Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần phân phối Thời Gian

n phẩm - Xây dựng hình ảnh và uy tín thương hiệu của sản phẩm và của tập đoàn thời gian - Định kỳ báo cáo cho BOD công ty theo tuần / tháng Giám đốc vùng miền – ASM - Tổ chức xây dựng hệ thống và quản lý hệ thống kinh doanh của sản phẩm tại khu vực được phân công - Hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng theo tháng do RSM giao - Mở các nhà phân phối, quản lý và phát triển các nhà phân phối hiệu quả - Tuyển dụng, đào tạo, và quản lý SS và DSP tại khu vực giao quản lý - Xây dựng hình ảnh và uy tín thương hiệu của sản phẩm và của Tập đoàn Thời Gian. - Thường xuyên báo cáo cho RSM và BOD Kế toán trưởng – CA - Có trách nhiệm tổ chức, quản lý điều hành bộ phận kế toán hoàn thành nhiệm vụ. - Tổ chức hạch toán, kế toán theo các quy định của pháp luật hiện hành, báo cáo cơ quan chức năng theo quy định của nhà nước - Có trách nhiệm kiểm tra giám sát việc thực hiện quy trình, quy định và sổ tay quản lý công ty - Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác thực hiện theo các quy định và quy trình. - Báo cáo và chịu trách nhiệm trước BOD và trước pháp luật về tính trung thực của số liệu kế toán Trưởng phòng tổ chức hành chính nhân sự - Có trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành phòng hành chính nhân sự hoàn thành nhiệm vụ - Có nhiệm vụ tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và đào tạo nhân sự theo yêu cấu của các bộ phận trong công ty và theo luật lao động hiện hành - Quản lý hồ sơ, kết hợp các bộ phận tìm kiếm, kiểm tra, đánh giá đề cử các cá nhân xuất sắc để bồi dưỡng nâng cao thành cán bộ quẩn lý chủ chốt của công ty - Thực hiện công tác tổ chức, quan tâm chăm sóc, hiếu, hỷ, vui, chơi, giải trí, nghỉ dưỡng và bảo vệ quyền lợi cho người lao động theo luật lao động. Xây dựng môi trường làm việc có văn hóa thu hút và tạo lòng tin cho người lao động yên tâm và gắn bố với công ty. - Xây dựng các tổ chức Đảng đoàn thanh niên, hội phụ nữ, công đoàn trong công ty - Định kỳ các khóa huấn luyện và đào tạo nâng cao trình độ cho CBCNV của công ty - Quản lý ngày công, ngày phép, chế độ chính sách, BHXH,BHYT và thực hiện các công việc khác có liên quan tới các cơ quan chức năng - Định kỳ báo cáo sử dụng nhân sự và chịu sự điều hành của BOD Trưởng phòng thép cuộn- SBM - Có trách nhiệm tổ chức, quản lý điều hành phòng thép cuộn hoàn thành nhiệm vụ - Các chức năng nhiệm vụ khác giồng như ASM - Định kỳ báo cáo và chịu sự điều hành của GD.Báo cáo hàng tháng. Bộ phận truyền thông – PR - Có trách nhiệm tổ chức quản lý điều hành các hoạt động PR của công ty - Xây dựng kế hoạch tổ chức, quản lý, thực hiện các hoạt động có liên quan tới truyền thông, sự kiện, quảng cáo, quảng bá, giới thiệu hình ảnh và của tập đoàn - Tìm kiếm các nhà cung cấp công cụ, dịch vụ nhằm phục vụ công tác truyền thông hiệu quả - Thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và chịu sự điều hành của BOD. Báo cáo tuần tháng Bộ phận nghiên cứu và phát triển – RD - Có trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động của R &D của công ty - Nghiên cứu, phát triển các ý tưởng, thiết kế các sản phẩm mới phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty - Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ , vật tư trong và ngoài nước đảm bảo đầu vào cạnh tranh - Thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và chịu sự điều hành của BOD theo tháng Trưởng phòng dịch vụ khách hàng – CSM - Có trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành phòng dịch vụ khách hàng hoàn thành nhiệm vụ - Thực hiện các giao dịch mua bán, hậu mãi va phục vụ khách hàng và nhà phân phối - Quản lý kho, điều hành việc vận chuyển giao nhận hàng kịp thời, đầy đủ và chính xác. Đôn đốc và theo dõi việc thanh quyết toán công nợ của khách hàng và NPP - Thực hiện, báo cáo, lương, thưởng, chính sách, và hỗ trợ hệ thống kinh doanh hoạt động hiệu quả, - Trợ lý cho BOD, RSM tổ chức quản lý, điều hành các hoạt động tổ chức nhán sự, tổ chức hành chính, công cụ dụng cụ phục vụ công tác bán hàng có liên quan tới bộ phận kinh doanh - Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của hệ thống và chịu sự điều hành của GD và RSM Nhân viên giám sát / Trưởng phòng kinh donah khu vực – SS - Hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch bán hàng theo tháng do BOD giao - Xây dựng các nhà phân phối, đại lý có uy tín và hiệu quả, quản lý, hỗ trợ các nhà phân phối, đại lý bán hàng theo kế hoạch - Tuyển dụng, huấn luyện và quản lý DSP tại khu vực được phân công - Xây dựng hình ảnh uy tín thương hiệu của sản phẩm và của Tập đoàn Thời Gian - Hỗ trợ xúc tiến và xây dựng thị trường mới mở - Lập báo cáo cho BOD diễn biến thị trường và kết quả hoạt động. Nhân viên bán hàng - DSP - Thực hiện việc bán hàng, chăm sóc khách hàng theo khu vực được phân công - Hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch và các nhiệm vụ do SS giao - Xây dựng hình ảnh và uy tín thương hiệu của sản phẩm và của Tập đoàn Thời Gian - Lập báo cáo bán hàng ngày cho SS hoặc NV phòng dịch vụ khách hàng Nhân viên khối văn phòng - Báo cáo và chịu sự quản lý và điều hành của trưởng phòng - Thực hiện ác công việc theo sự phân công của cấp trên và theo các quy định của công ty 1.3.3. Thẩm quyền phê duyệt Tổng giám đốc - Quyết định và phê duyết tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động kinh doanh của công ty - Phê duyệt và ủy quyền cho các cấp - Trưởng văn phòng đại diện Hà Nội - Kiểm tra, phê duyệt các đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng thuộc khối văn phòng hoặc ký thay khi RSM pin và nhựa đi vắng có giá trị dưới 30 triệu - Ký các văn bản pháp lý với các bên có liên quan khác theo ủy quyền - Ký phiếu thu, lênh giao hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng theo quy định - Ký phiếu chi tạm ứng dưới 10 triệu và ký các phiếu chi không thuộc hệ thống bán hàng mà đã có phê duyệt của giám đốc dưới 20 triệu đồng Kế toán trưởng - Phê duyệt các phiếu xuất kho hàng hóa theo các quy định hoặc theo lệnh đã được BOD phê duyệt. Các công cụ dụng cụ hoặc nguyên vật liệu khác sẽ phải lấy ý kiến BOD mới được phê duyệt - Ký xác nhận đã kiểm tra vào các chứng từ đề nghị thanh toán và phiếu thu và chi trước khi chuyển BOD phê duyệt theo quy trình thanh quyết toán - Ký các đề nghị tạm ứng có giá trị dưới 1 triệu đồng - Phê duyệt các báo cáo tài chính hàng tháng nộp cho HĐQT Giám đốc kinh doanh miền bắc - Phê duyệt các chứng từ đề nghị thanh toán trong phạm vị hệ thống quản lý trước khi chuyển qua phòng kế toán thực hiện thwo QT - 02 có giá trị dưới 20 triệu đồng - Ký lệnh giao hàng hoặc phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng theo quy định - Ký thư mời làm việc và hợp đồng lao động thử việc cho SS, DSP - Ký các văn bản giấy tờ có liên quan tới nhà phân phối và khách hàng trong phạm vị được ủy quyền bởi GĐ - Ký các đề nghị khi nhận được yêu cầu của bộ phận trực tiếp quản lý - Ký phiếu chi tạm ứng dưới 2 triệu và ký các phiếu chi không thuộc hệ thống quản lý và hợp đồng thỏa thuận giữa NPP với công ty Phê duyệt khác - Tất cả các quy định hạn mức chính sách sẽ do GD phê duyệt - T ất cả các văn bản, giấy tờ không có quy định hoặc không thuộc thẩm quyền nêu trên sẽ phải lấy ý kiến ủy quyền hoặc phê duyệt của GĐ - Các phê duyệt có thể bằng Email hoặc qua điện thoại. Tuy nhiên trong vòng 7 ngày phòng TCKT vẫn phải có trách nhiệm lấy lại chữ ký của GĐ để lưu giữ mới được coi là hợp lệ 1.4. KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Bảng 1:Bảng kết quả sản xuất kinh doanh Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Tăng (giảm) năm 2007 so với năm 2006 +(-) (%) 1. Doanh thu thuần về BH& c/c DV 49.933 52.687 2.754 5,52 2. Giá vốn hàng bán 47.980 49.349 1369 2,85 3. Lợi nhuận gộp về BH & c/c DV 1.953 3.338 1385 70.92 4.Doanh thu hoạt động tài chính 901 1.123 222 24,63 5.Chi phí tài chính 19 21 3 15,78 6.Chi phí bán hàng 423 514 91 21,5 7. Chi phí quản lý DN 891 902 11 1,2 8. Lợi nhuận thuần 1.521 3.024 1503 98,82 9. Tổng số lao động ( người) 325 329 4 1,23 10.Tiền lương bình quân 2,78 3,12 0,34 12,23 ( nguồn: phòng tài chính kế toán) Dựa vào số liệu bảng trên ta thấy doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2006 là 49933 triệu đồng, năm 2007 là 52687 triệu đồng tăng 2754 triệu đồng tương ứng với giảm 18,31 % , giá vốn hàng bán năm 2006 là 47980 triệu đồng , năm 2007 là 49349 triệu đồng tăng 1369 triệu đồng tương ứng tăng 2,85 %. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần về BH & c/c DV- giá vốn hàng bán, nên lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2007 là 1953 triệu đồng, năm 2007 là 3338 triệu đồng , tăng 1385 triệu đồng tương ứng với 70,92 %.Tương tự như trên ta thấy doanh thu về hoạt động tài chính năm 2007 tăng 222 triệu đồng tương ứng tăng 24,63 %, chi phí bán hàng tăng 91 triệu đồng tương ứng tăng 21,5%, chi phí quản lý tăng 11 triệu đồng tương ứng tăng 1,2 %. . Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp về BH & cc DV+ doanh thu từ hoạt động tài – chi phí tài chính – chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp, theo bản số liệu trên ta thấy lợi nhuận thuần năm 2007 tăng 1503 triệu đông tương ứng tăng 98,98% so với năm 2006. ở đây lợi nhuận thuần tăng do các lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ , doanh thu tài chính tăng, với tốc độ tăng lớn hơn tốc độ tăng của chi phí tài chính, chi phí bán hàng. Nguyên nhân sâu xa năm 2007 công ty có nhiều chiến lược kinhdoanh giới thiệu các sản phẩm trên thị trường, bên cạnh đó thì quản lý doanh nghiệp cũng đạt hiệu quả hơn, trên lý thuyết cũng như thực tế thì doanh thu của công ty có khả năng tăng hơn nếu quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn nữa Số lượng lao động năm 2007 tăng 4người tương ứng tăng 1,23% so với năm 2006, nên tiền lương bình quân năm 2006 là 2.78 triệu đồng/người/tháng , năm 2007 tiền lương bình quân 3,12 triệu đồng/ tháng/ người , tiền lương bình quân đã tăng 0,34 triệu đồng/ tháng/người tương ứng tăng 12,23 %đây là điều đáng mừng vì tiền lương là phần thu nhập chủ yếu của người lao động, còn đối với công ty tiền lương là khoản chi phí hoạt động của công ty, tiền lương tăng lên làm chi phí tăng vì vậy doanh nghiệp nên có chính sách tiền lương tăng lên một cách hợp lý. 1.5. ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU LAO ĐỘNG TRONG CÔNG TY 1.5.1. Cơ cấu lao động theo tuổi và giới Theo số liệu ở bảng 1 ta thấy cơ cấu lao động là lao động trẻ. Trong đó độ tuổi từ 20 – 30 chiếm 88,62%, trong đó độ tuổi lao đông lớn hơn 50 tuổi cỉ chiếm 0,305% . Đây là cơ cấu mà số lượng lao động trẻ so với lao động có thâm niên có khoảng cách quá xa.Vì hầu hết là lao động trẻ, với tuổi đời lao động ít nên công ty có mặt lợi thế hơn hẳn các công ty khác đó là sự năng động, nhiệt tình trong công việc, khả năng tiếp nhận công việc cũng nhanh chóng, nhưng bên cạnh đó công ty thiếu đi một đội ngũ có kinh nghiệm lâu lăm trong ngành, đây cũng là một khó khăn đối với công ty hiện nay Cơ cấu theo giới thì nam giới chiếm tỷ lệ 79% còn nữ giới chiếm 41%, cho thấy nam giới chiếm đa số trong công ty. Vì đây công việc của ngành đòi hỏi phải thường xuyên đi xa, với 54 tỉnh thành Phố, đến với các đại lý, nhà phân phối để kiểm tra cũng như giám sát xem các mặt hàng của công ty có đầy đủ trong các gian hàng đó không.chính vì vậy mà tỷ lệ nam nhiều hơn nữ trong công ty. Bảng 2: Cơ cấu tuổi và giới Stt Tiêu thức Năm 2008 Số lượng (người) Tỷ lệ(%) 1. Tổng số 325 100 2. Độ tuổi lao động 15 - 20 1 0,305 20 -30 288 88,62 30 – 40 30 9,23 40 – 50 5 1,54 >50 1 0,305 3. Giới tính Nam 257 79 Nữ 41 21 ( Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) 1.5.2. Cơ cấu lao động theo trình độ . Bảng 3: Cơ cấu lao động theo trình độ stt Chỉ tiêu Năm 2008 Số lượng Tỷ lệ(%) 1 Trên đại học 1 0,305 2 Đại học và cao đẳng 107 32,92 3 Trung học chuyên nghiệp 9 2,77 4 Phổ thông trung học 208 64 ( Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Trên bảng cho thấy công ty có trình độ khá cao, với tỷ lệ đại học chiếm 32,92%, tỷ lệ phổ thông trung học là 64%. Điều này xảy ra do các nguyên nhân chủ yếu: đây là công ty mà nhiệm vụ chính là phân phối các mặt hàng của các công ty khác trong tập đoàn nên trình độ đại học và cao đẳng là khá cao,đây là lượng lao động quản lý của công ty, còn 62% lao động phổ thông trung học đó là trình độ của nhân viên bán hàng, vì chỉ bản hàng nên không cần trình độ cao. 1.5.3. Cơ cấu lao động theo chức năng phòng ban Bảng 4: Cơ cấu lao động theo chức năng phòng ban Phòng ban chức chức năng Số lượng (Người) Chuyên môn Số lượng (người) Tỷ lệ(%) PhòngMarketing + Lao động quản lý: + Lao động trực tiếp: 18 0 3 0 16 0 Phòng kế toán + Lao động quản lý: + Lao động trực tiếp: 12 3 8 1 66 33,3 Phòng KDMB + Lao động quản lý: + Lao động trực tiếp: 46 130 12 24 26 18 Phòng KDMN + Lao động quản lý: + Lao động trực tiếp: 32 73 8 15 25 20 Phòng HCNS + Lao động quản lý: + Lao động trực tiếp: 6 1 1 1 16 100 Phòng trợ lý + Lao động quản lý: + Lao động trực tiếp: 2 0 1 0 50 0 ( Nguồn: phòng hành chính nhân sự) Bảng số liêu trên phân chia thành các phòng ban trong đó chia ra là lao động quản lý và lao động trực tiếp. Vì là công ty kinh doanh dịch vụ nên lao động trực tiếp là nhân viên bán hàng, lái xe, thủ kho. Trình độ chuyên môn của lao động quản lý ở công ty còn thấp, họ có trình độ chuyên môn này nhưng ra lại làm lĩnh vực khác, trình độ chuyên môn thấp nhất ở phòng Marketing thì số lao động có chuyên môn chỉ chiếm 16 % tổng số lao động của phòng. Còn lao động quản lý có trình độ chuyên môn chiếm tỷ lệ cao nhất là phòng kế toán, tỷ lệ lao động quản lý chuyên môn chiếm tới 66%, bởi ngành kế toán yêu cầu thì công việc phải có chuyên môn thì mới làm được công việc kế toán.Còn lao động trực tiếp là nhân viên bán hàng thì tỷ lệ có chuyên môn bán hàng thì chiếm rất thấp, hay kỹ năng bán hàng cũng chưa cao, nên trình độ chuyên môn của lao động trực tiếp là rất thấp , thấp nhất ở phòng kinh doah miền bắc ( KDMB) lao động trực tiếp có 131 người trong đó chỉ có 24 lao động có chuyên môn chiếm 18%.Vì đây là công ty dịch vụ với chức năng là nhà phân phối nên trình độ , kỹ năng của nhân viên bán hàng cần phải được nâng cao hơn nữa. Phòng nhân sự cũng có chương trình sắp xếp lại cán bộ nhân viên đúng ngành nghề thì sẽ phát huy được tối đa hiệu quả khả năng kinh doanh của công ty. PHẦN II: PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI 2.1. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI CÔNG TY 2.1.1. Thuận lợi Những kết quả mà công ty đạt được trong những năm vừa qua là nhờ công ty có rất nhiều thuận lợi để hoạt kinh doanh diễn ra đạt kết quả cao. Về thương hiệu : hiện nay công ty đã có có thương hiệu mạnh trên thị trường, Thương hiệu là yếu tố quan trọng giúp công ty có thể chào bán cổ phiếu giá cao, mạnh dạn thương thảo các dự án lớn với đối tác.Vì vậy khi công ty có một thương hiệu riêng cho mình thì đã khẳng định được vị thế của công ty trong thị trường Về sản phẩm: tất cả các sản phẩm của công ty đêu là sản phẩm chất lượng cao có mang thương hiệu. Đặc biệt là sẩn phẩm Pin được phân phối rộng khắp trên 64 tỉnh thành Nên việc bán các sản phẩm có rất nhiêu thuận lợi - Về hệ thống quản lý: hiện nay công ty có cấp lãnh đạo cấp cao có trình độ quản lý chuyên môn cao, đề xuất các chiến lược mang tính thực thi và có hiệu quả cao - Về nguồn nhân lực: nguồn nhân lực trong công ty là lao động trẻ có khả năng sáng tạo cũng như sự nhanh nhẹn, năng động là rất lớn 2.1.2. Khó khăn Bên cạnh những mặt thuận lợi thì hiện nay công ty đang gặp một số vấn đề khó khăn: - Về vốn: thiếu vốn kinh doanh nên đã kìm hãm phần nào sự phát triển của công ty. Nhiều hợp đồng công ty không chủ động được về vốn cho kinh donanh ảnh hưởng đến tiến độ công việc. - Về nhân lực: do đây là loại hình kinh doanh dịch vụ nên nguồn nhân lực luôn luôn ở trạng thái không ổn định. 2.2. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CÔNG TY 2.1.1. Mục tiêu chung: - Ổn định cơ cấu tổ chức và nâng cao khả năng quản lý của các phòng ban - Mở rông thị trường dối với các sản phẩm mới - Phân phối các sản phẩm bao phủ toàn bộ thị trường nhưng vẫn ổn định về số lượng và chất lượng - Giá trị sản lượng phân phối đạt trên 95 % sản lượng thiết kế của nhà máy - Kết hợp với các thành viên trong tập đoàn xây dựng thương hiệu TIME SUCCESS thành thương hiệu mạnh hơn nữa. 2.1.2. Mục tiêu cụ thể trong năm 2009 - Doanh thu đạt 92 tỷ đồng và lợi nhuận thuần đạt trên 5 tỷ đồng - Tiền lương bình quân tăng 15%, với số lao động tăng lên 359 người trong đó chủ yếu là nhân viên bán hàng. - Phát triển các ngành hàng mới là thiết bị vệ sinh đi theo cách phân phối sản phẩm Pin - Mặc dù sản phẩm Pin đã được phân phối tới các tỉnh trong cả nước thì năm nay sẽ phân phối với số lượng tăng gấp 3 lần năm ngoái, với tốc độ tăng trưởng 30%. - Sản phẩm Nhựa phải tiếp tục xậy dựng và thực hiện các chiến lược nhằm phân phối tới các thị trường trong cả nước với tốc độ tăng trưởng khoảng 20%. - Đối với phòng tổ chức nhân sự : + Xây dựng được một hệ thống phân tích công việc cho những vị trí công việc cần thiết vì đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân sự. + Hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc của người lao động nhằm phát triển năng lực người lao động. +Hoàn thiện và nâng cao các hoạt động nhân sự bằng việc ứng dụng hai chương trình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc. + Mở các lớp đào tạo ngắn hạn cho nhân viên nâng cao trình độ cũng như khả năng quản lý. PHẦN III: MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHÂN SỰ Phòng tổ chức nhân sự có 6 người nhưng chỉ có 2 người chuyên phụ trách về vấn đề nhân sự còn 4 người kia kiêm nhiệm thêm một số công việc khác như:nghiên cứu và triển khai, nhân viên tổng hợp…Phòng nhân sự chỉ có 2 người phụ trách nên các hoạt động nhân sự trong công ty không thể xây dựng được hết. Trong quá trình xây dựng các chương trình còn thiếu sót. Dưới đây là quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá thực hiện công việc, các công việc được đưa trên cùng một quy trình nên quy trình này gắn gọn dế hiểu xong tách riêng từng quy trình ra ta thấy vẫn còn nhiều nhược điểm cho từng hoạt động. Phiếu yêu cầu Phê duyệt Tìm nguồn cung cấp Tổng hợp hồ sơ Duyệt hồsơ Thi viêt Phỏng vấn OUT Kiểm tra lần cuối Gửi thư mời Xác nhận Chuẩn bị Đào tạo Duyệt thư mời Huấn luyện Nguồn: phòng hành chính nhân sự Nguồn: phòng hành chính nhân sự Huấn luyện Kiểm tra HĐ thử việc Đánh giá Ký HĐ LĐ dài hạn Chỉ tiêu Thực hiện Tự đánh giá Tổng hợp kết quả đánh giá Phân loại Xem xét lại Huấn luyện nâng cao Huấn luyện Chấp nhận Cho nghỉ Thông báo Bàn giao Kết thúc Kiểm tra Lãnh đạo đánh giá Phỏng vấn Tổng hợp kết quả đánh giá =B25 3.1. TUYỂN DỤNG Nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng, doanh nghiệp muốn thành công phải có một đội ngũ lao động đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công việc kinh doanh, vì vậy công tác tuyển dụng rất quan trọng làm sao để lựa chọn được những người có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công việc. Công tác tuyển dụng bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn, trong đó tuyển mộ là quá trình thu hút lao động từ lực lượng lao động bên trong hay bên ngoài tổ chức, còn tuyển chọn là quá trình chọn lọc ra những người lao động trong số những người tuyển mộ. Công tác tuyển mộ và tuyển chọn được công ty phân bổ ra nhiêu bước rất đầy đủ và rõ ràng. Bước 1. Phiếu yêu cầu: căn cứ vào nhu cầu sử dụng nhân sự trưởng các bộ phận lập phiếu yêu cầu tuyển dụng theo biểu mẫu BM:QT- 03/01 Bước 2:. Phê duyệt: Ban giám đốc căn cứ vào phiếu yêu cầu và nguồn nhân sự hiện có để giải quyết Bước 3. Tìm nguồn cung ứng nhân sự: phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện bước này trong thời gian 2 ngày. Bước 4.Tổng hợp hồ sơ: Phòng nhân sự có trách nhiệm tổng hợp và phân loại tất cả các hồ sơ ứng viên và điền vào biểu mẫu BM:QT- 03/02 trong thời gian 15 ngày Bước 5. Duyệt hồ sơ: phòng nhân sự có trách nhiệm bàn bạc trao đổi với yêu cầu để chọn ra các hồ sơ phù hợp trong thời gian 1 ngày và lập phiếu đánh giá kết quả tuyển dụng theo biểu mẫu BM:QT- 03/03 Bước 6. Kiểm tra viết : 1 bộ phận nhân sự có trách nhiệm tổ chức kiểm tra viết tuy theo từng vị trí tuyển dụng và tổng hợp kết quả kiểm tra trong thời gian 5 ngày kết quả này phải được thực hiện trong biểu mẫu BM:QT-03/04. Nếu số ứng viên đạt yêu cầu chưa đủ thì phòng nhân sự quay lại từ bước 3. Bước 7. Phỏng vấn: các ứng viên vượt qua vòng thi viết phải tham dự 2 vòng phỏng vấn do người yêu cầu và cấp trên của người yêu cầu thực hiện. Kết quả phỏng vẫn phải được thực hiện trong biểu mẫu BM:QT- 03/05. Thời gian phỏng vấn ngay sau khi có kết quả bài kiểm tra viết. Nếu số ứng viên chưa đủ, phòng nhân sự thực hiện lại từ bước 6. Bước 8. Kiểm tra lần cuối: người yêu cầu và phòng nhân sự kiểm tra lại lần cuối tính xác thực của hồ sơ và các thông tin do ứng viên cung cấp, và hoàn thiện vào báo cáo kết quả tuyển dụng theo biểu mẫu Bm:QT-03/03 Bước 9 Phê duyệt: Ban giám đốc phê duyệt vào biểu mẫu BM:QT-03/04 khi chấp nhận hoặc kiểm tra lại các bước theo quy trình Bước 10: Gửi thư mời: phòng nhân sự gửi thư mời cho các ứng viên theo biểu mẫu BM:QT03/04 Bước 11 . Xác nhận : các ứng viên nhận được thư mời thì xác nhận thư mời trong vòng 3 ngày Bước 12 chuẩn bị: phòng nhân sự hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện hồ sơ theo các quy định của công ty bao gồm: Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương( 2 bản mới nhất trong vòng 3 tháng) Đơn xin việc viết tay (01 bản) Giấy khám sức khỏe( 2 bản mới nhất trong vòng 3 tháng) CMTND, hộ khẩu bản sao công chứng 02 ảnh màu 3×4 mới nhất Các văn bản bản sao có công chứng, một số trường hợp yêu cầu đảm bảo phải có bản gửi theo quy định của công ty Các giấy tờ khác có liên quan Phòng nhân sự thông báo cho các phòng tổ chức hành chính chuẩn bị điều kiện làm việc cho nhân viên mới Sau quá trình đào tạo và được đánh giá là tốt thì nhân viên sẽ ký hợp đồng dài hạn với công ty, trong quá trình làm việc nếu làm việc chưa tốt thông qua kết quả đánh giá của công ty thì sẽ được đào tạo lại nhưng vẫn không có tiến bộ công ty sẽ cho thôi việc thông qua các bước : Bước 29: Phỏng vấn: lãnh đạo trực tiếp sẽ phải phỏng vấn trực tiếp để tìm ra nguyên nhân và rút kinh nghiệm nhưng sau đó phải lập báo cáo theo biểu mẫu BM:QT-03/08 nộp cho ban giám đốc Bước 30. Thông báo: lãnh đạo trực tiếp có trách nhiệm thông báo ngay lập tức sau khi xác nhận cho nhân viên nghỉ cho ban giám đốc, phòng nhân sự, phòng tài chính kế toán có liên qua Bước 31. Bàn giao: các bộ phận có liên quan bàn giao và xác nhận vào biểu mẫu BM:QT-03/09 Bước 32. Kết thúc: Phòng nhân sự chỉ trả hồ sơ và quyết toán cho nhân viên nghỉ việc sau khi đã nhận được biểu mẫu BM: QT-03/09, với đầy đủ chữ ký. 3.2. ĐÀO TẠO Đào tạo được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình. Công tác đào tạo của công ty cũng chia ra rất nhiều bước cụ thể rõ ràng. Bước 13. Đào tạo: phòng nhân sự có trách nhiệm đào tạo ngay trong ngày đầu tiên đi làm theo giáo trình BM:QT-03.05 Bước 14. Huấn luyện: tùy từng vị trí công việc sẽ phân cấp huấn luyện. Việc huấn luyện sẽ do cấp trên trực tiếp huấn luyện. Nội dung huấn luyện bao gồm: + Các quy trình quy định có liên quan + Huấn luyện về chuyên môn + Hướng dẫn thực hiện Thời gian huấn luyện tối đa là 3 ngày Bước 15. Kiểm tra: Tất cả các nhân viên sau khi qua bước huấn luyện đều phải thực hiện bước kiểm tra này + Làm báo cáo thu hoạch nộp cho cấp trên trực tiếp + Kiểm tra thực tế Người quản lý có trách nhiệm kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo và huấn luyện trong thời gian 2 ngày, nếu ko đạt yêu cầu thì làm lại Bước 16. Ký hợp đồng thử việc: Nhân viên mới chỉ được ký hợp đồng sau khi có phê duyệt của cấp trên trực tiếp vào biểu mẫu BM-QT 03/06 Sau khi đào tạo các nhân viên thực tập để trở thành nhân viên chính thức thì trong quá trình làm việc thì hàng tháng, quý năm công ty sẽ thực hiện đánh giá, nếu các nhân viên trong công ty chưa hoàn thành hay không có chuyển biến tích cực thì lại được huấn luyện tiếp theo ở bước 25, 26,27,28 Bước 25. Huấn luyện: căn cứ vào kết quả đã phân loại , phòng tổ chức nhân sự kết hợp với các bộ phận chó liên quan tổ chức các buổi huấn luyện Huấn luyện nâng cao: áp dụng cho các đối tượng được khen thưởng và có khả năng phát triển thành cán bộ cao cấp, các khóa huấn luyện này có thể do lãnh đạo công ty hoặc do bên ngoài thực hiện Huấn luyện bổ sung:áp dụng cho đối tượng không có chuyển biến tích cực do lãnh đạo trực tiếp thực hiện Huấn luyện lại: áp dụng cho đối tượng không có chuyển biến tích cực và các cá nhân không đạt chỉ tiêu kế hoạch do lãnh đạo trực tiếp hoặc phòng nhân sự thực hiện. Bước 26. Kiểm tra huấn luyện: lãnh đạo trực tiếp kết hợp với phòng tổ chức nhân sự kiểm tra và huấn luyện của bước 25 thông qua báo cáo thu hoạch là kết quả thưc tế của nhân viên huấn luyện Bước 27. Thực hiện: lặp lại từ bước 20 Bước 28 Xem xét: Các cá nhân không đạt yêu cầu nhưng có nguyện vọng gắn bó với công ty thì sẽ chuyển qua bước 25 Các trường hợp xin nghỉ và cho nghỉ thì chuyển sang bước 29 Công tác đào tạo của công ty rất rõ ràng,nhưng đối tượng được đào tạo chủ yếu là những người mới vào làm việc tại công ty, hay đó là những người đang được học việc, đó ko phải là những nhân viên chính thức trong công ty. Trong khi công ty