Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex

các đơn vị kinh doanh cùng ngành hàng, những đơn vị nhận được rất nhiều những ưu đãi của nhà nứơc trong nhập khẩu Gas và thị trường tiêu thụ. - Về quản lý tình hình công nợ : Số khách hàng của công ty ngày càng nhiều và đáng chú ý là những khách hàng công nghiệp, đây là một tín hiệu đáng mừng nhưng chính điều này lại gây ra những vấn đề nan giải do công ty chưa xây dựng được cho mình một chính sách quản lý công nợ một cách hoàn chỉnh do vậy đã làm tăng tỷ lệ vốn bị chiếm dụng, điều này sẽ làm giảm tốc độ luân chuyển của tài sản và dẫn đến làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. - Tình hình sang nạp Gas trái phép của các cá nhân đã tạo ra môi trường cạnh tranh không lành mạnh, nó còn có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty khi các cá nhân này lợi dụng uy tín của công ty để đạt đựơc mục đích. Mặc dù vậy nhà nước vẫn chưa có biện pháp hữu hiệu nào để ngăn chặn triệt để vấn đề này. PHẦN II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TÌNH HÌNH VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1. Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán - Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, trải rộng khắp cả nứơc với các Công ty thành viên mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung - vừa phân tán để vừa đảm bảo việc quản lý của công ty mẹ, vừa tạo ra được tính chủ động cho các công ty thành viên. Các công việc kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán… được thực hiện tại phòng Kế toán tài chính của Công ty cổ phần Gas Petrolimex và tại phòng Kế toán tài chính các Công ty thành viên. Cuối năm tài chính báo cáo quyết toán toàn công ty sẽ là báo cáo hợp nhất được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán của Công ty cổ phần Gas Petrolimex với báo cáo quyết toán của các Công ty thành viên. - Theo hình thức đó, để có thể đảm bảo tốt được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cũng đã được xây dựng khá phù hợp, bao gồm : TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Phòng Kế toán tại văn phòng Công ty Phòng Kế toán tại các Công ty thành viên Nhân viên thống kê Kho Đức Giang Nhân viên thống kê các cửa hàng SƠ ĐỒ SỐ 3 : TỔ CHỨC KẾ TOÁN 2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại đơn vị Chuẩn mực và chế độ kế toán mà công ty áp dụng đó là Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ở đơn vị là áp dụng theo luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt nam. - Kỳ kế toán áp dụng năm (Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : VNĐ 2.2.1- Vận dụng chế độ chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước: Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Việc quản lý hệ thống chứng từ của Công ty được quy định và tổ chức chặt chẽ theo đúng trình tự lập, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ. 2.2.2- Vận dụng chế độ tài khoản kế toán Về cơ bản, công ty vận dụng hệ thống kế toán thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành. Hầu hết các tài khoản thuộc chế độ kế toán hiện hành đều được phần mềm Acounting Solution cập nhật đầy đủ. Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức có những đặc trưng riêng nên công ty đã xây dựng riêng cho mình hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 5. Do là một công ty thương mại và dịch vụ, ở đó diễn ra rất nhiều các hoạt động mua bán, giao dịch, khối lượng các nghiệp vụ liên quan đến các giao dịch là khổng lồ, do vậy các tài khoản chi tiết của công ty chủ yếu để chi tiết cho từng đối tượng khách hàng lớn, các mặt hàng kinh doanh của công ty, các ngân hàng mà công ty thường xuyên phải giao dịch, … 2.2.3- Vận dụng chế độ sổ sách kế toán. Hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Ngoài các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Gas Accounting Solution sổ sách kế toán của công ty được lưu trữ ở hai dạng: -Lưu trữ trên phần mềm máy tính -In và đóng thành các tập sổ kế toán Phần mềm kế toán giúp người kế toán giảm được một số công việc ghi chép thủ công, vì chỉ cần nhập dữ liệu 1 lần vào máy tính thì nó sẽ tự nhập sang các sổ kế toán liên quan. Nhờ đó, làm tăng hiệu quả công việc, cung cấp cho nhà quản lý nhiều thông tin quản trị hữu ích và người kế toán hay nhà quản lý có thể kiểm tra thông tin, số liệu bất kỳ lúc nào một cách nhanh chóng. Thể hiện qua sơ đồ : Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí - Chứng từ Máy tính Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết các TK Sổ cái các TK Các báo cáo kế toán Các chứng từ gốc Bảng kê Ghi trong kỳ SƠ ĐỒ SỐ 4 : KẾ TOÁN MÁY Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ 2.2.4-Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Doanh nghiệp sử dụng các loại báo cáo sau : - 4 biểu mẫu báo cáo thực hiện theo chế độ hiện hành để cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ và dự đoán trong tương lai bao gồm : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính - Ngoài ra công ty còn sử dụng các báo cáo khác để cung cấp thêm các thông tin cần thiết và các căn cứ để Ban lãnh đạo đề ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh như : Báo cáo quản trị Báo cáo kiểm kê Báo cáo nhanh Riêng các báo cáo tài chính sẽ được lập đều đặn theo quý và được công bố rộng rãi. PHẦN III ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PRTROLIMEX 3.1. Đặc điểm công tác kế toán Tiền gửi ngân hàng tại công ty Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Tiền gửi ngân hàng là một phần hành chiếm giữ vị trí rất quan trọng trong công ty vì hầu hết các giao dịch của công ty đều phải thông qua ngân hàng. Công ty ít khi sử dụng đến quỹ tiền mặt trừ một số trường hợp đặc biệt như bán lẻ hàng hoá. 3.1.1. Đặc điểm kế toán Tiền gửi ngân hàng - Đơn vị tiền tệ được sử dụng chính để hạch toán trong kì kế toán của công ty là VND. Các đồng tiền khác sẽ được chuyển đổi ra VND theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền gửi của công ty là nguyên tắc thực thu, thực chi. - Hiện nay ngoài VND gửi ở các ngân hàng, công ty còn sử dụng các đồng tiền mạnh khác là USD, EUR, JPY,…gửi ở các ngân hàng để việc giao dịch được thuận lợi cả trong và ngoài nước. - Những giao dịch của công ty thường thông qua một số ngân hàng chính là Ngân hàng VietCom Bank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, ngân hàng Citi Bank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn… 3.1.2. Tài khoản và các chứng từ sử dụng - Tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán Tiền gửi ngân hàng chính là TK 112, trong đó có phân ra là TK 1121 ( Tiền VND gửi ngân hàng) và TK 1122 (Ngoại tệ gửi ngân hàng). Ngoài ra công ty còn phân chia các tài khoản ấy thành các tài khoản chi tiết hơn nữa để thuận tiện cho việc giao dich với từng ngân hàng và với các loại tiền khác nhau. Cụ thể như sau : Tài khoản Tên TK Mã ngoại tệ TK mẹ B ậ c Lo ại TK sổ cái 11211 Tiền VND gửi NH VietComBank 1121 3 1 0 11212 Tiền VND gửi NH ĐTPT 1121 3 1 0 11213 Tiền VND gửi NH Citibank 1121 3 1 0 11214 Tiền VND gửi NH Nông nghiệp 1121 3 1 0 11218 Tiền VND gửi NH khác 1121 3 1 0 11221 Tiền USD gửi NH USD 1122 3 0 0 112211 Tiền USD gửi NH VietComBank luân chuyển USD 11221 4 1 1 112212 Tiền USD gửi NH VietComBank tạm giữ USD 11221 4 1 1 112213 Tiền USD gửi NH VietComBank- CitiBank USD 11221 4 1 0 112214 Tiền USD gửi NH ĐTPT USD 11221 4 1 0 112215 Tiền USD gửi NH Nông Nghiệp USD 11221 4 1 0 112218 Tiền USD gửi NH khác USD 11221 4 1 0 11222 Tiền EUR gửi NH EUR 1122 3 0 0 112221 Tiền EUR gửi NH VietComBank EUR 11222 4 1 1 112228 Tiền EUR gửi NH khác EUR 11222 4 1 1 11223 Ngoại tệ khác gửi NH KHA 1122 3 0 0 112231 Ngoại tệ khác gửi NH VietComBank KHA 11223 4 1 1 112238 Ngoại tệ khác gửi NH khác KHA 11223 4 1 1 - Chứng từ sử dụng : Hoá đơn biên bản thanh lý hợp đồng Hoá đơn hàng hoá (đã có phê duyệt của cấp lãnh đạo) Sổ phụ Ngân hàng : Sổ phụ này sẽ được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng cụ thể sẽ có sổ phụ dành riêng cho các cửa hàng, các Tổng đại lý thành viên, các Tổng đại lý ngoài ngành và khách hàng Công nghiệp. Uỷ nhiệm chi : Ghi rõ khoản tiền được chi và các bên liên quan Giấy báo nợ, giấy báo có Các phiếu hạch toán, phiếu hạch toán chi tiết 3.1.3. Kế toán Tiền gửi Ngân hàng - Có rất nhiều các loại sổ sách được sử dụng ở phần hành Tiền gửi Ngân hàng, cụ thể là : Sổ nhật kí thu tiền Sổ nhật kí chi tiền Sổ tổng hợp Tài khoản chữ T Sổ cân đối ngay tài khoản Sổ cân đối phát sinh tài khoản tại các Ngân hàng Sổ số dư tài khoản tại các Ngân hàng Sổ nhật ký chung Báo cáo chứng từ theo tài khoản Tổng hợp phát sinh một tài khoản Sổ chi tiết tài khoản Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Acounting Solution, các công việc kế toán về tiền gửi đã được giảm nhẹ đi rất nhiều. Kế toán sẽ căn cứ chủ yếu vào Hoá đơn biên bản thanh lý hợp đồng và Hoá đơn hàng hoá đã có sự phê duyệt của các cấp lãnh đạo … để cập nhật các dữ liệu vào máy tính. Sau đó máy tính sẽ tự động chuyển các dữ liệu đến các sổ chi tiết cùng một lúc. Cuối mỗi tháng sẽ cho ra được các báo cáo tổng hợp cần thiết cho từng tháng. Phần mềm kế toán Acounting Solution cũng được thiết kế cả những phần dành riêng cho các loại Nhật ký - chứng từ. Chẳng hạn đối với phần Tiền gửi sẽ là Nhật ký- chứng từ số 2. Tuy nhiên các loại sổ này rất ít được sử dụng, do đó trong trình tự luân chuyển những phần sổ này đã được bỏ bớt. 3.2. Đặc điểm công tác kế toán Thuế tại công ty Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Lĩnh vực kinh doanh của công ty chính là Thương mại và dịch vụ, các nghiệp vụ mua vào, bán ra luôn diễn ra thường xuyên và với khối lượng lớn do vậy các nghiệp vụ liên quan đến thuế là rất lớn đặc biệt là thuế Giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra. 3.2.1. Đặc điểm kế toán Thuế Công ty thực hiện nghĩa của mình đối với Nhà nước thông qua các loại thuế chủ yếu là Thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế Giá trị gia tăng và thuế xuất nhập khẩu. Trong đó : Thuế môn bài : Được tính ra và nộp theo năm vào đầu năm Thuế Thu nhập doanh nghiệp : Được tạm tính theo quý Thuế Xuất, nhập khẩu : Công ty không phải hạch toán mà các cảng nhận hàng sẽ hạch toán luôn và tính trực tiếp vào giá mua hàng. Sau đó giấy báo nợ, báo có mới được chuyển về công ty. Thuế Giá trị gia tăng được cập nhật theo từng lần phát sinh. Riêng thuế giá trị gia tăng đối với hàng nhập khẩu được tính trực tiếp luôn vào hàng hoá nhưng vẫn được khấu trừ. 3.2.2. Tài khoản và các chứng từ sử dụng Các tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán Thuế về được thiết lập dựa trên chế độ kế toán hiện hành. Hai tài khoản mà công ty sử dụng chủ yếu chính là TK 133 ( Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ) và taì khoản 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nứơc). Công ty cũng mở thêm các tài khoản chi tiết để chi tiết thêm cho từng đối tương. Chứng từ được sử dụng chủ yếu và thường xuyên nhất chính là Hoá đơn Giá trị gia tăng (riêng cho hàng hoá bán ra và mua vào) 3.2.3. Kế toán Thuế Giá trị gia tăng Các sổ sách được sử dụng trong kế toán Thuế giá trị gia tăng là : Bảng kê chứng từ đầu vào (của các mức thuế là 0%, 5%, 10%) Bảng kê chứng từ đầu ra ( của các mức thuế là 0%, 5%, 10%) Sổ chi tiết tài khoản Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Cân đối phát sinh của một tài khoản Sổ tổng hợp chữ T (Sổ cái) Sổ số dư Sổ theo dõi thuế Giá trị gia tăng đựơc hoàn lại Sổ theo dõi thuế Giá trị gia tăng được miễn giảm.  Trình tự hạch toán chính :Hoá đơn chứng từ đầu vào Máy tính Bảng kê bán ra, mua vào Sổ chi tiết TK 1331, TK3331 Sổ cái TK 1331, TK 3331 Các hoá đơn chứng từ đầu vào sẽ được chuyển từ bộ phận khác sang. Cụ thể là từ các phòng kinh doanh và từ các cửa hàng sang. Kế toán sẽ cập nhật các hoá đơn, chứng từ vào máy tính, sau đó máy tính sẽ chạy theo chương trình tự động lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương ứng. 3.3. Đặc điểm công tác kế toán Công nợ tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex 3.3.1. Đặc điểm kế toán Công nợ Công nợ bao gồm 2 phần là công nợ phải thu và công nợ phải trả.. Công nợ được theo dõi trực tiếp tại các cửa hàng, các phòng kinh doanh, sau mới chuyển các hoá đơn lên cho kế toán , sau khi kiểm tra tính hợp lệ của từng hoá đơn, kế toán sẽ tổng hợp lại các dữ liệu vào máy tính. 3.3.2. Tài khoản và các chứng từ sử dụng Tài khoản được sử dụng trong kế toán công nợ gồm 2 tài khoản chính là TK131, TK331. Cả 2 tài khoản này đều được công ty chi tiết đến tài khoản cấp 4 tương ứng. Tài khoản 131 được chi tiết tới từng đối tượng khách hàng là Tổng đại lý thành viên, Tổng đại lý, đại lý ngoài ngành, khách hàng công nghiệp, khách hàng khác; chi tiết riêng cho hàng hoá và tiền kí cược vỏ bình. Tài khoản 331 được chi tiết cho từng mặt hàng là Gas, bếp và phụ kiện. Các chứng từ được sử dụng trong trường hợp này là : Hoá đơn Giá trị gia tăng Hợp đồng mua Hợp đồng bán Đơn hàng Phiếu xuất kho Phiếu thu Phiếu uỷ nhiệm chi. 3.3.3. Kế toán công nợ Sổ sách được sử dụng trong kế toán công nợ là : Sổ chi tiết tài khoản Bảng kê chứng từ Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng Cân đối phát sinh của một tài khoản Cân đối phát sinh các tài khoản Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Sổ tổng hợp tài khoản Số dư của các tài khoản Sổ cái tài khoản Trình tự hạch toán chủ yếu : Chứng từ đầu vào Sổ chi tiết công nợ từng khách hàng Máy tính Các bảng kê Sổ cái TK131, TK331  Riêng với phần kế toán công nợ phải thu , đầu tiên kế toán sẽ căn cứ vào Hoá đơn Giá trị gia tăng, căn cứ hợp đồng bán, phiếu xuất kho để lấy được số phát sinh nợ. Qua phát sinh nợ, căn cứ Phiếu thu (khách hàng nộp tiền mặt tại công ty ) hoặc phiếu Uỷ nhiệm chi ( phiếu chuyển tiền qua ngân hàng ), kế toán nhập số liệu vào máy tính. Cuối tháng căn cứ vào mức dư nợ thực tế với hợp đồng để xác định khách hàng có thanh toán đúng hợp đồng không, để có biện pháp quản lý khách hàng, đảm bảo an toàn tài chính. Khi đó ngoài sổ chi tiết phát sinh công nợ với từng khách hàng, công ty còn sử dụng cả Biên bản đốichiếu công nợ . PHẦN IV KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 4.1. Đặc điểm về hàng hoá Mặt hàng chính mà công ty kinh doanh chính là Gas hoá lỏng (LPG). LPG được cung cấp tới khách hàng dưới 2 dạng : gas rời và gas bình. Đối với gas rời : theo thoả thuận của hai bên, LPG sẽ được chuyên chở bằng xe chuyên dụng đến kho, bể chứa của khách hàng. Mặt hàng này chủ yếu được cung cấp cho các khách hàng công nghiệp, các tổng đại lý, công ty thành viên của Công ty. Đối với gas bình : LPG sau khi được đóng nạp theo qui trình kỹ thuật và đảm bảo độ an toàn sẽ được chuyển đến người tiêu dùng dưới các dạng bình 12kg, 13kg, 48kg. Với mặt hàng là các sản phẩm về gas, Công ty sử dụng một loại bao bì đặc biệt là vỏ bình gas. Khi khách hàng mua gas của Công ty, ngoài số tiền phải thanh toán cho mặt hàng gas, khách hàng phải đặt thêm một khoản ký cược vỏ bình gas 4.2.Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và trình tự luân chuyển chứng từ 4.2.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Mong muốn đáp ứng được cao nhất yêu cầu của mọi khách hàng và ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ nên các phương thức bán hàng mà công ty đưa ra hiện nay là rất đa dạng và linh hoạt, phù hợp cho hầu khắp các đòi hỏi của mọi khách hàng. Các phương thức ở đây bao gồm: * Phương thức bán buôn hàng hoá Do có quy mô lớn nên công ty sử dụng phương thức này để tiêu thụ hàng hoá là chủ yếu. Hàng hoá của công ty sẽ đựơc bán ra với số lượng lớn cho các khách hàng Công nghiệp, các Tổng đại lý.Việc bán buôn hàng hoá có thể được công ty thực hiện qua hệ thống kho của công ty hoặc vận chuyển thẳng (không qua kho công ty). - Phương thức bán buôn qua kho : Theo phương thức này 2 bên sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá quy định rõ hình thức vận chuyển và bên nào phải chịu chi phí vận chuyển. Bán buôn qua kho được chia làm 2 loại: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Việc vận chuyển hàng hoá sẽ do khách hàng đảm nhiệm. Phương thức này được công ty áp dụng cho 2 đối tượng Bán buôn cho tổng đại lý ngoài ngành (mã 5B) Bán buôn cho hãng khác (mã 6B) + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Việc vận chuyển hàng hoá do công ty đảm nhiệm. Tuy trường hợp mà công ty có thể dùng xe chuyên dụng hoặc thuê ngoài để chở hàng đến kho của khách hàng. Phương thức này được áp dụng với 2 đối tượng : Bán buôn chuyển hàng cho khách hàng công nghiệp (mã 50) Bán buôn chuyển hàng cho Tổng đại lý trong ngành (mã 5A) - Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng (mã 6A) : Đây chính là phương thức bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba). Hình thức này chủ yếu được áp dụng đối với các công ty thành viên, các chi nhánh. Các chi nhánh này khi có nhu cầu mua hàng có thể nhập trực tiếp tại các bến cảng mà không cần qua kho của công ty mẹ tại Hà Nội. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, các chi nhánh báo về văn phòng công ty số hàng chi nhánh đã nhận để công ty ghi nhận khoản doanh thu nội bộ đã được thực hiện và chi nhánh có nghĩa vụ thanh toán với công ty. Theo phương thức này các công ty con sẽ chủ động hơn trong nguồn hàng và sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận chuyển. *Phương thức bán lẻ hàng hoá (Mã 54): Phương thức này chú trọng đến nhu câu tiêu dùng Gas của người dân. Đây cũng là phương thức mang lại doanh số lớn cho công ty vì số lượng khách hàng mua lẻ là rất nhiều tất yếu sẽ dẫn đến khối lượng tiêu thụ ra ngoài lớn. Theo phương thức này hàng hoá của công ty sẽ được tiêu thụ qua các cửa hàng trung gian rồi mới đến tay khách hàng. Số liệu ở các cửa hàng sẽ được cập nhật trên máy tính và được truyền về công ty qua mạng Internet. Bán lè hàng hoá chỉ áp dụng đối với các mặt hàng là Gas bình, bếp và phụ kiện kèm theo. * Một số phương thức tiêu thụ hàng hoá khác : -Phương thức hàng đổi hàng (8A): Hoạt động đổi hàng phát sinh trong trường hợp một hãng kinh doanh Gas thiếu hàng để cung cấp cho khách hàng của mình, khi đó hãng này có thể thoả thuận với một hãng kinh doanh Gas khác để vay hàng sau đó sẽ tiến hành trả lại khi đã có hàng. Hình thức này cũng được coi là một phương thức tiêu thụ nhưng hàng đem bán( cho vay) và hàng nhận lại là cùng loại và cùng giá. Hình thức này đựơc công ty sử dụng rất nhiều nhằm hỗ trợ các công ty khác và cũng để nhận được sự hỗ trợ trong trường hợp công ty khan hiếm nguồn hàng. - Phương thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ : Hình thức này được áp dụng trong trường hợp công ty dùng sản phẩm, hàng hoá của mình để khuyến mại (mã 95) cho khách hàng trong những đợt khuyến mại hoặc phục vụ cho công ty trong quá trình kinh doanh. 4.2.2. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ * Chứng từ Chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu trong trường hợp tiêu thụ hàng hoá ở đây chính là hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT-3LL) và phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (trong trường hợp dùng trong nội bộ công ty). Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hoá đơn thanh toán với khách hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng sẽ được lập thành 3 liên - đặt giấy than viết 1 lần (Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: thanh toán nội bộ). * Trình tự luân chuyển chứng từ Phương pháp mà công ty sử dụng để theo dõi và ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn là phương pháp thẻ song song. Do vậy theo phương pháp này trình tự luân chuyển chứng từ c ủa c ác nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sẽ được cụ thể hoá theo các bước sau : Giai đoạn 1 : Khi có các nghiệp vụ xuất bán hàng hoá, các phòng kinh doanh của công ty sẽ phát hành các chứng từ xuất trên máy tính. Phòng Xuất nhập-khẩu tổng hợp sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ xuất khi xuất bán cho các công ty con. Còn 2 phòng còn lại sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ xuất khi xuất bán ra thị trường (cho khách hàng ngoài). Tuỳ theo khách hàng là khách hàng công nghiệp, khách hàng mua lẻ hay hình thức mua là Gas rời hay Gas bình mà các hoá đơn xuất bán cho khách hàng ngoài sẽ được giao cho phòng kinh doanh Dân dụng và thương mại (gas bình) hay phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời). Tiếp theo thông qua chương trình kế toán máy, số liệu về hàng bán được kết xuất ngay sang sổ chi tiết hàng hoá để kế toán chi tiết hàng hoá theo dõi. Giai đoạn 2 : Các chứng từ này sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho thực hiện các nghiệp vụ xuất và ghi thẻ kho. Giai đoạn 3: Cuối tháng, kế toán chi tiết hàng hoá sẽ đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho, tổng hợp số liệu, lập phiếu kế toán để tính giá thực tế hàng hoá, lập bảng tổng hợp các hàng hoá xuất. Quy trình này được cụ thể hoá theo sơ đồ sau : Sổ kế toán chi tiết hàng hoá Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá Thẻ kho Bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá Phiếu xuất kho SƠ ĐỒ 5 : LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 4.2.Các phương pháp xác định giá vốn và giá bán hàng hoá * Phương thức xác định giá vốn hàng hoá: Do các nghiệp vụ nhập-xuất hàng của công ty diễn ra thường xuyên trong khi đó giá cả hàng hoá mà công ty kinh doanh lại không ổn định, luôn biến động liên tục vì thế để giảm thiểu sự phức tạp trong quá trình tính giá, tạo ra sự ổn định, công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán để tính giá. Mức giá trước khi đựơc đưa ra sẽ được cân nhắc kĩ dựa vào giá mua thực tế kì trước cùng với giá mua dự kiến trong tương lai và được thống nhất sử dụng trong cả kỳ hạch toán. Cuối mỗi tháng công ty sẽ tiến hành điều chỉnh lại giá hạch toán cho phù hợp với giá cả thị trường. Các bước để xác định giá vốn hàng bán : Bứơc 1 : Khi nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán trên 2 tài khoản là TK15651 (giá hạch toán) và TK15652 (chênh lệch giá vốn và giá hạch toán) Bước 2 : Khi xuất hàng hoá, ghi theo giá hạch toán theo TK15651 Bước 3 : Cuối kì, điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. Chênh lệch giữa giá vốn thực tế và giá vốn hạch toán được xác định như sau : Chênh lệch giá phân bổ trong kì = Chênh lệch giá ĐK+ phát sinh trong kì x Trị giá hàng hoá xuất trong kì Trị giá hàng + Trị giá hạch toán hàng hoá tồn CK hoá xuất trong kì * Phương pháp xác định giá bán Giá bán hàng hóa ở đây chính là giá thoả thuận giữa công ty với khách hàng và được ghi nhận cụ thể trên Hoá đơn giá trị gia tăng. Căn cứ và tình hình nhập mua hàng hoá, chiến lược kinh doanh từng kì và phương thức tiêu thụ, công ty sẽ xây dựng cho mình những mức giá khác nhau. Đối với giá bán buôn : Giá bán = GVHB + chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) + % lợi nhuận theo kế hoạch công ty Đối với giá bán lẻ Khi tính giá bán lẻ cho các cửa hàng, với chính sách trợ giá, công ty sẽ không tính tỷ lệ % lợi nhuận giữ lại do vậy giá đựơc tính như sau : Giá giao cửa hàng = GVHB + chi phí qua kho, chi phí vận chuyển Các cửa hàng căn cứ vào mức giá giao của công ty, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí điện nước, điện thoại, chi phí vận chuyển cho khách hàng, chi phí thuê nhân viên ... và khoản lợi nhuận dự kiến để tính ra giá bán lẻ như sau: Giá bán lẻ của cửa hàng = giá giao cửa hàng + chi phí cửa hàng + % lợi nhuận theo kế hoạch cửa hàng * Phương thức tiêu thụ nội bộ : Giá bán cho các công ty thành viên = GVHB + chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) + chi phí quản lý chung phân bổ 4.3.Phương pháp kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần Gas Petrolimex. 4.3.1. Kế toán doanh thu và giá vốn * Tài khoản sử dụng Danh mục tài khoản Tài khoản Tên tài khoản TK mẹ Bậc Loại TK công nợ TK sổ cái 131 Phải thu khách hàng 1 0 1 0 1311 Phải thu khách hàng 131 2 0 1 0 13111 PTKH -TĐL thành viên 1311 3 0 1 0 13112 PTKH - TĐL, ĐL ngoài ngành 13111 4 1 1 0 13113 PTKH - khách hàng công nghiệp 13111 4 1 1 0 156 Hàng hoá 1 0 0 0 1565 Gas, bếp và phụ kiện tồn kho 156 2 0 0 0 15651 Gas hoá lỏng tồn kho 1565 3 0 0 0 156511 Giá HT Gas hoá lỏng tồn kho 15651 4 1 0 1 156512 Chênh lệch GV& giá HT Gas hoá lỏng 15651 4 1 0 1 15652 Bếp và phụ kiện tồn kho 1565 3 0 0 0 156521 Giá hạch toán bếp, phụ kiện tồn kho 15652 4 1 0 1 156522 Chênh lệch GV&giá HT bếp, phụ kiện 15652 4 1 0 1 33631 Thanh toán nội bộ với các C.ty thành viên 3363 3 1 1 1 3388 Phải trả, phải nộp khác 338 2 1 1 1 511 Doanh thu bán hàng 1 0 0 1 5111 Doanh thu bán hàng hoá 511 2 0 0 0 51115 Doanh thu bán gas, bếp và phụ kiện 5111 3 0 0 0 511151 D