường. + Nghiên cứu hồ sơ, kiểm tra khối lượng thiết kế, giải quyết các vướng mắc trong quá trình xem xét hồ sơ với chủ đầu tư. + Thông qua ban giám đốc về giải pháp thi công, phương pháp lập giá thầu, số lượng, chủng loại thiết bị cho công trình. - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc trong lĩnh vực quản lý, sử dụng lao động, quản lý tiền lương. + Phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị để tổ chức một bộ máy với phương thức gọn nhẹ, có hiệu lực trong sản xuất kinh doanh. + Bồi dưỡng, đào tạo, đề bạt cán bộ và nâng lương hàng năm cho cán bộ đủ tiêu chuẩn. Ngoài ra công ty còn có 9 xí nghiệp xây dựng, xí nghiệp cơ giới sửa chữa, xí nghiệp nền móng và xây dựng, chi nhánh Hà Bắc, chi nhánh Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi công các công trình xây dựng. Để duy trì hoạt động hiệu quả của công ty, yêu cầu về nguồn lực và trình độ của công nhân viên cũng là một vấn đề cần đặt ra. Về nguồn nhân lực, công ty áp dụng phương thức vừa tuyển chọn đào tạo từ nguồn bên trong vừa mời gọi nguồn nhân lực có chất lượng cao từ bên ngoài. Công ty xây dựng hệ thống phân công công việc cho các vị trí điều hành và yêu cầu chuyên môn cho các vị trí ngành nghề. Quá trình tuyển chọn đào tạo cán bộ nhân viên được hoạch định cụ thể và thực hiện tại các bộ phận theo quy trình đào tạo của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Thông qua quá trình đào tạo và đánh giá năng lực để hoạch định dự trữ nguồn nhân lực, thiết lập rõ ràng cơ chế phân cấp quyền hạn và trách nhiệm từng cán bộ thông qua các quy chế và phân công nhiệm vụ. BIỂU NHÂN SỰ STT Nghề nghiệp Số lượng 1 Giám đốc điều hành đạt tiêu chuẩn QT 25 2 Trình độ trên đại học 18 3 Kỹ sư xây dựng 171 4 Kiến trúc sư 21 5 Kỹ sư máy 12 6 Kỹ sư điện 7 7 Kỹ sư nước 11 8 Kỹ sư cơ khí 8 9 Kỹ sư thuỷ lợi 13 10 Kỹ sư cầu đường 15 11 Kỹ sư kinh tế xây dựng 20 12 Cử nhân kinh tế 64 13 Cử nhân luật 6 14 Cử nhân tin học 6 15 Công nhân xây dựng bậc cao (Thợ nề, ốp, lát...) 154 16 Công nhân vận hành cơ giới bậc cao 47 17 Công nhân lắp máy điện nước bậc cao 33 18 Công nhân cơ khí bậc cao (Thợ hàn, thợ sắt..) 72 19 Công nhân lành nghề hợp đồng (Thợ mộc, cốp pha...) 6.400 Công ty có lực lượng chuyên gia, đội ngũ cán bộ kỹ thuật có năng lực và kinh nghiệm trong quản lý, điều hành dự án, tổ chức, quản lý thi công, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, kiểm định chất lượng công trình. Đội ngũ cán bộ kỹ thuật của Công ty được đào tạo chính quy, trình độ chuyên môn cao, thường xuyên được đào tạo bổ sung và nâng cao trình độ thông qua các chương trình đào tạo. 1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một số năm gần đây. (một số các chỉ tiêu) Sự phát triển của công ty có thể nhìn thấy khách quan qua một số chỉ tiêu tài chính như sau Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1 Tổng doanh thu 480.448.130.672 546.481.666.812 577.121.210.361 2 Tổng chi phí 473.041.664.129 538.432.244.162 567.709.543.919 3 Lợi nhuận 2.731.133.686 8.049.422.650 9.411.666.442 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 764.717.432 0 0 5 Lợi nhuận sau thuế 1.996.416.254 8.049.422.650 9.411.666.442 Có thể nói, nhìn chung, qua 3 năm, công ty đã có những tăng trưởng lớn về doanh thu và lợ nhuận. Qua đó có thể thấy được những bước phát triển của công ty. Đặc biệt với năm 2006 khi chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần đã có những biến đổi đáng kể. Khái quát một số chỉ tiêu tài chính để thấy rõ hơn những biến đổi của công ty như sau STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1 Hệ số tài trợ (VCHS/ Tổng NV) 0.07736 0.07583 2 ROA 0.0642 0.01255 3 ROE 0.8348 0.164 Phần II: Thực tế tổ chức kế toán tại Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán và các phần hành kế toán Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của đơn vị, Công ty Xây dựng số 4 đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Theo hình thức này, công ty chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán tài chính, thống kê theo cơ chế tổ chức phòng kế toán của nước ta hiện nay. Còn tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc thì chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ kế toán. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng cũng như của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ công tác kế toán nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. Dưới đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Xây dựng số 4: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán thuế Theo sơ đồ trên, ta có thể thấy phòng tài chính kế toán của công ty gồm 7 người. Giữa họ có mối quan hệ qua lại chặt chẽ xuất phát từ sự phân công phụ trách các phần công việc. Mỗi nhân viên đều được quy định rõ chức vụ, quyền hạn để từ đó tạo lập mối liên hệ có tính chất phụ thuộc, chế ước lẫn nhau. Có thể nói, bộ phận kế toán hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc phần lớn vào sự phân công bố trí công việc một cách khoa học, hợp lý, đúng với năng lực chuyên môn và sở trường của mỗi người. Cụ thể phần công việc của mỗi người được quy định như sau: - Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng kế toán): là người chịu trách nhiệm chung, hướng dẫn nghiệp vụ cho cấp dưới thuộc thẩm quyền quản lý, đôn đốc nhân viên thực hiện và chấp hành các quy định chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế. - Kế toán thanh toán: Thanh toán các khoản thu, chi và thanh toán nội bộ, mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục trình tự phát sinh các khoản thu, chi xuất nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu. - Kế toán ngân hàng: Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động, giám sát chặt chẽ thu, chi, quản lý tiền gửi ngân hàng, chuyển khoản, séc, uỷ nhiệm chi đối với khách hàng mua và bán. - Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ và sử dụng hợp lý đầy đủ công suất của TSCĐ, chính xác giá trị của TSCĐ, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng, giảm TSCĐ. Kiểm tra sử dụng quỹ khấu hao cơ bản, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị, cải tiến kỹ thuật, đổi mới TSCĐ và tính đúng nguyên giá TSCĐ. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền lương: có nhiệm vụ chịu trách nhiệm về tiền lương, BHXH, BHYT, tổ chức hạch toán cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ tiền lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương; Thực hiện tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả và lập các biểu kế toán. - Kế toán thuế: Thực hiện kê khai, theo dõi thuế hàng tháng, chịu trách nhiệm về các khoản thuế nộp Nhà nước. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ 2.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có chứng từ, chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu tổ chức công tác kế toán ở đơn vị. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị - sản phẩm là các công trình xây dựng, chi phí đầu vào lớn, nhiều nhà cung cấp, nhiều loại hình nguyên vật liệu. Nên việc xây dựng một hệ thống chứng từ hoàn chỉnh và khoa học là rất cần thiết. Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng do bộ xây dựng ban hành và phù hợp với quy trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Về cơ bản, chứng từ được chia làm năm loại như sau: Chứng từ về tiền tệ Chứng từ về hàng tồn kho Chứng từ về bán hàng Chứng từ về tài sản cố định Chứng từ về lao động và tiền lương Cụ thể như sau: Chứng từ về tiền tệ gồm có: Chứng từ tiền mặt: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt Chứng từ chuyển khoản: Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoán, UNC, Séc, Giấy nộp tiền vào NSNN Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản nghiệm thu xác định khối lượng hoàn thành Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản kiểm kê Tài sản cố định Biên bản thanh lý Tài sản cố định Chứng từ về Lao động – Tiền lương Phiếu giao nhận công việc kiêm hợp đồng thanh toán tiền lương CN Bảng chấm công Bảng phân bổ tiền lương 2.2.2 Chu trình luân chuyển một số chứng từ chủ yếu Chu trình luân chuyển chứng từ tại công ty cũng tuân theo quy định của chế độ kế toán. Cụ thể có thể kể đến chu trình luân chuyển chứng từ tiền mặt. Trường hợp chi tiền mặt mua vật tư, hàng hóa, chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Chứng từ sử dụng gồm có: Giấy đề nghị thanh toán, Các hóa đơn chứng từ hợp lệ: hóa đơn đỏ, giấy biên nhận (trong trường hợp ký hợp đồng với cá nhân), hóa đơn bán lẻ với những khoản có giá trị nhỏ hơn 100.000VNĐ, Phiếu chi. Chu trình luân chuyển có thể khái quát như sơ đồ sau: T.nhiệm l.ch Bước CV Người có nhu cầu tiền KT Trưởng Thủ trưởng KT Thanh toán Thủ quỹ 1.Người đề nghị t.toán 1 2.Duyệt lệnh chi 2 3.Viết phiếu chi 3 4.Kí phiếu chi 4 5.Chi tiền 5 6.Ghi sổ 6 7.Bảo quản chứng từ 7 Thời hạn thanh toán từ khi nộp đề nghị thanh toán tới ngày thực hiện thanh toán là 5 ngày. 2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản công ty áp dụng theo Quyết Định 15 của Bộ Tài chính. Để thuận tiện hơn trong công tác kế toán và phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty mở thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho một số tài khoản. Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh, các vật tư đầu vào không quá đa dạng về chủng loại, nên hệ thống TK của công ty không quá phức tạp như một số loại hình doanh nghiệp khác. Hệ thống tài khoản sử dụng của công ty cụ thể như sau: 2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. Hình thức kế toán được công ty áp dụng là hình thức Nhật ký Chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào chương trình kế toán máy. Chương trình kế toán máy được áp dụng là : New Accoutting Program.Phần mềm được cung cấp bởi bộ xây dựng, dùng chung cho hệ thông công ty mẹ và các công ty con. Việc sử dụng phần mềm giúp kế toán viên giảm các bước công việc theo dõi, kết chuyển, tổng hợp. Việc áp dụng phần mềm ngoài việc giúp cho công tác kế toán trở nên nhanh chóng còn tránh các sai sót chủ quan nhầm lẫn. Về cơ bản, chương trình kế toán máy được thiết kế đúng theo quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký Chung theo Quyết định số 15 của Bộ Tài Chính. Có thể khái quát về hình thức ghi sổ trên máy vi tính của công ty như sơ đồ sau: Chứng từ gốc Nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ cái Tài khoản Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp sổ chi tiết số PS Sổ KT chi tiết Sổ quỹ Bảng cân đối số PS Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Quan hệ đối chiếu Cụ thể, trong đó sổ Tổng hợp gồm có Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 111 Sổ cái TK 112 Sổ cái TK 131 Sổ cái TK 133 Sổ cái TK 136 Sổ cái TK 138 Sổ cái TK 141 Sổ cái TK 142 Sổ cái TK 152 Sổ cái TK 154 Sổ cái TK 311 Sổ cái TK 331 Sổ cái TK 333 Sổ cái TK 334 Sổ cái TK 335 Sổ cái TK 511 Sổ cái TK 512 Sổ cái TK 532 Sổ cái TK 621 Sổ cái TK 622 Sổ cái TK 627 Sổ cái TK 632 Sổ cái TK 64 Sổ chi tiết gồm có: Sổ chi tiết chứng khoán đầu tư Sổ chi tiết Tài sản cố định hữu hình Sổ chi tiết tài sản cố định thuê tài chính Sổ chi tiết tài sản cố định vô hình Sổ chi tiết theo dõi theo từng công trình Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. 2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 2.5.1 Hệ thống báo tài chính Hệ thống báo cáo bắt buộc, được công bố rộng rãi ra bên ngoài, được coi là thông tin chính thức của doanh nghiệp gồm có: Bảng cân đối kế toán Bảng tổng kết Tài sản. Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính (Biểu mẫu: bảng 2.5-1,2.5-2,2.5-3,) Hệ thống báo cáo trên là báo cáo chuẩn được lập hàng tháng, hàng quý và cuối năm tài chính. Hệ thống báo cáo này được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở số liệu mà kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán tài sản cố định nhập trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Hàng tháng, kế toán tổng hợp chốt sổ, tính số liệu từ ngày chốt sổ là số liệu cuối kỳ (thường là ngày 4 của tháng sau). Hàng quý có báo cáo quý, do kế toán tổng hợp lập. Các báo cáo trên được kế toán trưởng kiểm tra thực hiện và trình cho ban giám đốc khi có yêu cầu. Báo cáo tài chính cuối năm được lập, kiểm toán và công bố rộng rãi. 2.5.2 Hệ thống báo cáo nội bộ Hệ thống báo cáo nội bộ được sử dụng nội bộ trong công ty được kế toán viên lập nhằm thiết lập, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, phục vụ công tác quản lý, lập kế hoạch. Hệ thống báo cáo nội bộ gồm: Báo cáo công nợ Nhập – xuất – tồn vật tư Báo cáo mua, bán hàng hóa Báo cáo tài sản cố định – hao mòn Báo cáo thu chi ngoại tệ Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuât Báo cáo giá thành. Các báo cáo trên được lập hàng tháng và do kế toán của các phần hành tương ứng lập và gửi cho kế toán trưởng khi có yêu cầu. Báo cáo công nợ, báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư, báo cáo mua bán hàng hóa do kế toán thanh toán lập. Các báo cáo nhằm mục đích xác định hiệu quả kinh doanh của các bộ phận, các hạng mục công trình. Báo cáo thu chi ngoại tệ do kế toán ngân hàng lập hàng tháng nhằm cung cấp các chỉ tiêu thanh toán tức