Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Mở Đầu Khách hàng là một yếu tổ quan trọng hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Doanh nghiệp nào mà nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, biết chăm sóc khách hàng thì chắc chắn là doanh nghiệp đó sẽ nhanh chóng phát triển. Khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, các công việc của doanh nghiệp ngày càng được sự giúp đỡ đắc lực của công nghệ mới. Sự áp dụng công nghệ mới khiến cho công việc của doanh nghiệp được quản lý dễ dàng hơn. Số lượng khách hàng ngày càng nhiều thì công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast nói riêng và các doang nghiệp nói chung sẽ khó khăn trong việc quản lý thủ công. Vì vậy em nghiên cứu đề tài: “Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast” nhằm đem lại hiệu quả cao cho Fast. Phần1 Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast 1.Giới thiệu công ty Tên công ty Tên tiếng việt: Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp. Tên tiếng anh: The Fast Software Company. Tên viết tắt: FAST. Logo: Ngày thành lập công ty: 11-06-1997. Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND TP Hà Nội cấp ngày 11-06-1997. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 18-06-1997. Hình thức sở hữu: Cổ phần. Vốn đăng ký kinh doanh vào đầu năm 2008 là 10,000,000,000đ (10 tỷ đồng), được chia thành 1,000,000 cổ phần, trị giá của mỗi cổ phần là 10,000đ. Ngành nghề đăng ký kinh doanh: Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính) Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. Người đại diện công ty theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh. Trụ sở công ty tại TP Hà Nội: Giấy phép thành lập công ty Số 3096/GP-UB do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 11-06-1997 . Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18-06-1997, thay đổi lần cuối ngày 26 -05-2006. Vốn đăng ký: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng VN). Hình thức sở hữu: cổ phần. Mã số thuế: 0100727825. Tài khoản ngân hàng: 11510112484019 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Ba Đình, phòng giao dịch Ngọc Khánh. Địa chỉ trụ sở chính: P212 nhà C2, khu Vĩnh Hồ, P. Thịnh Quang, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội. Địa chỉ giao dịch: 18 Nguyễn Chí Thanh, P. Ngọc Khánh, Quận Bà Đình, Tp. Hà Nội. Điện thoại: (04)771-5590, Fax: (04)771-5591, e-mail: fhn@fast.com.vn web site: Người đại diện theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh Chi nhánh công ty tại TP. Hồ Chí Minh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 03004808CN01 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 03-07-2001 , thay đổi lần cuối ngày 26-05-2005 . Vốn điều lệ: 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng VN). Mã số thuế: 0100727825-001. Tài khoản ngân hàng: 10210201330011 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ giao dịch: 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P. 7, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh. Điện thoại: (08)848-1001, Fax: (08)848-0998, e-mail: fsg@fast.com.vn web site: Chi nhánh công ty tại TP. Đà Nẵng: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD số: 320300001202 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Đà Nẵng cấp ngày 06-03-2002 , thay đổi lần cuối 12-04-2006. Tài khoản ngân hàng: 10410404535.015 tại Ngân hàng Thương mại Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Đà Nẵng. Địa chỉ giao dịch: 39-41 Quang Trung, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng. Điện thoại: (0511)381-0532, Fax: (0511)381-2692, e-mail: fdn@fast.com.vn web site: Lĩnh vực đăng ký hoạt động sản xuất kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính; Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ; Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Ban lãnh đạo Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông Phan Quốc Khánh. Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc công ty: Ông Phan Quốc Khánh. Giám đốc điều hành công ty kiêm giám đốc văn phòng Hà Nội: Ông Lê Khắc Bình. Giám đốc kỹ thuật: Ông Phạm Ngọc Hùng. Giám đốc chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh: Bà Ninh Thị Tố Uyên. Phó giám đốc chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh: Ông Nguyễn Đông Phong. Trưởng VPĐD tại TP Đà Nẵng: Ông Cao Đình Hải 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (Fast Software Company) được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp.FAST được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường. Lúc mới thành lập có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm khoảng 1.45 tỷ đồng, số lượng khách hàng năm 1998 có khoảng 100 khách hàng. Quy mô của công ty ngày càng được mở rộng công ty phát triển ra nhiều chi nhánh: Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng Trong quá trình phát triển Fast đã thu được nhiều thành tựu: Các sản phẩm của FAST đạt 8 huy chương vàng tại các triển lãm tin học, 2 "Giải thưởng công nghệ thông tin" của Hội tin học Việt Nam và giải thưởng Sao Khuê của Hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam. Hiện nay FAST có trên 2500 khách hàng trên toàn quốc. 1.2 Công việc của FAST Công việc của FAST đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp. Sản phẩm - Phần mềm quản trị toàn bộ doanh nghiệp(ERP) Fast Business2005.net. Nay FAST đã đưa ra Fast Business2008.net, phiên bản 2.2 với 3 phân hệ về quản lý sản xuất - Phần mềm kế toán Fast Accounting: Ví dụ như phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.F, phần mềm kế toán Fast Accounting 2006... - Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Fast HRM 2007 - Phần mềm Fast CRM Các dịch vụ của Fast: - Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính - Buôn bán các thiết bị máy tính, tin học điện tử - Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ - Dịch vụ tư vấn và triển khai xây dựng hệ thông thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp - Dịch vụ hỗ trợ sử dụng sau đào tạo và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng Lĩnh vực chính của công ty là sản xuất và kinh danh các phần mềm quản lý doanh nghiệp 1.3 Mục tiêu của FAST FAST đặt ra mục tiêu là đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. "Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt" là phương châm kinh doanh của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra. FAST chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Với sự chuyên sâu này FAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn. 1.4.Các giá trị và niềm tin của FAST Fast mong muốn làm giàu cho bản thân, cho công ty và phát triển cá nhân, phát triển công ty, đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Fast tin tưởng vào lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luôn luôn đổi mới và hoàn thiện và đấy là con đường để tạo ra nhiều nhất các sản phẩm, dịch vụ có giá trị cho xã hội. 1.5 Tổ chức của công ty FAST và các đối tác Xã hội, cộng đồng Cơ quan chức năng nhà nước Nhà cung cấp Nhân viên Cổ đông Khách hàng FAST Sơ đồ tổ chức công ty Các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty gồm có: Ban giám đốc Phòng tổng hợp (thư ký và trợ lý cho ban giám đốc) Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm (FRD) Các đơn vị kinh doanh: Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng (FHN, FSG, FĐN). Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty như sau: Giám đốc công ty Ban giám đốc Giám đốc kỹ thuật Giám đốc điều hành Văn phòng Hà Nội (FHN) Văn phòng Đà Nẵng (FĐN) Văn phòng Sài Gòn (FSG) TT NC & PT SP (FRD) Phòng tổng hợp (FHO) Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh Giám đốc chi nhánh Phòng kinh doanh Phòng tư vấn thiết kế Phòng triển khai hợp đồng Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Văn phòng và kế toán 1.6 Chức năng của các bộ phận 1.6.1 Ban giám đốc Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có: Cùng HĐQT xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra Phát triển kinh doanh Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh. Tổ chức và nhân sự Tổ chức nhân sự của Ban giám đốc công ty gồm có: Giám đốc công ty Giám đốc điều hành Giám đốc kỹ thuật Các Giám đốc các chi nhánh. 1.6.2 Phòng tổng hợp FHO Chức năng nhiệm vụ Phòng tổng hợp thực hiện chức năng trợ lý cho giám đốc về các vấn đề sau: Tài chính kế toán Hệ thống thông tin nội bộ Tổ chức, nhân sự Marketing, làm việc với các đối tác, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh. Tổ chức và nhân sự Nhân sự của phòng tổng hợp gồm có: Trợ lý giám đốc về tài chính kế toán Trợ lý giám đốc về hệ thống thông tin Trợ lý giám đốc về tổ chức và nhân sự Trợ lý giám đốc về marketing và phát triển kinh doanh. 1.6.3 Giám đốc chi nhánh Chức trách nhiệm vụ Chức trách nhiệm vụ của Giám đốc chi nhánh như sau: Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch đặt ra. Thực hiện các chức trách nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm về các vấn đề nhân sự, tài chính và pháp lý… liên quan đến chi nhánh phụ trách. Tham gia vào xác định chiến lược của công ty. 1.6.4 Phòng kinh doanh Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm có: Tìm kiếm khách hàng Giới thiệu sản phẩm, tư vấn giải pháp cho khách hàng và thỏa thuận ký kết hợp đồng (bán hàng) Tổ chức các công việc quảng cáo, hội thảo, tiếp thị. Tổ chức và nhân sự Tổ chức nhân sự của phòng kinh doanh như sau: Trưởng phòng:Tùy theo điều kiện cụ thể của từng chi nhánh, có thể không có vị trí trưởng phòng kinh doanh, khi đó phòng kinh doanh sẽ Giám đốc chi nhánh phụ trách trực tiếp. Các nhóm kinh doanh và các trưởng nhóm: Phòng kinh doanh có thể chia thành các nhóm kinh doanh với một trưởng nhóm phụ trách. Mỗi nhóm thường không có quá 5 nhân viên (kể cả trưởng nhóm). Các nhân viên kinh doanh Các trợ lý kinh doanh về tiếp thị và trợ lý về tư vấn ứng dụng HTTT. 1.6.5 Phòng tư vấn ứng dụng hệ thống thông tin 1, 2 Chức năng nhiệm vụ Phòng tư vấn ứng dụng HTTT có các chức năng nhiệm vụ sau: Thực hiện các hợp đồng + Khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng sau khi ký hợp đồng. + Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin. + Phối hợp với phòng lập trình ứng dụng để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. + Cài đặt và đào tạo. + Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Hỗ trợ phòng bán hàng trong demo, khảo sát ban đầu theo sự phân công khi có yêu cầu + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. Hỗ trợ phòng hỗ trợ và bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu. Tổ chức và nhân sự Tùy theo số lượng nhân viên tư vấn ứng dụng mà có thể có 1 hoặc 2 phòng tư vấn ứng dụng HTTT. Mỗi phòng thường không vượt quá 20 nhân viên, kể cả trưởng phó phòng. Tùy theo tình hình cụ thể, phòng tư vấn ứng dụng HTTT có thể có tổ chức và nhân sự như sau: Trưởng phòng Phó phòng Thư ký trợ lý cho trưởng phòng Các trưởng nhóm (Team Leader) (có từ 2-5 nhân viên) Các nhóm tư vấn ứng dụng 1, 2, 3… Chuyên viên tư vấn ứng dụng (Application Consultant) nghiệp vụ và/hoặc lập trình ứng dụng. Thư ký dự án. 1.6.6 Phòng lập trình ứng dụng Chức năng nhiệm vụ Phòng lập trình ứng dụng có các chức năng nhiệm vụ sau: Lập trình sửa đổi theo yêu cầu của các hợp đồng của phòng tư vấn ứng dụng HTTT hoặc của phòng hỗ trợ và bảo hành. Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát - bán hàng. Tham gia vào thực hiện hợp đồng và hỗ trợ bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu. Tổ chức và nhân sự Tổ chức nhân sự của phòng lập trình ứng dụng như sau: Trưởng phòng Cán bộ lập trình Cán bộ tư vấn nghiệp vụ và kiểm tra sản phẩm. 1.6.7 Phòng hỗ trợ và bảo hành Chức năng nhiệm vụ Phòng hỗ trợ và bảo hành có các chức năng nhiệm vụ sau: Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng chương trình. Bảo hành sản phẩm. Tổ chức và nhân sự Tổ chức nhân sự của phòng hỗ trợ và bảo hành như sau: Trưởng phòng Phó phòng Cán bộ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại Cán bộ bảo hành trực tiếp tại khách hàng. 1.6.8 Phòng kế toán Chức năng nhiệm vụ Phòng kế toán có các chức năng nhiệm vụ sau: Thực hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ và CCLĐ… Thu tiền hợp đồng. Tổ chức và nhân sự Tổ chức nhân sự của phòng kế toán như sau: Kế toán trưởng Kế toán công nợ phải thu Thủ quỹ (do 1 nhân viên kiêm nhiệm). 1.6.9 Phòng hành chính nhân sự Chức năng nhiệm vụ Phòng hành chính nhân sự có các chức năng nhiệm sau: Hành chính: Quản lý, soạn thảo công văn, văn bản. Văn phòng; Lễ tân; Tổng đài Lái xe, tạp vụ Mua sắm và theo dõi bảo hành, sữa chữa TSCĐ và CCLĐ; Quản lý và bảo quản các TSCĐ và CCLĐ dùng chung toàn chi nhánh. Kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ, hệ thống báo cáo của toàn Văn phòng. Tổng hợp số liệu báo cáo cho Giám đốc. Nhắc nhở theo dõi việc thực hiện các công việc do GĐ giao cho các phòng ban, cá nhân. Nhân sự: Hoạch định nhân sự Tuyển dụng Đào tạo và phát triển nhân cá nhân Lương, thưởng Quan hệ nhân viên, quan hệ với các cổ đông, quan hệ với các cơ quan nhà nước Văn thể, công đoàn, phong trào. Hợp đồng lao động, BHXH và BHYT Quản lý chất lượng: Triển khai các mục tiêu chất lượng cho toàn văn phòng Quản trị hệ thống thông tin nội bộ về phần cứng và phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng văn phòng. Tổ chức và nhân sự Tổ chức nhân sự của phòng hành chính nhân sự như sau: Trưởng phòng Trực tổng đài kiêm lễ tân Nhân viên hành chính Các nhân viên nhân sự Nhân viên kiểm soát nội bộ. 1.7 Khách hàng Ngày 1-10-2007, tại Hà Nội tổ chức chương trình phát triển của Liên Hợp Quốc (UNDP) đã công bố danh sách 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam.Trong danh sách 200 công ty trong nước lớn nhất FAST là nhà cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 40 công ty hay đơn vị thành viên của họ (chiếm 20%). Trong số 40 khách hàng của Fast có 33 công ty nằm trong Top 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam bao gồm cả các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài 40 khách hàng của FAST thuộc đủ mọi lĩnh vực, ngành nghề. Từ các tổng công ty đến các ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, từ các công ty hoạt động trong các lĩnh vực phổ biến như: sản xuất, thương mại, dịch vụ đến các công ty hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như: in ấn, xuất bản, đầu tư chứng khoán… Fast tự hào được góp một phần vào thành công của các công ty Việt Nam. Danh sách khách hàng của FAST nằm trong Top 200! Công ty A-pa-tít Việt Nam Công ty Cao su Đà Nẵng Công ty Chế biến Xuất Nhập khẩu Thủy sản Cà Mau Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ Công ty Dệt May Hà Nội Công ty Dệt Nam Định Công ty Dịch vụ Hành khách Sân bay Tân Sơn Nhất Công ty Dich vụ Kỹ thuật Dầu khí Công ty Giấy Bãi Bằng Công ty Kinh doanh Nước sạch Hà Nội Công ty May Việt Tiến Công ty Phân Đạm và Hóa chất Dầu Khí Công ty Sản xuất và Xuất Nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội Công ty Thực phẩm miền Bắc Công ty TNHH 1 thành viên Kim khí Thăng Long Công ty TNHH Chế biến Thủy sản Minh Quý Công ty TNHH Phụ tùng Ô-tô Xe Máy Machino Công ty Vận tải và Thuê Tàu Biển Việt Nam Công ty Vật tư Vận tải và Công trình Giao thông Công ty Xi-măng Bỉm Sơn Công ty Xi-măng Bút Sơn Công ty Xi-măng Hà Tiên 2 Công ty Xi-măng Hải Phòng Công ty Xi-măng Hoàng Mai Công ty Xi-măng Hoàng Thạch Công ty Xuất Nhập khẩu Intimex Công ty Xuất Nhập khẩu Thủy sản Minh Phú Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (Triển khai cho Cty Liên doanh Tháp Ngân hàng) Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (Triển khai cho Cty chứng khoán Ngân hàng Ngoại thương VN) Ngân hàng Thương mại Cổ phần các Doanh nghiệp ngoài Quốc doanh Việt Nam (Thực hiện cho Công ty TNHH chứng khoán ngân hàng TMCP các doanh nghiêp ngoài quốc doanh VN) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đông Á (Triển khai cho Công ty chứng khoán Ngân hàng Đông Á) Tổng Công ty Cấp Nước Sài Gòn Tổng Công ty Nông nghiệp Sài Gòn Tổng Công ty Thương mại Hà Nội Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 1 Tổng Công ty Xây dựng Việt Nam (Triển khai cho Vinaconex 10) Văn phòng Tổng Công ty Bia Rượu Nước Giải khát Hà Nội Văn phòng Tổng Công ty Chè Việt Nam Văn phòng Tổng Công ty Dệt May Việt Nam Văn phòng Tổng Công ty Thủy tinh và Gốm Xây dựng Bên cạnh các công ty trên khách hàng của Fast còn là các tổng công ty 90, 91 Tổng công ty dầu khí –PetroVietNam Tổng công ty dệt may Vinatẽt Tổng công ty Lắp máy Lilama Tổng công ty thuy tinh và gopóm xây dựng Viglacera Tổng công ty thép Việt Nam VSC Tổng công ty xây dựng số 1 CCNo1 Khách hàng của công ty cũng có khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài: -Công ty Takanachi do Nhật Bản đầu tư - Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h do Pháp đầu tư -Công ty Vinadaesung do Hàn Quốc đầu tư -Công ty Crown world widle do Hồng Kông đầu tư 1.8 Hiện trạng tin học hoá tại công ty Hiện nay công ty Fast đã áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, phát triển và hoạt động của mình, Toàn bộ công ty đã được nối mạng , Cơ chế quản lý theo mô hình client/Server. Bên cạnh việc sử dụng các phần mềm phổ biến của bộ microsoft office, cùng với một số phần mềm bảo mật công ty còn có các phần mềm chuyên dụng như:Phần mềm kế toán Fast accounting, phần mềm quản lý toàn công ty Fast Manger, Phần mềm quản lý nhân sự.... Tại mỗi chi nhánh, bộ phận có hệ thống mạng nội bộ riêng. Việc cấp quyền truy cập và phân quyền truy cập các thông tin do Giám đốc chi nhánh hoặc người được ủy quyền thực hiện.Tiến tới công ty sẽ xây dựng hệ thống thông tin quản lý tập trung toàn công ty cho cả 3 miền.Mỗi chi nhánh, bộ phận đều có các hệ thống kết nối Internet qua đường truyền ADSL on-line 24 giờ. 2. Giới thiệu đề tài 2.1. Tên đề tài “Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast” 2.2 Lý do chọn đề tài Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì yếu tố không thể thiếu được đó chính là khách hàng. Quản lý khách hàng là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, kiến nghị, địa chỉ… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Thông qua hệ thống thông tin quản lý khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật thường xuyên, đầy đủ nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể phân tích, tạo lập danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó số lượng khách hàng của Fast ngày càng tăng lên đáng kế , nay đã có khoảng hơn 2500 khách hàng trên toàn quốc, số lượng khách hàng tăng khiến cho việc quản lý khách hàng của công ty ngày càng phức tạp và rắc rối nếu tiếp tục quản lý thủ công. Do vậy cần xây dựng phần mềm quản lý thông tin về khách hàng để đảm bảo việc quản lý khách hàng một cách chính xác và hiệu quả. Trong quá trình thực tập và nghiên cứu thực trạng của công ty em nhận thấy rằng đây là một đề tài thiết thực giúp ích nhiều cho Fast. 2.3 Định hướng thực hiện Để giải quyết đề tài này em dự định thực hiện các công việc sau: -Khảo sát hệ thống: Để xác định yêu cầu người sử dụng, tình trạng và thực tại đang tồn tại trong hệ thống, những vấn đề khó khăn cần giải quyết. -Phân tích chi tiết -Thiết kế hệ thống thông tin: Sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu(IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD) -Thiết kế Chương trình: Thiết kế giải thuật, Cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện xử lý -Lập trình -Hướng dẫn sử dụng chương trình 2.4 Mô tả sơ bộ chức năng của đề tài Phần mềm quản lý hệ thống thông tin khách hàng sẽ giúp cho công ty đơn giản quá trình thực hiện, xử lý được nhanh chóng, đầy đủ, có thể giúp đưa ra những quyết định có chiến lược cao. Phần mềm có những chức năng sau: - Phần mềm có khả năng phân loại khách hàng để giúp nhà quản trị có thể đưa ra các sách lược cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng. Để thực hiện chức năng này ta cần cập nhật các thông tin về khách hàng như:Họ tên, Công ty, Chức năng, điện thoại, email, doanh thu năm, số lượng nhân viên, nguồn gốc tình trạng..... - Phần mềm còn giúp ghi lại những cơ hội : tên cơ hội, tổ chức loại lĩnh vực, loại, số tiền, giai đoạn, tỉ lệ thành công, doanh thu kì vọng ,ngày kỳ vọng....Qua đó sẽ giúp cho các nhà quản lý có thể biết được những cơ hội mới tỷ lệ thành công và có chiến lược đối với những khách hàng này -Phần mềm còn quản lý các hợp đồng nhằm cho biết công ty có thể nhanh chóng tìm và theo dõi các hợp đồng với các đối tác. Quản lý hợp đồng trên các phương diện tên cơ hội , tổ chức , tình trạng, thời gian, ngày hiệu lực, tổng tiền, ngày nhắc hết hạn - Phần mềm còn giúp quản lý lịch hẹn với khách hàng - Tìm kiếm thông tin về khách hàng. - Theo dõi tình hình chăm sóc khác hàng. - Giúp tổng hợp thông tin lên báo cáo: về các khách hàng cần quan tâm, các cơ hội, doanh số theo khách hàng , theo hợp đồng , nhật ký về khách hàng, danh sách khách hàng theo loại, theo vùng... Bảng tiến độ thực hiện công việc Thời gian Công việc thực hiện Tuần1 -Nhận phân công thực tập , họp nhóm lần 1 Tuần 2 - Tìm công ty thực tập -Xin giấy giới thiệu Tuần 3 -Họp nhóm lần 2 nhằm báo cáo về nơi thực tập và đề tài thực tập -Nghiên cứu tìm hiểu về đề tài thực tập -Đến thực tập tại Fast Tuần 4 -Viết báo cáo thực tập tổng hợp -Thực tập tại Fast Tuần 5 -Họp nhóm lần 3 để nộp báo cáo thực tập tổng hợp -Nộp báo cáo thực tập tổng hợp sau khi đã được thầy giáo chấp nhận Kết luận Trong quá trình phục vụ khách hàng, các doanh nghiệp đều mong muốn đem lại sự phục vụ hiệu quả, tiện lợi và nhanh chóng cho các đối tác của mình .Mặt khác, yếu tố chi phí luôn được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Làm sao xây dựng được một hệ thống quản lý khách hàng với chi phí đạt đến mức tối thiểu cũng là điều mà các doanh nghiệp luôn mong đợi. Dựa vào quan điểm trên, mục tiêu của đề tài đặt ra là xây dựng được một hệ thống quản lý khách hàng đáp ứng yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra. Được sự giúp đỡ của Fast cùng Ths Nguyễn Văn Thư hướng dẫn, em tin rằng đề tài này sẽ đạt được kết quả cao.