Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần LICOGI13

àng năm. Là đầu mối giúp lãnh đạo Công ty phối hợp linh hoạt và rộng rãi các bộ phận và cá nhân trong Công ty, các tổ chức và cá nhân ngoài Công ty trong việc thu thập, phân tích thông tin và tìm hiểu về các hợp đồng và các đối tác tiềm năng. Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc quyết định tham gia hoặc không tham gia chào giá, đấu thầu hoặc ký kết từng hợp đồng tiềm năng. Phân công nhiệm vụ cho cán bộ công nhân viên trong phòng đúng người, đúng việc phát huy năng lực sở trường của từng người để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng. Quan hệ mật thiết với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty để thống nhất hướng giải quyết tốt nhất những vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ. 4. Ban quản lý các dự án đầu tư Chức năng nhiệm vụ các vị trí Trưởng Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng * Chức năng: Tham mưu với lãnh đạo Công ty trong lĩnh vực tổ chức thực hiện đầu tư các dự án về: Hạ tầng kỹ thuật đô thị và Khu công nghiệp; Đầu tư xây dựng nhà ở để bán, trụ sở, văn phòng cho thuê, khu đô thị mới; Các dây chuyền công nghệ mới dưới dạng nhà máy, xưởng sản xuất vật liệu xây dựng, cơ khí; các dự án đầu tư liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước. * Nhiệm vụ Quản lý chung và điều hành công việc của Ban để hoàn thành các chức năng nhiệm vụ của phòng. Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác đầu tư các lĩnh vực được phân công nêu trên. Báo cáo Giám đốc nắm bắt được cơ hội đầu tư của Công ty trong các cuộc họp định kỳ theo tháng hoặc đột xuất trong trường hợp cần thiết. Tổ chức thực hiện, theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình đầu tư, nghiệm thu, thanh quyết toán vốn đầu tư sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Quan hệ với các cơ quan Nhà nước, các đối tác và các cơ quan chức năng địa phương; phối hợp với các phòng chức năng của Công ty và của Tổng công ty, các đơn vị có liên quan để giải quyết các thủ tục hồ sơ, để được hướng dẫn, giúp đỡ và tháo gỡ những vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình đầu tư. Cập nhật các thông tin về các Quy chế, qui định quản lý về đầu tư và xây dựng hiện hành. Tổ chức điều hành công việc chung của Ban để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Các bộ phận khác có chức năng giúp cho ban quản lý dự án thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Và thực hiện nhiệm vụ do trưởng ban quản lý dự án giao cho từng bộ phận. 5. Phòng cơ giới vật tư Chức năng nhiệm vụ. Trưởng phòng : * Chức năng: Là người có trách nhiệm cao nhất của Phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về điều hành chỉ đạo tổ chức, thực hiện mọi hoạt động của Phòng mà Giám đốc giao về công tác quản lý vật tư thiết bị. * Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao, xây dựng nội qui, qui chế về quản lý vật tư, thiết bị trong doanh nghiệp. - Phân tích đánh giá báo cáo kết quả về công tác quản lý vật tư- thiết bị. - Đề xuất các phương án nghiên cứu khoa học kỹ thuật cải tiến đổi mới thiết bị tham gia đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn tay nghề cho cán bộ công nhân viên. - Phát hiện, đề nghị điều chỉnh hoặc đình chỉ những hoạt động kỹ thuật trái với qui định để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. - Phân công giao nhiệm vụ cho từng bộ phận trong phòng theo đúng sở trường đào tạo, năng lực công tác để phát huy tính sáng tạo trong làm việc và hoàn thành nhiệm vụ Giám đốc giao. - Quan hệ mật thiết với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị sản xuất của doanh nghiệp để thống nhất về số liệu, giải quyết tốt những vấn đề về nghiệp vụ chuyên môn. - Giám sát & kiểm tra việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng Các bộ phận khác có chức năng tham mưu và làm nhiệm vụ do trưởng phòng giao. CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY 2.1. Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: 2.1.1. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: -Thi công xây lắp bằng cơ giới : mặt bằng, nền móng và hạ tầng kỹ thuật các loại công trình dân dụng, công nghiệp, công cộng, thuỷ lợi, giao thông, khu đô thị, khu công nghiệp ; - Xây dựng nhà ở, các công trình dân dụng, công nghiệp công cộng. - Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng ; gạch Block, ống cống bê tông, bê tông thương phẩm, và các loại vật liệu khác ; - Sản xuất công nghiệp : gia công, chế tạo các sản phẩm cơ khí xây dựng ; côtpha định hình, giàn giáo, nhà công nghiệp, phụ tùng, dịch vụ sửa chữa, lắp đặt máy móc, thiết bị và các sản phẩm công nghiệp, kết cấu định hình khác ; - Các hoạt động dịch vụ : cho thuê thiết bị, cung cấp vật tư kỹ thuật, dịch vụ khảo sát địa hình, địa chất, thí nghiệm vật liệu xây dựng, nền móng, tư vấn đầu tư ; -Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, công nghệ, vật liệu xây dựng, xuất khẩu lao động ; - Đầu tư và kinh doanh phát triển nhà, khu đô thị mới, hạ tầng kỹ thuật Khu công nghiệp, các Dự án thủy điện vừa và nhỏ. ( doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật). 2.1.2. Quy mô kinh doanh của công ty: 2.1.2.1. Vốn điều lệ Vốn điều lệ : 60.000.000.000 VNĐ 2.1.2.2. Nguồn nhân lực Với đội ngũ hơn 700 kỹ sư, công nhân kỹ thuật lành nghề, được đào tạo trong nước cũng như nước ngoài, đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trong quản lý cũng như ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến hiện nay, LICOGI13 có khả năng thi công, xây dựng các loại công trình tầm cỡ, quy mô lớn; những công trình kết cấu phức tạp nhất đòi hỏi tiêu chuẩn chất lượng cao trong lĩnh vực XD. TT Ngành nghề Phân loại Trình độ Số lượng I Tổng số CBCNV Kỹ sư kỹ thuật 744 175 A Nghành xây dựng dân dụng và công nghiệp 1 - Kỹ sư xây dựng 2 - Kiến trúc sư 3 - Kỹ sư vật liệu xây dựng 4 - Kỹ sư kinh tế xây dựng 3 - 25 năm kinh nghiệm 65 5 14 15 B Nghành xây mỏ, giao thông 1 - K.S giao thông san nền 2 - Kỹ sư cầu đường 3 - K.S khai thác lộ thiên 4 - K.S trắc địa 9 8 5 8 C Các nghành nghề khác 1 - Kỹ sư động lực 2 - Kỹ sư cơ khí 3 - Kỹ sư điện 4 - Kỹ sư thủy lợi 5 - Cử nhân kinh tế, tài chính 6 - Cử nhân luật 7 - Cử nhân ngoại ngữ 5 4 2 8 20 4 3 II Công nhân kỹ thuật ( Bậc 3 trở lên ) 1 - Thợ lái ôtô vận chuyển 2 - Thợ lái máy đào 3 - Thợ lái máy ủi 4 - Thợ đóng cọc 5 - Thợ khoan cọc nhồi 6 - Thợ cơ khí 7 - Công nhân trắc địa 8 - Thợ điện ôtô 9 - Thợ xây dựng (nề, sắt, xây...) 10 - Thợ khác Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 Bậc 3 - 5 569 50 20 15 30 27 15 15 17 325 55 2.1.2.3. Thiết bị xe, máy thi công DANH MỤC THIẾT BỊ XE MÁY THI CÔNG TT Loại xe máy, thiết bị Số lượng I Thiết bị xử lý nền móng 58 2 Máy khoan cọc nhồi : 12 3 Cần trục 33 II Thiết bị xây dựng 1 Cần trục tháp C5015 1 III Thiết bị sản xuất bê tông 25 IV Thiết bị san nền 1 Ô tô vận chuyển 70 2 Máy ủi 11 3 Máy xúc 16 4 Máy đầm các loại 18 5 Thiết bị khác 14 V Lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng, gạch block, ống cống 1 Nhà máy sản xuất gạch Block: Rometa (Tây Ban Nha), Masa - Handuk (Đức - Hàn Quốc) 3 2 Nhà máy SX ống cống BTCT 1 VI Lĩnh vực khai thác đá , máy khoan - trạm nghiền 1 Khoan đá 3 2 Dây chuyền nghiền sàng đá, cát nhân tạo 2 VII Và một số thiết bị phục vụ đổ bê tông, gia cố nền móng và xây dựng công trình khác…. Qua bảng số liệu trên cho chúng ta thấy rằng, Công ty cổ phần LICOGI13 là công ty có đội ngũ công nhân và máy móc thiết bị dồi dào. Về máy móc thiết bị có khối lượng lớn về cả công suất và số lượng. Có chất lượng cao được nhập chủ yếu từ những nước có nền công nghiệp hiện đại và phát triển như Nhật. Và thường xuyên có sự cập nhật những loại máy móc mới hiện đại, phù hợp với nhu cầu hiện tại của khách hàng. Chúng ta có thể nói rằng Công ty LICOGI 13 có sự ăn khớp giữa trình độ cán bộ công nhân kỹ thuật và máy móc thiết bị, không có hiện tượng làm quá sức của công nhân và cũng đảm bảo cho máy móc thiết bị khấu hao theo đúng tiến độ. Lực lượng công nhân và máy móc thiết bị là linh hồn của Công ty, nó giúp Công ty có năng lực và khả năng cạnh tranh so với các công ty xây dựng khác. Và lực lượng này có tốt thì Công ty mới tạo ra các sản phẩm có chất lượng tốt đáp ứng được mục tiêu chất lượng của Công ty và của khách hàng. 2.1.3. Chiến lược kinh doanh của công ty Thứ nhất về doanh thu Công ty luôn cố gắng đạt được doanh thu ở mức tối ưu. Với tốc độ tăng trưởng ổn định và cao trung bình khoảng 60%. Thứ hai về sản lượng: Có sản lượng phù hợp với tình hình kinh tế và ngày càng được nhận nhiều các công trình giao thông, các công trình trọng điểm quốc gia. Đóng góp phần lớn vào ổn định tình hình kinh tế của đất nước và cũng với tốc độ tăng trưởng khoảng 60%. Thứ ba về tổng chi phí: Cố găng tiết kiệm mọi khoản chi phí. Và luôn cố gắng giữ tổng chi phí ở mức thấp nhất. Nhưng phải đảm bảo được tình hình đâu tư của công ty. Thứ tư với tình hình kinh tế hiện nay của đất nước, và đặc biệt Công ty LICOGI 13 vừa mới trở thành công ty cổ phần. Do đó mục tiêu của Công ty là từ nay cho đến năm 2010 trở thành Công ty cổ phần lớn và vững mạnh. Và đặc biệt hơn cả là chính thức được niêm yết chứng khoán của mình trên sàn giao dịch chứng khoán. Góp phần làm thay đổi bộ mặt thị trường chứng khoán Việt Nam. 2.1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh: A - Tóm tắt các tài sản có tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tình hình tài chính đã được kiểm toán trong vòng ba (3) năm tài chính vừa qua. Bảng 1: TÓM TẮT TÀI SẢN CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM 2005-2007: Đơn vị tính: VND Danh mục Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1.Tổng số tài sản có 242.362.375.601 224.560.069.592 343.078.979.546 2. Tổng nợ phải trả 230.363.345.841 204.887.657.422 229.050.908.920 3. Vốn lưu động 181.149.646.477 173.074.517.627 265.117.375.015 4. Lợi nhuận trước thuế 1.895.499.647 4.343.026.937 15.324.246.898 5. Lợi nhuận sau thuế 1.895.499.647 4.343.026.937 13.178.853.749 (Nguồn: LICOGI 13) B. Kết quả sản xuất kinh doanh: Bảng 2. SẢN LƯỢNG & DOANH THU CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM. Đơn vị tính: 1.000 đồng Năm 2005 2006 2007 Sản lượng 200.367.000 256.395.838 373.289.000 Doanh thu 182.282.135 202.336.208 283.262.000 (Nguồn: LICOGI 13) C - Tín dụng và hợp đồng Bảng 3: TÊN, ĐỊA CHỈ VÀ HẠN NGẠCH NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CUNG CẤP CÁC HẠN MỨC TÍN DỤNG. Đơn vị tính : VNĐ STT Ngân hàng cung cấp tín dụng Địa chỉ Số tiền tín dụng 1 Ngân hàng Công thương Thanh Xuân 275 Đường Nguyễn Trãi, Q. Thanh Xuân - TP HN 50.800.000.000 2 Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội 148 Đường Hoàng Quốc Việt Q. Cầu Giấy - TP HN 25.000.000.000 3 Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương 72 Bà Triệu, Q. Hoàn Kiếm - TP Hà Nội 168.000.000.000 Tổng số tiền tín dụng: 243.800.000.000 ( Nguồn: LICOGI 13) 2.2. Tình hình công tác tham dự thầu của công ty: 2.2.1. Tổng quan về tình hình công tác tham dự thầu của công ty trong 4 năm trở lại đây : Stt Năm Tên công trình Chủ đầu tư-Hình thức đấu thầu Nguồn vốn Loại hình công việc Ghi chú 1 2005 Xi măng Thăng Long Công ty cổ phần xi măng Thăng Long-Cạnh tranh hạn chế Vốn tự có + vốn vay Xử lí nền móng một số hạng mục thuộc dây chuyền sản xuất chính Giá dự = 29.755.007.352 đ => trượt thầu - Nguyên nhân: Giá dự thầu của liên danh IDC – Bạch Đằng bỏ giá thấp nhất là 1.765.007.352 đ,tương đương 6% - Nguyên nhân: Liên danh IDC - Bạch Đằng hiện có toàn bộ thiết bị thi công đặt tại công trường gần địa điểm xây dựng dự án này, đồng thời liên danh này cũng đưa giá thiết bị đầu vào cho dự án thấp hơn 2 2005 Thủy điện Bản Chat – Gói 2 Tổng công ty điện lực Việt Nam – Chỉ định thầu Vốn ngân sách Xây dựng cơ bản khu phụ trợ lán trại Giá trúng thầu = 9.842.938.780đ 3 2005 Xây dựng HTKT khu nhà để bán & cho thuê Hà Phong Công ty cổ phần Hà Phong Tự có + vay thương mại San nền, đường giao thông nội bộ Giá dự thầu = 23.626.153.770 đ => Trượt thầu. - Đánh giá chung: Bên mời thầu không mời các nhà thầu tham dự lễ mở thầu => không có thông tin về các đối thủ cạnh tranh trong gói thầu này - Biện pháp khắc phục: Trước khi quyết định tham dự thầu cần có thông tin đáng tin cậy về gói thầu tham dự và về chủ đầu tư. 4 2005 Xi măng Thăng Long Công ty cổ phần Xi măng Thăng Long Vốn tự có + vốn vay Xử lý nền móng một số hạng mục thuộc dây chuyền sản xuất chính (gói 2) Giá dự thầu = 26.715.850.249 đ => trúng vì giá dự thầu thấp nhất, tiến độ nhanh nhất 5 2006 Phần móng nhà và căn hộ cho thuê Công ty trách nhiệm hữu hạn T&M Việt Nam – cạnh tranh rộng rãi Vốn tự có + vốn vay TM Giai đoạn 1: Thi công toàn bộ móng nhà Giá dự thầu = 7.810.001.507 đ => Thua thầu - Nguyên nhân: Giá dự thầu của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng CN 1.302.334.000 đ - Nguyên nhân: Giá vật liệu đầu vào cao, - Khắc phục: Tính toán hợp lí hơn, đầu tư 6 2006 Mở rộng nhà máy Xi măng Yên Bái Công ty cổ phần Xi măng Yên Bái – đấu thầu rộng rãi Vốn tự có + Vay TM Thi công toàn bộ hệ thống xử lí nền móng các hạng mục công trình Giá dự thầu = 6.979.405.068 đ = trúng thầu - Thắng thầu do: Giá bỏ thầu thấp hơn mức giá - Tiến độ hợp với hồ sơ mời thầu. 7 2006 Thi công san nền và xây lắp trụ sở bộ công an Tổng cục hậu cần bộ công an Ngân sách San nền và xây lắp 8 2006 Xây dựng hạ tầng kĩ thuật khu đô thị cột 5- cột 8 mở rộng Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng ( LICOGI) – chỉ định thầu Vốn tự có + vốn vay Xây dựng tuyến đường bao và kè đá phía biển KĐT cột 5 – cột 8 mở rộng, TP Hạ Long – Quảng Ninh Giá dự thầu = 34.302.789.227đ -kết quả: trúng thầu 9 2006 Xi măng Thăng Long Công ty cổ phần Xi măng Thăng Long – cạnh tranh hạn chế ( 3 nhà thầu trong nước) Vốn tự có và vốn vay Xử lí một số hạng mục thuộc dây chuyền sản xuất chính còn lại của nhà máy xi măng ( không bao gồm cảng và cầu dẫn, băng tải từ tram đặt về nhà máy) Giá dự thầu = 37.511.889.600 đ => trúng thầu - Nguyên nhân: Giá và tiến độ thấp nhất so với 3 nhà thầu 10 2006 Trung tâm huấn luyện và thi đấu TDTT – CAND Ban quản lí dự án – DA134/BCA – cạnh tranh rộng rãi Ngân sách Xây lắp nhà ở VĐV cấp 2 và phục vụ vận động Giá dự thầu = 13.516.133.000 đ => không trúng thầu - Nguyên nhân: Giá chào thầu cao hơn giá thấp nhất thuộc công ty cổ phần cơ giới xây lắp – Tổng Cty xây dựng Hà Nội ( 13.442.706.000 đ) 11 2007 Tòa nhà tri thức Công ty cổ phần tập đoàn công nghệ CMC Tự có + vay Thi công cọc khoan nhồi Giá dự thầu = 10.350.621.708 đ => Không trúng thầu do phương án kinh tế và tài chính không phù hợp. 12 2007 Mở rộng dây chuyền sản xuất nhà máy XM Nghi Sơn Công ty Xi măng Nghi Sơn – Đầu tư rộng rãi Tự có + Vốn vay Thi công xây dựng cơ bản mỏ đá vôi phía Bắc Giá dự thầu = 51.180.103.959 đ => Trúng thầu 13 2008 Xây dựng tuyến đường bao biển Lán Bè – Cột 8, Hạ Long Tổng Cty xây dựng và phát triển hạ tầng – đầu tư hạn chế Vốn tự có + vốn vay TM + vốn huy động Thi công toàn bộ móng đường, mặt đường, vỉa hè, hệ thống thoát nước giai đoạn 1 Giá dự thầu = 19.185.716.758 đ => Thắng thầu (Nguồn: tự tổng hợp) 2.2.2. Quá trình thực hiện công tác đấu thầu của công ty với vai trò một nhà thầu: Kể từ khi thành lập, LICOGI 13 đã tham gia vào các gói thầu xây lắp và cung cấp hàng hóa với vai trò như một nhà thầu độc lập về mặt tài chính. Trình tự thực hiện công tác đấu thầu được quy định rõ trong quy chế nội bộ của công ty và được tiến hành một cách khoa học, bao gồm các bước sau: 2.2.2.1. Quá trình ký kết, quản lý hợp đồng kinh tế và tiếp thị đấu thầu Khách hàng, Chủ đầu tư Gửi yêu cầu, Thông báo mời thầu Nhận yêu cầu Xem xét Gửi thông báo từ chối + - Ký hợp đồng Nhận chỉ định thầu Đấu thầu Thi công Nghiệm thu Bàn giao Thanh toán, thanh lý hợp đồng Lập và gửi hồ sơ năng lực cho Chủ đầu tư Mua hồ sơ mời thầu Kế hoạch chuẩn bị hồ sơ thầu Lập hồ sơ thầu Duyệt GĐ và nộp hồ sơ thầu Tham dự mở thầu Trúng thầu ? Lưu hồ sơ + - Kết thúc 1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng - Các yêu cầu khách hàng có thể bao gồm thông báo mời thầu, chỉ định thầu,... được chuyển đến Công ty dưới mọi hình thức. Các yêu cầu của khách hàng được thể hiện dưới dạng Fax, công văn, điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp. Người nhận yêu cầu của khách hàng phải ghi vào Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng (BMKT 720-01). - Sau khi nhận yêu cầu của khách hàng, người nhận phải thông báo lại nội dung cho trưởng Phòng KTKT xem xét. 2. Xem xét yêu cầu của khách hàng để tiếp thị đấu thầu Trưởng phòng KTKT xem xét các yêu cầu của khách hàng, khai thác tìm hiểu để có được những thông tin cần thiết về dự án Kết quả xem xét được người xem xét ghi và ký vào Sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng - Trường hợp không chấp nhận: trưởng phòng KTKT thông tin với khách hàng về lý do không chấp nhận để có thể đàm phán lại với khách hàng. - Trường hợp chấp nhận: thông thường xảy ra 2 trường hợp. a. NHẬN CHỈ ĐỊNH THẦU Trường hợp Tổng Công ty ký hợp đồng, sẽ giao xuống Công ty thông qua hình thức Quyết định giao nhiệm vụ, Hợp đồng kinh tế hoặc Công ty có thể nhận chỉ định thầu trực tiếp từ Chủ đầu tư. Giám đốc Công ty là người trực tiếp nhận chỉ định thầu và giao cho phòng KTKT triển khai thực hiện. Trong trường hợp Chủ đầu tư có yêu cầu, trưởng phòng KTKT lập hồ sơ năng lực của Công ty, trình Giám đốc phê duyệt và gửi cho Chủ đầu tư xem xét. Nếu hai bên thống nhất sẽ tiến hành ký kết hợp đồng b. ĐẤU THẦU Với những trường hợp khách hàng có yêu cầu đấu thầu, trưởng phòng KTKT báo cáo Giám đốc Công ty và tiến hành tham gia đấu thầu. Quá trình đấu thầu được thực hiện theo trình tự sau: b.1 Mua hồ sơ mời thầu Trưởng phòng KTKT (hoặc người được uỷ quyền) tiến hành mua hồ sơ mời thầu theo địa chỉ trong thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu. b.2 Lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu Người được Trưởng phòng KTKT giao chủ trì gói thầu lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu Trưởng phòng KTKT trình Giám đốc duyệt kế hoạch và phân phối tới các bộ phận, phòng ban liên quan để thực hiện. b.3 Thực hiện kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu Các cá nhân và phòng ban tiến hành thực hiện việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và thời gian nêu trong kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phối hợp với các đơn vị khác, nếu cần thiết báo cáo Giám đốc để giải quyết. Việc lập hồ sơ dự thầu do các phòng trong Công ty thực hiện. Nhân viên lập các tài liệu dự thầu được lựa chọn phải là chuyên gia am hiểu lĩnh vực được phân công soạn thảo. Trường hợp đặc biệt do yêu cầu về chất lượng và tiến độ lập hồ sơ, phòng KTKT có thể đề nghị Giám đốc Công ty phê duyệt cho phép thuê chuyên gia. Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu nếu các điểm trong hồ sơ mời thầu chưa rõ, Phòng KTKT soạn thảo trình Giám đốc ký thư gửi Chủ đầu tư về việc đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu. b.4 Tổng hợp hồ sơ dự thầu Căn cứ vào kế hoạch, chủ trì gói thầu đôn đốc các đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Tiến hành thu thập tất cả hồ sơ của các đơn vị để xem xét và tổng hợp. b.5 Kiểm tra, hoàn chỉnh đóng quyển và phê duyệt: Các tài liệu của hồ sơ dự thầu sau khi hoàn thành được trưởng phòng KTKT phối hợp với trưởng các đơn vị liên quan kiểm tra, soát xét và trình Giám đốc ký phê duyệt. Trường hợp Phó Giám đốc ký phê duyệt phải có Giấy uỷ quyền. Đóng bộ hồ sơ dự thầu: Sau khi Giám đốc Công ty ký các tài liệu của hồ sơ dự thầu, chủ trì gói thầu tiến hành sao hồ sơ với số lượng bản sao theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu (thông thường từ 4 - 5 bộ). Các bộ bản sao và gốc phải được đóng riêng thành từng bộ và ngoài bìa phải ghi rõ “Bản gốc” hoặc “Bản sao” Yêu cầu hồ sơ phải đầy đủ các nội dung theo chỉ dẫn của hồ sơ mời thầu, trình bày đẹp, rõ ràng. Trước khi niêm phong hồ sơ phải được kiểm tra kỹ các nội dung tránh nhầm lẫn và sai số. Hồ sơ sau khi đóng quyển tiến hành bao gói. Các quyển hồ sơ được bọc kín hoặc để trong hộp. Ngoài bao gói được ghi tên hồ sơ, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu. Tiến hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của Công ty. Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiện biết được các số liệu. Các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. “ Thư giảm giá” là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa bộ phận đóng gói hồ sơ. b.6 Nộp hồ sơ dự thầu: Hồ sơ dự thầu sau khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo hồ sơ mời thầu. b.7 Tham dự mở thầu: Công ty cử đoàn tham dự hội nghị mở thầu có mặt tại địa điểm và đúng thời gian theo thông báo của hồ sơ mời thầu. Khi không thành lập đoàn tham dự mở thầu cần gửi văn bản thông báo cho bên mời thầu biết (theo FAX, hoặc bưu điện) theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. b.8 Nhận thông báo kết quả đấu thầu: 2 trường hợp Không trúng thầu: Phòng KTKT tiến hành phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp cải tiến. Các đề xuất cải tiến được lập thành văn bản và trình Giám đốc công ty phê duyệt Trúng thầu: Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, trưởng phòng KTKT tiến hành liên hệ với Bên mời thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung chi tiết của hợp đồng tiến hành ký kết hợp đồng. 3. Ký kết và quản lý hợp đồng kinh tế a. Công tác ký kết hợp đồng và uỷ quyền ký kết hợp đồng * Ký kết hợp đồng: Khi có yêu cầu ký kết Hợp đồng kinh tế, mở phiếu yêu cầu làm Hợp đồng theo biểu mẫu BMKT 720-03. Phòng Kinh tế Kỹ thuật giúp Giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc soạn thảo, quản lý thực hiện các Hợp đồng kinh tế theo phân cấp và uỷ quyền của Giám đốc Công ty nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc pháp lệnh HĐKT và quy định của Tổng Công ty, Công ty về phân cấp quản lý HĐKT. Chỉ được ký kết và thực hiện HĐKT khi đã thực hiện đầy đủ quy chế đấu thầu hoặc có quyết định giao thầu. Cần kiểm tra xác định rõ nguồn vốn, khả năng thanh toán, các điều kiện thanh toán, quyết toán và các điều khoản khác. * Người ký kết hợp đồng Người ký kết HĐKT phải là đại diện của pháp nhân hoặc người đứng tên đăng ký kinh doanh. Người đứng đầu trong chủ thể HĐKT phải theo đúng pháp lệnh HĐKT và phân cấp của Tổng Công ty, phân cấp của Công ty. Đại diện hợp pháp của pháp nhân hoặc là người đứng tên đăng ký kinh doanh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thay mình ký kết HĐKT mà vẫn phải chịu trách nhiệm như chính bản thân mình trực tiếp ký kết hợp đồng. Người được uỷ quyền chỉ được ký kết HĐKT trong phạm vi được uỷ quyền và không được uỷ quyền cho người thứ ba. Người uỷ quyền là Giám đốc Công ty - Chủ tài khoản. Người được uỷ quyền là: Phó Giám đốc Công ty hoặc các Đội trưởng, Giám đốc Xí nghiệp, Phó Giám đốc Công ty, Đội trưởng * Phân cấp ký kết hợp đồng kinh tế - Công ty ký hợp đồng: Được ký kết tất cả các HĐKT theo chức năng đã được đăng ký trong giấy phép hành nghề. Được ký kết các HĐKT theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc và phân cấp của Tổng Công ty. - Xí nghiệp, đội sản xuất ký hợp đồng Đội trưởng, Giám đốc Xí nghiệp được ký kết HĐKT với các pháp nhân hoặc thể nhân trong và ngoài Tổng Công ty theo từng lần uỷ quyền bằng văn bản của Giám đốc Công ty. Trước khi được uỷ quyền, người được uỷ quyền phải trình để Giám đốc Công ty phê duyệt phương án ký kết và thực hiện hợp đồng. b. Những nội dung chính trong soạn thảo HĐKT Tuỳ thuộc nội dung từng loại hợp đồng cụ thể để áp dụng soạn thảo, thương thảo, ký kết hợp đồng cho đúng và chặt chẽ. Ngôn ngữ trong HĐKT phải chính xác, cụ thể, ngắn gọn, đủ ý, dễ hiểu, chỉ được dùng từ thông dụng, không dùng thổ ngữ, từ địa phương, tiếng lóng, không tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng, không tuỳ tiện dùng chữ và dấu ba chấm(...). c. Các loại hợp đồng khác * Hợp đồng giao khoán * Hợp đồng giao thầu phụ: d. Công tác quản lý hợp đồng Các phòng ban chức năng Công ty phải theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện HĐKT, quyết toán và thanh lý hợp đồng. Việc đánh giá tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế được tiến hành mỗi năm một lần vào dịp tổng kết công tác hàng năm của Công ty. Trong báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch năm của các đơn vị trực thuộc phải có mục đánh giá về tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế của đơn vị mình, những vướng mắc và tồn tại cũng như phương hướng và biện pháp khắc phục. e. Xử lý vi phạm Người được giao nhiệm vụ thực hiện HĐKT là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về việc thực hiện các nội dung của hợp đồng. Tuỳ theo kết quả thực hiện hợp đồng, Giám đốc công ty sẽ xem xét thưởng hoặc phạt người được giao nhiệm vụ thực hiện hợp đồng theo các quy chế của Công ty. 4. Thi công, nghiệm thu, bàn giao Sau khi nhận chỉ định thầu hoặc hợp đồng kinh tế được ký kết, Giám đốc Công ty sẽ giao nhiệm vụ cho một đơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng. Quá trình tổ chức thi công, nghiệm thu, bàn giao được thực hiện theo Qui trình Kiểm soát quá trình thi công công trình, nghiệm thu và bàn giao (QTKT 751-02) và biểu mẫu BMKT 720-06 5. Thanh toán và thanh lý hợp đồng Sau khi kết thúc hợp đồng, Phòng KTKT cùng với phòng Kế toán tài chính tổ chức thanh toán và thanh lý hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện theo điều khoản của hợp đồng theo biểu mẫu BMKT 720-07. Kết quả thực hiện hợp đồng được Phòng KTKT ghi vào Sổ nhận yêu cầu khách hàng (BMKT 720-01). 2.2.2.2. Sửa đổi hợp đ