Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty TNHH Điện máy Thái Bình Dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA TIN HỌC KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP Họ tên sinh viên: Trần Trọng Tài Lớp: Tin học kinh tế B. Khoá: 47 Cơ sở thực tập: Công ty TNHH Điện máy Thái Bình Dương. Địa chỉ: 31 phố Huế, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Tên giảng viên hướng dẫn: Ths Trần Thị Bích Hạnh. Tên cán bộ hướng dẫn: Đào Anh Quân. Hà Nội, 2009 I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐIỆN MÁY THÁI BÌNH DƯƠNG Quá trình thành lập công ty Tên tiếng Việt : Công ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương. Tên tiếng Anh : PACIFIC ELECTRICAL AND MECHANICAL Co;Ltd. Trụ sở chính : 31 phố Huế, phường Hàng Bài, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại : (04).38227473 Fax : (04).36282265 Website : www 31phohue.com. Cơ sở 2 : 325 phố Vọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại : (04).6282696 Công ty được thành lập vào ngày 11 tháng 9 năm 1999 theo quyết định 4599 GP-TLDN của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với vốn đầu tư ban đầu là 500.000.000 vnđ và chính thức đi vào hoạt động ngày 21 tháng 9 năm 1999. Hệ thống tổ chức 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG BÁN HÀNG TRỰC TUYẾN PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG MARKETING PHÒNG DỊCH VỤ HẬU MÃI PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH 2.2. Chức năng các phòng ban của bộ máy quản lý 2.2.1. Ban giám đốc Giám đốc hiện thời là ông Nguyễn Quang Triệu, là người đại diện hợp pháp của công ty trước các cơ quan của Nhà nước và pháp luật. Chức năng chính của ban giám đốc là: - Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh của công ty, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kỳ, thời kỳ hoạt động. - Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của cấp dưới. - Trực tiếp xây dựng các qui định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. - Kí kết các hợp đồng tuyển dụng lao động để phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Phòng kế toán Bao gồm một trưởng phòng tài chính kiêm kế toán trưởng, một thủ quỹ và một kế toán viên có nhiệm vụ thống kê sổ sách, báo cáo tình hình tài chính lên ban giám đốc, tổng hợp tình hình tài chính trong từng chu kỳ kinh doanh giúp ban giám đốc có thể đưa ra các sách lược trong thời gian tới. 2.2.3. Phòng kinh doanh Bao gồm trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên thực hiện chức năng: - Khai thác thị trường: Phòng kinh doanh ngoài việc phát triển thị trường, họ còn cần tìm hiểu thị trường khác để mở rộng phạm vi kinh doanh, tìm hiểu các mặt hàng mà thị trường đang cần, giới thiệu sản phẩm mới. - Bán hàng: Bộ phận bán hàng do 2 nhân viên phụ trách, có nhiệm vụ giới thiệu những tính năng của sản phẩm tới khách hàng giúp họ có thể đưa ra những lựa chọn đúng đắn phù hợp với nhu cầu. - Triển khai dự án: Do ban giám đốc chuyển xuống cho phòng kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh cùng các nhân viên sẽ có trách nhiệm tìm hiểu về dự án mà công ty định triển khai, từ đó lập kế hoạch để có thể hoàn thành tốt việc triển khai dự án. 2.2.4. Phòng marketing Phòng marketing có chức năng tìm hiểu và mở rộng thị trường, tìm hiểu các nhóm khách hàng tiềm năng, những khu vực tiềm năng, giới thiệu về sản phẩm của công ty và quảng bá thương hiệu của công ty rộng rãi trên toàn khu vực để công ty phát triển lớn mạnh. 2.2.5. Phòng dịch vụ hậu mãi Có chức năng bảo hành, chăm sóc khách hàng, quan hệ với khách hàng cũ…Đưa ra những chiến dịch chăm sóc khách hàng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách cũ. 2.2.6. Phòng bán hàng trực tuyến Nhận đơn đặt hàng của khách hàng và xác nhận những đơn đặt hàng đó trên mạng hoặc qua điện thoại, rồi gửi yêu cầu tới phòng kinh doanh. Kết quả hoạt động đã đạt được trong những năm qua và phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới của công ty 3.1. Kết quả hoạt động đã đạt được trong những năm qua Công ty TNHH Điện máy Thái Bình Dương là nhà phân phối chính thức của thương hiệu PANASONIC khu vực phía bắc. Công ty chuyên trưng bày và cung cấp các sản phẩm kim khí điện máy cao cấp của chính hãng nổi tiếng trên thế giới như: Panasonic, Sony, Toshiba, Jvc, Sanyo, Sharp, Samsung, LG, Electrolux, MITSUBISHI, Zojirushi, Tiger, Homemax,… Khu vực trưng bày sản phẩm được thiết kế chuyên nghiệp và ấn tượng với mỗi vị khách hàng ghé thăm. Công ty kinh doanh 20 nhóm hàng chính với hàng ngàn mặt hàng. 20 nhóm hàng kinh doanh chính của công ty bao gồm: Bàn ủi, Lò viba, Máy hút bụi, Máy xay sinh tố, Nồi cơm điện, Dụng cụ làm đẹp, Nồi hầm, Phích điện, Quạt điện, Lò nướng các loại, Lẩu điện, Máy khử độc rau quả, Bình đun siêu tốc, Tủ lạnh, Máy giặt, Điện tử- Kỹ thuật số, Máy lạnh, Máy nước nóng, Điện thoại, Dụng cụ văn phòng. Một số mặt hàng của công ty: - Lò viba NN-GS597(panasonic): Lò viba 25L hâm nóng, nướng, giã đông, công nghệ hơi nước giúp cho thức ăn tươi ngon, giữ được vitamin. Công nghệ biến tải giúp cho tiết kiệm điện dược 50%, nấu nhanh hơn bằng 1 phím chức năng. - Bàn là không dây HI557(Philips): Bàn là không dây cao cấp, mặt chống sước bằng titan, bơm hơi, phun tia và tạo áp lực mạnh, có thể sử dụng không dây và có dây. - Máy hút bụi panasonic MC9060: công suất tối đa 1500W, công suất hút 300W, kiểu dáng nhỏ gọn, túi bụi trong thân máy, tay xách inox. - Máy xay sinh tố panasonic MK8710: Máy chế biến sản phẩm 10 trong 1. Ép trái cây, xay sinh tố, xay khô, vắt cam, xay thịt, ép thịt, xay nhuyễn, đánh trứng... - Nồi cơm công nghiệp (Hànquốc): nồi nấu cho cơ quan hay xí nghiệp là hợp lí nhất, có 2 loại là inox và sonha. Sản phẩm được sản xuất dành riêng cho các công ty. - Máy sấy tóc EH5271 (panasonic): cánh quạt chống gỉ, nhiệt độ phù hợp, không làm khô tóc, chẻ ngọn, 2 nấc nóng và lạnh. - Quạt điện đứng panasonic F400k: công tắc bật, tắt, gió theo nhịp, độ cao điều chỉnh được 128cm-143cm, cánh quạt nhựa trong suốt, màu xanh hoặc ghi. - Tủ lạnh panasonic NR C432D: Dung tích 346lít, ngăn ướp lạnh, cung cấp nhiệt độ thích hợp cho thực phẩm luôn tươi ngon, bảng khử mùi kháng khuẩn, buồng thổi hơi lạnh nhiều hướng, mành giữ duy trì được rau quả luôn tươi ngon, không bị mất nước. - Tivi panasonic 29P180: màn hình siêu phẳng Quirntix, tốc độ quay 100hz, giảm nhiễu hình bằng kĩ thuật số, loa ,bass-refellt subwoer kèm theo, ngõ vào EGB,DVD, SV-VHS, ngõ vào head phone, kích thước 718-515-604…… - Máy fax panasonic KXPH342: phím định vị giúp sử dụng máy dễ dàng, chức năng ECM, gửi fax theo trình tự, bảo lưu 28 trang văn bản, chức năng copy nâng cao, chức năng quét bản fax nhanh. Ngoài cách trưng bày sản phẩm rất đặc trưng, Công ty Điện Máy Thái Bình Dương còn chú trọng đến các nhân sự cho hoạt động của trung tâm. Với đội ngũ nhân viên bán hàng - tư vấn được đào tạo kỹ năng và nghiệp vụ bài bản. Đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật lành nghề và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực điện máy. Khách hàng đến với Công ty Điện Máy Thái Bình Dương sẽ có mọi sự chọn lựa ưng ý nhất trước hệ thống chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Khách hàng được nhân viên bán hàng tư vấn và hướng dẫn sử dụng sản phẩm một cách tỷ mỉ phù hợp với từng giải pháp cụ thể. Tất cả sản phẩm nơi đây được kiểm tra chặt chẽ đầu vào và đầu ra trước khi giao đến tay người tiêu dùng. Khách hàng chính của công ty là những đại lý,những cửa hàng lớn trên toàn miền bắc, ngoài ra công ty còn phát triển hệ thống bán lẻ trên khu vực Bắc trung bộ nói chung và Hà Nội nói riêng. Công ty Điện Máy Thái Bình Dương áp dụng các phương thức bán hàng tiên tiến: Bán hàng trực tiếp, bán hàng qua điện thoại: (84 4)882.7473, bán hàng qua mạng internet thông qua website    , … khách hàng có thể chọn lựa các hình thức thanh toán đa dạng như: Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng. Doanh số 2 năm gần đây của công ty thể hiện trong bảng sau: Đơn vị tính: VNĐ Stt Tên 2007 2008 1 Tổng tài sản 15,042,000000 18,668.000000 2 Tổng nợ phải trả 155,380,000 171,000000 3 Vốn lưu động 6,507,000000 8,302,000000 4 Doanh thu trước thuế 10,000,000,000 15,000,000.000 5 Doanh thu sau thuế 8,646,000,000 13,600,000,000 6 Lợi nhuận 480,000,000 680,000,000 3.2. Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới của công ty Công ty sẽ tiếp tục tập trung vào kinh doanh trong lĩnh vực điện máy với các định hướng chính sau: - Mở rộng thị phần sản phẩm điện máy tại Việt Nam, đặc biệt là phát triển kênh bán buôn. - Đầu tư và mở rộng thị trường bán lẻ, trọng tâm là trên địa bàn Hà Nội. - Hỗ trợ các khách hàng quen của công ty và giúp đỡ các khách hàng mới để có thể có nhiều kênh buôn bán. - Tăng cường việc buôn bán và giao dịch trên website của công ty cũng như qua điện thoại. - Hợp tác với nhiều nhãn hiệu nổi tiếng, những nhà cung cấp để mặt hàng trở nên phong phú và đa dạng.  3.3. Thực trạng cơ sở vật chất và kĩ thuật ứng dụng tin học tại công ty. 3.3.1. Tình hình trang thiết bị tin học tại công ty. - Các máy tính Pentium IV 2.3, ram 512MB. - Các máy tính đã dược kết nối mạng nội bộ và kết nối với mạng internet. 3.3.2. Ứng dụng các phần mềm quản lý hiện thời tại công ty Công ty cũng đã áp dụng 1 số phần mềm ứng dụng như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho. Tuy nhiên việc quản lý nhân sự, tiền lương chủ yếu được thực hiện một cách thủ công, nếu có ứng dụng tin học thì chỉ là bảng tính Excel. Do đó tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc tính toán và quản lý. II. Nghiên cứu tổng quan về vấn đề dự định sẽ chọn, tên đề tài của chuyên đề thực tập. 1.Tổng quan về vấn đề dự định sẽ chọn. Tin học hoá công tác quản lý trong thời đại ngày nay là xu thế chung và là nhu cầu cấp bách của các tổ chức, doanh nghiệp. Đối với tổ chức, doanh nghiệp thì thông tin quản lý là vô cùng quan trọng, là vấn đề sống còn để có thể tồn tại trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, nhu cầu lưu trữ, xử lý dữ liệu phát sinh cũng như tập hợp, phân tích chúng thành các thông tin hưu ích để có những quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và hơn nữa sẽ vượt quá khả năng xử lý của con người. Nhưng với sự trợ giúp của máy tính và một hệ thống thông tin đồng bộ, những vấn đề nêu trên sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng.... Việc tin học hoá công tác quản lý sẽ giúp cho tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu lưu trữ và xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giải quyết những bài toán có quy mô, cũng như độ phức tạp ngày càng tăng. Đồng thời khi thực hiện tin học hoá, các nhà quản lý nhanh chóng có được thông tin phản ánh mọi mặt về tổ chức cũng như có thể giảm thiểu số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện công việc lưu trữ và xử lý dữ liệu.... Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và những thành tựu to lớn đã đạt được thì tin học hoá công tác quản lý không chỉ là nhu cầu của riêng những tổ chức, tập đoàn quy mô lớn mà cũng là nhu cầu không thể thiếu của các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi đó là xu thế tất yếu trong công tác quản lý. Công tác quản lý nhân sự cũng không nằm ngoài xu thế đó và những lợi ích từ việc tin học hoá công tác này ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của nó trong hệ thống thông tin quản lý của tổ chức, doanh nghiệp. Việc tin học hoá công tác quản lỳ nhân sự đã không là vấn đề quá mới trong những năm gần đây, tuy nhiên với những đặc điểm cũng như nhu cầu quản lý riêng thì mỗi tổ chức, doanh nghiệp lại chọn cho mình những giải pháp tin học hoá với những mức độ và cách thức khác nhau (Tin học hoá hoàn toàn, tin học hoá một phần, sử dụng phần mềm mua sẳn, hay tự thiết kế....) tuỳ nhu cầu quản lý và khả năng tài chính, công nghệ, con người sẵn có của tổ chức, doanh nghiệp đó. 2. Tên đề tài của chuyên đề thực tập. Từ những vấn đề trên em xin chọn đề tài: Xây dựng phần mềm quản lí nhân sự tại công ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương cho chuyên đề thực tập của mình.