Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng

ư thông báo của hãng tàu.Sau đố kết hợp với những thông tin nhận được từ M&S VTEC như căn cứ vào House B/L…..chia lẻ lô hàng cho từng người nhận hàng và cấp giấy báo hàng cho từng chủ lẻ, thông báo hàng đến. Làm lệnh giao hàng cho từng khách hàng riêng lẻ. Mỗi một lô hàng làm 3 lệnh giao hàng gốc. Trong đó phải kiểm tra đủ số cân, số kiện…… Thông thường có 3 loại hàng: Hàng nhận nguyên container và giao nguyên container (F/F) Có nghĩa là container chỉ có một người gửi hàng duy nhất và một người nhận hợp pháp. Đây là loại hình đơn giản nhất, đối với loại hình này đại lý giao nhận sẽ nhận thế nào giao thế ấy(điều đó có nghĩa là giao nguyên cont kẹp chì), mà không chịu trách nhiệm về những thiếu sót, hưu hỏng hàng hoá. Khi nhận đầy đủ thông tin về hàng hoá, phòng đại lý giao nhận chỉ có trách nhiệm làm giấy báo hàng cho khách hàng và làm lệnh giao nguyên cont Khi thông báo hàng đến cho khách hàng, thông thường có kèm theo biểu giá lưu container cho một này là như sau: *Đối với cont thường: Từ 0 -5 ngày(Kể từ lúc hàng về đến cảng) : miễn phí Từ 6 -10 ngày : phải nộp lệ phí lưu cont là 6.50USD đối với cont 20’ và 13.00USD đối với cont 40’ Từ 11 ngày trở lên : Phải nộp lệ phí lưu cont là 13.00USD đối với cont 20’ và 26.00USD đố với cont 40’ *Đối với cont lạnh: Từ 0 -2 ngày( Kể từ ngày hàng về tới cảng) : phải nộp lệ phí lưu cont là 33.00USD đôí với cont 20’ và 44.00USD đối với cont 40’ Từ 3 -6 ngày : phải nộp lệ phí lưu cont là 44.00 đối với cont 20’ và 55.00 đối với cont 40’ Từ 7 ngày trở lên :phải nộp lệ phí lưu cont là 55.00USD đối với cont 20’ và 66.00USD đối với cont 40’ Phòng đại lý giao nhận không thu phí lưu cont của khách hàng,khách hàng nộp phí lưu cont tại bãi cont. Hàng nhận nguyên giao lẻ ( F/L) Có nghĩa là hàng hoá trong cont do một người gửi nhưng lại gửi cho nhiều người Khi nhận được thông báo của hãng tàu về một cont nguyên, Phòng đại lý giao nhận làm uỷ thác cho bên đại lý khác như Vijaco khai thác hàng, đưa hàng về kho, đồng thời làm thông báo cho khách hàng, làm lệnh giao cho từng chủ hàng lẻ. Đối với hình thức này thì phòng đại lý giao nhận phải cung cấp cho mỗi một chủ hàng lẻ của cont đó một giấy báo hàng đến và làm một bộ lệnh gồm 3 lệnh gốc, manifest…. Những mất mát, hư hỏng hàng do người khai thác chịu Hàng nhận lẻ giao lẻ (L/L) Có nghĩa là Đại lý nước ngoài phải gom hàng từ nhiều chủ lẻ để xếp vào một cont, và giao cho bấy nhiêu người nhận hàng hợp pháp. Nhận được thông báo của hãng tàu về lô hàng, Căn cứ vào House B/L làm gấy báo thông báo cho từng khách hàng và làm 3 lệnh giao hàng cho mỗi lô hàng Phát lệnh cho khách hàng : Khi đến lấy hàng khách hàng cần chú ý mang theo các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu của công ty Giấy báo nhận hàng của phòng đại lý( Vietrans HP) Vận đơn gốc ( Trừ trường hợp lô hàng giao bằng điện ) Những giấy tờ khách hàng mang đến sẽ được lưu thành bộ lưu.Nó là bằng chứng cho việc sở hữu hàng hoá. Chỉ có xuất trình những giấy tờ đó thì người nhận hàng mới được lấy lệnh để nhận hàng Khi giao lệnh cho khách hàng phòng đại lý sẽ giao cho khách hàng nhưng giấy tờ sau: 2 lệnh gốc ( trong đó một lệnh có giá trị làm thủ tục Hải quan, một lệnh có giá trị nhận hàng ) Một Master B/L gốc ( Do hãng tàu cấp ) Một House B/L photo, có dấu của VietransHP Manifest (nếu là hàng lẻ) Lệnh còn lại, có chữ kí của người nhận lệnh và được lưu cùng với bộ lưu để giải quyết những tranh chấp có liên quan tới lô hàng khi lô hàng có những vướng mắc xảy ra. Trong bộ lệnh trả cho mỗi một lô hàng theo yêu cầu của khách hàng phải có 2 nội dung như sau: Giấy tờ làm thủ tục Hải quan gồm: Một lệnh gốc, Một Master B/L photo có dấu của Phòng đại lý giao nhận, Manifest( nếu là hàng lẻ) Giấy tờ lấy hàng gồm : Một lệnh giao hàng gốc, Một Master B/L gốc do hãng tàu cấp, và một House photo có dấu của phòng đại lý Trong trường hợp hàng được giao theo điện thì có điện giữa các shipper và điện giữa các hãng tàu: các shipper có điện giao hàng mà hãng tàu chưa có thì phòng giao nhận cũng chưa được phép giao lệnh cho khách hàng. Khi có lệnh giao hàng M&S VTEC sẽ thông báo bằng email cho phòng đại lý. Căn cứ vào điện giao hàng giao lệnh lấy hàng cho khách hàng. Thu tiền và lập hoá đơn: Đối với mỗi khách hàng khi đến lấy lệnh cần phải nộp các khoản tiền như phí THC, phí đại lý(nếu có ), phí D/O……có nhiều các khoản thu khác nhau ứng cho mỗi một lô hàng, cụ thể như sau: Đối với hàng nhận nguyên giao lẻ( F/L): đây là hàng tự khai thác, thông thường phòng đại lý thường uỷ thác cho kho vijaco, Vinabridge khai thác hàng.Do vậy phải thu của khách hàng những khoản phí sau: Nếu khách hàng là Forwarder: Không thu phí đại lý(handling fee), mà chỉ thu những khoản phí sau, với lệ phí thông thường là: Phí CFS : 13.00USD * CBM + VAT Phí bốc xếp : 35VND * CBM + VAT Phí D/O : 10.00USD Phí THC : 3.00USD * CBM + VAT Nếu là khách hàng trực tiếp : thông thường thu những phí sau với khoản lệ phí là: - Phí đại lý( Handling fee) : 11.00USD * CBM + VAT - Phí CFS : 14.00USD * CBM + VAT - Phí bốc xếp : 35.000VND * CBM +VAT -Phí THC : 4.00USD * CBM + VAT Đối với hàng nhận nguyên cont giao nguyên cont( F/F) : thu các phí và lệ phí như sau: -Phí đại lý (handling fee) : 25.00USD * CBM + VAT -Phí vệ sinh cont : 40.000VND(cont 20’) * CBM +VAT : 60.000VND(cont 40’) *CBM + VAT -Phí D/O : 300.000 VND -Phí THC : 60.00USD(cont 20’) * CBM + VAT : 90.00USD(cont 40’) *CBM + VAT Đối với hàng nhận lẻ giao lẻ (L/L): thu các khoản lệ phí như sau -phí đại lý (handling fee) : 25.00USD *CBM + VAT -phí CFS : 15.00USD *CBM+VAT -phí bốc xếp : 35.000VND * CBM + VAT -phí D/O : 20.00USD - Phí THC : 4.00USD * CBM + VAT Khi thanh toán với khách hàng Phòng đại đại lý giao nhận lập hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng bao gồm toàn bộ các phí kể trên. Mục đích của việc lập hoá đơn bàn giao lại cho khách hàng để khách hàng dễ thanh toán và nó cũng là cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp nếu có. 1.3 TỔ CHÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT –KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG: 1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy: Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Hải Phòng được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và điều lệ Công ty được Đại hội đồng cổ đông bất thường nhất trí thông qua ngày 06/02/2007. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Trong suốt quá trình hình thành và phát triển đến nay Công Ty cổ phần giao nhận kho vận ngoại Hải Phòng đang hoạt động với mô hình các khối phòng ban chức năng cụ thể như sau: *Khối Giao nhận vận tải: - Phòng Đại lý Giao nhận. - Phòng Ngoại quan. - Phòng Dịch vụ Giao nhận. - Phòng xe Ô tô vận tải. *Khối quản lý văn phòng: - Phòng nhân sự. - Phòng Kế toán tài vụ. - Phòng Tổng hợp. - Phòng quản lý XDCB. - Phòng Hành chính quản trị. *Khối kinh doanh kho hàng: - Phòng Tổng kho 3 Lạc Viên. - Phòng Kho 4B Trần Phú. - Phòng Kho 72 Lạch Tray. 1.3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC KHỐI GIAO NHẬN VẬN TẢI KHỐI QUẢN LÝ VĂN PHÒNG KHỐI KINH DOANH KHO HÀNG BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC Giúp việc Giám đốc Phòng Đại lý Giao nhận Phòng Ngoại quan Phòng D.vụ Giao nhận Phòng xe Ô tô vận tải Phòng nhân sự Phòng kế toán T.vụ Phòng Tổng hợp P.Quản lý XDCB P.Hành chính Q.Trị P.Kho 72 Lạch Tray P.Tổng kho 3 LạcViên P.Kho 4B Trần Phú 1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trong công ty: Đại hội đồng cổ đông: bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ của công ty quy định, đậc biệt các cổ đông sẽ thông qua các Báo cáo tài chính hàng năm của công ty, duyệt ngân sách cho năm tiếp theo. Ngoài ra, đại hội đồng cổ đông còn là cơ quan bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty. Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ, các quy chế nội bộ công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định. Ban kiểm soát: là cơ quan do Đại đội đồng cổ đông bầu ra và trực thuộc Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty; ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban tổng giám đốc Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật; Phụ trách trực tiếp các phòng ban trong công ty. Phó giám đốc: có trách nhiệm giúp việc và hỗ trợ giám đốc diều hành công và phụ trách các công việc do giám đốc giao phó Các phòng thuộc khối giao nhận vận tải: là các phòng ban trực tiếp nhận ủy thác và thực hiện các nghiệp vụ ủy thác xuất nhập khẩu với khách hàng,vận tải hàng hóa… Các phòng thuộc khối quản lý văn phòng:thực hiện các nhiệm vụ như quản lý nhân sự,kế toán tài chính,kế toán tổng hợp,quản lý XDCB… Các phòng thuộc khối kinh doanh kho hàng:quản lý các vấn đề về kho bãi và bảo quản hàng hóa lưu kho. 1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM 2007 – 2009: Trong những năm gần đây Công ty cổ phần giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng (Sau đây gọi tắt là “Vietrans Hải Phòng” ) đã đạt được những thành tựu nhất định thể hiện qua việc tăng trưởng doanh thu luôn đạt ở mức cao và vượt kế hoạch của Công ty đề ra. Cụ thể: STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu thuần 56.592843603 20.333.804.751 24.932.549.691 2 Lợi nhuận trước thuế 1.055.205.598 984.338.840 1.448.331.418 3 Lợi nhuận sau thuế 717.539.807 708.723.965 1.043.243.022 4 Nợ phải trả 5.230.263.700 4.162.470.012 5.392.067.659 5 Nợ phải thu 590.991.590 223.762.990 412.100.953 6 Tỷ suất LNST/Vốn KD 6,6% 5,8% 6,2% 7 Các khoản nộp NSNN 1.919.507.670 1.963.270.044 2.461.750.865 Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 2008 tăng 7,8% so với năm 2007 và tiếp tục tăng mạnh trong năm 2009 với tỷ lệ 22,6% so với năm 2008. Tuy nhiên tốc độ tăng trưởng lợi nhuận lại thấp bởi vì tổng chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý của doanh nghiệp luôn ở mức cao, luôn dao động từ 88% đến 93% trong tổng doanh thu. Đây là một vấn đề mà Công ty cần khắc phục trong giai đoạn tiếp theo. Trong 3 năm gần đây tuy còn nhiều khó khăn như dịch cúm gia cầm, tăng giá đồng loạt các mặt hàng xăng dầu, sự bất ổn của đồng Đô la Mỹ…làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động XNK kéo theo sự sút giảm lượng hàng hoá qua kho và dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Nhưng với sự lỗ lực của tập thể cán bộ CNV, với sự lãnh đạo sát sao của ban lãnh đạo Công ty, kết quả kinh doanh đều hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG 2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Căn cứ vào tình hình thực tế, Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương đã tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phù hợp với tình hình của đơn vị và theo đúng yêu cầu của Bộ Tài chính. Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi là Phòng Kế toán Tài Vụ. Phòng Kế toán Tài Vụ phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị. Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành và quản lý công tác kế toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên. Song song với việc quy định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong phòng luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc được giao. Tổng số cán bộ công nhân viên Phòng Kế toán Tài Vụ có 4 người. Trong đó có 1 Kế toán trưởng - Trưởng phòng và 3 Kế toán viên. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY (Sơ đồ 2.1) Kế toán trưởng Kế toán viên phụ trách kế toán Kế toán viên phụ trách tài chính Kế toán viên phụ trách thống kê và kế toán lương 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động với mục tiêu thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán. Kế toán trưởng công ty phụ trách chung trong lĩnh vực thực hiện Luật Kế toán tại công ty. Kế toán trưởng công ty đứng đầu Phòng Kế toán Tài Vụ và trực tiếp phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản và phụ trách trong lĩnh vực tài chính đối ngoại. Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các Kế toán viên, các Kế toán viên này phụ trách, kiêm các chức năng khác để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hiệu quả trong phạm vi mình quản lý. Phòng Kế toán Tài Vụ của công ty tập hợp đội ngũ cán bộ kế toán lành nghề được đào tạo, trải nghiệm qua thực tế lâu dài và có kinh nghiệm trong lĩnh vực hạch toán kế toán. Mỗi một thành viên trong phòng kế toán đều có vị trí, quyền và nghĩa vụ nhất định theo một cơ chế thống nhất từ trên xuống đưới: - Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và các cơ quan pháp luật Nhà nước về toàn bộ công việc của mình cũng như toàn bộ thông tin cung cấp. Kế toán trưởng là kiểm soát viên tài chính của công ty, có trách nhiệm và quyền hạn như sau: + Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế ở công ty. + Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm về quy mô, trình độ và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, tình hình phân cấp và yêu cầu quản lý để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. + Kế toán trưởng có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp công việc của các Kế toán viên tại Công ty về các công việc thuộc nghiệp vụ kế toán, thống kê. Trường hợp khen thưởng hoặc kỷ luật, thuyên chuyển hoặc tuyển dụng Kế toán viên phải có ý kiến của Kế toán trưởng + Kế toán trưởng có quyền báo cáo thủ trưởng đơn vị cấp trên, Thanh tra nhà nước, Uỷ viên kiểm soát về các hành vi vi phạm, kỷ luật đã quy định trong quản lý kinh tế tài chính của bất cứ ai trong Công ty. + Kế toán trưởng có quyền không ký duyệt các báo cáo tài chính, các chứng từ không phù hợp với luật lệ, chế độ, và các chỉ thị của cấp trên. + Kế toán trưởng công ty phụ trách chung trong lĩnh vực thực hiện Luật Kế toán tại Công ty. Kế toán trưởng đứng đầu phòng kế toán phụ trách trong lĩnh vực tài chính đối ngoại. Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các kế toán viên bao gồm: - 1 Kế toán viên phụ trách kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, báo biểu kế toán, theo dõi các đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ, trực tiếp làm kế toán tổng hợp. - 1 Kế toán viên phụ trách tài chính chịu trách nhiệm về việc chi tiêu trong nội bộ công ty, theo dõi công nợ nội bộ và lo vốn đảm bảo sản xuất kinh doanh. - 1 Kế toán viên phụ trách thống kê và kế toán lương. Như vậy : Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương sử dụng loại hình thức tổ chức kế toán tập trung thuận tiện cho việc tiến hành thu nhận, xử lý chứng từ để kịp thời vào sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết đảm bảo lãnh đạo tập trung dễ phân công và chỉ đạo trong công tác kế toán. Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CT GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG: 2.2.1 Các chính sách kế toán chung Là một Công ty các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch toán của công ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài chính ban hành: - Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó, kỳ hạch toán tại Công ty được tính theo tháng. - Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNĐ). - Phương pháp hạch toán : Công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. - phương pháp tính khấu hao TSCĐ: cả TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình đều được công ty áp dụng tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. -Nguyên tắc ghi nhận ngoại tệ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá thực tế của ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối niên độ kế toán các khoản mục có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm kết thúc niên độ kế toán - Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương áp dụng chế độ kế toán máy bắt đầu từ tháng 02/2005. Phần mềm kế toán MISA – SME, Phiên bản 7.5 - Phần mềm kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ được Công ty lựa chọn sử dụng. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…) Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm: - Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ - Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: - Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ - Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ - Xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu - Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ. Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: - Nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng. - Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty Hệ thông tài khoản tại Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương được xây dựng dựa trên các quy định về hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, vận dụng và chi tiết hoá các tài khoản dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể của công ty Theo Quyết định này, Công ty đã xoá bỏ các tài khoản cũ như 009 – nguồn vốn khấu hao cơ bản và đã bổ sung thêm các tài khoản mới như 821- Chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp theo chuẩn mực mới của Bộ Tài chính. Tuy nhiên do giá thuê lại đất và thuê nhà xưởng trong Khu công nghiệp do hai bên thỏa thuận và quyết định dựa trên khung giá cho thuê Nhà nước quy định nên Công ty không sử dụng các tài khoản chiết khấu thương mại (TK 521), giảm giá hàng bán (TK 532) và không có hàng bán bị trả lại nên Công ty cũng không sử dụng tài khoản Hàng bán bị trả lại (TK 531). Để vận dụng có hiệu quả và linh động Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, Công ty đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất và đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán ”Nhật kí chung”. hình thức kế toán này được sử dụng trên máy vi tính do đó khối lượng ghi chép của kế toán đã giảm rõ rệt. Bảng biểu ít nhưng rõ ràng, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán trong việc lưu trữ số liệu và cung cấp thông tin kịp thời. Sơ đồ 2.2.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức kế toán Nhật kí chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt. Sổ Cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi chép: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làn căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Kế toán máy: Hiện nay công ty đang sử dụng chương trình kế toán máy MISA – SME 7.5 . Đây là phần mềm kế toán đã và đang được sử dụng phổ biến ở các DN vừa và nhỏ. Chương trình náy cho phép người làm công tác kế toán tổng hợp, kiểm soát và cập nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhanh chóng, lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cuối niên độ kế toán kịp thời Sơ đồ 2.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán Sổ kế toán Phần mềm Kế Toán MISA – SME 7.5 - Báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Báo cáo lao động và thu nhập của người lao động Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, công ty còn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau: - Báo cáo doanh thu. - Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. - Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Ban giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh 2.3. TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỤ THỂ. 2.3.1. Tổ chức hạch toán TSCĐ Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ). Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 02-TSCĐ). Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (MS 06-TSCĐ). Tài khoản sử dụng: TK sử dụng chủ yếu trong hạch toán TSCĐ bao gồm 2 TK: TK 211: TSCĐHH: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm toàn bộ TSCĐHH của doanh nghiệp theo nguyên giá TK 214: hao mòn TSCĐ: TK này dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn và hao mòn luỹ kế của các loại TSCĐ và BĐS đầu tư trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ, BĐS đầu tư và những khoản tăng giảm hao mòn khác của TSCĐ, BĐS đầu tư. Hạch toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ giao, nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ kế toán lập các sổ chi tiết TK 211, 214: Thẻ TSCĐ: dùng để theo dõi số hiện có về TSCĐ trong công ty, mỗi TSCĐ được ghi trên 1 thẻ, thẻ được bảo quản lưu trữ khi TSCĐ xuất hiện ở công ty cho đến khi không còn sử dụng nữa, kế toán tiến hành hủy thẻ. Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụn