Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần Thiết bị Giáo dục I

theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hợp đồng đảm bảo chất lượng , kinh tế và hiệu quả. * Các nhiệm vụ của Phòng kinh doanh. + Làm hợp đồng mua bán, danh mục đảm bảo chính xác về mặt hàng, số lượng, mẫu mã và giá cả, xây dựng kế hoạch sản xuất giao cho các đơn vị nội bộ của công ty và kế hoạch mua, bán bên ngoài. Nghiên cứu đơn hàng của khách hàng, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục mua hàng nhanh gọn, thuận tiện, đảm bảo chất lượng, mẫu mã, giá cả hợp lý . Ngoài dự án và hợp đồng kinh tế lớn của Công ty , phải đẩy mạnh khai thác hợp đồng kinh tế từ các địa phương. + Tổ chức đóng hàng, cung ứng, lắp đặt, hoàn thiện thủ tục thanh lý hợp đồng. Tổ chức kiểm kê hàng, từ đó đề xuất phương án sản xuất kinh doanh và phương án xử lý hàng tồn định kỳ. Thống kê số lượng hàng hoá nhập, xuất trong năm. Xây dựng nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trong phòng. + Tuân thủ các quy tắc về sắp xếp hàng hóa trong kho, đồng thời khi phát hàng, nhập hàng phải kiểm tra các chứng từ hợp pháp.Yêu cầu phát hàng kịp thời, đúng số lượng, chất lượng và giám sát việc ký xác nhận vào từng lô hàng đó. + Đảm bảo nhiệm vụ KCS hàng hoá trước khi nhập vào kho, thực hiện đúng các quy trrình khi xuất nhập kho. Giám sát, kiểm tra, đôn đốc sản xuất nhập hàng theo kế hoạch đặt hàng, hợp đồng kinh tế. Hướng dẫn khách thăm quan khi có yêu cầu hướng dẫn sử dụng thiết bị phải kịp thời đáp ứng ngay + Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty về các chức năng, nhiệm vụ được giao. Tổng hợp doanh thu theo từng tháng, quý , năm. Theo dõi đóng hàng theo danh mục của phòng. 3.5.4 Phòng Dự Án. Lãnh đạo phòng gồm: trưởng phòng và 1 hoặc 2 Phó trưởng phòng. Các bộ phận trong phòng gồm: Bộ phận thực hiện triển khai các dự án về thiết bị giáo dục và các loại dự án khác của Công ty . Bộ phận xây dựng, khai thác dự án , hỗ trợ kỹ thuật và tổ chức triển khai các dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin. Bộ phận xây dựng khai thác, sản xuất, phát triển ứng dụng, đón nhận đầu tư công nghệ phần mềm theo định hưóng chung của Công ty . Bộ phận xây dựng, khai thác và phát triển các dự án đầu tư về thiết bị khoa học kỹ thuật phục vụ các viện nghiên cứu, các trường ĐH, CĐ và dạy nghề trong và ngoài ngành . Bộ phận kinh doanh đại lý,phân phối các sản phẩm công nghệ cao. Bộ phận tài vụ, hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của phòng tài chính- Kế toán của công ty. Thực hiện theo dõi công nợ, đòi nợ, kế hoạchtài chính của phòng và các công việc khác có liên quan. * Các chức năng nhiệm vụ vủa phòng Dự Án. + Tham mưu cho Tổng Giám Đốc xây dựng các dự án về thiết bị giáo dục của Công ty và các lĩnh vực khác nhằm phục vụ ngành và xã hội. Thực hiện các ngiệp vuh chức năng liên quan đến xây dựng các dự án như nghiên cứu, sọan thảo hồ sơ. + Tổ chức nghiên cứu mẫu và thiết kế công nghiệp thiết bị giáo dục, xuất nhập khẩu , hợp tác quốc tế trên lĩnh vực thiết bị giáo dục, tham gia sản xuất phần mềm thiết bị học và giảng dạy công nghệ cao. * Các nhiệm vụ của phòng Dự Án. + Phối hợp với các Bộ phận khác trong Công ty để tổ chức thực hịên và triển khai các Dự án dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc . Tổ chức xây dựng, triển khai các dự án về thiết bị giáo dục của Công ty giao cho , các lĩnh vực khác phục vụ ngành xã hội, phát triển hệ thống sản xuất phần mềm giáo dục, các dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin phục vụ ngành và xã hội. + Tư vấn, xây dựng dự án và tổ chức triển khai các trang thiết bị thí nghiệm thiết bị khoa học kỹ thuật chuyên ngành cho các dự án thuộc các trường ĐH,CĐ và dạy nghề. + Liên doanh, liên kết hoặc đại lý cho các tổ chức đơn vị trong và ngoài nước trên các lĩnh vực công nghệ thông tin phần mềm giáo dục thiết bị giáo dục , thiết bị khoa học xã hội phục vụ ngành và xã hội. Tham gia thực hiện và tư vấn cho Ban Giám Đốc Công ty về lĩnh vực nghiên cứu. 3.5.5 Văn phòng đại diện phía Nam. Lãnh đạo văn phòng đại diện phía Nam gồm : 1 trưởng đại diện và 1 phó trưởng đại diện Văn phòng đại diện phía Nam . Văn phòng đại diện phía Nam gồm các bộ phận: Bộ phận Hành chính tổng hợp Bộ phận Tài vụ. Bộ phận Kinh doanh và Phát triển thị trường phía Nam Bộ phận Sản xuất, lắp ráp, kỹ thuật, bảo hành, bảo trì các sản phẩm. * Các chức năng của Văn Phòng đại diện phía Nam + Là đơn vị đại diện cho Công ty ở phía Nam , hoạt động theo sự chỉ đạo của Ban Giám Đốc Công ty . + Là đơn vị trực tiếp kinh doanh và hạch toán báo sổ của Công ty . + Trưởng đại diện văn phòng phía Nam được phép ký các loại văn bản, giấy tờ có liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện phía Nam và chịu trách nhiệm mọi mặt trước Ban Giám Đốc Công ty và luật pháp về tính hợp pháp của chứng từ. * Các nhiệm vụ của văn phòng đại diện phía Nam . + thực hiện các nhiệm vụ đại diện cho Công ty cổ phần Thiết bị Giáo dục I trên địa bàn các Tỉnh và thành phố phía Nam. Xây dựng và phát triển các dự án tại phía Nam theo sự chỉ đạo của Công ty, đồng thời chủ động triển khai các kế hoạch của đơn vị theo tình hình cụ thể của đơn vị mình. + Tư vấn, xây dựng dự án và tổ chức triển khai các trang thiết bị thí nghiệm, thiết bị khoa học kỹ thuật chuyên ngành cho các dự án thuộc các trường ĐH,CĐ, dạy nghề và các đơn vị ngoài ngành Giáo dục. + Thực hiện giải quyết các hoạt động phát sinh thuộc phạm vi của đơn vị mình. 3.5.6 Trung tâm thiết bị và công nghệ tin học Giáo dục Lãnh đạo của trung tâm gồm giám đốc và 1 hoặc 2 phó giám đốc. Trung tâm gồm các bộ phận: Bộ phận hành chính Tổng hợp Bộ phận phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật Bộ phận Kế toán – kho Bộ phận bảo hành, bảo trì sản phẩm. * chức năng của trung tâm sản xuất và kinh doanh các mặt hàng mà công ty đã đăng ký hoạt động. Hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc công ty * Các nhiệm vụ của trung tâm. Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của một đơn vị trực tiếp sản xuất và kinh doanh theo đúng pháp luật. Đồng thời đảm bảo yêu cầu về lợi nhuận và các nghĩa vụ đối với nhà nước. 3.5.7 Trung tâm chế bản và in. Lãnh đạo trung tâm gồm giám đốc và 1 hoặc 2 phó giám đốc. Trung tâm bao gồm các bộ phận sau: Phòng kế hoạch Phòng tài vụ Xưởng thiết bị Xưởng in Văn phòng chế bản Tổ chức hành chính. * Chức năng của trung tâm. Là đơn vị trực tiếp sản xuất , kinh doanh và hạch toán báo sổ của công ty dưới sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty * Các nhiệm vụ của trung tâm. + sản xuất và mua bán , chế bản và in các sản phẩm về băng đĩa, tranh, ảnh phục vụ dạy học, các văn hóa phẩm và ấn phẩm. + hạch toán các chi phí tài chính đảm bảo có lãi và nộp thuế cho nhà nước. 3.5.8 Trung tâm đồ chơi thiết bị mầm non. Lãnh đạo gồm giám đốc và 1 hoặc 2 phó giám đốc. Bao gồm các bộ phận: Tổ chức quản lý sản xuất. Tổ kế hoạch cung ứng. Tổ kỹ thuật nghiên cứu mẫu. Tổ kế toán. Cửa hàng 177 Giảng Võ Văn phòng , cửa hàng phía nam. Các xưởng sản xuất tại trung tâm: Xưởng mộc, xưởng cơ khí, xưởng nhựa hoàn thiện, xưởng đất nặn bút sáp * Chức năng của trung tâm Là đơn vị họat động sản xuất kinh doanh các mặt hàng đồ chơi cho lứa tuổi mẫu giáo, thiếu niên. Hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty * Các nhiệm vụ chủ yếu + Tổ chức cung ứng đồ chơi thiết bị mầm non trong phạm vi cả nước. Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các tiêu chuẩn chất lượng với các mặt hàng mà trung tâm kinh doanh. + Tiếp nhận , cấp phát, bảo quản hàng viện trọ UNICEP, đồng thời thu hút các nguồn vốn dầu tư vào việc giúp đỡ phát triển giáo dục ở bậc học mầm non. 3.5.9 Trung tâm nội thất học đường Lãnh đạo gồm giám đốc và phó giám đốc. Trung tâm bao gồm các bộ phận phòng bán hàng, điều hành sản xuất. phòng kế toán xưởng sản xuất 1 xưởng sản xuất 2 * Chức năng của trung tâm Là đơn vị họat động kinh daonh sản xuất dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc công ty. Trung tẩm trực tiếp sản xuất, kinh doanh và hạch toán báo sổ với các mặt hàng đồ dùng nội thất phục vụ học tập và giảng dạy trong nhà trường của tất cả các cấp học * Các nhiệm vụ của trung tâm Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung ứng và khai thác các mặt hàng nội thất học đường như bàn ghế học sinh, bảng viết các loại, nội thất văn phòng. Ngoài ra còn sản xuất nội thất các phòng học bộ môn, tủ giá để thiết bị. Phòng tổ chức hành chính quản trị Đại hội cổ đông Giám đốc Hội đồng quản trị Phó Giám Đốc Ban kiểm soát CÁC TRUNG TÂM KHỐI VĂN PHÒNG Trung tâm In và chế bản Trung tâm Đồ chơi và thiết bị mầm non Trung tâm Nội thất học đường Trung tâm Công nghệ tin học và thiết bị giáo dục Trung tâm Sản xuất thiết bị giáo dục Phòng Tài chính kế toán Văn phòng Đại diện Tp HCM Phòng Dự án Phòng kinh doanh Văn phòng Đại diện Miền Trung Cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến - chức năng. Mô hình này đã giúp Công ty đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động kinh doanh của mình Ưu điểm của mô hình này: Mang lại hiêụ quả cao với các nghiệp vụ tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày, phát huy được ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề. Các hoạt động tác nghiệp được sử dụng một cách thành thạo sẽ giúp Công ty tiết kiệm đựơc chi phí đào tạo nguồn nhân lực do các hoạt động tác nghiệp ít thay đổi người lao động dễ nắm bắt được công việc và hạn chế được những sai sót Giữ được sức mạnh của các chức năng chủ yếu, điều này giúp Công ty dễ dàng tập trung được sức mạnh cho các hoạt động sản xuất kinh doanh cảu công ty. San bớt gánh nặng cho người lãnh đạo cấp cao, giúp những người lãnh đạo Công ty có thể tập trung trí tuệ và thời gian cho những vấn đề quan trọng của Công ty mà không cần lo lắng về cá nghiệp vụ đơn giản do đã có bộ phận chuyên môn đảm trách Mặt khác, mô hình này cũng giúp Công ty khai thác được ưu điểm của các cán bộ cấp dưới do khi có vấn đề về chuyên môn các cán bộ lãnh đạo cấp cao phải tham khảo ý kiến của cán bộ cấp dưới phụ trách vấn đề đó. Đồng thời khi tham khảo ý kiến của các cán bộ cấp dưới khi ra các quyết định, người lãnh đạo Công ty đã tạo ra trong Công ty một môi trường làm việc thân thiện và dân chủ trong hoạt động quản lý Nhưng mô hình này cũng còn tồn tại một số nhược điểm: Sử dụng mô hình này làm cho một số bộ phận chức năng trong Công ty cùng một lúc phải chịu sự lãnh đạo của hai nhà quản lý cấp trên, vi phạm chế độ một thủ trưởng đồng thời sẽ gây khó khăn cho hoạt động của cấp dưới nếu ý kiến chỉ đạo của hai người này không thống nhất Khi có vấn đề xảy ra, người quản lý cấp cao phải tham khảo ý kiến của các cán bộ chuyên môn, phải thảo luân để đưa ra cách giải quyết, điều đó làm cho thời gian ra một quyết định dài và đôi khi làm cho Công ty bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh do phải bàn bạc quá nhiều. Bộ máy quản lý của Công ty cồng kềnh dẫn đến chi phí quản lý lớn và gây chồng chéo trong hoạt động của các bộ phận Khi xây dựng các chiến lược, kế hoạch hoạt động có thể gây ra mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng Công tác đào tạo cán bộ cấp cao, có khả năng bao quát hoạt động của toàn Công ty khó khăn do các cán bộ chuyên môn thường chỉ hoạt động tốt trong lĩnh vực hoạt động của mình chứ không nắm được hoạt động của các bộ phận khác Các công ty thành viên phải phụ thuộc nhiều vào sự chỉ đạo của các cán bộ chức năng của công ty lớn nên dễ gây tâm lý ỷ lại, làm cho hoạt động của các công ty thành viên thụ động khi đề ra các kế hoạch hoạt động của mình. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt dộng của mình, Công ty phải có kế hoạch cơ cấu lại cơ cấu tổ chức của mình nhằm tận dụng các ưu điểm đồng thời hạn chế nhược điểm, đáp ứng các yêu cầu của sự phát triển của Công ty trong giai đoạn tới. 4. Kết quả sản xuất kinh doanh 03 năm 4.1. Những thuận lợi, khó khăn trong hoạt động của Công ty 4.1.1. Tình hình chung Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thiết bị giáo dục, công ty đã rất nỗ lực phát triển sản xuất kinh doanh, tạo việc làm và nguồn thu nhập ổn định cho CBCNV trong công ty.Công ty cần đánh giá cách chính xác các yếu tố ảnh hưởng để có được các kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với biến động của môi trường. 4.1.2. Thuận lợi Công ty đã khẳng định được uy tín với khách hàng thông qua việc cung ứng các sản phẩm hàng hoá của công ty đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng. Khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty hầu hết là trường học (TiÓu häc, THCS, PTTH) trên toàn quốc. Các sản phẩm thiết bị giáo dục đến tay các em học sinh đều được đánh giá là sáng tạo, chất lượng và mẫu mã phù hợp. Bên cạnh đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên của công ty giàu kinh nghiệm và thâm niên công tác lâu năm trong ngành sản xuất thiết bị giáo dục, Công ty đã không ngừng trẻ hoá đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ văn phòng có trình độ chuyên môn cao. Điều đó đã tạo ra sự năng động và sáng tạo trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Qua nhiều năm hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã có được mạng lưới khách hàng cung cấp vật tư thiết bị đáng tin cậy, điều này đã giúp công ty thành công khi đấu thầu và triển khai các dự án lớn. 4.1.3. Khó khăn Từ phía doanh nghiệp: Qua thực tế kinh doanh của công ty trong những năm qua, còn tồn tại một số khó khăn sau: Thiết bị dạy học là mặt hàng chủ đạo của công ty phục vụ cho học sinh cấp bậc từ mầm non đến đại học. Tuy nhiên, do phải thực hiện trong khoảng thời gian ngắn đồng thời theo quy chế đấu thầu nên dẫn đến chậm tiến độ. Cơ sở hạ tầng, kho bãi, máy móc thiết bị của công ty đã qua nhiều năm sử dụng nên hư hỏng và xuống cấp, công nghệ sản xuất thì lạc hậu, công ty chưa có vốn để đầu tư mua sắm hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, sửa chữa và nâng cấp. Do đó, những khó khăn trên đã trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Do ảnh hưởng của các nhân tố khác: Môi trường cạnh tranh: Thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế có cùng ngành nghề ở trong nước cũng như các đối thủ nước ngoài. Thành phần kinh tế tư nhân cũng là đối thủ lớn do họ có sự linh hoạt và uyển chuyển hơn trong việc tiếp thị bán hàng. Bên cạnh đó, thị trường thiết bị giáo dục nhập từ Trung Quốc cũng là đối thủ đáng quan tâm. STT Khoản mục §VT 2004 (BCTC) 2005 (BCTC) 2006 (BCTC) Vốn kinh doanh ®ång 139.134.737.197 142.641.380.796 143.272.189.590 Vốn Nhà nước ®ång 17.327.836.412 17.945.880.969 18.011.962.515 Tổng Doanh thu ®ång 213.324.372.601 190.251.095.003 149.417.402.444 Doanh thu hoạt động TC ®ång 298.235.105 150.840.807 44.506.323 Doanh thu khác ®ång 424.332.072 818.321.284 1.118.791.476 LN trước thuế ®ång 6.314.213.325 4.803.940.159 3.339.696.051 Nộp Ngân sách (28%) ®ång 1.767.979.731 1.345.103.244 935114894 Trong đó thuế TNDN BX ®ång 218.957.878 640.144.882 218158965 LN sau thuế ®ång 4.327.275.716 2.818.692.033 2186422192 Quỹ Phúc lợi + QKT ®ång 869.164.492 (389.104.804) (2.130.174.877) Số lao động Ng­êi 333 329 320 Thu nhập BQ ®ång 1.958.000 1.730.000 2.083.000 4.2. Kết quả sản xuất kinh doanh 03 năm trước cổ phần hóa Kết quả sản xuất kinh doanh 01/01/2004 – 31/12/2006 (toán Thuế của cơ quan Thuế, quyết định phê duyệt giá trị DN của Bộ Giáo dục và Đào tạo ) được tóm tắt qua bảng sau * Về doanh thu Từ bảng trên ta thấy doanh thu của công ty đã bị giảm, năm sau giảm nhanh hơn năm trước.Năm 2004 daonh thu là 213 tỷ thì Năm 2005 doanh thu là 190 tỷ đồng giảm so với năm 2004 là 10,8% , năm 2006 doanh thu là 149 tỷ đồng giảm so với năm 2005 là 21, 4%. Điều này là do sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt về thị thiết bị giáo dục, buộc làm cho công ty khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm . Đây là một vấn đề lớn đối với công ty, nếu công ty không có những biện pháp để cải thiện tình hình thì công ty khó có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. * Về lợi nhuận Ngoài Doanh thu của công ty thì đồng thời ta thấy lợi nhuận của công ty cũng bị giảm qua các năm, năm sau giảm mạnh hơn năm trước.Năm 2004 lợi nhuận là 6,3 tỷ đồng thì năm 2005 lợi nhuận là 4,8 tỷ đồng giảm 23,9% so với năm 2004, năm 2006 lợi nhuận giảm mạnh xuống còn 3,339,6 tỷ đồng tức giảm 30,4%. Lợi nhuận giảm rõ rệt như thế là do nguyên nhân doanh thu giảm cũng như sản phẩm sản xuất ra không bán được vì thế doanh nghiệp đã được nhà nước hỗ trợ về tài chính. Doanh nghiệp cần có các biện pháp để cải thiện kết quả sản xuất kinh doanh. Và đến năm 2007 thì lợi nhuận đã tăng nhẹ 6% lên 3,5 tỷ đồng. Bảng lợi nhuận của các năm * Về thu nhập bình quân Thu nhập bình quân qua các năm có sự biến động trái ngược nhau. Năm 2004 thu nhập trung bình là 1958.000 đồng thì năm 2005 thu nhập bình quân là 1730.000 đồng , điều này là do công ty đã thực hiện tinh giảm biên chế đối với đội ngũ lao động gián tiếp và tăng lượng lao động trực tiếp . Và đến năm 2006 lương bình quân 2080.000 đồng điều này là tín hiệu đáng mừng cho người lao động. Công ty cần có các chính sách tiền lương hợp lý dể có thể đảm bảo vừa nâng cao được thu nhập của người lao động vừa dảm bảo được hiệu quả hoạt động kinh doanh. Công ty cần tránh việc giảm lương cho đối vớí người lao động khi đó nó sẽ không khuyến khích được người lao động. Bảng Lương bình quân các năm Đặc điểm về lao động trong công ty. số thứ tự Các chức danh và phòng ban số lượng người trong biên chế và hợp đồng dài hạn I. Lãnh đạo 1 Giám đốc 1 2 Các phó giám đốc 3 3 Kế toán trưởng 1 II. Các phòng ban, trung tâm 4 phòng tổ chức -hành chính- quản trị 49 5 phòng kế toán tài vụ 11 6 phòng kinh doanh 29 7 phòng Dự án 10 8 Trung tâm Đào tạo bồi dưỡng ngiệp 10 9 Trung tâm Thiết bị tin học giáo dục 13 10 Trung tâm sản xuất thiết bị 34 11 Trung tâm Nội thất học đường 14 12 Trung tâm chế bản in và sản xuất bao bì 29 13 Trung tâm đồ chơi và thiết bị mầm non 16 14 Xưởng Nhựa 19 15 Xưởng thủy tinh 6 16 Các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và các đại lý lẻ 5 17 Văn Phòng đại diện Công ty TP.HCM 9 Tổng 259 Bảng phân trình độ của nhân viên TT  Lao động Tại 31/12/2006 01 Tổng số lao động 320 02 Phân theo trình độ: - Đại học và sau Đại học - Cao đẳng và Trung cấp - Sơ cấp và Công nhân kỹ thuật - Lao động phổ thông 149 54 104 13 03 Phân theo thời hạn hợp đồng: - Biên chế - Lao động hợp đồng dài hạn - Lao động hợp đồng ngắn hạn (từ 1 đến 3 năm) - Lao động khác 204 55 61 Qua các bảng số liệu trên ta thấy đội ngũ lao động trong công ty hầu hết đều có trình độ tay nghề được đào tạo qua trường lớp chính quy. Nhưng ta thấy lượng lao động gián tiếp của công ty vẫn còn chiếm với tỷ lệ lớn. Công ty cần có những biện sắp xếp lại lao động sao cho hợp lý. II. các hoạt động quản trị nhân lực trong công ty. 1.Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực Công ty cổ phần thiết bị giáo dục I là công ty nhà nước hoạt động với mục đích lợi nhuận, ngoài ra còn có mục đích công ích nhằm phát triển nền giáo dục nước nhà. Nhà nước có kế hoạch giao cho các địa phương về việc mua sắm các trang thiết bị giáo dục, từ đó các địa phương có kế hoạch đặt hàng đối với công ty.Ngoài ra công ty còn nhận được đơn hàng từ các trường ngoài công lập và các dự án của nhà nước. Hàng năm phòng tổ chức – hành chính – quản trị kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để xây dựng kế hóa nguồn nhân lực. Các cán bộ tổ chức lao động sẽ xác định số lượng và chất lượng cầu thiết để đáp ứng nguồn nhân lực cho kế hoạch sản xuất kinh doanh. Với việc chỉ thụ động chờ đơn đặt hàng từ các địa phương có thể làm cho công ty dễ bị động trong kế hoạch sản xuất kinh doanh nên công ty cần có các chính sách quảng cáo thương hiệu, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm và sản xuất nhiều loại sản phẩm hơn. Từ đó công ty sẽ có các kế hoạch về nguồn nhân lực một cách hợp lý hơn. 2. Thiết kế và phân tích công việc Mục đích của phân tích công việc là giúp cho người thực hiện công việc có thể hiểu và nắm rõ những nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mình đối với công việc mà mình đảm nhiệm, từ đó đưa ra những yêu cầu đối với người thực hiện công việc cũng như tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc Các cán bộ chuyên môn căn cứ vào tiêu chuẩn nghiệp vụ nhà nước, tiêu chuẩn cấp bậc công việc , tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân, quy trình công nghệ mà chia quá trình sản xuất thành những khâu và công đoạn khác nhau. Từ đó xây dựng các văn bản xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị , các phòng nghiệp vụ. -Trong bản mô tả công việc sẽ xác định rõ : + Xác định công việc bao gồm tên công việc, mã số của công việc, cấp bậc công việc, chức danh ngườilãnh đạo trực tiếp… + Tóm tắt công việc tức là các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc + Điều kiện làm việc và các chế độ khi làm việc tại công ty. -Đối với mỗi công việc sẽ có những yêu cầu khác nhau đối với từng người thực hiện công việc đó tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc. tương ứng với mỗi bản mô tả và yêu cầu của công việc sẽ có bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Nhưng không phải công việc nào các cán bộ chuyên môn cũng có thể thiết kế các văn bản đó một cách chính xác và rõ ràng . Trong điều kiện khoa học kỹ thuật thay đổi một cách nhanh chóng như hiện nay thì các cán bộ cần có những điều chỉnh về thiết kế và phân tích công việc sao cho phù hợp với công nghệ. 3. Hoạt động tuyển dụng, biên chế nhân lực trong công ty Mục đích của quá trình tuyển dụng là lựa chọn được người phù hợp để thực hiện tốt công việc được giao. Công ty cổ phần thiết bị giáo dục I là công ty nhà nước vì vậy công ty trực tiếp tuyển chọn lao động theo pháp lệnh lao động nhà của nhà nước CNXHVN, điều động bồ trí cho các đơn vị trong công ty theo yêu cầu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất * Quy trình tuyển dụng đối với lao động dài hạn và biên chế. - Giai đoạn sơ tuyển Thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống thông tin nội bộ công ty, các nguồn nhân lực có sẵn. Thu thập hồ sơ gửi về cho trưởng bộ phận sơ tuyển, chọn lọc từ đó lập danh sách thí sinh dự tuyển và báo cho cán bộ nhân sự công ty. Sau khi có danh sách chọn lọc, cán bộ nhân sự đơn vị thông báo cho đối tượng đến dự tuyển. - Giai đoạn thi tuyển Lập hội đồng tuyển dụng để kiểm tra đối tượng Đối với việc tuyển dụng cán bộ cấp công ty, bắt buộc tối thiểu phải có lãnh đạo công ty chuyên trách và cán bộ chuyên trách nhân sự Công ty tham dự hội đồng tuyển dụng hoặc phỏng vấn riêng. Hội đồng tuyển dụng hoặc tổ chức họp hoặc bằng văn bản thống nhất nội dung thi tuyển, mức yêu cầu đề thi và các tiêu chí đánh giá trước khi tuyển dụng. Đối với các môn kiến thức chung, cán bộ phụ trách nhân sự Công ty căn cứ vào phương án tuyển dụng chỉ đạo và giám sát việc lập đề thi tuyển, trưởng bộ phận giám sát việc lập để thi tuyển đối với các môn thuộc về chuyên môn nghiệp vụ. Danh sách trúng tuyển do cán bộ phụ trách nhân sự Công ty lập trên cơ sở đánh giá của các thành viên Hội đồng. Đối với các vị trí tuyển dụng lao động giản đơn thì không nhất thiết phải trải qua các bài thi tuyển thông thường mà có thể thay thế bằng các hình thức khác như phỏng vấn và kiểm tra/ trắc nghiệm đánh giá về chuyên môn/ nghiệp vụ. - Tuyển dụng lại trong hệ thống Khi đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân việ lại trong hệ thống, cán bộ phụ trách nhân sự bàn bạc với trưởng đơn vị và phối hợp với cán bộ nhân sự đơn vị lập phương án tuyển dụng. Cán bộ nhân sự Công ty thông báo trên các phương tiện thông tin nội bộ về vị trí cần tuyển và thu nhận thông tin/ hồ sơ của các ứng viên là các bộ nhân viên công ty. Khi được tuyển dụng lại, các ứng viên là cán bộ nhân viên trong công ty có thể phải tham gia kiểm tra theo yêu cầu của trưởng đơn vị. - Hợp đồng thử việc Sau khi có danh sách trúng tuyển, trưởng bộ phận tổ chức thử việc cho đối tượng trúng tuyển trong thời gian tối đa là 3 tháng, trước thử việc, cán bộ nhân sự bộ phận cung cấp các quy chế, quy định nội bộ của Công ty cho đối tượng đọc, hiểu rõ và cam kết tuân thủ trong quá trình làm việc. - Hợp đồng lao động Sau khi đối tượng thử việc đạt yêu cầu, trưởng bộ phận lập đề nghị ký hợp đồng lao động cho đối tượng, phối hợp với cán bộ nhân sự bộ phận lập phiếu tuyển dụng và soạn hợp đồng lao động theo biểu mẫu, thông báo cho đối tượng ký hợp đồng trước, sau đó gửi cùng bộ hồ sơ nhân viên cho cán bộ phụ trách nhân sự Công ty xem xét trình Tổng giám đốc Công ty duyệt đặt ra. * Trong năm 2007 công ty chủ yếu tuyển lao động tạm thời từ các trung tâm. Hầu hết các lao động ngắn hạn được tuyển lại từ chính những lao động mùa vụ của các năm trước. Điều này giúp công ty đỡ tốn thời gian và chi phí đào tạo lại , đồng thời đảm bảo được tiến độ công việc được giao. Các lao động tạm thời chủ yếu làm các công việc đơn giản như vận chuyển, lắp ráp, sắp xếp… trong các phân xưởng của công ty.Các bộ phận tuyển lao động thời vụ hầu hết là các xưởng thuộc các trung tâm như xưởng mộc, xưởng sơn, xưởng cơ khí của trung tâm nội thất học đường hay các xưởng sản xuất đồ chơi thiết bị mầm non...Số lượng mỗi năm khoảng 60 lao động thời vụ 4. Hoạt động đánh giá thực hiện công việc. Căn cứ vào bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phòng tổ chức hành chính và quản trị sẽ phối hợp với những người quản lý khác để thiết kế và tổ chức thực hiện chương trình đánh giá thực hiện công việc của cán bộ CNVC trong công ty. Công ty thực hiện đánh giá, nhận xét cán bộ CNVC mỗi năm một lần nhằm nắm được năng lực công tác và ưu khuyết