Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp - CyberSoft

Mục lục LỜI NÓI ĐẦU Mọi doanh nghiệp, mọi công ty không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới đang dần dần được tin học hóa. Với mục đích thu được doanh thu lớn nhất với chi phí phát sinh nhỏ nhất và thời gian gắn nhất. Vậy tin học hóa đã làm được điều gì, đã giúp cho công ty, doanh nghiệp, cụ thể hơn là giúp cho con người làm được điều gi? Câu trả lời là rất nhiều, trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau trong rất nhiều hoàn cảnh khác nhau. Xã hội hiện nay đã đi qua cái thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời tốn tiền của hao công sức. Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các công ty doanh nghiệp với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức…Mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việc được thuận lợ và phát triển lên rất nhiều. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Với việc tin học hóa mọi công việc trong công ty, doanh nghiệp được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Qua đó rút ngắn được thời gian, tiền và công sức của nhiều người. Ở Việt Nam công nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên những bước phát triển vững chắc đó đã đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin rất lớn. Việt Nam cùng với Ấn Độ là 2 nước có tiền năng và phát triển công nghệ thông tin lớn nhất thế giới trong năm qua. Trong thời gian được thực tập tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp - CyberSoft, em nhận thấy công tác quản lý nhân sự ở công ty là rất quan trọng trong việc từ đó phát triển công ty. Giống như những công ty của Nhật việc quản lí nhân sự được coi là gốc dễ của “cái cây công ty”. Với công tác quản lý nhân sự công ty mà ta có những thông tin, báo cáo về mọi vấn đề như: về gia đình, lịch làm việc, thời gian công tác, hiện đang làm dự án như thế nào…? Đây cũng là một trong những mối quan tâm của rất nhiều công ty sản xuất trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: “Hệ thống quản lí nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm CyberSoft”. 1. Tổng quan về công ty Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp - CyberSoft Giới thiệu chung về công ty Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Tên tiếng anh: Cyber Software for Business Management Jointstock Company Tên viết tắt: Cybersoft Ngày thành lập: 04/11/2003 Logo của công ty: Trụ sở: Tầng 12A Toà Nhà Sông Đà 18/165 Cầu Giấy Hà Nội Điện thoại: 04 - 7 673 226/228/229 Fax: 04 - 7 673 227 Website: www.cybersoft.com.vn  E-Mail: Cyber-soft.com.vn Sales@Cybersoft.com.vn Support@cybersoft.com.vn Vốn điều lệ 1 000 000 000 (Một tỷ đồng) Đại diện Ông Lê Cảnh Toàn Sản phẩm: Cyber Accounting - Phần mềm kế toán Cyber CRM - Phần mềm quản lý khách hàng Cyber HRM - Phần mềm quản lý nhân sự và tính lương Cyber Corporate - Phân mềm hợp nhất số liệu Cyber Business - Giải pháp ERP quản lý toán diện doanh nghiệp, trong cyber Business gồm các modul sau Bản quyền: Bản quyền số 1020/2003/QTG do cục bản quyền tác giả văn học nghệ thuật cấp ngày 18/11/2003 Nhãn hiệu: Chứng nhận số 73505 do cục sở hữu trí tuệ chứng nhận cấp ngày 11/08/2006 Thành viên: Thành viên hiệp hội phần mềm Việt Nam Vinasa Số cán bộ nhân viên: Đội ngũ gồm hơn 40 lập trình viên, tư vấn viên chuyên nghiệp với sự hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ kinh tế, kinh nghiệm triển khai và  khả năng của công nghệ thông tin. Khách hàng: Gần 1000 khách hàng đang sử dụng sản phẩm và dịch vụ với nhiều loại hình, quy mô hoạt động khác nhau trên cả nước. Mục tiêu: Trở thành nhà cung cấp hàng đầu Việt Nam về sản phẩm và dịch vụ phần mềm kế toán, giải pháp ERP (quản lý tổng thể doanh nghiệp) cho các doanh nghiệp Việt Nam 2. Các phòng ban chức năng Phòng giải pháp các doanh nghiệp (Cyber Soluition for Business Department - CSB). Tư vấn triển khai các hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp, cài đặt, đào tạo hướng đẫn sử dụng hệ thống, thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. Phòng nghiệp vụ (Cyber Expert bureau Department – CEB). Khảo sát các quy trình nghiệp của khách hàng, tư vấn nghiệp vụ, tư vấn quy trình quản lý cho khách hàng, tư vấn và triển khai các giải pháp ERP Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng(Cyber Customers Support and consultancy Department – CSC). Tư vấn cho khách hàng qua điện thoại, E-mail, web và tại trụ sở khách hàng khi có nhu cầu tư vấn. Vì sự thành công của khách hàng chúng tôi không dừng lại ở khâu bán hàng mà mong muốn Cyber Accounting đem lại ý nghĩa đích thực cho khách hàng. Phòng nghiêm cứu phát triển sản phẩm(Cyber  Reseach and production development  Department –CRD ) Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới dựa trên nền công nghệ tiên tiến nhất  với các chức năng phân hệ luôn mở rộng cũng như nâng cao tính nghiệp và khả năng phân tích quản trị của chương trình. Phân tích đánh giá sản phẩm, dịch vụ hiện tại của Công ty nhằm điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (Cyber sales development Department - CSD) - Thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quản; khảo sát đánh giá tiềm năng và tìm hiểu nhu cầu phát sinh của khách hàng; mở rộng thị trường sử dụng dịch vụ của Công ty; Tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, chăm sóc khách hàng định kỳ nâng cao uy tín chất lượng của công ty. Tuyên truyền quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty; phân tích và thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Phòng quản trị hành chính(Cyber Administrative Department - CAD) - Tổ chức thực hiện công tác văn phòng, các thủ tục hành chính, lưu trữ hồ sơ; Sắp xếp, tổ chức các hoạt động trong công ty;Giám sát việc thực hiện quy chế nhân viên và thực hiện công tác BHXH, BHYT Hiện nay CYBERSOFT có hơn 40 nhân viên có trình độ đại học, trên đại học các chuyên ngành toán, tin, kế toán, kinh tế và ngoại ngữ. 3. Một số dự án tiêu biểu Tổng công ty vận tải Hà Nội (Hanoi Transerco) ĐC: Số 5 Lê Thánh Tông,TP Hà Nội Người liên lạc: Bà Phạm Thị Liên - Kế toán trưởng. Mobile: 0903229960 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho Văn Phòng tổng công ty và 22 đơn vị thành viên” Dự án “Tư vấn và xây dựng phần mềm lập kế hoạch tài chính” cho văn phòng tổng công ty và các đơn vị thành viên”. Tập đoàn Công nghiệp Than và khoáng sản Việt Nam - Tổng Công ty khoáng sản ĐC: Số 562 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội. Người liên lạc: Ông Lê Xuân Hồng - Kế toán trưởng. Mobile: 0913238273 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính và quản trị sản xuất kinh doanh cho các đơn vị thành viên” thuộc tổng công ty khoáng sản Việt Nam - TKV.Tập đoàn công nghiệp tầu thuỷ Việt Nam - Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu ĐC: Xã Tam Hưng, Huyện Thuỷ Nguyên, Thành Phố Hải Phòng Người liên lạc: Bà Phạm Thị Hạnh - Kế toán trưởng. Mobile: 0912708604 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính tổng thể” Tập đoàn CNTT Việt Nam - Công ty Đóng tàu Sông Cấm ĐC: Số 47 Chi Lăng, Q. Hồng Bàng, TP. Hải Phòng Người liên lạc: Phạm Văn Lượng Mobile: 0912412857 Dự án " Xây dựng giải pháp quản lý tài chính tổng thể" Công ty hợp tác kinh tế - Bộ Quốc Phòng ĐC: 187 Nguyễn Du, TP Vinh Nghệ An Người liên lạc: Ông Trần Viết Tiến - Kế toán trưởng. Mobile: 0913273112 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho văn phòng công ty và 11 đơn vị thành viên” trực thuộc công ty. Tổng công ty Xi măng Việt Nam - Công ty Xi Măng Hải PhòngĐC: Huyện Thuỷ Nguyên, TP Hải Phòng Người liên lạc: Ông Lê Nam Khánh - Kế toán trưởng. Mobile: 0913246725 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý bán hàng,quản lý trạm cân” Tổng công ty Xi măng Việt Nam - Công ty Xi Măng Hoàng MaiĐC: Xã Quỳnh thiện, Huyện Quỳnh lưu, Tỉnh Nghệ AnNgười liên lạc: Ông Nguyễn Quốc Việt - Kế toán trưởng. Mobile: 0913275279 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính, quản lý tiêu thụ”Công ty cổ phần dược phẩm Vĩnh Phúc ĐC: Số 10 Tô Hiệu, Thị Xã Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc n Người liên lạc: Bà Nguyễn Thị Bình - Kế toán trưởng. Mobile: 0912457225 Dự án “Xây dựng giải pháp ERP” gồm 2 modul:  Cyber Financial Management và Cyber Sales Management Sở giáo dục Nam Định ĐC 63 Hùng Vương, TP Nam Định Người liên lạc:Bà Nguyễn Thị Hoa - Chuyên viên. Mobile: 0912208773 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho văn phòng sở và 37Trường PTTH, 10 Phòng Giáo dục, kết nối truyền số liệu tổng hợp tại văn phòng sở” Viện Dầu khí Việt Nam ĐC: Trung kính, Yên Hoà, Hà Nội Người liên lạc: Ông Nguyễn Văn Vịnh - Kế toán trưởng. Mobile: 0918031566 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính” Công ty Xi Măng Cosevco Sông Gianh ĐC: Xã Tiến Hoá, Huyện Tiên Hoá, Tỉnh Quảng Bình Người liên lạc: Ông Nguyễn Văn Quang - Kế toán trưởng. Mobile: 0913018137 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính, Quản lý tiêu thụ ” Tổng công ty xây dựng miền trung COSEVCO - Công ty cổ phần Cosevco 6 ĐC: Số 2 Đường Huyền Trân Công chúa Người liên lạc:Ông Nguyễn Viết Hiệu - Kế toán trưởng. Mobile: 0912459937 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho công ty và 07 đơn vị trực thuộc” Tổng công ty chè Việt Nam ĐC 92 Võ Thị Sáu, Hà Nội Người liên lạc: Bà Ngô Bích Thuỷ  - Phó phòng tài chính kế toán. Tel: 046627035 Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý tài chính” 4. Định hướng đề tài thực tập tốt nghiệp Mô tả đề tài Công tác quản lý nhân sự của nhân viên đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của các công ty các doanh nghiệp ở Việt Nam Trong khoảng 10 năm trở lại đây công tác quản lý nhân viên (ở một số công ty trong đó có Công Ty Cổ Phần Phần Mềm quản trị doanh nghiệp) đã được tin học hóa nhằm đem lại hiệu quả cao hơn, nhanh hơn tin cậy hơn. Bài toán Quản lý nhân sự đặt ra các vấn đề cơ bản như sau: Thể hiện được mô hình tổ chức quản lý nhân viên theo chức vụ, theo trình độ văn hóa, theo trình độ ngoại ngữ… Hệ thống còn phải cho phép tạo ra các báo cáo từ lí lịch. Nhằm phục vụ công tác điều hành nhân viên và sắp xếp lịch cho nhân viên làm việc một cách khoa học và đạt hiệu quả cao nhất. In Danh sách nhân viên, in danh mục chức vụ, in danh mục tỉnh thành… Ngoài các chức năng chính như trên, hệ thống này còn cần thêm một số chức năng khác như: cập nhật các loại danh mục( danh mục tỉnh thành, danh mục ngoại ngữ, danh mục đơn vị …) các chức năng sao, chép, sửa, xóa. Qua quá trình tìm hiểu và dựa trên những bất cập hiện nay tại công ty em có định hướng sẽ viết và xin đưa ra đề tài: Đề tài: “ Hệ thống quản lí nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp – CyberSoft Đề tài này là một đề tài hay nếu được phát triển nó sẽ được ứng dụng trong rất nhiều công ty khác nhau. Nếu sau này có thời gian em sẽ phát triển và cho thêm vào phần mềm một số ứng dụng nữa. Em sẽ cố gắng viết hoàn chỉnh nhất trong khả năng có thể để làm bài báo cáo thực tập được tốt nhất. Đề tài được viết bằng ngôn ngữ lập trình Viusual foxpro. 4.2 Giải pháp Yêu cầu chung của phần mềm: - Chương trình đơn giản và dễ sử dụng - Chương trình phải đáp ứng các quá trình sử lí số liệu một cách chính xác - Chương trình giải quyết và đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng - Chương trình đảm bảo an toàn về dữ liệu - Chương trình mang tính mềm dẻo và không cần đòi hỏi cấu hình máy quá cao 4.3 Phạm vi ứng dụng của đề tài Đề tài này nhằm giúp cho nhà quản lí, cụ thể là bộ phận nhân sự của công ty biết được tình hình về nhân viên trong công ty mình, về lí lịch qua đó hỗ chợ cho lịch làm việc và những phương án công tác thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho công ty. Đề tài được ứng dụng trong nội bộ của công ty triển khai dự án cụ thể ở đây là Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp - CyberSoft. Bên cạnh đó đề tài có thể được ứng dụng và triển khai tại các công ty khác nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất cho công ty. 4.4 Đối tượng hưởng lợi Đối với ban lãnh đạo và giám đốc của công ty: có thể nắm được tình hình nhân viên của công ty thông qua các báo cáo của phần mềm, từ đó có thể đưa ra được những quyết định chính xác cho việc quản lí, điều hành của công ty của công ty. Đối với các trưởng phòng ban: có thể bố trí, tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác. Nắm bắt được tình hình về nhân viên trong công ty qua các báo cáo của phần mềm để có những thông tin chính xác ra quyết định và báo cáo với giám đốc. Đối với nhân viên: có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác hiệu quả. Không phải mất nhiều thời gian nhiều trong viêc kiểm kê, nắm bắt thông tin. Biết được các anh em trong công ty và có thể liên hệ qua lại với nhau. Tạo điều kiện kết gắn mọi nhân viên trong công ty như anh em một nhà qua đó hình thành môi trường làm việc thân thiện đoàn kết cùng chung vai gắng sức đưa công ty phát triển. Ngay cả đối với gia đình và người thân của nhân viên trong công ty cũng sẽ gặp rất nhiều thuận lợi khi biết về con em mình hiện đang làm việc tại công ty khi gặp ra sự cố.